Delårsrapport 2007 Gemensamt kommunalförbund för kommunerna Köping, Arboga och Kungsör

Transkript

1 Delårsrapport 2007 Gemensamt kommunalförbund för kommunerna Köping, Arboga och Kungsör

2 Förbundsledningen Föregående år var som bekant ett valår. Detta medförde att vid direktionens första sammanträde för året samlades en helt nyvald direktion, där både nya och gamla medlemmar ingick. Den administrativa delen av kommunalförbundet är nu inne på sitt andra år (räddningstjänsten på sitt fjärde). måste. Räddningstjänsten arbetar aktivt vidare med problemet. Jens Eriksson Räddningschef Två chefsrekryteringar har gjorts under året. Carina Nylén administrativ chef slutade sin befattning i mitten av april. En ny administrativ chef rekryterades under juli och börjar sin befattning den 1 oktober. Som formell chef för den administrativa delen har räddningschefen tjänstgjort. I och med avsaknaden av administrativ chef har förvaltningen i princip förvaltat verksamheten. Efter första oktober kommer verksamheten med fortsatt utveckling att börja igen. Den andra rekryteringen, renhållningschef har skett parallellt med administrativ chef. Medlemskommunerna har beslutat att föra över kommunernas renhållningsfrågor till förbundet. Renhållningschefen är rekryterad och börjar 1 oktober. Till renhållningsdelen medföljer även två assistenter. Var i organisationen renhållningen ska ingå är i dagsläget inte klart. De tidigare påtalade bristerna i det nya ekonomisystemet fortsätter. Detta märktes inte minst vid årsbokslutet Systemet borde efter den långa inkörningsperioden fungera bättre. Den tidigare överanställningen med personal i deltidspool är nu förbrukad och i stället råder brist på deltidspersonal vid stationen i Arboga. Rekryteringsförsök har skett men intresset verkar svalt. För att upprätthålla en beredskap är rekrytering ett

3 Administrativa avdelningen Allmänt Den administrativa avdelningens ledningsgrupp har under det första halvåret arbetat med att utveckla målen för året, för varje avdelning. I målarbetet har fokus också varit att arbeta med förebyggande åtgärder gällande personalvård och arbetsmiljö. Lönekartläggningen färdigställdes och utvecklades med att ta fram underlag för individuell prestationsbedömning. Lönekontor Efter att ha varit verksamma i drygt ett år i den nya konstellationen har lönekontoret fungerat väl, rent operativt. Interna lösningar på den dagliga rutinen gällande löne- och pensionshandläggning har utformats i takt med att samtliga medarbetare utvecklats i sin nya roll. Parallellt med det dagliga arbetet har representanter från lönekontoret samarbetat med inköpsavdelningen gällande upphandlingen av nytt lönesystem. Beslutet om nytt lönesystem har fallit på Aditro (f.d Personec). Detta kommer implementeras under hösten-07 och våren-08. Självservice är introducerat och delvis genomfört hos samtliga tre kommuner. Kommunerna själva ser nu till att utbilda sin personal på systemet. Personal vid lönekontoret bistår vid behov av stöd i utbildning. Per den 1 april 2007 valde lönechefen att lämna sitt uppdrag vid förbundet. En tillfällig resurs för ledningen av lönekontoret tillsattes relativt omgående. Hur lönechefen ska ersättas permanent kommer ses över när den nya administrativa chefen har tillträtt. Inköp I inköpsavdelningen ingår, förutom inköp, också andra specialistfunktioner, vilka placerades i kommunhuset i Kungsörs kommun. På inköpsavdelningen finns 1½ tjänst som inköpare/upphandlare med ansvar för att genomföra upphandlingar, främst inom varuoch tjänsteområdena för medlemskommunernas räkning. Upphandlingar sker enskilt per kommun eller för de tre kommunerna tillsammans. Under perioden har ca 20 upphandlingar genomförts och ett antal nya upphandlingar påbörjats. Dessa upphandlingar avser både objektsupphandlingar och ramavtalsupphandlingar; främst inom varuoch tjänsteområdet. Upphandlingarna har genomförts, dels för enskilda kommuner eller kommunala bolag, dels gemensamt för kommuner och bolag. Upphandlingarna har genomförts i egen regi, men också i samverkan med kommunerna i Örebro län, Verva och Kommentus. Särskilt kan nämnas två upphandlingar som slutförts under första halvåret 2007, vilka varit särskilt komplicerade ur såväl teknisk som upphandlingsmässig synpunkt, nämligen ett nytt personaloch lönesystem och en entreprenör för transport och insamling av hushållssopor.

