Klubbstyrelse, organisation och ansvar 7

Transkript

1 Klubbstyrelse, organisation och ansvar 7 - Klubbstyrelse Organisation Arbetet i klubbstyrelsen Styrelsens ansvar Föreningens representanter i olika org Konstituerande styrelsemöte 7.6 Indexsida oktober 2010

2 Frillesås FF s Klubbstyrelse Klubbstyrelsen för verksamhetsåret Funktion Namn och adress Telefon Ordförande (1års mandat) )) Helen Jagebro helen.jagebro@rosenlaw.se Ängsklockevägen 6, Frillesås Vice Ordförande (2års mandat) )) Matilda Gustafsson matilda.kristoffer@hotmail.com Ängsklockevägen 12, Frillesås Sekreterare (2års mandat) )) Henrik Werdien hwerdien@gmail.com Sandladevägen 8, Frillesås Kassör (2års mandat) )) Pernilla Lexman pernilla.lexman@telia.com Postvägen 1, Frillesås Ordinarie ledamot (2års mandat) )) Anna-Karin Gustafsson akg.66@hotmail.com Frillesås Trädgårdsväg 4A, Frillesås Ordinarie ledamot (2års mandat) )) Nicklas Simonsson nicklas.simonsson@gmail.com Frillesås Villaväg Frillesås Representant Fotbollen (1års mandat) )) Anna-Karin Gustafsson akg.66@hotmail.com Frillesås Trädgårdsväg 4A, Frillesås Representant Handbollen (1års mandat) 201x-02-28)) Vakant (se innebandy) Representant Innebandyn (1års mandat) )) Nicklas Simonsson nicklas.simonsson@gmail.com Frillesås Villaväg Frillesås Suppleant (2års mandat) )) Mattias Johansson fotboll66678@hotmail.com Karl Johans väg Frillesås Suppleant (1års mandat) )) Nicklas Eriksson @telia.com S:a Ringvägen 6B Frillesås Klubbstyrelse mars 2014 Sektion 7;1 sid 1 (2)

3 Valberedning Britt Lindberg (sammankallande) Anders Jonsåker Petra Ahlmén Klubbstyrelse mars 2014 Sektion 7;1 sid 2 (2)

4 Frillesås FF s Organisation Frillesås FF Huvudstyrelse Klubbstyrelse Ordförande Vice ordförande Kassör Sekreterare Ledamot Reklam Sponsring Klubbhus Kansli Fester & Arrangemang Kiosk/kafeteria Lotterier Bidrag Utbildning Vaktmästeri Fotboll Handboll Innebandy 02 Organisation januari 2012 Sektion 7; 2 sid 1 (2)

5 Arbetsgrupper 1. Utbildningsfrågor Samordna utbildningar inom klubben samt driva på utbildningsarbetet. Kontakt med utbildningsorganisationer och myndigheter i utbildningsfrågor. Hålla kontakt med idrottssektionerna. Redovisa utbildningsarbetet till myndigheter så att optimala bidrag erhålls 2. Cafeteria & kiosk/fester & arrangemang Svara för sortimentet och inköp samt ekonomin för verksamheten. Svara för att dessa verksamheter fungerar bra och att se till att de blir bemannade när så skall vara. Annordna fester så som årsfester, Lucia, sponsorträffar etc. 3. Lotterier och bidrag Svara för att dessa verksamheter fungerar väl och samordna aktiviteterna beträffande lotter mellan idrottssektionerna. Driva på om anordnande av lotterier inom klubben. 4. Reklam och sponsring Samordna, leda och driva dessa verksamheter inom klubben och samordna mellan sektionerna. 5. Idrottsmaterial Se till att detta samordnas mellan sektionerna så att bästa möjliga pris och kvalitet uppnås. Ansvara för att allt materiel köpes centralt. 6. Klubbhus & kansli och vaktmästeri Svara för att det hålls ordning och reda samt för att kontoret fungerar väl. Svara för att nödvändig utrustning finns för ett effektivt kontor. Ansvara för personalfrågor av olika dignitet. Svara för att bidragsgrundande underlag för att erhålla statliga och kommunala aktivitetsbidrag blir korrekt ifyllda och inlämnade till kassören i rätt tid. 02 Organisation januari 2012 Sektion 7; 2 sid 2 (2)

