Friskis&Svettis IF Kalmar Protokoll Art: Styrelsemöte Plats: F&S Konferensrum Tid:

Transkript

1 Friskis&Svettis IF Kalmar Protokoll Art: Styrelsemöte Plats: F&S Konferensrum Tid: Närvarande: Frånvarande: Styrelse: Övriga: Bengt Sjöstedt ordf Nicklas Anderberg Isabel Lindbom Hussein Darwiche Oskar Anneborg Helen Rasmussen Henrik Jaensson Pär Hansson Katarina Zambrell Petra Sager Erik Andersson 38 Mötet öppnas Ordförande för mötet är Bengt Sjöstedt, som hälsade alla välkomna och öppnade mötet. 39 Föregående mötes protokoll, endast avvikelser Föregående mötets protokoll godkändes och lades till handlingarna. 40 Val av sekreterare och justerare Erik Andersson valdes till sekreterare. Helen Rasmussen valdes till justerare. 41 Status från Verksamhetschef & Kansli Nicklas berättade om ombyggnationen. IW-hallen ska vara klar i halva september och ombyggnaden ska inte påverka verksamheten. Sedan fortsätter det med konferensrummet mm. Solarierna försvinner i början av september. Som det ser ut nu kommer ombyggnationen gå under budget. Färgsättning och grafittikonstnär är klar. Nicklas gör en ny ekonomisk kalkyl efter ändringarna och avskrivningsperioden. Nicklas kontrollerar om något dokument behöver undertecknas för ombyggantionen. Kommunikationsplanen är utskickad till styrelsen, se bilaga A. Marknadsföringsplanen arbetas det med. Den redovisas till nästa styrelsemöte. Även höstens marknadsföring redovisas då. Intervjuer med sökande till vaktmästartjänsten, på 50%, på torsdag och måndag. Utejympan upplevs som om det gått mycket bra med mycket folk. Oskar gör en enkel rapport om sommarjympan. Även utegymmet på Skälby används. Vi kommer att använda Riks App efter nyåret. Nicke kollar om vi kan byta redan nu. 42 Genomgång & fastställande av V-plan En ny version av V-planen är framtagen, se bilaga B. Strategiernas ordning bör ändras samt övrigajusteringar, se nedan. - De mest välutbildade och engagerade ledarna - Väl motiverade övriga funktionärer -1-

2 - En proffsig styrelse... - Alltid ha en lustfylld arbetsplats... - Veta vad medlemmarna vill ha givet våra värderingar - Ha en god ekonomisk... Ekonomi: medlemmar (i två lokaler) Organisation: En väl fungerande organisation Backuprutiner Medlemmar: Ordningen omarbetas. Frågetecknet på sista punkten tas bort. Aktiviteter: Grupperas. Ange ansvarig och tidsplan. Arbeta med värdarnas funktion och framtoning vid incheckningen. Ändra incheckningsdisken. 43 Fastställande av organisationsbild Henrik skickar ut den bild som han har. Nicke kollar om han har något. Styrelsen diskuterar detta på nästa möte. Även fastställa arbetsbeskrivningarna på nästa möte. 44 Status från Träningskoordinatorn Oskar berättar: IW-intervall kommer i höst. Några nya ledare, studenter som börjar i Kalmar. Vi borde ställa högre krav vid schemaläggningen för att få bra spridning Rekryteringsdag 31/8. Fått svar från intresserade. Olika vidareutbildningar under hösten. Kick-off. 119 anmälda. Allt är på G. Styrelsen får en halvtimme att informera. PT har diskuterats på olika sätt, både internt och externt. De börjar få en bra bild av hur det bör se ut. Oskar skickar ett dokument som beskriver PT för F&S Kalmar. Oskar åker till Stockholm på fredag för att bli licensierare. Oskar mailar det nya ledardokumentet. Detta tas sedan upp på nästa styrelsemöte för beslut. Schemagruppen tar fram ett förslag på ny schemastruktur som sedan diskuteras med Pär. 45 Kontrakt för funktionärer Hänskjuts till nästa möte. 46 Övriga frågor - Henrik. Hemsidan behöver omarbetas. Den uppdateras dåligt och fungerar dåligt. Henrik drar igång IT-gruppen. - Hussein. Varför finns det inget öppningsbart fönster på gymmet. Hussein pratar med Nicklas. - Förslag att styrelsen går tillsammans på pass. Tisdag 27/ S Katarina. Försäkring, när gäller den? S Erik. Pubkvällar. Erik redovisade tankarna från festkommitemötet. 47 Avslutning Ordförande tackar för visat intresse och avslutar mötet. Nästa styrelsemöte 10/9 kl Vid protokollet Justeras Justeras Erik Andersson Mötets sekreterare Bengt Sjöstedt Mötets ordförande Helen Rasmussen -2-