4 Administrativa avdelningen På inköpsavdelningen finns också en ½ tjänst som PUL-ombud. Ägarkommunernas olika nämnder har under våren och sommaren utsett PUL-ombudet och anmält beslutet till Datainspektionen. Arbetet med att inventera kommunernas personregister har påbörjats och i samband med detta utbildas även förvaltningarna i Personuppgiftslagen (PuL) och Personuppgiftsförordningen. Ett informationsmaterial kommer också att utarbetas och presenteras för ägarkommunerna. På inköpsavdelningen finns också en tjänst som beredskapssamordnare. Beredskapssamordnaren har bistått kommuner med revidering av krisledningsplaner och informationsplaner. Beredskapssamordnaren har varit med och organiserat och genomfört utbildning för ett antal olika krisgrupper i kommunerna. Gemensamma träffar och en heldagsutbildning för POSOM i KAK har genomförts. Beredskapssamordnaren representerar medlemskommunerna i ett antal arbetsgrupper som Länsstyrelsen håller i. Beredskapssamordnaren finns med i två av kommunernas säkerhetsgrupper och har varit med att ta fram förslag på säkerhetspolicy och riktlinjer för säkerhetsarbetet. IT IT-avdelningen i kommunalförbundet svarar för utveckling, drift och support åt Köping och Kungsör. IT-avdelningens kundstöd (Helpdesk) svarar för användarstöd via telefon och idag "supportras" ca datorer. Inom IT-verksamheten har stort fokus lagts på uppgradering av skolmiljön till Windows-XP och sammanslagning mot gemensamma system för Köping och Kungsör. Merparten av de gemensamma systemen är idag sammanslagna. Telefoni IT-avdelningen svarar för telefoniverksamheten åt medlemskommunerna. Detta innebär att samtliga telefonister i de tre kommunerna besvarar samtal åt medlemskommunerna. Den tekniska plattformen betjänar idag ca anknytningar. Under året har stort fokus lagts på införandet av vidare utbyggnad, optimering och förbättring av den nya telefonin. Personal Lönechefen valde under våren att lämna sitt uppdrag. Sedan april månad innehar en vikarie tjänsten. Lönekontoret har under våren och sommaren haft förstärkning med en tjänst om 50%. För denna tjänst erhålls lönebidrag med 80%:ig täckning. Framtid Ny administrativ chef tillträder under hösten. I och med detta kommer nya riktlinjer att dras upp för förbundet. Det som ligger närmast i tiden är att från årsskiftet integrera renhållningen in i förbundet. 4

5 Räddningstjänsten Avdelning räddning Miljö och kemresurs Utbildningen på miljöskyddscontainern påbörjades i januari då inhyrda instruktörer från Skövde och Perstorp utbildade våra styrkeledare på materielen. Övrig personal har sedan under vår och sommar övat intensivt med container under ledning av våra egna befäl. Hela konceptet planerar vi att ta i drift i oktober när vår nya lastväxlarbil levereras från Sala Brand. Vi kommer då att fungera som resurs för övriga kommuner i första hand i Mellansverige. Personal Trots att vi förra året anställde och utbildade åtta räddningsmän i beredskap så har vi nu en brist på deltidspersonal i första hand i Arboga. Det börjar bli svårt att rekrytera folk till denna typ av tjänst. Vi har annonserat efter personal och även gjort ett stort reportage i Bärgslagsbladet för att försöka väcka intresse hos fler att söka jobb som deltidsbrandmän. Målsättningen är att vi skall kunna anställa 5 man i Arboga, 2 man i Kungsör och 1 man i Kolsva nu under hösten. Rekryteringsproblemen börjar sprida sig i hela landet där många kommuner har svårt att rekrytera. Däremot så är det fortfarande relativt lätt att rekrytera heltidsbrandmän. Övning Övningarna har fungerat enligt plan hittills och en stor del av den verksamheten har i år handlat om kem- och miljö. Vi har även genomfört ett antal insatsövningar med all heltidspersonal. Övningarna har haft olika teman. Sjöräddning Under sommaren har vi gjort en omplacering av våra båtar. Vi har avtal med Sjöfartsverket, eftersom Mälaren är statligt vatten, att hjälpa till med larm fram till Kvicksundsbron. Vi har flyttat vår stora båt Georg till Kungsör för att snabbare komma ut på sjön. Den mindre båten Lågan finns numera i ett båthus i Köping och servar Köpings hamn och även Mälaren. Hjälmaren däremot är kommunalt vatten och vi har en båt på trailer i Arboga för ändamålet. Lyckligtvis har vi endast varit ute på några enklare serviceuppdrag på våra sjöar i år. Olycksorsaksutredning I år har vi gjort fyra stycken fördjupade utredningar där fler än två enheter varit inblandade i insatsen. Tyvärr har vi även i år haft en lägenhetsbrand med en förolyckad. Branden upptäcktes ganska sent så det fanns inget vi kunde göra för att rädda personen i fråga. Semestervikarier Under sommar har vi haft 5 st sommarvikarier anställda för att klara semesterschemat. Fyra av dessa var utbildade enligt lag om skydd mot olyckor samt en var tidigare brandman i Fagersta. En av dem var kvinna och det var första gången Köping haft en kvinna i utryckningstjänst. Det har fungerat utmärkt på alla sätt. 5

