Nyhetsbrev MONITOR version 7.1

Transkript

1 Nyhetsbrev MONITOR version 7.1 Copyright 2009 Monitor Industriutveckling AB

2 I detta nyhetsbrev presenteras nyheter i MONITOR version 7.1. Nyhetsbrevet är uppdelat efter modulerna i MONITOR, med en allmän del först och sedan en del för respektive modul. Nyheterna i varje modul presenteras i punktform ( ) eller under egen rubrik om det är en mer omfattande nyhet. På slutet finns sammanställningar över de nya systeminställningar och rutiner som tillkommit i denna version. Allmänt MONITOR-till-MONITOR (M2M) I denna version har det tillkommit stöd för att förenkla kommunikationen mellan olika företag som använder MONITOR. När t.ex. order eller ordererkännande skickas med e- post mellan kund och leverantör bifogas det en xml-fil. Xml-filen kan användas av mottagaren för att göra registreringen med hjälp av en dra-och-släpp-funktion. De olika kommunikationshändelser som kan använda denna möjlighet är: Skicka inköpsorder och registrera kundorder. Skicka ordererkännande och registrera ordererkännande på inköpsorder. Skicka avisering och registrera avisering på inköpsorder. Skicka faktura och registrera leverantörsfaktura. Skicka reklamationsrapport och registrera kundavvikelse. Dessutom är funktionerna för att sända och ta emot artikelinformation som priser, ledtider, årsvolymer och leverantörens artikelnummer vidareutvecklade. En skillnad mot tidigare är att en textfil bifogas som hjälp för importen. Generellt om M2M I e-postmeddelandet får mottagaren en xml-fil. Man tar xml-filen och drar den till MONITOR direkt eller aktiverar MONITOR genom att först dra filen till MONITOR på aktivitetsfältet. Om det är en ny order kan man släppa filen på Registrera kundorder, om det är ett ordererkännande kan man släppa den på Registrera inköpsorder, osv. Om det fönster jag vill ha inte är öppet eller tillgängligt, så går det att släppa filen på menyn i MONITOR (undermodulmenyn). Då identifieras filen och man får hjälp med att öppna rätt fönster för den registrering det gäller. När man släppt filen görs registreringen automatiskt istället för att man behöver skriva in den manuellt. Ett resultatfönster kommer upp efter att man släppt filen som talar t.ex. om att en ny order är registrerad och rödmarkeringar visar skillnader mellan importerad fil och vår registrering. 2(36)

3 Resultatfönstret kan också visa meddelanden som användaren bör känna till om registreringen. Syftet med att använda M2M är att både rationalisera bort manuellt knappande och få mera hjälp av automatiska kontroller. Även eventuella felskrivningar vid manuella registreringar kan reduceras. Inställningen för om en xml-fil ska bifogas med e-post, görs på kunden respektive leverantören. Vid installation av ver 7.1 är den inställningen förvalt inställd för att bifoga xml-filen. I en knapp som ligger i fliken Information i Uppdatering kunder/leverantörer samt i en egen listtyp i Utskrift kunder/leverantörer går det att ta bort den inställningen. Allmänna ändringar av befintliga rutiner för M2M I Registrera kundorder finns det nu två fält för e-postadress: en för mottagare av ordererkännande och en för mottagare av avisering. E-postadressen för mottagare av faktura visas enbart som information. Den adressen anges på kunden och kan inte ändras för enskild order. Den förvalda e-postadressen för både ordererkännande och avisering är i normalfallet den adress som finns på den mottagande referens som väljs för ordern. Det går även att ange en definierad mottagare för ordererkännande och avisering på kunden. Är en sådan angiven är det den adressen som blir förvald istället för referensens. Om det saknas e-postadress både på referensen och den definierade mottagaren, föreslås i stället den generella adressen på kunden. Motsvarande hantering av e-postadresser finns även för inköpsorder. I de e-postmeddelanden där xml-filer bifogas, bifogas också en text. Texten förklarar för mottagaren vad xml-filen ska användas till, dvs. att man med dra-och-släpp kan göra sin registrering. Textförslaget finns under Språk, och kan redigeras efter eget tycke och smak. I de fall där t.ex. kundkod eller artikelnummer inte kan hittas vid en orderregistrering eller en leverantörskod inte kan hittas vid en leverantörsfakturaregistrering, får man manuellt välja kundkod/artikelnummer/leverantörskod. Efter det manuella valet görs en koppling så att man slipper välja kundkod/artikelnummer/leverantörskod nästa gång. På en kundkod uppdateras Vårt leverantörsnummer, på en artikel uppdateras en kundkoppling med Kundens artikelnummer, på en leverantör uppdateras Vårt kundnummer. Beskrivning av respektive händelse i M2M Skicka och ta emot order med MONITOR-till-MONITOR. Skicka inköpsorder och Registrera kundorder finns sedan tidigare, men har förbättrats enligt nedan: Om det vid import av order inte går att hitta en kundkod öppnas ett fönster som uppmanar användaren att välja kundkod. Utseendet på fönstret är ändrat, dessutom visas kundens företagsnamn i fönstret. Nu är det också möjligt att identifiera kundkod för ordern via Vårt leverantörsnummer i kundregistret. Vid import av order är det nu leverantörens pris som uppdateras på ordern. Om det priset avviker från beställningens markeras priset med rött och det går att se beställningens pris genom att ställa muspekaren på priset. Valutan i orderhuvudet är nu också enligt leverantörens inställning på kunden och den rödmarkeras på samma sätt om den skulle skilja mot beställningen. Nu uppdateras leverantörens artikelbenämning på orderraden. Det är villkor enligt leverantörens inställning på kunden som uppdateras i orderhuvudet. Betalningsvillkor rödmarkeras om antal dagar skiljer från beställningen. 3(36)

4 Om man försöker importera samma orderfil ytterligare en gång, sker kontroll mot Ert ordernummer. Finns ordern redan registrerad ställs en fråga om ordern ska uppdateras eller om det ska skapas en ny order. Den hanteringen är nu ändrad både utseende- och innehållsmässigt i fönstret. Uppdatering av befintlig order är också ändrad. En kontroll för att inte uppdatera order som redan rapporterats eller fått kopplade tillverkningsorder är införd. Transporttid skickas med i filen/inköpsordern. Vid import används den för att uppdatera leveransperiod med hänsyn tagen till transporttid. Om inte filen innehåller transporttid och leverantören har transporttid på kunden, då avräknas filens leveransperiod med det antalet transporttidsdagar. I de fall där både filen och kundkoden har transporttid används filens leveransperiod eftersom den redan är definierad med transportdagar. Skicka och ta emot ordererkännande med MONITOR-till-MONITOR. I Registrera inköpsorder går det att registrera ett ordererkännande med hjälp av dra-och-släpp via xml-filen som medföljer ordererkännandet som skickats med e-post. I filen/ordererkännandet ska det finnas information om vilket vårt ordernummer är. Om ordernumret saknas eller inte går att hitta, kommer en fråga och det går att själv välja ordernummer. Orderraderna identifieras med hjälp av positionsnummer och artikelnummer. Om artikelnumret i filen inte är detsamma som vårt artikelnummer kan det identifieras antingen med hjälp av information i filen om vårt artikelnummer eller via vår leverantörskoppling och leverantörens artikelnummer. Efter import av ordererkännandet visas med röd text det som skiljer mellan ordererkännandet och vår befintliga order. Det är ordererkännandets text som visas och vårt befintliga värde kan ses i en gul text om man för dit muspekaren. Efter importen visas ett resultatfönster med eventuella meddelanden. Det kan vara information om ställpris i ordererkännandet, avvikande revisionsnummer, orderrader som vi valt att inte importera, orderrader som vi har, men som saknas i ordererkännandet eller orderrader som redan är ordererkända. Skicka och ta emot avisering med MONITOR-till-MONITOR. I Registrera inköpsorder går det att registrera att en leverans från en leverantör är på väg. Det går att ange antal för respektive orderrad samt vilket följesedelsnummer, fraktsedelsnummer och avsändningsdatum som gäller för den leveransen. Det vanligaste är att en sådan registrering görs via dra-och-släpp. När leverantören skrivit ut speditionsdokument och sändningen fått status avsänt skickas ett e-postmeddelande med aviseringsinformation. Bifogat i e-postmeddelandet finns en xml-fil som kan dras från e-postmeddelandet till Registrera inköpsorder. Aviseringen skrivs då in och det går därefter att Spara. När filen dras in görs samma identifiering och hantering för att hitta vårt ordernummer och orderrader som vid registrering av ordererkännande. I resultatfönstret, som öppnas efter att filen släppts, visas information om t.ex. aviseringsrad som inte identifierats på vår order eller orderrad som redan är inlevererad. Ett exempel där det går att registrera avisering manuellt är t.ex. när man har telefonkontakt med leverantören för att jaga leveranser och leverantören berättar att det redan levererats. Är det ett antal dagar i transporttid kan det då vara bra att registrera den aviseringen. I Inleveransrapportering kan en avisering från en leverantör läsas in. Finns en avisering registrerad på ordern kommer det upp en fråga om att inleverera enligt avisering, istället för den vanliga frågan om att inleverera hela ordern. Inleveransrapportering förifylls med aviserade värden och det går därefter att Spara. I Orderförteckning - Inköp finns det en egen listtyp för att se orderrader med aviseringar som rapporterats från leverantören. Förvalt visas de aviseringar som väntar på inleverans, men det går även att se gamla aviseringar. I fliken Planeringsbild i rutinen Artikelfråga går det att se aviseringsinformation för en inköpsorderrad. Det aviserade antalet på en inköpsorderrad visas och en egen rad med aviserat antal visas också för en eventuell delleverans. Ordinarie orderrad visar då restantal minus aviserat antal. I Beskrivning går det att se aviseringsinformation, när avsändning gjordes, vilken speditör och sändningsnummer sändningen har samt en länk till godssökning på internet. I Påminnelse leverans tas inte orderrader med som redan aviserats. Om det aviserade antalet är en delleverans kommer restantalet på orderraden med på påminnelsen efter att den aviserade delleveransen inlevererats (i det fall där orderraden inte omplanerats till en senare leveransperiod). 4(36)

