Arbetsmiljöuppföljning IFO-FH enhet: Resursenhet barn och familj

Transkript

1 Arbetsmiljöuppföljning 2018 IFO-FH enhet: Resursenhet barn och familj

2 Innehållsförteckning 1 Uppföljning vår Analys av nyckeltal Arbetsskador, otillåten påverkan och tillbud Sjukfrånvaro Frisknärvaro Utvärdera föregående handlingsplan Arbetsmiljörond (social och organisatorisk) Arbetsmiljörond (fysisk) Riskanalys och handlingsplan Friskfaktorer och handlingsplan Tillfälliga uppföljningsfrågor Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen Mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön Arbetsmiljö och hälsa Alla enheter ska ha ett mål och/ eller en aktivitet avseende arbetsmiljö och hälsa Uppföljning höst Analys av nyckeltal Arbetsskador, otillåten påverkan och tillbud Sjukfrånvaro Uppföljning och revidering av handlingsplan Hot- och våldsplan Brandskydd (SBA) Heltidsarbete Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljösarbetet Bilagor Bilaga 1: ankare 2

3 Du, som chef, ansvarar för att systematiskt undersöka, rapportera, åtgärda och följa upp arbetsmiljön och hälsan inom din verksamhet. I juridisk mening, enligt Arbetsmiljölagen, är även chefer medarbetare. Observera att det på grund av detta finns två separata arbetsmiljöuppföljningar i Rappet. För mer information om arbetsmiljöarbete och ditt ansvar som chef, se Styrande dokument/personal/arbetsmiljö och hälsa. I SDF Östra Göteborgs arbetsmiljöuppföljning ingår att du som chef analyserar nyckeltal, analys av nyckeltal samt genomför arbetsmiljöronder och rapporterar in resultat och analys för dessa, samt åtgärder. Arbetsmiljöronder gör du tillsammans med dina medarbetare. Under rubriken Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen skriver du in de frågor som du och dina medarbetare behöver stöd och hjälp med att hantera, från sektorsledning, lokal samverkansgrupp (LSG), förvaltningsledning eller förvaltningens samverkansgrupp (FSG). Att tänka på i analysarbetet Jämlikhetsperspektivet (Jämlikhet är alla människors lika värde oavsett kön, könsidentitet eller könsuttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning, ålder, socioekonomi och geografisk hemvist i staden. Jämställdhet är jämlikhet mellan könen) Identifiera risk- och friskfaktorer utifrån resultatet* * En riskfaktor är något i arbetsmiljön som kan leda till ohälsa och ska tas bort eller minimeras. En friskfaktor är något i arbetsmiljön som gör att hälsan bevaras eller förbättras hos de anställda på arbetsplatsen. Tänk på att faktorerna kan gälla såväl fysisk, psykisk eller social arbetsmiljö samt finnas på så väl organisations-, gruppsom individnivå. Du, som chef, ansvarar för att systematiskt undersöka, rapportera, åtgärda och följa upp arbetsmiljön och hälsan inom din verksamhet. I juridisk mening, enligt Arbetsmiljölagen, är även chefer medarbetare. Observera att det på grund av detta finns två separata arbetsmiljöuppföljningar i Rappet. För mer information om arbetsmiljöarbete och ditt ansvar som chef, se Styrande dokument/personal/arbetsmiljö och hälsa. I SDF Östra Göteborgs arbetsmiljöuppföljning ingår att du som chef analyserar nyckeltal, analys av nyckeltal samt genomför arbetsmiljöronder och rapporterar in resultat och analys för dessa, samt åtgärder. Arbetsmiljöronder gör du tillsammans med dina medarbetare. Under rubriken Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen skriver du in de frågor som du och dina medarbetare behöver stöd och hjälp med att hantera, från sektorsledning, lokal samverkansgrupp (LSG), förvaltningsledning eller förvaltningens samverkansgrupp (FSG). Att tänka på i analysarbetet Jämlikhetsperspektivet (Jämlikhet är alla människors lika värde oavsett kön, könsidentitet eller könsuttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning, ålder, socioekonomi och geografisk hemvist i staden. Jämställdhet är jämlikhet mellan könen) Identifiera risk- och friskfaktorer utifrån resultatet* * En riskfaktor är något i arbetsmiljön som kan leda till ohälsa och ska tas bort eller 3

