Överflyttning av administration för sommarpraktikprojektet

Transkript

1 SIGNERAD Malmö stad Stadskontoret 1 (3) Datum Vår referens Katarina Dettmark Controller katarina.dettmark@malmo.se Tjänsteskrivelse Överflyttning av administration för sommarpraktikprojektet STK Sammanfattning Sommarpraktikprojektet drivs idag av grundskolenämnden medan Ung i sommar är organiserat under gymnasieoch vuxenutbildningsnämnden. Det föreslås att administrationen av praktikorganisationen för Sommarpraktik i grundskolan överflyttas till gymnasieoch vuxenutbildningsnämnden medan det juridiska ansvaret för insatsen och dess uppföljning kvarstår under grundskolenämnden utifrån skollagens regelverk om särskilt stöd. Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslås besluta att godkänna att administrationen av Sommarpraktik i grundskolan verkställs under gymnasieoch vuxenutbildningsnämnden, emellertid med bibehållet juridiskt ansvar hos grundskolenämnden för insatsen och dess uppföljning, att inte överföra något kommunbidrag i anledning av åtgärden.. Beslutsunderlag Överflyttning av Sommarpraktikprojektet Övertagande av Sommarpraktikprojektet G-Tjänsteskrivelse KS Överflyttning av sommarpraktikprojektet Beslutsplanering KS Fördelningsmöte KS Arbetsutskott Kommunstyrelsen Ärendet Bakgrund Kommunstyrelsen beslutade den 27 november 2012 i ärendet Angående studie- och yrkesvägledning i grundskolan att ge stadskontoret i uppdrag att utreda förutsättningarna för en kommungemensam organisation för praktikplatser. Den 8 maj beslutade kommunstyrelsen i ärendet Förutsättningar för en kommungemensam organisation av praktikplatser att uppdra åt den nya grundskoleförvaltningen att beakta ett antal förslag som

2 lagts fram i ärendet. Grundskoleförvaltningen har valt att dela upp uppdraget från kommunstyrelsen i flera delar. I detta ärende behandlas endast det s.k. Sommarpraktikprojektet. 2 (3) Sommarpraktikprojektet startade på Kroksbäck 1979 och administrerades av dåvarande skolnämnd. Under stadsdelsorganisationen administrerades projektet av Hyllie stadsdelsfullmäktige för hela kommunen och finansierades av samtliga tio stadsdelar. Verksamheten och kommunbidragen överfördes den 1 juli 2013 från stadsdelarna till grundskolenämnden. Överflyttning av Sommarpraktikprojekt Sommarpraktikprojektet är idag organiserat i grundskolenämnden. Placeringen av verksamheten har varit föremål för utredning i såväl grundskolenämnden som gymnasieoch vuxenutbildningsnämnden. Både grundskolenämnden och gymnasieoch vuxenutbildningsnämnden ställer sig bakom att organisation och finansiering överförs till gymnasieoch vuxenutbildningsnämnden. Grundskolenämnden beslutade den 19 november 2014 att överlämna Sommarpraktikprojektets uppdrag och kommunbidragsfinansiering till gymnasieoch vuxenutbildningsnämnden från och med den 1 januari 2015 samt att överlämna ärendet till kommunstyrelsen för handläggning. Gymnasieoch vuxenutbildningsnämnden beslutade den 21 november 2014 att ställa sig positiv till övertagandet av Sommarpraktikprojektets uppdrag och kommunbidragsfinansiering. Kommungemensam organisation av praktikplatser Sommarpraktikprojektet (SPP) har under hösten 2014 utvärderats av grundskolenämnden. Enligt utvärderingen framgår att SPP är ett socialt projekt som utgör ett led i Malmö stads satsningar på barn och ungdomar. Insatsen ska bland annat leda till bättre motivation för skolarbetet. SSP anskaffar praktikplatser inför sommaren efter skolornas önskemål/ behov. De ungdomar som får ta del av SPP finns i Malmö stads kommunala grundskolor skolor och det är skolorna som erbjuder vissa elever i åldern år att delta. Grundskolenämndens bedömning är att SPP är en viktig social insats till en liten kostnad men att verksamheten skulle tjäna på en ökad samordning med annan praktikverksamhet. Stadskontoret uppfattar att grundskolenämnden anser att verksamheten ska fortsätta på det sätt som beskrivits i nämndens tjänsteskrivelse. Praktikenheten inom gymnasieoch vuxenutbildningsnämnden ansvarar för Ung i sommar. Uppdraget för Ung i sommar är att erbjuda fyra veckors sommarpraktik till ungdomar folkbokförda i Malmö, från det år de fyller 16 år till och med det år de fyller 19 år. Den stora skillnaden mellan SPP och Ung i sommar är att Ung i sommar erbjuds alla Malmöungdomar medan SPP vänder sig till elever i Malmö kommuns grundskolor som är i behov av insatser för att öka sin motivation för skolarbetet. I regelverket för Ung i sommar-verksamheten behandlas alla kommunmedlemmar lika, till skillnad från en praktik inom ramen för SPP-verksamheten där i stället praktiken riktas till en enskild elev som har ett individuellt behov av stöd för att kunna uppnå kunskapskraven. Denna typ av praktik är därmed att likställa med en insats/ett särskilt stöd utifrån de skyldigheter skolhuvudmannen har enligt 3 kap. 8 skollagen. Skolan uppmärksammar att en individuell elev har sociala hinder i sin inlärning. Skolan, oftast elevhälsan eller studie- och yrkesvägledningen, initierar processen och gör sina bedömningar av vilka elever som skulle må bra av en praktikplats på sommarlovet. Det är elevhälsans primära uppgift att undanröja hinder för elevens kunskapsut-

