Uppdaterad GUIDE OM ANSLAG FÖR HÄLSOFRÄMJANDE VERKSAMHET

Transkript

1 Uppdaterad GUIDE OM ANSLAG FÖR HÄLSOFRÄMJANDE VERKSAMHET Denna guide innehåller information om ansökning, användning, rapportering, bedömning och uppföljning av anslag för hälsofrämjande verksamhet. Institutet för hälsa och välfärd uppdaterar guiden vid behov. 1 ANSLAG FÖR HÄLSOFRÄMJANDE VERKSAMHET PROJEKTENS INNEHÅLL INLÄMNING AV PROJEKTFÖRSLAG BEDÖMNING AV PROJEKTEN PROJEKTPLANERING GENOMFÖRANDE AV PROJEKTEN OCH ÄNDRINGAR EKONOMISK PLANERING AV PROJEKTEN OCH GODTAGBARA KOSTNADER EKONOMIFÖRVALTNING RAPPORTERING BLANKETTER TIDIGARE DISPOSITIONSPLANER FÖRFRÅGNINGAR OCH RÅDGIVNING... 12

2 1 1 ANSLAG FÖR HÄLSOFRÄMJANDE VERKSAMHET Anslaget för hälsofrämjande verksamhet är ett lagstadgat anslag som bygger på lagen om anslag för hälsofrämjande (333/2009) och statsrådets förordning om anslag för hälsofrämjande (535/2009). Vid dimensioneringen av anslaget för hälsofrämjande beaktas befolkningens hälsobeteende och hur vanligt det är med användning av alkohol, narkotika och tobak bland befolkningen samt de olägenheter som förorsakas av dessa. Anslaget är avsett för försöks- och utvecklingsprojekt i hälsofrämjande syfte samt för forskningsprojekt och -program som stödjer hälsofrämjande. Anslaget för hälsofrämjande kan användas för beviljande av statsunderstöd till organisationer, stiftelser, kommuner och andra aktörer, om riksdagen godkänner anslaget för hälsofrämjande i den årliga statsbudgeten. Dessutom kan anslaget användas för att ingå avtal om projekt för hälsofrämjande med inrättningar inom statsförvaltningen. Genom en dispositionsplan som fastställs av Social- och hälsovårdsministeriet beslutas hur anslaget ska användas. Institutet för hälsa och välfärd ansvarar för beredningen och verkställigheten i anslutning till anslaget. 2 PROJEKTENS INNEHÅLL De projekt som beviljas anslag ska stödja genomförandet av folkhälsoprogrammet Hälsa 2015 och andra nationella program för främjande av hälsa. De projekt som beviljas anslag ska effektivera utvecklingen av hälsofrämjande verksamhet, tillämpningen av befintlig praxis och samarbetet mellan olika aktörer. Projektet ska skapa ett nationellt mervärde inom hälsofrämjandet genom att tillämpa befintlig god praxis på ett innovativt sätt eller utveckla nya metoder för att främja hälsa. Projektets mål ska vara exakta, tidsplanerade, realistiska och mätbara. Projektet ska anknyta till att förebygga och minska användningen av alkohol och andra droger och rökning, främja psykisk hälsa, förebygga övervikt, främja hälsosamma matvanor och/eller hälsofrämjande motion, förebygga hemoch fritidsolycksfall, utveckla en sund och trygg miljö, främja sexuell och reproduktiv hälsa eller hänföra sig till annat hälsofrämjande arbete. Varje år fastställs närmare mål i statsbudgeten för den verksamhet som finansieras med anslaget. Dessa mål anges i den årliga ansökningsannonsen.

