Finansiering av offentliga aktörers utvecklingsprojekt

Transkript

1 Finansiering av offentliga aktörers utvecklingsprojekt Godtagbara kostnader och projektuppföljning Finansieringsvillkoren: Finansiering av offentliga aktörers utvecklingsprojekt Copyright Tekes

2 Ansvarig projektledare: Läs noggrant igenom finansieringsbeslutet och finansieringsvillkoren och eventuella särskilda villkor så att du kan agera i enlighet med dem. Kostnadskalkyl: vilka kostnader är godtagbara? Utgör finansieringen De minimis-bidrag? Gå igenom beslutet och villkoren med ekonomiförvaltningen/revisionsbyrån och skicka beslut och villkoren för kännedom också till revisorn Ge en fullmakt för rapportering och redovisning till de personer som kommer att sköta frågor om projektet i Tekesnätservice Rådgivningstjänsten hjälper dig, tfn Anvisning för rapportering i nätservicen Sänd meddelande om godkännande av finansieringsbeslutet via Tekes nätservice. Ordna projektbokföringen och uppföljning av arbetstiden genast när projektet har inletts

3 Projektbokföring Mottagaren av finansieringen ska ordna sin bokföring så, att de kostnader som orsakas av projektet kan specificeras och deras koppling till bokföringen och kostnadsredovisningen kan verifieras. Arbetstidsuppföljning är en del av projektbokföringen (se följande diabild.) Projekthandlingarna och övrigt material (inkl. den personliga arbetstidsuppföljning) som behövs för kontrollen och revisionen av projektet ska förvaras i minst tio år från den sista betalningsposten för projektet.

4 Arbetstid som använts för projektet Alla som arbetar för projektet ska föra en arbetstidsuppföljning på timnivå över det arbete som utförts för projektet Utöver projekttimmarna ska även den totala arbetstiden följas upp, om en arbetstid inte har fastställts för personen Utförda arbetstimmar ska hänföras till de dagar då arbetet utfördes Den ansvarige projektledaren eller den anställdas chef ska bestyrka arbetstimmarna minst en gång per månad Bekräftelsen ska noteras i uppföljningssystemet Material om arbetstidsuppföljning, timspecifik uppföljningsrapport samt fastställda månatliga sammandrag, ska förvaras i tio år från och med utbetalningen av projektets sista betalningspost. Tekes har rätt att låta bli att godkänna penninglöner delvis eller helt, om arbetstidsuppföljningen inte har ordnats enligt de allmänna villkoren

5

6 Allmänna redovisningsprinciper Den uppdaterade projektplanen utgör en del av finansieringsbeslutet och fungerar som grund för godkännandet av kostnaderna Den ansvariga projektledaren rapporterar om projektets framskridande och ansvarar för att de kostnader som redovisas hänför sig till projektet, är i enlighet med projektplanen och har uppkommit under den projektperiod som nämns i finansieringsbeslutet De godtagbara kostnaderna ska vara nettokostnader och exklusive moms och i finansieringsmottagarens bokföring Lönerna och de köpta tjänsterna ska vara betalda i pengar innan de redovisas En utgift som baserar sig på en beställning gjord innan projektperioden inleddes kan inte riktas in till projektet utom i fall där beställningen har en avbokningsmöjlighet som kopplats till projektinledningen Verifikationerna behöver inte lämnas in. Tekes begär vid behov ytterligare information beträffande kostnaderna

7 Upphandling Bestämmelser om offentlig upphandling och anvisningar av finansieringsmottagarens förvaltning tillämpas på upphandling som gjorts inom projektet Om en offentlig upphandlingsenhet har gjort en upphandling i strid med bestämmelserna om upphandling är köppriset inte en godtagbar kostnad En redogörelse över upphandlingen ska lämnas på begäran (konkurrensutsättning eller direktupphandling) Revisionsrapport av en oberoende revisor som lämnas i samband med slutrapporten, i vilken revisorn tar ställning till iakttagandet av bestämmelserna om upphandling Läs anvisningen på Tekes webbplats

8 Rapportering i nätservicen Projektets framskridande rapporteras i Tekes nätservice. Rapporten består av delar som lämnas in som separata funktioner innehållsrapport om hur projektet framskrider kostnadsredovisning för de kostnader som hänförts till projektet såväl rapporten som redovisningen får endast skickas av den ansvarige ledaren Blanketterna finns på Tekes webbplats Instruktioner om rapportering hittar du på Tekes webbplats