5 Skicka och ta emot faktura med MONITOR-till-MONITOR. I Registrera leverantörsfaktura går det också att få hjälp med registrering om fakturan kommit via e-post. Leverantörskoden hittas via Vårt leverantörsnummer som leverantören eventuellt angivit i sitt kundregister eller via Vårt kundnummer som finns i vårt leverantörsregister. Hittas ingen leverantörskod får man välja den manuellt. Fakturadatum, betalningsvillkor, förfallodatum, valuta och momsbelopp visas rödmarkerade om de avviker från den importerade fakturan. Koppling mot inköpsorder och inlevererad orderrad matchas på samma sätt som vid registrering av ordererkännande och avisering. Dock med en skillnad; om inte positions- och artikelnummer stämmer kan matchning ske mot artikelnummer och antal. Antal och pris rödmarkeras om det inte stämmer mellan ordern/inleveransen och fakturan. Resultatfönstret visar t.ex. meddelanden om eventuell faktureringsavgift, ställprisrader, eller frakter som tillkommit. För frakt och emballage som lagts till på fakturan jämfört med ordern, finns det en speciell hantering. En typ för tjänster har införts. Om ni som skickar fakturan har uppdaterat den typen på tjänsten kan den som registrerar leverantörsfakturan få dessa rader skapade automatiskt. Den som registrerar leverantörsfakturan måste också ange vilken tjänstekod som ska användas för frakt, emballage och legeringstillägg i de nya systeminställningar som tillkommit. Används Monitor EFH går det också att dra och släppa fakturan i pdf-format till inkorgen. Om inte EFH ingår i systemet men Monitor Dokumentvisning, går det att dra pdf-fakturan till den dokumentkopplingen på leverantörsfakturan. Skicka och ta emot reklamation med MONITOR-till-MONITOR. Det går att bifoga en xml-fil när man skickar en reklamationsrapport på en leveransavvikelse via e-post. Artikelnummer hittas på samma sätt som i andra registreringar med dra-och-släpp. Kundkod hittas också på motsvarande sätt, men med den skillnaden att det i första hand tas kundkod från ett eventuellt ordernummer som finns angivet i reklamationsrapporten. Felkod anges manuellt, men felantal, felbeskrivning, kundkod, artikelnummer, etc. fylls i automatiskt. Avvikelsetyp blir av grundtypen Kundavvikelse. Om avvikelsetyp ska ändras måste avvikelsen först sparas, därefter går det att använda Byt avvikelsetyp. På artikeln i artikelregistret kan det finnas en eller flera revisioner registrerade. Om den revision som finns i xml-filen inte finns registrerad på artikeln visas ett meddelande i ett resultatfönster. Vid en avvikelseregistrering visas inga rödmarkeringar. Utbyte av grunddata med M2M En del förbättringar har skett när det gäller utbyte av grunddata mellan kund och leverantör. I detta utbyte är det textfiler som bifogas och det är inte dra-och-släpp som används för import. Artikelinformation som kan föras över från kund till leverantör är årsvolym. Från leverantör till kund är det framförallt pris som är vanligast att föra över. Men även leverantörens artikelnummer, rabatt, ställpris, prisanmärkning, ledtid och giltighetsdatum kan överföras. Det finns en ny rutin som heter Utskrift årsvolym. En kund kan e-posta en lista och en textfil till sin leverantör med information om vilka årsvolymer man har på det artikelsortiment som man köper från leverantören. Textfilen kan sedan importeras hos leverantören i rutinen Import årsbudget / årsvolym. Det är rutinen Import årsbudget som har bytt namn till Import årsbudget / årsvolym. I Prislista - Försäljning finns en ny listtyp som heter Ordersimulerat pris - extern. Här kan en leverantör skicka via e-post en prislista och en textfil till sin kund med information om vilka försäljningspriser man har på det artikelsortiment som säljs till kunden samt övriga data som nämnts ovan. Textfilen kan sedan importeras hos kunden i rutinen Prisimport. Att uppdatera leverantörens artikelnummer på detta sätt är ett bra sätt att säkra grunddata så att dra-och-släpphanteringen av filer (order m.m.) enklare kan matcha artikelnumren i båda systemen. 5(36)

6 Förenklad dokumentkoppling Dokumentvisningen har tidigare varit tätt sammankopplad med kommentarsknappen i systemet. Nu har dokumentvisningen en egen knapp som alltid syns även om man inte har några dokument kopplade. Oavsett om man ska koppla nya dokument eller visa redan kopplade dokument kan man alltså klicka direkt på denna knapp. Det finns en ny genväg för att koppla dokument. Man klickar med höger musknapp på dokumentvisningsknappen och väljer i Informationsmenyn Koppla dokument. Då kommer man direkt till en fildialogruta, där man kan välja dokument från filsystemet. När man kopplar filer så kommer systemet numera ihåg från vilken mapp du som användare kopplade en fil förra gången, och föreslår samma mapp när du kopplar nästa fil. Tidigare föreslogs alltid högsta nivån i mapp-strukturen. Ett enklare sätt att koppla dokument har tillkommit med dra-och-släpp-metoden från t.ex. Utforskaren i Windows. När man släpper dokumentet på dokumentvisningsknappen i ett formulär i MONITOR sker en automatisk koppling. I de fall där flera inställningar kan göras, t.ex. om man vill ha automatisk utskrift inställd, så öppnas ett fönster där man väljer inställningar innan kopplingen genomförs. Det går även att dra in ett dokument direkt från e-postprogrammet. Först kopieras då dokumentet ner till en katalog i filsystemet, sedan skapas en dokumentkoppling dit. Grafer Grafhanteringen i MONITORs rapporter har moderniserats med en helt ny grafkomponent. Graferna har fått ett nytt utseende, ett antal nya graftyper har lagts till och utskrift av grafer har förbättrats. Detta påverkar alla rapporter där data kan visas som grafer. Tillkommit har möjligheten att lagra inställningar för en viss graf så att den visas på samma sätt nästa gång den läses in. Inställningarna lagras till en graf-profil för en eller flera användare eller grupper, på samma sätt som man tidigare kunnat lägga upp egenskapsprofiler och filterprofiler i rapportrutinerna. Om man har tilläggsfunktionen MONITOR Agent kan man numera via automatkörning skriva ut och skicka grafer med e-post. Nyheter i produktkonfiguratorn Produktkonfiguratorn kan nu på ett bättre sätt informera om vad som är fel när man öppnar en befintlig konfiguration som inte längre är giltig på grund av ändringar gjorda i grunddata för konfigurationsgruppen. Anledningen till att konfigurationen inte är giltig kan t.ex. vara att ett val tagits bort i grunddata för att detta val utgått, men när konfigurationen ursprungligen gjordes fanns det med. Ett annat fall är då en ny valgrupp med obligatoriska val lagts till i grunddata och inget har valts i den befintliga konfigurationen. Ett informationsfönster visar en lista på sådant som inte överensstämmer med grunddata i den befintliga konfigurationen. Där ges två alternativ: att korrigera konfigurationen så att den stämmer med grunddata eller att behålla den befintliga. Om konfigurationen korrigeras går det sedan att göra ändringar i den igen, men om den ogiltiga konfigurationen behålls går det inte att göra några ändringar. 6(36)