3 2 Projekt vars huvudsakliga syfte är vård och/eller rehabilitering stöds inte. Medel beviljas inte för grundforskning, lärdomsprov, kommersiell verksamhet eller för beredning av sådan och inte heller för sådan basverksamhet hos kommuner, organisationer eller andra aktörer som är lagstadgad eller som kan betraktas som ordinarie verksamhet. Den som genomför projektet ska ha nödvändiga kunskaper, tillräckliga resurser och lämpliga förutsättningar för att verkställa projektet. Projekten kan i regel omspänna totalt högst tre år. 3 INLÄMNING AV PROJEKTFÖRSLAG Projektunderstöd söks årligen genom att projektförslaget lämnas in till Institutet för hälsa och välfärd (THL) via det elektroniska systemet för projektadministration ( Projektförslag som gäller anslaget tas emot och bedöms vid Institutet för hälsa och välfärd. THL bereder årligen ett förslag till dispositionsplan för social- och hälsovårdsministeriet. Social- och hälsovårdsministeriet fastställer den projektspecifika dispositionsplanen för anslaget i januari 2015, och därefter fattar Institutet för hälsa och välfärd de projektspecifika besluten om statsunderstöd. TIDSCHEMAN 2015 En annons om anslaget för hälsofrämjande publiceras varje år i maj i Helsingin Sanomat, i Hufvudstadsbladet och på adressen Ansökningstiden löper ut i mitten av juni. Närmare datum anges i annonsen. Projektförslagen lämnas in på en blankett, och valet sker på grundval av uppgifterna på blanketten. Blanketten fylls i elektroniskt och finns i det elektroniska projektadministrationssystemet på adressen Systemet skickar avsändaren en bekräftelse på att ansökan har tagits emot. Vänligen ring THL:s kontaktperson, om du inte får någon bekräftelse. Projekten skickas till experter för bedömning under sommaren. Expertbedömningarna görs senast i mitten av september.

4 3 THL:s förslag till dispositionsplan för de projekt som ska finansieras överlämnas till Social- och hälsovårdsministeriet före utgången av oktober varje år. Social- och hälsovårdsministeriet godkänner en preliminär dispositionsplan i november. THL skickar ett meddelande, en eventuell begäran om precisering av projektplanen via det elektroniska systemet och eventuella avtalsdokument till de projekt som ingår i den preliminära dispositionsplanen. Den preciserade projektplanen ska lämnas in via det elektroniska systemet senast det datum som anges i meddelandet. Den preciserade planen ska också skrivas ut ur systemet i pdfformat, undertecknas och sändas i pappersversion till THL:s registratorskontor på adressen PB 30, Helsingfors. Social- och hälsovårdsministeriet fastställer den projektspecifika dispositionsplanen för anslag för hälsofrämjande verksamhet i januari Därefter fattar THL besluten om projektens statsunderstöd och ingår avtal. 4 BEDÖMNING AV PROJEKTEN Alla projektförslag bedöms. THL:s experter och vid behov separat överenskomna utomstående experter bedömer projekten före mitten av september. Vid bedömningen beaktas tyngdpunkterna i verksamheten samt projektets kvalitet, plan, innovativitet, ändamålsenlighet, genomförbarhet, mervärde ur nationellt perspektiv, fortsatta planer och självvärdering. Vid bedömningen används en blankett där projektförslaget bedöms både kvalitativt och i siffror. Varje projekt bedöms av en expert och alla projektförslag behandlas av en grupp experter inom de prioriterade områdena. Projekten bedöms i regel enbart utgående från de uppgifter som anges på blanketten, och i fråga om forskningsprojekt ska forskningsplanen bifogas. De projektspecifika bedömningarna och allmänna prioriteringarna samordnas så att dispositionsplanen blir en så balanserad helhet som möjligt.