3 veckling. En praktikplats inom SPP får anses vara en sådan åtgärd som är avsedd att undanröja hinder för eleven att klara sin skolgång. Den är därmed intimt förknippad med grundskoleverksamheten och de skyldigheter denna har i enlighet med skollagen. Eftersom SPP endast berör grundskoleelever bör det samlade juridiska ansvaret för att enskilda elever med behov av insats i form av praktik får stöd, ligga på grundskolenämnden. 3 (3) Stadskontoret anser att insatserna inom SPP kan vara viktiga för de aktuella eleverna. De praktikplatser som anskaffas måste dock vara av hög kvalitet. Detta motiverar att gymnasieoch vuxenutbildningsnämnen bör anskaffa och fördela praktikplatserna på grundskolenämndens uppdrag. Genom en samlad praktikenhet kan samordningsvinster erhållas och personalen kan bland annat upprätthålla god kunskap om olika arbetsplatser i Malmö utifrån vissa kvalitetskriterier såsom kollektivavtal med mera. Stadskontoret föreslår därför att den administrativa hanteringen av praktikplatser för sommarpraktik för grundskoleelever överförs till gymnasieoch vuxenutbildningsnämnden, men att det juridiska ansvaret och därmed kommunbidraget även fortsättningsvis ska vara knutet till grundskolenämnden. Anledningen till detta är att med nuvarande verksamhetsinriktning är sommarpraktikverksamheten närmast att betrakta som en form av särskilt stöd för grundskoleelever, vilket ingår i grundskolenämndens ansvarsområde. Ansvariga Jan Åke Troedsson Ekonomidirektör Jan-Inge Ahlfridh Stadsdirektör

4 Grundskolenämnden 1 (1) Datum Adress Rönnbladsgatan 1 B Diarienummer GrF Kommunstyrelsen Överflyttning av Sommarpraktikprojektet Grundskolenämnden har vid sitt sammanträde den 19 november 2014 behandlat rubricerat ärende och beslutade i enlighet med bifogad tjänsteskrivelse; att överlämna Sommarpraktikprojektets uppdrag och kommunbidragsfinansiering till Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden fr.o.m. den 1 januari 2015, samt att överlämna ärendet till kommunstyrelsen för handläggning. Ärendet överlämnas härmed till kommunstyrelsen. Anders Rubin, ordförande Anders Malmquist, grundskoledirektör

