Principer för allokering av allmänna kostnader

Transkript

1 1 (6) Principer för allokering av allmänna kostnader För understödstagare som inte får allmänt understöd kan man godta allmänna kostnader enligt föreliggande föreskrifter som kostnader kring Ak- och C- understöd. Kostnaderna ska vara klart och motiverat allokerade, motsvara verksamhetens eller projektets budget (föredraget med en rad under punkten delade kostnader i budgeten som getts i ansökan om understöd), specifikt dokumenterade och de ska under hela året förbli på samma grund, såvida det inte finns motiverade skäl för avvikelser. De ska dessutom utgå från verkliga kostnader och de ska föredras klart specificerade. Godtagbara allmänna kostnader kan i regel vara högst 15 % av de realiserade totala kostnaderna (=totala summan av de allmänna kostnaderna och kostnaderna för verkställandet) för aktiviteter med Ak- eller C-understöd. De maximala procentsatserna av de godtagbara allmänna kostnaderna ska anges i understödsbeslutet. De organisationer som får allmänt understöd ska täcka de allmänna kostnaderna med understödet ifråga. RAY har fastställt att allmänna kostnader är de kostnader som orsakats av understödstagarens allmänna administration, dvs. sådana kostnader som inte riktas direkt mot en specifik verksamhet eller ett specifikt projekt. Godtagbara allmänna kostnader som riktas mot Ak- och C-understöd är till exempel kostnaderna kring personalen för understödstagarens allmänna administration. Till exempel en verksamhetsledare, ekonomichef, bokförare, administrationschef eller kontorsanställd är personal för den allmänna administrationen. Som ett exempel på en person i en allmän administration kan tänkas en situation där några av en organisations flera understödsobjekt upphör utan att förändringen påverkar arbetsbilden för en enskild arbetstagare - dvs. personen arbetar oberoende av enskilda förändringar i antalet projekt. Utgifterna kring möten som hålls av understödstagarens högre verksamhetsorgan är också godtagbara allmänna kostnader. Allmänna kostnader är likaså den allmänna administrationens utgifter för post, telefon, Internet, kopiering m.m. kontorsutgifter samt kostnaderna för revisioner enligt revisionslagen och för verksamhetsgranskning. Även kostnaderna som orsakats av en utlokaliserad funktion klassificeras som allmänna kostnader då de beställda tjänsterna gäller någon allmän verksamhet, som t.ex. utlokalisering av ekonomiadministrationen. Kostnaderna för datateknik och datasystem kring den allmänna administrationen är godtagbara allmänna kostnader, såvida inte de täcks med ett specifikt investeringsunderstöd.

2 2 (6) Organisationer som får allmänna understöd kan inte allokera de i det föregående avsnittet nämnda allmänna kostnaderna som utgifter kring Akoch C-understöd. RAY har fastställt att kostnaderna för en revisors AUP-rapportering enligt 18.2 i understödslagen inte är kostnader av allmän karaktär för understödstagaren, utan att de är kostnader som riktas direkt till understödsobjekten. För alla understödsobjekt ska kostnaderna för AUPrapporteringen allokeras i proportion till understödsobjektens eurobelopp. Allokeringen kan också vara baserad på en faktura från revisorn där det utförda arbetet specificerats tillräckligt noggrant per understödsobjekt. Dessutom anses de kostnader som uttryckligen uppstår från verksamheten eller projektet ifråga vara direkta kostnader för understödsobjektet. Kostnaderna ovan ska dessutom ha specificerats i budgeten för ansökan om understöd. Även upphandlingar för en viss verksamhet eller ett visst projekt, inklusive materialanskaffningar, samt externt köpta tjänster (med undantag av tjänsterna kring ekonomiadministrationen) är direkta kostnader för understödsobjektet. RAY har även fastställt att kostnaderna för verksamhetslokalerna som används för aktiviteterna och projekten allokeras direkt som kostnader för verksamhetslokaler vad gäller Ak- och C- understöd. Med kostnader för verksamhetslokaler avses betalda hyror eller skötselvederlag samt verksamhetslokalernas bruks- och underhållskostnader, såvida inte de redan ingår i skötselvederlagen. Dessutom anses de kostnader som uttryckligen har förskaffats för verksamheten eller projektet ifråga vara direkta kostnader för understödsobjektet. Kostnaderna ifråga ska dessutom ha specificerats i budgeten som anges i ansökan om understöd. Kostnader som står i strid med understödslagen kan inte allokeras som allmänna kostnader kring AK- och C-understöd. Tillämpningsföreskrift om allmänna kostnader Allokeringen av allmänna kostnader i följande fall: Understödstagare som inte får andra RAY-understöd än Ak- eller C- understöd eller har annan väsentlig verksamhet. Tillämpningsföreskrift: I detta fall kan man anse att alla kostnader för den egentliga verksamheten är riktade direkt på det RAYunderstödda objektet.