6 Arbetet i Klubbstyrelsen Klubbstyrelsen skall genomföra de åtgärder och program som har beslutats av Årsmötet och vidare allmänt arbete för föreningens bästa Klubbstyrelse har ensamt det ekonomiska ansvaret inom föreningen. Styrelsen kan genom t.ex. budget delegera ansvaret men har ändå alltid det slutliga ansvaret Klubbstyrelsen skall ansvara för att det finns övergripande målsättningar och att varje sektion har och följer sina målsättningar Klubbstyrelsen har arbetsgivaransvaret för att anställd personal Klubbstyrelsen skall inspirera, stötta och vid behov korrigera arbetet i sektionerna Klubbstyrelsen har ansvaret för förvaltning av föreningens tillgångar Klubbstyrelsen har ansvar för att bokföringen sker korrekt och att gällande skattelagstiftning efterlevs Klubbstyrelsen skall bevaka så att avsteg från identitetsmålen inte sker Klubbstyrelsen har övergripande ansvar för föreningens intäkter Klubbstyrelsen har ansvaret för förvaring av protokoll och avtal Klubbstyrelsen är det enda organ som kan utställa för föreningen bindande överenskommelser och avtal Klubbstyrelsen förbereder Årsmötet och skall till revisorerna överlämna bokföringen för granskning Klubbstyrelsen ansvarar för upprättande av den årliga verksamhetsberättelsen Klubbstyrelsen skall bevaka så att föreningens stadgar efterlevs Det är en mängd uppgifter företrädesvis av administrativ karaktär som åligger klubbstyrelsen i sitt förvaltningsuppdrag. Klubbstyrelsen skall arbeta så att idrottssektionerna till allra största del kan koncentrera sina uppgifter på det rent idrottsliga. Det är viktigt att det finns en öppen, nära och god kommunikation mellan klubbstyrelsen och sektionerna. Det finns ingen möjlighet att klubbstyrelsens ledamöter ensamma kan klara av alla dessa uppgifter. Klubbstyrelsen skall därför till sin hjälp skapa projektgrupper som löpande svarar för sitt respektive område. Projektgrupper skall kunna läggas ned när de gjort klart sitt uppdrag och nya skall kunna startas när det uppstår ett behov. Projektgrupperna arbetar alltid under klubbstyrelsen och skall alltid ha en klubbstyrelsemedlem som kontaktperson. Den personen kan också ingå i projektgruppen. I andra fall kan klubbstyrelsen engagera sektion eller medlemmar i att utföra särskilda uppgifter för föreningen. Klubbstyrelsens viktigaste uppgift är att arbeta så att Frillesås FF upplevs av medlemmarna som en bra förening med god ordning och reda, klara mål och regler för verksamheten. Klubbstyrelsen skall verka för att medlemmarna får största möjliga utbyte av sin idrottssysselsättning. 03 Arbetet i Klubbstyrelsen januari 2012 Sektion 7; 3 sid 1 (1)

7 Huvudstyrelseledamöternas huvudansvarsuppgifter 1. Föreningens Ordförande - Planering, ledning, uppföljning och utvärdering av föreningens verksamhet - Styrelse-, medlems-, årsmöten - Klubbhus, kontor och vaktmästeri - Ekonomiskt bindande avtal - Stadgefrågor - Teckna föreningens firma - Årsbudgetering - Klubbtidning, PR och imagefrågor - Anställningsärenden och regler för ekonomiska ersättningar - Representera föreningen - Idrotts & Hälsocertifieringsarbetet 2. Föreningens vice ordförande - Utbildningsfrågor - Fotbollsplanerna och Hallplanering - Utmärkelser och bemärkelsedagar - Stf Ordförande 3. Föreningens kassör - Ekonomi och budgetuppföljning - Medlemsregistrering - Debitering av medlems och sektionsavgifter - Betala föreningens räkningar - Teckna föreningens firma - Ekonomiskt bindande avtal - Bevaka att aktuella skatteregler efterlevs - Föreningens bokföring - Upprättande av balans och resultaträkning inför årsmötet - Underlag till sektionsordföranden - Upprättande av underlag för ansökningar om statliga och kommunala aktivitetsstöd 4. Föreningens sekreterare - Kallelse till styrelsemöten - Protokoll från styrelsemöten - Arkivering av protokoll - Ansvara för föreningens arkiv av diverse handlingar 5. Ordinarie ledamot - Lotterier - Bingolotto - Cafeterian - Årsfest 04 Styrelsens ansvar januari 2012 Sektion 7;4 sid 1 (2)