5 Grundskoleförvaltningen 1 (3) Datum Vår referens Moa Morin Utredningssekreterare moa.morin@malmo.se Tjänsteskrivelse Överflyttning av sommarpraktikprojektet GRF Sammanfattning Sommarpraktikprojektet är i dag organiserat inom Grundskolenämndens ansvarsområden. I ärendet föreslås att Sommarpraktikprojektet flyttas över till Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden. Därmed kan verksamheten samordnas med annan praktikverksamhet för ungdomar i Malmö Stad. Förslag till beslut Grundskolenämnden föreslås besluta att överlämna Sommarpraktikprojektets uppdrag och kommunbidragsfinansiering till Gymnasieoch vuxenutbildningsnämnden fr.o.m. den 1 januari 2015, samt att överlämna ärendet till kommunstyrelsen för handläggning Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Utvärdering av sommarpraktikprojektet 2014 Beslutsplanering Grundskolenämnden Ärendet Kommunstyrelsebeslut Kommunstyrelsen beslutade vid sitt sammanträde den 27 november 2012 avseende ärendet Angående studie- och yrkesvägledning i grundskolan (dnr KS-KOM ) att ge stadskontoret i uppdrag att utreda förutsättningar för en kommungemensam organisation för praktikplatser). I det fortsatta ärendet Förutsättningar för en kommungemensam organisation av praktikplatser för grundskoleelever (dnr KS-KOM ) lämnade stadskontoret förslag bland annat vad gäller möjlighet för elever i grundskolan att få arbetslivserfarenhet samt förslag till organisation, verksamhet, kompetensutvecklingsinsatser och ekonomi kring studie- och yrkesvägledning, arbetslivserfarenhet och praktikorganisation. Kommunstyrelsen beslutade vid sitt sammanträde Postadress: Malmö Besöksadress: Rönnbladsgatan 1 B, Malmö Tel Org.nr E-post: grundskola@malmo.se Webbplats:

6 avseende ärendet att uppdra åt den nya grundskolenämnden att beakta de i ärendet framlagda förslagen. 2 (3) Grundskoleförvaltningen har valt att dela upp uppdraget från kommunstyrelsen i flera delar eftersom uppdraget rör olika delar av grundskoleförvaltningens verksamheter samt att vissa delar av uppdraget kräver ytterligare utredning eller är avhängigt andra beslut. I detta ärende behandlas det s.k. Sommarpraktikprojektet. Ny organisation I samband med kommunfullmäktiges beslut (dnr KS-KOM ) om Malmö stads nya organisation överfördes ansvaret för det s.k. Sommarpraktikprojektet som tidigare legat under sdf Hyllie, till grundskolenämnden. Centrum för pedagogisk inspiration (CPI), som tidigare legat under Utbildningsnämnden överfördes till grundskolenämnden för vidare utredning, med undantag för de delar av CPI som hanterat praktikfrågor, d.v.s. Praktikenheten, med Ung i sommar och Praktikservice, vilka överfördes till gymnasieoch vuxenutbildningsnämnden. Andra verksamheter inom den nya gymnasieoch vuxenutbildningsnämndens ansvarsområden är Vägledningscentrum och Uppdrag Malmö. På Vägledningscentrum finns Ungdomsuppföljningen som arbetar med särskilda insatser inom ramen för det kommunala informationsansvaret som regleras i skollagen. Utvärdering av Sommarpraktikprojektet 2014 Sommarpraktikprojektet (SPP) 2014 har utvärderats under augusti-september 2014 av grundskoleförvaltningens utvecklingsavdelning. Enligt utvärderingen är SPP är ett socialt projekt och utgör ett led i Malmö stads satsningar på barn- och ungdomsverksamhet. SPP har pågått sedan 1979, då det administrerades av dåvarande skolkontoret. Vid stadsdelsindelningen fördes projektet över till Hyllie sdf som samordnade och drev projektet fram till Malmö stads omorganisation Målgruppen är elever i åldern år i kommunala skolor. Antalet ungdomar har under åren varierat, med c:a 400 som ett medeltal. Praktikplatserna återfinns i dag huvudsakligen inom café, restaurang och handel. Enligt utvärderingen är syftet att ungdomarna ska utveckla sina sociala och språkliga kompetenser, få bättre självkänsla, ökat självförtroende och därigenom bättre motivation för skolarbetet, lära sig hantera de krav som arbetslivet ställer och genom vuxenkontakter få bättre insikter i arbetlivets villkor samt ha en meningsfull sysselsättning under några sommarveckor. SPP anskaffar praktikplatserna, efter skolornas önskemål/behov, och fördelar till skolorna som tilldelar platserna till eleverna enligt följande kriterier: Elever med sociala, språkliga, fysiska och andra svårigheter; elever med lågt självförtroende eller låg självkänsla; elever som av andra tungt vägande skäl har behov av sommarpraktik och då genom beslut av EHT; elever som vistas på hemorten hela sommaren. Budgeten för SPP 2014 är 3 Mkr. Insatserna har genomförts av en samordnare och två assisteneter som varit projektanställda under februariaugusti. Gymnasie- och vuxenutbildningens översyn av praktikorganisationen 2014 Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen utreder - som ett led i förvaltningens pågående organisationsförändring - sin organisation för arbetet med praktikanskaffning och uppföljning av praktik inom gymnasieoch vuxenutbildningsförvaltningen under hösten Bakgrunden till organisationsförändringen är bland annat överföringen av Jobb Malmö från Serviceförvaltningen till gymnasieoch vuxenutbildningsförvaltningen. Inom ramen för utredningen har även diskussioner förts med företrädare för grundskoleförvaltningen om möjligheten att överföra grundsko-