3 3 (6) Understödstagare som har flera Ak- och/eller C-understöd men är utan allmänna understöd och saknar annan väsentlig verksamhet. Tillämpningsföreskrift: För Ak- och/eller C-understödsobjekt godtas i regel högst 15 % av aktivitetens realiserade totala kostnader som allmänna kostnader. Om en person i den allmänna administrationen utför annat än allmänt administrativt arbete för en specifik funktion, kan lönekostnaderna såtillvida anses vara direkta utgifter för funktionen. Detta kräver att arbeten som utförts direkt för objektet kan påvisas trovärdigt med till exempel objektspecifik arbetstidsrapportering. Se tolkningarna i punkt 6 av allokeringen av kostnaderna för personer i den allmänna administrationen. Allokering och godkännande av allmänna kostnader för de C- understöd som beviljats efter att den nya understödslagen trädde i kraft. Tillämpningsföreskrift: Då nya projekt i praktiken ofta till följd av sena understödsbeslut börjar först halvvägs inpå året för beviljandet kan projektets totala kostnader bli tämligen minimala under projektets första år vilket kan orsaka att de allmänna kostnader som allokerats på projektet överskrider det maximala beloppet på 15 procent av de totala kostnaderna. På grund av ovan nämnda skäl kan man godta de allmänna kostnader som eventuellt inte har godkänts under ett projekts första år som utgifter under projektets påföljande år, om de allmänna kostnader som allokeras för projektet totalt sett inte överskrider 15 % av de totala kostnaderna under hela projektets varaktighet. Allokering av allmänna kostnader när RAY-understöd har överförts enligt 4.3 i understödslagen. (t.ex. till medlemsorganisationer eller samarbetsprojekt). Tillämpningsföreskrift: RAY-understöd som är avsedda att helt eller delvis överföras vidare betraktas för respektive understödsanvändare i enlighet med punkterna 1-3 i föreliggande tillämpningsföreskrift. Organisationen får annat allmänt understöd än RAY:s allmänna understöd. Tillämpningsföreskrift: Om organisationen får t.ex. ett allmänt understöd av UKM, förhindrar detta inte att allmänna kostnader fördelas. Om det allmänna understödet från en annan part ändå är

4 4 (6) Exempel betydande kan den tillåtna fördelningen av allmänna kostnader avvika från maximala 15 %, då läggs det in ett villkor om saken i understödsbeslutet. Organisationen får RAY:s allmänna understöd och en person i den allmänna administrationen gör utöver uppdragen i administrationen även arbeten kring innehållskompetens i direkt anslutning till en viss Ak- eller C-understödd funktion. Tillämpningsföreskrift: Arbetet kring innehållskompetensen i direkt anslutning till den Ak- eller C-understödda funktionen kan godkännas som direkta kostnader för understödsobjektet när följande villkor uppfylls: - Behovet, en arbetsbeskrivning av uppdragets arbete och en bedömning av arbetsprestationen kring innehållskompetensen i direkt anslutning till objektet har motiverats i understödsansökan. - Arbetstagaren håller arbetstidskontroll över timmar och kostnadsplatser. Om arbetstagaren arbetar endast för RAY-understödda funktioner kan hans eller hennes lönekostnader bokföras under bokföringsperioden efter uppskattning för olika kostnadsplatser. De fördelade lönekostnaderna ska dock korrigeras efter bokföringsperioden i fall den verkliga fördelningen av arbetstiden avviker väsentligt (över 10 %) från den uppskattade. Om en del av arbetstiden för personen sker kring näringsverksamhet ska lönekostnaden alltid fördelas över de olika kostnadsplatserna på basis av de verkliga arbetstimmarna, varvid avvikelser inte tillåts. Kostnaderna för personens sjukfrånvaro kan fördelas på olika kostnadsplatser i proportion till de verkliga arbetstimmarna. Om understödstagaren inte kan klart beskriva arbetet som en allmän person utför direkt för en viss Ak- eller C-understödd funktion och bedöma arbetets mängd är det fråga om en allmän kostnad som ska täckas med det allmänna understödet. 1. Ett exempel i anslutning till punkt 3 Ett C-projekt har beviljats understöd för år 1 och utöver det har även åren 2 och 3 framförts i understödsplanen. Det årliga

