SAMMANTRÄDESPROTOKOLL DIREKTIONEN. Datum: Tid: Hotell Kusten, Kustgatan 10, Göteborg

Transkript

1 Datum: Tid: Plats: Hotell Kusten, Kustgatan 10, Göteborg ande Ledamöter Aslan Akbas (S), Göteborgs Stad, ordförande Björn Thodenius (M), Västra Götalandsregionen, vice ordförande Lars-Åke Johansson (S), Borås Stad Anders Månsson (GF), Götene kommun Elise-Marie Samuelsson (S), Karlsborgs kommun Eva Andersson (C), Lerums kommun Ingemar Ottosson (S), Lilla Edets kommun Björn Fagerlund (M), Mariestads kommun Hans-Joachim Isenheim (MP), Munkedals kommun Birgitta Johansson (C), Skövde kommun Hajrudin Abdihodzic (V), Tidaholms kommun, Margreth Johnsson (S), Trollhättans Stad Mikael Faleke (M), Töreboda kommun Kent Lagrell (M), Öckerö kommun Tjänstgörande ersättare Leif Hansson (S), Alingsås kommun Pia Ragnar (M), Falköpings kommun Rasmus Möller (M), Lidköpings kommun Ulf Sjölinder (L), Orust kommun Elving Andersson (C), Uddevalla kommun Agneta Edvardsson (M), Vara kommun Övriga närvarande Ersättare Birgitta Bergman (M), Borås Stad Rustan Hälleby (M), Göteborgs Stad Lars Holmberg (L), Götene kommun Gunilla Dverstorp (M), Tidaholms kommun, tjänstgörande Michael Meijer (M), Trollhättans Stad Jonas Kristiansen Adelsten (S), Västra Götalandsregionen Övriga Åsa Andersson, förbundschef Helena Jan, förbundssekreterare Marie Andersson, controller

2 Justering Justerare Björn Thodenius (M) Justerande paragrafer Justeringsdag Sekreterare Helena Jan Ordförande Aslan Akbas (S) Justerande Björn Thodenius (M) 273 Val av justerare Björn Thodenius (M) utses till justerare jämte ordförande Aslan Akbas (S). 2

3 274 Godkännande av dagordning Direktionen fastställer dagordningen enligt följande: särenden SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Årsredovisning 2016 Handling Tecknande av bankkonto Handling Informationsärenden Förbundschefen informerar Uppföljning, kvartal ett Lägesrapport upphandling av verksamhetssystem Medlemskap Tolkservicerådet FR2000 Utveckling av översättningstjänster Distanstolkning via ljud och bild Intern kontroll: Internkontrollrapport Intern kontroll: Uppföljning politiska beslut Övrigt Delegationsbeslut Mötets avslutande 3

4 275 Årsredovisning 2016 Dnr 17/0135 Direktionen godkänner Årsredovisning 2016 och översänder den till medlemmarna för godkännande och prövning av ansvarsfrihet. Direktionen ska varje år upprätta bokslut/årsredovisning per den 31 december. Tolkförmedling Väst har genom att bedriva språktolk- och översättningsförmedling i uppdrag att tillgodose behovet av språktolkning och översättning till dess medlemmar. Förmedlingsarbetet innefattas av plats- och distanstolkning samt meddelandeservice och översättning av text. Under 2016 har förbundet utfört ca uppdrag. Tillsättning av inkomna beställningar uppgick till 97,6%. Det kraftigt ökande antalet beställningar under hösten 2015 indikerade att även 2016 skulle ha ett högre antal beställningar än budgeterat. Utfallet blev ca fler uppdrag och resultatet blev 2,3 mkr. De största differenserna mellan budget och utfall härrör till det ökade antalet beställningar som inkom under året. Utfall för personalkostnad ligger 2,9 mkr över budgeterat belopp och beror främst på kostnader för timanställda, personalens pensionsförsäkringsavgifter och sjuklön. Kostnader för köpta tjänster överskrider budgeten med drygt 400 tkr där den största kostnaden är konsulttjänster i samband med den arbetsmiljöutredning som pågått under året och upphandlingsstöd av extern partner i samband med ny upphandling av verksamhetssystem Övriga kostnader under året ligger i nivå med budget. sunderlag Årsredovisning 2016 Internkontrollrapport Förslag till beslut Direktionen föreslås besluta att godkänna Årsredovisning 2016 och översända den till medlemmarna för godkännande och prövning av ansvarsfrihet. Ordförande yrkar att direktionen fattar beslut enligt förslaget. Paragrafen skickas till Förbundsmedlemmarna Revisorerna 4

