SAMMANTRÄDESPROTOKOLL DIREKTIONEN. Datum: Tid: Hotell Kusten, Kustgatan 10, Göteborg

Transkript

1 Dnr 16/ Datum: Tid: Plats: Hotell Kusten, Kustgatan 10, Göteborg ande Ledamöter Björn Thodenius (M), Västra Götalandsregionen, ordförande Leif Hansson (S), Alingsås kommun Lars-Åke Johansson (S), Borås Stad Ann-Christin Erlandsson (S), Gullspångs kommun Anders Månsson (GF), Götene kommun Elise-Marie Samuelsson (S), Karlsborgs kommun Ingemar Ottosson (S), Lilla Edets kommun Björn Fagerlund (M), Mariestads kommun Hans-Joachim Isenheim (MP), Munkedals kommun Michael Karlsson (S), Skara kommun Birgitta Johansson (C), Skövde kommun Rasmus Hägg (S), Tibro kommun Hajrudin Abdihodzic (V), Tidaholms kommun, Margreth Johnsson (S), Trollhättans Stad Mikael Faleke (M), Töreboda kommun Inga-Kersti Skarland (S), Ulricehamns kommun Kent Lagrell (M), Öckerö kommun Tjänstgörande ersättare Rustan Hälleby (M), Göteborgs Stad Bodil Hedin (S), Hjo kommun, Ulf Utgård (M), Lerums kommun Ulf Sjölinder (FP), Orust kommun Elving Andersson (C), Uddevalla kommun Per Johansson (M), Ulricehamns kommun Agneta Edvardsson (M), Vara kommun Övriga närvarande Ersättare Birgitta Bergman (M), Borås Stad Lars Holmberg (FP), Götene kommun Julia Färjhage (C), Lilla Edets kommun Malin Corner (M), Munkedals kommun Anita Löfgren (S), Skövde kommun Gunilla Dverstorp (M), Tidaholms kommun Jonas Kristiansen Adelsten (S), Västra Götalandsregionen

2 Övriga Åsa Andersson, förbundschef Helena Jan, förbundssekreterare Justering Justerare Justerande paragrafer Justeringsdag Sekreterare Helena Jan Ordförande Björn Thodenius Justerande Rustan Hälleby 250 Val av justerare Rustan Hälleby (M) utses till justerare jämte ordförande Björn Thodenius (M). 251 Godkännande av dagordning Ordförande föreslår att p4 Intern kontrollplan 2017 flyttas till mötets sista punkt. Om tid finns kan direktionen diskutera punkten i smågrupper. Förbundschefen har ytterligare en informationspunkt om redovisning av intern kontroll, förmedlingsuppföljning. 2

3 Till dagordningen läggs också parentation för Tolkförmedling Västs avlidne ordförande Mats Karlsson (S). Direktionen fastställer dagordningen enligt följande: Parentation särenden Revidering av delegationsordning Handling Tolkarvoden från och med 2017 Handling Attestförteckning 2017 Handling Återbetalning av eget kapital Handling Investeringsbudget för nytt verksamhetssystem Handling Delegation av tilldelningsbeslut för nytt verksamhetssystem Handling Informationsärenden Förbundschefen informerar Lägesrapport sjukfrånvaro Statistik, beställningar tolk-/översättningar Lägesrapport upphandling Översyn av arvodesmodell och arvodesnivåer för tolk Politiska beslut, uppföljning Förmedlinguppföljning Delegationsbeslut särende Intern kontrollplan 2017 Handling Mötets avslutande 3

4 252 Parentation Tolkförmedling Västs ordförande Mats Karlsson (S) har avlidit. Göteborgs Stads ersättare i direktionen Rustan Hälleby (M) håller ett anförande till minnet av den avlidne. 4

5 253 Revidering av delegationsordning Dnr 16/0442 Direktionen fastställer reviderad Delegationsordning för direktionen. Direktionen för ett kommunalförbund har samma möjlighet till delegering av beslut och vidaredelegering som kommunerna har enligt kommunallagen 6 kap Delegerade beslut gäller på samma sätt som om direktionen fattat dem. Ärenden av principiell karaktär får aldrig delegeras. sunderlag Delegationsordning för direktionen Förslag till beslut Direktionen föreslås besluta att fastställa reviderad Delegationsordning för direktionen. Ordförande yrkar att direktionen fattar beslut enligt förslaget. 5

