Budget och verksamhetsplan 2015

Transkript

1 BUDGET Dnr 32/14 Budget och verksamhetsplan

2 Innehållsförteckning Sid 1 Vision 3 2 Uppdrag 3 3 Nuläge och utvecklingsfrågor 3 Nuläge 3 Omvärldsanalys 3 Utbildning och auktorisation av språktolkar 4 Utvecklingsfrågor 4 4 Organisation och verksamhet 4 Ledning och administration 4 Rekrytering och utbildning av tolkar 4 5 Övergripande verksamhetsmål 5 6 Verksamhetsmål Ekonomiska förutsättningar 6 8 Finansiella mål 6 9 Årsprognos 2014 i jämförelse med budget 6 10 Budget Budget Budget 2015 specifikation 7 Investeringsbudget Ekonomisk plan

3 1. Vision Tolkförmedling Västs vision är att förbundet, genom att erbjuda kvalitativa språktolktjänster bidrar, till en ökad integration i samhället. 2. Uppdrag Tolkförmedling Väst är ett kommunalförbund, bildat för att tillgodose medlemmarnas behov av språktolktjänster. Medlemmar i kommunalförbundet är Västra Götalands läns landsting och kommunerna Borås, Göteborg, Mariestad, Trollhättan och Uddevalla. En direktion, med valda ledamöter från respektive medlem, leder kommunalförbundet. Särskilt utsedda revisorer finns för att granska kommunalförbundets verksamhet. I förbundsordningen anges att förbundsdirektionen årligen ska fastställa budget. Den ska innehålla en plan för såväl verksamheten och ekonomin för budgetåret som ekonomin under den kommande treårsperioden. Förbundet ska samråda med förbundsmedlemmarna om budgetförslaget senast en månad före förbundsdirektionens sammanträde. Budgeten ska fastställas senast den 30 september före verksamhetsåret. Samråd avseende budget 2015 har skett. 3. Nuläge och utvecklingsfrågor Nuläge Tolkförmedling Västs verksamhet har varit i drift sedan 1 april Förbundet har fem kontor, ett i respektive medlemskommun, samt ett kansli med säte i Göteborg. Under januari augusti 2014 har Tolkförmedling Väst utfört över språktolkuppdrag. De största språken är arabiska och somaliska som tillsammans står för ca 48 % av uppdragen. Därefter är persiska, BKS (bosniska, kroatiska och serbiska), dari, albanska och sorani störst. De tio största språken utgör 80 % av samtliga tolkningar. Tolkförmedling Väst har en god tillgång på tolkar och arbetar ständigt med utbildningar av såväl nya som befintliga tolkar för att öka kvaliteten på de tjänster som erbjuds. I begreppet språktolkförmedling innefattas språktolkning på plats, tolkning via telefon/video, meddelandeservice samt översättning. Medlemmarnas verksamheter ska beställa samtliga språktolktjänster av Tolkförmedling Väst. Vid driftstart av Tolkförmedling Väst tog förbundet över den förmedling av tolktjänster till externa kunder, som de tidigare kommunala tolkförmedlingarna hade bedrivit. Förbundet har sedan start kraftigt minskat den externa förmedlingen och den externa förmedlingen kommer även fortsättningsvis att minska. Omvärldsanalys Vid slutet av år 2013 befann sig mer än 51 miljoner människor, varav hälften barn, på flykt i världen. Flest flyktingar har sitt ursprung i Afghanistan, Syrien och Somalia och 86 % av flyktingarna befinner sig i utvecklingsländer. 1 Under årets första fem månader ökade antalet asylsökande i Europa med 19 procent, vilket är den största ökningen sedan år Tyskland och Sverige är de länder som tar emot flest asylsökande i EU. En högre andel asylsökande beviljas skydd i Sverige idag jämfört med för några år sedan. Detta hänger samman med att de största grupperna som söker asyl, syrier och eritreaner, har starka skyddsskäl. 2 Migrationsverket har i sin senaste Verksamhets- och kostnadsprognos ( ) höjt sin prognos över antalet asylsökande till Sverige från till Sedan midsommar har ca asylsökande anlänt 1 UNCHR, UNHCR-Global Trends Migrationsverket, Verksamhets- och kostnadsprognos juli