7 lans Sommarpraktikprojekt till gymnasieoch vuxenutbildningsförvaltningen. 3 (3) Grundskoleförvaltningens bedömning Sommarpraktikprojektet en viktig social insats för flera ungdomar i Malmö kommun. Enligt utvärderingen av projektet 2014 är sommarpraktikprojektet en positiv satsning till en liten kostnad. Grundskoleförvaltningen anser dock att verksamheten skulle tjäna på ökad samordning med annan praktikverksamhet i kommunen och föreslår därför att uppdraget och kommunbidragsfinansieringen för Sommarpraktikprojektet överflyttas från grundskolenämnden till gymnasieoch vuxenutbildningsnämnden. Förvaltningarna är också överens om överflyttningen. Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden kommer att behandla ett ärende om övertagande av Sommarpraktikprojektet den 21 november Grundskoleförvaltningen föreslår att verksamheten bör ha samma mål och inriktning men att arbetssättet bör anpassas till gymnasieoch vuxenutbildningsförvaltningens nya organisation. Grundskoleförvaltningen ser också att det finns vissa förbättringsbehov inom projektet, t.ex. vad gäller fördelningen av platser mellan skolorna, elevernas möjligheter till pendling till andra stadsdelar än hemstadsdelen, utbetalningen av lön, arbetsplatsernas lämplighet samt ansvarsfördelningen mellan samordningen och kuratorerna. Erfarenheter får tidigare samordning och grundskolornas kuratorer bör tas tillvara för att förbättra verksamheten inom den nya organisationen. I vilken utsträckning grundskolenämndens kuratorer fortsatt ska arbeta med insatserna är en viktig fråga för grundskolenämnden. Kuratorerna har ett viktigt uppdrag inom förvaltningen och har en hög arbetsbörda. Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen bör se över hur man bäst når målgruppen för insatserna och under arbetets gång ha en fortlöpande dialog och samverkan med grundskoleförvaltningen. Det är också viktigt för grundskoleförvaltningen att det skapas samverkansformer mellan förvaltningarna kring annan praktikverksamhet, t ex prao, så att det skapas en effektiv och ändamålsenlig verksamhet även kring denna. Ansvariga Anders Malmquist, grundskoledirektör