8 6. Fotbollens ledamot - Planering, ledning, uppföljning och utvärdering av sektionens verksamhet - Representera sektionen i huvudstyrelsen - Representera föreningen på förbunds och allians möten/träffar - Ekonomi och budgetuppföljning - Fastställande av sektionsavgifter - Fastställande av förslag till budget - Ansvara för att aktivitetskort blir inlämnade i rätt tid 7. Handbollens ledamot - Planering, ledning, uppföljning och utvärdering av sektionens verksamhet - Representera sektionen i huvudstyrelsen - Representera föreningen på förbunds och allians möten/träffar - Ekonomi och budgetuppföljning - Fastställande av sektionsavgifter - Fastställande av förslag till budget - Ansvara för att aktivitetskort blir inlämnade i rätt tid 8. Innebandys ledamot - Planering, ledning, uppföljning och utvärdering av sektionens verksamhet - Representera sektionen i huvudstyrelsen - Representera föreningen på förbunds och allians möten/träffar - Ekonomi och budgetuppföljning - Fastställande av sektionsavgifter - Fastställande av förslag till budget - Ansvara för att aktivitetskort blir inlämnade i rätt tid 9. Suppleanter - Närvara så ofta som möjligt på styrelsemöten - 04 Styrelsens ansvar januari 2012 Sektion 7;4 sid 2 (2)

9 Föreningens representanter i olika organisationer Hallands Fotbollsförbund (HFF) Ordförande fotbollssektionen Vice ordförande fotbollssektionen Kungsbacka Gemensamma Fotbollssällskap (KGFS) Ordförande fotbollssektionen Truppledare dam fotbollssektionen Varbergs Fotbollsallians (VFA) Truppledare ungdomssektionen Vice truppledare ungdomssektionen Hallands Handbollsförbund (HHBF) Ordförande handbollsektionen Vice ordförande handbollsektionen Göteborgs Handbollsförbund (GHBF) Ordförande handbollsektionen Vice ordförande handbollsektionen Hallands Innebandyförbund (HIBF) Ordförande innebandysektionen Vice ordförande innebandysektionen Kungsbacka Innebandy allians (KIA) Ordförande innebandysektionen Vice ordförande innebandysektionen Frillesås Föreningsråd (FFR) Ansvarige ledaren för ungdomsfotbollen Förste suppleanten i klubbstyrelsen * det är alltid den som står först som bär huvudansvaret för organisations kontakt. 05 Föreningens representanter i olika organisationer augusti 2013 Sektion 7; 5 sid 1 (1)

10 Protokoll från Konstituerande styrelsemöte den X månad 20XX för Frillesås Fotbollsförening Närvarande: Föreningens ordförande Ordinarie ledamot Ordinarie ledamot Ordinarie ledamot Ordinarie ledamot Suppleant Suppleant Kopia till: Ordinarie ledamot Suppleant Suppleant 1 Ordföranden öppnade mötet 2 Dagordningen godkändes 3 Till mötets sekreterare valdes 4 Till justerare valdes och 5 Till sekreterare för föreningen valdes för tiden Till viceordförande för föreningen valdes för tiden Till kassör för föreningen omvaldes för tiden Vilken ordning suppleanter skall kallas in eller om dessa alltid skall närvara? Suppleanter skall vid möjligaste mån närvara på styrelsemöten, det är alltid suppleant med 2års mandat som först kalls in vid ordinarie ledamots frånfälle. 9 Styrelsen beslutade att och utsågas att var och en för sig teckna föreningens firma. 10 Styrelsen beslutade att och befullmäktigas att teckna avtal för föreningen. 11 Styrelsen beslutade att Frillesås fotbollsförenings bankkonto hos Varbergs Sparbank: Bankgiro , Företagskonto , , Placeringskonto , , Varbergskonto , , Mixfond tecknas var för sig av och. 12 Styrelsen beslutade att befullmäktigades att sköta Frillesås fotbollsförenings skattedeklaration/inkomstdeklaration och andra ärenden hos Skatteverket Justeras Konstituerande Styrelesemöte-Mall augusti 2013 Sektion 7; 6 sid 1 (1)

