PROTOKOLL från IK Standards styrelsemöte den 20 mars 2014.

Transkript

1 1(4) PROTOKOLL från IK Standards styrelsemöte den 20 mars Närvarande: Barry Widelund, Anna Wallertz, Ewa Pettersson, Anders Edlund och Neta Larsson. 01. Mötets öppnande. Barry Widelund förklarade mötet öppnat. 02. Godkännande av dagordning och eventuella tillägg. Mötet godkände dagordningen. 03. Protokoll från styrelsemötet Mötet godkände protokollet. 04. Protokoll från AU och verksamheterna. Rapporter. Anders Edlund lägger upp samtliga protokoll från styrelsen, AU och sektioner/verksamheter på hemsidan. 05. Konstituering av styrelsen. a. Vice ordförande: Anna Backeliv. b. Kassör: Anna Wallertz c. Sekreterare: Neta Larsson d. Fastighetsansvarig: Ewa Pettersson e. Webansvarig mm: Anders Edlund f. Projektansvarig: Vakant 06. Val av arbetsutskott. Inget arbetsutskott väljs. 07. Val av firmatecknare. Styrelsen beslöt att ge ordförande Barry Widelund, , och kassör Anna Wallertz , fullmakt att, var för sig, teckna IK Standard

2 2(4) 08. Uppdrag från årsmötet Revision Årsmötet har beslutat att styrelsen ska komplettera det ekonomiska materialet. I revisionsberättelsen har revisorerna skrivit Några poster på balansräkningen behöver klargöras och rättas. Beslut: En revidering av utelämnade poster kommer att göras och redovisas vid föreningens allmänna möte den 22 maj Komplettering av styrelse och övriga funktionärer Bollsektionen har inför årsmötet inte kunnat tillsätta alla styrelsemedlemmar.. Barry Widelund och Anna Backeliv hade i går den 19 mars ett möte med alla lagledare och tränare i bollsektionen. De lyfte där frågan om behovet av få delaktiga föräldrar och funktionärer. Frågan skickas vidare till alla berörda. Bollsektionen måste kompletteras och beslutas om vid vårens allmänna möte så att vi får en fungerande sektion 3. Valberedning Styrelsen har träffat samtliga ledare inom bollsektionen den 19 mars 2014 för att få fram de ledare som kan ingå i föreningsstyrelsen, valberedningen och Dessa ledamöter föreslås kunna väljas vid vårens allmänna möte den 22 maj Ekonomifrågor: Resultatrapport och balansräkning Många av de bidrag som vi får från bl.a Eskilstuna kommun har kommit in varför ekonomin f.n. ser bra ut. En ständig uppföljning månadsvis måste ske på sätt som sägs i verksamhetsplanen. Ansökan om bidrag En ansökan om bidrag till CUP har kommit från Fotboll P Beslut: Styrelsen beslutar att lämna bidrag med 12,500:- 10. Organisationsfrågor. 1. Verksamhetsplan 2014: Beslut: Tillägg som ska göras. a. Anordna en Klubbfest i Oktober/November för alla vuxna medlemmar. b. Färdigställa dokument med IK Standards policy som ska delas ut bland boende i Hållsta med omnejd. c. Styrelsen uppmanar ungdomslagen att anordna cuper för att dra in pengar, då kiosken är en bra inkomstkälla vid dessa tillfällen. d. Styrelsen önskar en samlad kioskansvarig för hela bollsektionen. Behov också att göra en uppdatering av utbudet. e. Ungdomsgårdsverksamheten måste vara kvar och utvecklas. (Utökade resurser). Styrelsen föreslår en enkät som ska rikta sig till eleverna i skolan för att få fram vad som kan förändras och förbättras. 2. Tider: Mötet godkänner tidsplanen. Planen ska läggas ut på hemsidan och ständigt vara kompletterad och aktuell.

