Budget och verksamhetsplan 2014

Transkript

1 BUDGET Dnr 114/13 Budget och verksamhetsplan

2 Innehållsförteckning Sid 1 Uppdraget 3 2 Nuläge och utvecklingsfrågor 3 Driftstart 3 Behovet av språktolkar utvecklingsområden 3 Tolkförmedling Väst möjligheter till utveckling 4 Efterfrågan på språktolk 4 3 Övergripande verksamhetsmål 5 4 Organisation och verksamhet 5 5 Verksamhetsmål Ekonomiska förutsättningar 6 7 Årsprognos 2013 i jämförelse med budget 6 8 Budget Budget Budget 2014 specifikation 7 Ekonomisk plan Ekonomisk plan

3 1. Uppdraget Tolkförmedling Väst är ett kommunalförbund, bildat för att tillgodose medlemmarnas behov av språktolktjänster. Medlemmar i kommunalförbundet är Västra Götalands läns landsting och kommunerna Borås, Göteborg, Mariestad, Trollhättan och Uddevalla. Ändamålet är att tillgodose behovet av språktolkar för medlemmarna genom att driva gemensam språktolkförmedling. En direktion, med valda ledamöter från respektive medlem, leder kommunalförbundet. Särskilt utsedda revisorer finns för att granska kommunalförbundets verksamhet. I förbundsordningen anges att förbundsdirektionen årligen ska fastställa budget. Den ska innehålla en plan för såväl verksamheten och ekonomin för budgetåret som ekonomin under den kommande treårsperioden. Förbundet ska samråda med förbundsmedlemmarna om budgetförslaget senast en månad före förbundsdirektionens sammanträde. Budgeten ska fastställas senast den 30 september före verksamhetsåret. 2. Nuläge och utvecklingsfrågor Driftsstart Kommunalförbundet bildades 1 januari 2012 och driftsstart var den 1 april Direktionen har lett förberedelsearbetet i vilket har ingått att skapa en ny, gemensam organisation med gemensamt arbetssätt. Kommunalförbundet har tagit över verksamheten vid befintliga tolkförmedlingskontor som drivits av respektive kommun i Göteborg, Mariestad, Trollhättan och Uddevalla. Ett nytt tolkförmedlingskontor har öppnats i Borås. Rent praktiskt bedrivs språktolkförmedling på följande sätt. En verksamhet, t ex inom hälso- och sjukvården, socialtjänsten eller skolan beställer språktolktjänst av tolkförmedlingen, tolkförmedlingen bokar tolk och betalar arvode till tolken för utfört uppdrag. Tolkförmedlingen fakturerar verksamheten för utförd tolktjänst. I begreppet språktolkförmedling innefattas språktolkning på plats, tolkning via telefon/ bildtelefoni samt översättnings- och meddelandeservice. Medlemmarnas verksamheter ska beställa samtliga språktolktjänster av Tolkförmedling Väst. Kommunalförbundet har tagit över ansvaret för befintliga avtal/överenskommelser med kunder som löpte hos de befintliga kommunala tolkförmedlingarna om förmedlingstjänster, t ex gentemot andra kommuner, statliga myndigheter och privata företag. Behovet av språktolkar - utvecklingsområden Rätten till språktolk regleras tydligt i förvaltningslagen, 8: När en myndighet har att göra med någon som inte behärskar svenska eller som är allvarligt hörsel- eller talskadad bör myndigheten vid behov anlita tolk.. Detta är nödvändigt för att säkerställa alla människors lika rätt till vård och service. I hälso- och sjukvårdslagen 2 a anges att vården ska "främja goda kontakter mellan patienten och hälsooch sjukvårdspersonalen" och att "vården och behandlingen ska så långt det är möjligt utformas och genomföras i samråd med patienten". Behovet av kvalificerade språktolkar är stort. Utredningar har visat att det råder brist på auktoriserade tolkar och att en allt för stor del av tolkuppdragen inom offentliga sektorn utförs av icke-auktoriserade tolkar. Kammarkollegiet som ansvarar för auktorisation av tolkar erbjuder för närvarande endast auktorisation i 40 språk, att jämföra med de minst 170 språk som talas i Sverige. Kammarkollegiet ansvarar även för att utfärda bevis över speciell kompetens (inom rättstolkning och sjukvårdstolkning). För att kunna få bevis för speciell kompetens fordras först auktorisation. Tillgången till auktorisationsprov är begränsad vilket är särskilt negativt inom språk där efterfrågan på tolk är stort, t ex somaliska och dari. 3

