Årsredovisning Västarvet. Västarvet

Transkript

1 Årsredovisning 2018 Västarvet Västarvet Årsredovisning 2018 Helår 2018

2 Innehållsförteckning 1 Sammanfattning Verksamhet Viktigaste händelserna under perioden Verksamhetens miljöarbete Folkhälsa Mänskliga rättigheter och jämlik vård Verksamhetens säkerhets- och beredskapsarbete Lärdomar/förbättringsområden efter genomförd intern kontroll Systematiskt förbättringsarbete Inköp Mål och fokusområden Västra Götaland ska sträva efter det hållbara samhället med tillväxt av jobb och företag i hela regionen Arbetsmarknaden ska utvidgas genom hållbara transporter och samverkan med näringsliv och forskning i Västra Götaland Göra Västra Götaland till modell för hållbar landsbygdsutveckling och samspel stad/land Skillnader i livsvillkor och hälsa ska minska Bryta utanförskap och segregation och stärka kopplingen mellan utbildning och arbetsliv Deltagandet i kulturlivet ska öka Utveckla samverkan mellan VGRs kulturverksamheter och civilsamhället/det fria kulturlivet Stärka barn och ungas möjligheter att delta i kulturlivet Klimatutsläppen från fossilbränsle i Västra Götaland samt verksamhetens direkta miljöpåverkan ska minska Minska verksamheternas avfallsmängder och verka för cirkulära affärsmodeller samt skärpta miljökrav vid upphandlingar En sammanhållen och tillgänglig hälso- och sjukvård som ges med högsta kvalitet och patientsäkerhet samt som alltid utgår ifrån den enskilda personens behov och erfarenheter Den medicinska kvaliteten ska öka och den organisatoriska effektiviteten förbättras Västra Götalandsregionen ska erbjuda god arbetsmiljö för medarbetarna, kunna behålla och rekrytera rätt kompetens Möjligheterna till karriär- och kompetensutveckling ska förbättras Utveckla arbetsgivarvarumärket...12 Västarvet, Årsredovisning (26)

3 3.3.2 Arbetsmiljön ska förbättras och sjukfrånvaron ska minska Satsa på ledarskap Systematisera arbetsmiljöarbetet, breddinföra goda exempel och utveckla det hälsofrämjande arbetet Personal Chefsförutsättningar Hälsa och arbetsmiljö Sexuella trakasserier Personalvolym, personalstruktur och personalkostnadsanalys Nettoårsarbetare volymförändring jämfört med motsvarande månad föregående år Ekonomiska förutsättningar Ekonomiskt resultat Resultaträkning Utförare regional utveckling Intäktsutveckling Kostnadsutveckling Åtgärder vid ekonomisk obalans Eget kapital Investeringar Bokslutsdokument och noter Övrig rapportering Särskild återrapportering enligt beslut av regionfullmäktige Fördjupad rapport till egen nämnd/styrelse...26 Västarvet, Årsredovisning (26)

4 1 Sammanfattning Verksamheten 2018 har genomförts enligt plan och budget. Det ekonomiska utfallet för året är +0,2 mnkr. Sjuktalen har sjunkit och ligger på 4,9%, vilket är under VGRs måltal. Långtidssjukskrivningarna har minskat med 19,25%. Västarvet jobbar strategiskt med arbetsmiljöfrågorna och ett hållbart arbetsliv för medarbetarna. Ett systematiskt förbättringsarbete har inletts under året med förvaltningens styrning, planering och uppföljning. Besöksantalet till Västarvets besöksmål ligger i nivå med föregående år, drygt Glädjande med tanke på den varma sommaren och den negativa besökstrenden till många museer i Sverige. Västarvet, Årsredovisning (26)

5 2 Verksamhet 2.1 Viktigaste händelserna under perioden Årets viktigaste händelser: Beslutet i Regionstyrelsen 29 september om investering i basutställningar var mycket efterlängtat. En detaljerad plan har lämnats till Regionstyrelsen och förberedelser för utställningsproduktionerna har inletts. Genomförandet beräknas ta fyra år. Västarvet har de senaste åren etablerat sig som en intressant samarbetspartner för internationella projekt inom natur/miljö och kulturarvsfältet. Senaste tillskottet kom i december inom Climate KIC och en fortsättning på projektet A Business Modell for Bluegreen Solutions to Prevent Flooding and Drougt. Västarvet deltar nu i två projekt inom Interreg Europe, två inom Horizon 2020 och två inom Climate KIC. Den internationella samverkan ger både kompetensutveckling, relationer att bygga vidare på i nya samarbeten framåt och positiva resultat i Västra Götaland. att upphandlingen av entreprenör till kaféet på Göteborgs Naturhistoriska museum slutfördes. Det var en långdragen process på över två år som slutligen gick i hamn i gott samarbete med Koncerninköp. Årets största utmaningar: Västarvet har haft ännu ett intensivt år med mycket verksamhet och många framgångar. Det har inte varit ett särskilt problemfyllt eller utmanande år i en negativ bemärkelse. De utmaningar vi haft och som vi även ser inför 2019 handlar om: uppdrag i förhållande till resurser, alltså att de tillkommande uppdrag vi får från Kulturnämnden inte åtföljs av en långsiktig finansiering inom budgetramen. Ett aktuellt exempel är uppdraget med Arrangörsstödet. Där förutsägs att det skulle ingå i budgetramen, men där väntar vi nu istället på ett eventuellt beslut för om ännu ett ettårigt anslag för En annan osäkerhet är kompensationen på 1,7 miljoner för fri entré till Göteborgs Naturhistoriska museum, där det i skrivande stund bara finns ett preliminärt beslut för en kommande organisationsförändring som resultat av den pågående utredningen om regionens kulturverksamheter i egen regi. Det blir inte nödvändigtvis en negativ utmaning, men det blir ett intensivt förändringsarbete som ska genomföras vilket kräver mycket energi och engagemang inåt i organisationen och kan få verksamheten att stanna upp/sakta ner och tillfälligt orsaka ett minskat fokus på invånarna i Västra Götaland. För Västarvets nuvarande organisation är verksamhetsdelen Studio Västsvensk Konservering under utredning och hur den verksamheten ska bedrivas i framtiden, vilket förstås orsakat osäkerhet redan under att behålla en god balans mellan krav och kontroll hos medarbetarna så att de relativt låga ohälsotalen kan bibehållas trots en hög arbetsvolym och högt ställda kvalitetskrav på verksamheten. Utfallet visar att vi lyckades 2018 (4,9%), men frågan kräver uppmärksamhet även framåt. Västarvet, Årsredovisning (26)

