Elisabet Edlund (ÅTV), Ordförande Annicki Oscarsson (ÖDE), 1:e vice ordförande Britt-Marie Johansson (BOX) Hans Måhagen (KIN) Sven-Inge Karlsson (YDR)

Transkript

1 1(14) Plats och tid Kommunalförbundet ITSAM s sammanträdesrum, Kisa, kl. 14:00 Beslutande Ledamöter Elisabet Edlund (ÅTV), Ordförande Annicki Oscarsson (ÖDE), 1:e vice ordförande Britt-Marie Johansson (BOX) Hans Måhagen (KIN) Sven-Inge Karlsson (YDR) Ersättare Therese Leufven (BOX) Lars Karlsson (KIN) Bo Hasselblad (ÅTV) Övriga närvarande Mattias Bly, förbundsdirektör Joakim Karlsson, sekreterare Robert Dahlberg, teknisk chef, ITSAM 11 Justerare Justeringens plats och tid Hans Måhagen Kommunalförbundet ITSAM s sammanträdesrum, Kisa, Underskrifter Sekreterare Paragrafer 9-19 Joakim Karlsson Ordförande Elisabet Edlund Justerare Hans Måhagen ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Datum då anslaget sätts upp Datum då anslaget tas ned Förvaringsplats för protokollet ITSAM Underskrift Joakim Karlsson

2 2(14) Ärendelista 9 Dnr 2018/00021 Information från verksamheten Dnr 2018/00022 Ekonomi Dnr 2018/00023 Personal Dnr 2018/00010 Gallringsplan för handlingar och information av liten och kortvarig betydelse Dnr 2018/00001 Reviderad årsredovisning ITSAM år Dnr 2018/00026 Revisionsrapport Dnr 2018/00027 PM från de folkvalda revisorerna Dnr 2018/00012 Budgetprognos Dnr 2018/00005 Organisation GDPR och dataskyddsombud Dnr 2018/00025 Inloggning till bank Dnr 2018/00029 Övriga frågor... 14

3 3(14) 9 Dnr 2018/00021 Information från verksamheten s beslut beslutar notera informationen till protokollet. Förbundsdirektör Mattias Bly föredrar ärendet. Redogör för den nya organisationen. En liten omorganisation ska göras och förhandlas med fackförbund på fredag den 27 april. Organisationen bygger på förbundsdirektör med stab direkt under sig. Sedan finns det en teknisk chef, Robert Dahlberg och användarchef Marcus Karlsson. De tre cheferna och staben utgör en ledningsgrupp. Ledningsgruppen ska exempelvis kunna arbeta med långsiktiga strategier. Nya är den tekniska chef som ansvarar för all teknik och användarchefen ansvarar för alla användarfrågor. Mattias redogör för medarbetare och tjänster som ingår i varje enhet. Beslutsunderlag Skiss över organisation

4 4(14) 10 Dnr 2018/00022 Ekonomi s beslut beslutar att notera informationen till protokollet. Mattias Bly föredrar ärendet. En del av den ekonomiska uppföljningen fungerar inte tillfredställande. Ekonomiassistentfunktion kommer att finnas kvar på ITSAM. Vad gäller ekonomiska strategier, årsredovisning, delårsrapporter och budgetuppföljning så kommer den tjänsten köpas från Åtvidabergs kommun.

5 5(14) 11 Dnr 2018/00023 Personal s beslut beslutar att notera informationen till protokollet. Mattias Bly föredrar ärendet. Den nya tekniska chefen Robert Dahlberg presenterar sig. Robert har varit på plats i ett par veckor på Itsam och har en bred bakgrund och erfarenhet. Han är ekonom i grunden och har arbetat länge inom kärnkraftsindustrin. Det finns en del vakanser och en del nya rekryteringar på gång. Generellt sätt är det svårt att hitta kompetent personal till de vakanser som just nu finns.