4 minimeras. En friskfaktor är något i arbetsmiljön som gör att hälsan bevaras eller förbättras hos de anställda på arbetsplatsen. Tänk på att faktorerna kan gälla såväl fysisk, psykisk eller social arbetsmiljö samt finnas på så väl organisations-, gruppsom individnivå. Tidplan 2018 Tidplan för arbetsmiljöuppföljningen våren 2018 Den 21 april ska du som chef vara klar med din uppföljning och ha rapporterat in den i Rappet. Senast vecka 21 ska redovisning och slutsamverkan ha skett i lokal samverkansgrupp (LSG). För detta ansvarar du som områdeschef. Det innebär att arbetsmiljöuppföljningen - inklusive analys och handlingsplan för enheterna respektive områdena - redovisas och samverkas i den lokala samverkansgruppen. Tänk på att det kan behövas två tillfällen. Senast vecka 25 ska redovisning och slutsamverkan ha skett i förvaltningens samverkansgrupp (FSG). För detta ansvarar du som sektorschef. Det innebär att arbetsmiljöuppföljningen - inklusive analys och handlingsplan för sektorn - redovisas och samverkas i förvaltningens samverkansgrupp. Tänk på att det kan behövas två tillfällen. Tidplan för arbetsmiljöuppföljningen hösten 2018 Den 21 oktober ska du som chef vara klar med din uppföljning och ha rapporterat in den i Rappet. Senast vecka 47 ska redovisning och slutsamverkan ha skett i lokal samverkansgrupp (LSG). För detta ansvarar du som områdeschef. Det innebär att arbetsmiljöuppföljningen - inklusive analys och handlingsplan för enheterna respektive områdena - redovisas och samverkas i den lokala samverkansgruppen. Tänk på att det kan behövas två tillfällen. Senast vecka 51 ska redovisning och slutsamverkan ha skett i förvaltningens samverkansgrupp (FSG). För detta ansvarar du som sektorschef. Det innebär att arbetsmiljöuppföljningen - inklusive analys och handlingsplan för sektorn - redovisas och samverkas i förvaltningens samverkansgrupp. Tänk på att det kan behövas två tillfällen. Två gånger per år ska förvaltningen rapportera nuläge och handlingsplan avseende arbetsmiljö och hälsa till nämnden. 4

5 1 Uppföljning vår Analys av nyckeltal Arbetsskador, otillåten påverkan och tillbud Statistik finns i IT-systemet LISA. Du kan även be din HR- specialist eller processledaren för arbetsmiljö och hälsa om stöd. Du behöver inte föra in statistiken utan bara analysera den. Analys Vilka är de vanligaste händelserna som förorsakar arbetsskador eller tillbud? Vad beror detta på? Analysera utifrån modellen Människa- Teknik- Organisation. Ta med jämlikhetsperspektiv i analysen. För in risker samt åtgärder/aktiviteter för att förebygga ohälsa i 1.5 Riskanalys och handlingsplan. Resursenheten En medarbetare halkade på lunchpromenad och var sjuk och hemma några dagar. En annan person var mycket nära att bli påkörd påväg hem från jobbetper. Vi har pratat om situationerna. MÄNNISKA Triton Utåtagerande ungdomar har fysiskt skadat 2 medarbetare. Ungdomarna har agerat ut när de kännt frustration.organisation. 5

6 Gruppen arbetar aktivt med att förebygga hot och våld genom att träna på "lågaffektivt" bemötande och att stötta varandra i teamarbetet. Det är också viktigt att vid inskrivningen av barnen vara extra vaksamma på vilka behov barnet har och att inte ta in barn som inte tillhör målgruppen. Kompetensutveckling i barn med trauma är också nödvändigt Sjukfrånvaro Statistik kan tas fram ur IT-systemet Nekksus, se anvisning längst ned i denna textrutan. Du behöver inte föra in statistiken utan bara analysera den. Analysera total sjukfrånvaro samt korttidsfrånvaro (1-14 dagar) för helår 2016 och På områdes- och sektorsnivå ska statistiken även analyseras per kön. På sektorsnivå ska de befattningar som har högst sjukfrånvaro tas fram och analyseras. Analysfrågor: Varför ser sjukfrånvaron ut som den gör? Vilka risk- respektive friskfaktorer påverkar? Vad kan vi som arbetsgivare påverka? Analysera ur ett jämlikhetsperspektiv. För in risker samt åtgärder/aktiviteter för att förebygga ohälsa i 1.5 Riskanalys och handlingsplan. För in friskfaktorer och aktiviteter för att främja hälsan och arbetsmiljön i 1.6 Friskfaktorer och handlingsplan Instruktion för att ta fram statistik i Nekksus Välj enhet. År: 2016 respektive 2017 Period: december Kolumnuppsättning Sjuk% ackumulerad Anställningsform: alla Du kan även be din HR-specialist eller processledaren för arbetsmiljö och hälsa om stöd. Analys Enheten har fortsatt låg korttidssjukfrånvaro. 6

