Friskis&Svettis IF Kalmar Protokoll Art: Styrelsemöte Plats: F&S Konferensrum Tid:

Transkript

1 Friskis&Svettis IF Kalmar Protokoll 1409 Art: Styrelsemöte Plats: F&S Konferensrum Tid: Närvarande: Frånvarande: Styrelse: Övriga: Bengt Sjöstedt ordf Rune Johansson under 13 Erik Andersson Isabel Lindbom Oskar Anneborg under 13 Pär Hansson Helen Rasmussen Henrik Jaensson Hussein Darwiche Katarina Zambrell Petra Sager 10 Mötet öppnas Ordförande för mötet är Bengt Sjöstedt, som hälsade alla välkomna och öppnade mötet. 11 Föregående mötes protokoll, endast avvikelser Föregående mötets protokoll godkändes och lades till handlingarna. 12 Val av sekreterare och justerare Katarina Zambrell valdes till sekreterare. Justerare utsågs ej. Ordförande och vice ordförande justerar. 13 Kansli o ekonomi samt Svettisdag Jönköping + Övr fr Träningskoordinator Se bilagor från Nicklas respektive Rune. Kommentarer till bilagan vid Oskars genomgång: 2. Samarbetet avser Apoteket AB. Mer info när detaljerna i samarbetet är klara. 4. Styrelsen stödjer förslaget med PT och instämmer i vikten av att hitta lämplig person. Oskar och Nicklas letar. 5. Solarierna kvar till feb -14. Nicklas får i uppdrag att redan nu ta fram förslag på alternativ användning av lokalen (särskilt med tanke på utökade lokaler bl a för PT). 1. Nya projekt - utejympan startar 27 maj och "jippo" planeras av Nicklas. 4. Nytt schema planeras med mer pass på helger och sena kvällar. Övrigt Oskar: - ABC-gruppen har fått ny medlem. Tommy är kontaktperson. - Sommarschemat börjar 26 maj. - Utbildningsläget ser bra ut med flera nya ledare bl a jympa bas och gym. Totalt 8 nya ledare på utbildning. - Facebook-incidenten, där bloggerska anklagade Friskis för stöld av text, kommenterades. Riks har medverkat för en lösning och ersättning kommer utgå till bloggerskan. - Rutiner vid utebliven ledare efterfrågades dvs - vad ska reception/värd göra om ledaren inte dyker upp.(nicklas/oskar) - Ett stort gäng åker till Jönköping lördag 13 april för en inspirerande "Svettisdag". -1-

2 Övriga frågor avseende hemsidan: "Fs.kalmar.info" - är en ofullständig sida som också måste plockas bort (utöver de som tidigare nämnts). Styrelsen uppmanade Nicklas att se över hemsida och app, då där finns hänvisningar till pågående arbete "klart vecka 8" nu i vecka! Felaktigheter måste tas bort! Budgetdelen: (Rune) - Genomgång av resultat 2012 och avvikelser mot budget (totalt ca 193 tkr sämre). Avvikelser främst pga ökade personalkostnader. - Budget Risk att årets prisökning inte är tillräcklig för att nå ett nollresultat. Kostnadsmedvetenhet anmodas för att ha koll på det ökande kostnadsläget. Budgeten godkändes efter diskussion. Övriga punkter: - Tjänsten som träningsansvarig: Styrelsen beslutade att tjänsten ska utlysas. I väntan på rekryteringen förlängs Oskars vikariat i 3 mån dvs till 31/7. (Nicklas ansvarar för annonsering och förlängning, i samråd med Bengt) - -årsfesten beslutades avse funktionärer med respektive, till självkostnadspris. Bengt kollar datum med Nicklas. 14 Fortsättning på organisationsplanering Bengt tar fram material inför arbetet på styrelsedagen den 21 april. Översikt Verksamhetsplan Förslag från Bengt att jobba i treårscykler ( i detta fall), vilket gillades av styrelsen. Mer diskussion den 21 april. 16 Övriga frågor - Styrelsen utsåg en IT-grupp (Henrik, Bengt, Erik samt Patrik Löfvin), vilka får uppdraget att analysera och utveckla föreningens IT-frågor (inkl. hur föreningen kommunicerar). - Underhåll i gymmet efterlystes återigen. Nicklas fick i uppdrag att säkerställa att kontinuerlig översyn sker (och reparationer verkställs). - Oskar fick uppdraget att utse gruppansvariga i alla grupper samt anmoda till kontinuerliga möten i grupperna. - Ledarnas kontaktuppgifter är inte uppdaterade på Funkis-sidan. Oskar fick uppdraget att kolla detta. - En uppföljning av riksstämmans efterfrågades så snart ekonomin är redovisad (Nicklas) - Möjligheten att erbjuda frukost till försäljning diskuterades. Nicklas fick uppdraget att kolla upp detta. - Styrelsen ska diskutera vem som har vilka ansvarsområden nästa möte. - Beställning av "representationskläder" till styrelsen genomfördes. 17 Avslutning Ordförande tackar för visat intresse och avslutar mötet. Nästa styrelsemöte 7/5 kl 18.. Strategimöte 21/4 kl 8.. Vid protokollet Justeras Justeras Katarina Zambrell Mötets sekreterare Bengt Sjöstedt Mötets ordförande Henrik Jaensson -2-

