SAMMANTRÄDESPROTOKOLL

Transkript

1 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida1(7) Plats och tid Sessionssalen, Gamla kommunhuset, kl 09:00 ande Ledamöter Bo Hasselblad (M), Ordförande Elisabet Edlund (S), 1:e vice ordförande Sirvan Mostafaey (S) Lennart Pettersson (V) Olle Persson (M) Övriga närvarande Ersättare Anders Byström (L) Övriga Närvarade Monika Holmberg, HR-Chef Rebecca Moyo, Kommunsekreterare Justering Utses att Justera Sirvan Mostafaey (S) Justeringens plats och tid Kommunledsförvaltningen, Underskrifter Sekreterare Paragrafer Rebecca Moyo Ordförande Bo Hasselblad Justerare ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Datum då anslaget sätts upp Datum då anslaget tas ned Förvaringsplats för protokollet Kommunledsförvaltningen Underskrift Rebecca Moyo

2 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 2 (7) Ärendelista 15 ATVKS Dnr Information från verksamheten ATVKS Dnr Avgångsenkät - uppdrag ATVKS Dnr Heltid som norm - information ATVKS Dnr Arbetsmiljöinspektion inom äldreomsorg - återrapportering ATVKS Dnr Personalsituation under sommaren... 7

3 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 3 (7) 15 ATVKS Dnr Information från verksamheten et noterar information till protokollet. HR-Chef Monika Holmberg föredrar ärendet. HR-enhetens arbete HR fortsätter arbetet med GDPR. Rekryteringsprocessen kring Framtida chef i Östergötland kommer att påbörjas i början av Det finns en plats och hittills har 10 stycken ansökt, varav 5 har uppfyllt kraven. Programmet pågår i 1 år. IA-systemet är ett digitalt system för att anmäla tillbud och avvikelser. Planeringen är att systemet ska börjas att användas hösten Personalförändringar Socialchefen avslutar sin anställning sista september. Rekryteringsprocessen är påbörjad för att tillsätta tjänsten. Kommunsekreterare Joakim Karlsson avslutar sin anställning och ersättare blir Rebecca Moyo Jenny Grönesjö Norén är tillsatt som MEX och planarkitekt och en ny ekonom hos ITSAM är tillsatt då en ekonom avslutar sin tjänst. Ny chef på samhällsplanering och kommunikationer är tillsatt. Johan Gustavsson har blivit tillsatt som VD för Åtvidabergs Vatten Renhållning AB. et skickas till

4 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 4 (7) 16 ATVKS Dnr Avgångsenkät - uppdrag Förvaltningens förslag till beslut et beslutar att uppdra åt HR-enheten att införa webbaserade avgångsenkäter och sammanställa resultaten årligen. Enkäten distribueras till samtliga som slutar genom egen uppsägning efter minst ett års anställning. Ett avgångssamtal, även kallat avgångsintervju eller avslutningssamtal, syftar till att få diagnostisk och strategisk information från medarbetaren i samband med att denne av någon anledning ska sluta. Avgångssamtal kan leda till möjligheter att utveckla verksamheten, arbetsgruppen eller chefens ledarskap. Avgångssamtal ska hållas med alla som slutar sin anställning och som arbetat i minst ett år i kommunen. Det är också viktigt att våra medarbetare lämnar organisationen med en så bra bild av verksamheten som möjligt. Sedan ett par år tillbaka finns en gemensam intervjuguide i kommunen men i takt med att kompetensförsörjningen blivit ett allt med strategiskt område har behovet uppstått att även samla in informationen på central nivå. Det kan ge kommunen viktig kunskap om vanliga anledningar till att medarbetare slutar och därigenom kunskap om viktiga utvecklingsområden. HR-enheten har tagit fram en enkät som distribueras till samtliga anställda då besked om att anställningen ska avslutas inkommer till löneadministratör. Svaren sammanställs årligen och återrapporteras till lämpliga instanser som, ledningsgrupp, samverkan et cetera. sunderlag Bilaga: Enkätfrågor version 1 et skickas till

5 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 5 (7) 17 ATVKS Dnr Heltid som norm - information et noterar information till protokollet. En framtagen handlingsplan utifrån HÖK16 Kommunal. Syftet med handlingsplanen är att sträva efter att heltid ska bli norm. Arbetet ska bidra till att förbättra områden som arbetsmiljö, jämlikhet och skapa attraktiva arbetsplatser. Vård och omsorgsförvaltningen har varit pilotarbetsplats under våren 2019 och genomförandeskiss kommer att påbörjas under hösten. et skickas till

6 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 6 (7) 18 ATVKS Dnr Arbetsmiljöinspektion inom äldreomsorg - återrapportering et noterar information till protokollet. Arbetsmiljöverket har besökt kommunen utifrån nationell inspektionssatsning. Muntlig återkoppling kommer att ske i mars och ett skriftligt inspektionsmeddelande i april. Insatser som gjordes direkt var att ge introduktion inom hemtjänst som omfattar alla samt att informera om rutiner för tillbud och informera om rutiner för kränkande särbehandling. Insatser som behöver förberedelser är att utveckla formerna för att lämna tillbud så att det verkligen blir av. Påbörja utvecklingen av riskbedömningar i hemmet utifrån tips från personlig assistans. Förändra hemtagningsteamens roll till att också beakta arbetsmiljö. Jobba på APT med frågan kränkande särbehandling och vad som är lämpligt beteende på jobbet. Hantera de kränkningar som existerar. Förbättra utformningen av tvättstugan samt rutiner. Gå igenom och förbättra rutiner för SAM på Rosengårdarna tillsammans med HR-enheten. Fixa belysningen i anslutning till tvättstugan. et skickas till

7 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 7 (7) 19 ATVKS Dnr Personalsituation under sommaren et noterar information till protokollet. Vård och omsorgsförvaltningen har inte haft full bemanning. Enheten hade önskat att bemanningen var tidigare ute med planering och vikarier. Skolan har haft bra bemanning under sommaren och ser positivt på ett fler behöriga lärare ökar. Det är enbart enstaka personer som har sagt upp sig efter sommaren, men inte mer än vanligt. Samhällsbyggnadsförvaltningen har haft stora problem med de varma temperaturerna som har påverkat arbetsmiljön negativt. et skickas till