7 Den totala sjukfrånvaron har ökat pga. två långtidssjukskrivningar under 2017, medan ingen långtidssjukfrånvaro under Långtidssjukfrånvaron har inte varit relaterad till arbetsplatsen. Arbetsplatsen har överlag erfarna medarbetare och välfungerande arbetssätt som bidrar till en stor känsla av kontroll över arbetet Frisknärvaro Frisknärvaro mäter hur stor andel av de anställda som har max 4 sjukdagar under ett år. Statistik kan tas fram ut IT-systemet Nekksus, flik "personal". Du behöver inte föra in statistiken utan bara analysera den. Du kan även be din HR-specialist eller processledaren för arbetsmiljö och hälsa om stöd. Analysfrågor: Vad främjar frisknärvaro hos er? Analysera ur ett jämlikhetsperspektiv. På sektorsnivå ska frågan varför frisknärvaron ser ut som den gör besvaras. För in friskfaktorer samt insatser/aktiviteter för att främja hälsa och arbetsmiljö i 1.6 Friskfaktorer och handlingsplan Instruktion för att ta fram statistik i Nekksus Välj enhet. År: 2017 Kolumnuppsättning Frisknärvaro % jmf Anställningsform: alla Du kan även be din HR-specialist eller processledaren för arbetsmiljö och hälsa om stöd Analys och prioriterade åtgärder maa frisknärvaron Relativt hög frisknärvaro beroende på pga av hög känsla av sammanhang KASAM. 1.2 Utvärdera föregående handlingsplan Följ upp föregående arbetsmiljöprotokoll/handlingsplan. Har åtgärderna som beslutats i handlingsplanen genomförts? Om inte, varför? Har genomförda åtgärder lett till önskat resultat? Vad återstår? Hur ska de lösas? Finns det andra lösningar än de tänkta åtgärderna? Följ upp föregående arbetsmiljöprotokoll/handlingsplan. Har åtgärderna som beslutats i handlingsplanen genomförts? Om inte, varför? Har genomförda åtgärder lett till önskat resultat? 7

8 Vad återstår? Hur ska de lösas? Finns det andra lösningar än de tänkta åtgärderna? Återhämtning och stress Teamledarna prioiterar och sätter gränser för personer i riskgrupp.ett ständigt arbete som upprättshålls genom goda strukturer och påminnelser på enheten. Dock inte helt i hamn, Rätt ärendemängd och tydligt fokus på uppdragsmålen. Ett ständigt arbete som upprättshålls genom goda strukturer och påminnelser på enheten. Dock inte helt i hamn, Planera in skrivdagar.ett ständigt arbete som upprättshålls genom goda strukturer och påminnelser på enheten. Dock inte helt i hamn, Motionsgrupp på jobbet. Powerwalk i ggr veckan, simning. Fungerar bra. Vi har genomfört våra aktiviteter. Under senaste APT beskriver medarbetarna att de uppskattar promenaderna på onsdagar och att hälsocoachningen påverkat återhämtning och stress i rätt riktning. Trångboddhet Enheten har hittat en bra hanterbarhet. Fungerar bra. Ventilation och värmen Hyresvärden har gjort mätningar och bedömer att vissa av våra besöksrum inte är dimensionerade för mer än två personer. I de fallen fler personer är i rummen måste vi vädra oftare och ta raster. Fungerar bra. Hot och våld Görs kontinuerligt Repetera på APT samt respektive team. Gå igenom extra med alla ny anställda. Fungerar bra. 1.3 Arbetsmiljörond (social och organisatorisk) Forskning visar på att flera faktorer påverkar den sociala och organisatoriska arbetsmiljön. Exempel på faktorer att undersöka är rimliga krav/arbetsbelastning, påverkansmöjligheter, socialt stöd, balans och återhämtning. Arbetsmiljöronden genomförs exempelvis genom att arbeta med resultatet i medarbetarenkäten i dialog med arbetsgruppen. Nedanstående frågor har plockats ut ur medarbetarenkäten då de har en tydlig koppling till nämnda faktorer ovan. I tabellen nedan ska du skriva i det värde som är aktuellt och sedan göra en analys av det samlade resultatet. Utifrån analysen, för in risker samt åtgärder/aktiviteter för att förebygga ohälsa i 1.5 Riskanalys och handlingsplan respektive friskfaktorer samt insatser/aktiviteter för att främja hälsa och arbetsmiljö i 1.6 Friskfaktorer och handlingsplan. Analysera resultatet ur ett jämlikhetsperspektiv. Observera att ni inte behöver göra en separat handlingsplan utifrån resultatet från medarbetarenkäten! 8