5 276 Tecknande av bankkonto Dnr 17/0100 Direktionen ger följande personer rätt att, två i förening, teckna kommunalförbundets bank- och plusgirokonton: Lars Bergqvist Malin Blomberg Pia Möller Anna Kjellberg Anna Karlsson Barbro Larsson Redovisningschef iassistent iassistent Var och en av de angivna personerna har också tillgång till och rätt att kontrollera aktuella bankkonton. Direktionen ska besluta om vilka som har rätt att teckna bank - och plusgirokonton samt vilka som har rätt att kontrollera aktuella bankkonton. sunderlag TU Tecknande av bankkonto Förslag till beslut Direktionen föreslås besluta att ge följande personer rätt att, två i förening, teckna kommunalförbundets bankoch plusgirokonton: Lars Bergqvist Malin Blomberg Pia Möller Anna Kjellberg Anna Karlsson Barbro Larsson Redovisningschef iassistent iassistent Var och en av de angivna personerna har också tillgång till och rätt att kontrollera aktuella bankkonton. Paragrafen skickas till itjänst 5

6 277 Förbundschefen informerar SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Uppföljning, kvartal ett Antalet tolkuppdrag har under det första kvartalet minskat med cirka 2,5 % jämfört med föregående år. Beställningar på arabiska och BKS (bosniska, kroatiska och serbiska) har ökat medan somaliska, dari och persiska har sjunkit något. Antalet översättningsuppdrag har till skillnad från tolkuppdragen ökat kraftigt. Utfallet för första kvartalet är tkr. Lägesrapport upphandling av verksamhetssystem Upphandlingen har överklagats till Förvaltningsrätten. Medlemskap Tolkservicerådet Tolkförmedling Väst är nu medlemmar i Tolkservicerådet (TSR). FR2000 I och med medlemskapet i Tolkservicerådet (TSR) krävs att Tolkförmedling Väst inför kvalitetsledningssystemet FR2000. En projektgrupp är tillsatt för arbetet med detta. Utveckling av översättningstjänster Medlemmarna uttrycker nya behov och därmed efterfrågas nya typer av tjänster. Utredning pågår om och hur dessa behov ska mötas. Distanstolkning via ljud och bild Medlemmarna uttrycker nya behov och därmed efterfrågas nya typer av tjänster. Utredning pågår om och hur dessa behov ska mötas. Intern kontroll: Internkontrollrapport Redovisning av intern kontroll. Intern kontroll: Uppföljning politiska beslut Redovisning av intern kontroll. Övrigt Flextidsavtal har införts samtlig personal och en introduktionsutbildning för nya medarbetare har även startats. Nya arvoden för uppdragstagare infördes per den 1 mars. Direktionen noterar informationen. 6

7 278 Anmälan av delegationsbeslut Dnr 17/ Direktionen har överlåtit sin beslutanderätt till ordförande och tjänstemän i enlighet med förbundets delegationsordning. Dessa beslut ska redovisas till direktionen. iärenden Avtal om kombinerad företagsförsäkring. Dnr 13/ Avtal om sakkunniga inom finansiell revision. Dnr 15/ Personalärenden Avtal om flexibel arbetstid. Dnr 17/ Förteckning över anställningsavtal utfärdade efter Dnr 17/ Direktionen noterar informationen. 7