6 Räddningstjänsten Insatser Antalet insatser januari till och med augusti är 383 st jämfört med 2006 samma tid 336 st. En ökning alltså. Insatserna har varit av normal karaktär. Ovan nämnda tragiska dödsbrand var i sig ingen komplicerad insats. Avdelning förebyggande Under första halvåret har tillsynsverksamheten enligt lag om skydd mot olyckor samt lagen om brandfarliga och explosiva varor utförts som planerat. Under semestermånaderna juni, juli och augusti utförs endast de akuta besiktningarna, då normalt de flesta verksamheter går på sparlåga. Tillsynsverksamheten fungerar klart tillfredsställande. Ett kvitto på detta är bl a det positiva svaret på avdelningens kontakter gentemot objektsägare och kommuninnevånare. Tillsynen över medlemskommunernas sotningsdistrikt har i år utförts som en gemensam sittning med alla skorstensfejarmästare på plats. Syftet var att likrikta verksamheten och att diskutera gemensamma problem / frågeställningar. Sedan tidigare finns en eftersläpning av brandskyddskontroller. Enligt lagstiftningen skulle dessa ha varit utförda vid årsskiftet 06/07. Under början av året har respektive skorstensfejarmästare prioriterat eftersläpningen. Samtliga närvarande bedömde att man under året är i fas med gällande intentioner. Samtliga medlemskommuner har fått information om tillsynen över sotningsverksamheten. Avdelningschefen slutar sin tjänst efter 48 års tjänst. Ny avdelningschef är tillsatt. Avdelning drift/planering Fordon Den nya släckbilen till station Köping är levererad och satt i trafik. Leveransen skedde tidigare än beräknat och redan 23 mars var bilen klar. Påbyggare var Sala Brand. Navigeringsutrustning, radio, brandmateriel, hydraulverktyg m.m. är installerade av påbyggaren. Fordonet är en Scania av 2006 års modell. Bilen är utrustad med en mittmonterad pump. Station Arboga har övertagit den tidigare släckbilen som var från Detta i ett led att skjuta på nyanskaffningar. Fordonet ersätter en äldre släckbil vid station Arboga som har avyttrats. Nytt fordon är beställt för transport av Räddningsverkets kemskyddscontainer. Det nya fordonet kommer att användas i första hand som tankbil (enligt antagen budget) i andra hand för att transportera kemcontainern. Fordonet är en Scania. Till bilen är en vattentank på liter beställd. I vattentanken är en skumvätsketank på 600 liter placerad. Hela fordonet är kostnadsberäknat till kr. 6

