PROTOKOLL från IK Standards styrelsemöte den 5 november 2015.

Transkript

1 1(6) PROTOKOLL från IK Standards styrelsemöte den 5 november Närvarande: Anders Edlund, Daniel Hultman, Ewa Pettersson, Fredrik Strengbohm, Barry Widelund Kjell Blomberg, Camilla Borin, Krister Karlsson och Tomas Jönsson samt Elisabeth Hittersten och Marcus Holmberg, 01. Mötets öppnande. Barry Widelund förklarade mötet öppnat och hälsade alla välkomna. 02. Godkännande av dagordning och eventuella tillägg. Mötet godkände dagordningen. 03 Protokoll från allmänna mötet Mötet godkände dagordningen. 04 Protokoll från verksamheterna. Rapporter Bollsektionen har haft ett styrelsemöte men protokollet är inte skrivet ännu. Om det kommer ut före detta protokoll skickas ut så kommer det att biläggas detta. 05. Uppdrag från årsmötet Komplettering av styrelse och övriga funktionärer. Denna fråga har varit öppen hela året och nu gäller det att hitta lösningar av styrelse- och valberedningsfrågan nästa år: Tomas Jönsson är tillfrågad att ta på sig delar av kassörssysslan i år. Tomas följer verksamheten och förhoppningsvis är han beredd att ta på sig kassörssysslan Fler poster behöver tillsättas till årsmötet nästa år. 2. Valberedning. Ordföranden och vice ordföranden har aviserat att de vill avgå. Krister Karlsson, representant för valberedningen, meddelar vid det allmänna mötet att det är olämpligt att båda avgår samtidigt. Barry Widelund meddelar vid mötet att han om han får årsmötets förtroende är beredd att fortsätta ytterligare ett år. Detta under förutsättning att vi får någon som kan gå in som vice ordförande och parallellt med ordförande följa verksamheten under 2016 och att 2017 ta över ordförandeskapet i föreningen.

2 2(6) 06. Ekonomifrågor. 1. Resultatrapport och balansräkning, jämförelse mot budget Vid allmänna mötet fanns det ingen aktuell resultatrapport. Målsättningen var att det skulle finnas en ekonomisk redovisning till detta möte. Till dagen möte har det utsänts en preliminär uppföljning per av årets budget. Denna uppföljning visar ett överskott på över :-. Det finns dock oklarheter i den ekonomiska redovisningen och därför behöver den kontrolleras innan det finns ett riktigt resultat. Bl.a. finns det oklarheter på hur och var medlems- och spelaravgifterna har redovisats. Målsättningen är att det till nästa styrelsemöte i december ska finnas ett underlag för bedömning av ekonomin för Medlems- och spelaravgifter för 2015 och datum för Vid styrelsemötet kom frågan upp om hur problematiken med inbetalda medlems- och spelaravgifter skulle hanteras. Det är ibland helt omöjligt att veta vem pengarna kommer ifrån och hur de ska bokföras för att hamna i rätt lagkassa. Fredrik Strengbohm kom med förslaget att vi skulle kolla hur andra lag hanterar inbetalningarna. Det vore bra med ett möte där man får en bild av hur medlemsregistret fungerar och avgifterna. Hur ser det ut i Sörmland och vad har idrottsförbundet för lösningar på detta. Anders Edlund ansåg att det bästa vore att börja med blankt papper och fylla på med medlemmar.. Idag är inte registret 100%-igt. Marcus fick i uppdrag att kolla upp frågan och kalla till ett möte man skull finna en lösning. Något möte blev ej av men Marcus har utrett frågan och fått fram att vi är tämligen unika i Sörmland som har två bollsporter med olika verksamhetstider. Detta komplicerar hanteringen av avgifterna. Han föreslår därför att avgifterna tidsdifferentieras enlig nedan.. IK Standard medlems- och spelaravgifter Medlemsavgift: Medlemsavgiften gäller per helår 1 januari 31 december Möjlighet att dela medlemsavgiften i två delar finns enligt IK Standard stadgar Första betalning senast 31 januari och andra betalning senast 31 augusti Den som inte betalt medlemsavgift får ej delta i IK Standards träningar (Försäkringsfråga) Spelaravgift: Spelaravgift gäller per säsong. Fotboll - Vår/höst Innebandy Höst/vår Spelaravgiften betalas enligt följande: Fotboll senast 15 april Innebandy senast 15 oktober Den som inte betalt spelaravgift får ej delta i IK Standards matcher (Försäkringsfråga) Styrelsen beslutade att fastställa dessa rutiner att gälla från årsskiftet 2016.

