HELSINGFORS STAD Registerbeskrivning 1(5)

Transkript

1 HELSINGFORS STAD Registerbeskrivning 1(5) Utgivningsdatum/uppdaterad Registrets namn 2. Registerförare 3. Registeransvarig 4. Kontaktperson i registerärenden 5. Ändamål och grunder för behandling av personuppgifter 6. Innehåll i registret 7. Källor som i regel används för registret 8. Ändamål för vilka uppgifter i regel lämnas ut 9. Överföring av information utanför EU eller EES 10. Principer för skydd av registret 11. Rätt till insyn 12. Rätt att begära rättelse av en uppgift 13. Förbudsrätt 14. Information till den registrerade 15. Registerförvaltning SL 33 Registerbeskrivning Personregister 1. Registrets namn 2. Registerförare 3. Registeransvarig 4. Kontaktperson i registerärenden 5. Ändamål och grunder för behandling av personuppgifter Klientregister för vården av utvecklingsstörda Verkschefen för social- och hälsovårdsverket Andra linjen 4 A PB HELSINGFORS STAD Chefen för handikapparbete Befattning Social- och hälsovårdsverket Dokumentcentralen Adress Helsingfors stad Social- och hälsovårdsverket/dokumentcentralen PB HELSINGFORS STAD Andra kontaktuppgifter (t.ex. telefonnummer under tjänstetid, e-postadress) Social- och hälsovårdsverket (växel/dokementcentralen) sosiaalijaterveys@hel.fi Syftet med klientregistret för vården av utvecklingsstörda är att ordna vård och omsorg för klienter med utvecklingsstörning. Registret för vården av utvecklingsstörda har delats in i tre register varav klientregistret för vården av utvecklingsstörda i klientuppgiftssystemet (ATJ) är huvudregister. Därutöver innehåller klientregistret för vården av utvecklingsstörda två delregister: Registret för vårdarbete inom vården av utvecklingsstörda (TerveysEffica) samt Rafaela-tillämpningen. Syftet med klientregister för vården av utvecklingsstörda i klientuppgiftsregistret: bedömning av klientens hjälpbehov behandling av ansökningar att fatta beslut om service och klientavgifter och delgivning av dessa utarbetande av övriga dokument för klientbetjäningen utbetalning av understöd och förmåner uppföljning av genomförandet av tjänster produktion av faktureringsmaterial för dagverksamhet inom vården av utvecklingsstörda och handikappservice, serviceboende och boendetjänster

2 HELSINGFORS STAD Registerbeskrivning 2(5) indrivning av förmåner avstående från indrivning insamling av klientstatistik produktion av lagstadgade redovisningar och statistiker Klientdatasystemet används för skötseln av social- och hälsovårdsverkets uppgifter. Systemet är ett helhetssystem som huvudsakligen betjänar klientarbetet inom de öppna tjänsterna. Det utgör dessutom en del av verkets centraliserade klient- och beslutsregister. Systemet används i klientarbetet vid social- och hälsovårdsverkets olika verksamhetsenheter och enheter som utför verkets uppgifter på social- och hälsovårdsverkets uppdrag. Delregistren för vården av utvecklingsstörda: 1. TerveysEfficas delregister används som hjälpmedel vid produktion av vård/tjänster inom vården av utvecklingsstörda. Dessutom används uppgifterna i verksamhetsplanering, forskning och statistikföring. 2. Syftet med Rafaela-tillämpningen är att med hjälp av ett vårdklassificeringssystem som ingår i tillämpningen fastställa hur mycket vårdpersonal som behövs för att man kan svara på patienternas behov av vård. Rafaela är ett bedömningssystem som är avsett för bedömning av klienternas funktionsförmåga och hälsa samt för planering och uppföljning av vård och tjänster. Registeruppgifterna används dessutom i planering, genomförande, bedömning och ledning av registerförarens verksamhet samt i statistikförings- och forskningssyfte utan uppgifter för identifiering av klienten. Grunden för förandet av ett klientregister för vården av utvecklingsstörda utgör klientrelationen och lagstiftningen som styr verksamheten: Socialvårdslagen Lagen angående specialomsorger om utvecklingsstörda Lagen om service och stöd på grund av handikapp Lagen om klientens ställning och rättigheter inom socialvården Lagen om klientavgifter inom social- och hälsovården Personuppgiftslagen Lagen om stöd för närståendevård 6. Innehåll i registret Klientregistret för vården av utvecklingsstörda i klientdatasystemet ( ATJ) innehåller följande personuppgifter: person- och familjeuppgifter personuppgifter som fås från befolkningsregistret (Helsingfors kommunregister och befolkningsregistret) personbeteckning, namn, tidigare namn, adresser, hemortskod, tidigare hemkommun, civilstånd, medborgarskap, modersmål, uppgifter om familjeförhållanden, vårdnad om barn och intressebevakning samt dödsdatum klientuppgifterna i registret adress, telefon, civilstånd, hemkommun, boendeform, yrke, utbildning, koden för socioekonomisk ställning, uppgifter om invandring, distriktet för specialomsorgen om utvecklingsstörda, uppgifter om exil, återflyttning och militärt handikapp service-/understödsansökningar och kontakter beslutsförslag och beslut angående individuell omsorg anvisningar om verkställande av beslut uppgifter om delgivning av beslutet och sökande av ändring/besvär anteckningar och klientkontakter som hänför sig till klientarbetet klientspecifika planer och bedömningar innehåller uppgifter som behövs för planering, uppföljning och genomförande av närståendevård. Därutöver innehåller den avtalet om stödet för närståendevård som ingåtts med närståendevårdaren och hans eller hennes eventuella ersättare. Utöver de ovan nämnda sparar man även följande uppgifter i registret vid behov: I ett klientregister där man producerar klientfaktureringsuppgifter: kalkyler över inkomster och kostnader

