Svenskt Projektforum hela verksamheten Verksamhetsplan 2015

Transkript

1 Svenskt Projektforum hela verksamheten Verksamhetsplan 2015 Uppgjord: SPF styrelse/pl Datum: Version: Slutversion Godkänd: SPF styrelse

2 1 Inledning Strategi för Svenskt Projektforum Bakgrund Framtid... 3 Vision... 3 Mission... 4 Allmänt... 4 Föreningens verksamhet styrs av ett antal bärande principer Nuläge Ledning och samordning Aktiviteter och förslag att genomföra under Personal Styrelse Operativ personal Volontärer Verksamhetsplan 2015 för resp område, finns som bilagor Ekonomi Bilagor... 9 Uppgjord: SPF styrelse/pl Datum: Version: Slutversion Godkänd: SPF styrelse

3 1 Inledning Detta dokument utgör verksamhetsplanen för Svenskt Projektforum för år Planen har utarbetats av arbetsutskott och beslutats i styrelsen den 19 februari Till detta dokument finns sedan en verksamhetsplan för varje delområde Certifiering/ IPMA Medlem/Bas Konferenser/program Kommunikation & Marknadsföring De samlade verksamhetsplanerna ligger till grund för Budget Som underlag för verksamhetsplanen har ett visions- och strategiseminarium hållits i juni 2014 med styrelsen och kansliet. Output från seminariet är bl. a en lista med förslag på aktiviteter och initiativ som senare prioriterats och nu ligger till grund för verksamhetsplanen. 2 Strategi för Svenskt Projektforum Bakgrund 2.2 Framtid Svenskt projektforums verksamhet består av 4 verksamhetsområden Certifiering Medlem/Bas Konferenser/program Kommunikation & Marknadsföring Till detta kommer 4 stödfunktioner som ur verksamhetsperspektiv i budgeten är integrerade i de 4 ovanstående områdena. Dessa områden är Ekonomi med fakturering Administration (IT, inköp, kansli) Svenskt Projektforums vision och mission Vision Svenskt Projektforum för ett bättre projektsverige. Vi tror att vi på olika sätt kan bidra med att dra vårt strå till stacken för att fler projekt skall lyckas i Sverige. Uppgjord: SPF styrelse/pl Datum: Version: Slutversion Godkänd: SPF styrelse 3(9)

4 . Mission Svenskt Projektforum ska verka för att: - utveckla samhället genom effektiva, lönsamma och värdeskapande projekt - lyfta fram projekt som arbetsform och projektledning som kärnkompetens - främja ledarskap, forskning och utbildning i projektsektorn Allmänt Genom att vara medlem i Svenskt Projektforum stödjer och påverkar Du utvecklingen av projekt som arbetsform och därmed också utvecklingen inom många områden. Fakta om Svenskt Projektforum: Ideell förening, grundad Mötesplats för alla som arbetar med och i projekt. Ger ut tidningen Projektvärlden, ordnar konferenser och seminarier, stärker projektverksamhet genom forsknings- och erfarenhetsutbyte m m. Certifierar projektledare enligt IPMA, International Project Management Association. Föreningens verksamhet styrs av ett antal bärande principer. SPF skall leverera medlemsnytta som gör att alla medlemmar känner att de får valuta för pengarna SPF skall vända sig till alla branscher där projekt används som arbetsform eller är en viktig del i verksamheten. SPF skall påverka och medverka i utvecklingen av projekt som arbetsform inom offentlig och privat sektor samt ta del av vad som händer inom forskningen om projekt/projektformer. Alla SPFs tjänster och aktiviteter skall kännetecknas av kvalitet. SPF styrelse, personal och medlemmar skall behandla varandra med respekt och sträva efter ett öppet och positivt samarbetsklimat. SPF skall erbjuda den ledande internationella projektledarcertifieringen i Sverige. SPF skall även se över möjligheten att erbjuda andra IPMA produkter som ger ett mervärde i den svenska projektverksamheten. Uppgjord: SPF styrelse/pl Datum: Version: Slutversion Godkänd: SPF styrelse 4(9)

5 SPF skall erbjuda minst två stora konferenser per år, kompletterad med andra mindre konferenser och seminarier. SPF skall ha en erkänd och välutvecklad kommunikation med medlemmar och andra. SPF skall genom olika former av undersökningar och dialoger verifiera att SPF verksamhet motsvarar medlemmarnas önskemål. Allmänt om alla större aktiviteter som genomförs så skall de detaljplaneras före start utifrån ett antal parametrar. Man kan säga att Business caset/planeringen lite förenklat svarar på frågorna varför aktiviteten skall genomföras, samt hur, när, kostnader, intäkter och av vem samt vem har ansvaret. 3 Nuläge Föreningens verksamhet har under 2014 präglats av utveckling av nya nätverk, seminarieverksamhet samt ökad synlighet. Styrelse: Vid årsmötet omvaldes ordförande samt två ledamöter nyvaldes. Kansliet: Översyn av arbetsuppgifter och processer har ägt rum i syfte att skapa förutsättningar för ökade medlemsaktiviteter samt öka synlighet. Vi har genomfört ett visions- och stretegiseminarium för att identifiera angelägna aktiviteter som tagits med i denna verksamhetsplan. Vi har under 2014 genomfört en medlemsenkät för att få input från medlemmarna om vad de tycker om verksamheten och önskar få ut ytterligare av sitt medlemskap i SPF. Uppgjord: SPF styrelse/pl Datum: Version: Slutversion Godkänd: SPF styrelse 5(9)

