Protokoll styrelsemöte Sävar IK nr

Transkript

1 PROTOKOLL Sävar IK, Föreningsstyrelsen Datum Sida 1 av Protokoll styrelsemöte Sävar IK nr Tid Söndag , kl Plats: Deltagare: Klubbstugan Niclas Bromark, Staffan Norin, Anton Vennberg, Fredric Westin, Björn Gladh (p1-p4), Karolina Torgilsson, Marcus Larsson, Petra Bohm Broman, Lars Westman (p.6-slut), Maria Bergkvist, Övr inbjudna Anm förhinder Underlag Mattias Arvidsson, Patrik Nyström, Daniel Brannelid Agenda samt ev underlag för mötet (t.ex. inför beslut) i mötesmapp FIka Protokoll Niclas Bromark Nr Ärende Ansvarig Beslut/bilaga tid 1. Inledning och incheckning (30 min) ALLA Ordförande hälsar välkommen och öppnar mötet. Niclas. Flygande start på säsongen med fyra lag på USM-äventyr, premiär seniormatch och första heldagssammandraget. Ny norrlandsserie med många sena förändringar. Nya rutiner kräver dator i sekretariatet och särskilt utbildad personal, vilket också ställt till det lite. YES-projektet har haft två helkvällars utbildning där ungdomarna tränats i strategisk kommunikation. Anton. Nu är det mesta slut med säsongen för fotbollen. Planerar för och funderar över nästa säsong, framför allt samarbetet med Täfteå kring seniorverksamhet. Ledarträff på gång. Utvärderar mitt första år som ordförande. Fredric : Tydligt att verksamheten gått ner i viloläge. Tittar framför allt på intäktsläget och det ser rätt så positivt. Marcus. Styrgruppsmöte projektet Ledaren i fokus som var mycket positivt. Min käpphäst är att vi som förening ska ha en bra lägstanivå, att alla barn ska mötas av en godtagbar nivå. Det är tydligt att vi är på väg tid genom projektet, vilket känns fantastiskt. Petra. Händer mycket. Har har haft Maria på besök i sektionen vilket var givande.

2 Sävar IK, styrelsen Sida 2 av 16 Maria. Har varit med Innebandyn i veckan. Träffade ledare, vilket var mycket trevligt. Fick massor av nya insikter i en ny verksamhet.. Björn : mycket just nu på innebandyn med licensieringar och annat. Årets första cup är avklarad. Dömde 20 matcher själv. Karolina. Märks att det är mycket på gång i handbollen. Ett seniorlag för första gången på länge, vilket också märks på kostnaderna. Staffan. Flera höjdare i nutid; bland annat utvecklingsrådet, träning med gymnastiksektionen, arbetsplatsträff på kansliet. Reflekterar över att det är mycket som händer i föreningen just nu och behovet av att prioritera klokt, något som vi också behöver hjälpas åt med. 2 Dagordning och föregående protokoll (10 min) 3. Styrelsens, sektionernas och utvecklings rådets ledamöter (15 min) Ordf Staffan Alla Föregående protokoll fastställs och dagordning för dagens möte godkänns. Björn meddelar att Daniel kommer att kliva av uppdraget i föreningsstyrelsen. Ann-Karin Rågfält kommer att ersätta, nominerad av innebandysektionen. Styrelsen beslutar så. BESLUT Fotbollen har sonderat efter ersättare till Valberedningen då Ida försvinner. Det finns dock inget namn än. Staffan avser skriva i SävarNytt om rekrytering i allmänhet och de behov vi har, däribland Valberedningen. Vi saknar också en sammankallande i vår Fastighetsgrupp. Alla uppmanas att söka i nätverken efter någon som kan axla det uppdraget. Styrgrupp/ utvecklingsråd Helena slutar i utvecklingsrådet.rosalie Bengtsson ny representant till rådet. 4. Kioskverksamheten Syfte: Klargöra inriktning, behov och åtgärder för gemensam kioskfunktion Hall-sektionerna efterfrågar ett gemensamt arbete kring en gemensam kioskfunktion. Styrelsen anser att vi behöver göra ett större - mer strategiskt - arbete först, lite på samma sätt som vi hanterade tidsfördelningsfrågan. Vi bedömer att den löpande verksamheten är ordnad. Frågor att avhandla för gruppen 1. Långsiktig plan för kioskverksamheten på hallen och i Sävar IK i stort. 2. Ett strukturerat arbete mot fastighetsägaren 3. Hur vi rent praktiskt ska fördela inom föreningen (arbete, inköp, intäkter osv) Styrelsen diskuterar tajmingen när vi kan dra igång ett liknande arbete. Vi kommer fram till att februari, efter årsmöteshandlingarna är

