protokoll Sävar IK, styrelsen Datum Sida 1 av

Transkript

1 protokoll Sävar IK, styrelsen Datum Sida 1 av 10 Konstituerande styrelsemöte Sävar IK Tid: kl Plats: Klubbstugan Sävar Deltagare: Staffan Norin (ordf), Marie Sandström, Niclas Bromark, Karolina Torgilsson, Lars Westman, Marcus Larsson och Per Höglund Anmält förhinder: Annika Kimmel, Mattias Åberg och Patrik Nyström Dagordning 1. Mötets öppnande Staffan förklarar mötet öppnat 2. Val av sekreterare Niclas Bromark väljs till sekreterare för mötet. 3. Val av justerare Marie Sandström väljs till justerare av mötet 4. Godkännande av dagordning Dagordningen godkänns 5. Konstituerande Styrelsen beslutar att konstituera sig enligt följande: Vice ordförande Marie Sandström Kassör och ekonomiansvarig Marcus Larsson Sekreterare Niclas Bromark Niclas uppdras att uppdatera hemsidan med nya ledamöter och funktioner. 6. Val av firmatecknare Styrelsen beslutar att ordförande Staffan Norin, kassören Marcus Larsson och kanslisten Inge Nilsson var för sig tecknar firma för Sävar IK 7. Övriga ärenden Varje sektionsordförande uppdras att komma in med förslag på komplett sektionsstyrelse till nästa styrelsemöte, för föreningsstyrelsen att fastställa. Funktionerna sekreterare och kassör ska finnas föreslagna. Staffan uppdras att tillsammans med Inge tillse att Swishkonton öppnas för de nya sektionerna.

2 Sävar IK, styrelsen Datum Sida 2 av 10 Lars och Marcus uppdras att se över synpunkterna i revisorernas PM och återkomma med förslag till eventuella åtgärder till nästa styrelsemöte. Niclas och Marcus uppdras att ta fram förslag till upplägg för värdegrunds- och strategiarbete till nästa styrelsemöte. Kontaktuppgifter och sändlista till styrelsen. Niclas uppdras att uppdatera styrelsen samt kontaktuppgifterna på hemsidan, samt se till att de får protokoll från årsmöte och konstituerande mötet. 8. Nästa styrelsemöte 10 april i Klubbstugan. Vi inleder med mat som Marie erbjöd sig att ordna. 8 maj i Klubbstugan 9. Mötets avslutande Staffan tackar för engagemanget och avslutar därmed mötet. Antecknas av : Niclas Bromark Sekreterare Justeras av: Staffan Norin Ordförande Marie Sandström Justerare

3 Sävar IK, styrelsen Datum Sida 3 av 10 Bilaga 1 Öppna aktiviteter Uppdaterad 14 feb 2016 ID Innebörd Ansvar Datum (klart) Status (ny, pågår, klar) 17:15 Revision. Utarbeta förslag till nya riktlinjer för revision av föreningens verksamhet och ekonomi. MS 21 feb Marie tar fram ett förslag som mejlas ut till styrelsen och nomineringsgruppen. 30:15 Ta fram förslag på avtal för fortsatta tjänster utvändig fastighetsskötsel med Sävar Holmöns församling. PH 31 mar 31:15 Avtalen med (Sävar Sport och reklamtryck OK) och ICA Sävar behöver ses över. Per får uppdraget att återkomma till styrelsen med förslag på upplägg. PH 31 mar 39:15 Strategi, värdegrund, varumärke och kommunikation. Arbetsplan inklusive tidsplan och finansiering för utvecklingsarbetet, med gemensam start från ungefär november. NB, PH 28 feb Likviditetsplan Lars 15 maj Lars uppdras att se över likviditeten i samverkan med Inge och Banken, samt att senast den 15 maj ha gett en styrsignal inför sommaren. Lars har därmed mandatet att också sälja av fonder som det så behövs. Styrelsen hålls informerad :15. Projektet Koll på ekonomin Styrelsen ger Marie i uppdrag att fortsätta arbetet och att tillfråga Carina om följande tjänster: - Granskning av vårt ekonomiska system, styrning och uppföljning Marie 31