6 3.1 Ledning och samordning Styrelsens arbetsformer uppdateras och utvecklas löpande med fokus på strategi och vision. Inom styrelsen fastslås rollerna, vice ordförande, sekreterare samt kassör på det konstituerande styrelsemötet i anslutning till årsmötet. Detta enligt gällande stadgar. Utöver detta får ledamöterna olika ansvarsområden inom styrelsen. Det finns ansvariga i styrelsen för varje verksamhetsområde. 1. Medlem/Bas 2. Certifiering 3. Internationella kontakter (t ex, Nordnet, IPMA) 4. Konferenser 5. Kommunikation & Marknadsföring 6. Ekonomi Styrelsen har möte 1 gång per månad med undantag för juli månad. Styrelsemötena är alternerande personliga samt telefonmöten enligt framtaget kalendarium. Det finns krav på att styrelseledamöterna deltar i minst 80% av styrelsemötena om inte särskilda skäl föreligger. Har man inte den tiden så bör man ställa sin plats till förfogande. Uppgjord: SPF styrelse/pl Datum: Version: Slutversion Godkänd: SPF styrelse 6(9)

7 Minst kvartalsvis följs ekonomi upp mer ingående där värdering sker av utfall mot budget samt inför varje styrelsemöte finns en sammanställning över utfall mot budget samt ev revidering av prognos. 3.2 Aktiviteter och förslag att genomföra under Det har under året och genom visions- och strategiseminariet kommit fram en hel del förslag till aktiviteter som kommer att genomföras under 2015 för att fortsätta utveckla föreningen samt skapa mer medlemsnytta. Dessa aktiviteter finns inarbetade i resp område och presenteras i separata Verksamhetsplaner. 4 Personal 4.1 Styrelse Styrelsen är utsedd av föreningens medlemmar och är dess högsta beslutande organ under styrelseåret. Styrelsens fokus ligger på strategi och visionsarbete för föreningen. Styrelsen arbetar även med att följa upp de aktiviteter som beslutas under året och kontrollerar hur föreningen följer lagd verksamhetsplan, budget och de mål som satts för året. Styrelsen ger direktiv och förutsättningar för verksamhetsansvarig som sedan leder och fördelar arbetet till kansliets fast anställda personal samt kontrakterade konsulter och övriga ideellt arbetande grupper inom föreningens verksamhet. 4.2 Operativ personal 4.3 Volontärer SPF har ett kansli med personal för att sköta föreningens löpande verksamhet och att vara kontaktytan gentemot medlemmarna Kansliet består av en verksamhetschef och 6 personer. Certifieringsverksamheten består förutom kansliet av en certifieringsansvarig samt ca 27 assessorer. Föreningen engagerar många volontärer i olika sammanhang, t ex för nätverk, för konferenserna med olika föredragshållare osv. Dessa samordnas av verksamhetsansvarig eller av denna utsedd person. Uppgjord: SPF styrelse/pl Datum: Version: Slutversion Godkänd: SPF styrelse 7(9)

8 5 Verksamhetsplan 2015 för resp område finns separat som bilagaor. 5.1 Medlemsaktiviteter/Basverksamheten Separat verksamhetsplan för medlemsverksamheten 5.2 Konferenser Separat verksamhetsplan för konferensverksamheten 5.3 Certifieringsaktiviteter Separat verksamhetsplan för certifieringsverksamheten 5.4 Kommunikation & Marknadsföring Separat verksamhetsplan för kommunikationsverksamheten. Uppgjord: SPF styrelse/pl Datum: Version: Slutversion Godkänd: SPF styrelse 8(9)

9 6 Ekonomi Budgeten för 2015 ger ett överskott på ca kr baserat på en omsättning på 11,4 miljoner kronor. I budgeten har hänsyn tagits till alla de satsningar som finns beskrivna i våra verksamhetsplaner. Grovt kan föreningens verksamhet delas in i Certifiering som står för nästan 65% av verksamheten, konferenser för 15% och medlemsavgifter för 15%, annonsintäkter uppgår till ca 5%. De olika aktiviteter som skall genomföras kommer att beslutas löpande av styrelsen för att inte äventyra ekonomin i föreningen. Basen för sådana beslut är alltid ett business case. 7 Bilagor Bilagor för aktiviteter inom: 1. Medlem 2. Konferens 3. IPMA 4. Kommunikation & Marknadsföring Uppgjord: SPF styrelse/pl Datum: Version: Slutversion Godkänd: SPF styrelse 9(9)

10 Svenskt Projektforum Medlem Verksamhetsplan 2015 Uppgjord: Pia Lundgren Datum: Version: Slutlig Godkänd: SLG Medlem 1(6)