6 2.2 Verksamhetens miljöarbete Göteborgs Naturhistoriska museum har under hösten 2018 genomfört första miljörevisionen för att bli miljödiplomerade. Inventering och förteckning av kemikalier på Studio Västsvensk Konservering har visat sig omfattande och ska kompletteras med tillkommande riskbedömningar som tas fram ihop med arbetsmiljöingenjör från Hälsa & Stressmedicin. Slöjd- och Byggnadsvård, Vitlycke museum och Lödöse museum påbörjade sitt interna miljödiplomeringsarbete under hösten Dokumentet Riktlinje Västarvets miljöarbete, har tagits fram för att tydliggöra ansvarsfördelning och kontinuerligt arbete. Förvaltningens uppdrag gör att det fortsatt är svårt att komma ner i antal körda km, ökning med 33 % från föregående år när det gäller långleasade bilar. Däremot har antal körda mil med privat bil minskat med 3 % mot Inrikes flygresor har minskat med 15 %, medan flyg till EU har ökat med 25 % och Internationellt med 150 % jämfört med Här finns ett tydligt samband med våra ökade internationella kontakter och samarbeten. Genom återanvändning av möbler har Västarvet undvikit att köpa nya möbler. Samtal med externa hyresägare sker för att vi ska kunna få bättre kontroll över vår energiförbrukning. 2.3 Folkhälsa 2.4 Mänskliga rättigheter och jämlik vård Västarvet har en plan för människorättsbaserat arbete och arbetar utifrån den. Planen bygger på de mål som satts upp i Västra Götalandsregionens plan För varje människa. Det finns en utsedd samordnare för arbetet och en referensgrupp med medarbetare från samtliga enheter i Västarvet. De följer upp och håller arbetssättet levande på sina respektive enheter. Mål - Förbättrad tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning Genom Jämlik kultur, ett utvecklingsarbete som startade på Lödöse museum, har Västarvet utarbetat en metod för att anpassa publik verksamhet och lokaler för personer med Neuropsykiatriska funktionshinder. Ett sensoriskt rum, stödmaterial och pedagogiska metoder har tagits fram och finns nu att tillgå. Erfarenheterna från Jämlik kultur är under implementering på övriga besöksmål i Västarvet. Avtal är tecknat med Higab om installation av en plattformshiss mellan plan 2 och 3 på Göteborgs Naturhistoriska museum. Plan 3 är för närvarande endast tillgängligt för rullstolsburna via transporthiss. Mål - Stärkta rättigheter för barn och unga Västarvet har ett Ombud för barnets rättigheter som bevakar frågor som rör barnets rättigheter. Under året har Västarvet planerat för utbildning av ytterligare tretton nya ombud 2019, i avsikt att stärka organisationens barnrättskompetens. Västarvet har ökat kompetensen i barnrätt genom att fler anställda över tid genomgått VGRs webb-utbildning i barnkonventionen. Västarvet, Årsredovisning (26)

7 Mål - Stärkt hbtq-kompetens Västarvet har tagit fram ett stöd för anställda i HBTQ och bemötande. Inför EuroPride i augusti då ett 80-tal medarbetare tjänstgjorde på Barnens kulturkalas, gjordes en omfattande utbildningsinsats i HBTQ-kompetent bemötande. Mål - Vidgat deltagande i kulturlivet Västarvet har tillsatt en MR-samordnare och en referensgrupp i MR-frågor som stöd i arbetet för ett vidgat deltagande i kulturlivet och har upprättat en Plan för människorättsbaserat arbete i Västarvet , utifrån Västra Götalandsregionens plan För varje människa. Västarvet har under året fortsatt och utvecklat samarbetet med de nationella minoritetsgrupperna, ett sätt att stärka deras kultur och egenmakt. På Västarvets hemsida finns en kunskapsbank och länksamling som kontinuerligt fylls på. Under året har presentationer och lärarhandledning om romernas historia i Sverige tagits fram och finns tillgängliga på hemsidan. Dessa används i skolor i Västra Götaland och runt om i landet. Motsvarande arbete för jiddisch har inletts. I Västarvets arbete med arrangörsstödet ingår mänskliga rättigheter som en viktig del av de kriterier som ställts upp för vilka aktiviteter som kan erbjudas via Kulturkatalogen. Västarvet pedagoger har påbörjat en utbildning i barnrätt och prövning av barnets bästa, som ska slutföras under 2019, i syfte att stärka barn och ungas delaktighet. Mål - Stärkt människorättsperspektiv i beslutsunderlag och projektplaner Västarvets nya MR-grupp har deltagit i Avdelning Mänskliga rättigheters utbildning Mänskliga rättigheter och rätten till kultur den 15 oktober 2018 Ett internt planeringsstöd, Människorättsbaserat arbete vid utställningar och aktiviteter har tagits fram och publicerats på Västarvets intranät. Mål - Tillgänglig, begriplig och inkluderande information till invånarna Västarvet har översatt övergripande information på Vastarvet.se till ett flertal prioriterade språk som finska, arabiska och romani chib. Västarvet har upprättat en lättläst version av Plan för människorättsbaserat arbete i Västarvet som publicerats på Vastarvet.se. 2.5 Verksamhetens säkerhets- och beredskapsarbete Vi ser en markant ökning av antalet avvikelserapporter i MedControl. 79 rapporter har registrerats under året. Drygt 20 rapporter handlar om fastighetsrelaterade avvikelser. Frekventa problem med kassa/lagersystemet Pyramid kan också utläsas ur rapporterna, liksom stök och skadegörelse runt Lödöse museum. De arbetsmiljörelaterade rapporterna är relativt få, ett par rapporter handlar om upplevd stress i arbetet och ett par om smärre olyckshändelser med lindriga skador som följd. Krishanteringsplan finns och krisledningsorganisationen kommer att justeras på nyåret med anledning av personalförändringar. Inom informationssäkerhetsområdet har vi gjort de åtgärder som krävs i samband med att GDPR trädde i kraft och bedömer att vi har god kontroll på hanteringen av personuppgifter. Västarvet medverkar i Västra Götalandsregionens Funktionsgrupp Säkerhet och Beredskap, Västarvet, Årsredovisning (26)