4 Sävar IK, styrelsen Datum Sida 4 av 10 - Utbildning av styrelsen i Sävar IKs ekonomi - Ge styrelsen förslag på förbättringar, samt styrelsens arbetssätt avseende redovisning, styrning och kontroll samt uppföljning. Viktigt att Inge ges möjlighet att komma med inspel och synpunkter. Marie eller Carina kontaktar Inge. Utbildningen ska genomföras senast i december. 46:15 Per och Niclas uppdras att ta fram ett förslag på en ansökan om investering av ny multiarena till B-plan till nästa styrelsemöte. Länsstyrelsen klar. Idrottslyftet och ansökan till kommunen kvarstår. PH NB 31 mar 50:15 SävarNytt/Redaktionsråd Per uppdras att ta frågan om redaktionsråd till nomineringsgruppen. Per uppdras att utforma uppdrag till redaktionsrådet och förslag till bemanning. PH NB 31 51:15 Fastighetsgrupp: Publiceras på hemsida: Uppdrag till fastighetsgruppen, kontaktuppgifter till fastighetsgruppen samt felanmälan i fastighetsfrågor 52:15 Fastighetsgrupp: Fotbollssektionen behöver komma in med namn till fastighetsgrupp MS 31 PH 31 53:15 Marie ser till att avtalet för städningen finns Inge tillhanda KT / MS Information om RF riktlinjer för barn- och ungdomsidrott och olika förbunds aktiva arbete för att leva upp till dem. Niclas Utvärdera och justera årsmötesprocessen Marie Budget och prognos Niclas 21 feb Styrelsen uppdrar till Niclas att med Inge ta tag i de viktigaste åtgärderna för att få bättre budget- och

5 Sävar IK, styrelsen Datum Sida 5 av 10 prognosarbete under Det innebär bland annat att lägga in varje sektions budget i systemet innan 5 februari Sektionernas budgetar ska vara Inge tillhanda senast den 7 februari. Dessa ska, jämte styrelsens budget, det vill säga föreningens budget, ska vara klar den 11 februari. Lars kollar med Inge. Lars, Niclas, Per 18 feb 5-16 Vi behöver ta fram en rutin för kontakt förskottsutbetalning Kassör 30 april 6-16 Vi behöver ta fram en attestordning där jävsförhållanden hanteras Marie + Kassör 30 april 8:16 Årsmöte genomförs den 28 februari i Klubbstugan kl Niclas svarar för kallelse och handlingar på hemsidan och klubbstugan. Handlingar ska finnas tillgängliga minst 1 vecka före mötet (hemsidan). Niclas 21 feb Kompl. Per och Karolina uppdras att ordna själva mötestillfället PH KT från AKT Styrelsens propositioner (förslag) till årsmötet Föreningens verksamhetsberättelse (Niclas) (tillägg till akt) Styrelsens förvaltningsberättelse/revisorshandlingar (Lars) Verksamhetsplan och budget för styrelsen och sektionerna - Styrelsen (Staffan; VP och Lars; Budget) - Sektionerna (resp ordf), Korpen (Per), Innebandy (Marie) - Helheten verksamhetsplan (Niclas)

6 Sävar IK, styrelsen Datum Sida 6 av 10 (uppdaterat innehåll) 9-16 Nomineringsgruppen genom Per får i uppdrag att inför årsmötet föreslå: - Föreningsstyrelsen samt dess ordförande och kassör, - Sektionernas styrelser (ordf + 2 ledamöter) - Revisorer, - Valberedning PH 19 feb Kompl från AKT Förslag på nya ledamöter i sektionsstyrelser kan lämnas till nomineringsgruppen av respektive ordförande samt av Per för Korpen och Marie för Innebandy. Uppdragsbeskrivningar skickas av Marie. LW NB PH 10:16 Ansökan multisportarena Per H 19 feb Styrelsen beslutar att föreslå årsmötet att anslå ett utrymme om upp till kr som medfinansiering för investering i anläggningen. Finansieringen ska ske från fotbollssektionens balanserade resultat. Per uppdras att kontrollera med kommunen vad som gäller för bidragsansökan, om det går att stycka av en del som finansieras i efterhand eller inte. Per uppdras också att bistå med en PM för ansökan inklusive förslag till finansiering som anslås på hemsidan till årsmötet. Skickas till Niclas. 11:16 Sektionen Korpen motion startas upp med prova påverksamhet racket och nät under sportlovet. Per H 19 feb Styrelsen beslutar att föreslå årsmötet att bevilja ett engångs startbidrag till sektionen på kr, samt att budgetramen är lägst ett nollresultat för Årsmötet ombeds ge styrelsen i uppdrag att begära in en detaljerad budget om styrelsen bedömer det som nödvändigt.