11 Inledning Detta dokument utgör verksamhetsplanen för Medlemsverksamheten för år Den har utarbetats av den strategiska ledningsgruppen och ligger till grund för budget för Som underlag för verksamhetsplanen har ett strategiseminarium hållits i juni 2014 med styrelsen och kansliet. Output från seminariet är bl. a en lista med förslag på aktiviteter och initiativ som senare prioriterats och nu ligger till grund för verksamhetsplanen. Strategi för Medlemsverksamheten Bakgrund Allmänt om Medlemsverksamheten Verksamheten handlar om att administrera föreningens medlemmar och medlemskap. Medlemsavgiften är en viktig del av föreningens budget. Följande medlemskategorier finns idag: Enskild Gruppmedlemskap för företag Student/Pensionär Partnermedlemmar från systerföreningar Hedersmedlemmar Förutom detta kan man bli vän (egentligen inte medlem) (Svenskt Projektforums vänner) och på så sätt får man tillgång till visst medlemsmaterial, dock inte tidningen Projektvärlden eller rabatter Vi har genomfört en medlemsenkät där medlemmarna säger att de främst är medlemmar för att stärka sitt nätverk och utveckla sin kompetens. De menar att det intressantaste i medlemskapet är tidningen Projektvärlden, nätverksträffar samt seminarium. Aktiviteter som medlemmar föreslår att vi genomför är mentorprogram, lokala träffar och nätverk utanför Stockholm och fortsätter utveckla tidningen samt hemsidan med intressant material. Uppgjord: Pia Lundgren Datum: Version: Slutlig Godkänd: SLG Medlem 2(6)

12 Medlemsförmåner Befintliga medlemsförmåner är 1. Rabatter på certifiering, konferenser, böcker 2. Deltagande i nätverk 3. Frukostseminarier 4. Websändningar av olika slag i realtid eller efter olika evenemang, denna aktivitet skall utvecklas för att få fler tittare 5. Använda lokaler förmånligt 6. Tidningen Projektvärlden + chef 7. Nyhetsbrev 8. Medlemsbrev 9. Tillgång till olika kommunikationskanaler Nätverksaktiviter Aktiviteter i befintliga nätverk som Förändringsledning, Myndighetsnätverket, Nyckeltal, Projektkontor och Metod & Modell har ägt rum minst varje kvartal. Nätverksträffar i Region Väst: I väst har SPF ett samarbete med Västsvenska handelskammaren där man tillsammans anordnar nätverksträffar där intresserade inom projektområdet är välkomna att delta utan kostnad. I Norr (Kiruna/ Luleå) har ett nytt regionalt nätverk startat. Inbjudan går ut via mail men även via SPF hemsida. IPMA Young Crew har etablerat sitt nätverk i Sverige och har avdelningar i Göteborg, Umeå och Stockholm. Uppgjord: Pia Lundgren Datum: Version: Slutlig Godkänd: SLG Medlem 3(6)

13 Framtid Vision Svenskt Projektforum FÖR ETT BÄTTRE PROJEKTSVERIGE Mission Svenskt Projektforum ska verka för Att utveckla samhället genom hållbara projekt Att lyfta fram projekt som arbetsform och kärnkompetens Att främja ledarskap, forskning och utbildning i projektsektorn Mål Öka antal medlemmar Öka medlemsnyttan Få nöjdare medlemmar Öka antal certifierade Få nöjdare certifierade Öka intäkter Öka antal partners Föreningen ska ligga högst på listan över projektverksamhet Föreningen ska ha en effektiv organisation som arbetar med ständig förbättring och utveckling. Nuläge Mål för medlemsverksamheten Det övergripande målet är att öka antalet medlemmar målet för 2017 är att uppnå 3000 medlemmar. Andra målsättningar är att få nöjdare medlemmar, förtydliga medlemsformerna och öka medlemsnyttan bla genom möjligheter att träffas för att utbyta erfarenheter och få nya influenser i olika frågor inom projekt som arbetsform. Uppgjord: Pia Lundgren Datum: Version: Slutlig Godkänd: SLG Medlem 4(6)

14 Mätbara mål för medlemsverksamheten Vi ska ha minst 6 Medlemsseminarier under 2015 Vi ska ha minst 3 nya nätverk under 2015 Vi ska genomföra 2 träffar för företagsmedlemmar under 2015 Kritiska resurser och kompetenser Vi behöver ytterligare stärka administrationen avseende medlemsfrågor med fokus på nätverk, företagsmedlemmar och medlemsnytta. Vi har en visstidsanställning på kansliet med uppdrag inom detta område under Risker Vi behöver matcha kapaciteten och kompetensen med de aktiviteter vi planerar, annars riskerar vi att inte kunna genomföra aktiviteterna. Genom att planera och prioritera aktiviteterna samt förtydliga rollerna på kansliet inom medlemsverksamheten kommer vi kunna genomföra planen för Medlemsaktiviteter Föreslagna aktiviteter för medlemsverksamheten under 2015 Vi ska undersöka möjligheten för ett Pilotprogram för mentorer och adepter under 2015 Vi ska överse möjligheten att skapa ett Volontärprogram och genomföra minst en volontäraktivitet under 2015 Medlemsenkät (ska utföras varje år) för att skaffa kunskap om medlemmar och deras behov. Förtydliga medlemsformerna och fördelar/nyttan med de olika medlemskapen - Vad ger detta mig som medlem? Översyn av befintliga nätverk och skapa en modell för administration och organisation av nätverken. Uppgjord: Pia Lundgren Datum: Version: Slutlig Godkänd: SLG Medlem 5(6)

15 Översyn av medlemsavgiften och skapa en ny modell 2015 Aktiviteter som hänger ihop med andra verksamhetsområden Ny hemsida ska skapas med mottot: Enkelt att hitta, lätt att stanna kvar. Sidan ska stödja verksamheten på ett bättre sätt. Våra egna konferenser är kontaktpunkt för medlemsrekrytering Externa aktiviteter är kontaktpunkt för medlemsrekrytering Certifieringskandidater är kontaktpunkt för medlemsrekrytering Nyhetsbrev till medlemmar Skapa en ökad dialog med medlemmar Öka kännedom om föreningen och skapa ett starkare varumärke Uppgjord: Pia Lundgren Datum: Version: Slutlig Godkänd: SLG Medlem 6(6)