8 samt i Undergrupp Informationssäkerhet. Västarvets styrelse har genomfört en risk- och sårbarhetsanalys i samband med upprättandet av plan för intern kontroll Tidigare analyser har tytt på en låg säkerhetskultur i organisationen. Där ser vi en förbättring mot tidigare, även om det fortsatt finns viss risk kopplad till det. Främst handlar det om en något för generös syn på rätten till tillträde för obehöriga till Västarvet arbetslokaler. 2.6 Lärdomar/förbättringsområden efter genomförd intern kontroll 2018 Samtliga kontrollmoment som anges i plan för intern kontroll 2018 har genomförts och rapporterats till styrelsen. I styrelsens åtgärdsplan kopplad till internkontrollen finns fyra åtgärder, som också har genomförts enligt plan. En identifierad risk var "obalans mellan uppdrag och resurser", vilket skulle åtgärdas med en väl fungerande dialog med kulturnämnden om uppdrag och medelstilldelning. Styrelsen anser att dialogen under 2018 har fungerat tillfredsställande och klart bättre än tidigare år. Dock kvarstår en diskrepans mellan uppdragen, framför allt uppdrag som kommer utanför de långsiktiga uppdragen, och de anslag som beviljas. Ett exempel är kompensation kopplat till samordning av vandrings/pilgrimsleder, där medel anslogs för första året men därefter inte har tilldelats Västarvet. Ett annat är Västarvets uppdrag att jobba med arrangörsstödet för att öka antalet natur och kulturarvsaktiviteter för barn och unga i Kulturkatalogen. Västarvet erfor i december 2017 när beslutet togs i kulturnämnden att det uppdraget skulle läggas in i budgetramen för 2019 och framåt, i synnerhet eftersom det särskilt angavs att medlen skulle användas för en konsulenttjänst. Istället utvärderas nu insatserna och eventuellt kommer under januari ett beslut om ett engångsanslag för Systematiskt förbättringsarbete Under 2018 har Västarvet påbörjat en systematisk översyn av ledningssystemet. Fokus har initialt legat på planeringsprocessen och att få en helhetssyn i förvaltningen på våra prioriterade områden. De resultat som hittills nåtts är att samtliga chefer deltagit i att göra prioriteringar för Dessa prioriteringar avspeglas i enheternas aktivitetsplaner för Översynen av ledningssystemet kommer att fortsätta. Västarvet har en rad planerings- och samordningsgrupper inom olika teman som är väsentliga delar av verksamheten. Som en del i en tydligare och gemensam styrning har uppdragen till dessa grupper förtydligats. Två nya grupper har också inrättats, en för naturmiljö och landskap och en för kulturella och kreativa näringar. Syftet är att skapa effektivt samarbete mellan de kompetenser Västarvet har inom de olika områdena - och en tydligare styrning av arbetet. Vi jobbar samtidigt med att vidareutveckla Västarvets chefsgrupp (där alla chefsnivåer ingår), i syfte att stärka den gemensamma synen på våra uppdrag, utvecklingslinjer och mål som vi tillsammans ska leverera. Detta ser vi som avgörande för en effektiv och framgångsrik verksamhet i en geografiskt spridd organisation. Planering, styrning och uppföljning är ett av de förbättringsområden som identifierades i samband med Västarvets värdegrundsarbete under Västarvet, Årsredovisning (26)

9 2.8 Inköp Västarvet samarbetar kontinuerligt med Koncerninköp och upplever att samarbetet fungerar mycket bra. Ansökan om upphandling har sänts in fem gånger under året, och en lång rad inköpsanmodan gällande avrop mot ramavtal. Västarvet har också samverkat med Koncerninköp gällande upphandling av entreprenörer till våra kaféer på Vitlycke museum och på Göteborgs Naturhistoriska museum. Båda upphandlingarna har slutförts under Under 2017 och 2018 har vi gjort kraftfulla insatser för att höja medvetenheten hos samtliga medarbetare, inklusive chefer, om gällande regler kring inköp och upphandling. Vi bedömer att det gett god effekt och kan notera att kunskapen är god i alla led. Det märks inte minst på alla de frågor som kommer till inköpscontroller för att säkerställa ett korrekt agerande. Det beslut om undantag från regeln att alla inköp ska hanteras av upphandlingsfunktionerna (RS ) gällande mindre direktupphandlingar av varor och tjänster har underlättat mycket för Västarvet. Undantaget gäller främst specialmaterial till konserveringsverksamheten där det handlar om att hitta t ex ett unikt tyg för att laga ett äldre textilföremål eller speciella penslar och färger som bara tillverkas i små kvantiteter. Västarvet, Årsredovisning (26)