3 Sävar IK, styrelsen Sida 3 av 16 utskickade, är lämpligt för att ta upp det strategiska arbetet med kioskverksamheten i Sävaråhallen. Niclas uppdras att väcka frågan igen på styrelsen i god tid inför möte i feb NY AKTIVITET 55:17 5. Omvärld och media/externt På gymnastikforum pratades mycket om ungt inflytande och vi för en diskussion om ungdomsråd eller motsvarande. Det finns en tydlig koppling till SävarCamp, där vi årligen utbildar många ungdomar, men där vi ofta kommenterat att vi är dåliga på att ta hand om om allt detta nya ledarskap. SävarCamp kommer att vara en fokusfråga vid nästa styrelsemöte. Vi lyfter detta till ett lite bredare ungdomsfokus. Patrik förbereder punkt om Sävar Camp nästa gång. Petra och Maria uppdras att fundera vidare på frågan om ungt ledarskap till nästa möte. Staffan förbereder detta ett samlat block om ungdomsfrågor till nästa möte. NY AKTIVITET 52:17. Petra informerar kort om träff med Umeå föreningsråd. Det föranleder ingen åtgärd. 6. Sävar IK #tvåpunktnoll - strategiarbetet Lägesavstämning kring uppföljande arbete. Niclas har tagit fram förslag till plan för kommunikationsarbetet. Maria med projekt ledaren i fokus driver vidare arbetet med Utbildning och ledarskap. Styrelsen beslutade driva arbetet vidare enligt förslag (BESLUT ) 7. Ledaren i fokus och jobbet som Barnoch ungdomsansvarig Syfte: Stämma av läge, introduktion och uppdrag Avstämning av förberedelser och introduktion, sektions veckorna ok? Se underlag på länk: a_cw-io7tzmzq3mw/edit?usp=sharing Barn- och ungdomsansvarig och prioriteringar samlade uppdrag från styrelsen och utvecklingsrådet: Prioritering av delmål 3 Lätt att vara ledare. Styrelsen stöder Marias och utvecklingsrådets förslag att prioritera projektplanens delmål 3 Lätt att vara ledare. Kartläggning av ledare i föreningen. Maria får i uppdrag att undersöka med andra föreningar och idrottsförbundet hur man enklast tar koll på tränare och övriga ledare och återrapportera. Efter detta uppdrages

4 Sävar IK, styrelsen Sida 4 av 16 sektionsordförande att alla ledare kommer in i överenskommet system. Intervju och enkät. Kartläggning av behoven hos ledare och sektionsstyrelsen. Maria berättar hur hon tänkte börja. genom att genomföra provintervjuer för att få fram bra frågeställningar att senare kunna bredda med fler intervjuer och sedan kanske växla upp till enkäter. Maria tar hjälp av Niclas för att skapa en enklare ledarenkät. Inredning av Klubbstugan och budskap Utvecklingsrådet har gett Maria och Johanna i uppdrag att ta fram inredningsförslag för klubbstugan. Styrelsen stöder detta förslag, men ska förslag till beslut ska stämmas av med styrelsen. Utbildning och ledarskap (Fokusområde i Strategin) Projekt/Maria samt styrgrupp/ utvecklingsråd med Staffan och Marcus. Maria redovisar en grov tidplan till styrelsen vid oktobermötet. Ledar- respektive föräldra-utbildning om värdegrund mm. Maria ger en kort bild av tänkbart innehåll. Styrelsen ser positivt på detta. Policydokument för Sävar IK utifrån vision, verksamhetsidé och värdegrund (Sävars lilla röda för hela föreningen). Förslag att varje sektions utvecklingsplaner bör harmonisera med policydokumentet och kanske kan vara en del i ett större övergripande dokument. Maria får i uppdrag att till styrelsemötet i november kartlägga vad som finns på plats inom sektionerna, ta fram förslag till struktur och begrepp för dessa olika dokument, samt en plan för arbetet. K ris och beredskap som stöd för ledare Maria stöder, genom att undersöka vad andra föreningar har för plan/åtgärder, Petra och Lars som har i uppdrag att bereda frågan Senaste mötet för utvecklingsrådet (styrgrupp) - uppdrag Utvecklingsplaner för barn och unga (stöd till tränare) - Maria presenterar tankar Blandade barngrupper - tjejer och killar - Maria presenterar tankar Startpaket för nya ledare (enkel checklista) - Maria/Staffan presenterar idéer Förslag till kompletterande uppdrag utifrån projektplan och behov Lätt att vara ledare - ledamot i styrelser /ordförande