16 Svenskt Projektforum Konferens Verksamhetsplan 2015 Uppgjord: Pia Lundgren Datum: Version: Slutlig Godkänd: 1(4)

17 Inledning Detta dokument utgör verksamhetsplanen för Konferensverksamheten för år Den har utarbetats av den strategiska ledningsgruppen och ligger till grund för den budget som tas fram för Som underlag för verksamhetsplanen har ett strategiseminarium hållits i juni 2014 med styrelsen och kansliet. Output från seminariet är bl. a en lista med förslag på aktiviteter och initiativ som senare prioriterats och nu ligger till grund för verksamhetsplanen. Strategi för Svenskt Projektforum 2015 Bakgrund SPF har genom åren utvecklat och etablerat 2 evenemang; Projektverktygsdagen som äger rum i maj och Projekt Forum som äger rum i november. Varje år äger också Årsmötet rum och föreningen utser Årets Projektledarbok. Årets projektledarbok utses sedvanligt av en jury bestående av läsglada, projektintresserade personer. Vi utser projektledarboken i början av året efter böckerna är utgivna. Boken skall vara på svenska av svensk författare. Framtid Vision Svenskt Projektforum FÖR ETT BÄTTRE PROJEKTSVERIGE Mission Svenskt Projektforum ska verka för Att utveckla samhället genom hållbara projekt Att lyfta fram projekt som arbetsform och kärnkompetens Att främja ledarskap, forskning och utbildning i projektsektorn Uppgjord: Pia Lundgren Datum: Version: Slutlig Godkänd: 2(4)

18 Mål Öka antal medlemmar Öka medlemsnyttan Få nöjdare medlemmar Öka antal certifierade Få nöjdare certifierade Öka intäkter Öka antal partners Föreningen ska ligga högst på listan över projektverksamhet Föreningen ska ha en effektiv organisation som arbetar med ständig förbättring och utveckling. Mål för konferensverksamheten Det övergripande målet är att öka antalet besökande och medlemmar och ge medlemmar ökad medlemsnytta genom möjligheten att träffas för att utbyta erfarenheter och få nya influenser i olika frågor inom projekt som arbetsform. Andra målsättningar är att föreningen ska ligga högst på listan för projektverksamhet samt öka intäkter för att återinvestera i vidareutveckling. Allmänt om konferenser under 2015 Målet är att öka antalet besökande och medlemmar samt utställare för att ge nya influenser i olika frågor inom projekt som arbetsform. Evenemangen ska hålla hög kvalitet både avseende logistik och genomförande som programinnehåll. Alla konferenser ska efterföljas av enkät och uppföljning. Konferenserna skall ha en tydlig projektorganisation och planeras i god tid före varje event. Innehållet på konferenser ska bidra till kompetenshöjning, inspiration och vara ett forum för erfarenhetsutbyte och nätverkande. För 2015 avser vi korta ned Projekforum till en dag för att istället genomföra 2 halvdagsseminarier i Malmö samt Göteborg. Uppgjord: Pia Lundgren Datum: Version: Slutlig Godkänd: 3(4)

19 Mätbara mål 2015: Genomföra minst 6 miniseminarier Genomföra 2 halvdagsseminarier i Malmö respektive Göteborg Öka antalet deltagare med 25% Öka antalet utställare med 25% Evenemang: Projektseminarium Malmö (TBD) Projektverktygsdagen 2015 (Maj 2015) Projektseminarium Göteborg (TBD) Projektforum 2015 (TBD) Årsmöte 2015 Frukostseminarier (för medlemmar och som rekryteringsverktyg) Uppgjord: Pia Lundgren Datum: Version: Slutlig Godkänd: 4(4)

20 Svenskt Projektforum IPMA Verksamhetsplan 2015 Uppgjord: Pia Lundgren Datum: Version: Slutlig Godkänd: SLG IPMA

21 Innehåll 1 Inledning Strategi för verksamheten år Bakgrund Strategisk planering för IPMA Certifiering Mål för Övriga aktiviteter inom IPMA certifiering IPMA Registrering IPMA Young Crew Marknadsföring CB organisation och resurser Strategiska ledningsgruppen, SLG Operativ Certifieringspersonal Överklagande nämnden (Appeal committe) Utvecklingsgrupp (Scheme committee) Deltagande vid IPMA internationella möten Uppgjord: Pia Lundgren Datum: Version: Slutlig Godkänd: SLG IPMA