4 Tillgången till utbildning för tolkar är också begränsad. Inom ett forskningsprojekt inom tolkområdet, Tolkprojektet, konstateras att "resurserna inte räcker till för att utbilda tolkar efter marknadens behov." 1 Statskontoret har i en rapport redovisat en analys över hur utbudet av tolkar med formell kompetens kan öka. Statskontorets sammanfattande bedömning är bland annat att resurserna för auktorisation och sammanhållen grundutbildning bör satsas på att skapa en bättre balans mellan utbud och efterfrågan när det gäller de vanligaste språken, åtgärder bör göras för att minska avhopp från utbildningar och utnyttja befintliga utbildningsplatser bättre. Statskontoret anser att validering bör erbjudas för tolkar som har erfarenhet men saknar formell utbildning. 2 Forskningsprojektet Tolkprojektet utvärderades hösten I utvärderingen konstateras att "Ett av de tyngre resultaten från Tolkprojektets forskning är att dagens hantering av tolkfrågorna innebär medicinsk, juridisk och social rättsosäkerhet för den som inte kan svenska och professionell osäkerhet för de offentliganställda." 3 Tolkförmedling Väst - möjligheter till utveckling Tolkförmedling Väst förfogar inte på lokal nivå över alla frågor som säkrar god kvalitet inom tolkområdet, t ex utbildning, auktorisation och tillsyn. Bildandet av kommunalförbundet ger trots detta möjligheter att skapa stabila, långsiktiga förutsättningar för en god tolkservice för medlemmarna. I Tolkförmedling Väst ges möjlighet att bruka de kvalificerade tolkar som redan idag finns mer effektivt och därigenom förbättra tillgången till auktoriserade tolkar. För språk där auktorisation idag inte är möjlig kan kommunalförbundet säkra tolkarnas kunskaper genom tester och utbildning. Tolkförmedling Väst erbjuder en stabil struktur som finns kvar, oberoende av upphandlingar och avtalstider. Tolkförmedling Väst kan härigenom bli en attraktiv uppdragsgivare för tolkarna och kan arbeta långsiktigt med kvalitetsuppföljning och kompetensutveckling. Det ställer samtidigt tydliga och höga krav på organisationen att leverera de tjänster som kommunalförbundets medlemmar behöver och efterfrågar. Regelbundna samråd mellan tolkförmedling och beställarrepresentanter ska bidra till ökad kunskap och förståelse för beställarnas behov. Kvalitetssäkring och uppföljning av utförda tjänster är en viktig uppgift för den nya organisationen, särskilt med tanke på att extern tillsyn över tolkförmedlingsverksamheten inte finns. Tolkförmedling Väst kan också bidra till och verka för att frågorna kring auktorisation och utbildning lyfts på nationell nivå. Sammantaget möjliggör detta att organisationen stärker alla invånares lika tillgång till vård och service. Efterfrågan på språktolk Migrationsverket gör löpande prognoser över asylsökande och annan migration och redovisar dessa till regeringen. I Verksamhets- och kostnadsprognos gör Migrationsverket bedömningen att Sverige även fortsättningsvis blir ett av de större mottagarländerna i Europa. Flest asylsökande 2012 kom från Syrien, Somalia och Afghanistan. Tolkförmedling Väst kommer att följa de prognoser och den statistik som tas fram nationellt samt använda egen framtagen statistik över förmedlingsverksamheten för att på bästa sätt kunna anpassa rekryterings- och utbildningsinsatser till framtida behov. 1 Tolken- en kulturell mellanhand. Bakom stängda dörrar. Tolkprojektet, konferenstext augusti 2011.sid 41 Institutionen för kulturvetenskaper vid Lunds universitet, Medborgarskolan Syd 2 En tolkningsfråga. Om auktorisation och åtgärder för fler och bättre tolkar. Statskontoret 2012:2 3 Utvärdering av Tolkprojektet. Orwén Konsulting, 9 september

