Granskning av Landstingsfastigheter

Transkript

1 Revisionsrapport Granskning av Landstingsfastigheter Uppföljning och styrning av drift och underhållskostnader, med huvudfokus på energiförbrukning idag och i framtiden samt i enlighet med Miljöpolicy

2 Innehållsförteckning 1 SAMMANFATTNING 1 2 BAKGRUND OCH REVISIONSFRÅGA 2 3 METODIK OCH TILLVÄGAGÅNGSSÄTT 3 4 GRANSKNINGSRESULTAT VERKSAMHETSBESKRIVNING Organisation VERKSAMHETSBESKRIVNING PROCESSBESKRIVNING PROCESSTEG Identifiering Kartläggning Kostnadsberäkning Beslut om äskande från Landstingsstyrelsen Projekt Uppföljning 13 5 REVISIONSBEDÖMNING BEHÖVER UTVECKLAS: ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED.

3 1 Sammanfattning På uppdrag av Revisorerna i Landstinget Halland har Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers med hjälp av byråns fastighets och energiexperter granskat hur Landstingsfastigheter förvaltar, planerar för, och följer upp driften och underhållet av fastigheterna, med särskild inriktning på energianvändning utifrån följande revisionsfråga: - Sköts driften och underhållet av Landstingsfastigheter på ett ändamålsenligt sätt kopplat till god ekonomisk hushållning och miljöpolicyn? Revisionen har genomförts utifrån intervjuer med utvalda personer i beslutsfattande och utförande position inom Landstingsfastigheter och inom Teknisk Service. Vidare har dokumentgranskning skett av relevanta och tillhandahållna dokument. Revisionen har visat att arbetet med energifrågor inom organisationen sker på ett tillfredsställande men inte helt optimalt sätt. Energi- och miljöfrågor är prioriterade och organisationen har befogenhet och tillräckligt med resurser för att uppfylla de miljömål som är ställda i miljöpolicyn. Kostnader för drift och underhåll påverkas i hög grad av energipriset. Enligt vår uppfattning jobbar Landstingsfastigheter mycket bra, dvs. både strategiskt och fokuserat, för att både använda sig av miljövänliga alternativ och för att få ner sina fastighetsrelaterade kostnader. Det finns dock rum för förbättringar. Följande förbättringsåtgärder identifierades: Beslutsunderlag för äskande bör tas fram på ett sätt så att investeringsprojekt kan likställas och jämföras på ett relevant sätt förslagsvis med hjälp av t.ex. nyckeltal. Utarbetande av tydligare och mer branschjämförbara nyckeltal för styrning och uppföljning bör ske. Uppföljning av alla energiinvesteringar bör göras över tiden för att kunna följa pay off tider, lönsamhet på fastighets/objektsnivå och livscykelperspektiv, men också för att kunna ta med sig relevanta erfarenheter vidare i nästa investeringsprojekt. Uppföljning av alla projekt bör följas upp mer systematiskt på ledningsnivå och fler projektuppföljningar bör kunna redovisas för ex Landstingsstyrelsen. Vår uppfattning är att underhållsplanerna bör fördjupas och kopplas ihop med investeringar för t.ex. energi. Det är dock viktigt att man håller dokumenten enkla på så sätt att de inte blir för detaljerade eller att man bygger komplexa beräkningssystem. Det ska vara ett användbart dokument. Utarbetande av en strategi för att minska och separera verksamhetsel från fastighetsel bör ske. Se över vissa av målen i miljöpolicyn så att de inte är för lågt satta. 1