22 1 Inledning Detta dokument utgör den strategiska planen för SPF certifieringsverksamhet, formellt kallad CB (Certification Body). Verksamheten inom CB styrs strategiskt av IPMA SLG (strategiska ledningsrguppen) samt drivs operativt av IPMA OLG (operativa ledningsgruppen). Det formella regelverket och underlaget för SPF CB styrs övergripande av IPMA och de styrande underlagen är ICB (IPMA Comptence Baseline) och ICRG ( IPMA certification Regulations and guidelines). Alla IPMA produkter som erbjuds på den svenska marknaden ingår i IPMA SLG s ansvarsområde. För närvarande är det IPMA certifiering (individnivå) samt IPMA registrering (registrering av projektledarutbildningar) som aktivt marknadsförs Till detta så bevakar IPMA SLG även produkten IPMA Delta och IPMA Project Excellence. Styrningen av IPMA Young crew, som är ett nätverk för personer som är i början av sin projektledarkarriär, ryms även inom IPMA SLG ansvarsområde. Verksamhetsplanen har utarbetats av den strategiska ledningsgruppen och är gällande för år Verksamhetsplanen ligger till grund för den årliga budgeten. 2 Strategi för verksamheten år Bakgrund Under 2014 har flera förändringar och förbättringar inom certifieringsverksamheten genomförts. Detta arbete kommer fortsätta under Visionen för SPF är att vara nummer ett inom projektområdet och IPMAs produkter är en viktig del i att åstadkomma detta. I dagsläget utgör IPMA certifiering den största volymen. Under 2014 har vi återupptagit IPMA registrering och under 2015 kommer IPMA Registrering av utbildningsföretag att erbjudas öppet. Planen är att under året besluta och eventuellt även implementera någon eller några nya produkter, antingen nya IPMA produkter eller tilläggsprodukter på befintlig individcertifiering. Det är viktigt att de certifieringar som genomförs har hög kvalitet och ger kandidaterna en seriös och erkänd certifiering. 3 Strategisk planering för 2015 Det önskade läget beskrivs utifrån de olika områdena som ryms inom IPMA SLG ansvarsområde. Dessa områden är: IPMA certifiering Uppgjord: Pia Lundgren Datum: Version: Sltulig Godkänd: SLG IPMA 3(10)

23 IPMA Registrering IPMA Young Crew Planeringen för resp område beskrivs i kommande kapitell. 3.1 IPMA Certifiering De övergripande effektmålen för certifieringen är att: 1. Öka antalet kandidater 2. Få mer nöjda kandidater 3. Erbjuda nya produkter, antingen nya IPMA produkter eller tillägg till befintlig individcertifiering Bedömningen är att det finns ett utrymme att utöka och ta ytterligare marknadsandelar vilket dock kräver resurser och investeringar Mål för 2015 Inom certifieringsverksamheten har fyra (4) detaljerade mål definierats. Dessa följs kontinuerligt upp över året. Mål 1: Öka antal kandidater med minst 10 % jämfört med Aktiviteter för att nå 10 % Förbättra informationen angående certifiering på SPF hemsida Genomförande av informationstillfällen på alla orter (Sthlm, Gbg och Malmö) Aktiv närvaro i sociala medier och på SPF hemsida Informera och marknadsföra certifiering vid SPF arrangemang och event Marknadsföra certifieringsverksamheten genom roadshow på viktiga orter, företag, skolor och universitet. Stärka och aktivera regionala nätverk (både i Väst och i Stockholm) Säkra i form av resurser och process stöd att certifieringskansliet kan arbete effektivt och med hög kvalitet Utveckla nya produkter s.k. add-on som komplement till befintliga certifieringar, t.ex. inom agile eller branschspecifik. Uppgjord: Pia Lundgren Datum: Version: Sltulig Godkänd: SLG IPMA 4(10)

24 Mål 2: Erbjuda certifieringsomgångar i Stockholm, Göteborg och Malmö Erbjuda minst 3 omgångar per år för A-certifiering, alla omgångar i Sthlm. Erbjuda minst 8 omgångar per år för B-certifiering, i Sthlm, Göteborg resp Malmö. Erbjuda minst 13 omgångar per år för C-certifiering, med 7 omgångar i Sthlm samt 3 omgångar i Göteborg och Malmö. Erbjuda minst 14 öppna omgångar per år för D-certifiering, med 7 omgångar i Sthlm samt 4 omgångar i Göteborg och 3 omgångar i Malmö. Det ska även vara möjligt att hantera extra företagsspecifika omgångar på D-nivå. Allmänt ska dessa önskemål beaktas och en hög servicenivå ska hållas men det är dock viktigt att kravet på minst 8 kandidater uppfylls samt att man följer den ordinarie certifieringsprocessen. I de fall som en företagsspecifik omgång önskas så ska det alltid göras ett försök att planera in omgången och stämma av med assessorer osv. Detta får avgöra huruvida det är möjligt att tillgodose önskemålet om en extra omgång. Erbjuda minst 1 engelsk omgång på B-nivå samt minst 1 engelsk omgång på C-nivå Erbjuda minst 6 re-certifieringsomgångar för A, B och C nivån. Mål 3: Kompetensutveckla assessorerna och öka antalet assessorer till 35 st. Aktiviteter för att nå detta: Rekrytera assessorer i befintligt nätverk alt nominera lovade certifierade projektledare. Rekrytera assessorer inom branscher och geografiska områden där vi idag inte har så stor representation. Assessorsträning minst 2 ggr/år samt Genomföra utvärdering av assessornas arbete enligt IPMAs riktlinjer i form av utvecklingsmöte med certifieringsansvarig 1ggr/år Arbeta med assessorernas code of conduct med målet Inga klagomål på assessors bemötande. Mål 4: Mäta och följa KPI:er kontinuerligt. Beslutade KPI:er är följande: Uppgjord: Pia Lundgren Datum: Version: Sltulig Godkänd: SLG IPMA 5(10)