5 5 (6) understödsbeloppet är euro. I detta fall får de allmänna kostnaderna vara högst euro under hela projektperioden. Under det första året var de verkliga kostnaderna euro, varav de allmänna kostnaderna var euro. Då högst 15 % av de verkliga kostnaderna får vara allmänna kostnader kan högst euro godkännas som allmänna kostnader under det första året. Då blir det en skuld på euro (erhållna förskott) till RAY. Skulden kan täckas med projektunderstöd under följande år förutsatt att de allmänna kostnaderna för hela projektet inte överskrider 15 % av projektets totala kostnader. 2. Ett exempel i anslutning till punkt 4 En organisation delar RAY-understöd vidare till ett eller flera distrikt/en medlemsorganisation och parten som får understödet har inget annat RAY-understöd och ingen annan betydande verksamhet: alla kostnader från den utförda verksamheten kan täckas med det erhållna understödet. En organisation delar RAY-understöd vidare till ett eller flera distrikt/en medlemsorganisation. Aktören som får understöd har inga andra RAY-understöd, men har näringsverksamhet och/eller annat understöd som beviljats av en annan offentlig part än RAY. Aktören som får understöd kan allokera högst 15 % av de här i anvisningarna definierade allmänna kostnaderna på RAY-understödet. Som allmänna kostnader kan ändå inte allokeras sådana allmänna kostnader som uppstår ur antingen näringsverksamhet eller verksamheten hos en annan finansierande part. Organisationen delar RAY-understöd vidare till ett eller flera distrikt/en medlemsorganisation och aktören som får understöd har inte ett allmänt understöd som beviljats av RAY men aktören har även andra objekt som får RAY-understöd. För det erhållna understödet godkänns i regel högst 15 % av funktionens verkliga totala kostnader som allmänna kostnader (så som definierats här i anvisningen). Om en person som hör till den allmänna administrationen ändå gör annat för det erhållna understödsobjektet än allmänt, administrativt arbete kan lönekostnaderna såtillvida betraktas som direkta utgifter under förutsättningen att arbetet som utförs direkt för objektet kan påvisas på ett tillförlitligt sätt genom t.ex. objektspecifik arbetstidsrapportering. 3. Ett exempel i anslutning till punkt 6

6 6 (6) När en kommunikationsperson utför arbetsprestationer för ett flertal objekt och antalet (det ska i regel vara minst 15 %) arbetsprestationer inte är signifikant för något objekt anses kommunikationspersonens lönekostnader ingå i de allmänna kostnaderna. Med detta vill man undvika att små kostnadsposter allokeras på flera olika objekt. När en organisations jurist utför i regel allmänt administrativa arbeten och tjänstgör sporadiskt som stöd för RAY-aktiviteter eller - projekt kan lönekostnaderna för personen ifråga anses vara berättigade för att bli täckta med ett allmänt understöd emedan arbetsinsatsen för aktiviteten eller projektet som finansieras av RAY inte är signifikant. Om en organisations direktör håller kurser som ingår i RAYunderstöd verksamhet eller dito projekt där proportionen av direktörens arbetstid är signifikant (minst 15 %), kan lönekostnaderna såtillvida för personen i den allmänna administrationen fördelas på objektet ifråga. Om en organisation har en ICT-stödperson är hans eller hennes lönekostnader en allmän kostnad som ska täckas emedan stödpersonens arbetsinsats fördelas jämt för att täcka personalen och anordningarna i hela organisationen. Om ICT-stödpersonen dock gör t.ex. en webbplats för en RAY-understödd aktivitet eller ett dito projekt och arbetsmängden för detta är minst 15 % av arbetstiden kan kostnaderna för även denna person allokeras på objektet ifråga. Ekonomiförvaltningspersonal utför utöver allmänt administrativa uppgifter normalt inte arbeten kring innehållskompetens med direkt anknytning till projekt eller verksamhet varför ekonomiadministrationens alla personalkostnader (ekonomidirektör, ekonomichef, bokförare, ansvarig för reskontra och betalningstransaktioner, löneräknare, huvudbokförare) ska täckas med allmänna understöd. I ärenden som ger rum för tolkningar avgör RAY godtagbarheten av allmänna kostnader.