7 Sävar IK, styrelsen Datum Sida 7 av 10 Det föreligger ett förslag på ordförande för sektionen, som styrelsen föreslår årsmötet att besluta. Nomineringsgruppen uppdras att rekrytera vederbörande till föreningsstyrelsen. Styrelsen ger uppdrag till Per H att upprätta ett förslag (kort PM) inför årsmötet. NY AKT 11:16. 12:16 Budget LW 21 feb Styrelsen beslutar att investeringen på till ny multiarena tas från fotbollssektionens balansräkning och budget. Styrelsen uppdrar till sektionerna att upprätta minst en 0- budget, bortsett från Fotbollen som underbalanseras med motsvarande för investeringen för multiarenan enligt ovan. Styrelsen beslutar att medlen från Ishockeysektionen budgetmässigt fördelas med kr till Korpen motion som startkapital och kr till styrelsen. Lars får i uppdrag att informera Inge och följa upp att sektionernas budgetar är i linje med detta. NY AKT 12:16 13:16 Konstituerande möte genomförs direkt efter årsmötet. Niclas förbereder agenda och Marie attesthandlingar. NB MS 28 feb 14:16 Råd för föreningsförsäljning. Det har kommit förfrågningar om ett behov av att starta ett råd för föreningsförsäljning som träffas någon/några gånger per år för att samordna försäljning för att undvika krockar och konkurrens om försäljningen. Gymnastiken är sammankallande. Lars uppdras organisera ett sådant råd senast den 31 och ta fram enkla riktlinjer för rådets uppgift. Styrelsen uppdrar till varje sektion att bemanna ett sådant råd med minst en representant. LW 31

8 Sävar IK, styrelsen Datum Sida 8 av 10 Bilaga 2 BeslutsloggID Innebörd Ansvar Eventuell uppföljning Referens datum Beslut från 2015 som ännu inte är genomförda 6:15 Projekt Koll på ekonomin Styrelsen tillsätter ett projekt i syfte få bättre koll på ekonomin för att också kunna göra långsiktiga satsningar. Projektet leds av en grupp bestående av Marie (sammankallande), Lars, Karolina, Elisabeth Rönnblom och Carina Bosson från SISU/Idrottsservice. Marie Okt 2015 OK för uppföljning 2016

9 Sävar IK, styrelsen Datum Sida 9 av 10 Bilaga 3 Årsplanering för Sävar IKs styrelse (baserat på 2015) Tidpunkt Aktivitetet Innehåll Anmärkning Mars efter årsmöte Styrelsemöte Konstituering Genomfördes Mars- april Styrelsemöte Arbetsmöte för att strukturera året, planera, fördela uppgifter Eventuell överlämning. Minst tre timmar Broarna runt Sävar IK-dagen Juni Styrelsemöte Uppföljning vinteridrotterna. Rapport efter säsongen och läget inför nästa säsong. aug Styrelsemöte Halvårsbokslut oktober Styrelsemöte Uppföljning sommaridrotterna och SävarCamp. Rapport efter säsongen och inför nästa säsong. Starta arbete med Verksamhetsplan och budget i föreningen och sektionerna. november Styrelsemöte Plan för årsmötesprocessen. Kallelse till årsmöte Jan-Februari Styrelsemöte Bokslut för revision Handlingar till stämman. Utvärdering av styrelsearbetet Verksamhetsberätt else och plan, budget och årsredovisning

10 Sävar IK, styrelsen Datum Sida 10 av Bilaga 4 Styrelsens uppgift och arbetssätt Styrelsens uppgifter regleras i grunden i stadgarna Styrelsens uppgift är att Behandla, besluta och följa upp frågor som gäller ledning och styrning av verksamheten. Styrelsens medlemmar företräder gemensamt hela föreningen (alla sektioner) och i förlängningen medlemmarna. Verka för en helhet baserat på Sävar IKs vision, värdegrund och mål för verksamheten samt i enlighet med föreningens stadgar och årsmötesbeslut Forma och stödja ett långsiktigt arbete med avseende på verksamhet, ekonomi, ledare och medlemmar Följa upp, utvärdera och dra slutsatser av verksamhetens resultat. Följa utvecklingen i omvärlden, en mötesplats för information och erfarenhetsutbyte Arbetssätt Styrelsens möten planeras för hela året. Möten förläggs normalt på måndagar med ca 6 veckors mellanrum. Årsagenda och prioriterade frågor. I filen årsagenda 2015 finns årets möten med förslag till ärenden för kommande möten. I denna kan alla ange förslag till ärenden. Förslag till ärenden för agenda. Utifrån årsagenda svarar sekreteraren och ordföranden för att tas fram förslag till agenda. Ett förslag ska normalt skickas senast fem arbetsdagar innan mötet. Senast tre dagar före mötet fastställs agenda med mål och syfte, tidsram, föredragande samt ev. underlag för respektive punkt. Protokoll skrivs av sekreteraren som sedan justeras av ordföranden. Dokumentet sparas i word på onedrive, resp i pdf format på hemsidan Målet är att protokollet finns tillgängliga senast en vecka efter mötet. Sekreteraren svarar för att underskrivet protokoll förvaras på kansliet. För bokningar av lokal ansvarar sekreteraren.