25 AM - Antal anmälda certifieringskandidater (oavsett när omgången startar eller slutar) AVO Antal avslutade omgångar (inom verksamhetsåret) AVK Antal avslutade kandidater (inom verksamhetsåret) Antal godkända kandidater Rörlig Intäkt och kostnad per omgång Intäkt och Kostnad för hela certifieringsverksamheten Antal assessorer Antal överklaganden Antal klagomål på assessorer/processen Övriga aktiviteter inom IPMA certifiering Behöver fortsätta arbetet med att uppdatera alla presentationer, kandidatmaterial och assessorsmaterial då det varit en del ändringar i certifieringsprocessen samt att kvaliteten på både processer och dokumentation behöver öka dels för att effektivisera hela verksamheten (=mindre administration per certifieringskandidat, d.v.s. bättre lönsamhet) samt för att höja kvaliteten gentemot certifieringskandidaterna Maskinella prov för att modernisera och förbättra processen under och efter skrivningen. Inför att kandidaternas utvärdering genomförs maskinellt Införa intensiv certifieringsomgångar med komprimerat tidsförlopp. Innehåll, bedömning och kvalitet är densamma men tidsförloppet minskas betydande. 3.2 IPMA Registrering IPMA registrering är ett erbjudande för utbildningsföretag där företaget via en IPMA registrering erhåller en varudeklaration som beskriver hur väl utbildningen möter IPMAs kompetenskrav. Utöver möjligheterna med själva produkten IPMA registrering ger detta även möjlighet att sprida information om IPMA certifiering och få fler kandidater via utbildningsföretagen. För IPMA registrering har följande detaljerade mål definierats: Uppgjord: Pia Lundgren Datum: Version: Sltulig Godkänd: SLG IPMA 6(10)

26 Mål 1: Re-registrera 5 av de pilotföretag som genomgick en IPMA reegistrering under Mål 2: Genomfört 2 IPMA registreringar för nya utbildningar Ansvarig Projektledare för IPMA Registrering är Isabelle Kalldin. 3.3 IPMA Young Crew För att attrahera och engagera yngre personer som är i början av sin projektledarkarriär (främst studenter) har IPMA ett nätverk, IPMA Young crew där personer intresserade inom projektledingsområdet kan engagera sig och ordna olika aktiviter såsom nätverksträffar, projektledningstävling etc. Under 2014 har SLG IPMA etablerat IPMA Young crew i Sverige. Det har skapats 2 avdelningar; en i Göteborg och en i Malmö. För 2015 är målet att etablera ytterligare 2 avdelningar i landet. 3.4 Marknadsföring Arbetet med att marknadsföra SPF och certifieringsprodukterna skall under 2015 förstärkas. I samarbete med SLG marknadsföring, skall det utses en marknadsföringsansvarig som tar fram en marknadsföringsplan samt ser till att den efterlevs. Hemsidan uppdateras under Q och marknadsföringsansvarig samordar arbetet för IPMA Certifiering samt Registrering. Antal informationsseminarier: Personliga: minst 2 st på resp ort (Sthlm, Gbg och Malmö) Webinars: genomför en pilot under våren 2015 tillsammans med Projectplace för att sedan utvärdera och skapa eget innehåll Seminarier tillsammans med IPMA Registrerade företag Övriga planerade aktiviteter: Recert-kampanj mailutskick varje kvartal Telefonförsäljning mötes/ seminariebokning Broschyr och flyer om IPMA Certifiering efterfrågas av IPMA Registrerade företag 4 CB organisation och resurser Den organisatoriska strukten för CB beskrivs i bild nedan. Uppgjord: Pia Lundgren Datum: Version: Sltulig Godkänd: SLG IPMA 7(10)

27 SPF Styrelse Strategisk ledningsgrupp Utvecklingsgrupp Överklagandenämnd Operativ ledningsgrupp Certifieringskansli Assessorer Certification Body Figur 1. CB (Certification Body) organisation. 4.1 Strategiska ledningsgruppen, SLG Organisationen för den strategiska ledningsgruppen SLG för 2015 är: - Ordförande: Beatrice Silow (styrelseledamot) - Certifieringsansvari: Per-Olof Sandberg (styrelseledamot) - Verksamhetsansvarig: Pia Lundgren - Representant för assessorerna: Dan Jonsson - Adjungerad: Anders Sandberg (styrelseledamot) - Adjungerad vid behov: Håkan Sjöholm - Adjungerad: Erik Månsson (förslag, ej fastställd) SLG har ledningsgruppsmöten på månadsbasis, antingen i form av personliga möten eller via telefon. Ordförande är sammankallande. Alla mötena protokollförs och underlagen arkiveras på projectplace. Vid första SLG mötet under 2015 ska det tillsättas vem som är marknadsansvarig samt kvalitetsansvarig. Uppgjord: Pia Lundgren Datum: Version: Sltulig Godkänd: SLG IPMA 8(10)