5 Sävar IK, styrelsen Sida 5 av 16 - Staffan presenterar idéer Styrelsen ger Staffan i uppdrag att titta på det är lätt att vara ledare i föreningen-uppdrag med inriktning på ordföranden och sektionsledamöter till januari NY AKTIVITET 53:17 8. Intern verksamhet, kanslifunktion Ekonomi, Staffan Underlag: Minnesanteckningar från utvecklingsrådet k4ypozrhhpah0 Marcus redovisar ekonomin per sista september. Sammanfattningen är det ser bra ut. Vi ligger under budget både på intäkter och kostnader, även om det finns projektmedel som påverkar resultatet felaktigt just nu. Styrelsen uppdrar till Marcus att genomföra en budgetworkshop i slutet av januari för ordföranden (frivilligt) och kassörer i föreningen och sektioner i syfte lägga en gemensam budget. NY AKTIVITET 54:17 9. Fastighetsgruppen Mattias Utgår 10. Korpensektionen Mattias och Patrik 11 Uppföljning öppna akt 12 Styrelsen; möten 2017 Petra 13. Övriga frågor och utvärdering Utgår Styrelsen uppdaterar öppna aktiviteter Datum beslutade: Styrelsemöten: Mån 13 nov Frågor nästa möte: Frivaror ICA och Intersport- uppföljning 13:e november Sävar Camp - uppföljning 13:e november 2017 Ungdoms/feriearbetare 2018 tar vi upp den 13:e november Årsmötesplanering Inga övriga frågor. Marcus lyfte betydelsen av att utveckla årshjulet för styrelsen (se bil 4) 14 Slut Mötet avslutas Justeras av: Antecknas av : Staffan Norin Niclas Bromark Ordförande Mötessekreterare

6 Sävar IK, styrelsen Sida 6 av 16 Bilaga 1 Öppna aktiviteter Uppdaterad 15 okt 2017 ID Innebörd Ansvar Datum (klart) 33:16 Niclas uppdras att ta fram policy och rutin för dokument och bildhantering samt implementera denna i föreningen NB Nov Status (ny, pågår, klar) Pågår 34:16 Därefter: Respektive sektionsordförande får uppdraget att utse och meddela motsvarande sektionsansvariga för dokumentoch bildhantering i respektive sektionsstyrelse. Sektions ordf 49:16 Samarbetsavtal Sävar IK Innebandy Täfteå Innebandysektionen tar fram ett förslag på samarbetsavtal mellan föreningarna att fungera som ett lärande för styrelsen. Kommentar: förslag skickat till Patrik Jonsson(ordf.) Väntar på återkoppling 55:16 Styrelsen uppdrar till Marcus att göra en riskanalys och föreslå åtgärder kopplat till vår kanslifunktion. Det handlar både om att hantera tillfällig överbelastning samt att hantera ekonomifrågor när Inge är ledig eller inte är där. 59:16 Styrelsen uppdrar till Marcus att utreda framtida behov av funktionalitet och servicegrad till medlemmar och sektioner och hur denna kan utvecklas. Marcus utformar slutligt uppdraget. 70:16 Anton får i uppdrag att vidare bereda frågan hur tar nästa steg i hur vi fördelar frivaror från ICA Björn Jan Pågår ML Nov Pågår ML Nov Pågår AV Nov Pågår 1:17 Marcus uppdras att tillsammans med Carina ta fram ett underlag på hur ett arbete för att förändra räkenskapsår (till 1/4 31/3) skulle se ut. Niclas ger stöd. ML (NB) Dec Ej påbörjad 13:17 Mattias uppdras att ta fram ett underlag för en diskussion om föreningens syfte med Korpensektionen till styrelsemötet i april. 18:17 Niclas uppdras att till september arbeta fram ett förslag för hur vi få än mer engagemang till kommande årsmöten, till exempel i form av motioner. 25:17 Mattias uppdras, tillsammans med Fastighetsgruppen, att se över behovet av investeringar och underhåll för Klubbstugan med under året, inklusive köksrenoveringen. MA Jan 18 Pågår NB Nov Pågår MA Nov Pågår