11 Klubbstyrelse, organisation och ansvar 7 - Klubbstyrelse Organisation Arbetet i klubbstyrelsen Styrelsens ansvar Föreningens representanter i olika org Konstituerande styrelsemöte 7.6 Indexsida oktober 2010

12 Frillesås FF s Klubbstyrelse Klubbstyrelsen för verksamhetsåret Funktion Namn och adress Telefon Ordförande (1års mandat) )) Mats Elgstrand mats.elgstrand@telia.com Box 97, Kulla Strandväg 12, Frillesås Vice Ordförande (2års mandat) )) Matilda Gustafsson matilda.kristoffer@hotmail.com Ängsklockevägen 12, Frillesås Sekreterare (2års mandat) )) Maria Malmentun maria.malmentun@gmail.com Ingvars väg 53, Frillesås Kassör (2års mandat) )) Pernilla Lexman pernilla.lexman@telia.com Postvägen 1, Frillesås Ordinarie ledamot (2års mandat) )) Anna-Karin Gustafsson akg.66@hotmail.com Frillesås Trädgårdsväg 4A, Frillesås Representant Fotbollen (1års mandat) )) Anna-Karin Gustafsson akg.66@hotmail.com Frillesås Trädgårdsväg 4A, Frillesås Representant Handbollen (1års mandat) )) Vakant (se innebandy) Representant Innebandyn (1års mandat) )) Nicklas Simonsson nicklas.simonsson@gmail.com Frillesås Villaväg Frillesås Suppleant (2års mandat) )) Henrik Werdien hwerdien@gmail.com Sandladevägen 8, Frillesås Suppleant (1års mandat) )) Mattias Johansson fotboll66678@hotmail.com Karl Johans väg Frillesås Valberedning Britt Lindberg (sammankallande) britt46@live.se Klubbstyrelse juni 2013 Sektion 7;1 sid 1 (1)

13 Frillesås FF s Organisation Frillesås FF Huvudstyrelse Klubbstyrelse Ordförande Vice ordförande Kassör Sekreterare Ledamot Reklam Sponsring Klubbhus Kansli Fester & Arrangemang Kiosk/kafeteria Lotterier Bidrag Utbildning Vaktmästeri Fotboll Handboll Innebandy 02 Organisation januari 2012 Sektion 7; 2 sid 1 (2)

14 Arbetsgrupper 1. Utbildningsfrågor Samordna utbildningar inom klubben samt driva på utbildningsarbetet. Kontakt med utbildningsorganisationer och myndigheter i utbildningsfrågor. Hålla kontakt med idrottssektionerna. Redovisa utbildningsarbetet till myndigheter så att optimala bidrag erhålls 2. Cafeteria & kiosk/fester & arrangemang Svara för sortimentet och inköp samt ekonomin för verksamheten. Svara för att dessa verksamheter fungerar bra och att se till att de blir bemannade när så skall vara. Annordna fester så som årsfester, Lucia, sponsorträffar etc. 3. Lotterier och bidrag Svara för att dessa verksamheter fungerar väl och samordna aktiviteterna beträffande lotter mellan idrottssektionerna. Driva på om anordnande av lotterier inom klubben. 4. Reklam och sponsring Samordna, leda och driva dessa verksamheter inom klubben och samordna mellan sektionerna. 5. Idrottsmaterial Se till att detta samordnas mellan sektionerna så att bästa möjliga pris och kvalitet uppnås. Ansvara för att allt materiel köpes centralt. 6. Klubbhus & kansli och vaktmästeri Svara för att det hålls ordning och reda samt för att kontoret fungerar väl. Svara för att nödvändig utrustning finns för ett effektivt kontor. Ansvara för personalfrågor av olika dignitet. Svara för att bidragsgrundande underlag för att erhålla statliga och kommunala aktivitetsbidrag blir korrekt ifyllda och inlämnade till kassören i rätt tid. 02 Organisation januari 2012 Sektion 7; 2 sid 2 (2)