10 3 Mål och fokusområden 3.1 Västra Götaland ska sträva efter det hållbara samhället med tillväxt av jobb och företag i hela regionen Arbetsmarknaden ska utvidgas genom hållbara transporter och samverkan med näringsliv och forskning i Västra Götaland Göra Västra Götaland till modell för hållbar landsbygdsutveckling och samspel stad/land Västarvet arbetar aktivt i samverkan med regionens kommuner i frågor om samhällsplanering och deltar i regionens interna nätverk och samordning för fokusområdet under ledning av Koncernstab regional utveckling avdelning näringsliv. Under 2018 arbetar Västarvet bland annat med: Driva samverkansplattformen LAB 190 tillsammans med Alingsås, Essunga, Lerum och Göteborgs kommun. Med utgångspunkt i Landskapskonventionen är avsikten att skapa ett modellområde för hållbar utveckling i samspel stad och landsbygd. PÅGÅR enligt plan Samarbeta med Turistrådet Västsverige i det av Tillväxtverket medfinansierade projektet Hållbar platsutveckling för att skapa fler arbetstillfällen inom turism med fokus på vandringsoch cykelleder. PÅGÅR enligt plan Inom ramen för EU-projekten CHRISTA och CultRing lyfta fram det industriella kulturarvets miljöer och Pilgrimsleden som resurs för turismutveckling i regionen. PÅGÅR enligt plan Stärka platsutveckling i samverkan med Kultur i Väst, kommunalförbunden och koncernkontoret bland annat inom ramen för projekt Hållbara platser. PÅGÅR enligt plan Medverka i projektet Mellankommunal kustzonsplanering i Göteborgsregionen, Orust och Uddevalla. KLAR Skillnader i livsvillkor och hälsa ska minska Bryta utanförskap och segregation och stärka kopplingen mellan utbildning och arbetsliv Västarvet bidrar under 2018 till målet främst genom att: erbjuda praktikplatser för studenter, såväl från nationella som internationella lärosäten, KLAR enligt plan erbjuda praktikplatser inom ramen för VGR:s feriearbeten, Västarvet. KLAR enligt plan genomföra pilotprojektet Kompetensväxling 2.0 (KUN ). Syftar till att utveckla två kulturarvsplatser till besöksmål av regionalt intresse samt erbjuda unga, nyanlända och långtidsarbetslösa meningsfulla praktik- och arbetsuppgifter under Västarvet, Årsredovisning (26)

11 kortare eller längre tidsperioder som en del av utvecklingsarbetet. PÅGÅR enligt plan i varierande grad och i olika former under året haft anställda inom ramen för VGRs PILA-arbete, ca 10 personer Deltagandet i kulturlivet ska öka Utveckla samverkan mellan VGRs kulturverksamheter och civilsamhället/det fria kulturlivet Västarvet har ett etablerat och långsiktigt samarbete med civilsamhället i Västra Götaland. Under 2018: inom PRISMA fortsätter vi samarbetet med bland andra Hembygd Väst, NAV och Maritimt i Väst för att tillsammans lyfta fram berättelser som belyser industrisamhällets historia och samtid i Västra Götaland och tillgängliggöra dem på den digitala plattformen prismavg.se. PÅGÅR enligt plan fortsätta och vidareutveckla samverkan med hemslöjdsföreningar och nätverk med koppling till slöjd och hantverk. PÅGÅR enligt plan fortsatt samverkan med studieförbunden i Västra Götaland, främst kring kurser i slöjd och byggnadsvård och i programverksamhet. PÅGÅR enligt plan Stärka barn och ungas möjligheter att delta i kulturlivet Västarvet söker ständigt nya arenor, fysiska och digitala, för att nå barn och unga. Under 2018: Metoden som tagits fram på Lödöse museum för barn med neuropsykiatriska funktionsvariationer ska från och med 2018 spridas till övriga besöksmål i Västarvet. PÅGÅR enligt plan Öka tillgängligheten till natur- och kulturarvet genom vidareutveckling av våra digitala arenor, för att nå ut till skolor i hela Västra Götaland. Under 2018 kommer vi att undersöka förutsättningarna för att skapa en lärplattform. PÅGÅR, undersökningarna har resulterat i frågeställningen - Vilka behov finns av digitala verktyg för lärande med skola som huvudsaklig målgrupp? Denna frågeställning undersöks nu. Arbetet med arrangörsstödet har inletts och fler natur och kulturarvsarrangemang har lagts in i Kulturkatalogen och är bokningsbara för skolan. PÅGÅR enligt plan Klimatutsläppen från fossilbränsle i Västra Götaland samt verksamhetens direkta miljöpåverkan ska minska Västarvet, Årsredovisning (26)

12 Minska verksamheternas avfallsmängder och verka för cirkulära affärsmodeller samt skärpta miljökrav vid upphandlingar Västarvet fortsätter arbetet mot en miljödiplomering. Kriterierna är framtagna och arbetet inleddes Under 2018 ska enheterna Studio Västsvensk Konservering och Göteborgs Naturhistoriska museum bli diplomerade. PÅGÅR se 2.2 Verksamhetens miljöarbete Arbetet med diplomering inleds på ytterligare minst två enheter under året. PÅGÅR på Lödöse museum och Vitlycke museum. Miljöarbetet ska synliggöras på våra fysiska platser och i vår digitala kommunikation. PÅGÅR 3.2 En sammanhållen och tillgänglig hälso- och sjukvård som ges med högsta kvalitet och patientsäkerhet samt som alltid utgår ifrån den enskilda personens behov och erfarenheter Den medicinska kvaliteten ska öka och den organisatoriska effektiviteten förbättras 3.3 Västra Götalandsregionen ska erbjuda god arbetsmiljö för medarbetarna, kunna behålla och rekrytera rätt kompetens Möjligheterna till karriär- och kompetensutveckling ska förbättras Utveckla arbetsgivarvarumärket Västarvet deltar i VGR:s arbete med att förstärka arbetsgivarvarumärket. Under 2018 jobbar vi främst med: implementera Västarvets värdegrund, som arbetats fram under PÅGÅR enligt plan vidareutveckla introduktionen av nya medarbetare. KLAR Arbetsmiljön ska förbättras och sjukfrånvaron ska minska Satsa på ledarskap Västarvet jobbar med strategisk utveckling av ledarskapet på alla chefsnivåer, se 2.7 ovan. Under året har ett utbildningspaket inom Hälsofrämjande ledarskap påbörjats med två tillfällen. Ytterligare sju tillfällen är inplanerade under Utbildningen arrangeras av Hälsan & Arbetslivet. Västarvet, Årsredovisning (26)