9 Penninglöner Utbetalda penninglöner som omfattas av förskottsinnehållning för projektets effektiva arbetstid, högst 11 mån/år/pers. Arbetstagaren ska själv göra arbetstidsuppföljning per dag, på timnivå Vid redovisning av löner ska lönespecifikationsblanketten bifogas (Y4) Samma lön för projektet som för övrigt motsvarande arbete under projektets gång (den betalda lönen hänförs till den totala arbetstiden, av vilken projektets andel redovisas för Tekes) Löner för företagets ledning och förvaltning utgör omkostnader Kan enligt prövning godkännas som direkta kostnader om det utförda arbetet hänför sig direkt till projektet. Lönespecifikationen (Tekes blankett Y4)

10 Lönebikostnader En procentandel enligt kostnadskalkylen av penninglönerna för effektiv arbetstid, högst 50 procent Lönebikostnader är bl.a. frånvaro med lön: lön under semester och sjukledighet löner för söckenhelgdagar + semesterpenning socialskyddsavgifter övriga arbetskraftskostnader (t.ex. naturaförmåner, rekryteringskostnader, utbildning av personal) Allmänna kostnader/omkostnader Procentandelen enligt kostnadskalkylen, högst 20 % av löne- och lönebikostnaderna Kostnader av omkostnadstyp godkänns inte som direkta kostnader IT-, kontors-och lokalkostnaderna och avskrivningar som hänför sig till dem löner för ledningen och förvaltningen personliga datorer och mobiltelefoner, arbetsredskap

11 Resekostnader I enlighet med skatteförvaltningens bestämmelser beslut om skattefria resekostnadsersättningar anvisning om ersättningar för kostnader för arbetsresor resor, kilometerersättningar, dagpenning och inkvartering kostnaderna godkänns till högst den del som de till sin omfattning och storlek följer organisationens normala nivå

12 Material och förnödenheter Material och förnödenheter som köps externt i enlighet med faktureringen Endast den andel som hänför sig till projektet

13 Kostnader för utrustning Används i regel för projektet (Obs. bland annat personliga mobiltelefoner och datorer utgör omkostnader, de är inte kostnader för utrustning) Endast den andel som hänför sig till projektet Molntjänster redovisas som utrustningshyra Köp av utrustning Anskaffningsutgiften för utrustning eller programvara som köps för projektet, när den används till största delen inom projektet och utrustningens ekonomiska livslängd är högst tre år Om projektperioden är kortare än utrustningens ekonomiska livslängd => godkänns andelen av avskrivningarna som uppkommer under projektperioden Avskrivningar Andelen av avskrivningar som uppkommer av maskiner och utrustning i projektets användning enligt plan förutsatt att övrig offentlig eller EU-finansiering inte har erhållits Hyror Andelen hyreskostnader som hänför sig till projektperioden

14 Köpta tjänster Externt köpt planerings-och forskningsarbete samt utredningar enligt fakturering Utgifter för projektets revision och insamling av information och utgifter för licensköp kan inkluderas i kostnader för köpta tjänster Programvaror som behövs i projektet kan dock inte inkluderas i köpta tjänster En utgift som baserar sig på en beställning som gjorts före inledningen av projektperioden kan godkännas endast om en möjlighet till annullering av beställningen har kopplats till starten av projektet Donationer och stipendier samt finansieringsmottagarens finansieringsandelar i ett projekt som verkställs i en forskningsorganisation är inte godtagbara kostnader Anskaffningar som gjorts i strid med bestämmelserna om offentlig upphandling och anvisningarna av finansieringsmottagarens förvaltning är inte godtagbara kostnader

15 Köpta tjänster specificeras i redovisningen Köpta tjänster från inhemska små och medelstora-företag företag med mindre än 250 anställda Tjänster köpta från inhemska offentliga forskningsorganisationer universiteten, yrkeshögskolorna och offentliga forskningsinstitut (icke privata) Tjänster köpta från andra inhemska företag/organisationer köp från inhemska företag med mer än 250 anställda från sammanslutningar Köpta tjänster inom det europeiska inre marknadsområdet Europeiska ekonomiska samarbetsområdet och Schweiziska edsförbundets område Köpta tjänster utanför det europeiska inre marknadsområdet köp utanför det europeiska inre marknadsområdet