7 Visningen av bilder kopplade till val i konfigurationsfönstret har förbättrats så att olika storlekar på bilder skalas om för att på ett bättre sätt passa tillgängligt fönsterutrymme. I konfigurationsfönstret visas symbolen hänglås för en spärrad artikel i listan med valalternativ. I konfigurationsfönstret kan vikten summeras på samma sätt som priser. De ingående artiklarnas vikter i konfigurationen summeras. Vikten förs över till orderraden på motsvarande sätt som priset förs över och används sedan för viktberäkning i t.ex. rutinerna Utleveranslista och Utskrift speditionsdokument. Konfigurationsfönstret lagrar den inställning som gjorts i fältet Infoga valtext tillsammans med varje konfiguration, så att det blir samma inställning om man tar upp en befintlig konfiguration och ändrar något i den. När regler använts för att ett val ska inkludera andra val i produktkonfiguratorn finns en minnesfunktion som kommer ihåg om val lagts till automatiskt via en sådan regel. Om det första valet sedan väljs bort så väljs även de automatiskt inkluderade valen bort, om de inte redan var manuellt valda innan. En ny funktionalitet har tillkommit i Produktkonfiguratorn. När min.kvantitet registrerats på en valgrupp i Uppdatering konfigurationsgrupper sker en kontroll vid Bekräfta i konfigurationsfönstret, att minst denna kvantitet är angiven i konfigurationen. Eftersom min. och max.kvantitet endast kan anges på valgrupp av typen "Ej obligatoriskt val, flera", så är det inte obligatoriskt att ange min.kvantitet förrän något valts i den valgruppen. Detta kan kombineras med att göra en obligatorisk valgrupp som innehåller en artikel som alltid ska finnas, när inget annat är valt, för att uppnå min.kvantitet. En regel utesluter den senare valgruppen när val görs i den grupp som har min.kvantitet. I en valgrupp där det går att välja flera olika alternativ gick det i konfigurationsfönstret endast att infoga en fritext efter det sista valet. Nu går det att infoga fritext på valfri plats bland dessa val i en sådan valgrupp. I Lagervärdelista konfigurering finns det flera val för hur listan ska presenteras. Dels går det att visa listan detaljerat med varje enskild lagerplats, dels går det att se den med fördelning av material-, lego- och bearbetningskostnader. En konfigureringsbar artikel bör ha Spårbarhet för att bl.a. behovsplanering och lagervärdering ska fungera. När en artikel kopplas till en konfigurationsgrupp kommer det upp en rekommendation om att spårbarhet bör väljas för artikeln. Teknik och systemkrav MONITOR 7.1 kan köras i Windows 7. I tidigare versioner av MONITOR finns problem med vissa funktioner som inte fungerar när man kör i Windows 7. MONITOR 7.1 är den sista versionen med stöd för Windows 2000 på klienter och server. Efterföljande version MONITOR 7.2 (som är planerad att lanseras under 2010) kommer att fungera i Windows XP/Vista/7 på klienter och Windows Server 2003/2008 på databasserver. Detta innebär att ni bör planera för en uppgradering av de datorer som idag kör MONITOR och har Windows 2000 operativsystem. Aktuell information om systemkrav finns under på vår hemsida. 7(36)

8 Övrigt Överallt i MONITOR där det går att skicka e-post gäller nu systeminställningen för vilken metod som ska användas ("Via e-postprogram" eller "Direkt via SMTP-server"). Tidigare har endast rutiner där man kan skicka orderdokument som e-post följt systeminställningen, men nu används den generellt t.ex. i Kundfråga när man dubbelklickar på e-postadressen för en referens eller i Registrera avvikelse när man klickar på e-postknappen för en aktivitet. Man kan nu bestämma per användare vilken PDF-programvara som MONITOR ska använda och om e-post ska skickas via e-postprogram eller direkt via SMTP-server. I Uppdatering kunder, Uppdatering leverantörer, Kundfråga och Leverantörsfråga kan man byta ordning på referenserna genom att högerklicka på referensen och välja Flytta upp alt. Flytta ner. Det kan användas för att flytta upp den referens som ska vara ny huvudreferens överst i listan. Huvudreferensen används som förvald Er referens på order. Listan på referenser i Kundfråga, Leverantörsfråga och Uppdatering leverantörer kan sorteras om genom att dubbelklicka på rubriken till en kolumn i listan. Denna funktionalitet fanns sedan tidigare i Uppdatering kunder. I rutinerna Artikelfråga, Kundfråga och Leverantörsfråga har de informationsfönster som öppnas med knappar från huvudfönstret gjorts om. Tidigare har dessa informationsfönster låst hela programmet så att de måste stängas för att användaren ska komma åt något annat fönster. Nu kan de lämnas öppna och man kan även ha flera fönster öppna samtidigt. Om man byter post i huvudfönstret så uppdateras även alla informationsfönster som hör ihop med huvudfönstret. När huvudfönstret stängs, så stängs alla informationsfönster samtidigt. Nu kan man också ändra storlek på dessa informationsfönster. Ett exempel på ett sådant informationsfönster är det som öppnas med knappen Lagerlogg i Artikelfråga. Med en ny systemparameter går det att aktivera en funktion så att artikelns status automatiskt sätts om till 5 (Ny revision) när artikeln får en ny aktiv revision. I Uppdatering artiklar och Artikelfråga finns en knapp bredvid fältet Varugrupp som kan användas för att se hur artikeln konteras i olika sammanhang. I fönstret visas varugruppens koppling till försäljningskonto, inköpskonto samt konto för inköp operationslego. Även koppling till underdimensionerna kostnadsställe, kostnadsbärare samt projekt visas. Det finns symboler i systemet som visar olika artikeltyper. Det har tidigare varit rektanglar i olika kulörer. Dessa symboler är nu ändrade och visas även i olika form för att de ska vara lättare att särskilja. Symbolerna visas nu även i fältet där man väljer artikeltyp i t.ex. Uppdatering artiklar. Nu loggas alla förändringar av stafflade priser på artiklar. Man hittar dem under Prisändringslogg och under Uppdatering artiklar på knapparna Gamla kundpriser, Gamla försäljningspriser och Gamla leverantörspriser. En förbättring har gjorts i rutinerna Leveranssäkerhet kund och Leverantörsvärdering. Utleveransoch inleveranstransaktioner som ångrats tas inte längre med i resultatet. Det har gjorts en del förbättringar när det gäller att hantera kopplade rader i Registrera kundorder, Registrera inköpsorder och andra motsvarande rutiner. När en rad med fiktiv artikel tas bort, tas även kopplade rader av typ 6 bort. Detsamma gäller kopplade rader av typ 5, kopplade ställprisrader och legeringstilläggsrader. En antalsändring slår nu också igenom på kopplade legeringstilläggsrader. 8(36)