4 2 Bakgrund och revisionsfråga Revisorerna i Landstinget Halland har gett Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers i uppdrag att granska Landstingsfastigheter Halland. Granskningsuppdraget omfattar en begränsad del av Landstingsfastigheters verksamhet och avsikten är att granska uppföljning och styrning av drift- och underhållskostnader, med huvudfokus på energiförbrukning idag och i framtiden samt i enlighet med Miljöpolicy Landstinget Halland äger ett stort antal fastigheter i Hallands län, bland annat sjukhusen i Halmstad och Varberg. Det är väsentligt att driften sköts på ett ändamålsenligt sätt för att uppnå en god ekonomisk hushållning idag och över tiden. När det gäller energianvändningen i fastigheterna (vilken oftast är den största driftskostnaden för en fastighet) har detta även betydelse för hur Landstinget kan uppnå de miljömål som fastställts i miljöpolicyn. Revisorerna vill granska hur Landstingsfastigheter planerar för, förvaltar och följer upp driften och underhållet av fastigheterna särskilt med inriktning på energianvändning. Revisionsfråga: - Sköts driften och underhållet av Landstingsfastigheter på ett ändamålsenligt sätt kopplat till god ekonomisk hushållning och miljöpolicyn? - Delfrågor: - Hur planeras, beslutas och följer man upp kostnader för drift och underhåll? - Nyckeltalsstyrning och uppföljning för Landstingsfastigheter från ledningsnivå ned till fastighetsnivå? - Vilket underlag har man för beslut av ev. byte till mer miljövänlig energi? - Utnyttjas möjlighet till statliga bidrag och EU bidrag? - Vilken uppföljning görs kring styrning av kostnader och miljömål för drift, underhåll och energianvändning och hur görs detta? 2

5 3 Metodik och tillvägagångssätt Revisionen har genomförts utifrån intervjuer med utvalda personer i beslutsfattande och utförande position inom Landstingsfastigheter och inom Teknisk Service. Vidare har dokumentgranskning skett av relevanta dokument. Intervjuer har genomförts med följande personer: Bosse Theoren, fastighetsdirektör, Landstingsfastigheter Leif Haraldsson, f.d. fastighetsdirektör, Landstingsfastigheter Gert Edbertsson, teknisk controller/miljö och energiansvarig, Landstingsfastigheter Jan Malmgren, driftsingenjör, Teknisk Service Mattias Prytz, driftsingenjör, Teknisk Service Niklas Alvbring, fastighetsförvaltare förvaltningsområde Syd, Landstingsfastigheter Tommy Sandquist, fastighetsförvaltare förvaltningsområde Norr, Landstingsfastigheter Intervjuerna har genomförts i en icke standardiserad form, dvs. inga fasta frågeformulär har använts utan intervjuerna har skett i form av öppen dialog. De dokument som har granskats har tillhandahållits av Landstingsfastigheter och Teknisk Service. Granskningen har omfattat bland annat ledningssystem, årsredovisningar, miljöpolicy, energikartläggningar, energideklarationer mm. Granskning har även skett av ett färdigt projekt genom hela livscykeln, dvs. från idé, genomförande och uppföljning. I granskningen har vi kunnat studera de dokument som använts som underlag för beslut, hur projektet har genomförts, vilka data som samlats in och hur uppföljning av resultat har skett. Vi har även gått igenom de programvaror och andra tekniska hjälpmedel som finns till hands. 3

6 4 Granskningsresultat 4.1 Verksamhetsbeskrivning Avsnittet beskriver Landstingsfastigheters organisation, verksamhet och arbetsprocess. I avsnitt 4.3 Processteg kommer varje steg i processen beskrivas utförligare Organisation Fastighetsdirektör Bygghandlingsarkiv Ekonomi/adm. Byggprojektledning Fastighetsförvaltning Utrustningsplanering Miljö, kvalité och Energisamordning Figur 1 Organisationsschema Landstingsfastigheter I vår granskning har vi inriktat oss på de tre enheter som är initierande, verkställande och beslutsfattande för fastigheternas drift- och underhållsåtgärder. Vårt huvudfokus har varit de projekt med miljö- och energianknytning för fastigheterna. I vår revision har Fastighetsdirektören, Fastighetsförvaltningen och Energisamordnaren varit de delar av organisationen som vi har granskat. Fastighetsdirektör är Bo Theoren som anställdes under Till sin hjälp har han även den f.d. fastighetsdirektören Leif Haraldsson som bistår Bo Theoren inom olika frågor under en övergångsperiod. Leif Haraldsson kommer att finnas kvar inom organisationen även efter övergångsperiodens slut. Det finns ingen ledningsgrupp inom organisationen utan man tillämpar kvartalsvisa avstämningsmöten mellan förvaltare, fastighetsdirektör och ekonomifunktionen och veckovisa planeringsmöten med avstämning och uppföljning av ekonomi. 4

