Protokoll

Transkript

1 Tid Plats 09:00-12:00 Södra Allén 2, Hallsberg ande ledamöter Elisabeth Lennartsson (S) (vice ordförande) (Askersund) Inga-Britt Ritzman (S) (Hallsberg) Wendla Thorstensson (C) (ordförande) (Lekeberg) Christer Johansson (S) (Laxå) Ej tjänstgörande ersättare Kerstin Svärd (C) (Askersund) Övriga Birgitta Harsbo (Ekonom) Birgith Ekblom (Sekreterare) Protokollet innehåller paragraferna 1-14 Ordförande Wendla Thorstensson Justerare Inga-Britt Ritzman Sekreterare Birgith Ekblom Page 1 of 17

2 Sydnärkes kommunalförbund ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Styrelse/Nämnd Sammanträdesdatum Datum för överklagan till och med Förvaringsplats för protokollet Underskrift/anslaget av Kommunalförbundets expedition Birgith Ekblom Page 2 of 17

3 Ärendelista 1 Godkännande av dagordning 2 Val av justerare 3 Årsredovisning Uppföljning av internkontrollen Attestförteckning Delegationsordning Ändring av förbundsordning 8 Avtal textilinsamling 9 Ersättning Pantamera 10 Ekonomirapport 11 Verksamhetsrapport 12 Övriga rapporter 13 Delegationsbeslut Övrigt Page 3 of 17

4 1 Godkännande av dagordning Dnr 18 SKF 1 Dagordningen godkändes med följande tillägg under övrigt: Information angående mötet kring avfall i länet den 1 mars Information angående Avfall Sverige Page 4 of 17

5 2 Val av justerare Dnr 18 SKF 2 Att justera dagens protokoll utses Inga-Britt Ritzman Page 5 of 17

6 3 Årsredovisning 2017 Dnr 18 SKF 6 Utfallet 2017 blev ett överskott om ca 2,8 mkr vilket är en avvikelse mot budget med ca 4 mkr. Resultatutjämningsfonden i Lekeberg gick från ett negativt saldo till ett positivt sådant. I Laxå hämtades nästa hela underskottet från 2016 in. I Askersund gick verksamheten med ca 1 mkr plus där uppgår därför fondens behållning till samma belopp. I Hallsbergs ökade dessvärre fonden med ca 300 tkr till 7,8 mkr. Stora händelser under året var framför allt öppnandet av den nya återvinningscentralen i Askersund, besluten om ny renhållningsordning i kommunerna, övertagande av insamlingen i Lekeberg och den första egna kundenkäten. Resultatet av kundenkäten visar på en stor nöjdhet med förbundets verksamhet. Sjukfrånvaron totalt minskade något jämfört med I både den yngre som den äldre åldersgruppen ökade den men detta vägs upp av en väsentlig minskad sjukfrånvaro i den mellersta åldersgruppen. sunderlag Förslag till årsredovisning Årsredovisning SKF 6 Årsredovisning SKF 6 Årsredovisning 2017 godkänner årsredovisningen 2017 och överlämnar den till revisorerna Page 6 of 17

7 4 Uppföljning av internkontrollen 2017 Dnr 18 SKF 7 ade kontroller utfördes inom riskområdena strategiska risker, operativa risker samt ekonomiska risker. Utförda kontroller visar i stort att mycket fungerar som det ska men det finns vissa saker som behöver utvecklas eller förbättras. sunderlag Förslag till beslut Uppföljning av internkontrollen 2017 godkänner uppföljningen och lägger den till handlingarna. Page 7 of 17

8 5 Attestförteckning 2018 Dnr 18 SKF 8 sunderlag Förslag till Attestförteckning 2018 beslutar att: 1. utse Förbundschef Leif Welander och Ekonom/utredare Birgitta Harsbo till behörighetsattestant för ansvar samt för verksamheterna och avseende: * Leverantörsbetalningar * Utbetalning av kommunernas VA-intäkter * Återbetalning till abonnenter * Rättelser i ekonomisystem/omkonteringar. 2. ge Ekonom/utredare Birgitta Harsbo behörighet att via bank-id inge moms- och arbetsgivardeklarationer till Skatteverket. 3. ge Förbundschef Leif Welander rätt att kontrasignera och Ekonom/utredare Birgitta Harsbo rätt att godkänna utbetalningsfiler i internetbank avseende leverantörsbetalningar samt att utse Assistent Sabrina Vale till ersättare för Birgitta Harsbo. 4. ge Assistenterna Susanna Ungdal, Sabrina Vale, Marie Mattsson, Birgith Ekblom, vikarierande Assistent Helena Sköldqvist samt Ekonom/utredare Birgitta Harsbo och Förbundschef Leif Welander behörighet till hemtagning av inkomna betalningar, betalfiler och automedgivande i internetbank. Page 8 of 17

