Leverans av handlingar till arkivverket

Transkript

1 Leverans av handlingar till arkivverket

2 ARKIVVERKET Föreskrift KA/189/40/ Innehåll Överföring av statliga ämbetsverks och inrättningars handlingar till arkivverket Bestämmelser som ger behörighet att utfärda föreskriften Målgrupp Giltighetstid Arkivlagen 831/94, 14 och 16 De statliga ämbetsverk, inrättningar och andra arkivbildare som avses i 1 1 mom. 1 punkten i arkivlagen 5 år Upphäver föreskriften Överföring av handlingar till arkivverket. Arkivverkets föreskrift 284/40/2001 ( ) 2

3 INNEHÅLL 1 ALLMÄNNA FÖRUTSÄTTNINGAR FÖR LEVERANS 4 2 IORDNINGSTÄLLANDE AV HANDLINGAR FÖR LEVERANS Avgränsning av det material som skall överföras Iordningställande av handlingar för leverans Märkning av sekretessbelagda handlingar 7 3 UPPRÄTTANDE AV LEVERANSFÖRTECKNING 8 4 ÖVERFÖRINGEN 10 DEFINITIONER 11 BILAGA 1 Schema för leveransprocessen BILAGA 2 Mall för leveransförteckningen BILAGA 3 Mall för sista sidan i leveransförteckningen BILAGA 4 Etikettmallar 3

4 1 ALLMÄNNA FÖRUTSÄTTNINGAR FÖR LEVERANS De statliga ämbetsverk, inrättningar och andra arkivbildare som nämns i 1 1 mom. 1 punkten i arkivlagen (831/1994) kallas i fortsättningen myndigheter är skyldiga att överföra de handlingar som skall förvaras varaktigt till Riksarkivet, ett landsarkiv eller till ett annat arkiv enligt arkivverkets särskilda föreskrifter. Arkivverket har särskilda föreskrifter för överföringen av elektroniska handlingar (Varaktig förvaring i enbart elektronisk form av information av handlingskaraktär i ärendehanteringssystem. Arkivverkets föreskrift [KA 1486/40/2005], De handlingar som överförs skall vara över 40 år gamla och sådana som myndigheten inte längre behöver i sin tjänsteutövning. Om myndigheten själv önskar förvara varaktigt eller under en icke fastställd tid sådana handlingar som är avsevärt äldre än 40 år, krävs ett separat beslut av arkivverket. Då en myndighet läggs ner och direkt efterföljare saknas tas dock myndighetens handlingar som skall förvaras varaktigt emot utan tidsbegränsning. När ett eller flera myndighetsuppdrag övertas av en annan organisation är det fråga om fortsatt verksamhet. Ifall en efterföljare inte entydigt kan påvisas besluter ministeriet för det aktuella förvaltningsområdet i sista hand huruvida det gäller fortsatt verksamhet eller inte. Arkivverket kan besluta att mot ersättning ta emot en myndighets arkiv som är yngre än 40 år för förvaring i en av arkivverkets enheter. Avgiften för förvaringsutrymmen samt ersättningen för de prestationer som utförs för den överförande myndighetens räkning baserar sig på arkivverkets gällande prislista. Leveransen kan ske på initiativ av antingen den överförande myndigheten eller arkivverket. De handlingar som överförs skall ha gallrats, ordnats, förtecknats och lagts i arkivkartonger enligt anvisningarna i denna föreskrift. Alla handlingar från en viss tidsperiod (vanligen år) överförs samtidigt. Man skall på förhand komma överens med det mottagande arkivet om tidpunkten för leveransen. Arkivverket ger råd och anvisningar om hur handlingarna sätts i leveransdugligt skick. Den överförande myndigheten ansvarar för alla åtgärder i samband med leveransen och svarar för de kostnader som uppstått i samband med leveransen. Ifall den överförande myndigheten inte har möjlighet att försätta de över 40 år gamla handlingar som skall överföras i leveransdugligt skick i enlighet med leveransföreskriften, kan arkivverket vid behov låta överföra handlingarna till arkivverket eller en annan anvisad plats för försättande av materialet i leveransdugligt skick. Den överförande myndigheten svarar för kostnaderna också i detta fall. Om handlingarna efter en myndighet som upphört med sin verksamhet inte försatts i leveransdugligt skick innan verksamheten upphörde, övergår ansvaret för förvaringen och försättandet av handlingarna i leveransdugligt skick på den överordnade myndigheten, i sista hand på ministeriet. 4