5 4 5 PROJEKTPLANERING Ett bra projekt utgår från ett behov som observerats i samhället och projektplanen bygger på evidensbaserad kunskap, forskningsrön eller åtminstone ett motiverat antagande om varför de valda metoderna kommer att leda till den önskade förändringen. Projektet har ett klart och preciserat mål som eftersträvas med hjälp av olika förfaranden och metoder. I projektplanen ska det motiveras varför de valda förfarandena och metoderna lämpar sig för att nå målen och syftet. Det är dessutom bra att utvärdera verksamheten under hela projektets gång. Syftet är ett slags vision som projektet eftersträvar på lång sikt. Målet är mer konkret och lyfter fram det som man vill åstadkomma med verksamheten. Praktiska åtgärder, förfaranden och metoder är de konkreta handlingar genom vilka målen nås. Produkterna är instrumentella resultat som verksamheten ger upphov till, såsom publikationer eller broschyrer. Resultaten beskriver vad som åstadkoms. Effekterna är de förändringar som uppstår som en följd av resultaten. Förändringarna kan antingen vara omedelbara eller komma till synes efter en längre period. Projektförslagsblanketten är i första hand avsedd som stöd för de aktörer som ansöker om anslag för hälsofrämjande verksamhet vid planeringen av projektet. Blanketten syftar också till att förenhetliga projektförslagens innehåll så att de olika projektförslagen bättre kan jämföras sinsemellan. Projektbudgeten bör planeras noggrant. På projektförslagsblanketten specificeras både sådan finansiering som sökts på annat håll, eventuell egen finansiering och den andel som söks ur anslaget för hälsofrämjande verksamhet. Den som genomför projektet måste anvisa självfinansiering för projektet. Stadsunderstödslagen (688/2001, 6 ) fastställer att statsunderstödet inte får täcka det fulla beloppet av de totalkostnader som orsakas av den verksamhet eller det projekt som utgör föremål för statsunderstödet, om inte något annat följer av skäl

6 5 som är motiverade och nödvändiga för att målen med beviljandet av statsunderstödet ska nås. Endast av motiverade skäl kan projektet finansieras till fullt belopp. Motiveringarna ska anges i projektansökan. Det är även viktigt att uppge övriga finansieringskällor, och projektförslaget ska innehålla uppgifter om hur säkert det är att finansiering fås från de övriga finansieringskällorna. I 7 i statsunderstödslagen (688/2001) förutsätts att den myndighet som delar ut statsunderstöd överväger hur nödvändigt understödet är med beaktande av annat offentligt stöd som sökanden erhållit samt arten och omfattningen av det projekt som är föremål för statsunderstödet. Anslag kan sökas för 1-3 år i sänder. Läs mer under punkt 7 "Ekonomisk planering av projekten och godtagbara kostnader. 6 GENOMFÖRANDE AV PROJEKTEN OCH ÄNDRINGAR Projekten måste genomföras under den tid som anges i beslutet om statsunderstöd i enlighet med den projektplan som ingår i beslutet om statsunderstöd eller i avtalet. Anslaget får användas för utgifter som uppstår i anslutning till projektplanen. Projektet ska genomföras så att det främjar hållbar utveckling, sund livsstil och jämställdhet. Understödstagaren ska utse en ansvarsperson och en kontaktperson för projektet. Projektets ansvarsperson ska ha prokura i den organisation där projektet genomförs. Understödstagaren har skyldighet att lämna information om hur projektet framskrider, dess kostnader, hur man uppnår sina mål samt att informera om projektets bokföring och förvaltning till Institutet för hälsa och välfärd eller en av Institutet för hälsa och välfärd bemyndigad utomstående revisor. ÄNDRINGAR Om det sker andra ändringar i de planerade tidsschemana, genomförandet eller kostnadsförslaget, ska ett ändringsförslag inklusive motivering skickas till THL omedelbart när ändringsbehovet uppstår. Ändringsförslaget behandlas och ett beslut fattas av THL.