6 254 Tolkarvoden från och med 2017 Dnr 16/444 Tolkarvodena behålls i nuvarande nivå enligt handling Tolkarvoden fram till det att nytt verksamhetssystem införs. När beslut om nya arvoden och modell tas, ska en retroaktiv del från 1 januari 2017 betalas ut. Tolkarvodena bestäms av handlingen Tolkarvoden som upphör att gälla om nya arvoden från och med behöver därmed fattas. Då en arbetsgrupp sett över nuvarande arvoden och arvodesmodell har det framkommit att nytt verksamhetssystem behöver inväntas innan beslut om ny arvodesmodell kan tas. Det nya verksamhetssystemet förväntas tas i drift under den andra delen av En ny arvodesmodell kan i sig medföra högre total ersättning för uppdragstagarna. Om arvodena höjs i dagsläget kan införandet av en ny arvodesmodell senare under året innebära en alltför stor total kostnadsökning. Därmed bör tolkarnas arvoden ligga kvar på nuvarande nivå till det att nytt verksamhetssystem och ny arvodesmodell kan införas. sunderlag Tolkarvoden Förslag till beslut Direktionen föreslås besluta att behålla tolkarvodena i nuvarande nivå enligt handling Tolkarvoden fram till det att nytt verksamhetssystem införs. Direktionen diskuterar om vikten av att signalera till uppdragstagare att arvodet kommer att höjas under Ordförande föreslår som tillägg: att när beslut om nya arvoden och modell tas, ska en retroaktiv del från 1 januari 2017 betalas ut. Ordförande yrkar att direktionen fattar beslut enligt förslaget. 6

7 255 Attestförteckning 2017 Dnr 16/0443 Direktionen fastställer Attestförteckning Enligt attestreglemente ska attestförteckning upprättas och fastställas av direktionen inför varje år. Eventuella kompletteringar under löpande år fastställs av förbundschef. sunderlag Attestförteckning 2017 Förslag till beslut Direktionen föreslås besluta att fastställa Attestförteckning Ordförande yrkar att direktionen fattar beslut enligt förslaget. Paragrafen skickas till Ekonomitjänst 7

8 256 Återbetalning av eget kapital Dnr 16/0403 om återbetalning av eget kapital sker årligen efter att direktionen antagit årsbokslutet. Lägsta nivå av eget kapital ska vara 25 mkr och lägsta belopp för utbetalning ska vara 5 mkr för att utbetalning ska vara aktuell Översyn av möjligheter för återbetalning av likvida medel till förbundets medlemmar med anledning av hög nivå på eget kapital. Summan på det egna kapitalet bedöms vara minst 20 mkr för att frågan om återbetalning ska vara aktuell. Nivån på det egna kapitalet gör att återbetalning kan ske med egna medel. Föreslagen nivå på det egna kapitalet utgår ifrån att summan bedöms kunna täcka driftkostnader under sex månader vid en eventuell avveckling av förbundet. Summan av det egna kapitalet kan därmed komma att behöva justeras över tid beroende på förbundets framtida utveckling. Lägsta nivå för utbetalning bör vara minst 5 mkr. Då det egna kapitalet ej bör understiga 20 mkr efter att återbetalning skett innebär detta att det egna kapitalet bör uppgå till minst 25 mkr för att en återbetalning ska bli aktuell. Vid beräkning av det egna kapitalet ingår årets resultat exklusive andelskapital medlemskommunerna. Storlek på återbetalning baseras på hur stor andel tolk- och översättartjänster som köpts av respektive medlem under de två föregående verksamhetsåren. Återbetalningen sker i en post per medlem. Beredningens bedömning är att likviditeten klarar en utbetalning på 5 mkr utan att påverkas negativt om det egna kapitalet ej understiger 20 mkr. om eventuell återbetalning sker årligen efter att direktionen antagit årsbokslutet. En eventuell återbetalning sker från det egna kapitalet och belastar ej resultatet. Återbetalningsnivån baseras på föregående två års inköp av tolktjänster av respektive medlem. sunderlag TU Återbetalning av eget kapital Förslag till beslut Direktionen föreslås besluta att beslut om återbetalning av eget kapital sker årligen efter att direktionen antagit årsbokslutet. att lägsta nivå av eget kapital ska vara 25 mkr och lägsta belopp för utbetalning ska vara 5 mkr för att utbetalning ska vara aktuell. 8

9 Direktionen diskuterar formulering och förtydligande på andra beslutssatsen och ordförande förslår istället följande förslag till beslut: att beslut om återbetalning av eget kapital sker årligen efter att direktionen antagit årsbokslutet. att om utbetalning ska vara aktuell måste eget kapital uppgå till 25 mkr att det egna kapitalet efter utbetalning inte ska understiga 20 mkr. Ordförande yrkar att direktionen fattar beslut enligt förslaget. Paragrafen skickas till Medlemmarna Revisorerna Ekonomitjänst 9