3 HELSINGFORS STAD Registerbeskrivning 3(5) I klientregister med penningtrafik från socialverket till klienten: utbetalningsuppgifter: fakturor, betalningar, betalningsförbindelser inkomster och summauppgifter om betalningsrörelsen bankförbindelseuppgifter I klientregister utifrån vilka klientfaktureringsuppgifterna produceras: uppgifter om betalaren av utbetalningar uppgifter som hänför sig till produktion av faktureringsuppgifter för vården av utvecklingsstörda och dagverksamheten för handikappade, boendet och anstaltsvården I klientregister där man upprätthåller uppgifter om service och vårdperioder (TerveysEffica): dokumentering av vård uppgifter om klientens medicinering och rapportutskrifter vårdperioder, in, ut och frånvaroanteckningar statistik om vården klientspecifik egendomsförteckning I Rafaela-tillämpningen den registrerades förnamn eller initialer och RAFAELATMvårdklassificeringsuppgifter. Uppgifterna som individualiserar klienten förvaras krypterade och separat från det övriga datainnehållet. Registeruppgifterna används vid planering av verksamheten och resurserna. Uppgifter sparas vid behov i Pienkassa-systemet som används för skötseln av klientmedel. 7. Källor som i regel används för registret Uppgifter som gäller vård av utvecklingsstörda och verkställande av den uppstår under klientrelationen och förs in i registret av en klientarbetare. Person- och familjeuppgifterna fås huvudsakligen från Helsingfors invånarregister samt Befolkningsregistercentralens befolkningsregister. Uppgifterna kompletteras med de uppgifter som man får av klienten eller hans eller hennes representant. Vårduppgifterna i TerveysEffica kan fås från hemvården, den öppna hälsovården och från andra anstalter. Dokumenteringsuppgifterna om vården uppstår under klientrelationen och förs in i registret av vårdteamets medlemmar. De beskattningsuppgifter om personer som är registrerade i Helsingfors och som skatteförvaltningen har lämnat ut finns tillgängliga i datasystemet med hjälp av en teknisk användningsförbindelse. Med stöd av 80 a 1 mom. i beskattningslagen lämnar skatteförvaltningen ut beskattningsuppgifterna för varje skatteår till stadsstyrelsen som i sin tur lämnar ut uppgifterna till klientdatasystemet en gång om året. Uppgiften om uppehållstillstånd för klienter som är utländska medborgare och deras status granskas hos migrationsverket eller uppgiften fås av klienten i samband med besöket. Uppgifterna i RafaelaTM sparas regelmässigt och i statistikförings- och forskningssyfte i en databas som Finnish Consulting Group (FCG) upprätthåller. Uppgifterna behandlas utan uppgifter för identifiering av personen. Personalen registrerar klientens vårduppgifter i TerveysEffica dagligen. Utifrån de dagliga registreringarna bedömer vårdaren kravnivån för klientens vård en gång om året och registrerar uppgifterna med koder i Rafaela. TerveysEffica och Rafaela kommunicerar inte med varandra.