7 Sävar IK, styrelsen Sida 7 av 16 30:17 Ekonomihandboken Marcus uppdaterar hemsidan och lägger till blanketter under fliken Ekonomihandboken. 31:17 Budget och uppföljning 2017/18 Vi uppdrar åt Marcus att fundera ut på hur och när vi kan ta en större samlad uppföljning och prognos av helåret i styrelsen. 33:17 Löptider för försäkringar och avtal. Vi uppdrar åt Marcus att kolla med Inge om bevakning av löptider för försäkringar och avtal. ML Nov Pågår ML Jan 18 Pågår ML Nov Pågår 38:17 K ris och beredskap Petra och Lars uppdras att bereda frågan. 41:17 Externa synpunkter gällande fest på och kring klubbstugan. Det har framförts en rad synpunkter på en fest där det utanför klubbstugan dracks alkohol, hög musik och allmänt stökigt. Dessutom samma kväll som en stor drogfri ungdomsaktivitet. Staffan återkopplar Sävar IK:S styrelses synpunkter till arrangörerna. PBB LW Staffan Jan 18 KLAR Pågår Pågår Niclas tar fram förslag på tydligare och mer strikta regler och riktlinjer kring uthyrning av klubbstugan till styrelsemötet den 25/9. Medskick från styrelsen är att det kan handla om att det inte är tillåtet med alkoholdrickande utanför klubbstugan, samt att alla sopor utanför ska vara borta till morgonen efter. Niclas Jan 42:17 Arbete med inriktning för styrelsens arbete Petra har uppdraget att arbeta fram spelreglerna och följa upp hur vi jobbar utifrån vårt inriktningsdokument. 43:17 Redovisning av projektplan Ledaren i fokus samt introduktionsplan Uppdras åt Staffan att tillsammans med Maria redovisa projektplan samt hur introduktionen går och planeras för hösten vid kommande styrelsemöten under hösten. 44:17 Strategiarbetet. Styrelsen gör följande bedömning och uppdrar åt Niclas att hålla ihop helheten : Styrelsen behöver prioritera och gemensamt arbeta med Utbildning och ledarskap respektive Medlemskap. Högsta prio ska även ges Sponsring och partnerskap, men där delegeras uppgiften till en arbetsgrupp där Patrik ansvarar. Se mer om uppdraget i protokoll nr 7. Petra Nov Pågår Staffan Maria Nov Pågår Niclas Okt OK Stängd

