Jordbruksverkets analys har i sig själv ett stort läsvärde, inte minst för

Transkript

1 J O R D B R U K S V E R K E T : Krisberedskapen ska fungera i alla lägen TOMAS ERIKSSON Krisberedskapen ska fungera i alla lägen, inte bara vid ett eller två scenarion. Det är utgångspunkten i Jordbruksverkets risk- och sårbarhetsanalys. Analysen har lett fram till ett antal nya arbetssätt inom verket. Det handlar exempelvis om att arbeta med externa och interna epi-team, ett slags kristeam som sätts in vid utbrott av smittsamma djursjukdomar. Skara Göteborg Helsingborg Alnarp Söderhamn Uppsala Stockholm Linköping Jönköping Jordbruksverkets analys har i sig själv ett stort läsvärde, inte minst för att verket vågat ange sannolikheter och konsekvenser vid hanteringen av kriser. Det handlar om samordning och övning och att inte bli händelsernas fånge. Det är kärnan i Carl Danielssons arbete med krisberedskap vid Jordbruksverket i Jönköping. Bara ett halvår efter att han hade slagit sig ner på stolen som krisberedskapssamordnare på verket han var då nyutexaminerad statsvetare med en magisterexamen i internationell säkerhet med inriktning mot terrorism fick han testa sina teorier. Då hittades döda fåglar i Oskarshamn som var smittade av fågelinfluensan. För första gången gick Jordbruksverket över till en ny krisorganisationsmodell skapad för att ta hand om fågelinfluensa hos vilda fåglar. Fågelinfluensan gav viktiga erfarenheter Carl Danielsson fick vägledning av verkets nytryckta risk- och sårbarhetsanalys som hade landat på hans bord bara några veckor innan fåglarna hittades. Delar av analysarbetet kom till omedelbar nytta. Det återspeglades bland annat i de riktlinjer för operativa ledningscentraler som vi tagit fram. Men mycket handlade om basala saker som beprövade och funktionella arbetsformer, dokumentationsprinciper och kommunikationsvägar. I gengäld kommer fågelinfluensan att göra avtryck i nästa risk- och sårbarhetsanalys, framför allt när det handlar om uthållighet. Carl Danielsson Krisberedskapssamordnare Jordbruksverket Fakta om Jordbruksverket Jordbruksverket är regeringens expertmyndighet på det jordbruks- och livsmedelspolitiska området och har ett samlat sektorsansvar för jordbruk, trädgård och rennäring. Jordbruksverket har cirka anställda fördelade på huvudkontoret i Jönköping, nio regionala kontor samt en särskild distriktsveterinärorganisation. Risk-/hotbild Mardrömsscenariot liknar det vi såg med mul- och klövsjuka i Storbritannien Sjukdomen är mycket aggressiv och går på alla klövbärande djur. Det skulle skapa stora ekonomiska förluster, vi skulle tvingas avliva tusentals djur och vi skulle exempelvis få göra inskränkningar i allemansrätten, säger Carl Danielsson.

2 Vi utsåg tolv kontaktpersoner på verkets avdelningar för att få in expertbedömningar från hela organisationen Vi fick ganska snabbt brist på personal vid de 5 6 operativa ledningscentralerna. Varje central skulle ha en insatschef, 3 4 fältveterinärer, en administratör, en informatör och personer från Försvarsmakten (hemvärnet). Den här gången löste vi problemet med hjälp av en flexibel distriktsveterinärsorganisation och genom att skapa lokala arbetstidsavtal och att arbeta med telefontillgänglighet, berättar Carl Danielsson. Jordbruksverket har arbetat med risk- och sårbarhetsanalys sedan Men det har funnits otydligheter i hur analyserna ska användas. Det fanns inga formulerade användningsområden, ingen särskild metod, det var inte klart om det bara var en skyldighet eller om det skulle vara ett strategiskt och styrande dokument, säger Carl Danielsson. Därför beslutade vi oss denna gång för att göra en mer omfattande risk- och sårbarhetsanalys som ger oss en samlad bild av vilka risker och sårbarheter som finns och vilken förmåga vi har att hantera dem. Analysen ska fungera som ett styrdokument utifrån vilken vi kan göra prioriteringar och se inom vilka områden vi bör göra djupdykningar. Analysarbete i fem steg Carl Danielsson beskriver arbetet som gjordes i fem steg. 1. Skapande av arbetsformer. Vi kom fram till att vi behövde en intern handbok som tog upp grundelement som definitioner av ord och begrepp, hur man identifierar en risk och hur man gör urval och upprättar tidsplaner för att kunna göra avdelningsspecifika risk- och sårbarhetsanalyser. 2. Förankring i organisationen. Först förankrade vi arbetet i ledningen för att få risk- och sårbarhetsanalysen integrerad i allt arbete inom verket och för att få resurser avsatta till detta. Vi utsåg också tolv kontaktpersoner på verkets avdelningar för att få in expertbedömningar från hela organisationen. 3. Utbildning. Vi började med att utbilda kontaktpersonerna, som fick svara på frågor av typen varför, hur, var och när. Sedan höll vi ett par workshops. Den första tittade på vilka risker och sårbarheter som finns, internt och externt. Därefter fick deltagarna samordna arbetet på sina avdelningar och ta fram en risk- och sårbarhetsanalys enligt en rapportmall som vi tagit fram. På en andra workshop fick alla lägga fram de fem största risk- och sårbarhetsfaktorerna inom sin avdelning. 4. Sammanställning av avdelningsanalyser. Det var upp till mig att hitta en metod att analysera och strukturera materialet. De mer metodorienterade verktygen hämtades i första hand från LUCRAM (Lund) och Räddningsverket. Strukturen hämtades från Krisberedskapsmyndighetens vägledningsdokument för statliga myndigheters arbete med risk- och sårbarhetsanalyser. Men vi modifierade strukturen genom att bland M E D V I N D I S Ä K E R H E T S A R B E T E T

