Mattias Robertsson Bly, förbundsdirektör Joakim Karlsson, ledningssekreterare. Underskrifter Sekreterare Paragrafer Joakim Karlsson

Transkript

1 1(11) Plats och tid Boxholms kommunhus, kl. 10: Beslutande Ledamöter Elisabet Edlund (ÅTV), Ordförande Annicki Oscarsson (ÖDE), 1:e vice ordförande Britt-Marie Johansson (BOX) Tomas Peterson (VIM) Sven-Inge Karlsson (YDR) Tjänstegörande ersättare Lars Karlsson (KIN) Ersättare Bo Hasselblad (ÅTV) Övriga närvarande Mattias Robertsson Bly, förbundsdirektör Joakim Karlsson, ledningssekreterare Justerare Britt-Marie Johansson Justeringens plats och tid Underskrifter Sekreterare Paragrafer Joakim Karlsson Ordförande Elisabet Edlund Justerare Britt-Marie Johansson ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Datum då anslaget sätts upp Datum då anslaget tas ned Förvaringsplats för protokollet Itsams kontor, Kinda kommun Underskrift Joakim Karlsson

2 2(11) Ärendelista 27 Dnr 2018/00021 Information från verksamheten Dnr 2018/00022 Ekonomi Dnr 2018/00023 Personal Dnr 2018/00029 Byte av befintliga lokaler Dnr 2018/00046 Prislista Dnr 2018/00047 Delårsbokslut Dnr 2018/00048 Tillgång till bank och skattekonto för Malin Wikström... 11

3 3(11) 27 Dnr 2018/00021 Information från verksamheten s beslut beslutar notera informationen till protokollet. Förbundsdirektör Mattias Bly föredrar ärendet. Upphandling av dokument- och ärendehanterings är under arbete. Det finns två scenarier, varv det ena är att Ciceron är fortsatt ärendehanteringssystemet och det andra scenariot är att någon annan vinner upphandlingen. I praktiken har det ingen större betydelse. I grund och botten är det av stor vikt att den digitala utvecklingen fortsätter och att ett dokument- och ärendehanteringssystemet går i linje med den utvecklingen. Det har ställs frågor angående om behovet av en support från Itsams sida som är bemannad dygnet runt. Det skulle innebära att personal inom Itsam måste arbeta skift. Kommunchefsberedningen ansåg att Itsams redundans borde bli starkare så system inte går ner istället. Där borde resurserna läggas istället. Medlemskommuner bör utveckla sina reservrutiner och lägga resurser där istället för ytterligare bemanna Itsam. Just nu pågår ett övergripande arbete kring olika personuppgiftbiträdesavtal då rollerna i kedjan inte är helt tydliga och klara. Det pågår en stor inventering i en betydande omfattning i medlemskommunerna. Ett skarpt forumlär i DraftIT kommer driftsättas den 19 september. En ordning då medlemskommunerna ska gå igång är klar och först ut är Boxholms kommun. Inom GDPR-området händer det en del när det kommer till vägledning från olika myndigheter som Itsam och dess medlemmar måste förhålla oss till på ett eller annat sätt. Ett förslag till personuppgiftsbiträdesavtal och policy för behandling av personuppgifter kommer komma till direktionen för beslut i november. Skolsystemet IST är fortfarande besvärligt. En ekonomisk uppgörelse är nådd som innehåller ekonomisk kompensation samt kommande moduler. En användargrupp kommer att träffas under nästkommande vecka för att diskutera kommunernas roll i frågan.

4 4(11)

5 5(11) 28 Dnr 2018/00022 Ekonomi s beslut beslutar att notera informationen till protokollet. Mattias Bly föredrar ärendet. Den ekonomiska informationen föredras i samband med informationen kring delårsbokslutet per den

6 6(11) 29 Dnr 2018/00023 Personal s beslut beslutar att notera informationen till protokollet. Mattias Bly föredrar ärendet. Det är fortsatt svårt att rekrytera kompetent personal. Tjänsten som servicetekniker sökes fortfarande. På enheterna gällande teknik är förbundet konkurrenskraftiga och det är inte alltid lönen som är det avgörande för den sökande.