13 Systematisera arbetsmiljöarbetet, breddinföra goda exempel och utveckla det hälsofrämjande arbetet Västarvet ska vidareutveckla det systematiska hälso- och arbetsmiljöarbetet. En modell för detta har tagits fram. Den innebär bland annat: genomföra åtgärdsplaner utifrån resultaten av 2017 års medarbetarenkät, PÅGÅR enligt plan skärpta rutiner kring rapportering av avvikelser i MedControl, samt analyser av avvikelserna på övergripande nivå, KLAR tydligare hantering av hälso- och arbetsmiljöfrågor, inklusive trakasserier, på APT, KLAR enhetliga mallar för arbetsmiljöronderna, samt registrering av planer/åtgärder i MedControl som hjälpmedel för uppföljning av genomförandet, PÅGÅR enligt plan systematisering av rehabprocessen genom att använda HälsoSam, vilket ger möjlighet till analyser av ohälsoorsaker med mera. PÅGÅR enligt plan stimulera medarbetarna till motion och hälsofrämjande aktiviteter. Från och med 2018 är friskvårdsförmånen kronor, en höjning med 300 kronor. Uttaget av friskvårdsförmånen har mer än fördubblats jämfört med föregående år, vilket vi tolkar som en framgång. KLAR En ansökan om medel ur regionfullmäktiges extra anslag för att sänka sjukskrivningarna har beviljats. Två halvdagar om hälsofrämjande ledarskap genomfördes under hösten som förberedelse för ett större utbildningspaket En aktivitet som är gemensam för all personal genomfördes i december och fokuserade på friskfaktorer i arbetslivet. Aktiviteterna görs i samarbete med Hälsan & Arbetslivet. Västarvet har under 2018 medvetet satsa på tidiga insatser för att minska risken för ohälsa. Detta visar sig i kostnaderna för Företagshälsovård, som har ökat med ca 50% jämfört med tidigare år. Västarvet, Årsredovisning (26)

14 4 Personal 4.1 Chefsförutsättningar Västarvet har under 2018 gjort en förändring av organisationen genom att samorganisera två enheter. Det betyder att en enhetschef har fått andra arbetsuppgifter och att en annan enhetschef leder en större enhet. Den nya enheten har ca 15 anställda. Den enhetschef som leder den största enheten i Västarvet är chefen för Göteborgs Naturhistoriska museum. Där ligger antalet direktunderställda medarbetare runt 35. För att skapa förutsättningar för ett gott ledarskap har den enhetschefen tre samordnare till sin hjälp i den dagliga arbetsledningen. Västarvet har två chefer med färre än 10 direktunderställda medarbetare. Dessa är funktionschefer inom ekonomi respektive kommunikation och ansvarar utöver sitt chefskap för kvalificerat strategiskt och operativt arbete. 4.2 Hälsa och arbetsmiljö Sjukfrånvaron har minskat med 0,36 % jämfört med föregående år, från 5,26 % till 4,90 %, vilket är under måltalet 5,0 %. Långtidssjukfrånvaron (60 dagar eller mer) har sjunkit med 19,25 % jämfört med december Sjukfrånvaro, procent av ordinarie arbetstid Jan-Dec 2018 Jan-Dec 2017 Kvinnor 5,22% 5,77% Män 4,41% 4,39% Totalt 4,90% 5,26% Andel långtidssjukfrånvaro (60 dagar eller mer) av totala sjukfrånvaron Jan-Dec 2018 Jan-Dec 2017 Kvinnor 40,27% 63,75% Män 48,25% 59,07% Totalt 43,07% 62,31% Sexuella trakasserier VGR:s rutin mot kränkande särbehandling, trakasserier och sexuella trakasserier har gåtts igenom på samtliga enheters APT. Samtliga enheter har också handlingsplaner utifrån medarbetarenkät 2017 och arbetar med dem. 4.3 Personalvolym, personalstruktur och personalkostnadsanalys PERSONALVOLYM Antal anställda har ökat med totalt 8 personer, varav 6 personer inom yrkeskategorin Antikvarie. Antal tillsvidareanställda har ökat med 10 personer, antal visstidsanställda har minskat med 3 personer och antal timanställda har ökat med 1 personer. Tabellen nedan visar att antalet årsarbetare har ökat med 7,53 och antal nettoårsarbete (de anställdas arbetade tid) har ökat med 3,18. Ökningen av nettoårsarbete förklaras delvis av minskad sjukfrånvaro. Västarvet, Årsredovisning (26)