3 annat också titta på generell krishanteringsförmåga och vilket urval av risker avdelningarna gjort och varför. I det läget tog vi dessutom inte bara upp risker utan vi tittade också på historik och tendenser. 5. Presentation. Resultatet och de förslag till åtgärder vi kom fram till presenterades vid en föredragning för vår generaldirektör. På så sätt kommunicerades resultatet uppåt, utåt och internt. En viktig del i arbetet var att kvalitetssäkra materialet före föredragningen, bland annat genom att skicka ut det på remiss på avdelningarna. På så sätt skapas konsensus internt. I dag kan Carl Danielsson konstatera att arbetet har lett till beröm både inom och utanför verket. Framför allt har sättet att konkret beskriva sannolikheter och konsekvensperspektiv vid olika scenarion imponerat. Framgången är främst pedagogisk, enligt Carl Danielsson. Vi utgick från att många av dem som läser analysrapporten inte har några fördjupade förkunskaper. Därför har vi arbetat systematiskt för att ge läsarna en målande bild av bakgrund, sannolikheter, konsekvenser och följdeffekter utöver de givna konsekvenserna. Tittar man på en allvarlig djursjukdom så vet alla att djur måste avlivas, men vi tittar också på vad det innebär för allmänheten, som minskad tilltro till livsmedel och inskränkningar i vardagen. Det är även viktigt att paketera materialet rätt. Det är lätt att bli insnöad och det spelar ingen roll hur bra innehållet är om man presenterar det fel. Att vi vågade ange sannolikheter och konsekvenser var absolut en framgångsfaktor. Vi stack ut huvudet där, men vi gjorde också klart att det inte handlade om laboratoriediagnostik utan att vi hade försökt så gott vi kunde. Konkreta resultat I dag kan vi se flera konkreta resultat av den genomförda risk- och sårbarhetsanalysen hos Jordbruksverket. Exempelvis ska en tjänsteman i beredskap inrättas så att samverkande myndigheter, regeringen och länsstyrelser alltid kan nå Jordbruksverket. Verket arbetar även med att ta fram ett konkret förslag på en fysisk krisledningscentral där man kan samlas när en krissituation håller på att utvecklas. Ytterligare en konsekvens är att Jordbruksverket har sett över personalsituationen i krissituationer. Till exempel kan veterinärer snabbt bli en bristvara vid utbrott av en djursjukdom. Sedan en tid tillbaka har vi inrättat ett externt epi-team med ett trettiotal veterinärer där alla har specialkunskaper. Det fungerar som en snabbinsatsstyrka (Rapid Respons Team) och ska leda de operativa centraler vi sätter upp vid ett omfattande epizootiutbrott, berättar Carl Danielsson. Vi håller också på att bygga ett internt epi-team, som vid kriser ska arbeta tillsammans inom verket. TIPS I SÄKERHETSARBETET Alla ska med skapa rätt förutsättningar, studera relevant litteratur, fördela arbetet ute i organisationen och engagera de riktiga experterna och praktikerna inom ämnet. Integrera analysarbetet i verksamhetsplanering och förankra hos ledningen. Underskatta inte inramningen hur resultatet presenteras är minst lika viktigt som de slutsatser som analysen kommer fram till. Blicka utåt upprätta en god kontakt och kommunikation med samverkande myndigheter och näringsliv såväl nationellt som internationellt. Krångla inte till det gör analysen så enkel som möjligt, men inte för enkel. Omsätt dokumentet tillämpa det som ett ändamålsenligt planeringsverktyg och glöm inte att kvalitetssäkra analysen. Tipsare: Carl Danielsson, krisberedskapssamordnare. J O R D B R U K S V E R K E T