6 6(14) 12 Dnr 2018/00010 Gallringsplan för handlingar och information av liten och kortvarig betydelse s beslut antar Gallringsplan för handlingar och information av liten och kortvarig betydelse att gälla för Kommunalförbundet ITSAM från och med samt retroaktivt. beslutar att medlemskommunerna också antar denna gallringsplan i respektive kommun. Vår vardagliga kommunikation lämnar allt fler spår i form av inlägg, meddelanden och loggar. När kommunikationen sker i arbetet hos en kommun, ett kommunalförbund eller i ett regionförbund blir spåren allt som oftast allmän information. En stor del av den vardagliga kommunikationen har både liten och kortvarig betydelse för verksamheten som bedrivs. Därför behöver den inte sparas längre än nödvändigt. Däremot behövs det tydliga regler för att allmänheten ska veta vilken information som raderas (gallras/förstöras), eftersom allmänheten har rätt till insyn i kommunernas verksamhet. En gallringsplan för handlingar och information av liten och kortvarig betydelse är en del i arbetet med rättssäker informationshantering. Planen hjälper anställda att veta vad som kan kastas direkt eller efter kort tid. Den redovisar också för allmänheten vilka handlingar som kan gallras och därför inte kan begäras ut. Denna gallringsplan är utformad efter en mall från kommunalförbundet Sydarkivera. I och med att Kommunalförbundet ITSAM antar denna gallringsplan, så kan den också utgöra en grundmall för medlemskommunernas beslut av gallringsplan. Beskrivning av ärendet Enligt arkivlagen 3 (1990:782) är myndigheternas arkiv en del av det nationella kulturarvet. Arkiven ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser 1. Rätten att ta del av allmänna handlingar,

7 7(14) 2. Behovet av information för rättskipningen och förvaltningen och 3. Forskningens behov. Huvudregeln är att allmänna handlingar ska bevaras. I arkivlagen 10 medges emellertid att sådana handlingar som inte behövs för att arkivet ska tillgodose ovanstående ändamål får gallras. Enligt Riksarkivets föreskrift, RA-FS 1997:6 ges också råd om gallring av allmänna handlingar av tillfällig eller ringa betydelse. Den ökade informationsmängden och den digitala informationshanteringen har lett till att en större del handlingar av liten och kortvarig betydelse lagras i olika ITsystem i en kommun. Eftersom informationen upprättas eller inkommer till en offentlig verksamhet handlar det i de flesta fall om allmänna handlingar. För att få gallra i allmänna handlingar krävs ett beslut om detta. Gallring är en viktig del när det gäller informationsförvaltning och arkiv. Det blir helt enkelt svårare att hitta handlingar och information av vikt om en stor mängd handlingar som har liten betydelse förvaras hos myndigheten. Att ta bort filer som inte behövs är dessutom viktigt för att tekniken ska fungera bra. Både lagring och säkerhetskopiering är resurskrävande. Denna gallringsplan är utformad efter en mall från kommunalförbundet Sydarkivera. Beslutsunderlag Kommunalförbundet ITSAM s Gallringsplan för handlingar och information av liten och kortvarig betydelse

8 8(14) 13 Dnr 2018/00001 Reviderad årsredovisning ITSAM år 2017 s beslut beslutar fastställa årsbokslut för år Förbundsdirektör Mattias Bly föredrar ärendet. Under den granskning som PWC utförde efter direktionens senaste beslut angående verksamhetsåret 2017 upptäcktes summeringsfel i balansräkningen kontra resultaträkningen. Avrundningsfel korrigeras på not 9, förråd, summa omsättningstillgångar. Summeringsfel korrigeras på årets resultat, summa eget kapital, kortfristiga skulder och summa skulder. För tydlighet har ny rad skjutits in, Summa eget kapital avsättning och skulder. På kassaflödesanalysen har periodens resultat, medel från verksamheten och summa kassaflöde uppdaterats efter ovanstående korrigering. Årets resultat fastställs till tkr. Beslutsunderlag Reviderat årsbokslut år 2017 Medlemskommunerna

9 9(14) 14 Dnr 2018/00026 Revisionsrapport s beslut noterar informationen till protokollet. Revisorerna har lämnat en revisionsrapport på årsredovisning för Revisorerna gör bedömningen att årsredovisningen delvis redogör för utfallet av verksamheten och verksamhetens finansiering. Årsredovisningen kan med fördel förbättras vad gäller ekonomisk ställning. Kommunalförbundet lever upp till kommunallagens krav på en ekonomi i balans och det finns inga underskott från tidigare år. Det finns dock brister i förvaltningsberättelsen. Som behöver åtgärdas. Resultatet är förenligt med fastställt mål för god ekonomisk hushållning och att verksamhetens utfall i huvudsak är förenligt med fastställda verksamhetsmål. Vidare anger revisorerna att årsredovisningen inte till fullo är upprättad i enlighet med lagens krav och god redovisningssed i övrigt. Årets redovisning är svår att bedöma till följd av ett stort antal omföringar. Efter kompletteringar bedöms att räkenskaperna i allt väsentligt är rättvisande. Beslutsunderlag Revisionsrapport PWC Medlemskommunerna