15 Anställda, årsarbetare (åa) och nettoårsarbetare per personalgrupp December 2018 December 2017 Etiketthuvudgrupp Anställda Åa Netto åa Anställda Åa Netto åa Utbildning, kultur ,65 86, ,75 75 och fritid Teknik, 14 12,53 11, ,1 9,85 hantverkare Kök, städ, tvätt 10 4,55 3, ,18 4,18 Administration 76 55,45 46, ,63 55,48 Summa ,18 147, ,66 144,51 MERTID OCH ÖVERTID Antal timmar för mertid har ökat men antal övertidstimmar har minskat jämfört med december föregående år. Utfallet för 2018 visar att den kvalificerade övertiden nästan har halverats. Västarvet strävar efter att hålla nere övertiden, vilket gett resultat. Mertid uppstår när deltidsanställda jobbar utöver sin ordinarie arbetstid. Västarvet har framför allt deltidsanställningar på schema bland frontpersonalen, där man täcker upp för varandra vid frånvaro eller tillfälligt behöver öka bemanningen vid större aktiviteter. Ökningen av mertid kan hänföras till de två mest besökta besöksmålen. Volymen mertid och övertid är liten, så någon närmare analys är inte aktuell utifrån årets utfall. Timmar Jan-Dec 2018 Jan-Dec 2017 Förändring +/- Mertid 573,5 428,2 145,2 Enkel övertid 33,2 45,9-12,7 Kvalificerad övertid 163,9 314,8-150,9 Summa 770,5 788,9-18,4 PERSONALKOSTNADSANALYS Personalkostnaderna för 2018 var 87,3 mnkr (budget 2018: 87,6 mnkr), vilket innebär att utfallet i allt väsentligt ligger i nivå med budget. Jämfört med föregående år ökade personalkostnaderna med 4,5 mnkr (budget 2017: 84,2, utfall 82,8 mnkr). Ökningen mellan åren 2018 och 2017 är förväntad och hänsyn tagen i budget för De rekryteringar som gjorts under 2018 har gjorts utifrån kompetensförsörjningsplanen. Etiketthuvudgrupp "utbildning, kultur och fritid" är den grupp där våra kärnkompetenser finns och där personalvolymen ökat mest under Yrkeskategorin konservatorer har ökat mest, en ökning med 7 tillsvidareanställda. De flesta av dessa har tidigare varit visstidsanställda och de är helt uppdragsfinansierade. En viss ökning av personalvolymen har skett utifrån utökade uppdrag. En kulturarvspedagog har anställts och viss omfördelning av arbetsuppgifter har gjorts inom ramen för Västarvets uppdrag att arbeta med arrangörsstöd för barn och unga. Inom gruppen "teknik, hantverkare" ses också en ökning. Den beror på att två vaktmästare anställts genom arbetsmarknadspolitiska åtgärder och PILA. Löner för flera inom gruppen "Utbildning, kultur och fritid" finansieras helt eller delvis genom externa projekt med Västarvet, Årsredovisning (26)

16 medfinansiering från till exempel EU, Climate KIC, tillväxtverket eller jordbruksverket. Analys av personalkostnader är givetvis bra och nödvändigt att göra, men för Västarvet hänger variationen i personalkostnaderna oftast ihop med externa intäkter. Konsultverksamhetens volym och därmed personalvolym styrs av efterfrågan och balanseras av intäkterna. En inte obetydlig del av personalkostnaderna finansieras genom projektmedel från olika parter och varierar över tid utifrån vilka projekt vi driver eller medverkar i. Siffrorna i tabellen är en ögonblicksbild över antal anställda den 31 december. För Västarvets del ser volymen olika ut vid olika tider på året, främst beroende på de två besöksmålen Forsviks bruk och Vitlycke museum som bara är öppna på sommarsäsongen. Detta påverkar budget och utfall på personalkostnaderna men syns inte i tabellen personalvolym per 31 december. Sammanfattningsvis kan sägas att Västarvet har god kontroll på personalkostnaderna, har en kompetensförsörjningsplan som styr de strategiska valen vid rekrytering och att personalvolymen varierar beroende dels på efterfrågan på konsulttjänster och dels på volymen projekt med extern medfinansiering. OFRIVILLIG DELTID Redovisa antal anställda med ofrivillig deltid fördelat på kvinnor och män: Västarvet har en ofrivilligt deltidsanställd kvinna. Analysera orsakerna till varför de finns ofrivilligt deltidsanställda: Det är en mycket liten verksamhet där man inte har större behov. Det är svårt att kombinera med arbete på annan enhet då det inte finns på samma ort och behovet av den typ av personal uppstår ofta vid samma tider. Beskriv vilka insatser som gjorts för att minska antalet ofrivilligt deltidsanställda: Västarvet tittar kontinuerligt på möjligheter att ge personer med ofrivillig deltidsanställning utökad sysselsättningsgrad, främst genom byte av tjänst eller arbetsort. Västarvet, Årsredovisning (26)

17 4.3.1 Nettoårsarbetare volymförändring jämfört med motsvarande månad föregående år Beskrivning Personalgrupp Antal VÖK- TÖK- KoK Central Egen Ofinans Extern Nya eller utökade uppdrag Finansiering Fältinventering biolog 1 x Projekt kulturarv utvecklare 0,95 x Arrangörsstöd barn o unga (anslag från kulturnämnden) konsulent 1 x Pedagogik pedagog 1 x Kulturmiljövård antikvarie 1 x Totalt 4,95 Uppgiftsväxling Totalt Övertagande av verksamhet samt egen regi Verksamhetsövergång kafeteriabiträde -0,63 Totalt -0,63 Normtal bemanning (10-35 underställda) Omorganisation enhetschef -1 Totalt -1 Övrigt Pension arkitekt -0,8 PILA vaktmästare 2 Avveckling webbutvecklare -1 Reception receptionist 0,87 Totalt 1,07 Västarvet, Årsredovisning (26)