5 2 IORDNINGSTÄLLANDE AV HANDLINGAR FÖR LEVERANS 2.1 Avgränsning av det material som skall överföras Arkivverket tar enbart emot handlingar som skall förvaras varaktigt. Principen är att det material som skall förvaras varaktigt regelbundet blir avskiljt från det material som skall förvaras en begränsad tid. Ifall detta inte har gjorts tidigare skiljs materialet åt senast i samband med förberedelserna inför leveransen. Enligt 8 3 mom. i arkivlagen besluter arkivverket vilka handlingar som skall förvaras varaktigt. När leveransen förbereds skall myndigheten kontrollera att handlingarna är gallrade på ett korrekt sätt i enlighet med arkivverkets gallringsbeslut. I samband med leveransen är myndigheten alltid skyldig att hänvisa till de gallringsbeslut som utgör grunden för varaktig förvaring av det material som överförs. Myndigheten bör samtidigt kontrollera att de äldre gallringsbesluten rörande arkivet är heltäckande och uppdaterade, och att de är i överensstämmelse med gallringsbesluten för det arkiv som kontinuerligt bildas. Ifall det material som myndigheten planerar att överföra inte skall förvaras varaktigt med stöd av något tidigare beslut av arkivverket, eller om de tidigare gallringsbesluten inte uppdaterats, skall den överförande myndigheten inhämta arkivverkets beslut om vilka typer av handlingar som fortsättningsvis skall förvaras varaktigt och vilka som får gallras ut. Handlingar får inte utgallras utan tillstånd av arkivverket. Arkivverket har utfärdat separata anvisningar för gallring och utgallring av statsförvaltningens handlingar (Gallring och utgallring av statsförvaltningens handlingar. Föreskrift och anvisning , [KA 216/40/03], [s. 1 22] och [s ]). Gallringsnormen omfattar också en förteckning över de handlingar som arkivverket beslutat att inte skall förvaras varaktigt. Den överförande myndigheten skall, på det sätt som ovan nämnda gallringsnorm och övriga gallringsanvisningar förutsätter, göra en framställning om gallring till arkivverket rörande det material som myndigheten planerar att överföra. Framställningen om gallring skall innehålla en förteckning över arkivbildarens alla handlingar från den tidsperiod som leveransen omfattar. Följande uppgifter om handlingsserierna skall anges i förteckningen: för vilka myndighetsuppgifter de olika handlingarna har upprättats det väsentliga informationsinnehållet i handlingarna från vilken tidsperiod handlingarna härstammar hur många hyllmetrar varje handlingsserie omfattar vilka handlingsserier eller vilka handlingar som den överlåtande myndigheten föreslår att skall förvaras varaktigt 5