15 Arbetet i Klubbstyrelsen Klubbstyrelsen skall genomföra de åtgärder och program som har beslutats av Årsmötet och vidare allmänt arbete för föreningens bästa Klubbstyrelse har ensamt det ekonomiska ansvaret inom föreningen. Styrelsen kan genom t.ex. budget delegera ansvaret men har ändå alltid det slutliga ansvaret Klubbstyrelsen skall ansvara för att det finns övergripande målsättningar och att varje sektion har och följer sina målsättningar Klubbstyrelsen har arbetsgivaransvaret för att anställd personal Klubbstyrelsen skall inspirera, stötta och vid behov korrigera arbetet i sektionerna Klubbstyrelsen har ansvaret för förvaltning av föreningens tillgångar Klubbstyrelsen har ansvar för att bokföringen sker korrekt och att gällande skattelagstiftning efterlevs Klubbstyrelsen skall bevaka så att avsteg från identitetsmålen inte sker Klubbstyrelsen har övergripande ansvar för föreningens intäkter Klubbstyrelsen har ansvaret för förvaring av protokoll och avtal Klubbstyrelsen är det enda organ som kan utställa för föreningen bindande överenskommelser och avtal Klubbstyrelsen förbereder Årsmötet och skall till revisorerna överlämna bokföringen för granskning Klubbstyrelsen ansvarar för upprättande av den årliga verksamhetsberättelsen Klubbstyrelsen skall bevaka så att föreningens stadgar efterlevs Det är en mängd uppgifter företrädesvis av administrativ karaktär som åligger klubbstyrelsen i sitt förvaltningsuppdrag. Klubbstyrelsen skall arbeta så att idrottssektionerna till allra största del kan koncentrera sina uppgifter på det rent idrottsliga. Det är viktigt att det finns en öppen, nära och god kommunikation mellan klubbstyrelsen och sektionerna. Det finns ingen möjlighet att klubbstyrelsens ledamöter ensamma kan klara av alla dessa uppgifter. Klubbstyrelsen skall därför till sin hjälp skapa projektgrupper som löpande svarar för sitt respektive område. Projektgrupper skall kunna läggas ned när de gjort klart sitt uppdrag och nya skall kunna startas när det uppstår ett behov. Projektgrupperna arbetar alltid under klubbstyrelsen och skall alltid ha en klubbstyrelsemedlem som kontaktperson. Den personen kan också ingå i projektgruppen. I andra fall kan klubbstyrelsen engagera sektion eller medlemmar i att utföra särskilda uppgifter för föreningen. Klubbstyrelsens viktigaste uppgift är att arbeta så att Frillesås FF upplevs av medlemmarna som en bra förening med god ordning och reda, klara mål och regler för verksamheten. Klubbstyrelsen skall verka för att medlemmarna får största möjliga utbyte av sin idrottssysselsättning. 03 Arbetet i Klubbstyrelsen januari 2012 Sektion 7; 3 sid 1 (1)

16 Huvudstyrelseledamöternas huvudansvarsuppgifter 1. Föreningens Ordförande - Planering, ledning, uppföljning och utvärdering av föreningens verksamhet - Styrelse-, medlems-, årsmöten - Klubbhus, kontor och vaktmästeri - Ekonomiskt bindande avtal - Stadgefrågor - Teckna föreningens firma - Årsbudgetering - Klubbtidning, PR och imagefrågor - Anställningsärenden och regler för ekonomiska ersättningar - Representera föreningen - Idrotts & Hälsocertifieringsarbetet 2. Föreningens vice ordförande - Utbildningsfrågor - Fotbollsplanerna och Hallplanering - Utmärkelser och bemärkelsedagar - Stf Ordförande 3. Föreningens kassör - Ekonomi och budgetuppföljning - Medlemsregistrering - Debitering av medlems och sektionsavgifter - Betala föreningens räkningar - Teckna föreningens firma - Ekonomiskt bindande avtal - Bevaka att aktuella skatteregler efterlevs - Föreningens bokföring - Upprättande av balans och resultaträkning inför årsmötet - Underlag till sektionsordföranden - Upprättande av underlag för ansökningar om statliga och kommunala aktivitetsstöd 4. Föreningens sekreterare - Kallelse till styrelsemöten - Protokoll från styrelsemöten - Arkivering av protokoll - Ansvara för föreningens arkiv av diverse handlingar 5. Ordinarie ledamot - Lotterier - Bingolotto - Cafeterian - Årsfest 04 Styrelsens ansvar januari 2012 Sektion 7;4 sid 1 (2)