3 F&S Kalmar Kommunikationsstrategi Bilaga A Syfte Syftet med kommunikationsstrategin är att beskriva F&S Kalmars långsiktiga arbete med extern- och intern kommunikation. Dokumentet ska fungera som en vägledning för dem som är verksamma i föreningen. Kommunikationsstrategin ska uppdateras vid behov och kompletteras årligen med en aktivitetsplan. Kommunikationsstrategin ska ligga till grund för allt vad föreningen erbjuder, säger och gör. Alla är en del av F&S varumärke och det är allas ansvar att vårda det, inte minst genom det vi erbjuder, säger och gör. Mål Kommunikationsstrategin har som mål att: Öka omvärldens kunskapsnivå och F&S Kalmar Öka det långsiktiga värdet av varumärket F&S Kalmar Stärka relationen till befintliga- och nya medlemmar, medarbetare och funktionärer Öka kunskapen om träningens betydelse för välbefinnande och god hälsan Omfattning Strategin omfattar extern- och intern kommunikation, budskap, tonalitet, visualitet och övergripande kanalval. Föreningen ska alltid sträva efter att arbeta med integrerad kommunikation. Det vill säga att kommunikationen är sammanhållen vad gäller budskap och tonalitet oavsett om det är internt eller externt. Det krävs dock vissa anpassningar när det gäller olika målgrupper. All kommunikation sker på mottagarens villkor och tilltalet kan komma att behöva anpassas efter behov. Olika kanaler har olika förutsättningar och valen kan vara olika över tid. Varumärkeslöfte Vad ska föreningen förmedla, vad är unikt, vilket värde/nytta kan föreningen erbjuda? Budskapet är en av hörnstenarna i kommunikationen. Varumärkeslöftet ska beröra och vara en ledstjärna i all kommunikation och samtidigt stärka föreningens vision. Tar man vara på varumärkeslöftet i budskapet, förenklar det och snabbar upp arbetet med att ta fram taktiska kommunikationsaktiviteter. Det säkerställer även att hela föreningen kommunicerar med samma budskap, både internt som externt. Wilson Creative Bredbandet 1 info@wilsoncreative.se Kalmar

4 F&S Kalmar Kommunikationsstrategi Bilaga A F&S Kalmars långsiktiga kärnbudskap? Att erbjuda lustfylld och lättillgänglig träning av hög kvalitet för alla F&S Kalmar är Sveriges bästa träningsanläggning F&S Kalmar månar om att öka insikten om träningens betydelse för välbefinnande och god hälsa Tonalitet Tonaliteten vilar på F&S Kalmars värderingar: engagemang, hög servicegrad, hög kvalitet och respekt. Varje ledord hjälper oss att förstå och leder oss till att förstå vad som känns rätt när vi t ex skriver planer, producerar föreningens externa kommunikation som ska vara öppen, sann och lättillgänglig. All information ska bidra till att skapa förtroende för rörelsens och F&S Kalmars idé. Den interna kommunikationen vilar på samma förutsättningar men kan behöva kompletteras med ett mer faktiskt tilltal. Visualitet Det synliga intrycket av F&S Kalmar ska präglas av värderingarna och formspråket ska ge ett varmt, lustfyllt, spännande och levande uttryck. Föreningens bildmanér ska genomsyra samtliga bilder, illustrationer och grafiska element som används i t ex trycksaker, annonser och på webben. (Viktigt att följa F&S Riks regler och rekommendationer för F&S-rörelsens grafiska manér och logotyp). En tydlig, stark och enhetlig profil har många fördelar. Den skapar identiteten och tydliggör vem som är avsändare. Det underlättar föreningens kontakter med omvärlden och gör att alla målgrupper lär sig att känna igen sig i föreningens kommunikation, externt som internt. Kanaler F&S Kalmar finns idag i både egna, köpta och i tredje parts kanaler. Olika kanaler har olika förutsättningar och valen kan vara olika över tid. Strategin måste därför anpassas på mottagarens villkor och efter målgruppernas sätt att kommunicera. Medielandskapet är i ständig förändring. Genom sociala medier och digitala kanaler ökar urvalet av kommunikationskanaler. Vi ställs inför val som kräver god planering och samordning. Det är omöjligt att synas i alla kanaler där medlemmar och presumtiva medlemmar är. Det blir en resursfråga! Medarbetare, medlemmar och funktionärer blir allt viktigare för föreningen. De är betydelsefulla ambassadörer och kanske den viktigaste kanalen. Wilson Creative/staffan marmolin Wilson Creative Bredbandet 1 info@wilsoncreative.se Kalmar