5 3. Övergripande verksamhetsmål Tolkförmedling Väst ska erbjuda tolktjänster som är av hög kvalitet. Verksamheten ska präglas av professionellt bemötande, rättssäkerhet och tillgänglighet i alla led. Följande övergripande verksamhetsmål gäller för verksamheten: Kvalitetssäkrad, rättssäker och enhetlig tolkservice. Tillgång till tolk när beställaren behöver. God tillgänglighet vid beställning. Tolkarna har hög kompetens; i språket samt om de verksamheter tolkarna används inom, vad gäller sin roll och sitt bemötande samt om myndighetens ansvar att göra vård och service tillgänglig för alla på lika villkor. Synpunkter och klagomål tas om hand och leder till förbättring Tolkförmedling Väst ska följa "Tolkservicerådets riktlinjer och god tolkservicesed " Tolkarna som arbetar för Tolkförmedling Väst ska följa Kammarkollegiets vägledning "God tolksed" Dessutom ska den nya verksamheten vara En attraktiv uppdragsgivare Kostnadseffektiv. 4. Organisation och verksamhet Kommunalförbundets politiska ledning är direktionen. Under direktionen leds verksamheten av en förbundschef. Tjänstemannaorganisationen består i övrigt av ett kansli som leds av förbundschef samt tolkförmedlingskontor med tolkförmedlare i Borås, Göteborg, Mariestad, Trollhättan och Uddevalla. Tolkarna är uppdragstagare och registreras i ett gemensamt register som är tillgängligt för alla tolkförmedlare inom Tolkförmedling Väst. Kommunalförbundet har avtal med Mariestads kommun avseende administrativa tjänster inom IT, ekonomi, personal och lön. Verksamhetsspecifikt IT-stöd och telefonisystem köps separat. Tolkförmedlingskontoren har öppet vardagar, kontorstid. Övriga tider finns möjlighet att beställa tolktjänst genom en köpt jourtjänst via Västra Götalandsregionen. Tolktjänster på ca 140 språk erbjuds för närvarande och antalet registrerade tolkar och översättare uppgår till ca En viktig del i arbetet, förutom förmedlingen av tolkuppdrag är kontinuerlig rekrytering av nya tolkar och kompetensutveckling av såväl nya som befintliga tolkar. En annan viktig del är att skapa och upprätthålla goda relationer t ex genom nätverk där förmedlings-, beställar-och tolkrepresentanter kan träffas och utbyta erfarenheter, få svar på frågor och lämna synpunkter. Tolkförmedling Väst kommer att erbjuda kontinuerlig utbildning till beställare/tolkanvändare i "Att tala med tolk" för att öka förståelsen för vad som är viktigt vid tolksamtal. Ett systematiskt kvalitetsarbete och uppföljning av de tjänster som utförs ska säkra en god kvalitet. 5. Verksamhetsmål 2014 Det första driftsåret, 2013, har fokus varit på att få förmedlingen av tolktjänster att fungera enhetligt och väl så att beställare av tolktjänster upplever att de får god service. För flera verksamheter och områden har driftstarten av Tolkförmedling Väst inneburit att man har fått nya kanaler för att beställa tolktjänster. Det gäller för Borås stad där ett helt nytt tolkförmedlingskontor har byggts upp och det gäller för flera verksamheter inom Västra Götalandsregionen. För de verksamheter som redan tidigare använde någon av de befintliga kommunala tolkförmedlingarna i Göteborg, Mariestad, Trollhättan och Uddevalla blev förändringen mindre. Under 2014 kommer fokus för förbundet vara att erbjuda kunderna tolktjänster av mycket god kvalitet, vara en attraktiv uppdragsgivare för tolkarna samt en god arbetsgivare. 5