7 Inom fastighetsförvaltningen har Niklas Alvbring och Tommy Sandquist ansvar för var sitt geografiskt område. Tommy Sandquist har mångårig erfarenhet inom Landstingsfastigheter och Niklas Alvbring har jobbat inom organisationen i ca 3 år. Energisamordningen består av Gert Edbertsson som har rollen som teknisk Controller. Gert arbetar främst med energifrågor inom Landstingsfastigheter. Utanför Landstingsfastigheter finns det ett nära samarbete med Teknisk Service och då främst med de två driftsingenjörerna Jan Malmgren och Mattias Prytz som jobbar med energikartläggning och med att energideklarera fastigheterna inom landstingsfastigheters bestånd. Teknisk Service utför arbeten på konsultbasis för Landstingsfastigheter utifrån avtal och beställning från fastighetsförvaltningen. Teknisk Service ligger under Landstingsservice. Revisionssynpunkter Energifrågorna inom fastighetsförvaltning är i stor utsträckning beroende av en nyckelperson vilket gör organisationen sårbar vid eventuella personalförändringar, sjukdom etc. Idag ligger stor del av initiativet till energibesparande åtgärder på Teknisk Service drifttekniker ute på förvaltningsenheterna, vilket till stor del är beroende av deras engagemang och intresse då ingen form av incitament finns. Den separation av Teknisk Service från förvaltning som föreligger innebär att en tydlig kravställar- och utförarfunktion upprättats vilket vi bedömer vara fördelaktigt ur effektivitetsståndpunkt o Separation av rollerna öppnar även möjlighet för att genomföra upphandling och därmed konkurrensutsätta teknisk service utförarroll Verksamhetsbeskrivning All drift av fastigheterna köps av Teknisk Service. Avtal finns mellan Teknisk Service och Landstingsfastigheter. Avtalet reglerar i huvudsak all drift av Landstingsfastigheter. Teknisk Service tjänster är inte upphandlade i konkurrens. Som stöd till verksamhetsplanering och uppföljning för varje förvaltningsenhet (vilken utgörs av en eller flera fastigheter samt en eller flera byggnader t.ex. ett sjukhus eller en vårdcentral) finns det underhållsplaner som sträcker sig över 3 år. Underhållet är behovsanpassat, dvs. de fastigheter/byggnader och de hyresgäster/verksamheter som har störst behov prioriteras. Fastighetsförvaltningen genomför tekniska besiktningsronder tillsammans med Teknisk Service och chefer för verksamheten för att fastställa fastigheternas behov. Dessa besiktningsronder genomförs inför hyresomförhandling eller 5

