Bokföringsfrågor. Statsbidragsutbildning Redovisningschef Juha Kekkonen

Transkript

1 Bokföringsfrågor Statsbidragsutbildning Redovisningschef Juha Kekkonen 1

2 Separat projektbokföring Den bokföring som gäller projektet ska vara tillräckligt klart separerad från understödstagarens bokföring Uppföljningen av projektets inkomster och utgifter ska ordnas separat från den övriga bokföringen med hjälp av ett eget kostnadsställe eller någon annan redovisningskod för projektet Projektadministratören samt andra aktörer som deltar i projektet var för sig Projektets alla inkomster och utgifter ska ingå i bokföringen, där de ska gå att verifiera, även för delgenomförares del Redovisningschef Juha Kekkonen 2

3 Godtagbara kostnader, allmänt Understödet får användas för utgifter enligt projektplanen, i enlighet med villkoren i statsunderstödsbeslutet Användning av statsunderstöd För faktiska utgifter för verksamheten och enligt bokföringen För motiverade och nödvändiga utgifter som uppgetts i ansökan För utgifter som har uppkommit under den godkända projekttiden Godtagbara kostnader är nödvändiga och skäliga personalkostnader för projektet som hänför sig till genomförandet av projektet, rese- och möteskostnader samt anskaffning av tjänster, program och varor i enlighet med upphandlingslagen Redovisningschef Juha Kekkonen 3

4 Godtagbara kostnader, allmänt Förvaltningskostnader Ska vid behov kunna verifieras i bokföringen på samma sätt som andra kostnader Direkta kostnader och indirekta kostnader som hänförs till genomförandet av projektet i enlighet med upphovsprincipen Till exempel hyres-, telefon-, it- och datakommunikationskostnader, OBS! Inte ledningens lönekostnader! Kostnaderna för anlitande av en underleverantör är godtagbara, om anlitandet av underleverantören ingår i projektplanen Redovisningschef Juha Kekkonen 4

5 Godtagbara kostnader, allmänt Statsunderstöd får inte användas som allmänt verksamhetsstöd för skötseln av kommunens eller samkommuners lagstadgade uppgifter Godtagbara kostnader är inte kostnader för grundläggande verksamhet hos redan verksamma service- och utvecklingsenheter inom social- och hälsovården. Endast om enheten i fråga deltar i det utvecklingsarbete som utförs inom projektet, kan en arbetsinsats som köps från den och som gäller projektet godkännas som en kostnad som berättigar till statsunderstöd Redovisningschef Juha Kekkonen 5

6 Godtagbara lönekostnader Godtagbara kostnader är löner och arvoden till personal som direkt hänför sig till genomförandet av projektet samt lagstadgade lönebikostnader som följer av dem Lunchförmån och bilförmån som ersätts i stället för penninglön är godtagbara kostnader Löner och arvoden är godtagbara upp till det belopp som den mottagande organisationen i allmänhet betalar en arbetstagare för motsvarande uppgifter Övertidsersättningar är i regel inte godtagbara kostnader; det ska finnas en av understödstagaren oberoende orsak, ska i mån av möjlighet godkännas på förhand av övervakaren Resetid godkänns som arbetstid inom ramen för ordinarie arbetstid Frivilliga lönebikostnader är inte godtagbara kostnader Redovisningschef Juha Kekkonen 6

7 Godtagbara lönekostnader Resultatarvoden o.d. poster är inte godtagbara kostnader Lönekostnader för ledande tjänsteinnehavare för deltagande i projektets styrgrupp eller styrning av utvecklingsarbetet är inte kostnader som berättigar till statsunderstöd normalt arbete i anslutning till övervakning av projektet Kostnader för överföring av arbetsinsatser till projektet, dvs. arbetskostnader för en person som arbetar för projektet, är kostnader som berättigar till statsunderstöd förutsatt att de kan verifieras i bokföringen och arbetstidsövervakningen Redovisningschef Juha Kekkonen 7

8 Semesterlöner och semesterpenning Semesterkvalifikationsåret (1.4.n-31.3.n+1) Allokeringsgrund: den arbetstid som hänför sig till projektet / den totala arbetstiden under semesterkvalifikationsåret den erhållna procentandelen multipliceras med den betalda semesterlönen + semesterpenningen Redovisningschef Juha Kekkonen 8

9 Allokering av arbetstid till projektet Allokeringen av lönekostnader till projektet ska basera sig på den arbetstid som utförts för projektet I fråga om dem som arbetar deltid för projektet ska de arbetade timmarna (och en kort redogörelse för det arbete som utförts) kunna verifieras i uppdaterad och tillförlitlig arbetstidsbokföring I arbetstidsövervakningen per vecka eller månad antecknas för varje dag det arbete som utförts för projektet samt övrigt arbete som utförts för organisationen ger personens totala arbetstid Redovisningschef Juha Kekkonen 9

10 Allokering av arbetstid till projektet Av arbetstidsövervakningen ska också framgå projektets namn / projektkod, genomförare, arbetstagare och beteckning Arbetstagaren och arbetsgivaren ska underteckna arbetstidsövervakningen (godkännande / bekräftelse av de uppgivna timmarna) arkiveras bland projektdokumenten Redovisningschef Juha Kekkonen 10