3 3(6) 3. Preliminär budget 2016 Till dagen möte har det utsänts en preliminär uppföljning per av årets budget samt ett förslag till budget för Detta förslag visar en budget i balans. Om detta är en riktig målsättning eller om man ska planera för en budget med överskott får 2015 års resultat visa. Som nämnts ovan under Resultatrapport och balansräkning, jämförelse mot budget finns det finns dock oklarheter i den ekonomiska redovisningen så underlaget för en budget är oklart. Målsättningen är att det till nästa styrelsemöte i december ska finnas ett sådant underlag så att et mer genomarbetat förslag till budget kan redovisas. 4. Tider fram till årsmötet 2016 Till dagens möte finns utskickat ett förslag till tider för 2016 års möten samt en redovisning av vad som ska hanteras vid dessa möten. För att styrelsen och sektionerna ska kunna följa dessa tider så biläggs de båda dokumenten detta protokoll. 5. Beslut om innebandycup Innebandyseniorerna har tillskrivit styrelsen om att få åka på ett träningsläger till Västervik. Då lägret inte är budgeterat så har vi sökt medel på annat håll. Efter framställning om stöd från IK Standards dam- och veteransektionen så har dessa tillskjutit :- (2 x 5 000) till föreningen. Barry Widelund förslår att dessa medel får användas till att delfinansiera träningslägret. Den resterande delen bekostas av deltagarna. Styrelsen beslutade enligt förslaget 07 Organisationsfrågor, verksamheter, rapporter 1. Klubbfest och julmarknad Vid styrelsemötet aktualiserades frågan om vi skulle ordna en Klubbfest i Oktober/November för alla vuxna medlemmar. Vid allmänna mötet den 11 maj erbjöd sig Caroline Sköld att ansvara för planering och genomförande av denna. Planeringen har nu kommit så långt så att festen blir den 27 November. Det kommer att serveras ett julbord. Inbjudan skickas ut inom kort. Elisabeth rapporterade att den julmarknad som vi brukar ha årligen kommer att ske den 12 december. Försäljning av hembakt, handarbeten och annat hantverk kommer att finnas. Kaffeservering under dagen står föreningens damsektion för. Inbjudan skickas ut tillsammans med inbjudan till Klubbfest. 2. IK Standard och de asylsökande IBM har nu boende på två våningar. Idag bor där ca 250 personer. Hållsta konferens har fått bygglov för ombyggnad av kontorsdelen för att ta emot ytterligare 60 personer. I dag bor där 67 st. Det är bara en 10%-ig omsättning. Många får asyl men kan inte flytta utan bor kvar då det inte finns några bostäder i Eskilstuna eller landet i övrigt. Vi hyr nu ut tider i Hallen tre dagar i veckan till de två anläggningarna.