4 HELSINGFORS STAD Registerbeskrivning 4(5) 8. Ändamål för vilka uppgifter i regel lämnas ut Uppgifter om de betalningar som betalas till klienterna eller på deras vägnar via banken ges banken. Till kassan för allmänheten vid Helsingfors stads ekonomiförvaltningstjänster lämnar man ut uppgifter om de betalningar som betalas via kassan ifråga. Klientfaktureringsuppgifterna lämnas ut till faktureringssystemet vid Helsingfors stads ekonomiförvaltning. Uppgifterna i klientdatasystemet överförs till verkets interna statistikföringssystem, som utnyttjas vid produktion av statistik- och rapporteringsinformation. Man plockar årligen ut understöds- och utbetalningsuppgifter ur klientdatasystemet i ett separat granskningsregister för den interna granskningens behov. Till Institutet för hälsa och välfärd (THL) lämnar man årligen ut uppgifterna om vårdanmälningar beträffande avslutade vårdperioder vid vård- och boendeenheterna för vården av utvecklingsstörda och social rehabilitering (lagen om statistikväsendet inom social- och hälsovården 409/2001). Till statsförvaltningen lämnar man ut uppgifter enligt lagen om planering av och statsunderstöd för social- och hälsovården /733. Därutöver lämnar man ut uppgifter för forskningsverksamhet enligt de forskningstillstånd som social- och hälsovårdsverket beviljat. I övrigt lämnar man ut personuppgifter endast på basis av en specificerad informationsbegäran till de myndigheter som är berättigade till det och i enlighet med gällande anvisningar om dataskydd. 9. Överföring av information utanför EU eller EES 10. Principer för skydd av registret Registeruppgifterna överförs inte utanför EU eller EES. A. Manuella uppgifter Arkiven och vårdenheterna har passerkontroll och låsning av dörrar. Vid verksamhetsenheterna förvaras dokumenten i övervakade lokaler och/eller låsta skåp. B. Uppgifter som behandlas elektroniskt De registeruppgifter som sparats elektroniskt har krypterats så att endast därtill behöriga anställda har tillgång till uppgifterna. Användningen av datasystemen övervakas och systemen är endast tillgängliga med användarnamn och lösenord. 11. Rätt till insyn Var och en har utan hinder av sekretessbestämmelserna rätt att, sedan han meddelat de fakta som behövs för att söka en uppgift, få veta vilka uppgifter om honom som har registrerats i ett person register eller att registret inte innehåller uppgifter om honom. En registrerad kan personligen eller skriftligen vid social- och hälsovårdsverkets enheter framföra begäran om rätt till insyn. I regel verkställs rätten till insyn vid den enhet där uppgifterna har uppstått. Man strävar efter att utan dröjsmål och på begäran ge uppgifterna i skriftlig form. För klienten reserveras möjlighet att bekanta sig med uppgifterna om honom eller henne på en skärm och på begäran ges uppgifterna som utskrifter i önskad omfattning. Om rätten till insyn undantagsvis förvägras, får klienten ett skriftligt intyg om detta. Orsakerna till att rätten till insyn förvägrades samt besvärsanvisningarna framgår av intyget. Den registrerade kan föra ärendet till dataombudsmannen för behandling.

5 HELSINGFORS STAD Registerbeskrivning 5(5) 12. Rätt att begära rättelse av en uppgift Registerföraren ska utan ogrundat dröjsmål på eget initiativ eller på den registrerades yrkande rätta, radera eller komplettera en registrerad uppgift som med tanke på behandlingens ändamål är felaktig, onödig, bristfällig eller föråldrad. Om man i registret upptäcker en felaktig, onödig eller bristfällig uppgift, kan den rättas eller raderas. Ändringarna görs så att det i registret finns information om ändringen, vem som har gjort den och när och så att det även i efterhand är möjligt att se den ursprungliga anteckningen. Klienten/patienten ska begära om rättelse av en uppgift/uppgifter skriftligt av den enhet där anteckningen har gjorts. Om klientens/patientens yrkande på rättelse av en uppgift avslås, får klienten/patienten ett intyg över vägran varav orsakerna till vägran framgår. Till intyget bifogas anvisningar om hur ärendet kan föras till dataombudsmannen för behandling. 13. Förbudsrätt 14. Information till den registrerade 15. Registerförvaltning Uppgifterna i klientdatasystemet är sekretessbelagda. De lämnas ut endast med klientens/patientens uttryckliga samtycke eller på en laglig grund. Verkets olika verksamhetsenheter svarar för behandlingen av sina klienters/patienters uppgifter, uppgifternas riktighet, att den registrerade informeras och registerbeskrivningarna finns till påseende. Enligt social- och hälsovårdsnämndens beslut av den 19 mars 2013 förs social- och hälsovårdsväsendets register av verkschefen för social- och hälsovårdsverket. De registeransvariga bekräftas genom verkschefens beslut. Den registeransvarige har hand om fastställande av registrets informationsinnehåll och användningsändamål principer och förfarandesätt med vilka användarrättigheter beviljas, att den registrerade informeras och rätten till insyn verkställs, uppgifter rättas och lämnas ut utarbetande av registerbeskrivningar.