8 vid behov. När underhållsbehovet är identifierat så tar Fastighetsförvaltningen fram underlag och kostnadsberäkningar. Är investeringen liten så tas underhållet direkt ur underhållsbudgeten, krävs större investering så behöver man äska pengar från Landstingsstyrelsen till investeringen. Underlag för äskande till kommande års budget tas fram till maj månad, varför en framförhållning om minst ett år bör ske i verksamheten. Underhållsbudgeten är, enligt landstingsfastigheter själva, relativt låg, stora kostnader för underhåll tas istället i samband med de stora om och tillbyggnader som genomförs. Den långa framförhållningen och de stora ombyggnationerna har även medfört att underhållsplanerna löpande inte är riktigt uppdaterade. Besiktningsronder görs kontinuerligt så att alla fastigheter har gåtts igenom/besiktigats minst vart annat eller vart tredje år enligt ett rullande schema. Insatser görs efter behov. I Landstingsfastigheters hyreskontrakt ingår i princip all energi. Hyresgästerna finansierar alltså värme, fastighetsrelaterad el och verksamhetsrelaterad el via hyran. Att förändra hyresmodellen så att hyresgästerna direkt får ansvar för sin energiförbrukning skulle för elförbrukning innebära att mätare behöver installeras tätare än vad som nu är fallet. Att dessutom göra åtskillnad på elförbrukning till drift av fastighet och verksamhet skulle i vissa fall innebära att nya elstigar behöver installeras. Hyran baseras idag huvudsakligen på tre faktorer, standard på fastighet, läget på fastigheten och vilken verksamhet som bedrivs i fastigheten. Hyreskontrakten är huvudsakligen på tre år. Revisionssynpunkter Det är svårt att mäta förbättringar av energibesparande åtgärder i fastigheterna/byggnaderna då mätningen av elförbrukningen sker tillsammans med verksamhetselen. I många fall är det också så att verksamhetens elförbrukning stiger till följd av ökad användning av elförbrukande apparater som bl.a. datorer och medicinsk utrustning. Det borde också finnas en möjlighet hos verksamheterna i form av incitament till minskad energiförbrukning vilket också borde samordnas med fastigheternas/byggnadernas möjligheter till minskad förbrukning. Här finns stora besparingar att göra för Landstinget Halland både ur ett ekonomiskt perspektiv och ur ett miljömässigt perspektiv. 6

9 4.2 Processbeskrivning Figur 2 Processbeskrivning Figuren ovan är en schematisk bild över den normala processgången vid ombyggnads- och underhållsåtgärder inom Landstingsfastigheter t.ex. de energirelaterade projekt som studerats vid revisionen. 7

10 4.3 Processteg Identifiering För de större vårdenheterna utformas en Idéplan, vilket är likvärdigt med en projektbeskrivning/utvecklingsplan. Idéplanen tas fram av styrgrupper bestående av berörda företrädare för landstingets verksamheter samt från Landstingsfastigheter. I Idéplanen ges förslag på strukturförbättringar för den aktuella vårdenheten. Parallellt med Idéplanen skall en Idéplan Teknik tas fram. I Idéplan Teknik försöker man sammanföra de föreslagna strukturförbättringarna med tekniska lösningar. Idéplan Teknik tittar också på frågor såsom försörjningssystem och på hur dessa klarar eventuella framtida utbyggnader. Dessa planer utgör oftast grunden för identifieringen av de åtgärder som senare kartläggs närmare i djupare kostnadsanalyser/tydligare beskrivningar. En vanligare och många gånger tydligare och effektivare identifierings- och verksamhetsstyrningsmetod är att arbeta med nyckeltal, detta görs i en begränsad omfattning. Det är idag inte möjligt att skilja på verksamhetsel och fastighetsel i de flesta fastigheter, vilket gör att nyckeltalen för de fastigheterna med energislukande verksamhet blir mycket missvisande. Energi- och miljöarbetet bedrivs i energigruppen där fastighetsförvaltarna och energisamordnaren ingår. Vår uppfattning är att huvudsaklig initiering av de större åtgärderna kommer från Energisamordnaren. Projektarbetet bedrivs sedan i förvaltningen. Övriga idéer och förslag till förbättringar kommer huvudsakligen från den löpande verksamheten, både från Teknisk Service som sköter driften och befinner sig ute på objekten och från fastighetsförvaltarna. Fastighetsförvaltarna genomför inspektionsronder vid behov, så kallad teknisk rond, tillsammans med avdelningschefer och ansvarig på teknisk service. Revisionssynpunkter Idéinsamlingen fungerar på det hela taget väldigt bra enligt vår bedömning Det en stor brist att mätningen oftast inte går att genomföra per byggnad eller att det inte går att separera verksamhetselen. Detta medför att nyckeltal inte blir tillräckligt detaljerade eller exakta för att kunna användas till korrekt identifiering.(värmeförbrukning går att mäta per byggnad). Det finns även stora brister i jämförelsetal att mäta nyckeltal emot. I den statistik som finns tillgänglig ligger Landstingsfastigheter relativt högt. Det finns dock inga tydliga riktlinjer för framtagandet av de värden som ligger till grund för statistiken så denna kan vara missvisande. Genom utökat samarbete med de landsting som man redan i dag har samarbete med skulle man kunna ta fram relevanta jämförbara nyckeltal. 8