8 Sävar IK, styrelsen Sida 8 av Livslångt idrottande (ägs av styrelsen som helhet) Här kan vi jobba sektionsvis för att rekrytera ledare och inventera intresset. 2. Kommunikation (ägs av Niclas) Ligger några månader efter men är på banan. Niclas redovisar en grov tidplan till styrelsen vid oktobermötet. 3. Anläggningar och arenor (ägs av Mattias och Per H) Detta fokusområde har kommit i gång förra året. 4. Sponsring och partnerskap (ägs av Patrik och Peter) Patrik fortsatt ansvar att ta tag i att sammankalla grupp till möte och jobba vidare med konkreta förslag till nästa steg Patrik redovisar en grov tidplan till styrelsen vid oktobermötet.tar ett startmöte med Maria. 5. Utbildning och ledarskap Projekt/Maria samt styrgrupp/ utvecklingsråd med Staffan och Marcus. Maria redovisar en grov tidplan till styrelsen vid oktobermötet. 6. Medlemskapet Ägs av styrelsen tills vi kan prioritera område och formulera ett uppdrag. 46:16 Utbilda ledare i aktivitetsrapportering (IOL). Innebandyn kommer att ordna en utbildningsdag i höst och informerar övriga sektioner som kan delta. Ansvar Björn 47:17 Anton får i uppdrag att snarast dock senast till styrelsemöte i November hitta och presentera en kandidat till valberedningen från fotbollen. Tillägg (oktober): Innebandyn (och Björn) har motsvarande uppdrag. 48:17 Kartläggning av ledare i föreningen och deras behov. Maria får i uppdrag att undersöka med andra föreningar och idrottsförbundet hur man enklast tar koll på tränare och övriga ledare och återrapportera ett förslag till styrelsemötet i oktober.efter detta uppdrages sektionsordförande att alla ledare kommer in i överenskommet system. Sedan kan Maria genomföra en intervjuer/enkäter om deras behov och önskemål. 49:17 Maria undersöker förutsättningarna för att hyra ut klubbstugan til Umeå Fritid. Kontaktar Nils och undersöker behovet, kontrollerar tillgänglighet med Inge. Riktlinjer: max tre kvällar vardagskvällar i veckan. 500 kr per kväll. UF ställer själv iordning lokalen före och efter aktivitet. BG Okt OK Stängs AB BG Nov Pågår Uppdat MB Okt OK Stängs MB Okt OK Stängs

9 Sävar IK, styrelsen Sida 9 av 16 50:17 Marcus får i uppdrag att ta fram förslag och tidpunkt för en kassörträff med utbildning, stöd och genomgång av ekonomihandboken samt utifrån denna träff en ekonomisk bedömning sektionsvis med förslag till ev åtgärder. Fredrik kontaktar Marcus. 51:17 Policydokument för Sävar IK utifrån vision, verksamhetsidé och värdegrund (Sävars lilla röda för hela föreningen). Förslag att varje sektions utvecklingsplaner bör harmonisera med policydokumentet och kanske kan vara en del i ett större övergripande dokument. Maria får i uppdrag att till styrelsemötet i november kartlägga vad som finns på plats inom sektionerna, ta fram förslag till struktur och begrepp för dessa olika dokument, samt en plan för arbetet. 52:17 SävarCamp kommer att vara en fokusfråga vid nästa styrelsemöte. Vi lyfter detta till ett lite bredare ungdomsfokus. Staffan förbereder detta till nästa gång.. 53:17 Lätt att vara ledamot i styrelser Styrelsen ger Staffan i uppdrag att titta på det är lätt att vara ledare i föreningen-uppdrag med inriktning på ordföranden och sektionsledamöter till januari. 54:17 Styrelsen uppdrar till Marcus att genomföra en budgetworkshop i slutet av januari för ordföranden och kassörer i föreningen och sektioner i syfte lägga en gemensam budget. 55:17 Kiosken Styrelsen diskuterar tajmingen när vi kan dra igång ett liknande arbete. Vi kommer fram till att februari, efter årsmöteshandlingarna är utskickade, är lämpligt för att ta upp det strategiska arbetet med kioskverksamheten i Sävaråhallen. Niclas uppdras att väcka frågan igen på styrelsen i god tid. ML 15 Okt Ok Stängs MB Nov Pågår SN Nov Ny SN Jan 18 NY ML Jan -18 NY NB Feb -18 NY Bilaga 2 Besluts-l ogg/id Innebörd Ansvar Eventuell uppföljning datum 2016 Se även protokoll från årsmöte och konstituerande möte för formella beslut 6:2016 Styrelsen beslutar att gå över i en samlad Google-lösning för bild- och dokumenthantering (gemensam arbets-, delnings- och publiceringsyta). 12:2016 Styrelsen beslutar Att fördelning av frivaror från Intersport 2016 samt 2017 sker enligt nedan. Att utse Per till ansvarig för avtalet och för att alla frivaror verkligen tas ut Niclas Per Oktober Inte klart 30 nov Ingen uppf Ref kr är uttaget i år av fotbollen. Övriga sektioner finns inget