4 4(6) 3. Medlemsmatrikeln I samband med att medlems- och spelaravgifterna gås igenom så uppdateras medlemsmatrikeln. Vid slutet av 2014 innehöll den 813 personer. 4. IK Standards policy Policydokument är ett dokument som under några år använts inom i första hand Bollsektionen. Inför årsmötet 2015 var det avsikten att detta skulle redigeras med erhållna erfarenheter och föreläggas årsmötet för beslut så att det skulle vara tillämpligt för hela föreningen. Detta hanns inte med under Målsättningen var då att bollsektionen använder detta Policydokumentet i sin verksamhet under Därefter får styrelsen göra en utvärdering och redigera det med erhållna erfarenheter. Förslaget ska sedan föreläggas årsmötet 2016 för beslut att gälla för hela föreningen. 08 Utvärdering av verksamheterna under ) Styrelsen Till dagens sammanträde har utsänts förslag till utvärdering av 2015 års verksamhet. Styrelsen ska nu ta del av detta och ge förslag till kommentarer till detta. Slutligt beslut tas av styrelsen vid mötet ) Sektionerna Till dagens sammanträde har förslag till utvärdering av orienteringens verksamhet under 2015 års utsänts. Orienteringen kommer nu att hantera detta inom sektionen och ska enligt tidplanen senast till nästa möte överlämna det till styrelsen. Styrelsen ska ta del av detta och ge förslag till kommentarer. Sektionen kommer sedan att bearbeta förslaget och återkomma med detta efter sektionens årsmöte. Materialet behandlas senare vid föreningens årsmöte den 31 mars Verksamhetsplanering inför ) Arbetsgrupp Sponsríng, Det finns idag ingen grupp som aktivt jobbar med sponsring. Vi har idag 2 sponsorer. Målsättningen inför 2016 måste vara att arbeta aktivt med sponsring. 2) Namn på Hallen Under alla år sedan vi först hyrt och sedan köpt Hallen så har frågan vad Hallen egentligen ska kallas: Under de första åren från 2004 och under tiden den ägdes av Kungsleden så har den benämnts Kungsledshallen. Från 2010 och framåt har den benämnts Standardhallen. När Innebandyförbundet börjat kalla den för Hållstahallen och som den nu är benämnd hos dem är okänt. Vad ska den heta? Frågan tas upp vid årsmötet den 31 mars 2016 för beslut. 3) Skogsplantering 2016 Lundby som vi har hjälpt med skogsplanteringen har sålts och kontakt har inför 2015 tagits med den nye ägaren om det blir någon skogsplantering under året. För att få besked om vad som planeras tar Barry kontakt den nye ägaren David Engrund för att få besked att det är aktuellt med någon skogsplantering under 2016.