11 Identifieringen fungerar bra i dagsläget då det finns gott om frågor att ta tag i. Det är viktigt att man funderar på framtiden och om man kan arbeta med identifieringen av problemområden på ett mer systematiskt sätt. Idéplaner från verksamheterna skall tas fram parallellt med den tekniska idéplanen från förvaltaren. Vår uppfattning är att i praktiken görs Idéplanen från verksamheten före den tekniska idéplanen. Problemet med denna ordning är att verksamheterna kan ställa krav som kan bli kostsamma att möta. Genom att göra ordningen tvärt om, så att teknisk plan tas fram före verksamhetens idéplan, kan kostsamma lösningar undvikas och samordning med löpande och periodiserat underhåll bättre samordnas. Samtidigt får verksamheterna endast marginellt begränsade frihetsgrader och mycket större möjligheter att påverka sin egen förbrukning. Ytterligare fördelar skulle kunna uppnås genom att lyfta intresset för att man vid inköp av utrustning till verksamheterna också har med ett miljö- och energiförbrukningsperspektiv liksom beaktande av framtida förvaltnings- och förbrukningskostnader, vilket inte finns med idag Kartläggning Kartläggningen av den aktuella fastigheten eller det aktuella problemet sker ofta genom så kallade energikartläggningar eller genom de energideklarationer som måste genomföras innan årsskiftet 08/09. Kartläggningen sker på konsultbasis av Teknisk Service eller annan utomstående konsult. Teknisk Service har skaffat sig kompetens genom utbildning av de två driftsingenjörer vilka nu innehar ackreditering av SWEDAC för att genomföra energideklarationer. För att hålla hög standard på genomförandet har även en kvalitetsmanual skapats. Teknisk Service är certifierade enligt ISO 14001, ISO 9001 och AFS 2001:1. Vi har gått igenom och granskat två av kartläggningsdokumenten: Energi- och klimatkartläggningsdokument Granskat dokument VC Särö , daterad Dokumenten innehåller En beskrivning av den kartlagda fastigheten av allmän karaktär samt med utförlig basfakta om byggnaden Energianvändning beskrivs för värme och el inklusive elabonnemang och eleffektivisering Funktionskontroll av luftbehandlingssystem inklusive ventilationssystem och värmeväxlingssystem 9

12 Värme- och kylsystem inklusive produktion och distribution av värme, varmvatten och kylvatten Inneklimat och komfort som baseras dels på en enkätundersökning och dels på mätningar av inomhusklimatet Rekommendationer som beskriver rekommenderade åtgärder Dokumenten är uppbyggda så att en sammanfattning överskådligt beskriver resultat av kartläggningen och de åtgärder som rekommenderas omedelbart, på kort sikt och på lång sikt tillsammans med en slutsats. Revisionssynpunkter För att kunna bedöma om en åtgärd som ger en energibesparing som är rationell att genomföra bör dess besparingspotential kopplas till dess investeringskostnad. Det är endast gjort för injustering av radiatorsystem vilket redovisas i bilaga 8. De rekommendationer som lämnas föreslås följa den ordning som anges. Det är oklart vilka kriterier som ligger till grund för denna prioriteringsslutsats. Det är även oklart vad som avgör om en åtgärd rekommenderas omedelbart, kortsiktigt eller långsiktigt. Dokumenten kopplas inte direkt till de miljömål som satts inom området. Värmepriserna är satta till 0,5 och elpriserna till 0,8 kr/kwh. Priserna är centralt satta vilket är bra för el, dock bör värmekostnaden spegla den värmekostnad som gäller för respektive byggnad. Energideklaration Rapport till fastighetsägare Granskat dokument är , daterad Dokumentet innehåller: Bakgrund och kortfattad beskrivning av byggnaden Användning av media (värme, el och vatten) inklusive förbrukningsdata från ett år eller genomsnitt av flera år (det är oklart vilket år datan är ifrån). Besiktningsbeskrivning av byggnadens klimatskärm, värme- och ventilationssystem, elinstallationer samt komfortkyla Förslag till åtgärder inklusive rekommendation om kostnadseffektiva åtgärder Åtgärdsförslagen innehåller 10