6 2.2 Iordningställande av handlingar för leverans Det material som överlåts skall vid leveransen vara i leveransdugligt skick. Enligt arkivlagen har myndigheten som uppgift att säkerställa att handlingarna är tillgängliga och bevaras (7 ). Detta innebär bl.a. att ifall handlingar i dåligt skick ingår i det material som skall överföras skall de iståndsättas före leveransen. Myndigheten skall komma överens med det mottagande arkivet om nödvändiga konserveringsåtgärder. Överlåtaren står för de kostnader som föranleds av konserveringsåtgärderna. I en handlingsserie skall handlingarna förvaras i samma ordning som när arkivbildaren arkiverade dem. De handlingar som hamnat i oordning läggs in i sitt rätta sammanhang och i rätt ordning. Lösa handlingar som eventuellt finns mellan inbundna handlingar eller blad som har lossnat förses med påskrift så att deras rätta sammanhang klart framgår. De handlingar som inte är inbundna placeras i arkivkartonger, lådor eller andra motsvarande förvaringsboxar som är godkända av arkivverket och avsedda för varaktig förvaring. Arkivkartonger som är högst 10 cm breda rekommenderas. Handlingar får inte överföras i ringpärmar. Plastfickor, gem samt andra eventuella mekanismer som kan skada handlingarna avlägsnas innan handlingarna placeras i kartonger. Sidor som hör till samma akt kan dock sammanfästas förutsatt att det inte försvårar läsandet eller kopieringen av handlingen. Kartongerna fylls på ett sådant sätt att handlingarna hålls raka och släta såväl överfulla som halvtomma kartonger skadar handlingarna. Handlingar skall inte med våld placeras i kartonger som är olämpliga på grund av sin storlek eller andra egenskaper. Nya, för ändamålet lämpliga förvaringsboxar bör vid behov införskaffas. Inne i kartongen skall handlingarna gärna skyddas med ett aktomslag. Kartotek placeras i lådor så att kortens inbördes ordning hålls oförändrad. Korten får inte vara för tätt packade i lådorna, utan korten bör kunna avlägsnas från och läggas tillbaka i lådan utan att de skadas. Kriterierna för arkivbeständiga kartonger har definierats i standarden SFS På varje volym (band, kartong, låda e.d.) måste de uppgifter som behövs för identifiering anges: arkivbildare, dvs. myndighetens namn, arkivets namn (ifall arkivbildaren givit upphov till flera arkiv), handlingsseriens namn, tidsperioden som handlingarna omfattar samt eventuella andra nödvändiga uppgifter. De uppgifter som skall anges på etiketten framgår av bilaga 4. I fråga om kartor, ritningar och affischer bör man se till att de inte viks eller på annat sätt skadas i samband med leveransen. Handlingar i stort format skall packas stadigt i tillslutna lådor, så att transporten blir så trygg och enkel som möjligt. Ifall veck, revor eller andra fysiska skador uppkommit på grund av felaktig arkivering eller förvaring, och om skalförändringar eller andra motsvarande skador uppkommit, skall myndigheten förhandla med det mottagande arkivet om leveranssättet samt om hur skadorna skall repareras och uppkomsten av nya skador under transporten förebyggas. Endast en yrkeskunnig konservator eller en person som arbetar under dennas överinseende skall ges ansvar för iståndsättandet av skadade handlingar. På kartor och ritningar som lösgjorts från sitt ursprungliga sammanhang skall man tydligt anteckna vilka handlingar de ursprungligen hört ihop med. En motsvarande anteckning bör göras på de handlingar från vilka kartorna och ritningarna avlägsnats. Av anteckningen bör framgå vilka bilagor som avlägsnats och var de är placerade. 6

7 Bild-, film- och ljudinspelningar skall överföras i ett sådant skick och en sådan ordning att deras ursprungliga informationsinnehåll och källvärde inte förändras eller förstörs under leveransen. 2.3 Märkning av sekretessbelagda handlingar Enligt 25 i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet skall en anteckning om sekretess göras i en handling som är sekretessbelagd. Av anteckningen skall framgå till vilka delar handlingen är sekretessbelagd och vilken föreskrift (lagen om offentlighet eller en speciallag) eller annan bestämmelse sekretessen grundar sig på. Sekretesstidens längd eller tidpunkten då sekretessen upphör skall också anges. Den överförande myndigheten skall göra en anteckning om sekretess på varje volym (kartong, band e.d.) som innehåller sekretessbelagda handlingar, på den enskilda arkivenheten samt vid behov på en enskild handling. Ifall en och samma volym innehåller både offentliga och sekretessbelagda handlingar skall även detta antecknas på volymen. Finansministeriet gav ut en datasäkerhetsanvisning om hanteringen av statens datamaterial, Valtionhallinnon tietoaineistojen käsittelyn tietoturvallisuusohje, (FM 5/01/2000, Ledningsgruppen för datasäkerheten inom statsförvaltningen, VAHTI 2/2000). Här ges anvisningar om säkerhetsklassificeringen av sekretessbelagda uppgifter och handlingar samt om de anteckningar som bör göras i dessa. 7