4 varje vecka. Det är första gången sedan 1993 som det har kommit över varje vecka. Antalet asylsökande från Eritrea har ökat mest. Utbildning och auktorisation av språktolkar Behovet av att utbilda språktolkar är fortsatt stort. Myndigheten för yrkeshögskolan fördelar statsbidrag till tolkutbildningar inom folkbildningen och genomför tillsyn över dessa utbildningar. Även Tolkförmedling Väst genomför grundläggande utbildning för blivande tolkar och erbjuder dessutom förberedande utbildning inför auktorisation. Förbundet finansierar auktorisationskostnad för tolkar som tolkar för Tolkförmedling Väst. Kammarkollegiet som ansvarar för auktorisation av tolkar erbjuder för närvarande endast auktorisation i 40 språk, att jämföra med de minst 170 språk som talas i Sverige. Tillgången till auktorisationsprov är begränsad vilket är särskilt negativt inom språk där efterfrågan på tolk är stort. Kammarkollegiet ansvarar även för att utfärda bevis över speciell kompetens inom rättstolkning och sjukvårdstolkning. För att kunna få bevis för speciell kompetens fordras först auktorisation. Utvecklingsfrågor Tolkförmedling Väst förfogar inte på lokal nivå över alla frågor som säkrar god kvalitet inom tolkområdet, t ex utbildning, auktorisation och tillsyn. Förbundet satsar dock stora resurser på utbildning av nya och fortbildning av befintliga tolkar för att säkra kvaliteten på de erbjudna tolktjänsterna. Kommunalförbundet arbetar ständigt med att förbättra leveransen och utförandet av tolkförmedlingstjänster och arbetar långsiktigt med kvalitetsuppföljning och kompetensutveckling, både av tolkar och av medarbetare. Kunder erbjuds utbildning i tolkanvändning. Tolkförmedling Väst har för avsikt att under det kommande året göra en upphandling av ett nytt bokningssystem, som gör hela tolkförmedlingsprocessen smidigare och mer effektiv, både för kunder, tolkar och för tolkförmedlingen. Tolkförmedling Väst har öppnat upp för kommuner i Västra Götaland att ansöka om medlemskap i förbundet. Ansökningarna kommer att behandlas under hösten 2014 och ett eventuellt medlemskap träder i kraft den 1 januari Organisation och verksamhet Ledning och administration Kommunalförbundets politiska ledning är direktionen. Under direktionen leds verksamheten av förbundschefen. Tjänstemannaorganisationen består i övrigt av ett kansli som leds av förbundschefen samt tolkförmedlingskontor med platschefer och tolkförmedlare i Borås, Göteborg, Mariestad, Trollhättan och Uddevalla. Tolkarna är uppdragstagare och registreras i ett gemensamt register som är tillgängligt för alla tolkförmedlare inom Tolkförmedling Väst. Förbundet har avtal med Mariestads kommun avseende administrativa tjänster inom IT, ekonomi, personal och lön. Verksamhetsspecifikt IT-stöd och telefonisystem köps separat. Tolkförmedlingskontoren har öppet vardagar, kontorstid. Övriga tider finns möjlighet att beställa tolktjänst genom en köpt jourtjänst via Västra Götalandsregionen. Rekrytering och utbildning av tolkar Tolkförmedling Väst har ca tolkar och översättare på 120 språk och kan i samarbete med andra tolkförmedlingar erbjuda språktolkar i ytterligare ett antal språk. Förbundet följer de prognoser och den statistik som tas fram nationellt samt använder egen framtagen statistik över förmedlingsverksamheten för att på bästa sätt kunna anpassa rekryterings- och utbildningsinsatser till framtida behov. Förutom att erbjuda grundläggande tolkutbildning och förberedande utbildning inför auktorisation anordnar Tolkförmedling Väst riktade utbildningsinsatser. Under 2013, 2014 och 2015 anordnar Västra Götalandsregionens Kunskapscentrum för sexuell hälsa och Social Resursförvaltning, Göteborgs Stad i 4

5 samarbete med Tolkförmedling Väst en utbildning för tolkar i sexuell och reproduktiv hälsa och rättigheter. Att arbeta som tolk innebär att ta del av människors olika tillstånd, upplevelser och erfarenheter och kommunicera dessa vidare. Många individer som har kommit till Sverige som flyktingar har upplevelser av extrem traumatisering, vilket gör tolkyrket psykiskt krävande. För att stödja tolkarna i att hantera svåra situationer erbjuder Tolkförmedling Väst handledning samt även workshops för att öka tolkarnas kunskap om de psykologiska mekanismer som sker mellan patient-behandlare-tolk vid mötet med patienter med extrem traumatisering. 5. Övergripande verksamhetsmål Tolkförmedling Väst ska erbjuda tolktjänster som är av hög kvalitet. Verksamheten ska präglas av professionellt bemötande, rättssäkerhet och tillgänglighet i alla led. Följande övergripande verksamhetsmål gäller för verksamheten: Kvalitetssäkrad, rättssäker och enhetlig tolkservice. Tillgång till tolk när beställaren behöver. God tillgänglighet vid beställning. Tolkarna har hög kompetens; i språket samt om de verksamheter tolkarna används inom, vad gäller sin roll och sitt bemötande samt om myndighetens ansvar att göra vård och service tillgänglig för alla på lika villkor. Antalet uppdrag som utförs av auktoriserade tolkar ska öka. Synpunkter och klagomål tas om hand och leder till förbättring Tolkförmedling Väst ska följa "Tolkservicerådets riktlinjer och god tolkservicesed" Tolkarna som arbetar för Tolkförmedling Väst ska följa Kammarkollegiets vägledning "God tolksed". Dessutom ska Tolkförmedling Väst vara En attraktiv uppdragsgivare. Kostnadseffektiv. 6. Verksamhetsmål 2015 För 2015 har direktionen fastslagit följande mål: Antal tillsatta uppdrag för samtliga beställningar från medlemskunder ska vara minst 99 %. Fler tolkar ska höja sin utbildningsnivå till 1C. Antalet auktoriserade tolkar med speciell kompetens inom sjukvårdstolkning ska öka med minst 15 %. Antalet avvikelser avseende försenade och uteblivna tolkar ska minska och vara max 1 % på bokade uppdrag. En kundundersökning ska genomföras. Under 2013 tillsattes 98 % av samtliga beställningar med tolk. Det finns 6 tolknivåer med olika kompetenskrav. Första nivån, 1A, förutsätter att tolken har godkänt resultat i rekryteringstest samt gått en 24 timmar lång introduktionsutbildning. Nästa nivå, 1B, förutsätter att tolken är klar med sin grundutbildning, dvs har gått ämneskurser omfattande totalt 360 timmar. Nivå 1C har samma krav som 1B förutom att det även krävs godkänt resultat i Tolkservicerådets kunskapstester alternativt att tolken har godkänt utbildningsbevis från YH-myndighetens sammanhållna tolkutbildning. Per den 1 januari 2014 hade Tolkförmedling Väst 43 auktoriserade tolkar med speciell kompetens inom sjukvårdstolkning registrerade. Första kvartalet 2014 var antalet avvikelser avseende försenade och uteblivna tolkar 5,7 % av antalet bokade uppdrag. 5