7 6 Understödstagaren kan utan separat ändringsansökan göra en ändring på högst 10 procent mellan kostnadsslagen i kostnadsförslaget enligt projektplanen. Annan eventuell finansiering som anknyter till projektet ska meddelas utan dröjsmål. 7 EKONOMISK PLANERING AV PROJEKTEN OCH GODTAGBARA KOSTNADER Mottagaren av understöd är skyldig att granska och godkänna fakturor behörigt samt följa upp utfallet av kostnadskalkylen. Det lönar sig att kontakta en expert inom organisationen som har kunskap i bokföringsfrågor redan när projektplanen utarbetas, så att tillräckligt stora summor kan budgeteras för respektive kostnadsslag på projektförslagsblanketten. Till den preciserade projektplanen bifogas en utredning enligt affärsbokföringens kontoplan om hur projektförslagets kostnader kommer att antecknas i kontoplanen. Projektet måste ha en självfinansierad andel (6 i statsunderstödslagen 688/2001), om det inte finns nödvändiga och motiverade skäl till att avvika från detta. OBS! Anslaget för hälsofrämjande verksamhet är inte avsett för finansiering av doktorsavhandlingar eller andra lärdomsprov. Medel beviljas inte heller för grundforskning, kommersiell verksamhet eller för beredning av sådan och inte heller för sådan basverksamhet hos kommuner, organisationer eller andra aktörer som är lagstadgad eller som kan betraktas som ordinarie verksamhet. Projekt vars huvudsakliga syfte är vård och/eller rehabilitering stöds inte. GODTAGBARA KOSTNADER Statsunderstöd betalas för direkta kostnadsförslagsenliga kostnader som godkänts som grund för statsunderstöd och som orsakas av projektets genomförande. Kostnadsposter som inkluderats i projektplanen och kostnadsförslaget godkänns inte som sådana, utan kostnaderna bedöms separat i samband med fakturorna. I fråga om vissa kostnader som avses i detta stycke förutsätts dessutom att THL i samband med projektplanen har godkänt kostnaden som en kostnad som berättigar till statsunderstöd.

8 7 Statsunderstöd betalas på basis av kostnader som kan verifieras i bokföringen, som anknyter till projektets genomförande och som ska godkännas som kostnader som berättigar till statsunderstöd. Kostnaderna ska vara skäliga i förhållande till projektets omfattning och genomförande. Personalkostnader Godtagbara kostnader är omedelbara separata kostnader för projektet, till exempel arvoden och löner i den mån som de direkt anknyter till genomförandet av projektet samt lagstadgade lönebikostnader. Löner under semester, semesterpremier och semesterersättningar kan allokeras till projektet utifrån arbetstid i förhållande till tiden för projektets genomförande. Antalet arbetstimmar för projektets deltidsanställda ska kunna verifieras utifrån en tillräcklig och på ett tillförlitligt sätt uppgjord arbetstidsbokföring eller annan uppföljning av arbetstiden. Uppföljningen av arbetstid ska visa hur arbetstiden per medarbetare och månad fördelas mellan projekt- och basarbetet. Uppföljningen av arbetstid ska undertecknas av den anställda och arbetsgivaren. Kostnader som beror på övertid godkänns inte. Övriga kostnader Som godtagbara kostnader betraktas nödvändiga och skäliga kostnader för material,rustning, rapportering, resor och köpta tjänster som anknyter till projektets genomförande. Andra kostnader som godkänns är kostnader för att hyra eller skaffa de anordningar som behövs för projektet, om dessa har nämnts och motiverats i det kostnadsförslag som anges i projektplanen. Förvaltningskostnaderna får utgöra högst 15 procent av de totala kostnaderna för projektet. Om mer än 50 procent av projektkostnaderna består av andra kostnader än personalkostnader beslutar den som beviljar statsunderstödet hur stor andel av kostnaderna som kan betraktas som förvaltningskostnader. I projektets administrationskostnader kan man inkludera kostnader för lunchsedlar och utbildning till de delar dessa anknyter till projektet som ska finansieras, och dessa kan inte bekostas med annan finansiering som allokeras till projektet. De faktiska hyreskostnaderna för lokaler är godtagbara kostnader, om de ingår i projektplanens kostnadsförslag. Hyreskostnaderna ska grunda sig på faktiska kostnader. Resor ersätts enligt det billigaste resesättet, om inget annat avtalats på förhand. Kostnader för användning av egen bil ersätts utifrån en motiverad orsak. Dagpenning ersätts högst till ett belopp som motsvarar skattestyrelsens gällande beslut.