18 5 Ekonomiska förutsättningar 5.1 Ekonomiskt resultat Resultatet för året är + 0,2 mnkr. Budgeterat resultat för året var 0 mnkr. Prognosen i augusti för helåret var 0 mnkr Resultaträkning Utförare regional utveckling Årsvärden Resultaträkning (mnkr) Utfall 1812 Budget 1812 Utfall 1712 Avvikelse budget/utfall Förändring utfall/utfall % Driftbidrag från nämnd inom 91,8 91,6 89,4 0,2 2,8% regionen Statsbidrag 2,8 2,3 2,1 0,5 33,3% Övriga erhållna bidrag 11,0 4,6 15,7 6,4-29,8% Biljettintäkter 0,,,,0 Försäljning av tjänster 26,1 29,2 23,7-3,2 10,0% Hyresintäkter 0,3 0,5 0,2-0,1 41,8% Försäljning av material och 9,1 6,4 9,0 2,7 0,9% varor Övriga intäkter 0,6 0,2 0,8 0,4-21,9% Verksamheten intäkter 141,7 134,8 140,9 6,9 0,6% Personalkostnader, inkl. inhyrd -87,3-87,6-82,8 0,2 5,5% personal Direkta trafikkostnader 0,,,,0 Verksamhetsanknutna tjänster 0,,0-0,1 0,0-76,1% Material och varor, inkl -8,0-6,1-8,7-1,9-7,8% förbrukningsmaterial Lokal- och energikostnader -22,0-21,8-21,9-0,2 0,3% Lämnade bidrag -1,3-0,3-3,5-0,9-63,5% Övriga tjänster, inkl -11,8-9,0-13,2-2,8-10,6% konsultkostnader Övriga kostnader -8,9-7,5-8,3-1,3 7,2% Avskrivningar -2,1-2,3-2,,2 4,1% Verksamhetens kostnader -141,4-134,6-140,5-6,8 0,7% Finansiella intäkter/kostnader -0,1-0,2-0,1 0,1 m.m. Obeskattade reserver 0,,,,0 Resultat 0,2 0,,3 0, Intäktsutveckling Volymmässigt har verksamhetens intäkter totalt ökat med 6,9 mnkr jämfört med budget. Avvikelsen mot budget beror främst på att uppdrags- och projektverksamhetens intäkter (bidrag och försäljning av tjänster) har en ökad volym (+3,3 mnkr), ökad försäljning i butiker och en större omsättning för kaféet vid Göteborgs Naturhistoriska museum beroende på förlängd drift i egen regi. (+2,7 mnkr). Driftsbidraget har ökat med 0,2 mnkr beroende på uppräkning av statliga medel. Statsbidrag ökade med 0,5 mnkr mot budget beroende på anställningar genom arbetsmarknadspolitiska åtgärder. Västarvet, Årsredovisning (26)

19 Kulturnämnden har tagit beslut om fri entré på Göteborgs Naturhistoriska museum vilket innebär 1,7 mnkr i bidrag som tidigare var budgeterat under försäljning av tjänster. Bidrag för arrangörsstöd har under året erhållits av kulturnämnden med 0,7 mnkr Kostnadsutveckling Volymmässigt har verksamhetens kostnader totalt ökat med 6,7 mnkr jämfört med budget. Avvikelsen mot budget beror främst på kostnader i uppdrags- och projektverksamheten, samt inköp till butiker och den förlängda driften av caféet vid Göteborgs Naturhistoriska museum. Personalkostnaderna ligger i nivå med budget. Ökningen jämfört med 2017 följer i stort kompetensförsörjningsplanen. Inköp av material, varor och förbrukningsmaterial har mot budget ökat med 1,9 mnkr bl.a. beroende på förlängd drift av kaféet vid Göteborgs naturhistoriska museum Lämnade bidrag har jämfört med budget ökat med 1,0 mnkr avseende projekten Hållbar platsutveckling (Turistrådet) och Kompetensutveckling 2.0 (Götene kommun och Bengtsforstraktens hembygdsförening). Kostnaden för tjänster och övriga kostnader har ökat med 4,2 mnkr främst beroende på kostnader i uppdrag och projektverksamhet. 5.2 Åtgärder vid ekonomisk obalans Verksamheten är i balans. 5.3 Eget kapital Utgående Utgående Differens exkl balans balans årets resultat och Eget kapital ev bokslutsdisp Eget kapital, region Eget kapital, VG Primärvård Lämnade bokslutsdispositioner, regioninternt Årets resultat, bolag och region Summa eget kapital Investeringar Årets investeringar uppgår till 2,3 mnkr. De större investeringarna är reception vid Göteborgs Naturhistoriska museum, digital utrustning vid Lödöse museum samt energieffektiva belysningar på besöksmålen. Ett positivt beslut i frågan om investeringar för förnyelse av Västarvets basutställningar togs i Regionstyrelsen den 29 september. Beslutet innebär att styrelsen för Västarvet får i uppdrag att genomföra investeringar inom ett belopp om 20 mnkr att finansieras inom ramen för ägarstyrda investeringar. Genomförandet beräknas ta fyra år och Västarvets behov av årlig kapitaltjänstkostnad ska beaktas i framtida budgetarbete. Västarvet, Årsredovisning (26)

20 6 Bokslutsdokument och noter Not Utfall Utfall Resultaträkning Verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader 2, Avskrivningar och nedskrivningar Verksamhetens nettokostnader Finansnetto Erhållna/lämnade bidrag spec. beslut Erhållna/lämnade regionbidrag Obeskattade reserver (bolagen) Årets resultat Not Utfall Utfall Kassaflödesanalys Löpande verksamhet Årets resultat Investeringsbidrag Avskrivningar 8, Utrangeringar/nedskrivningar Reavinster/-förluster sålda Avsättningar Obeskattade reserver (bolagen) Kassaflöde från löpande verksamhet före förändring av rörelsekapital Förändring av rörelsekapital Ökning-/minskning+ av förråd Ökning-/minskning+ av kortfristiga fordringar Ökning+/minskning- av kortfristiga skulder Kassaflöde från löpande verksamhet Förändring av redovisningsprincip Förändring av eget kapital Korrigering omklassificering Investeringsverksamhet Investeringar Momsjustering vid överlåtelse Västarvet, Årsredovisning (26)

21 Not Utfall Utfall Anläggningstillgångar överfört mellan enheter Försäljningar Aktier och andelar 0-11 Kassaflöde från investeringsverksamheten Finansieringsverksamhet Ökning-/minskning+ av långfristiga fordringar Ökning+/minskning- av långfristiga skulder Erhållna/lämnade bokslutsdispositioner Justering för årets aktiverade investeringsbidrag Förändring aktiekapital Kassaflöde från finansieringsverksamheten ÅRETS KASSAFLÖDE Ingående likvida medel och kortfristiga placeringar Utgående likvida medel och kortfristiga placeringar Kontroll av årets kassaflöde Differens 1 0 Not Utfall Utfall Balansräkning Anläggningstillgångar Immateriella 7 Materiella - byggnader och mark maskiner och inventarier pågående investeringar 1 0 Finansiella Summa Omsättningstillgångar Förråd Kortfristiga fordringar Kortfristiga placeringar Likvida medel Summa omsättningstillgångar Summa tillgångar Eget kapital Eget kapital Bokslutsdispositioner Årets resultat Summa eget kapital Västarvet, Årsredovisning (26)