10 Sävar IK, styrelsen Sida 10 av 16 underlag kring. Fördelning sker enligt tidigare beslutat fördelningsnyckel, baserat på Aktiv i idrott. Enligt föregående protokoll tillfaller kr innebandyn. Frivarorna bör tas ut i Adidas produkter eftersom det är där Sävar IK har avtal med Då alla sektioner inte har lika lätt att plocka ut frivaror från Adidas (te.x gymnastik) ska alla nya Adidas overaller som säljs från januari 2017 tas ut via frivaror hos Intersport intill vi nått summan :2016 (27 sep) Sävar IK säljer i sin tur overaller vidare till medlemmarna. Av de pengar som kommer in fördelas det mellan sektionerna utifrån fördelningsnyckeln. En avstämning sker under oktober. Om Sävar IK inte sålt overaller för 70000kr i oktober bör frivaror i material tas ut så att inte föreningen missar frivaror, då vi inte kan skjuta medel mellan åren. Stödfonden Att fastställa rutiner för Stödfonden finansierad av bidrag från Odd Fellow. (Bilaga 8), samt uppdra till Per Höglund och P-A Enkvist att utgöra Stödfondens beslutsgrupp. Per är kontaktperson till styrelsen. Per Mars 2017 ok 1:2017 Styrelsen beslutar att utse Camilla Berg till kassör i Gymnastiksektionen från 1 januari :2017 Alla ledare i föreningen ska vara betalande medlemmar. Varje sektion äger frågan om övriga villkor för ledare, däribland arvodering och nedsättning av deltagaravgifter. ML Ingen uppf Ingen uppf 3:2017 SävarCamp hanteras administrativt i Korpensektionen. MA Ingen uppf 4:2017 Tilldela Idrottskonsulenten Linda Hjortborg tillräcklig behörighet i IdrottOnline för att söka Idrottslyft för alla sektioner. Kansliet ordnar det praktiska med behörigheten. (Beslut 2:2017) 5:2017 Styrelsen beslutar att följande ledamöter ska ha tillgång till föreningens ekonomisystem i Speedledger under verksamhetsåret , fram till årsmötet :2017 Styrelsen beslutar att fullfölja projektet Barn- och ungdomsutvecklare enligt förslaget från Västerbottens Idrottsförbund. 7:2017 Styrelsen beslutar att: Delegation till följande sektionsstyrelser enligt 31 i stadgarna, Fotboll, Gymnastik, Handboll, Innebandy och Korpen motion delegeras beslutsrätt inom ramen för respektive verksamhetsplan och budget som årsmötet fastställt, samt andra beslut av mindre betydelse och som endast rör den egna sektionen. Beslut av större betydelse eller som rör fler sektioner ska hanteras av föreningsstyrelsen SN ML April ok ok ok ok

11 Sävar IK, styrelsen Sida 11 av 16 8:2017 Styrelsen beslutar att fullfölja beslutet från 2016 där av den nedlagda Ishockeysektionens balanserade medel förs över till Korpensektionen. Det innebär att dels Korpens underskott på från 2016 nollställs och dels att korpen har mandat att göra ett underskott på under ML ok 9:2017 Roller i styrelsen Beslutas att (Beslut 9:2017) Patrik Nyström som sekreterare. I rollen som sekreterare ingår även uppgiften att boka lokal för styrelsens möten. Petra Broman som vice ordförande (AKT 16:17). Kommunikationsansvarig (inkl kontakt för redaktionsrådet) Niclas Bromark. 10:2017 Föreningens kontaktperson för: Umeå föreningsråd, Petra Broman Sävar föreningsråd, Anton Vennman 11:2017 Ledaren i fokus - projekt Föreslagen projektplan och styrning av projekt/verksamhet inkl styrgrupp ska vara vägledande för arbetet. Styrgruppen får utifrån detta vidareutveckla projektplan och direktiv. (Se bilaga) Styrgruppen får i uppdrag att inleda rekrytering enligt förslag till tjänsten som Barn och ungdomsansvarig. Styrelsen utser styrgrupp enligt förslag samt inbjuder SISU/Västerbottens idrottsförbund att medverka i styrgrupp. Stationering för Barn och ungdomsansvarig ska vara i Sävar med möjlighet till kontor i första hand i klubbstugan. Personen ska arbeta verksamhetsnära vilket kan innebära verksamhet i och vid hallarna. 12:2017 Fastighetsförvaltning Fastställa Uppdragsbeskrivning enligt förslag (bilaga) 13:2017 Redaktionsrådet Fastställa Uppdragsbeskrivning enligt förslag (bilaga) 14:2017 Frivaror och overaller Beslutas att 1. Som medlem köper du föreningsvaror i klubbshopen till medlemspris + tryck 2. Föreningen använder sig av frivarusumman från Intersport/Adidas på av kostnaden. Vid uttag av frivaror betalar föreningen full pris för varan och (ej medlemsrabatt) och därför står Sävar IK för medlemsrabatten Beslutet ska gälla tills vidare under avtalsperioden fram till 2020 eller till dess att styrelsen beslutar annat. SN ok SN ok Styrelse SN ok Styrelse MA OKT Styrelse NB OKT Styrelse ML Se även beslut 12:2016. OK Styrelse