13 o En bedömd investeringskostnad för nollalternativ, övervägt alternativ samt eventuell merkostnad. o Minskad energianvändning, o Besparingskostnad per energimängd, samt o Eventuellt minskat utsläpp av koldioxid Dessutom återfinns förslag till förbättringar utan kostnads- eller besparingsberäkningar Slutsats inklusive föreslagen prioriteringsordning Revisionssynpunkter Dokumenten är kortfattade och koncisa. De innehåller i allt väsentligt en bra grund för beslut om att kunna gå vidare med de föreslagna åtgärderna. Det bör framgå vilket eller vilka år som är grund för de mätdata man presenterar. Det kan även vara lämpligt att redovisa fler data än enbart ett år för att se hur byggnadens energiprestanda utvecklats över tiden. Det är bra att dokumenten innehåller kostnadsbedömningar per åtgärd och att payoff tid beräknats och redovisats överskådligt. Dokumenten är begränsade i omfång vilket ger läsaren en snabb överblick av byggnadens situation. Dock bör det göras hänvisning till den mer omfattande energikartläggningen i de fall en sådan finns Kostnadsberäkning Kostnadsberäkning av föreslagna återgärder ingår som regel inte då Teknisk Service har genomfört kartläggningen utan då måste dessa kartläggningar kompletteras genom att kostnadsberäkning utförs självständigt av förvaltaren eller av annan konsult. I de granskade energideklarationerna fanns kostnadsberäkning inkluderat. Revisionssynpunkter Som tidigare nämnts vore det bra om investeringskostnaden fanns med redan i kartläggningsdokumenten. För att kunna bedöma om en åtgärd som ger en energibesparing är rationell att genomföra bör dess besparingspotential kopplas till dess investeringskostnad. Finns inte kompetensen inom Teknisk Service för att bedöma investeringskostnaden så bör Teknisk Service inhämta den informationen från utomstående konsult för att komplettera sin dokumentation. 11

14 Rangordningen av de alternativ till energibesparingar som presenteras blir mer rationell om de även tar hänsyn till investeringskostnad Beslut om äskande från Landstingsstyrelsen När kostnadsberäkning är gjord så rangordnas de olika förslagen efter principen snabbast payoff går först, man prioriterar de åtgärder som betalar tillbaka investeringskostnaden på kortast tid. De energisparande återgärder som Fastighetsförvaltningen vill genomföra lyfts upp till Landstingsstyrelsen inför fastställande av budgeten. De beslutar sedan om medel skall tilldelas för att genomföra dessa åtgärder. Enligt uppgift finns även miljöhänsyn enligt Miljöprogrammet med som prioriteringsparameter vid investeringsbedömning. Ofta är det fråga om så kallad dubbel vinst där miljö och ekonomi sparas parallellt men ibland kan dock miljöfrågan ge att projektet genomförs även om återbetalningstiden är lång. De pengar som landstingsstyrelsen tilldelar för energibesparande åtgärder konkurrerar inte med de pengar som anslås till annat underhåll eller andra investeringar utan kommer utöver dessa. Landstingsfastigheter utnyttjar även de bidrag som går att få från statligt håll, man har sökt och beviljats Energibidrag för offentliga lokaler. Man har även sökt stöd från Naturvårdsverkets klimatinvesteringsprogram (KLIMP) för energiåtgärder men fått avslag för vissa KLIMP-ansökningar. När det gäller eventuella stödmöjligheter från EU så har detta inte undersökts av Landstingsfastigheter pga. av tidsbrist. Revisionssynpunkter De projekt som har en ekonomisk pay back inom ca 10 år beviljas i regel alltid av Landstingsstyrelsen. Mindre återgärder som betalar sig inom 1-2 år bör kunna tas direkt från driftsbudgeten Det finns en mindre budget för att använda till ospecificerade investeringar under året. En ökning av denna budget hade kunnat medföra en snabbare implementering av åtgärder. Statsbidrag utnyttjas effektivt. Dock bör man undersöka vilka möjligheter till EUbidrag som finns. Då detta kan vara tidskrävande kan tjänsten köpas in. Inom energigruppen har man diskuterat om det inte vore en bra idé att införa livscykelkostnad för investeringarna för att åskådliggöra energikostnaden på ett tydligare sätt, det är ännu inte implementerat. Vi anser att livscykelperspektiv på investeringarna är ett bra instrument vid jämförelse av investeringsalternativ. 12