9 I samtliga orderfönster t.ex. Registrera kundorder och Registrera inköpsorder, har e-postadresser placerats till vänster tillsammans med övriga adresser. I samband med detta har andra layoutförändringar gjorts för att likrikta utseendet. Förändringarna berör fliken Huvud. Nu finns knappen Radera aktiv post i verktygsfältet Fönsterfunktioner på fliken Huvud i orderregistreringsrutiner som Registrera kundorder och Registrera offert. Det gör det mer lättillgängligt och enklare att makulera en order eller offert. Status på e-postade ordermeddelanden uppdateras inte om inloggningen till e-postprogrammet Microsoft Outlook misslyckats eller om sändningen avbrutits. Detta gäller i rutinerna Registrera kundorder, Registrera offert, Registrera inköpsorder och Registrera förfrågan. Rimlighetskontrollen på rapporterat antal i rutinerna Inleveransrapportering och Utleveransrapportering kan ställas in via systeminställningar så att den varnar vid en annan gräns än tidigare. Nu kan gränsen anges som ett procentvärde där aktuellt rapporterat antal jämförs med restantalet. Tidigare var detta värde alltid 100 % (varning vid rapporterat antal som är mer än dubbelt så mycket som resterande antal). Även kontroll av makulering av rest i förhållande till planerat antal kan göras, om systemparametern för detta aktiveras och en gräns anges. Förvalt är kontrollen för överleverans aktiverad och gränsen satt till 100 %. För alla utskrifter av pallflaggor under tillverkning, försäljning och inköp går det nu att styra per dokumenttyp och användare vilken skrivare som ska vara förvald. Tidigare har alla typer av pallflaggor skrivits till skrivaren Special 2, men nu styrs pallflagga och pallflagga 2D (försäljning) till Special 1, etikett till Special 2 och etikett liten (inköp) till Special 3. Ett nytt begrepp som kallas Fritextgrupp har införts. Syftet är att kunna koppla blankettfritexter till en sådan grupp och sedan använda olika fritextgrupper på olika typer av kunder och leverantörer. Tidigare har fritexterna varit kopplade till en språkkod, vilket ibland har ställt till problem om man vill ha olika texter till kunder/leverantörer som har samma språk. I rutinen Blanketter fritexter där fritexterna registreras finns ett nytt val längst upp i fönstret, där man får välja om man vill lägga upp fritexter kopplade till ett språk eller till en fritextgrupp. För alternativet fritextgrupp kan man även lägga till nya grupper eller ta bort grupper i denna rutin. Fritextgrupper skapas normalt genom att Spara som från ett språk. I Uppdatering kunder och Uppdatering leverantörer finns ett nytt fält där man kan ange fritextgrupp. Om fältet är tomt används språkkoden för att hämta fritexten precis som tidigare. Fältet fritextgrupp kan även ses och uppdateras i listform i Utskrift kunder respektive Utskrift leverantörer. I Blanketter fritexter har man sedan tidigare kunnat använda taggen <ref> i blankettfritexten för att markera att namnet på Vår referens ska infogas där, när blanketten skrivs ut. Den funktionen har kompletterats med fler alternativ. Taggarna <tel>, <mob>, <fax> och <mail> kan nu användas för att sätta in referensens telefonnummer, mobiltelefonnummer, faxnummer respektive e-postadress i fritexten. Taggen <dat> kan användas för att infoga dagens datum. Samma taggar kan också användas i den fritext som finns för e-postmeddelandet. Det går även att infoga en bild med en inskannad underskrift i fritextraderna på blanketter, dock ej i fritextraderna i e-postmeddelanden. För att göra det används taggen <sig>. För att de nya alternativen av taggar ska fungera vid blankettutskrift på t.ex. order, måste ordern vara skapad i MONITOR 7.1. På de blanketter, där det skrivs en förklarande text till leveransperiod visas det ett värde på transporttid, om det finns ett värde angivet på transporttid. Värdet visas inom parentes efter texten. 9(36)

10 Den avdelare som används för att ändra proportioner mellan olika områden i fönstren bibehåller nu den inställning som gjorts. Detta gäller i följande rutiner: T-orderfråga, Tillägg / Omplanering, Avrapportering lista, Beredning, Stämplingsterminal och Rapportera mottagningskontroll. T.ex. gäller detta avdelaren mellan området operationer och materiallista i rutinen Beredning. Tidigare fanns en begränsning på maximalt fyra momskoder i systemet. Nu kan MONITOR hantera upp till åtta momskoder. Det antal momskoder som ska hanteras anges i Systeminställningar. Nya momskoder anges i Momssatser i Systemvårdsmodulen. Vilka momskonton som ska kopplas till respektive momskod definieras i Kontoplan / Standardkonton. I Intrastat införsel och Intrastat utförsel finns en ny kontrollrapport där systemet kontrollerar och utfärdar varningar för olika saker. Bl.a. kontrolleras om artiklar saknar statistisk varukod, saknar vikt, konterats mot konto som inte avser handel från EU-land m.m. I rutinen Statistisk varukod i Systemvårdsmodulen går det att göra undantag på de varukoder som inte ska redovisas i intrastatrapporterna. Denna funktion har tillkommit p.g.a. den nya kontrollfunktionen i rutinerna Intrastat utförsel / införsel, där varning ges om statistisk varukod saknas på artikel. Artiklar som man av någon anledning vill undanta från intrastatrapporterna markeras med undantag och kommer då heller inte med i kontrollistan. I Leverantörsfakturalogg och Faktureringslogg går det via Informationsmenyn att visa intrastatinformation vid gruppering på Landskod. Syftet med detta är att ge bättre underlag för avstämning av de värden som visas i intrastatrapporterna. Nu går det att infoga dagens datum och användarnamnet som text, när man står i textrutan i kommentarsknapparna, genom att klicka på en ny knapp som heter Infoga signatur. Ett antal nya kolumner har lagts till som valbara vid design av Sök & hämta: Sök & hämta Offert: Godsmärke 1 och 2 samt projektnummer. Sök & hämta Kundorder: Projektnummer Sök & hämta Projekt: Kundnamn Sök & hämta Kund: Kundkod EDI Sök & hämta Artikel: Inköp/tillverkning mot projekt Eventuella kvarliggande editeringslåsningar som uppkommit p.g.a. att programmet avslutades felaktigt, försvinner nu när användaren på nytt loggar in i MONITOR. Nu finns en ny inställning "Använd större typsnitt i formulär" under fliken Övrigt i fönstret Anpassa. Denna inställning ändrar typsnittet från Tahoma 8 till Tahoma 9 på samtliga ställen där detta typsnitt förekommer. OBS! Denna inställning fungerar inte i de fall man kör systemet med Kinesiska (ZH) som språk eller när systeminställningen "Förbättrad visning av asiatiska språk" är aktiverad. Tillverkning Nu går det att kopiera artiklar till artikelurval från materiallistan i en beredning. Nu visas fler kolumner i listan Artikelöversikt Tillverkning, listtyp Kalkylinfo. De kolumner som tillkommit är Genomloppstid, Genomloppstid inkl. materialanskaffning, Datum för standardpriset samt en indikering (!) på de T- och L-artiklar där standardpriset avviker från kalkylerat pris. 10(36)