3 Bilaga A Förberedade inför kommande styrelsemöte. Kansli beslutspunkter 1. Tjänsten som träningsansvarig. Oskar Anneborg har en projektanställning som löper fram till sista maj. Vi måste ta ställning till vad som händer med tjänsten. Som chef har jag enbart positiva ord att säga om Oskars insats under de knappa fyra månader han har haft tjänsten. Jag upplever att Oskar har alla de kvaliteter som krävs för att föra F&S Kalmar framåt i en positiv bemär kelse. Oskar är en idéspruta, god funktionärssvän, duktig ledare, bra förmåga att leda och organisera på ett rakt men mjukt sätt. Som jag ser det skulle den positiva utveckling vi är inne i just nu få sig en törn om inte kontinuiteten bibehålls. 2. Samarbete med apoteket Bakgrund: apoteket & F&S Sthlmsregionen samt Göteborg, Jönköping och Uppsala har inlett ett samarbete för att från F&S sida locka till sig fler medlemmar och från apotekets sida locka till sig fler kunder samt marknadsföra en profilering från sjuk till frisk. Nu har vi i Kalmar möjligheten att inleda ett liknande sa marbete. Syfte & mål: Stärka varandras varumärken. Öka insikten om motionens betydelse. Motivera fler, både kunder och medarbetare apoteket att börja motionera på F&S. Generera fler medlemmar till oss och fler kunder till apoteket. 3. -årsfest Beslutet är sedan tidigare fattat att vi ska ordna en -årsfest. Det styrelsen ska fundera på är om festen ska vara för enbart funktionärer eller för funktionärer & medlemmar. Styrelsen måste också ta beslut på om det ska vara självfinansierat eller om det ska kosta pengar. I budget finns inget utrymme idag för att bekosta festen själva. 4. PT-verksamhet Oskar och jag föreslår styrelsen att ge oss uppdraget att utforma ramarna runt en PT-verk samhet. Vi tror väldigt mycket på att lägga denna nya verksamhet i vår befintliga. Utman ingarna är som vi ser det att hitta rätt person för uppdraget. Detta är inte en självklarhet eftersom rollen som PT kräver mycker mer än vad vi är vana vid. Mångsidighet, obekväma tider, rätt bakgrund, säljande, ett större kundfokus. 5. Utformning av våra lokaler Solariedelen försvinner i feb Beslut på att vi ska gå vidare med att börja räkna på en ombyggnation samt ge förslag på utformning av den nya ytan.