11 Allokering av arbetstid till projektet Allokeringsgrund I för lönekostnader Månadslönen / divisorn för månadslönen enligt kollektivavtalet * antalet arbetade timmar för projektet enligt arbetstidsövervakningen Allokeringsgrund II för lönekostnaderna Andra beräkningsformler för timlönen enligt kollektivavtalet (t.ex. lärare) * antalet arbetade timmar för projektet enligt arbetstidsövervakningen Den allokeringsgrund som används för lönekostnaderna bör vara densamma under hela projekttiden Redovisningschef Juha Kekkonen 11

12 Godtagbara resekostnader Det billigaste resesättet, om inget annat överenskommits Användning av egen bil ska motiveras och dagtraktamenten ersätts högst i enlighet med skatteförvaltningens gällande beslut Godtagbara resekostnader i hemlandet: Resan hänför sig till genomförande av projektet (reseprogram, möteskallelse eller mötes-pm) Den som reser arbetar inom projektet Styrgruppens medlemmars resor till gruppens möten Den som reser tillhandahåller sakkunnigtjänster som skaffats för genomförandet av projektet (t.ex. utbildare) Redovisningschef Juha Kekkonen 12

13 Godtagbara resekostnader Kostnader för utlandsresor kan godkännas endast av särskilda orsaker, och även då i regel för endast en person som arbetar inom projektet Tillstånd för en utlandsresa ska sökas på förhand och i tillståndet ska ingå resplaner, kostnadsspecifikation samt motivering till varför resan är nödvändig Redovisningschef Juha Kekkonen 13

14 Godtagbara utbildningskostnader Godtagbara kostnader Utbildarens arvode Utbildningslokaler Deltagaravgifter Måttlig servering under utbildningen Godtagbara kostnader är inte arbetslednings- eller utbildningskostnader som förorsakas av kommunens lagstadgade fortbildningsskyldighet Löneutgifter för andra personer är sådana som arbetar inom projektet när de deltar i utbildning som är nödvändig för att genomföra projektet för utbildningstiden och över huvud andra kostnader i anslutning till utbildningen är inte kostnader som berättigar till statsunderstöd Redovisningschef Juha Kekkonen 14

15 Godtagbar moms Momskostnader kan godkännas endast om de är slutliga kostnader för understödstagaren Till ansökan om utbetalning fogas skattemyndighetens intyg över att momskostnaderna är slutlig kostnad för mottagaren Redovisningschef Juha Kekkonen 15

16 Andra godtagbara kostnader Anskaffningar av utrustning: Leasing-alternativet bör övervägas, om utrustningens livslängd överskrider projekttiden Allokering till projektet enligt den utförda arbetstiden e.d. motiverad allokering enligt upphovsprincipen Godtagbara kostnader är inte: Kostnader för utrustande, reparation och grundlig förbättring av lokaler Arbetsledningskostnader Kalkylerade kostnader (ska kunna verifieras i bokföringen) Restaurangräkningar (endast möteskaffe samt måttlig annan servering i samband med kurser eller seminarier eller workshoppar, OBS! Ingen alkoholservering) Verksamhet för vilken kommunen får statsandel Utveckling av organisationers, stiftelsers eller företags verksamhet Redovisningschef Juha Kekkonen 16

17 Andra godtagbara kostnader Revisorns arvode: Ska budgeteras på förhand När projektet avslutas redovisas arvodesbeloppet som kostnad i bokföringen utifrån förhandsuppskattningen En kopia av räkningen som gäller revisionen bifogas slutredovisningen Godtagbara kostnader är inte: Utveckling i kommersiellt syfte av produkter och/eller verksamhet som är planerade att säljas utanför organisationer inom den offentliga förvaltningen OBS! Projekten får inte göra reklam för kommersiella produkter eller tjänster eller bedriva kommersiell sales promotion Redovisningschef Juha Kekkonen 17

18 Anmälan av ändringar (här: kostnader) Väsentliga ändringar som inträffat efter att understödsbeslutet meddelats och som hänför sig till bl.a. projektkostnaderna / kostnadskalkylen ska anmälas till projektövervakaren Om man har för avsikt att ansöka om finansiering för projektkostnader som berättigar till statsunderstöd från någon annan offentlig aktör ska övervakaren underrättas om detta Mottagaren kan själv göra ändringar i enskilda kostnadsslag i den i statsunderstödsbeslutet godkända kostnadskalkylen, om ändringarna i sin helhet inte överskrider 10 % av de totala kostnaderna För överföringar mellan kostnadsslag som underskrider 10 % behöver särskild ansökan om ändring inte göras, men de ska behandlas i projektets styrgrupp och de ska rapporteras i samband med halvtids- och slutredovisningen Redovisningschef Juha Kekkonen 18

19 Arkivering av bokföringsmaterial Projektadministratören ska beakta förvaringstiden för projektdokumenten och bokföringsmaterialet Även delgenomförare av projektet är ansvariga Skyldigheten att återbetala statsunderstödet eller en del av det förfaller 10 år efter det att den sista understödsposten betalades granskning som gäller användning av understödet kan göras t.ex. efter 10 år, så materialets arkiveringstid är också 10 år om material som gäller användningen av understödet inte har sparats kan det bli tvunget att återkräva statsunderstödet Redovisningschef Juha Kekkonen 19