7 7(11) 30 Dnr 2018/00029 Byte av befintliga lokaler s beslut beslutar utreda möjligheten att byta lokaler till Linköping utifrån ett kompetensförsörjningsperspektiv samt ett organisationsperspektiv genom utarbeta en risk och konsekvensanalys. Utredningen ska belysa konsekvenser av en flytt ur ett brett perspektiv, bland annat teknisk service till medlemskommunerna och ekonomisk påverkan för förbundet. beslutar att beslut i frågan på direktionens sammanträde i november. Mattias Robertsson Bly föredrar ärendet. En diskussion från direktionen angående möjligheten att byta lokaler inom Itsams verksamhet har diskuterats under året. Det råder en enighet i frågan från kommunchefsberedningen. Det har påtalats att det finns ett framtida kompetensförsörjningsproblem så som verksamheten ser ut idag. Nuvarande lokaler är trånga och överbemannade samt att luftkonditioneringen inte lever upp till vad som anses som standard och upplevs som ett arbetsmiljöproblem från personalen. Frågan kring byte av lokaler bör präglas av ett kompetensförsörjningsperspektiv samt ett organisationsperspektiv. Ett beslut i frågan kommer beslutas av direktionen i november.

8 8(11) 31 Dnr 2018/00046 Prislista 2019 s beslut beslutar anta avgifter och taxor för Itsam år Mattias Robertsson Bly föredrar Itsams taxor och avgifter för år Två ändringar införs gällande avgifter och taxor för år Förändringarna gäller elevdatorer en till en samt återetablering inom drift och förvaltning av fibernät ökar och resterande taxor indexeras med kommunindex. Beslutsunderlag Avgifter och taxor för år 2019

9 9(11) 32 Dnr 2018/00047 Delårsbokslut 08 s beslut noterar informationen till protokollet. kommer fatta ett beslut gällande delårsbokslutet under nästkommande direktionssammanträde i november. Mattias Bly Robertsson föredrar ärendet. Sedan mars har huvudansvaret för ekonomin inom Itsam legat hos Åtvidabergs kommun. Sedan en dryg månad tillbaka har Åtvidabergs kommun anställd en ekonom som heter Malin Wikström som arbetar delvis hos Itsam. Initialt har det hittas en del fel i ekonomin och arbetet just nu handlar om att få ordning på problemen och gå till botten med varför så många fel har hittas i ekonomisystemet. Jämfört med föregående år samma period har intäkterna (exklusive bredbandsutbyggnad) ökat med Tkr, vilket motsvarar en ökning med 8,4 procent. Verksamhetens nettokostnader uppgår till Tkr (exklusive bredbandsutbyggnad) vilket innebär att nettokostnaderna ökat med 3,2 procent jämfört med samma period föregående år. Finansiella intäkter för perioden uppgår till 0 Tkr och finansiella kostnader uppgår till 136 Tkr. Finansnettot uppgår således till -136 Tkr. De finansiella kostnaderna har ökat med 29 Tkr vilket är en nettoeffekt av lägre räntekostnader på lån (+32 Tkr), högre kostnader för dröjsmålsränta till leverantörer (-54 Tkr) samt ökade bankkostnader (-7 Tkr). Kommunalförbundet redovisar ett positivt resultat om Tkr. Budgeterat helårsresultat uppgår till Tkr vilket innebär att periodens budgeterade resultat vid linjärt fördelad budget uppgår till Tkr. Budgetavvikelsen för perioden är således positiv och uppgår till 625 Tkr.

10 10(11) Beslutsunderlag Delårsbokslut per den

11 11(11) 33 Dnr 2018/00048 Tillgång till bank och skattekonto för Malin Wikström s beslut Kommunchefsberedningen beslutar ge tillgång till bank och skattekonto för Malin Wikström. Mattias Robertsson Bly föredrar ärendet. Åtvidabergs kommun arbetar med Itsams ekonomi för tillfället och en ny ekonom har anställts i Åtvidaberg för att löpande kunna hjälpa Itsam. I en del av sitt uppdrag som ekonom krävs tillgång till bank och skattekonto för Malin Wikström.