28 4.2 Operativ Certifieringspersonal Certifiering är en verksamhet som är ganska konjunkturkänslig vilket gör att för att bygga en hållbar verksamhet bör vi ha en flexibel organisation som kan variera beroende av intresse och antal anmälningar som kommer in. Organisationen ska därför ha en kontinuerlig kärna bestående av egen personal men variationer ska hanteras med hjälp av externa resurser. Bedömningen är att under år 2015 kräver verksamheten ca 3,5 FTE för att hålla en god kvalite, fördelat på rollerna certifieringsansvarig, certifieringskoordinator och certifieringsadministratör. Inom denna ram finns visst utrymme för processförbättringar och arbete kopplat till kvalitetshöjning men det kommer behövas punktinsatser för att lyfta processen i sin helhet inte minst när det gäller utveckling av nya produkter Den operativa ledningen styrs via regelbundna avstämningsmöten i den operativa ledningsgruppen (OLG) som omfattar: - Certifieringsansvarig: Per-Olof Sandberg - Verksamhetsansvarig: Pia Lundgren - Certifieringsadministratör: Kajsa Tibbling - Ekonomi: Emely Ekdahl (adjungerad) - Kommunikatör: Claes Nordling (adjungerad) Utöver dessa resurser krävs extra insatta resurser på behovsbasis för att genomföra beslutade förändringar. Dessa arbetsinsatser ska beslutas inom IPMA SLG och bedrivas i projektform med beställare, uppdragsdirektiv, planerad uppföljning samt avrapportering. 4.3 Överklagande nämnden (Appeal committe) De kandidater som av någon anledning upplever att beslut inom certifieringsprocessen inte hanterats korrekt har möjlighet att överklaga. Överklagan är alltid skriftlig och hanteras av överklagandenämnden som behandlar varje ärende enligt framtaget regelverk. Deltagare i överklagandenämnden är: - Ordförande: Anders Ljungman - Certifieringsansvarig: Per-Olof Sandberg - Ingrid Hultgren 4.4 Utvecklingsgrupp (Scheme committee) Inom CB finns en referensgrupp, Scheme Committe, bestående av representanter från marknaden. Uppdraget för Scheme Committe är att stödja CB så att CB erbjuder marknadsmässiga produkter och utvecklas enligt marknadens behov. Uppgjord: Pia Lundgren Datum: Version: Sltulig Godkänd: SLG IPMA 9(10)

29 Under 2015 fortsätter arbetet med scheme committee vilka kommer att användas i större utsträckning för att utveckla och stödja IPMA certifiering samt SLG arbete. Förslag på aktiviteter för Scheme committe: Agera remissinstans för utarbetandet av ny version av ICB och ICRG. Utvärdera det material (inkl web) som ges ut till kandidaterna. Utvärdera material som tas fram relaterat till nya tillägg till befintliga certifieringsprodukter. Andra granskningar för att bidra till att SPF kan erbjuda certifieringsprodukter som de branscher som SC representerar efterfrågar. Deltagare inom utvecklingskommitten är: - Ordförande: Christina Hjort (Sigma) - Per-Olof Sandberg (Certifieringsansvarig) - Henrik Olsson (Vattenfall) - Annica Lindgren (Swedbank) - Håkan Sjöholm (egenföretagare) - Petra Janetsky-Book (ÅF) - Thomas Magnusson (Linköpings Universitet) - Helene Möllerstedt (Trafikverket) - Pär Lilja (ABB) 5 Deltagande vid IPMA internationella möten Under 2015 ska certifieringsansvarig och/eller ordförande i SLG (CB) eller annan utsedd person närvara vid internationella IPMA möten som är relaterade till CB (Certification Body) verksamhet. Dessa möten är CSP (Certificaition System Panel), möten för det skandinaviska samarbetet och möten relaterat till arbetet med consensus programme ICB 4.0 & ICRG 4.0. Det är även internationella möten avsedda främst för MA (Member Association), d.v.s. SPF. På dessa möten är SPF ordförande alt annan utsedd person representant för SPF. Dessa möten är CoD (Council of Delegates), Nordiskt forum samt Nordnet. Utöver dessa möten kan det vara intressant att närvara vid World of congress men det är inte obligatoriskt utan får beslutas på behovsbasis. Uppgjord: Pia Lundgren Datum: Version: Sltulig Godkänd: SLG IPMA 10(10)

30 Svenskt Projektforum Kommunikation & Marknadsföring Verksamhetsplan 2015 Uppgjord: Pia Lundgren Datum: Version:Slutlig Godkänd: SLG Kommunikation 1(7)

31 Inledning Detta dokument utgör verksamhetsplanen för Kommunikations- och Marknadsföringsverksamheten för år Den har utarbetats av den strategiska ledningsgruppen och ligger till grund för den budget som tas fram för Som underlag för verksamhetsplanen har ett strategiseminarium hållits i juni 2015 med styrelsen och kansliet. Output från seminariet är bl. a en lista med förslag på aktiviteter och initiativ som senare prioriterats och nu ligger till grund för verksamhetsplanen. Strategi för Kommunikations- och Marknadsförings verksamheten Bakgrund Svenskt projektforums kommunikationsverksamhet kan sammanfattas enligt följande: Relationsmarknadsföring (konferenser etc) Print (Projektvärlden, reklamblad, broschyrer) Digitala kanaler och tjänster (Linked In, Twitter, Facebook mm) Digitala Nyhetsbrev (Medlemsbrev, Nätverk, Certifierade) Webb (projekforum.se, hemsidor till respektive event) PR Annonsering Våra målgrupper är: Inom Svenskt Projektforum Medlemmar Certifierade och kandidater Nätverk inom SPF Styrelsen Kansliet Utanför Svenskt Projektforum Projektintressenter Högskolor/ universitet/ utbildningsföretag Arbetsförmedlingen och andra intressenter inom rekryteringsområdet Leverantörer Partners och annonsörer Uppgjord: Pia Lundgren Datum: Version:Slutlig Godkänd: SLG Kommunikation 2(7)