4 KOMMENTARi Exemplet belyser vikten av processinriktat arbete, målstyrning, samverkan och engagerat ledarskap. KONTAKT Jordbruksverket Telefon: Dessutom har Jordbruksverket vidareutvecklat en befintlig krisorganisation, med en ordförande, en vice ordförande och ett antal ständiga ledamöter. Det är en kärna som träffas oavsett vilken typ av kris det rör sig om. Sedan bygger vi på med specialistkunskap. Ordförande är verkets chefsveterinär. Vikten av generell krishanteringsförmåga Ett av målet med förändringarna är att arbetet ska fungera likadant, oavsett vilken typ av kris det rör sig om. För arbetet ska ju inte bara fungera i en eller två situationer. Det måste funka i alla situationer. Ingen kan vara förberedd på en tsunami eller att ett flygplan flyger in i World Trade Center, säger Carl Danielsson. Jag tycker att många myndigheter ibland är för händelsestyrda. När fågelinfluensan kom var det många som ansåg att vi och de andra inblandade myndigheterna helt skulle fokusera på den. Men vi måste hela tiden höja blicken. Samverkan är en viktig del i krisberedskapen. Jordbruksverket samverkar med andra myndigheter inom en mängd områden. Ett djupare samarbete finns med myndigheter inom närbesläktade frågor Livsmedelsverket, Statens veterinärmedicinska anstalt och Socialstyrelsen. Risk- och sårbarhetsanalysen är ett viktigt verktyg för att se hur samverkan mellan myndigheterna fungerar, enligt Carl Danielsson. Samarbetet ska också utmynna i gemensamma övningar. År 2005 höll vi en nordisk samövning kring mul- och klövsjuka. Under hösten 2006 testade vi vårt externa epi-team vid en övning i Skövde där vi satte upp en stor operativ ledningscentral. En svårighet som risk- och sårbarhetsanalysen pekar på är att samverkan ofta sker på olika nivåer. Därför gäller det verkligen att informationen fungerar, så att det finns en överensstämmande helhetsbild spridd till alla, säger Carl Danielsson. Samverkan är också viktig i det interna arbetet på ett stort statligt verk. Krisberedskapen får inte isoleras till en enhet. Även här har vi stor hjälp av risk- och sårbarhetsanalysen. Med hjälp av den har vi på olika sätt lyckats sprida arbetet i hela verket. Medvind för beredskapsfrågorna Brist på resurser i form av människors tid, har varit det största problemet i arbetet med risk- och sårbarhetsanalysen på Jordbruksverket, enligt Carl Danielsson. Det handlar mycket om att skapa engagemang för att få människor att ta sig tid, säger han. M E D V I N D I S Ä K E R H E T S A R B E T E T

5 Lite hjälp har han haft av att det har varit en bra tid för dem som arbetar med beredskap. Här på Jordbruksverket har det alltid funnits en tradition att arbeta med beredskapsfrågor, framför allt på djuravdelningen eftersom det ju sker utbrott av djursjukdomar då och då. Men det går lite i vågor. Just nu efter tsunamin, Gudrun och fågelinfluensan är det förstås medvind för beredskapsfrågorna, säger Carl Danielsson. Jordbruket är en allt mindre men fortfarande mycket viktig och känslig del av samhället. Nya former av virus och bakterier följer med den allt öppnare handeln. Mardrömsscenariot liknar det vi såg med mul- och klövsjuka i Storbritannien Sjukdomen är mycket aggressiv och går på alla klövbärande djur. Det skulle skapa stora ekonomiska förluster, vi skulle tvingas avliva tusentals djur och vi skulle exempelvis få göra inskränkningar i allemansrätten, säger Carl Danielsson. Hans sätt att möta dessa nya villkor är att göra ett gott förebyggande arbete. Det finns de som tror att vi kan bygga vattentäta system och lägger sitt krut på det. Jag tror inte på det arbetssättet. Vi bygger ett alltmer komplext samhälle och vi kan inte tänka ut allt i förväg. Då får vi i stället förbereda oss på bästa sätt och se till att vår krisberedskap inte är händelsestyrd. P Krisberedskapen får inte isoleras till en enhet. Även här har vi stor hjälp av risk- och sårbarhetsanalysen. Med hjälp av den har vi på olika sätt lyckats sprida arbetet i hela verket. J O R D B R U K S V E R K E T