7 Räddningstjänsten Leverans sker under andra halvåret 07. Gamla tankbilen (205) kommer att flyttas till station Kungsör för att ersätta befintlig äldre tankbil. Också detta i riktning att modernisera och flytta fram ny fordonsanskaffning. Gamla tankbilen station Kungsör kommer att avyttras. Bil 237 Nissan King Cab i Arboga skall bytas ut under hösten. Bilen skall förberedas för att i framtiden utrustas och användas som Framskjuten enhet d.v.s. kunna användas av en eller två man för förstahandsinsats innan huvudstyrkan är på plats. Brandstationen Duschrummet har rustats under våren. Ny golvklinkers och nytt kakel på väggarna samt ny toalett och nya duschar. Duschrummet på övervåningen är i stort behov av upprustning. Nytt expansionskärl för värmeelementen har installerats. Kodlåsen i ytterdörrar har ersatts med nya. Där Skinnskattebergs kommun står utanför länets övriga förbund. Skinnskatteberg har via skrivelse till direktionen önskat utökade tjänster från VMKF. Samhällets beredskap för extraordinära händelser har och kommer ytterligare att hamna i fokus. VMKF/ Räddningstjänsten kommer att ha en framträdande roll som en av kommunernas samarbetspartner. En lagändring i lagen om brandfarliga och explosiva varor gör att kommunerna kommer att få tillståndsansvar för explosivdelen också. Tidigare har staten via polismyndigheten haft detta ansvar. Tillsynen av explosiva varor bör överlåtas till VMKF. När det gäller sotning bör det finnas potential att förbundet tar ett helhetsansvar, inkluderat även upphandling och taxesättning. Framtiden Som nämnts i avdelningarnas berättelse så verkar problemet med rekrytering till deltidsstationerna öka. Grunden för en fungerande räddningstjänst är tillgång till övad och utbildad personal. Om förbundet står inför det faktum att ingen nyrekrytering kan ske, måste någon form av omorganisation ske. Likt föregående år så fortsätter osäkerheten kring länets norra del. 7

8 Personalekonomisk redovisning Pensionsskuld Avsättningar till pensionsskuld har inte gjorts i denna rapport på grund av att KPA i dagsläget omarbetar beräkningsgrunderna för pensionsprognoserna. Utförligare beskrivning återfinns under avsnittet ekonomisk analys. Pensionskostnadernas individuella del är 915 kkr varav 233 kkr i löneskatt per den 31 augusti. Semesterlöneskuld Semesterlöneskulden uppgår till kkr per den 31 augusti. Sjukfrånvaro Rtj 2007 Rtj 2006 Adm 2007 Adm 2006 Sjukfrånvaro Sjukfrånvaro Sjukfrånvaro Sjukfrånvaro i % av arbetad tid jan-juli 2007 i % av arbetad tid jan-juli 2006 i % av arbetad tid jan-juli 2007 i % av arbetad tid jan-juli 2006 Ålders Grupp -29 0, ,0 0,0 2,2 1,8 3,0 0,0 2,1 50-1,2 5,8 4,5 8,1 Totalt 0,5 3,5 3,6 4,9 Ålders Grupp Rtj 2007 Rtj 2006 Adm 2007 Adm 2006 Procentuell Procentuell Procentuell Procentuell andel av total andel av total andel av total andel av total frånvaro, 60 dagar eller mer jan-juli 2007 frånvaro, 60 dagar eller mer jan-juli 2006 frånvaro, 60 dagar eller mer jan-juli 2007 frånvaro, 60 dagar eller mer jan-juli , ,0 0,0 72,6 0,0 0,0 0,0 0,0 50-6,3 83,3 61,5 86,7 Totalt 6,1 79,5 31,1 67,8 Sjukfrånvaro Räddningstjänsten fortsätter med låga sjuktal, även administrationen visar på en positiv trend. Företagshälsovård Förbundet är anslutet till Mälarhälsan. Personalkategorin brandmän har schemalagd fysisk träning på sina arbetspass. Träning bedrivs för att upprätthålla den fysiska statusen. All personal har även rätt att nyttja en så kallad friskvårdstimme per vecka. 8