8 Grundskoleförvaltningen 1 (4) Sommarpraktikprojektet (SPP) Utvärdering 2014 Sommarpraktikprojektets (SPP) är ett socialt projekt och utgör ett led i Malmö stads satsningar på barn och ungdomsverksamhet. Vid senaste omorganisationen hamnade projektet, tillfälligt?, hos Grundskoleförvaltningen, CPI, som nu har genomfört projektet med lyckat resultat. Målgruppen är elever i åldern år i kommunala skolor och budgeten är central, för 2014 var den 3 milj. Syftet är att ungdomarna ska utveckla sina sociala och språkliga kompetenser, få bättre självkänsla, ökat självförtroende och därigenom bättre motivation för skolarbetet. Lära sej hantera de krav som arbetslivet ställer och genom vuxenkontakter få bättre insikt i arbetlivets villkor samt ha en meningsfull sysselsättning under några sommarveckor. SPP anskaffar praktikplatserna, efter skolornas önskemål/behov, och fördelar till skolorna som tilldelar platserna till eleverna enl nedanstående kriterier: Elever med sociala, språkliga, fysiska och andra svårigheter Elever med lågt självförtroende eller låg självkänsla Elever som av andra tungt vägande skäl har behov av sommarpraktik och då genom beslut av EHT Elever som vistas på hemorten hela sommaren Bakgrund: SPP har pågått i 35 år. Det började på Kroksbäck 1979 och administrerades av dåvarande skolkontoret. Vid stadsdelsindelningen fördes projektet över till Hyllie sdf som samordnade och drev det fram till sept Stadsdelarna betalade då för resp. ungdom. Antalet ungdomar har under åren varierat något med c:a 400 som ett medeltal. Praktikplatserna var till en början huvudsakligen inom kommunala verksamheter. Senare när Ung i Sommar startade blev det en uppdelning och SPP övergick mer och mer till privata företag som idag huvudsakligen finns inom café, restaurang, handel samt till viss del verkstad/vaktmästare och föreningar. Ersättning till ungdomarna har hela tiden utbetalats och det är praktik inkl. handledning, eleven får inte ersätta ordinarie personal. Personalupplägget har varierat under åren, t.ex. under 5 år i början var det en kurator som hade en halvtidstjänst (helår) som samordnare och en Syv på heltid från januari-september för anskaffning av praktikplatser. Därtill kom ett antal korttidspersonal under sommarperioden. Då gjordes också all introduktion av SPP samt att de hade en informationsträff med alla handledare. Senare fick kurator/syv i de flesta fall göra introduktionerna. Sedan Hyllie sdf tog över har ordinarie personal på sdf använts vilket gjort att projektet delvis haft samma personal i flera år med en bra kontinuitet som följd dock har tillfällig personal anställts över sommaren.

9 Grundskoleförvaltningen 2 (4) Sommarpraktikprojektet (SPP) Årets (2014) verksamhet: Personal Projektsamordnare, heltid februari - augusti, ej i budgeten Huvudsakliga arbetsuppgifter är att iordningställa informationsmaterial och blanketter, inbjudan till praktikplatser och skolor, anskaffa, handlägga och fördela praktikplatser inkl överenskommelser efter skolornas önskemål, ha kontakt med praktikplatserna och skolorna, hålla informationsmöten med skolrepresentanterna, skolhälsovården, HR-service och Swedbank, arbetsleda projektassistenterna, handlägga och besvara frågor och incidenter tillsammans med projektassistenterna, handläggning av timlistor, avsluta projektet. 2 projektassistenter, heltid april - augusti, ingår i budgeten Huvudsakliga arbetsuppgifter är anskaffning av praktikplatser, viss introduktion av ungdomar på praktikplatserna, kontakt med skolrepresentanterna, besök och kontakt med praktikplatserna, handläggning av överenskommelser/skatteintyg/hälsointyg/timlistor, besvarande av frågor via mobil och mail, handläggning av incidenter och byten under praktikperioderna. Representant på varje skola, oftast kurator eller Syv, ej i budgeten Huvudsakliga arbetsuppgifter är att informera elever och föräldrar, dela ut och vara behjälplig med blanketter, placera/matcha elever till rätt praktikplats, introduktion på praktikplatsen, hålla kontakt med SPP, Informationsmöte för alla representanter hölls i mitten av april då SPP gick igenom alla blanketter, arbetsgång mm.