9 8 Understödstagaren ska spara program, mötespromemorior, deltagarlistor och annat material som hänför sig till resor i Finland och utomlands i tio år. Kostnader för utrikesresor betraktas i regel inte som kostnader som berättigar till statsunderstöd. Kostnader för utrikesresor kan godkännas endast på särskilda grunder och då godkänns i regel endast resekostnaderna för en anställd inom projektet. En utredning om utlandsresorna ska bifogas till projektplanen. Om ingen utlandsresa nämns i projektplanen kan man i ett senare skede lämna in en fritt formulerad skriftlig ändringsansökan som innehåller en resplan (eventuellt program/inbjudan), uppgifter om kostnaderna i anslutning till resan samt en motivering om varför resan är nödvändig. Som kostnader som berättigar till statsunderstöd betraktas kostnader för anskaffning av tjänster, program och varor som behövs för projektets genomförande, då dessa skaffas i enlighet med lagen om offentlig upphandling (348/2007). Av upphandlingsbeslutet ska framgå på vilka grunder offerten har valts, och en kopia av beslutet ska tillställas finansiären (i fråga om projekt som överstiger euro) i samband med fakturan. Som momskostnader kan godkännas endast de betalda mervärdesskatter som blir slutliga kostnader i projektet och som understödstagaren varken kan dra av i beskattningen eller få återbäring för. Understödstagaren får inte anlita en underleverantör vid genomförandet av projektet, om inte anlitandet av underleverantörer nämns i projektplanen. Följande kostnader godkänns inte som kostnader som berättigar till statsunderstöd: frivilliga lönebikostnader kostnader för handledning eller utbildning som orsakas av kommunens lagstadgade fortbildningsskyldighet kostnader för basverksamheten hos service- och utvecklingsenheter som redan är verksamma. Endast i det fall att en enhet deltar i utvecklingsarbete som utförs inom ramen för projektet kan en arbetsinsats som köps av enheten i fråga för projektet godkännas som kostnader som berättigar till statsunderstöd.

10 9 Statsunderstödet får användas endast för faktiska, bokföringsenliga kostnader som anges i ansökan och som är motiverade och nödvändiga för projektets genomförande. Dessutom ska kostnaderna ha uppstått under den godkända projekttiden. 8 EKONOMIFÖRVALTNING Mottagaren av understöd är skyldig att granska och godkänna fakturor behörigt samt följa upp utfallet av kostnadskalkylen. Projektets bokföring ska separeras från mottagarens övriga bokföring tillräckligt tydligt. Alla intäkter och kostnader för projektet ska bokföras på samma kostnadsställe enligt bestämmelserna i bokföringslagen (1336/1997). Mottagaren av understöd ska i sina lokaler eller för sin räkning förvara projektets bokföring och individuella verifikationer i minst tio år efter utbetalningen av statsunderstödet eller dess sista delpost. Institutet för hälsa och välfärd och/eller en av Institutet för hälsa och välfärd bemyndigad utomstående revisor har rätt att granska projektets bokföring och förvaltning i mottagarens lokaler. Samma typ av granskningsrätt ska inkluderas i avtal om köpta tjänster. Varje år granskas några projekt i detalj. 9 BETALNING AV UNDERSTÖD Ett beviljat statsunderstöd betalas utifrån en skriftlig ansökan om utbetalning. I ansökan om utbetalning ska den sökande ge en kort beskrivning av projektets framskridande och meddela de realiserade kostnaderna i förhållande till den planerade budgeten. Till ansökan ska bifogas ett utdrag ur huvudboken på verifikationsnivå undertecknat och daterat av huvudbokföraren eller en annan person som ansvarar för ekonomin. Verifikationerna behöver dock inte vara i original. Kostnaderna som presenteras i ansökan om utbetalning ska specificeras enligt godkänd klassificering av kostnadskalkyl. Huvudprincipen är att understöd betalas utifrån realiserade kostnader. Av orsaker som beror på projektets verksamhet kan understöd även betalas i förskott. Betalning i förskott är dock alltid specialfall och i förskott beviljas högst ett belopp som motsvarar kostnaderna för 3 månader. De nödvändiga orsakerna till betalning i förskott ska anges i den ansökan om utbetalning med vilken förskott ansöks. Mottagare av förskott ska rapportera om hur understödet använts på ett sätt som avtalas separat.