11 Nu kan man göra en prisjämförelse i rutin Förkalkyl. De priser man kan jämföra med är de försäljningspriser som finns registrerade på artikeln samt befintligt Standardpris, Standardpris kommande och Efterkalkylerat snittpris. Nu kan Kommande leverantörspris användas som prisalternativ för K-artiklar i Förkalkyl och Förkalkyl selekterad. Om Kommande leverantörspris saknas på artikeln används istället Aktuellt leverantörspris i beräkningen. Detta indikeras i fliken K-artiklar i Förkalkyl genom att priset skrivs med röd text. Nu går det med hjälp av Informationsmenyn att länka från rutinen Förkalkyl till rutinen Registrera offert. Det finns en ny parameter i Förkalkyl selekterad som gör att kalkylen förvalt inte sparas på artiklar med varningar. Parametern är tillgänglig i beställningsbilden endast i det fall man väljer att visa varningar och även har valt att spara kalkylen till något prisalternativ. Parametern heter Spara inte kalkyl vid varning. I Efterkalkyl, fliken K-artiklar, visas längst till höger en ny kolumn kallad IP. I denna kolumn går det att se om ingående material är inköpt mot projekt eller inte. Motsvarande kolumn i fliken L-artiklar kallas för TP (tillverkning mot projekt). Kolumnerna visas enbart om parametern "Hantera inköp/tillverkning mot projekt på artikel" är aktiverad i Systeminställningar. I Efterkalkyl och Tillverkningsorderlogg visas sedan tidigare anställningsnummer för den person som gjort rapporteringen på operationen. För man markören över detta visas nu också den anställdes namn i en gul ruta. Vid registrering av tillverkningsorder har vi tidigare alltid utgått från en planerad färdigperiod på ordern och fått startperiod beräknad. Den principen gäller fortfarande. Det går numera också att ange en startperiod och få en färdigperiod framräknad. Detta går att göra vid nyregistrering av order eller omplanering av befintlig order i Registrera tillverkningsorder. I Orderfråga visas sedan tidigare initialerna på den som rapporterat en operation. För man markören över initialerna visas nu också den anställdes nummer och namn i en gul ruta. Med en ny systemparameter kan man aktivera en funktion som gör att artikelns revisionskommentar kommer med på tillverkningsordern när artikeln har status 5 (Ny revision). Detta för att enkelt förmedla förändringen mellan tidigare och ny revision. Nu visas kundordernummer i Orderförteckning - Tillverkning i de fall tillverkningsordern skapas direkt från kundorder. Detta visas för samtliga grupperingar som har listtyp Order. I materiallistan i rutinen Materialklarering visas om ordern/orderraden är konstaterat försenad samt orderns/orderradens status för den order som kommer att fylla på lagret. Detta för att ge bättre information till den person som jagar de order som har materialbrister. Det finns en ny rutin som heter Plocklista. Där går det att skriva ut plocklista för material på tillverkningsorder, klarera material i samband med utskrift samt rapportera materialuttag på tillverkningsorder. Notera att den befintliga plocklistan som finns i rutinen Materialklarering finns kvar som tidigare och att den nya rutinen är ett komplement till denna. Man kan även se den nya rutinen som ett komplement till Avrapportering lista vad gäller rapportering av material på order. Fönsterfunktionerna i Samlingsdokument op.lego har anpassats så att samma snabbtangenter som i övriga rutiner i MONITOR kan användas, t.ex. Ctrl+P för utskrift. Nu går det att selektera på Leveransperiod operation i beställningsbilden i Orderförteckning op.lego. Denna uppgift har även tidigare visats i listan och gått att filtrera på, men selekteringen är ny. 11(36)

12 Nu går det att selektera på en legooperations Senaste avsändningsdatum i beställningsbilden i Orderförteckning op.lego. Detta går att göra i listtyp Avsänt. Denna uppgift har även tidigare visats i listan och gått att filtrera på. I de fall inga fakturaunderlag skapas anges Styckkostnad och Ställkostnad i rutinen Inleveransrapportering op.lego. Styckkostnad blir Planerad styckkostnad x Avrapporterat antal. Ställkostnad blir Planerad ställkostnad, om ingen rapporterad ställkostnad finns sedan tidigare på operationen. I rutin Inleveransrapportering op.lego sker nu en kontroll av rapporterat antal. Man får ett meddelande om det rapporterade antalet är större än det avsända antalet. Det går att ange anställningsnummer för rapportering i rutin Inleveransrapportering op.lego i beställningsbilden. Detta anställningsnummer lagras för de operationer som avrapporteras. Det går att skapa leverantörsavvikelse från rutinen Inleveransrapportering op.lego i det fall kasserat antal rapporteras. En ny rutin, Rapportera godsplats, har skapats där man kan uppdatera godsplats på tillverkningsoperation. Detta för att renodla rapportering av denna information och särskilja den från övrig rapportering på operationen. Rutinen ligger under Tillverkning Avrapportering. Tidigare möjlighet att rapportera godsplats i Avrapportering operation, Avrapportering lista samt i Stämplingsterminalen finns kvar. Det går att länka sig via Informationsmenyn på operationer i Orderfråga till rutinen Rapportera godsplats. Detta kan göras på alla operationer utom på den sista operationen i varje nivå. Nu går det att ange 40 tecken i fältet för godsplats (i rutinerna Avrapportering operationer, Inleveransrapportering op.lego, Rapportera godsplats samt Stämplingsterminal). Tidigare gick det bara att ange 15 tecken. I rutinen Slutrapportering visas en gul hjälpruta om man pekar på kolumnrubrikerna Varning och Tid=0. Hjälprutan visar en beskrivning av de olika varningskoderna för att hjälpa till att tolka varningarna. Pekar man på en specifik varningskod i listan, kommer en gul hjälpruta upp som visar en beskrivning av den aktuella varningskoden. Nu summeras kasserat antal i listan Tillverkningsorderlogg, listtyp Logg. Nu finns en rutin som heter Verktygskoder. Där går det skapa en tabell med kod och benämning på motsvarande sätt som för artikelkod. Dessa verktygskoder kan användas i Uppdatering verktyg och i listor som har en listruta att välja från. 12(36)

13 Inköp Fördelat inköp Nu är det möjligt att fördela inköp mellan flera leverantörer. Tidigare hanterades bara en leverantör på inköpsorderförslaget (den leverantör som var registrerad som aktiv på artikeln). Funktionen med fördelning av inköp aktiveras med en systeminställning och gör att en procentuell fördelning kan anges på leverantörskopplingarna i Uppdatering artiklar Inköp och Artikelöversikt - Inköp. Efter nettobehovskörning eller behovsberäkning genereras fortsättningsvis endast ett förslag som syns för den aktiva leverantören. När inköpsorderförslagen genereras till inköpsorder kommer flera order att skapas. Kvantiteten fördelas mellan de leverantörer som har en procentuell fördelning angiven på artikeln, så att flera separata inköpsorder skapas för att tillgodose samma behov. På inköpsorderförslaget går det att se hur många leverantörer med fördelning som finns (samma antal order kommer att skapas vid generering). Övrigt Även leveransplanen hanterar fördelat inköp när prognosen presenteras. Nu går det att registrera vikt, statistiskt varunummer och ursprungsland även i Uppdatering artiklar - Inköp. Orsaken till denna förändring är att inköpare ska kunna uppdatera dessa intrastatuppgifter även om de inte har rättigheter i rutinen Uppdatering artiklar - Försäljning. En vidareutveckling har skett av rutinen Prisimport. Nu kan kommande priser importeras i rutinen (gäller kommande leverantörspris, prislista och standardpris). Det går att importera fler uppgifter än bara priser - t.ex. ledtid, rabatt, ställpris och anmärkning. Importen är också mer flexibel så att man kan välja vilka uppgifter som ska importeras vid varje importtillfälle. Dessa inställningar lagras så att samma inställningar föreslås nästa gång import sker mot samma leverantör. Det går även att ange hur många rubrikrader som finns i importfilen, så att dessa kan ignoreras och man slipper ta bort rubrikraderna i själva filen. I Uppdatering leverantörer kan man ange en speciell e-postmottagare för Påminnelse ordererkännande, Påminnelse leverans samt Leveransplan. Om samtliga sändningar ska till samma adress ska inget väljas i fältet Mottagare av. Vid utskrift väljs den översta icke definierade mottagaren om det inte finns någon definierad mottagare för den sändningen. På Inköpsorder är referensens e-postadress förvald och det finns ingen annan adress att ange på leverantören för den e-postsändningen. På Leverantörskortet i Uppdatering leverantörer och Leverantörsfråga skrivs också den kommentar till aktiviteten ut som finns inplanerad på leverantören. Nu sker en kontroll i fältet VAT-nummer i Uppdatering leverantörer om angivet nummer används på annan leverantör. Om så är fallet visas ett meddelande som talar om på vilken befintlig leverantör VAT-numret redan används. I Uppdatering leverantörer kan aktiv leverantör på artikel tas bort under knappen Priser om det endast finns en ytterligare leverantör på artikeln. Detta visas genom att raden för artikelkopplingen är i fet och kursiv stil. Är leverantören aktiv och det finns fler än en ytterligare leverantör kan man fortsättningsvis inte ta bort denna koppling. Dessa rader visas i fet stil. 13(36)