9 Ekonomisk uppföljning Resultatet pekar på ett litet överskott för perioden. Verksamheterna prognostiserar dock ett underskott för året men detta åtgärdas av att finansen beräknas visa något bättre resultat än budgeterat. Detta dock med reservation beroende på hur KPA:s nya pensionsskuldssystem kommer att påverka resultatet. KPA arbetar med att verifiera sitt pensionsskuldsystem enligt de nya riktlinjerna för pensionsskuldsberäkningar RIPS07. Den nya pensionsskuldberäkningen väntas vara klar under hösten. De i särklass största förändringarna I RIPS07 jämfört med den tidigare beräkningsmodellen är: ändrat livslängdsantagande och sänkt diskonteringsränta. Med anledning av ovanstående har ingen ny prognos beställts från KPA och ingen ny beräkning av avsättningar gjorts. Detta med anledning av att förbundet inte skulle ha erhållit korrekta uppgifter från KPA i detta läge. För förbundets del påverkas ej resultatet i så stor utsträckning då medlemskommunerna står för största delen av kostnaden av pensionsskuldsförändringen, (se not 8 och 11). Räddningstjänsten följer budget för perioden men påvisar ett prognostiserat underskott om -200 kr för året. Detta till stor del beroende på att utbildningsintäkterna ligger under budgeterat för närvarande. Kostnader för utbildning av deltidspersonal belastar också förbundet med -100 kkr. Administrativa avdelningen genererar underskott för perioden. Administrativ ledning påvisar dock ett överkott på +245 kkr vilket genereras av att tjänsten som administrativ chef har varit obesatt sedan april månad. Lönekontoret visar ett underskott på ca -400 kkr mot budget för perioden. Detta orsakas bland annat av att dubbla lönechefslöner har utbetalats under fem månader. Detta på grund av att förre lönechefen hade arbetsbefriad tjänst till och med augusti månads utgång samt att en vikarie innehar posten sedan april. Kostnader för rekrytering av ny lönechef är höga. Andra poster som också bidrar till underskottet är ej budgeterade poster för städning samt avskrivningar. Prognos för helår förväntas bli 500 kkr. Inköpsavdelningen inkluderat PUL och beredskapssamordning håller budget för perioden. Det samma påvisar prognosen till årets slut. IT- och teleavdelningarna visar på ett överskott respektive underskott för perioden. Prognos till årets slut för IT-avdelningen och telefonin pekar dock på att budgeten hålls. Kostnaderna för avskrivningar är bokförda enligt budget med viss justering. Detta orsakas av att sluträkningen för IP-telefonin ännu inte är reglerad. Detta på grund av att kvaliteten på leveransen inte är godkänd. Klarhet i detta väntas under hösten. Avskrivningarna bokförs så snart slutavräkningen är utredd. 9

10 Ekonomisk uppföljning Vårt finansiella mål på 50 kkr i överskott på årsbasis ser även i år ut att kunna infrias. Prognosen pekar på ett överskott om 100 kkr för året. Reservation får dock göras för utfallet av pensionsberäkningarna från KPA. Det ekonomiska utrymmet tillåter än så länge att upprätthålla ambitionerna för verksamheten på den nivå som är satt i budget Arbetet med det nya ekonomisystemet går fortfarande inte helt smärtfritt. Arbete med att förbättra relationerna med leverantören Visma pågår under september månad från medlemskommunernas sida. Förbundet ser med tillförsikt på att samarbetet i fortsättningen kommer att fungera smidigare. Framförallt när nya verksamheten, renhållning, ska integreras i förbundet och dess system. Ulrika Jonsson Olofsdotter Ekonomichef 10

11 Drift- och investeringsredovisning Driftredovisning Område Budget 2007 Netto Redovisat Redovisat Prognos Avvikelse Budg.- prognos Direktion/revision Aministration Administrativ ledning Lönekontor Inköp IT Tele PUL Beredskap Räddningstjänst (tot) Kansli RT Räddning Förebyggande Drift Summa vht drift Finans Resultat Investeringsredovisning inkl. pågående objekt Objekt Budget 2007 Redovisat Redovisat Prognos Avvikelse Administrativa avdelningen IP-telefoni (överf från 2006) IT servers Lönekontor 517 Inventarier adm ledn 36 Räddningstjänsten Höjdfordon Fordonsdatorer Personbil Räddningsutrustning Kommunikation Övningsfält Släckbil överf från Tankbil överf från SUMMA