10 257 Investeringsbudget för nytt verksamhetssystem Dnr 16/0440 Investeringsbudget på 3,5 mkr ska läggas till budget 2017 avseende upphandling av nytt verksamhetssystem. Upphandlingen av nytt bokningssystem har överklagats och Kammarkollegiet har gjort bedömningen att Tolkförmedling Väst måste göra om upphandlingen. Detta innebär att det inte finns någon investeringsbudget för nytt bokningssystem, numera kallat verksamhetssystemet, i budgeten för Förslag till beslut om investeringsbudget för nytt verksamhetssystem har arbetats fram av tjänsteman på Tolkförmedling Väst (Marie Andersson, vikarierande controller) och representant i förbundets beredningsgrupp (Lars Bergqvist, redovisningschef Mariestads kommun). Förslag på investeringsbudget 2017 av nytt verksamhetssystem är beräknat på ett snitt av inkomna bud i tidigare gjorda upphandlingar och uppgår till 3,5 mkr. Anbudstiden är satt till år. Avskrivningen beräknas på sju år. Investering, tkr Budget 2017 Verksamhetssystem sunderlag TU Investeringsbudget för nytt verksamhetssystem Förslag till beslut Direktionen föreslås besluta att investeringsbudget på 3,5 mkr ska läggas till budget 2017 avseende upphandling av nytt verksamhetssystem Ordförande yrkar att direktionen fattar beslut enligt förslaget. Paragrafen skickas till Medlemmarna Revisorerna Ekonomitjänst 10

11 258 Delegation av tilldelningsbeslut för nytt verksamhetssystem Dnr 16/0441 Direktionen delegerar till ordförande eller vice ordförande var för sig att fatta beslut om tilldelning vid upphandling av nytt verksamhetssystem. Tolkförmedling Väst genomför en upphandling av verksamhetssystem. Tilldelningsbeslut beräknas till början av januari sunderlag TU Delegation av tilldelningsbeslut Förslag till beslut Direktionen föreslås besluta att delegera till ordförande eller vice ordförande var för sig att fatta beslut om tilldelning vid upphandling av nytt verksamhetssystem. Ordförande yrkar att direktionen fattar beslut enligt förslaget. 11

12 259 Förbundschefen informerar Lägesrapport sjukfrånvaro Sjukfrånvaron i förbundet är hög men förbundschefen tror på sjunkande sjukfrånvaro framöver. Statistik, beställningar tolk-/översättningar Antalet uppdrag fortsätter att öka. Fram till 31 oktober har tolkuppdrag utförts, budgeterade uppdrag för hela 2016 var uppdrag. Tolkförmedling Väst har levererat 97,5% av inkomna beställningar. De mest beställda språken är arabiska, somaliska, dari och persiska. Lägesrapport upphandling Tilldelningsbeslut väntas i början av januari. Implementering kommer förhoppningsvis att kunna ske under sommaren Översyn av arvodesmodell och arvodesnivåer för tolk Ett nytt verksamhetssystem kommer att påverka nuvarande arvodesmodell och därför pågår ett arbete med utveckling av en ny arvodesmodell. Politiska beslut, uppföljning Redovisning av intern kontroll. Samtliga beslut, hittills fattade av direktionen under 2016 har följts. Förmedlingsuppföljning Redovisning av intern kontroll. Av förbundets totalt förmedlade tjänster under februarinovember 2016 har 99,9% förmedlats till medlemskunder. Direktionen noterar informationen. 12

13 260 Anmälan av delegationsbeslut Dnr 16/ Direktionen har överlåtit sin beslutanderätt till ordförande och tjänstemän i enlighet med förbundets delegationsordning. Dessa beslut ska redovisas till direktionen. Ekonomiärenden Avtal om jourtelefoni Dnr 13/ om tillägg till attestförteckning 2016 Dnr 15/ Personalärenden Avtal om avgångsvederlag Dnr 00/ Förteckning över anställningsavtal utfärdade efter Dnr 16/ Direktionen noterar informationen. 13

14 261 Intern kontrollplan 2017 Dnr 16/0435 Direktionen fastställer Intern kontrollplan Syftet med den interna kontrollen är att säkra en effektiv förvaltning och att undgå att allvarliga fel inträffar i arbetet med utvecklingen av verksamheten gentemot uppsatta mål. sunderlag Intern kontrollplan 2017 Förslag till beslut Direktionen föreslås besluta att fastställa Intern kontrollplan Ordförande yrkar att direktionen fattar beslut enligt förslaget. 14