14 Under knappen Priser i Uppdatering leverantörer finns nu en möjlighet att sortera på aktiv leverantör. Denna funktion har sedan tidigare funnits i Leverantörsfråga. Knappen Behöriga användare i Uppdatering leverantörer har bytt namn till Behörighet EFH. Där anges vilka användare/grupper som inte ska ha behörighet att granska leverantörsfakturor för den aktuella leverantören. Leverantörens artikelnummer visas i en gul ruta då muspekaren förs över Vårt artikelnummer i Registrera förfrågan och Registrera inköpsorder. Systeminställningen "Förvalt värde i antalsfältet på orderrader" inställd på "EOK som förvalt antal" gäller även för radtyp 9 om ett EOK finns angivet på verktyget. Med systeminställningen "Koppla fritext med automatik på förfrågan/orderrad" går det att välja om textrader på förfrågan och inköpsorder ska kopplas med automatik. Syftet med denna utveckling är att rader ska bli automatkopplade för att underlätta för användaren, och att raderna inte ska ligga kvar som rest när ordern är inlevererad. Med en ny systemparameter kan man aktivera en funktion så att artikelns revisionskommentar kommer med på inköpsordern när artikeln har status 5 (Ny revision). Detta för att enkelt förmedla förändringen mellan tidigare och ny revision. En nyhet som rör beloppsgränser i Registrera inköpsorder är att Ackumulerad beloppsgräns kan ställas in Per år. Denna inställning görs på respektive användare under knappen Inköpsgräns i rutinen Användare i Systemvårdsmodulen. Vid registrering av inköpsorder kontrolleras värdet av alla inköp användaren gjort under det aktuella kalenderåret. Om beloppsgräns ackumulerad överskrids måste inköpet attesteras av attestansvarig. Nu kan användaren själv styra vilken person som ska attestera inköpsorder om inköpsgränsen överskrids. Detta anges under knappen Inköpsgräns i rutinen Användare. Då beloppsgräns överskrids går det numera bara att välja att order ska attesteras av användare som är angivna som attestansvariga i användarregistret. Tidigare gick det att fritt ange vilken användare som skulle attestera inköpsordern. Det går att se vilka orderrader som är konstaterat försenade i listan Orderförteckning - Inköp. Uppgiften går att se och uppdatera i listan. Det finns också ett val i beställningsbilden som gör att endast orderrader som är konstaterat försenade visas i listan. En tillämpning är att det går att göra en flödesanalys på endast dessa orderrader för att se vilka tillverkningsorder och kundorder som blir drabbade av de inköpsorder som är konstaterat försenade. Det går via Informationsmenyn att länka sig från Orderförteckning - Inköp till Inleveransrapportering och få ordernumret inläst. Nu går det att skriva ut kopplade dokument till kontrollinstruktion på artikel i samband med Inleveransrapportering. Detta fungerar då Automatisk utskrift markeras i samband med kopplingen av dokumentet under rubriken Inleverans i Uppdatering artiklar - Inköp. Vid inleverans av en sådan orderrad får man en fråga om kopplat dokument ska skrivas ut. Syftet är att få ut en kontrollinstruktion som kan läggas på pallen vid inleveransen, innan pallen skickas vidare till mottagningskontrollen. Nu visas Revision i Inleveransrapportering, under Extra radinformation för att man vid inleveransen ska kunna stämma av så att det är rätt revision på artikeln som levererats. 14(36)

15 I Inleveransrapportering och Rapportera mottagningskontroll har en liten förändring gjorts för att skapa ny lagerplats på artikeln vid inleverans, om artikeln tidigare enbart hade en lagerplats. Nu finns en symbol att klicka på för att få upp rutan med flera lagerplatser, istället för att som tidigare dubbelklicka. Det har tillkommit en ny rutin i inköpsmodulen som heter Orderledtid - Inköp. Rutinens syfte är att mäta inköpsorderns ledtider i olika stadier, t.ex. hur lång tid som går innan orderbekräftelse erhålls, om beställningen sker för sent i förhållande till artikelns inlagda ledtid eller om leverantören klarar av att leverera i tid i förhållande till artikelns inlagda ledtid. Ett användningsområde kan vara att bedöma säkerhetslagernivån på artiklar med tanke på hur osäker leverantören är på att hålla sina ledtider. En av anledningarna till säkerhetslager är just osäkerhet i ledtid. Ett annat användningsområde kan vara att komplettera leveranssäkerhetsmätningen. Om ledtidsuppföljningen visar att beställningen sker med kortare ledtid än överenskommen ledtid, kan det vara en anledning till leverantörens låga leveranssäkerhet. Nu går det att selektera på artikelns handläggare i rutinen Utskrift leveransplan. Nu visas en kolumn med leverantörens artikelnummer i rutin Ordersvar / EDI-import. Tilläggsfunktionen Order / EDI-import är nu valbar i Automatkörningar. Automatkörningar ingår i tilläggsfunktionen MONITOR Agenten. När blanketten Ändrad inköpsorder skrivs ut sätts den ändrade inköpsorderradens status om till Ej bekräftad. Detta eftersom förutsättningarna ändrats och en ny orderbekräftelse förväntas komma in på den orderraden. I tilläggsfunktionen MONITOR EFH (Elektronisk fakturahantering) har knapparna för att annotera och stämpla osv. flyttats längst upp i fönstret där fakturabilden visas för att göra knapparna mera lättåtkomliga. Tidigare visades dessa knappar i det ordinarie verktygsfältet då fakturabilden var aktiverad. Denna ändring påverkar rutinerna Registrera leverantörsfakturor och Attestera leverantörsfakturor samt vid granskning av fakturor i diverse listor i systemet. Verktygsfunktionen Stämpel i MONITOR EFH har förbättrats. För att byta stämpel klickar man på symbolen för stämpel så visas en lista med de valbara stämplar som finns. Det finns en länkning via Informationsmenyn från fliken Koppling av order i Registrera leverantörsfaktura till rutinen Registrera inköpsorder. Länken finns även från knappen Ej inlevererat i samma rutin. Om man preliminärbokar fakturor i Registrera leverantörsfakturor så kan konteringarna för dessa överföras på detaljerad nivå till redovisningen, dvs. en verifikation per faktura. Detta anges under fliken Redovisning i Systeminställningar där parametern "Summerat integrationsunderlag för prel.bokade leverantörsfakturor" styr detta. Preliminärbokade leverantörsfakturor kan även ha direkt integration till redovisningen, dvs. utan journalutskrift. Knappen Preliminärboka i Registrera leverantörsfakturor är nu alltid tillgänglig. Tidigare släcktes knappen ner så fort fakturan definitivbokades. Nu går det att i efterhand kontrollera hur en faktura preliminärbokats genom att trycka på knappen Preliminärboka, även efter definitivbokning av fakturan. 15(36)