8 3 UPPRÄTTANDE AV LEVERANSFÖRTECKNING Den överförande myndigheten skall upprätta en leveransförteckning över de handlingar som skall överföras. Leveransförteckningen upprättas i två exemplar som båda undertecknas. I samband med leveransen sänds de som pappersutskrifter till arkivverket, till den person som kommer att ta emot materialet. Som leveransförteckning fungerar i regel ett utdrag ur en vanlig arkivförteckning där handlingarna förtecknats med en arkivenhets eller en volyms noggrannhet. I de fall handlingarna utgör kompletteringar av serier som till vissa delar redan överförts till den mottagande enheten inom arkivverket, upprättas leveransförteckningen som en fortsättning på förteckningen över de tidigare levererade serierna. Ifall den levererande myndigheten önskar avvika från den principen skall myndigheten förhandla om saken med mottagaren. De uppgifter som skall finnas i leveransförteckningen framgår av bilaga 2. (Mallen följer exemplet i bilaga 2.3 i Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen oppikirja [Lärobok i dokumenthantering och arkivfunktion] som finns på adressen Uppgifterna på sista sidan i leveransförteckningen framgår av bilaga 3. Utöver leveransförteckningen kan kartotek, databaser och andra motsvarande register i anslutning till förteckningen sändas in i elektronisk form, ifall det är ändamålsenligt att använda registren i elektronisk form, och förutsatt att parterna särskilt kommit överens om på vilket sätt leveransen skall ske. För att förbättra arkivets användbarhet är det önskvärt att komplettera leveransförteckningen med en beskrivning av arkivbildaren och av det material som skall överföras. Beskrivningen görs i enlighet med vad som man kommer överens om mellan den överlåtande myndigheten och mottagaren. En förteckning som innehåller beskrivningar på flera nivåer fungerar som arkivregister inom arkivverket. Arkivverket har utfärdat en separat anvisning om beskrivningen av handlingar (Arkistojen kuvailu- ja luettelointisäännöt 1997, öppnas via sidan Anvisningen föreligger bara på finska. De uppgifter om sekretessbelagda handlingar vilka nämns i kapitel 2.3 skall anges i leveransförteckningen, per serie eller vid behov per enhet (se bilagorna 2 och 4). Leveransförteckningen skall innehålla en anteckning om vilka helheter av handlingar i det material som skall överföras som är sådana personregister som avses i personuppgiftslagen (523/1999). När myndigheten gjort en sådan registerbeskrivning som avses i 10 i personuppgiftslagen av det personregister som skall överföras, bifogas en kopia av beskrivningen till leveransförteckningen. Av leveransförteckningen skall betydelsen av varje förkortning som används i förteckningen framgå. I fråga om kartor, ritningar och annat motsvarande material som förvaras separat skall följande uppgifter anges i leveransförteckningen: antalet handlingar, de förkortningar som används samt hur detta material anknyter till arkivbildarens övriga material. Förteckningen skall innehålla de uppgifter som behövs för identifikation och användning av kartor och ritningar. Kartor och ritningar som har placerats i samma volym trots att de härstammar från olika arkivsammanhang skall förtecknas var för sig och förses med anteckningar om sitt ursprungliga sammanhang. Vid leverans av mikrofilmer och/eller ljudupptagningar upprättas en separat förteckning över dessa. Förteckningen skall innehålla namnet på arkivbildaren eller arkivet, uppgifter om innehållet samt 8

9 antalet enheter. Det bör framgå huruvida mikrofilmerna är brukskopior eller säkerhetsfilmer. I fråga om brukskopior anges var motsvarande säkerhetsfilmer förvaras. 9