15 4.3.5 Projekt När projekt skall genomföras så lämnas projekten över till bygg- och projektledningen inom Landstingsfastigheter som genomför projekten efter fastställd finansieringsplan Uppföljning Efter att slutbesiktning av projektet har skett sker uppföljning och mätning vid större investeringar. Mindre investeringar följs inte upp. Denna uppföljning sker inom garantitiden så eventuella krav kan riktas mot entreprenörer. Det finns ingen speciellt utformad uppföljningsprocess utan uppföljningen sker relativt ad hoc. Teknisk Service tar fram underlag till Teknisk Controller som granskar och utvärderar dessa och rapporterar till Fastighetsförvaltningen. Som hjälpmedel för uppföljning har energicontrollern dataprogramvaran Landlord med en påkopplad energimodul. Programmet fungerar bra men företaget som levererar programvaran utvecklar inte energimodulen i den utsträckning som efterfrågas. Revisionssynpunkter Uppföljning av det större projekt som granskats i detalj var god enligt vår uppfattning. Data insamlas i stor mängd och presenteras och analyseras på ett noggrant och överskådligt sätt. Förutsättningarna att genomföra uppföljning starkt beroende av vilka energimätpunkter som finns kopplade till programvaran Landlord. Större krav kan ställas på Teknisk Service i avtalen på vad som skall innefattas i uppföljningen av projekten 13

16 5 Revisionsbedömning Hur planeras, beslutas och följer man upp kostnader för drift och underhåll? Nyckeltalsstyrning och uppföljning för Landstingsfastigheter från ledningsnivå ned till fastighetsnivå? Nyckeltalsstyrning på fastighetsnivå saknas i de flesta fall, pga. att det saknas möjlighet att mäta till exempel energianvändningen på fastighetsnivå. På nyare fastigheter sker dock denna mätning och för uppvärmning via fjärrvärmenätet sker mätning på fastighetsnivå. Nyckeltal finns per vårdenhet men då är oftast verksamhetskostnaderna med t.ex. för el. Dock saknas relevanta jämförelsetal med andra landsting. Vår uppfattning är att det finns bristande intresse från ledningshåll för uppföljning av nyckeltal och energisparande projekt. Idag finns dokumentation och sammanställda rapporter för investeringsprojekt på verksamhetsnivå i de s.k. Idéplanerna samt på Förvaltningsnivå i Teknikplanen. På ledningsnivå saknas dock jämförbara sammanställningar för beslut enligt vår uppfattning. Det som saknas är beslutsunderlag och underlag för vilka urvalskriterier man fattar beslut på i ledningsnivå för investeringar (dvs. inför beslut om äskanden för kommande budget). Ett sådant beslutsunderlag bör innehålla underlag och kalkyler för att kunna prioritera mellan olika energibesparande projekt, både sinsemellan projekten, men också mellan olika förvaltningsobjekt. Dessa bör också kunna relateras till underhållsplaner för att kunna samordnas och prioriteras tillsammans med och mot kommande underhåll och ombyggnader/tillbyggnader för att mot långsiktigt rätt ekonomiska mål kunna välja ut de mest lönsamma investeringarna. Det saknas också uppföljning och redovisning av energiinvesteringar på ett systematiskt och kontinuerligt sätt, detta borde ha gjorts utifrån den investeringsbudgeten/kalkyler man hade vid besluts- och investeringstillfället. Några större projekt har följts upp på initiativ av energisamordnaren. Man saknar då också dokumenterade erfarenheter att ta med sig till vidare förvaltning och framtida investeringar. Vilket underlag har man för beslut av ev. byte till mer miljövänlig energi? Utnyttjas möjlighet till statliga bidrag och EU bidrag? I princip skall uppvärmning med olja bytas ut mot mer miljövänliga alternativ. När det gäller övriga investeringar i energibesparande åtgärder så anser vi att landstingsfastigheter gör väl underbyggda kartläggningar av sina fastigheter och på så sätt får ett väldigt bra underlag för att fatta korrekta beslut. Statliga bidrag utnyttjas på ett tillfredställande sätt men EU-bidrag nyttjas ej. 14