16 Enkel kostnadskalkyl Finansieringen är högst euro de minimis-stöd => Enkel kostnadskalkyl Godtagbara kostnader Penninglöner för effektiv arbetstid Lönebikostnaderna (högst 50 % av lönerna) Köpta tjänster Övriga kostnader (högst 20 % av det sammanlagda beloppet av penninglöner och köpta tjänster) Innehållet i de övriga kostnaderna behöver inte rapporteras

17 Köpta tjänsters särdrag i enkel kostnadskalkyl Tjänster som köps kan godkännas som tjänster enligt projektplanen och faktureringen Donationer och stipendier samt finansieringsmottagarens finansieringsandelar i ett projekt som verkställs i en av Tekes finansierad forskningsorganisation är inte godtagbara kostnader Finansieringsmottagaren specificerar köpta tjänster i innehållsrapporten i punkten Resurser och samarbete Leverantörens namn och FO-nummer Upphandlingsförfaranden Poster som ingår i övriga kostnader kan inte redovisas i köpta tjänster (allmänna kostnader, resekostnader och kostnader för material och förnödenheter samt inköp av utrustning, utrustningsavskrivningar och hyra av utrustning)

18 Övriga kostnader Högst 20 % av det sammanlagda beloppet av penninglöner och köpta tjänster Den kalkylmässiga koefficienten omfattar allmänna kostnader, resekostnader och kostnader för material och förnödenheter samt inköp av utrustning, utrustningsavskrivningar och hyra av utrustning Dessa kostnader kan inte redovisas som löner eller som köpta tjänster Övriga kostnader behöver inte specificeras och behöver inte ingå i projektbokföringen

19 Kostnader som inte godtas Representationskostnader, donationer och stipendier Kostnader som uppkommit av företagsekonomisk verksamhet Kostnader relaterade till produktion, reklam, marknadsföring eller försäljning, exempelvis kostnader för resor, broschyrer, annonser eller mässor Finansiella kostnader Finansieringsmottagarens eget bidrag till ett projekt som genomförs av en forskningsorganisation Lönekostnader, för vilka erhållits lönesubvention Kostnader för finansiering, administration, försäkring, reparation, underhåll eller motsvarande i samband med upphandlingar gjorda på avbetalningsvillkor Kostnader relaterade till hyra av utrustning i den utsträckning de överstiger hyreskostnaden under projektperioden motsvarande köppriset för anskaffningen i fråga Kostnader som inte hör till projektplanen

20 Projektändringar Skriftlig ansökan om ändring inklusive motivering till Tekes i förväg De vanligaste projektändringarna: Ändringar i kostnadsslagen Ändringar av tidsplan Flyttning av rapporteringsdatum Byte av ansvarig projektledare Betydande ändringar i projektplanen Ändringar i bankkontouppgifterna Blankett för ansökan om ändring finns på Tekes webbsida Skickas till Tekes via skyddad e- postanslutninghttps://asiointi.tekes.fi/suojaposti

21 Avbrott och/eller återkrav av utbetalning Om uppgifterna som är nödvändiga för utbetalning inte har inlämnats eller om de är felaktiga Om finansieringen har använts i strid med finansieringsbeslutet Om grunderna för finansieringen väsentligt har förändrats Exempel: avvikelser från projektplanen utan tillstånd av Tekes, skatteskulder, en väsentlig försämring av den ekonomiska ställningen, förlust av det egna kapitalet i sin helhet, ansökan om företagssanering Efter att ha hört kunden har Tekes rätt att Avbryta/upphöra med utbetalning av finansiering Återkräva finansiering som betalats inklusive ränta I enlighet med finansieringsvillkoren beräknas ränta på det belopp som återbärs eller återkrävs från och med dagen för utbetalning av finansieringen Tekes skickar en räkning på återkrav av bidrag till kunden

22 Övrigt Högst 90 % av bidraget kan betalas före slutredovisningen Övrigt offentligt stöd för projektkostnader ska uppges till Tekes Myndighetstillsynen: materialet ska förvaras i tio års tid från den sista betalningsposten för projektet (inklusive personlig arbetstidsuppföljning) Uppföljning av det totala beloppet de minimis-stöd (max euro under tre skatteår (på hela koncernnivån) Finansieringsmottagaren ska följa upp ackumuleringen