12 Resultat- och balansräkning Resultaträkning Redovisning i tkr Not jan-aug 2006 Verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader Avskrivningar jan-aug Helårsprognos Budget Avvikelse Budget prognos Verksamhetens nettokostnader Kommunbidrag Finansiella intäkter Finansiella kostnader Periodens resultat Balansräkning Redovisning i tkr Not 2007 IB TILLGÅNGAR Anläggningstillgångar Maskiner och inventarier Långfristiga fordringar Summa anläggningstillgångar Fordringar Kassa och bank Summa omsättningstillgångar SUMMA TILLGÅNGAR EGET KAPITAL, AVSÄTTNINGAR OCH SKULDER Eget kapital -därav periodens resultat Avsättningar för pensioner Skulder Långfristiga skulder Kortfristiga skulder Summa skulder SUMMA EGET KAPITAL, AVSÄTTNINGAR OCH SKULDER Ansvarsförbindelser I ett finansieringsavtal mellan medlemskommunerna och förbundet har en överenskommelse gjorts att tidigare inarbetad pensionskostnad/skuld ligger kvar hos kommunerna. 12

13 Finansieringsanalys Finansieringsanalys Redovisning i tkr Not Den löpande verksamheten Verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader exkl. avskrivning Verksamhetens nettokostnader Kommunbidrag Finansiella intäkter Finansiella kostnader Verksamhetens netto Investeringar Inköp av materiella tillgångar Investeringsnetto Finansiering Utlåning Upplåning Amortering Finansieringsnetto Justering för rörelsekapitalets förändring avseende hela verksamheten Ökning(-)/minskning(+) kortfristiga fordringar Ökning(-)/minskning(+) kortfristiga skulder Justering för icke rörelsekapitalpåverkande poster Avsättning pensioner Förändring av likvida medel

14 Noter Not Intäkter Försäljning 503 Taxor och avgifter Bidrag 416 Förs vht och entreprenad Övrigt 10 SUMMA Not 2 Kostnader Personalkostnader inkl pensioner Lokaler Köp av verksamhet Databehandling/komm Övrigt SUMMA Not 3 Syftet med avskrivningar är att fördela anskaffningsvärdet över den beräknade brukningstiden. Avskrivningarna baseras på anskaffningsvärdet. Avskrivning påbörjas månaden efter att investeringen har tagits i bruk. Not 4 Medlemskommunernas ägarandelar RT Adm IT Köping 57,7% 53% 66% Arboga 26,1% 29% Kungsör 16,2% 18% 34% Not 5 Ränteintäkt avseende rörelsekontot Not 6 Ränta på lån till förbundsmedlemmarna samt övriga räntor 116 kkr. Ränta på reverslån uppgår till 5,0% på bokfört värde. Ränta till kreditinstitut 506 kkr. Not 7 Maskiner och inventarier som överfördes från respektive medlemskommun samt nyinvestering under perioden. Not 8 Långfristiga fordringar Fordran medlemskommuner Pensionsåtagande Köping Arboga Kungsör SUMMA Not 9 Kortfristiga fordringar Kundfordringar Förutbetalda kostnader/upplupna intäkter Momsfordran 413 Övr. kortfr fordringar 111 SUMMA Not 10 Kassa och bank Checkkonto SUMMA Not 11 Avsättning pensioner Ingen avsättning har gjorts i delårsrapporten då KPA i dagsläget ej har möjlighet att beräkna prognoserna enligt de nya reglerna för pensionsberäkningar. Ny prognos kommer tidigast under sept/okt. Pensionsförpliktelser Avsättn. för pensioner inkl löneskatt Totala förpliktelser Långsiktig fordran (not 8) Återlånade medel 933 Not 12 Långfristiga skulder Kommuninvest i Sverige AB förfaller till betalning , kkr. Köpings kommun har gått i borgen för förbundets räkning. Reverslån Köping kkr, Arboga 106 kkr, Kungsör kkr Not 13 Kortfristiga skulder Kortfristig del av långfristiga 517 skulder Leverantörsskulder Personalens källskatt Moms och skatter 60 Upplupna semesterlöner Övr. kortfristiga skulder Upplupna sociala avgifter Individuell del pension inkl 915 särskild löneskatt Övriga interimsskulder Övrigt 291 SUMMA

15 Redovisningsprinciper Redovisningsprinciper Delårsrapporten har upprättats i enlighet med kommunala redovisningslagen samt enligt god redovisningssed. Den är beräknad utifrån faktiskt utfall enligt redovisningen. Väsentliga poster har periodiserats. 15