12 Sävar IK, styrelsen Sida 12 av 16 15:2017 Fortsätta arbetet med projektet Ledaren i fokus enligt förslag till direktiv. SN OK Styrelse Styrelsen ger mandat till ordföranden att teckna Överenskommelse mellan Västerbottens Idrottsförbund SN OK Styrelse och Sävar IK angående projektet. Styrelsen kommer att få utsänt förslag till överenskommelse att läsa och ev kommentera Rekrytering Den kandidat rekryteringsgruppen kommer att gå vidare SN OK Styrelse med kommer att erbjudas en tillsvidareanställning som inkluderar provanställning på 6 månader. Kollektivavtal och förtroendearbetstid tillämpas, vilket innebär möjlighet att överenskomma en extra semestervecka. Löne-nivå diskuterades och möjligt träningsbidrag (Sävar Gym och simhall). Målet är anställningsstart 1 oktober. Kontor kommer att upprättas på klubbstugan. Styrelsen ger mandat till ordföranden att teckna anställningsavtal enligt ovan. (Beslut ) Daniel Brannelid väljs in som ytterligare ledamot från Innebandyn (enligt uppdrag från årsmötet). SN OK Styrelse Beslut att fastslå årsplan för styrelsemöten enligt bilaga SN OK Styrelse Beslutas att fastställa två redovisande dokument för principer för tidsfördelnin g. NB OK Styrelse Beslutas att fastställa uppdragsdirektiv till fastighetsgruppen, samt ramar för arbetet enligt nedan. (Tidigare möte) Mattias uppdras, tillsammans med Fastighetsgruppen, att se över behovet av investeringar och underhåll för Klubbstugan med under året, inklusive köksrenoveringen, till nästa styrelsemöte. (AKT 25:17) Ramen för underhåll i budget är Denna ram ska även täcka årets avskrivning för eventuella investeringar Anna-Karin Rågfelt - nominerad av Innebandyn - ersätter Daniel Brannelid i föreningsstyrelsen MA OK Styrelse OK Styrelse S trategiarbetet. Styrelsen gör följande bedömning och uppdrar åt Niclas att hålla ihop helheten: Styrelsen behöver prioritera och gemensamt arbeta med Utbildning och ledarskap respektive Medlemskap. Högsta prio ska även ges Sponsring och partnerskap, men där delegeras uppgiften till en arbetsgrupp där Patrik ansvarar. Se mer om uppdraget i protokoll nr 7. Styrelse Livslångt idrottande (ägs av styrelsen) o Här kan vi jobba sektionsvis för att rekrytera ledare och inventera intresset.

13 Sävar IK, styrelsen Sida 13 av 16 Kommunikation (ägs av Niclas) o Ligger några månader efter men är på banan. o Niclas redovisar en grov tidplan till styrelsen vid oktobermötet. Anläggningar och arenor (Mattias och Per H) o Detta fokusområde kom i gång förra året. Sponsring och partnerskap (Patrik och Peter) o Patrik fortsatt ansvar att ta tag i att sammankalla grupp till möte och jobba vidare med konkreta förslag till nästa steg o Patrik redovisar en grov tidplan till styrelsen vid oktobermötet. Tar ett startmöte med Maria. Utbildning och ledarskap Projekt/Maria samt styrgrupp/ utvecklingsråd med Staffan och Marcus. Maria redovisar en grov tidplan till styrelsen vid oktobermötet. Medlemskapet o Ägs av styrelsen tills vi kan prioritera område och formulera ett uppdrag.