10 10(14) 15 Dnr 2018/00027 PM från de folkvalda revisorerna s beslut noterar informationen till protokollet. beslutar att inte tillföra ytterligare resurser till revisorerna. Ordförande Elisabet Edlund får i uppdrag att framföra direktionens beslut till revisorerna. Revisorerna har i PM angivit att den resurs för revision på kronor som avsatts i Itsams budget för 2018 inte är tillräckligt. Utöver den lagstadgade revisionen kopplad till granskning av kommunalförbundets delårsrapport och årsredovisning har revisorerna identifierat två områden för ytterligare revision: s styrning, uppföljning och kontroll av kommunalförbundet. En medlemsgemensam granskning av It-säkerhetensupprätthållande inom medlemskommunernas verksamhet. Revisorerna framför därför ett behov av att ytterligare resurser tillförs. Beslutsunderlag PM från de folkvalda revisorerna Elisabet Edlund

11 11(14) 16 Dnr 2018/00012 Budgetprognos 2019 s beslut noterar informationen till protokollet. Mattias Bly föredrar ärendet. I budgetprognosen för 2019 specificerar Kommunalförbundet Itsam kostnader för respektive kommun gällande driften av den sammantagna It- driften. Av prognosen framkommer att Itsams totala omsättning planeras uppgå till kronor. Till detta ska tilläggas intäkter av engångskaraktär såsom specifika utredningsuppdrag eller riktade projekt samt intäkter för fiberutbyggnad i form av återetableringar eller andra utbyggnadsprojekt. Beslutsunderlag Budgetprognos 2019

12 12(14) 17 Dnr 2018/00005 Organisation GDPR och dataskyddsombud s beslut beslutar att fastställa strukturen för arbete samt att godkänna den ekonomiska kalkylen. Mattias Bly föredrar ärendet. Dataskyddsförordningen (GDPR) gäller som lag i alla EU:s medlemsländer från och med den 25 maj Förordningen kommer att innebära en hel del förändringar för de som behandlar personuppgifter och stärkta rättigheter för den enskilde när det gäller personlig integritet. Under 2018 bedrivs arbetet med att säkerställa att Itsam kommunerna lever upp till lagens krav i ett samverkansprojekt. Den personuppgiftsansvarige och personuppgiftsbiträdet ska under alla omständigheter utnämna ett dataskyddsombud om behandlingen genomförs av en myndighet eller ett offentligt organ, förutom när detta sker som en del av domstolarnas dömande verksamhet. För en mer effektiv och proffesionell hantering av GDPR och informationssäkerhet föreslås att Itsam även 2019 och framåt tar ansvar för dess uppgifter. Dataskyddsombud och informationssäkerhetsamordnaren leder arbetet med att uppnå informationssäkerhetspolicyns mål och ansvarar för analyser av de delar av IT-stödet som är gemensamma för hela verksamheten. Dataskyddsombud och informationssäkerhetsamordnaren initierar och stödjer systemägarnas arbete med att genomföra enskilda systemsäkerhetsanalyser. Beslutsunderlag Förslag och organisation GDPR Struktur och förvaltning GDPR Medlemskommunerna

13 13(14) 18 Dnr 2018/00025 Inloggning till bank s beslut Kvittering av medel samt undertecknade av utbetalningar från kommunalförbundets bankgirokonton, bankräkningar samt kvittering av checkar, postanvisningar, postremissväxlar och andra liknande till kommunalförbundet ställda värdehandlingar undertecknas av förbundsdirektör Mattias Bly, upphandlingschef Conny Forsberg, ekonomiassistent Victoria Jansson samt ekonomichef Pia Grundell Bergström två i förening. Senast antagna beslut behöver nu uppdateras med anledning av förnyade tillstånd på kommunalförbundets banker och tillika ny personal som ska ges rättigheter enlig ovan

14 14(14) 19 Dnr 2018/00029 Övriga frågor s beslut noterar de övriga frågorna och diskussionen till protokollet. Hans Måhagen rapporterar att Kinda kommun haft utbildning med Axel Danielsson. Diskussionen i direktionen handlar om huruvida ett intresse av att ha utbildning efter valet 2018 med honom finns. Respektive kommun skulle ta med sig frågan och diskutera den i sina kommuner och meddela Hans om eventuellt intresse senast den 8 maj. Arvodering av direktionens förtroendevalda diskuteras. beslutar uppdra till förbundsdirektören att se över frågan och återkomma till direktionen. Ordförande Elisabet Edlund fick uppdrag från direktionen att förhandla om lön med förbundsdirektör Mattias Bly.