4 Bilaga A Förberedade inför kommande styrelsemöte. Ekonomi 1. Budget Se bifogat dokument. 2. Årstämman Fakturor från vår genomförda årsstämma börjar nu droppa in. Vi har fått bekräftat från Riks vilken summa stämman genererade i form av anmälningsavgifter. Rör sig om cirka kr. Under styrelsemötet i maj kommer vi att informera om det ekonomiska utfallet. Personalfrågor 1. Träningsansvarig Se under beslutspunkter. Nya projekt 1. Utejympan Det är föreningens mening att göra ett jippo av utejympapremiären. Ett samtal har inletts med restaurang Stars and Stripes att göra något tillsammans vid premiären 2013 i syfte att få en bra start på utesäsongen. Informationspunkter 1. Staffan Marmolin har jag rekryterat in i F&S Kalmar. En ny funktionärstitel har skapats. Marknadsfunktionär. Staffan har nyligen flyttat till Kalmar från Sthlm. Staffans bakgrund är inom marknadsföring och reklam. Sista sju åren har Staffan arbetat som marknadschef för F&S Sthlm, största F&S föreningen i världen. Staffan har en stor erfarenhet av marknadsfrågor och jag ser honom som ett jättebra bollplank till mig i mitt arbete. Jag kommer under hösten, med styrelsens tillåtelse, bjuda in Staffan till ett styrelsemöte där han kan presentera sig själv samt ge oss lite ny inspiration genom hans tidigare erfarenheter. 2. Datum för styrelsemöten 9 april, 7 maj, 4 juni, 6 aug, 10 sept, 8 okt, 5 nov, 10 dec. 3. Facebook Vi är snart uppe i medlemmar på vår FB sida. FB blir en allt viktigare kanal där vi berättar om vår verksamhet på ett lättsamt och snabbt sätt. Det är glädjande att vi har så många medlemmar och detta beror till stor del i att Oskar och Tommy administrerar den på ett roligt, lustfyllt och kreativt sätt. 4. Nya tidens schema - organiskt Oskar informerar på styrelsemötet. 5. Arbetsförmedlingen Hela regionens anställda inom AF kommer att ha en friskvårdsdag med oss i maj. Övriga frågor 1. Olika hemsidor som ligger uppe Jag har inte kunnat hitta dessa när jag har googlat på Friskis Kalmar, fskalmar.net eller Friskis Svettis Kalmar. Frågan kan med andra ord inte besvaras från kansliet.

5 Bilaga B Resultat Resultat Budget Förslag budet Försäljning Tränings- och medl.kort VT Tränings- och medl.kort HT Sommarkort Extern jympa Engångs- och 10 kort Sponsring Solarium Massage Försäljning av frukt Försäljning av hänglås Försäljning av flaskor Försäljning av energikakor Försäljning övrigt Övrigt (lokaluthyrning mm) Summa Övriga intäkter Aktivitetsstöd Lönebidrag Andra bidrag Övrigt Summa Personalkostnader Löner Arvoden Arbetsgivaravgifter Pensionskostnader Resor Hotell Andra ersättningar Utbildning Inspirationsdagar Personalutbildning Kläder Bilkostnader Funktionärsaktiviteter Summa Lokalkostnader Lokalhyra Vatten El Städning material Städning övrigt Övriga lokalkostnader Summa

6 Bilaga B Resultat Resultat Budget Förslag budet Övr externa kostn Inköp av frukt Inköp av hänglås Inköp av flaskor Inköp av energikakor Inköp av övriga varor Inköp till spinning Material till gym Inköp till gruppträn-jympa Inköp ljud Färgband och plastkort Övrig förbrukningsmaterial Korttidsinventarier Underhåll-rep inventarier Kontorsmaterial o trycksaker Kopiering Telefon Data Marknadsföring Utskick Porto Försäkringar Musik Tidningar Föreningsavgifter STIM och SAMI Bankkostnader Trygghetsavtal Pastelldata Radio TV abonnemang Möten Övriga drifts- och admin.kostn Summa Avskrivningar Inventarier Ombyggnation Summa Verksamh.resultat Räntor och kapitalink Resultat Totala intäkter kkr Totala kostnader Verksamhetsresultat