3 3(4) 3. Hur ska vi arbeta under 2014? Beslut: Föreningen fortsätter arbetet med att söka en konsulent som ska svara mot den arbetsbeskrivning som tagits fram. Denna läggs till protokollet. 4. Arbetsgrupp Skogsplantering: Planteringen drar i gång V17. Det är 7500 plantor som ska sättas med rör. Det finns 8 rör att tillgå. Anders Edlund lägger ut på hemsidan att det är dags för skogsplantering. Arbetet läggs på ungdomarna i bollsektionen. Frågan är vem av ungdomsledarna som ska vara ansvarig? 5 Arbetsgrupp Midsommarfesten: Ansvarig: Anders Edlund. Seniorerna i bollsektionen biträder vid arrangemanget. 6. Arbetsgrupp EskilstunaWeekend: Ansvarig: Barry Widelund. Seniorerna i bollsektionen biträder vid arrangemanget. 7. Arbetsgrupp Sponsríng: Anna Backeliv har arbetat med frågan. Är Andreas Besterman och Andreas Blomkvist tillfrågade av henne?. 11. Personalfrågor: a. Vaktmästare: Staffan Björnfot hade den 31 maj 2013 då hans anställningstid gick ut varit anställd 1 år och 11 månader hos oss. Styrelsen beslutade vid mötet att vi ska erbjuda honom anställning från 1 juni november Vid styrelsemöte tillsammans med ordförande för sektionerna beslutades att för att ha rådighet över vaktmästarfrågan att förlänga Staffan Björnfots anställning fram t.o.m. årsmötet Under tiden ska styrelsen fortsätta arbetet med att finna långsiktiga lösningar för såväl vaktmästare som konsulent. Förslag om hur verksamheten 2014 och framåt ska se ut redovisades i idèform vid styrelsemötet Den innebar anställande av en heltidsarbetande konsulent. En avgörande faktor är givetvis om föreningen kan få ekonomi för en sådan lösning. Styrelsen beslutade därför att avvakta budgetarbetet inför 2014 som behandlas vid årsmötet Barry har varit i kontakt med Arbetsförmedlingen Alexander Juncker om hur de ser på en förlängning av deras engagemang som gäller för tiden De vill ha en framställning av oss för en fortsättning om vi avser förlänga hans anställning. För att ha rådighet över vaktmästarfrågan beslutade styrelsen vid sitt sammanträde att förlänga Staffan Björnfots anställning fram t.o.m Barry Widelund kommer att före nästa möte att sammanträffa med Arbetsförmedlingen om förutsättningarna för en förlängning av Staffan Björnfots anställning.

4 4(4) b. Konsulent Elisabeth Hittersten har sedan 1999 varit anställd som konsulent i föreningen. Ursprungligen var hon anställd på heltid men från 2004 så har arbetstiden p-g-a kostnaderna för en heltidskonsulent reducerats till 1/5- tid motsvarande 8 timmar i veckan. Efterhand så har arbetstiden utökats beroende för att svara upp mot de särskilda behov som uppstått vid olika projekt/verksamheter som genomförts i föreningen. Elisabeth har under den senaste 3 årsperioden förutom det administrativa i föreningen även ansvarat för ungdomsgården och biträtt vaktmästaren med olika sysslor har detta inneburit i snitt en fördubbling av tiden. Mycket talar för att även detta varit i minsta laget. Under hösten 2014 har IK Standards AU arbetat med frågan kring en ny organisation. Det som diskuterats är att anställa en heltidsanställd konsulent till verksamheten. Genom en sådan lösning så skulle man få en kontinuitet i verksamheten, kunna avlasta styrelsen från vissa arbetsuppgifter av allmänpraktisk natur mm. Se förslag till arbetsbeskrivning som biläggs protokollet. En avgörande faktor är givetvis om föreningen kan få ekonomi för en sådan lösning. Ärendet var inte tillräckligt färdigberett för att föreläggas årsmötet i februari 2014 så frågan har lagts på den nya styrelsen att hantera. Styrelsen beslutade att arbeta vidare med föreningens organisation och vid kommande styrelsemöte komma med ett mer detaljerat förslag på hur Konsulent, Vaktmästare och Anställda på ungdomsgården ska arbeta. Målsättningen är att redovisa ett väl färdigberett förslag för beslut vid föreningens allmänna möte Bemärkelsedagar: Kerstin Carlsson-Nygårds fyller 75 år den 11 april (Damsektionen) Lennart Olsson fyller 70 år den 22 april, (Orienteringen) 13. Övriga frågor: Hemmavinsten. Skrivs ut, skrivs på och skickas in. Sprids ut bland lagen. 14. Nästa möte: Styrelsemöte torsdagen den 24 april kl Avslutning: Barry Widelund tackade de närvarande och förklarade mötet avslutat. Vid protokollet Neta Larsson Sekreterare Barry Widelund Ordförande