14 Sävar IK, styrelsen Sida 14 av 16 Bilaga 3 Vision vår ambition Hela Sävars IK. Vi får Sävar att växa och skapar Europas mest aktiva samhälle! Verksamhetsidé - vi vill Idrott till glädje för alla. Vi vill: - erbjuda ett livslångt idrottande, - skapa en hållbar förening och - bidra till ett attraktivt Sävar, Värdegrund vår vägvisare Alltid ett föredöme! Omtanke och Glädje Medskapande och Öppenhet, Hållbart och Jämställt

15 Sävar IK, styrelsen Sida 15 av 16 Bilaga 4 Årsplanering för Sävar IKs styrelse (Beslut aug 2017) Tidpunkt Innehåll Anmärkning Mars (direkt efter Konstituering av styrelsen årsmöte) Mötesplan för året Mars- april 10 april 2016 Maj- Juni Aug sep Okt Nov dec Jan- feb Uppföljning och utvärdering av årsmötet och ärenden Stämma av årsplan och styrelsens uppdrag och arbetssätt Delegationer till sektionsstyrelser Uppdrag inom styrelsen och andra föreningsgemensamma grupper Uppföljning av ekonomiska läget budget (vinteridrott). Översyn av ekonomi- och administrativa rutiner, avtal Kommunikation (Sävar-Nytt, hemsida etc.) Översyn av föreningens profil och klubbshop, policies Riktlinjer för tidsfördelning mellan sektioner Fastighetsförvaltning - åtgärdsplan Uppföljning ekonomi, likviditet Strategisk planering inför kommande år (inkl vision och värdegrund), strategimöte för alla styrelser Sponsring och partnerskap - plan Uppföljning ekonomi sommaridrotterna/ SävarCamp. Strategiarbete med Fokusområden uppföljning och styrning Riktlinjer för verksamhetsplan och budget i föreningen och sektionerna. Gemensamma kostnader (styrelsen) Plan för årsmötesprocessen. Årsmöte Valberedningen, riktlinjer. Organisation o funktioner i föreningen (grupper etc.) Ledare och funktionärer i sektionerna läge o analys Uppföljning av tidigare beslut Medlemskap, innebörd och principer för avgifter Bokslut för revision Kallelse till årsmötet (och bered ärende). Utbildningsplan Omvärldsspaning Utvärdering av styrelsearbetet Verksamhetsberätt else och plan, budget och årsredovisning

16 Sävar IK, styrelsen Sida 16 av 16 Bilaga 4 Styrelsens uppgift och arbetssätt Styrelsens uppgifter regleras i grunden i stadgarna Styrelsens uppgift är att Styrelsens ledamöter företräder gemensamt hela föreningen (alla sektioner) och i förlängningen medlemmarna. Behandla, besluta och följa upp frågor som gäller ledning och styrning av föreningen. Verka för en helhet baserat på Sävar IKs vision, värdegrund och mål för verksamheten samt i enlighet med föreningens stadgar och årsmötesbeslut Forma och stödja ett långsiktigt #hållbart arbete med avseende på verksamhet, ekonomi, ledare och medlemmar Följa upp, utvärdera och dra slutsatser av verksamhetens kvalitet och resultat. Följa utvecklingen i omvärlden, en mötesplats för information och erfarenhetsutbyte Arbetssätt Styrelsens möten planeras för hela året Årsagenda och prioriterade frågor. I filen årsagenda 2016 finns årets möten med förslag till ärenden för kommande möten. I denna kan alla ange förslag till ärenden. Förslag till ärenden för agenda. Utifrån årsagenda svarar sekreteraren och ordföranden för att tas fram förslag till agenda. Ett förslag ska normalt skickas senast fem arbetsdagar innan mötet. Senast tre dagar före mötet fastställs agenda med mål och syfte, tidsram, föredragande samt ev. underlag för respektive punkt. Protokoll skrivs av sekreteraren som sedan justeras av ordföranden. Dokumentet sparas i word på onedrive, resp i pdf format på hemsidan Målet är att protokollet, justerat av ordföranden, finns tillgängliga senast en vecka efter mötet. Protokollet fastställs i efterföljande styrelsemöte. Sekreteraren svarar för att underskrivet protokoll förvaras på kansliet. För bokningar av lokal ansvarar sekreteraren.