10 Grundskoleförvaltningen 3 (4) Sommarpraktikprojektet (SPP) Ungdomar 465 ungdomar från samtliga kommunala högstadier fördelat på 2 perioder, 16/6 11/7 och 14/7 8/8, 11 elever födda -98, 375 födda -99, 79 födda -00, 220 flickor och 245 pojkar, förra året var fördelningen tvärtom 2014 var ersättningen 44:-/tim för max 120 timmar (5280:-) skolornas önskemål/behov var 600 platser. Skolorna tar i de flesta fall ut åk 8 elever vilket gör att de kan följa upp praktiken och att det ger en positiv effekt för eleven i åk 9. Ungdomarna ansöker/fördelas på skolan efter ovanstående kriterier (se sid 1), c:a 40 ungdomar har ej fullföljt, de flesta av dessa har själva hoppat av men 5 har blivit uppsagda pga. misskötsel och stöld, en del har också omplacerats, efter eget önskemål, med hjälp av SPP. Det är ett stort intresse från ungdomarna som börjar göra förfrågningar i januari. Praktikplatser 158 arbetsgivare främst inom café, restaurang samt handel. En inbjudan till 800 arbetsgivare skickas i februari varav c:a 100 svarar positivt, därefter vidtar personlig uppringning. SPP har också personligen uppsökt tänkbara praktikplatser för anmälning. Projektassistenterna har besökt och varit i kontakt med samtliga praktikplatser under praktikperioderna och träffat många ungdomar. Någon praktikplats uppfyllde inte förväntningarna vilket gjorde att praktikanten fick byta plats. Budget Tack vare bra planering kunde budgeten hållas. Samarbetspartners: Serviceförvaltningen genom Post o. Bud (tryckning och utskick) HR-service (registrering av överenskommelser och timlistor), skolhälsovården (hälsointyg) samt Swedbank (utbetalning). Respons från skolrepresentanterna: Bra samarbete med SPP, snabb respons tidig och löpande bra information bra och tydliga blanketter mycket bra med svarskuvert för timlistorna bra och snabb hjälp från SPP vid strul på praktikplatsen bättre fördelning av platser och matchning vilket leder till färre avhopp/avslut önskar tidigare informationsmöte med skolrep, början av april

11 Grundskoleförvaltningen 4 (4) Sommarpraktikprojektet (SPP) Synpunkter från SPP: Förslag på nytt namn, då det numera är en permanent verksamhet, Sommarpraktik år och Ung i Sommar år. Namnen kommer göra det mycket tydligare för ungdomar och arbetsplatser och vi kommer få mindre förvirring. Bättre kvalitetssäkring av praktikplatserna genom tidigare besök av SPP. Responsen från SPP till praktikplatserna efter inkommen anmälan kan bli bättre. I år skickades mail till de som angett mailadress. Det går, i vissa fall, lång tid från anmälan till eleverna kommer på introduktion vilket försvårar introduktionen. Vi anser att anskaffning av praktikplatser är max vad nuvarande organisation kan klara på den tid och budget som står till buds, troligen har vi nått ett tak i Malmö inkl. Ung i Sommar. Vid ett ev. samgående, SPP och UiS, kan vinster i antal platser göras, ex. kan en plats ta emot en yngre och en äldre elev samtidigt vilket skulle skapa fler praktiktillfällen. SPP får ofta svaret, vi tar bara äldre elever. Vi ser också sociala vinster. Blankettmallarna bör i större utsträckning vara digitaliserade så att man kan fylla i blanketten och spara eller skicka vidare. Personalen bör ha profilkläder vid besök hos praktikplatserna, och för att syna på stan, nu har de endast visitkort. Alla reserver skall ha hälsointyg för att underlätta placeringar och vid avhopp/byte måste SPP meddelas. I informationen till eleverna bör utbetalningsdatum finnas med. Fler praktikanter har skickat in sina timlistor i tid vilket beror på att de fått portofria svarskuvert. Till dags dato fattas endast 2! Sommarpraktikprojektet har varit en väldigt positiv satsning till liten kostnad de senaste 35 åren för ungdomar i Malmö. SPP har överlevt tack vare stor entusiasm, en positiv anda, nära och fruktsamma kontakter med skolrepresentanter, ungdomar och företag. Det är vår förhoppning att SPP kan säkra kontinuiteten och utvecklas vidare i samarbete med Ung i Sommar, se även utredning gjord av Gymnasieförvaltningen sept Malmö Kenneth Sandéhn Projektsamordnare 2014