9 6 Delegationsordning 2018 Dnr 18 SKF 9 Föreslagen delegationsordning är identisk med föregående års. Inga ändringar har bedömts vara nödvändiga. sunderlag Förslag till delegationsordning Delegationsordning 2018 beslutar återremittera ärendet Page 9 of 17

10 7 Ändring av förbundsordning Dnr 18 SKF 10 Den nya kommunallagen från 1/ innebär att ett par små ändringar i förbundsordningen behöver göras. Av en förbundsordning ska framgå på vilken webbplats förbundets anslagstavla ska finnas samt om allmänheten ska ha rätt att ställa frågor om årsredovisningen vid ett sammanträde och i så fall förutsättningarna för detta. Utöver dessa ändringar föreslås höjning av arvodena för ordförande och vice ordförande från 2,5 % till 5 % respektive från 1 % till 2,5 %. sunderlag Förslag till ändring av förbundsordningen 18 SKF 10 Ändring av förbundsordning beslutar återremittera ärendet Page 10 of 17

11 8 Avtal textilinsamling Dnr 18 SKF 17 Avtal ingicks 1/ med Myrorna gällande insamling av textilier på förbundets återvinningscentraler. Nu har det visat sig att hanteringen av de insamlade textilierna ej längre fullt ut stämmer överens med hanteringen då avtal tecknades. Myrorna har ej meddelat förbundet den ändrade hanteringen. Detta föranleder förbundet att avsluta samarbetet beslutar att avtalet med Myrorna angående textilinsamlingen sägs upp. Page 11 of 17

12 9 Ersättning Pantamera Dnr 18 SKF 18 Från starten av mottagandet av returburkar och PET-flaskor på förbundets återvinningscentraler har ersättningen för dessa från Pantamera, enligt direktionens tidigare beslut, tillfallit Läkare utan gränser. Då det finns ett otal med organisationer i behov av ekonomiskt stöd för sin verksamhet är det lämpligt att denna ersättning nu tillfaller annan sådan. beslutar att ersättningen från Pantamera för inlämnade returburkar och PET-flaskor från och med 2018 ska tillfalla SOS Barnbyar Page 12 of 17

13 10 Ekonomirapport Dnr 18 SKF 3 Ekonom Birgitta Harsbo informerar muntligen. lägger rapporten till handlingarna. Page 13 of 17

14 11 Verksamhetsrapport Dnr 18 SKF 4 Ekonom Birgitta Harsbo informerar om: * Hallbo har betalt sin skuld till oss *Hyran för ÅVC Askersund är ej klar *De gamla sopbilarna är sålda *Nytt avtal har slutits med Rullpack AB som blir ny påsleverantör av gröna påsen *Upphandling pågår av ÅVC-fraktioner *Tömning av moloker med nya sopbilen har inte påbörjats än * Förbundet har anställt en ny medarbetare som ska ha ansvar för ÅVC Hallsberg Ordförande Wendla Torstensson informerar om: * I Hallsbergs kommun fortsätter planeringen av kommande köp av fastigheten "Stenen" lägger rapporten till handlingarna. Page 14 of 17

15 12 - Övriga rapporter Inga rapporter finns att informera om Page 15 of 17

16 13 Delegationsbeslut 2018 Dnr 18 SKF 5 sunderlag godkänner redovisningen av delegationsbeslut. Page 16 of 17

17 14 - Övrigt Förslag till beslut föreslås besluta att lägga informationen till handlingarna. Ordförande Wendla Torstensson informerar om: * mötet den 1 mars kring avfallsfrågan i länet. *vid nästa direktionsmöte tas beslut på vem som ska företräda förbundet vid Avfall Sveriges årsmöte BESLUT beslutar att sammanträdesersättning och ersättning för förlorad arbetsförtjänst ska utgå för alla som deltar i mötet den 1 mars ang avfallsfrågan i länet Page 17 of 17