22 Not Utfall Utfall Avsättningar Skulder Långfristiga skulder Kortfristiga skulder Summa skulder Summa eget kapital, avsättningar och skulder Redovisningen är upprättad enligt de anvisningar som lämnats från Västra Götalandsregionen. Anvisningarna bygger på kommunallagen, lagen om kommunal redovisning samt rekommendationer utfärdade av Rådet för kommunal redovisning. Noter, tkr 1. Verksamhetens intäkter Försäljning av tjänster, internt Försäljning av tjänster, externt Hyresintäkter Försäljning av material och varor, internt Försäljning av material och varor, externt Statsbidrag Investeringsbidrag Övriga bidrag, internt Övriga bidrag, externt Biljettintäkter Övriga intäkter, internt Övriga intäkter, externt Totalt Verksamhetens kostnader Personalkostnader Inhyrd personal, bemanningsföretag Lämnade bidrag, internt Lämnade bidrag, externt Lokal- och energikostnader, internt Lokal- och energikostnader, externt Verksamhetsanknutna tjänster, internt 5 10 Verksamhetsanknutna tjänster, externt Material och varor, internt Material och varor,externt Övriga tjänster, internt Övriga tjänster, externt Övriga kostnader, internt Övriga kostnader, externt Totalt Personalkostnader, detaljer Löner Övriga personalkostnader Sociala avgifter Pensionskostnader Totalt Avskrivningar och nedskrivningar Avskrivningar Immateriella Byggnader och markanläggningar Maskiner och inventarier Fiansiell leasing maskiner och inventarier Västarvet, Årsredovisning (26)

23 Noter, tkr Totalt Nedskrivningar Immateriella Byggnader och markanläggningar Maskiner och inventarier Totalt Totalt avskrivningar och nedskrivningar Finansnetto Finansiella intäkter Ränteintäkter, internt Ränteintäkter, externt 2 5 Övriga finansiella intäkter, internt Övriga finansiella intäkter, externt 0 1 Totalt 2 6 Finansiella kostnader Räntekostnader, internt Räntekostnader, externt 5 3 Övriga finansiella kostnader, internt 8 6 Övriga finansiella kostnader, externt Totalt Totalt finansnetto Investering i Årets investering i immateriella Årets investering i byggnader och mark Årets investering i maskiner och inventarier Årets investering, finansiell leasing maskiner och inventarier Årets pågående investering Totalt Immateriella inklusive medicin-tekniska informationssystem Ackumulerade anskaffningsvärden Vid årets början Nyanskaffningar Omklassificeringar Överfört mellan enheter Försäljningar/utrangeringar Korrigering anskaffningsvärde Utgående ackumulerade Ackumulerade avskrivningar Vid årets början Årets avskrivning och nedskrivning Omklassificeringar Överfört mellan enheter Försäljningar/utrangeringar Korrigeringar avskrivningar och nedskrivningar Utgående ackumulerade avskrivningar Utgående restvärde Västarvet, Årsredovisning (26)

24 Noter, tkr 8. Byggnader och mark Ackumulerade anskaffningsvärden Vid årets början Nyanskaffningar Omklassificeringar Överfört mellan enheter Försäljningar/utrangeringar Korrigering anskaffningsvärde Utgående ackumulerade Ackumulerade avskrivningar Vid årets början Årets avskrivning och nedskrivning Omklassificeringar Överfört mellan enheter Försäljningar/utrangeringar Korrigering avskrivningar och nedskrivningar Utgående ackumulerade avskrivningar Utgående restvärde Maskiner och inventarier Ackumulerade anskaffningsvärden Vid årets början Nyanskaffningar Omklassificeringar Överfört mellan enheter Försäljningar/utrangeringar 0-92 Korrigering anskaffningsvärde Utgående ackumulerade Ackumulerade avskrivningar Vid årets början Årets avskrivning och nedskrivning Omklassificeringar Överfört mellan enheter Försäljningar/utrangeringar 0-8 Korrigering avskrivningar och nedskrivningar Utgående ackumulerade avskrivningar Utgående restvärde Pågående investeringar Ackumulerade anskaffningsvärden Vid årets början Nyanskaffningar Omklassificeringar Överfört mellan enheter Försäljningar/utrangeringar Korrigering anskaffningsvärde Utgående ackumulerade 11. Finansiella Aktier och andelar Långfristiga fordringar, internt Långfristiga fordringar, externt Totalt Västarvet, Årsredovisning (26)

25 Noter, tkr 12. Kortfristiga fordringar Kundfordringar, internt Kundfordringar, externt Förutbetalda kostnader och upplupna 0 72 intäkter, internt Förutbetalda kostnader och upplupna intäkter, externt Övriga fordringar, internt Övriga fordringar, externt Totalt Långfristiga skulder Långfristig skuld, investeringsbidrag Övriga långfristiga skulder, internt Övriga långfristiga skulder, externt Totalt Kortfristiga skulder Leverantörsskulder, internt Leverantörsskulder, externt Semesterskuld Löner, jour, beredskap, övertid Upplupna sociala avgifter Övriga upplupna kostnader och förutbetalda intäkter, internt Övriga upplupna kostnader och förutbetalda intäkter, externt Övriga kortfristiga skulder, internt Övriga kortfristiga skulder, externt Totalt Västarvet, Årsredovisning (26)

26 7 Övrig rapportering 7.1 Särskild återrapportering enligt beslut av regionfullmäktige 7.2 Fördjupad rapport till egen nämnd/styrelse Västarvets styrelse fattar årligen beslut om verksamhetsplan. Styrelsen får uppföljningar av planen per mars, augusti och i samband med årsredovisningen. Västarvet, Årsredovisning (26)