17 Vilken uppföljning görs kring styrning av kostnader och miljömål för underhåll, drift och energianvändning och hur görs detta? Uppföljning och mätning sker kontinuerligt. Miljömålet för de närmsta tre åren med en minskad energianvändning på 6 % över tre år är redan uppfyllt. Målen för kostnader för media är svåra att definiera och kunna styra mot pga. de påverkas så starkt av energipriserna. Dock jobbar man kontinuerligt med inköp av t.ex. el, både för att förbättra andelen miljömärkt el för att få lägre inköpspriser. Dock finns det brister i uppföljningen när det gäller återrapportering till ledningsnivå och till landstingsstyrelsen. Sköts driften och underhållet av Landstingsfastigheter på ett ändamålsenligt sätt kopplat till god ekonomisk hushållning och miljöpolicyn? Vår uppfattning är att Landstingsfastigheter har ett väl utformat och genomarbetat energiarbete och aktivt och strukturerat jobbar med att minska energianvändningen inom sina fastigheter. Landstingsfastigheter har genom sitt arbete i flera fall överträffat de uppsatta miljömålen. Kostnader för drift och underhåll påverkas mycket av energipriset. Enligt vår uppfattning jobbar Landstingsfastigheter mycket bra för att få både använda sig av miljövänliga alternativ och för att få ner inköpspriser. 5.1 Förslag till vidareutveckling Vår uppfattning är att man har en väl fungerande förvaltningsorganisation med goda relationer till konsulter och underleverantörer, tillika med sina hyresgäster ute i verksamheterna. Landstingsfastigheter i Halland har också en stor förståelse, ett stort intresse samt mycket goda kunskaper i fastighetsrelaterade miljö- och energifrågor. Miljöoch energiarbetet drivs dock till stor del av en nyckelperson till vilken alla har en stor tilltro och vad vi bedömer bedrivs detta arbete på ett mycket engagerat och kunnigt sätt. Detta gör dock organisationen sårbar. Genom att ha en tydlig dokumentation och uppföljning samt tydliga och systematiskt genomarbetade beslutsunderlag kan man minimera riskerna. Vår rekommendation är att följande bör utvecklas: Beslutsunderlag för äskande bör tas fram så att projekt kan likställas och jämföras med hjälp av t.ex. nyckeltal. Utarbetande av bättre nyckeltal bör ske för kontinuerlig styrning och uppföljning. Uppföljning av energiinvesteringar bör göras över tiden bl.a. för att tillvarata kunskap, lättare kunna prioritera projekt och för återföring till nya investeringar 15

18 Uppföljning av alla projekt bör följas på ledningsnivå och fler projektuppföljningar bör redovisas för Landstingsstyrelsen. Underhållsplanerna bör fördjupas och kopplas ihop med investeringar för t.ex. energi. Utarbetande av strategi för att minska och separera verksamhetsel från fastighetsel bör ske. Se över vissa av målen i miljöpolicyn så att de inte är för lågt satta. 16