6 Utöver detta kommer följande frågor att prioriteras: Öka antalet auktoriserade tolkar samt övriga tolkar inom de språk där efterfrågan är störst. Tolkarna ska erbjudas intern kompetensutveckling, stöd till kompetensutveckling och auktorisation. Andelen tolkuppdrag som tillsätts med auktoriserad tolk inom språk där auktorisation finns ska öka jämfört med Tolkuppdrag i språk där inte auktorisation finns ska tillsättas med de mest kompetenta tolkarna. Erbjuda personal på tolkförmedlingskontor och kansli intern kompetensutveckling så att de kan erbjuda kunderna en god förmedlingstjänst. Följa upp verksamheten genom kundenkät och enkät till tolkar och tolkförmedlare samt genom statistiken i avvikelsehanteringen. Arbeta för effektivare arbetssätt. 6. Ekonomiska förutsättningar Förbundsordningen reglerar att kommunalförbundets årliga kostnader minst ska täckas av årets intäkter. Som övergripande verksamhetsmål anges att verksamheten ska vara kostnadseffektiv. Intäkter fås genom försäljning av tolktjänster. Största kostnaden för kommunalförbundet är arvoden till tolkar vid utförande av tolktjänster. Den totala kostnaden för arvoden - och intäkter - är beroende av hur många tolktjänster som beställs. Kunskapen om hur stor försäljningen av tolktjänster kan förväntas bli 2014 bygger på en uppskattning av försäljningen de första månaderna efter drift Kostnaden för en kvalificerad tolktjänst behöver ställas i relation till de vinster som uppnås i form av effektivitet och säkerhet i verksamheten. En väl utförd tolktjänst gagnar såväl beställaren/verksamheten som den enskilde tolkbehövande. Det finns en osäkerhet kring budgeten för 2014 eftersom driften av verksamheten endast har varit igång 5 månader när budgeten antas. Det betyder att den budget som läggs för 2014 och de priser som direktionen har fastställt gentemot kund kan komma att behöva ändras. Direktionen kommer fortlöpande att informera medlemmarna om utvecklingen och eventuellt behov av att revidera budget och eller priser. Varje medlem har vid kommunalförbundets bildande tillskjutit 1 kr/kommuninvånare som andelskapital. Andelskapitalet är beräknat på medlemmarnas invånarantal 31 mars 2011 och uppgår till totalt 2,3 mnkr. 7. Årsprognos 2013 i jämförelse med budget I budget 2013 uppskattades förberedelsekostnaderna till ca 5 mnkr. Dessa kostnader uppgår till ca 5,3 mnkr och avses täckas genom ett överskott i driften på tre år. I budget för har därför ett beräknat årligt överskott på 2 mnkr lagts in. I årsprognos för 2013, baserad på fyra månaders drift (april-juli) överstiger kostnaderna för arvode betydligt de budgeterade. Direktionen för kommunalförbundet har att hantera detta för att få en budget i balans. 7. Budget 2014 Enligt förbundsordningen ska kommunalförbundets årliga kostnader minst täckas av årets intäkter. Förbundet ska debitera medlemmarna för utförda tjänster enligt självkostnadsprincipen. Förslaget till budget för 2014 bygger på antalet beställda språktolktjänster under april-juli Detta sätt att räkna ger kommunalförbundets budget en relativt säker grund att stå på vad gäller volym tolktimmar eftersom medlemmarna har beslutat att köpa samtliga tolktjänster av kommunalförbundet. Medlemmarnas behov beräknas i budget till ca tolktimmar för Det finns en osäkerhet i budgeten avseende intäkter och kostnader för tolkuppdrag hos icke medlemskunder. Under 2013 har Tolkförmedling Väst förmedlat tolktjänster till ett antal statliga myndigheter. Ett 6

7 nytt statligt ramavtal är under upphandling. Tolkförmedling Väst har inte deltagit i upphandlingen, vilket innebär att när ramavtalet är slutet, kommer de statliga myndigheterna beställa tolktjänster från annan leverantör. Under 2014 kommer sannolikt fler kommuner att erbjudas medlemskap i Tolkförmedling Väst. Hur detta påverkar budgeten är i dagsläget oklart. Budget 2014 är lagd utifrån idag gällande förutsättningar. Budget 2014 Intäkter, tkr Kostnader, tkr Budgeterat resultat, tkr * * Budgeterat överskott ska användas för att täcka kommunalförbundets förberedelsekostnader före driftstart. Budget 2014, specifikation Intäkter Intäktsslag Belopp, tkr Kommentar Försäljning, tolkförmedling Tolktjänster och översättning Kostnader Kostnadsslag Belopp, tkr Kommentar Lön anställda Inkl personalomkostnadspålägg Ersättning, direktionen Övriga personalkostnader 970 Utbildning, friskvård, företagshälsovård, resor, representation Arvoden tolkar Arvoden och kostnadsersättningar Tolkutbildning Utbildning, material, friskvård Lokalkostnader Lokalhyra, lokalvård Hyra 350 Hyra datorer och övrig IT-utrustning Försäkringar, larm 310 Telefoni, porto Externa tjänster Adm tjänster, konsulttjänster, jouravtal Förbrukningsmaterial Förbrukningsinventarier, förbruknings- och kontorsmaterial Finansiella kostnader 600 Avskrivning, ränta, övriga bankkostnader Totalt samtliga kostnader Ekonomisk plan För är budgeten gjord på motsvarande sätt som för 2014 med en beräknad ökning av kostnader och priser. Budget 2014 mkr Budget 2015 mkr Budget 2016 mkr Intäkter Kostnader Budgeterat resultat