10 4 ÖVERFÖRINGEN Överföringen av handlingar omfattar flera olika arbetsfaser. Man bör reservera tillräckligt med tid både för förberedelser och för själva leveransen (se bilaga 1). Man skall i förväg komma överens med det mottagande arkivet om leveransen och dess exakta tidpunkt. En företrädare för mottagaren skall före leveransen ges möjlighet att komma och kontrollera att materialet är i leveransdugligt skick och att leveransförteckningen är korrekt upprättad. Om behov av detta förfarande inte föreligger, skall den levererande myndigheten ändå på begäran sända den arkivförteckning som fungerar som leveransförteckning till den mottagande enheten inom arkivverket. Förteckningen behövs vid rådgivning och kontroll före leveransen. Den överförande myndigheten är ansvarig för leveransen. Myndigheten bör anskaffa både den utrustning (bilar, transportlådor, transportskåp) och den personal som behövs för leveransen. Myndigheten står också för kostnaderna, även för de kostnader som föranleds av att materialet eventuellt måste iståndsättas (se kapitel 2.2). Ifall det finns brister eller fel i leveransförteckningen, eller brister rörande handlingarnas ordning, deras gallring eller deras fysiska skick, kan det levererade materialet återställas till överlåtaren för iståndsättande. Ansvaret för det överlåtna materialet övergår på arkivverket när materialet finns i det mottagande arkivets lokaler och den undertecknade leveransförteckningen har återlämnats till överlåtaren, granskad och godkänd. Generaldirektör Forskare Jussi Nuorteva Ville Kajanne 10

11 DEFINITIONER Arkiv Bestånd av handlingar som uppkommit till följd av ett samfunds eller en enskild persons verksamhet. Arkivbildare Ett samfund som genom skötseln av sina uppgifter eller en enskild person som genom sin verksamhet ger eller har gett upphov till ett eller flera arkiv. Arkivenhet Helhet av handlingar som är föremål för innehållsbeskrivning och mindre än en serie och som avgränsas vid upprättandet av arkivförteckningen. En arkivenhet kan bestå av t.ex. en bunt med handlingar, en arkivkartong, ett band eller motsvarande. Arkivering Fogande av handlingar efter slutförd behandling till arkivet enligt en på förhand upprättad plan (arkivbildningsplan). Arkiveringsordning Inbördes ordning mellan arkivenheter eller handlingar i samma serie. Arkivförteckning Detaljerad förteckning över volymerna (förvaringsenheterna) och, ifall hanteringen av arkivet det kräver, av arkivenheterna i ett arkiv. Arkivförteckningen kan också i begränsad omfattning innehålla beskrivande information om materialet. Arkivregister Består av en beskrivning av innehållet på flera nivåer och av arkivförteckningen. Med hjälp av arkivregistret kan materialet identifieras och användas effektivare. Arkivschema Klassifikationssystem för de serier av handlingar som skall förvaras varaktigt. Arkivsignum Av bokstäver och/eller siffror bestående teckenföljd som visar volymens plats i arkivförteckningen. Beskrivning Uppgifter som identifierar och beskriver arkivbildaren och det material som uppkommit till följd av arkivbildarens verksamhet. Gallringsbeslut Arkivverkets beslut som föreskriver om varaktig förvaring av information av handlingskaraktär och om förvaringsformen för sådan information. Leveransförteckning Ett utdrag ur en arkivförteckning försedd med den överförande och den mottagande myndighetens underskrifter, detaljerade uppgifter om de handlingar som skall överföras samt anteckningar om vilka sekretessbelagda uppgifter och personregister som ingår i leveransen. Serie En helhet med egen rubrik bestående av arkivenheter eller handlingar i en bestämd ordning, vilka på grund av sin form, sin funktion eller sitt innehåll hör samman. Volym Grundenhet för förvaring, vilken fungerar som ett fysiskt förvaringsmedel för handlingar. Varje volym skall ha ett unikt arkivsignum. En volym kan vara en arkivkartong, en inbunden enhet, ett magnetband e.d. 11