16 När en legooperation med ställpris avrapporteras skapas nu en separat rad i fakturaunderlaget för ställpris och en rad för styckpris, dvs. samma förfarande som för vanliga inköpsorder med ställpris. Tidigare skapades ett fakturaunderlag på en enda rad, med ett à-pris som var en beräkning av styck- och ställpris tillsammans. Underlaget för ställpriset skapas då legooperationen avrapporteras första gången och operationens hela planerade ställpris genereras då i underlaget. Efterföljande rapporteringar på operationen får inget ställpris. I Utbetalning samt Återrapportering LB / FB går det att ange konto för de betalningar som ska registreras. Förvalt konto hämtas från tabellen Standardkonton i Systemvård, men det går att justera kontot för varje bunt av betalningar som registreras. Detta är användbart t.ex. då man har olika valutakonton på banken och bokar dessa transaktioner på olika konton i kontoplanen. Tidigare styrdes detta via undantagskonto per leverantör, men nu går det att styra konteringen i samband med att betalningen registreras. I rutinerna Utbetalning och Återrapportering LB / FB kan bankavgifter bokföras automatiskt mot ett annat konto än betalningstransaktionens konto. Detta är användbart då ett speciellt valutakonto används för betalningar i utländsk valuta, men man vill att bankkostnaden ska bokföras på det ordinarie bankkontot i lokal valuta. Ett nytt standardkonto, Balanskonto bankavgifter under Systemvård Tabeller Kontoplan / Standardkonton har lagts till för detta ändamål. I rutinen Utbetalningar visas totalsumman på det utbetalda beloppet även i utländsk valuta. Då man gör utbetalningar via rutinen Utbetalning där betalningssätt LB, FB, LBU eller FBU används får man nu en fråga om transaktionslista ska skrivas ut. I rutin Registrera leverantörsfakturor går det att ange Belastningskod (SEK-konto eller Valutakonto). Det går även att byta Belastninsgkod vid betalning via rutinen Utbetalningsförslag. Detta gäller för betalningssätten LBU/FBU. I rutin Utbetalningsförslag går det att se fakturornas restbelopp i både systemvalutan och utländsk valuta. Detta visades tidigare enbart i listorna för utlandsbetalningar. I rutin Utbetalningsförslag har en parameter tillkommit i beställningsbilden för att tillåta delbetalningar. När denna parameter aktiveras går det att justera det belopp som ska betalas direkt i lista bildskärm. I rutin Utbetalningsförslag går det att välja om fakturorna ska vara förmarkerade för betalning. I Utbetalningsförslag visas en varning om nödvändiga uppgifter saknas på leverantören för att verkställa betalningen. En kontroll sker av fakturor som betalas via betalningssätten LBU och FBU. Systemet kontrollerar de uppgifter som registrerats för leverantören under knappen Utlandsbetalning i Uppdatering leverantörer. Om uppgifter saknas, visas fakturan i utbetalningsförslaget, men den går inte att betala. Nu visas en informationsruta om man inte har angivit något betalningssätt i rutinen Utbetalningsförslag. När man markerat Endast kredit med täckning i Utbetalningsförslag tas både debet- och kreditfakturor bort från förslaget om den totala skulden till leverantören i förslaget är negativ (dvs. kreditfakturornas värde överstiger debetfakturornas värde). Nyheten är att systemet även tar bort debetfakturan från förslaget. I Utskrift utbetalningsjournal visas Specifikation och Kvantitet. Specifikation och Kvantitet visas även på den summerade bokföringsordern. Dessa fält har lagts till för att visa utländskt belopp i journalerna. Läs mer om kontering av utländsk valuta under nyheterna för modulen Redovisning. 16(36)

17 Ett antal förändringar har gjorts i rutinen Återrapportering LB / FB. Tidigare gjordes återrapportering av betalningssätten LB och FB i samma lista. Detsamma gällde för LBU och FBU. Nu sker återrapportering individuellt för varje betalningssätt. Ett nytt fält för Valuta har också lagts till. Med valutafältet går det att välja att återrapportera fakturor som gäller en viss valuta. Det går då att ange en gemensam valutakurs för de fakturor som återrapporteras. Vid återrapportering av LB och FB visas förutom betalt belopp i systemvalutan även beloppet i utländsk valuta. Detta är en efterfrågad funktion bland kunder som skickar LB/FB-betalningar i EUR. I rutin Sökning leverantörsreskontra, listtyp Journal, går det att söka på kostnadsställe, kostnadsbärare samt projekt. I listtyp Betalning går det dessutom att söka på betalningar som är gjorda med ett visst betalningssätt. I listan visas för varje betalning vilket betalningssätt som använts. I rutin Leverantörsreskontralista visas VAT-nummer och betalningarnas verifikationsnummer. I rutin Leverantörsreskontralista har det lagts till en ny gruppering; Leverantörsskuldkonto. Rutinen har dessutom fått två olika listtyper; Standard visar listan på ett detaljerat sätt (lika som tidigare) och Enbart summa visar leverantörsreskontralistan summerad på alternativt Leverantörskod, Leverantörsnamn sök, Leverantörsskuldkonto eller Valutakod. En ny avstämningslista har lagts till i Leverantörsreskontralista. Denna avstämningslista kommer man åt genom att välja Enbart summa, gruppera på Leverantörsskuldkonto samt markera parametern "Avstämning mot huvudbok". I denna lista görs en jämförelse mellan saldot (restvärdet) i reskontran med saldot på kontot i huvudboken. Om det är en differens mellan reskontra och huvudbok finns möjligheten att länka sig till en ny funktion som gör en avstämning av reskontran mot huvudboken dag för dag. Läs mer om detta i punkten nedan. Leverantörsreskontraanalys har utökats med en funktion som ska underlätta vid felsökning då en differens finns mellan reskontra och huvudbok. Funktionen kommer man åt genom att välja lista Avstämning/dag. Systemet gör en summering av förändringar av reskontra och huvudbokskonto och presenterar förändringen dag för dag. I rapporten visas summan av fakturaregistrerat med avdrag för betalning för varje dag och detta jämförs med huvudbokstransaktionerna för kontot leverantörsskulder och eventuell differens mellan dessa. Man kan då enklare ringa in på vilken dag felet uppkommit och kanske orsaken till detta (t.ex. journaler som inte nollställts eller manuella bokningar på leverantörsskuldskontot). Listan kan skrivas ut summerad per dag eller detaljerad, där alla transaktioner visas. Nu finns selekteringsmöjlighet på leverantörskategori i rutinerna Sökning leverantörsreskontra och Leverantörsreskontraanalys. I Leverantörsreskontraanalys har beställningsbilden gjorts om så att det går att välja mellan listtyperna Standard, Komprimerad, Händelselogg och Kommentar. Då man valt listtyp Standard eller Komprimerad går det på höger sida att välja att visa Reskontraanalys, Åldersanalys eller Avstämning/dag. I rutin Betalningsprognos kan man markera parametern "Ta med förfallna" och då visas detaljerad information per kund/leverantör om förfallna belopp i orderstock och kund-/leverantörsreskontran. I rutinen Fakturaunderlag går det nu att visa radtyp 6 (underartikel till fiktiv). I summerade listor i rutin Leverantörsfakturalogg går det nu att jämföra de verkliga inköpspriserna med leverantörspris, medelinköpspris, snittpris samt senaste inköpspris. 17(36)

18 Försäljning Nu går det att selektera på artikelstatus i rutinen Prislista - Försäljning. I rutinen Prislista - Försäljning, listtyp Ordersimulerat pris, har selekteringen på kundkod tagits bort. Istället väljs endast en kundkod åt gången i ett fält i sektionen listtyper. I Uppdatering kunder finns en inställning för vilken e-postadress som gäller för respektive e-postsändning. Tidigare har det gått att ange en fakturamottagare för en av de e-postadresser som kan anges för kunden. Den kolumnen är ändrad och heter nu Mottagare av. Förutom att fältet kan lämnas tomt, så finns det tre alternativ att välja mellan: Faktura/Krav, Ordererkännande och Avisering. För ordererkännande och avisering är det den e-postadress som referensen har, som normalt är den adress som blir mottagare av dessa e-postmeddelanden. Om det anges en speciell mottagare på kunden för ordererkännande eller avisering, är det istället den adressen som blir förvald på ordern. Denna funktion används när kunden har speciell personal som istället för beställaren ska ta emot den typen av e-postmeddelanden. E-postmottagare av Faktura/Krav ska normalt anges på kunden i den nya kolumnen Mottagare av. Fakturamottagare uppdateras automatiskt enligt de nya förutsättningarna för de företag tidigare som markerat FM på kunders e-postadresser i version 7.0. På Kundkortet i Uppdatering kunder skrivs nu kommentaren till aktiviteten som finns inplanerad på kunden också ut. I Uppdatering kunder går det att ange förvald utskriftsmetod för fakturor: via e-post eller vanlig utskrift på skrivare. Vid Utskrift fakturor kan man använda en ny knapp i fönstermenyn som heter Skriv ut enligt inställning på kund. Nu sker en kontroll i fältet VAT-nummer i Uppdatering kunder för att se om angivet nummer används på en annan kund. Om så är fallet visas ett meddelande som talar om på vilken befintlig kund VAT-numret redan används. Systeminställningen "Varna för förfallna fakturor vid orderregistrering och utleverans" har delats upp i separata inställningar för orderregistrering och utleverans. Nu går det i rutinen Kundfråga att länka sig till rutinerna Registrera offert och Registrera kundorder via Informationsmenyn. Nu finns möjlighet att selektera på Offertdatum i Offertförteckning. I rutin Offertförteckning finns nu en listtyp för Kontering. Från Registrera projekt går det även att länka sig via Informationsmenyn till Offertförteckning och Förfråganförteckning. Nu visas täckningsbidraget (TB) och täckningsgraden (TG%) på varje kundorderrad och för hela ordern i Registrera kundorder. Samma sak gäller i Direktregistrera faktura och Kundorderfråga, förutsatt att parametern "Visa standardpris, TB och TG på order-/fakturarader" är aktiverad. Notera att parametern har bytt namn. Med systeminställningen "Koppla fritext med automatik på offert-/order-/fakturarad" går det att välja om textrader på offert, order samt fakturaraunderlag ska kopplas med automatik. Syftet med detta är att rader ska bli automatkopplade för att underlätta för användaren och att raderna inte ska ligga kvar som rest när ordern är utlevererad och fakturerad. Nu går det att e-posta följesedeln i rutinen Registrera kundorder. Tidigare har det bara gått att e- posta ordererkännandet. 18(36)