11 10 Mottagare kan ansöka om utbetalningar flera gånger under ett projekt, men Institutet för hälsa och välfärd rekommenderar att ansökningarna lämnas en gång per år (i slutet av året). Till den första ansökan om utbetalning ska bifogas ett av banken undertecknat intyg som visar att det meddelade kontonumret är organisationens kontonummer. Om mottagaren av understöd är momsskyldig ska även ett skriftligt intyg över momsskyldighet bifogas ansökan. 10 RAPPORTERING Mottagaren av understöd ska varje år under projektet lämna in en utredning om projektets framskridande till Institutet för hälsa och välfärd. I mellanredovisningen ges en beskrivning av hur projektets arbetsmoment har framskridit under det föregående verksamhetsåret samt en utredning om realiserade kostnader. I slutredovisningen presenteras arbetsmomenten och de viktigaste resultaten i projektet. I denna bedöms även hur projektets resultat- och verksamhetsmål har förverkligats. I slutredovisningen ska mottagaren av understöd visa hur den ursprungliga bedömningen av resultatens tillämplighet har utfallit i det hälsofrämjande arbetet. Eventuella publikationer ska räknas upp. Slutredovisningen av projektet ska omfatta en utredning om projektets ekonomi i vilken projektets alla intäkter och kostnader redovisas. Till slutredovisningen ska bifogas ett utdrag ur huvudboken på verifikationsnivå som är undertecknat av huvudbokföraren eller en annan person som ansvarar för ekonomin. Till slutredovisningen ska dessutom bifogas : en separat utredning om personal som anställts för projektet samt mottagare av arvoden och de löner och arvoden som betalats till dem. En utredning om arbetstiden ska lämnas in för projektets deltidsanställda. kalkyl om allokering av semesterpenning inköpsbeslut för inköp värda över euro samt för direktinköp fakturor för serviceinköp

12 11 ett utlåtande av en oberoende, utomstående revisor utan ansvar för projektets administration, som ska ta ställning till åtminstone följande frågor: o realisering av kostnaderna för projektet enligt kostnadskalkylen (kostnader som har bokförts på projektet ska vara sådana som hör till projektet) o realisering av inkomstfinansiering och övrig finansiering som projektet beviljats o iakttagande av upphandlingslagstiftningen o realisering av självfinansieringsandelen enligt beslutet om understöd. Till slutrapporten bifogas ett exemplar av alla trycksaker som publicerats inom projektet och övriga manuskript som har publicerats eller ska publiceras. I fråga om hälsofrämjande material som tagits fram inom projektet, bland annat broschyrer, videofilmer, kassetter, affischer, transparanger och diaserier, skickas ett exemplar till UKK-institutets samling med hälsofrämjande material på adressen UKK-institutets bibliotek/terveysinfo, PB 30, Tammerfors. Uppgifterna sparas i databasen Terveysinfo, som kostnadsfritt finns tillgänglig på webben. Institutet för hälsa och välfärd har rätt att få tilläggsexemplar av trycksaker som publicerats inom projektet till självkostnadspris och har också rätt att använda resultaten i sin egen verksamhet efter eget gottfinnande. Vidare har Institutet för hälsa och välfärd rätt att få tillgång till data som ingår i de datamaterial som tagits fram inom det finansierade projektet. Efter att projektet avslutats ansvarar Institutet för hälsa och välfärd för kostnader för bearbetning av sådant material som Institutet för hälsa och välfärd har bett att få tillgång till. 11 BLANKETTER De elektroniska blanketterna som anknyter till ansökan för varje år finns under ansökningstiden i det elektroniska projektadministrationssystemet på adressen Blanketterna finns på finska och på svenska.

13 12 12 TIDIGARE DISPOSITIONSPLANER Dispositionsplanerna för tidigare år finns till påseende på adressen > På svenska > Främjande av välfärd > Hälsofrämjande > Anslag för hälsofrämjande. 13 FÖRFRÅGNINGAR OCH RÅDGIVNING Institutet för hälsa och välfärd (THL) PB 30, Helsingfors, tfn Social- och hälsovårdsministeriet PB 33, FI Statsrådet Niina Peränen, stf. utvecklingschef Kristiina Poikajärvi, konsultativ tjänsteman tfn tfn Auli Hiiva, ekonomiplanerare tfn Seija Nurmi, projektassistent tfn