32 Framtid Vision Svenskt Projektforum FÖR ETT BÄTTRE PROJEKTSVERIGE Mission Svenskt Projektforum ska verka för Att utveckla samhället genom hållbara projekt Att lyfta fram projekt som arbetsform och kärnkompetens Att främja ledarskap, forskning och utbildning i projektsektorn Mål Öka antal medlemmar Öka medlemsnyttan Få nöjdare medlemmar Öka antal certifierade Få nöjdare certifierade Öka intäkter Öka antal partners Föreningen ska ligga högst på listan över projektverksamhet Föreningen ska ha en effektiv organisation som arbetar med ständig förbättring och utveckling. Uppgjord: Pia Lundgren Datum: Version:Slutlig Godkänd: SLG Kommunikation 3(7)

33 Mål för kommunikations- och marknadsföringsverksamheten Det övergripande målet är föreningen ska ligga högst på listan för projektverksamhet genom att ha en erkänd och välutvecklad kommunikation med medlemmar och andra intressenter. Fokus under 2015: Cross-selling att sälja nya produkter till befintliga kunder Medlemmar-> Certifieringskandidater - drygt 50% av våra medlemmar är inte certifierade -> komma på seminarier och konferenser Certiferingskandidater -> bli medlemmar (erbjudande vid alla kontakter med SPF om nyttan med att vara medlem) -> delta på seminarier och konferenser Konferensdeltagare -> Medlemskap och Certifiering IPMA Registrerade företag/ kursdeltagare hos partners -> Certifieringskandidater Påverkansarbete Påverka genom: Nätverk Interna - Befintliga och nya (nätverksledare och nätverksdeltagare) Externa Samarbeten tex IPMA Registrerade företagen/ EUkontoren Uppgjord: Pia Lundgren Datum: Version:Slutlig Godkänd: SLG Kommunikation 4(7)

34 Påverka genom relationsmarknadsföring Interna möten och arrangemang Seminarier och konferenser Externa möten - Passion for Projects, Projektnäring, Projektakademien, Projektnäring etc Påverka genom annonsering Marknadsföring genom olika kanaler kan innebära barteravtal eller köpt annonsering. Marknadsföring av föreningen Enhetlig profil (Hemsida, Certifieringsmaterial, Broschyrer, Mail, Dokument etc) Ny hemsida 2015 Profilera föreningen nationellt genom seminarier utanför Stockholm Sprida informationsmaterial (Broschyrer, seminarier, hemsida etc) Tidningen Projektvärlden till Sveriges största företag arbeta med kappa med budskap Påverkan genom medier Skapa lista över tidningar och journalister som skriver om vårt område Organisera Projekt-videos (rörligt material/ film från våra seminarier) Uppgjord: Pia Lundgren Datum: Version:Slutlig Godkänd: SLG Kommunikation 5(7)

35 Mätbara mål för Kommunikations- och marknadsföringsverksamheten nr av tidningen Projektvärlden ska ges ut Minst 20 Nyhetsbrev till medlemmar ska ges ut Vi ska besöka minst ett externt seminarium, konferens eller annat möte per kvartal för sprida kunskap om föreningen och certifieringar. 19 januari ska en ny hemsida lanseras som sedan utvecklas under Q1 Vi ska fastställa mål för den nya hemsidan, bla 15% ökning av besökare under 2015 Tidningen Projektvärlden SPF ska under 2015 fortsätta med utgivningen av Projektvärlden och planerar att ha 4 utgåvor per år. Utgivningen görs i samarbete med tidningen Chef som bifogas tillsammans med Projektvärlden. Produktionen av tidningen sker i samarbete med Alinea förlag. Tidningen är viktig av olika skäl Tydlig medlemsförmån Kanal för våra konferenser Kanal för IPMA certifieringar Tydliggör föreningens syfte och förmedlar intressanta trender Innehålla intressanta artiklar och forskningsrön Ett sätt att skapa marknadsföringsutrymme för våra partners Digitala kontaktpunkter SPF fortsätter med arbetet att erbjuda effektiv och tillgänglig kommunikation till våra medlemmar samt även andra som är intresserade av projekt och projektledning. SPF hemsida och närvaro i olika sociala medier har varit framgångsrikt och under 2015 kommer detta arbete att fortsätta. SPF är aktiva på: Uppgjord: Pia Lundgren Datum: Version:Slutlig Godkänd: SLG Kommunikation 6(7)

36 LinkedIn Facebook Twitter Bambuser (eventuellt på annan plattform) Resurser SPF har en anställd kommunikatör som arbetar med kommunikationsfrågorna och då särskilt de digitala samt en projektanställd projektledare som driver marknadsföringsprojekt samt evenemang. Särskilda kommunikationsaktiviteter under Under 2015 skall följande aktiviteter genomföras Lansera en ny hemsida Utveckla Bambuser (eller annat alternativ) Producera nytt printmaterial Utveckla och strukturera de befintliga Nyhetsbreven Utreda kostnader och vinster med annonssäljare till PV Identifiera externa mötesplatser/ mässor etc för information om IPMA och föreningen. Aktiviteter som hänger ihop med andra aktivitetsområden. SPF ska fortsätta satsa på cross-selling att i första hand sälja till befintliga kunder och skapa mervärde för dessa. Detta hänger ihop med medlem, certifiering och konferensaktiviteter SPF ska fortsätta påverkansarbetet genom nätverk, möten, konferenser, sponsorer & annonsörer, medlemmar och andra samarbeten. Intressegrupper såsom Agile och Governance bildades 2014 och arbetet pågår också under Uppgjord: Pia Lundgren Datum: Version:Slutlig Godkänd: SLG Kommunikation 7(7)