5 5(6) 4) Midsommarfesten 2016 Det ekonomiska resultatet för 2015 blev ca :-. Det är en bra intäkt. Nu blickar vi fram till nästa år och ser hur vi kan genomföra den än bättre och få ännu bättre överskott. Ansvarig för planering av Midsommarfesten 2016 utses vid styrelsemötet ) EskilstunaWeekend 2016 Vid allmänna mötet beslutades att vi skulle teckna en överenskommelse med Ärla IF om att arrangera EskilstunaWeekend tillsammans.. Inför EskilstunaWeekend har Ärla IF påbörjat planeringen av 2016 års tävling. Orienteringssektionen har tagit beslut att ställa upp under förutsättning att övriga sektioner i föreningen ställer upp och hjälper till. Det gäller nu att ALLA hjälper till i annat fall blir det Ärla IF har huvudansvaret för 2016 och 2017 är det IK Standards tur. 1-3 juli 2016 arrangeras tävlingen på våra kartor nere i Svalboviken och inför den så behöver Ärla IF hjälp markägar- och jägarkontakter samt med kontrollutsättning, skyltning, boende och camping samt vätskekontroller. Dessa arbetsuppgifter brukar orienterarna och seniorerna i innebandylaget normalt sköta men det kan tillkomma uppgifter som andra sektioner kan klara av att göra blir det också utökade arbetsuppgifter genom att vi även ska arrangera Ultralång SM lördagen den 2 juli. Så snart som arbetsuppgifterna för IK Standardsdel blir klara ska ansvariga för de olika sektionerna informeras tidigt och tydligt om vad som gäller för detta evenemang. Medlemmar och föräldrar måste förstå vad det innebär om tävlingen inte kan genomföras. Det blir då ett stort inkomstbortfall som omöjligt går att ta igen med andra aktiviteter. Barry Widelund; Krister Karlsson och Bo Wastensson är föreningens representanter i EskilstunaWeekends styrelse. De återkommer med besked om vad som ska göras. 6) Cuper för ungdomar, plan? Vid aprilmötet var frågan om Cuper för ungdomar uppe till behandling. En del av ungdomslagen hade då i sina verksamhetsplaner tagit upp Cuper som de avsåg att delta i. Pengar för dessa var också med i de budgetförslag som lagen lämnat in. Styrelsen uttalade då att För att inte försämra ekonomin i klubben är det önskvärt att ungdomslagen anordnar cuper på hemmaplan för att dra in pengar till IK Standard. Bollsektionen hade upp frågan med ungdomsledarna som inte ansåg sig ha utrymme för att ordna något under Styrelsen beslutade då att ge Bollsektionen uppdrag att 2016 prioritera denna fråga. 7) Ungdomsgårdsverksamheten, plan? Ungdomsgårdsverksamheten inom föreningen måste vara kvar och utvecklas. Det är en nödvändighet att nå alla barn i vårt upptagningsområde. Det gäller alla barn, inte enbart de som har ett idrottsintresse. Under säsong ska ungdomsgården vara öppen: Ungdomsgården måste även prioritera lovaktiviter och informera om dem i god tid före för att locka ungdomarna till dem. Vid aprilmötet var frågan uppe och styrelsen tog då följande beslut För att få fram nya idéer av vad ungdomarna efterfrågar ska kontakt tas med skolan och göras en enkät bland eleverna i skolan för att förhoppningsvis få fram idéer vad som kan förändras och förbättras. Marcus kontaktar den nya rektorn på Hållstaskolan för att öppna skolkontakterna och för att informera om våra olika verksamheter: Fotboll, innebandy, orientering och ungdomsgården mm.

6 6(6) 8) Annat? Vid aprilmötet var frågan uppe om drottsskola efter skolslut och styrelsen tog då följande beslut: Tanken är att idrottsskolan inte enbart vara en Fotbollsskola utan att även ta med övriga idrotter som Innebandy och Orientering som bedrivs inom föreningen, Bollsektionen har haft uppe det med ungdomsledarna men de ansåg sig inte ha utrymme för att ordna något under Denna fråga får tas upp vid planeringen av 2016 års aktiviteter. 10. Personalfrågor 2016 års verksamhet? Vid det allmänna mötet så beslutade mötet Vad kommer att hända 2016? Finns det möjlighet att ha kvar konsulenten? Vad händer i sektionerna? Vilka avgifter måste vi ta för aktiviteterna? Eftersom ekonomin inte är klar så tas detta vid nästa möte. Till dagen möte har det utsänts en preliminär uppföljning per av årets budget. Denna uppföljning visar ett överskott på över :-. Det finns dock oklarheter i den ekonomiska redovisningen och därför behöver den kontrolleras innan det finns ett riktigt resultat. Bl.a. finns det oklarheter på hur och var medlems- och spelaravgifterna har redovisats. Målsättningen är att det till nästa styrelsemöte i december ska finnas ett underlag för bedömning av ekonomin för Eftersom ekonomin inte är klar så tas frågeställningen upp vid nästa möte. 11. Bemärkelsedagar. 19 november Georg Larsson 90 år 29 november Siv Larsson 80 år 12. Övriga frågor. Krister Karlsson tackar föreningen för uppvaktningen på hans 70-årsdag. 13. Nästa möte: Styrelsemöte den 10 december kl. 18,30 Detta möte har nu framflyttats till den 17 december kl. 18,30 Klubbhuset Hållsta. 14. Avslutning: Barry avslutade mötet och tackade för ikväll. Vid protokollet: Ordförande