5 Friskis&Svettis Kalmar Råmaterial för Verksamhetsplan

6 Vision Vi ska bli Sveriges Bästa Träningsanläggning

7 Strategier för att nå vår Vision Ha en så god ekonomisk kkontroll så att vår avtalade buffert aldrig är hotad En proffsig Styrelse, en drivande VC och kompetenta medarbetare De mest välutbildade och engagerade ledarna Väl motiverade övriga funktionärer Veta vad medlemmarna vill ha och ge dem detta till rätt pris givet våra värderingar Alltid ha en lustfyllt arbetsplast för såväl medlemmar som anställda och ideella

8 Område Ekonomi Ha ett eget kapital som täcker minst 4 månaders verksamhet. Senast 2014 visa nollresultat medlemmar Öka samarbetet med externa företag Kunna under perioden 2014/15 och framåt bära ytterligare en lokal l

9 Område Organisation En bättre fungerande organisation i Org.plan, arbetsbeskrivningar, ansvarstagande klart framtagna och kommunicerade Anställda och ideella i bra samarbete. Veta vem som ansvarar för vad Arbetsbeskrivningar även för funktionärer Nöjd funktionär Index på minst 80 Välutbildad funktionärsstab och anställda Ta fram utbildningsbehov i en tre års plan Proffsig kommunikation Internt och Externt

10 Område Medlemmar PT implementeras En ytterligare lokal NKI på minst 80 Sveriges mest inbjudande anläggning Utveckling av alla delar av vår verksamhet Ökad aktivitetsgrad per medlem Rätt utbudsmix och frekvens Fastställ vad som är rätt Vad vill medlemmarna ha? Rätt mängd av pass Kommunikation Externt förbättras Övriga tjänster utanför motion?

11 Aktiviteter 2013 Ekonomi: Fastställ vilket rapportpaket Styrelsen kräver och med vilken kontinuitet Ekonomi: Statistik och nyckeltal i koppling till ovan Medlemmar & Organisation: Ta fram en kommunikationsstrategi Organisation: Följa upp FLUFF2 gentemot våra funktionärer Organisation : Info från Styrelse till resterande organisation skickas ut fyra ggr per år Organisation: Omfattning i timmar för de olika rollerna tas fram av verksamheten Medlemmar: Marknadsföringsplan tas fram av VC innan vårterminens slut Medlemmar: Ny enkät skickas ut för mätning. Vad är bra, vad är dåligt? Dra slutsatser Organisation: Bilder på våra funktionärer på intranätet (frivilligt) Organisation: Möjlighet att ta in en Vaktmästare via Arb förmedlingen? Vi har idag väldigt dålig ordning på prylar som behöver justeras samt även lokalunderhåll

12 Aktiviteter 2013 forts Medlemmar : Öka mängden pass totalt sett (OBS! Fokus Jympa) och framför allt dagtid Medlemmar : Speciella aktiviteter för gruppen 60+ Medlemmar : Införa PT Träning Medlemmar : Färdigställa utegymmet och manifestera det ihop med kommunen Medlemmar : Fler informativa träffar för medlemmarna (olika teman), minst ett per månad Medlemmar : Fler förmåner kopplade till medlemskap och kanske kopplat på olika nivåer (årskort kontra 10-kort) Medlemmar : Erbjuda frukost på förmiddagarna? Ekonomi : Se över prismodellen inför nytt år 2014 () Organisation : Skapa ny IT grupp för översyn av system, lagring, telefoni, hemsida mm () Medlemmar: Marknadsföringskampanj för gruppen Student i aug/sept!! Medlemmar : Fler informativa tavlor i lokalerna om F&S och våra värderingar mm Medlemmar : Se över arbetet med lokalvård. Hur kan vi hålla lokalerna fräscha längre under dagen? Vad behöver renoveras och putsas upp? Storstädning under sommaren/helg?! Medlemmar : En mer levande hemsida som uppdateras bättre och som har bättre struktur och ordning Organisation: Ta in fler ideella till receptionen under tider med högt tryck

13 Grupperna Bilaga B Spinning Gr ansvarig: Magnus Boström Styrelse: Erik Andersson Tel nr Jympa Gr ansvarig: Marie Tigeryd Styrelse: Petra Sager, Helen Rasmussen Tel P, , Tel H, 0480/54509 Gym Gr ansvarig: Daniel Serlander Styrelse: Hussein Darwiche Tel nr Reception Gr ansvarig: Carina Johansson Tel nr Styrelse: Henrik Jaensson Tel nr: Värdar Gr ansvarig: Ragnar Olsson Styrelse: Isabel Lindbom Tel nr: Ute Gr ansvarig: Nicklas Tigeryd Styrelse: Bengt Sjöstedt Tel nr: IW Gr ansvarig: Ulrika Holmgren Styrelse: Katarina Zambrell Tel nr: Instruktiva pass Gr ansvarig: Jane Löfvin Styrelse: Pär Hansson Tel nr:

14 Gammal organisationsbild (att diskutera på nästa styrelsemöte) Bilaga B