19 Det är möjligt att editera tillverkningsordernummer på orderraden i Registrera kundorder. Denna möjlighet aktiveras med en ny systemparameter. Syftet är att om tillverkningsordern skapats före kundordern, ska man kunna knyta den befintliga tillverkningsordern till kundorderraden istället för att skapa en ny tillverkningsorder. Dokument som kopplats till kundorder eller till ingående artiklars försäljningskommentar kan nu skrivas ut automatiskt vid utskrift av ordererkännandet eller bifogas automatiskt om det skickas via e-post. Via knappen Beräkna speditionsinfo, i t.ex. Registrera kundorder, kan även konfigurerade orderrader viktberäknas. Vid konfiguration går det att beräkna en vikt som sparas på orderraden. Vikten på orderraden används i första hand och vikten på artikeln i andra hand. Nu visas tillverkningsordernummer i Orderförteckning - Försäljning, i de fall tillverkningsorder skapas direkt från kundorder. Detta visas i listtyp Standard grupperad på ordernummer. Via Informationsmenyn går det att länka sig från Orderförteckning - Försäljning till Utleveransrapportering och få aktuell order inläst. Nu visas TB (täckningsbidrag) samt TG% (täckningsgrad) i Orderingång då listtypen Enbart summa är vald. Detta gäller för samtliga grupperingar. Det finns en ny rutin i försäljningsmodulen som heter Orderledtid - Försäljning. Rutinens syfte är att mäta kundorderns ledtider i olika stadier. T.ex. mäta hur lång tid som går innan orderbekräftelse skickas, om beställningen sker för sent i förhållande till artikelns inlagda ledtid eller om leveransen sker för sent i förhållande till artikelns inlagda ledtid. Ett användningsområde kan vara att komplettera mätningen av leveranssäkerheten. Om ledtidsuppföljningen visar att kunden beställer med kortare ledtid än överenskommen ledtid, kan det vara en anledning till dålig leveranssäkerhet. Artikelnummer och textrader som är så långa att de inte syns i rutin Utleveransrapportering visas i sin helhet i en gul ruta då man för muspekaren över raden. Nu går det att e-posta pallflaggor direkt från fliken Pallflagga i rutinen Utleveransrapportering samt från rutinen Utskrift pallflagga. Nu går det att e-posta följesedlar i rutinen Utskrift följesedel levererat. Tidigare har det gått att e- posta följesedlar i samband med utleverans, men nu kan man även göra det i ett senare skede. Samtidigt har möjligheten att e-posta följesedlar från rutinen Samlingsföljesedel lagts till. Att Kundens ordernummer lagras som Vårt ordernummer går att styra per kund vid Order / EDIimport. Inställningen görs i rutin Uppdatering kunder, på fliken Information och under knappen Ext. info: "Tilldela ordernummer från kundens ordernummer". Notera att motsvarande parameter finns som systeminställning. Om systeminställningen är vald, gäller den för samtliga order oavsett den inställning som gjorts på kund. Om man har lagt upp manuella kundorder kommer dessa inte längre att väljas vid en Import Leveransplan. Innan detta kan fungera så måste registrerade kundorder först läsas in manuellt och sedan sparas i Import Leveransplan. Därigenom anses de vara valbara vid import. Nu går det att automatiskt öppna rutinerna Kollihantering och Utskrift pallflagga EDI efter godkännande av utskrift av Plocklista EDI. Detta styrs via systeminställningar under fliken Försäljning. 19(36)

20 Nu går det att automatiskt öppna rutinerna Samlingsföljesedel och Utskrift speditionsdokument efter utleveransrapportering i Utleverans plocklista. Detta styrs via systeminställningar under fliken Försäljning. Nu går det att e-posta blanketterna följesedel och pallflagga från rutinen Utleveranslista när utleveransen är rapporterad. Nu går det även att selektera på kundorderradens positionsnummer i Utleveranslista. Detta gäller både för plocklista och utleveransrapportering. Detta kan vara tillämpbart i det fall användaren endast vill ta ut en plocklista alternativt utleverera en viss position på kundordern. Det kan t.ex. vara en fiktiv artikel med underliggande artiklar som har ett enda positionsnummer. För att endast arbeta med dessa orderrader kan selektering på position användas. I Utleveranslista beräknas vikten på ett annat sätt än tidigare. Orderradens vikt används i första hand, artikelns vikt i andra hand. Det kan vara användbart för t.ex. konfigurerade orderrader. Tilläggsfunktionen Kundorderöverföring har kompletterats så att utleveranser även kan göras via rutinen Utleveranslista. Tidigare har denna funktion bara funnits i rutinen Utleveransrapportering. Nu går det att automatiskt öppna rutinen Utskrift speditionsdokument efter Utleveransrapportering. Detta styrs via en ny systeminställning under fliken Försäljning; "Öppna Utskrift speditionsdokument efter utleveransrapportering". I Utskrift speditionsdokument beräknas vikten med orderradens vikt i första hand, artikelns vikt i andra hand. Detta används t.ex. för konfigurerade orderrader. Nu finns möjlighet att beräkna Volym på kolli och Flakmeter i rutinen Utskrift speditionsdokument. Högerklicka på raden, fältet volym, välj Ange storlek på kolli på Informationsmenyn och ange Antal, Bredd och Höjd på kollit. Därefter beräknas volymen och visas i fältet för volym när fönstret stängs med knappen OK. Även Flakmeter beräknas och lagras med knappen OK. Om något av värdena inte anges, sker ingen beräkning och då går det bara att stänga rutan på knappen Avbryt och värdena för volym och flakmeter lämnas då orörda. För att underlätta för användarna rensas nummerserierna för sändningsnummer automatiskt efter 18 månader. Det betyder att man inte längre behöver gå in och rensa nummerserien manuellt för att kunna återanvända sändningsnummer. Meddelande om nummerserie visas hädanefter då nummerserien är för liten för verksamheten och företaget måste beställa en större nummerserie. Detta gäller i rutin Utskrift speditionsdokument. Nu finns möjlighet att ange telefonnummer som speditören kan använda för att ringa eller skicka SMS för att meddela när gods ska levereras. Detta telefonnummer kan anges i Registrera kundorder och Direktregistrera faktura. Informationen kommer med i Utskrift speditionsdokument och tillvalet Avisering aktiveras om sändningen baseras på Kundorder/leverans eller Följesedel. Nu finns det stöd för tjänsterna E-parcel och E-pallet med DSV Road i rutin Utskrift speditionsdokument. En kontroll av maxvikt för sändningar är också införd. Nu är det möjligt att avisera godsmottagare med hjälp av en e-postknapp från rutin Utskrift speditionsdokument. E-post kan skickas när sändningen har status 4 (Skickad) eller högre. Olika grad av automatik kan anges genom en ny systeminställning under fliken System som heter Sänd avisering med e-post. En aviseringsfil (.xml) bifogas i meddelandet. I Uppdatering kunder finns en parameter, som styr om filen ska bifogas till kunden. Knappen för godssökning på internet i rutin Sändningsförteckning är nu inaktiverad för sändningar där godssökning inte kan genomföras med vald speditör. 20(36)