6 7. Ekonomiska förutsättningar Förbundsordningen reglerar att kommunalförbundets årliga kostnader minst ska täckas av årets intäkter. Som övergripande verksamhetsmål anges att verksamheten ska vara kostnadseffektiv. Intäkter erhålls genom förmedling av tolktjänster. Största kostnaden för kommunalförbundet är arvoden och kostnadsersättning till tolkar vid utförande av tolktjänster. Den totala kostnaden för arvoden och intäkter är beroende av hur många tolktjänster som beställs. Varje medlem har vid kommunalförbundets bildande tillskjutit 1 kr/kommuninvånare som andelskapital. Andelskapitalet är beräknat på medlemmarnas invånarantal 31 mars 2011 och uppgår till totalt 2,3 mnkr. 8. Finansiella mål Direktionen har fastslagit följande finansiella mål för 2015: Den löpande verksamheten ska visa ett positivt resultat. Nyttjande av checkkrediten ska minska. 9. Årsprognos 2014 i jämförelse med budget I årsprognos för 2014, baserad på januari augusti ligger antalet uppdrag över det beräknade, vilket innebär att utfallet beräknas bli över budget. 10. Budget 2015 Enligt förbundsordningen ska kommunalförbundets årliga kostnader minst täckas av årets intäkter. Förbundet ska debitera medlemmarna för utförda tjänster enligt självkostnadsprincipen. Förslaget till budget för 2015 bygger på antalet beställda språktolktjänster under januari -augusti 2014 samt volym Detta sätt att räkna ger kommunalförbundets budget en relativt säker grund att stå på vad gäller volymen tolkuppdrag eftersom medlemmarna har beslutat att köpa samtliga tolktjänster av kommunalförbundet. De befintliga medlemmarnas behov beräknas i budget till ca uppdrag för Under 2015 kommer sannolikt fler kommuner att erbjudas medlemskap i Tolkförmedling Väst. Hur detta påverkar budgeten är i dagsläget oklart. Budget 2015 är lagd utifrån idag gällande förutsättningar och med beräkningen att antalet externa förmedlingsuppdrag ska fortsätta minska. Budget 2015 Intäkter, tkr Kostnader, tkr Budgeterat resultat, tkr 2 000* * Budgeterat överskott ska användas för att öka likviditeten samt bygga upp ett stabilt eget kapital. 6

7 Budget 2015, specifikation Intäkter Intäktsslag Belopp, tkr Kommentar Försäljning, tolkförmedling Tolktjänster och översättning Kostnader Kostnadsslag Belopp, tkr Kommentar Lön anställda, övriga personalkostn Ersättning, direktionen Samtliga personalkostnader inkl. personalomkostnadspålägg Arvoden tolkar Arvoden och kostnadsersättningar Tolkutbildning Utbildning, material, handledning, friskvård Lokalkostnader Lokalhyra, lokalvård Hyra Hyra datorer och övrig IT-utrustning Försäkringar, larm 200 Telefoni, porto Externa tjänster Adm. tjänster, konsulttjänster, jouravtal Förbrukningsmaterial 700 Förbrukningsinventarier, förbruknings- och kontorsmaterial Finansiella kostnader 350 Avskrivning, ränta, övriga bankkostnader Totalt samtliga kostnader Investeringsbudget 2015 Upphandling av bokningssystem kommer att påbörjas under hösten 2014 och sannolikt slutföras under Uppskattad investeringskostnad är 2 mkr och beräknad avskrivningsperiod för systemet kommer att vara 3-5 år. Investering Budget 2015 tkr Budget 2016 tkr Budget 2017 tkr Bokningssystem Ekonomisk plan För är budgeten gjord på motsvarande sätt som för 2015 med en beräknad ökning av kostnader och priser. Budget 2015 mkr Budget 2016 mkr Budget 2017 mkr Intäkter Kostnader Budgeterat resultat