17 6. Fotbollens ledamot - Planering, ledning, uppföljning och utvärdering av sektionens verksamhet - Representera sektionen i huvudstyrelsen - Representera föreningen på förbunds och allians möten/träffar - Ekonomi och budgetuppföljning - Fastställande av sektionsavgifter - Fastställande av förslag till budget - Ansvara för att aktivitetskort blir inlämnade i rätt tid 7. Handbollens ledamot - Planering, ledning, uppföljning och utvärdering av sektionens verksamhet - Representera sektionen i huvudstyrelsen - Representera föreningen på förbunds och allians möten/träffar - Ekonomi och budgetuppföljning - Fastställande av sektionsavgifter - Fastställande av förslag till budget - Ansvara för att aktivitetskort blir inlämnade i rätt tid 8. Innebandys ledamot - Planering, ledning, uppföljning och utvärdering av sektionens verksamhet - Representera sektionen i huvudstyrelsen - Representera föreningen på förbunds och allians möten/träffar - Ekonomi och budgetuppföljning - Fastställande av sektionsavgifter - Fastställande av förslag till budget - Ansvara för att aktivitetskort blir inlämnade i rätt tid 9. Suppleanter - Närvara så ofta som möjligt på styrelsemöten - 04 Styrelsens ansvar januari 2012 Sektion 7;4 sid 2 (2)

18 Föreningens representanter i olika organisationer Hallands Fotbollsförbund (HFF) Ordförande fotbollssektionen Vice ordförande fotbollssektionen Kungsbacka Gemensamma Fotbollssällskap (KGFS) Ordförande fotbollssektionen Truppledare dam fotbollssektionen Varbergs Fotbollsallians (VFA) Truppledare ungdomssektionen Vice truppledare ungdomssektionen Hallands Handbollsförbund (HHBF) Ordförande handbollsektionen Vice ordförande handbollsektionen Göteborgs Handbollsförbund (GHBF) Ordförande handbollsektionen Vice ordförande handbollsektionen Hallands Innebandyförbund (HIBF) Ordförande innebandysektionen Vice ordförande innebandysektionen Kungsbacka Innebandy allians (KIA) Ordförande innebandysektionen Vice ordförande innebandysektionen Frillesås Föreningsråd (FFR) Ansvarige ledaren för ungdomsfotbollen Förste suppleanten i klubbstyrelsen * det är alltid den som står först som bär huvudansvaret för organisations kontakt. 05 Föreningens representanter i olika organisationer augusti 2013 Sektion 7; 5 sid 1 (1)

19 Protokoll från Konstituerande styrelsemöte den X månad 20XX för Frillesås Fotbollsförening Närvarande: Föreningens ordförande Ordinarie ledamot Ordinarie ledamot Ordinarie ledamot Ordinarie ledamot Suppleant Suppleant Kopia till: Ordinarie ledamot Suppleant Suppleant 1 Ordföranden öppnade mötet 2 Dagordningen godkändes 3 Till mötets sekreterare valdes 4 Till justerare valdes och 5 Till sekreterare för föreningen valdes för tiden Till viceordförande för föreningen valdes för tiden Till kassör för föreningen omvaldes för tiden Vilken ordning suppleanter skall kallas in eller om dessa alltid skall närvara? Suppleanter skall vid möjligaste mån närvara på styrelsemöten, det är alltid suppleant med 2års mandat som först kalls in vid ordinarie ledamots frånfälle. 9 Styrelsen beslutade att och utsågas att var och en för sig teckna föreningens firma. 10 Styrelsen beslutade att och befullmäktigas att teckna avtal för föreningen. 11 Styrelsen beslutade att Frillesås fotbollsförenings bankkonto hos Varbergs Sparbank: Bankgiro , Företagskonto , , Placeringskonto , , Varbergskonto , , Mixfond tecknas var för sig av och. 12 Styrelsen beslutade att befullmäktigades att sköta Frillesås fotbollsförenings skattedeklaration/inkomstdeklaration och andra ärenden hos Skatteverket Justeras Konstituerande Styrelesemöte-Mall augusti 2013 Sektion 7; 6 sid 1 (1)