5 Konsulenttjänst IK Standard Idrottsklubben IK Standard bildades xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Som idrottskonsulent på IK Standard har du en viktig roll att hålla ihop kansliets arbetsuppgifter och utveckla föreningens vision och mål. Du är en viktig länk mellan föreningen i stort, de olika sektionerna och föreningsstyrelsen där kanslisten bistår och samordnar med allt ifrån informationsspridning, hemsidesarbete, medlemsregister, ekonomi, bidrag, utbildning och utveckling. Konsulenten skall kontinuerligt tillsammans med marknadsgruppen driva bidragsansökningar från olika förbund, stiftelser, fonder och kommun. I konsulentens arbetsuppgifter ingår att hantera medlemsregister samt medlemsavgifter. Uppföljning och sammanställning av inbetalda medlemsavgifter. Ta fram statistik. Medlemsutskick. Sponsoravtalsuppföljning. Ansvara för försäkringar och spelarlicenser. Rekrytera ledare och föreningsrepresentanter i samråd med styrelse och sektionsansvariga. Kontakter med skola, kommun, myndigheter, RF, distriktsförbund och andra föreningar. Ansvarig för utbildningsfrågor via förbunden och SISU ut mot respektive sektion. Ansvarig för spridning och information av föreningsmanualen. Ansvara för hemsidan och uppdateringar tillsammans med respektive sektionsansvarig och sekreterare. Huvudansvarig för inrapportering av statliga och kommunala närvarolistor och aktivitetslistor mot SISU idrottsutbildarna. Fakturering och bokföring. Fakturabetalning. Administrativt stöd till sektionerna i form av bland annat domararvoden, tävlingsanmälan profilkläder, bokning av hall och lokaler. Hantering och spridning av inkommen post. Skicka ut kallelser och föra protokoll. Vissa kvällar/helger även bistå vid olika träningar, matcher och evenemang. Även andra för tjänsten relevanta arbetsuppgifter förekommer. Beskrivning av kvalifikationer: Som person är du noggrann och serviceinriktad. Du är en föreningsmänniska med ett stort intresse för idrottslig verksamhet och ungdomsengagemang. Du har relevant utbildning eller har på annat sätt skaffat dig motsvarande erfarenhet för arbetsuppgifterna. Du har datorvana och kan bokföring. Du är mycket strukturerad och är van vid att hålla många bollar i luften. Du kommer att vara spindeln i nätet och föreningens ansikte utåt. Vi tror att du motiveras av att ge god service och trivs med att arbeta självständigt i en organisation där dina arbetsinsatser gör tydlig skillnad. Tjänsten innefattar 40 timmar/vecka och arbetsplatsen är IK Standards klubbhus i Hållsta. Känner du att just DU är den vi söker? Vill du vara med och utveckla vår förening och vår vision? Välkommen med din ansökan till: xxxxxxxxxxxxx Sista ansökningsdatum: xxxxxxxxxx Kontaktperson: xxxxxxxxxxxx Vid frågor av tjänsten: xxxxxxxxxxxxxx