Yttrande över revisionsredogörelse 2017

Transkript

1 Fastighetskontoret Tjänsteutlåtande Utfärdat Diarienummer 1760/18 Handläggare Peter Kim Telefon: E-post: Yttrande över revisionsredogörelse 2017 Förslag till beslut I fastighetsnämnden Fastighetsnämnden översänder upprättat tjänsteutlåtande som eget yttrande till stadsrevisionen. Sammanfattning Stadsrevisionen har granskat fastighetsnämndens verksamhet år Granskningen sammanfattas i en revisionsredogörelse. Sex områden har granskats. Stadsrevisionen har lämnat rekommendationer för två av dessa områden: 1. Grundläggande granskning utarbetandet av inriktningsdokument för den egna budgeten. 2. IT-säkerhet följsamhet mot gällande regler och teknisk säkerhet. Ekonomiska konsekvenser Barnperspektivet Jämställdhetsperspektivet Mångfaldsperspektivet Miljöperspektivet Göteborgs Stad Fastighetskontoret, tjänsteutlåtande 1 (5)

2 Omvärldsperspektivet Samverkan Samverkan har inte gjorts med de fackliga organisationerna. Bilagor 1. Stadsrevisionens revisionsredogörelse 2. Bilagans rubrik Prokollsutdrag Göteborgs Stad Fastighetskontoret, tjänsteutlåtande 2 (5)

3 Beskrivning av ärendet Årets granskning av nämnden omfattar: grundläggande granskning organisatorisk och social arbetsmiljö styrning och uppföljning av Göteborg Stads bostadsbyggande intern kontroll i redovisningsrutiner delårsrapport och årsbokslut uppföljning av föregående års rekommendationer. En sammanfattning av utförd granskning finns upprättad i en revisionsredogörelse (bilaga 1). Stadsrevisionens bedömning är att fastighetsnämnden har skött verksamheten på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt och att den interna kontrollen varit tillräcklig. Stadsrevisionen bedömer vidare att räkenskaperna i allt väsentligt är rättvisande och har upprättats i enlighet med lagen om kommunal redovisning och god redovisningssed samt att nämnden följt Göteborgs stads bokslutsanvisningar. Stadsrevisionen föreslår att kommunfullmäktige beslutar att fastighetsnämnden beviljas ansvarsfrihet för år Rekommendationer Granskningen visar att delar av nämndens verksamhet har brister som behöver åtgärdas. Därför lämnar stadsrevisionen följande rekommendationer till nämnden: Område Grundläggande granskning It-säkerhet Rekommendation Stadsrevisionen rekommenderar fastighetsnämnden att följa fullmäktiges budgetbeslut och fullmäktiges riktlinjer för styrning, uppföljning och kontroll vid utarbetande av inriktningsdokument för den egna budgeten. Stadsrevisionen rekommenderar fastighetsnämnden att göra en översyn av sin samlade it-miljö med avseende på följsamhet mot gällande regler och teknisk säkerhet. (Rekommendationen lämnades år 2015.) Nämnden ska lämna svar till stadsrevisionen om vilka åtgärder som gjorts eller planeras med anledning av de rekommendations som lämnats. Svaret ska lämnas senast den 21 juni Nämndens åtgärder med anledning av rekommendationerna Göteborgs Stad Fastighetskontoret, tjänsteutlåtande 3 (5)

4 I nedanstående text redovisas kommentarer samt förslag till åtgärder med anledning av stadsrevisionens rekommendationer. 1. Grundläggande granskning stadsrevisionen rekommenderar fastighetsnämnden att följa fullmäktiges budgetbeslut och fullmäktiges riktlinjer för styrning, uppföljning och kontroll vid utarbetande av inriktningsdokument för den egna budgeten. När det gäller nämndens mål- och inriktningsdokument inför den egna budgeten konstaterar stadsrevisionen att nämnden inte har brutit ned prioriterade mål och fullmäktiges inriktningar till sin verksamhet eller angivit hur de ska nås. Vidare har nämnden inte angivit hur mål att bidra till ska nås, varken i mål- och inriktningsdokumntet eller i förvaltningens förslag till budget. Åtgärder med anledning av rekommendationen Fastighetsnämnden beslutade om, och skickade in till stadsrevisionen den 19 mars, en skrivelse med följande yttrande över rekommendationen: Detta är inte helt korrekt. I MoI för 2017 anges följande, vilket svarar mot det prioriterade målet att Bostadsbristen ska byggas bort och bostadsbehoven tillgodoses bättre : - Mål om 4000 markanvisade bostäder. - 5% av de markanvisade bostäderna ska vara till bygg- eller bogemenskaper. - 50% av markanvisade bostäder ska vara hyresrätter Dessutom anges som uppdrag från fullmäktiges budget följande konkreta uppdrag (som knappast kan konkretiseras ytterligare i MoI): - Fler projekt för nybyggda lägenheter med låg hyra ska initieras. - En lokal handlingsplan ska tas fram för att vid behov snabbt kunna få fram stor mängd nya temporära och/eller permanenta bostäder och kommunala verksamhetslokaler. - Minst 10 procent av alla markanvisade hyresrätter ska anvisas med hyrestak om max 1000 kr per kvadratmeter och år. - Målet att bygga ikapp behovet av boenden med särskilt stöd ska säkerställas Fastighetskontoret gör inget ytterligare yttrande över åtgärder med anledning av rekommendationen. 2. IT-säkerhet Stadsrevisionen rekommenderar fastighetsnämnden att göra en översyn av sin samlade it-miljö med avseende på följsamhet mot gällande regler och teknisk säkerhet. Stadsrevisionen granskade år 2015 och 2016 fastighetsnämndens arbete med IT-säkerhet. Granskningen resulterade i riktade rekommendationer. Stadsrevisionen bedömer att Göteborgs Stad Fastighetskontoret, tjänsteutlåtande 4 (5)

5 fastighetsnämnden till större delen har åtgärdat de rekommendationer som lämnades. Arbetet är dock inte slutfört och därför återstår rekommendationen. Det som åsyftas är arbetet med att färdigställa kontinuitetsplaner med samlad dokumentation, och arbetet med att färdigställa eskaleringsprinciper inte är slutfört. Åtgärder med anledning av rekommendationen Fastighetskontoret avser att under 2018 fastställa en kontinuitetsplan för att säkerhetsställa att verksamheten kan fungera även vid en oönskad händelse eller kris. Kontoret utser under våren en arbetsgrupp med representanter från verksamheten. Arbetet leds av en processledare och syftet är att arbetsgruppen ska ta fram en kontinuitetshanteringsplan som bland annat ska kunna svara på följande frågor: Vilka uppgifter i kontorets verksamheter prioriteras i händelse av kris. Hur länge kan det vara avbrott i dessa uppgifter utan att det blir oacceptabla konsekvenser för FK eller för allmänheten. Vilka resurser (teknik, aktörer) behövs för att säkerställa hanteringen av uppgifterna? Aktörer kan vara både interna och externa. Vem är ansvarig för att lösa uppgifterna både interna och externa? Martin Öbo Fastighetsdirektör Peter Kim Avdelningschef Göteborgs Stad Fastighetskontoret, tjänsteutlåtande 5 (5)