9 Vi arbetar utifrån " checklistan om de viktigaste arbetsmiljöfrågorna" Prevent samt utifrån medarbetarenkäten.. Resursenheten stress och återhämtning-. förnyelse Vid ärendefördelning- Triton stress och återhämtning- Sammanfattning: Ingen person på Resursenheten/Triton kände "mycket stress" vid mätningen. "g har möjlighet att återhämta mig efter perioder av hög arbetsbelastning" ligger medelvärdet på 3,9 likt året innan (gbgs stad och eget bolag 3.0) vilket är bra. Andel av medarbetarna som har svarat att de känner av fysiska besvär varje dag" är 5" som året innan. Lägre än GBGs stad och eget bolag som ligger på 13. En analys till ovan resultat är troligtvis att arbetsmiljö är bra med högt NMI och HME. Observera att olika nivåer ska svara på olika frågor. Orsaken till detta är att vissa frågor kräver närhet till medarbetarna för att kunna göra en korrekt analys medan andra kräver en större grupp för att resultat ska vara säkerställt. Nivå som ska svara Fråga i medarbetarenkäten Värde som ska redovisas Värde Alla Alla Enhet Område och sektor 41. Med stress menas ett tillstånd då man känner sig spänd, rastlös, nervös eller orolig eller inte kan sova på natten eftersom man tänker på problem hela tiden. Känner du av sådan stress för närvarande? 13. g har möjlighet att återhämta mig efter perioder av hög arbetsbelastning 42. Hur ofta känner du av fysiska besvär (t ex huvudvärk, ont i rygg och nacke, musarm) som du tror beror på din arbetsmiljö? 43. Hur många gånger de senaste 12 månaderna har det hänt att du arbetat, trots att du med tanke på ditt hälsotillstånd borde ha sjukanmält Andel av medarbetarna som har svarat att de upplever väldigt mycket stress för närvarande Medelvärdet för frågan 3,9 Andel av medarbetarna som har svarat att de känner av fysiska besvär varje dag Andel av medarbetarna som har svarat att de gått till arbetet trots sjukdom 4-5 gånger eller fler det senaste året 0 5 9

10 Nivå som ska svara Fråga i medarbetarenkäten Värde som ska redovisas Värde dig? Område och sektor 44. Kryssa för det alternativ som närmast beskriver hur fysiskt aktiv du har varit under de senaste 3 månaderna Frågan om fysisk akvititet: Andel av medarbetarna som har svarat att de är mest stillasittande 1.4 Arbetsmiljörond (fysisk) Forskning visar på att flera faktorer påverkar den fysiska arbetsmiljön. Exempel på faktorer att undersöka är belastning, buller, luftkvalitet, kemikalier mm. Tänk särskilt på kemikalier i arbetsmiljön som är ett område som följs upp i Miljöledningssystemet Östra Göteborg- för klimat och miljö. Arbetsmiljöronden genomförs i dialog med arbetsgruppen. Under styrande dokument/personal/arbetsmiljö och hälsa hittar du stöddokument och information som underlättar arbetet med den fysiska arbetsmiljön. I chefsbrevet/miljödatabasen finns information om Göteborg -för klimat och miljö. Analysera resultatet ur ett jämlikhetsperspektiv. Identifiera risk- och friskfaktorer utifrån resultatet. För in risker samt åtgärder/aktiviteter för att förebygga ohälsa i 1.5 Riskanalys och handlingsplan respektive friskfaktorer samt insatser/aktiviteter för att främja hälsa och arbetsmiljö i 1.6 Friskfaktorer och handlingsplan. Vi arbetar utifrån " checklistan om de viktigaste arbetsmiljöfrågorna" Prevent Resursenheten på Rymtorgt 8B Värme i köket kallt och dragit i hörnrummen ljud från dagligiverksamhet Ventilation i vissa rum Torr luft HVB hemmet Triton Varmt och kvavt-dålig ventilation Hög ljudnivå i matrummet. Vi har informerat fastighetskötarna/ägarna. ovan synpunkter är ofta förekommande och är svåra att lösa men vissa förbättringar görs vid varje kontakt. 1.5 Riskanalys och handlingsplan Riskanalys 10

11 Bedöm riskfaktorns allvarlighetsgrad. Prioritera vad som är viktigast att arbeta med. Många gånger kan riskerna bedömas direkt, ta annars hjälp av stödfrågor och riskmatris nedan. Orsakas risken av mänskliga, tekniska och/eller organisatoriska faktorer? Hur troligt är det att något ska hända? Kan en eller flera medarbetare utsättas för risker? Vid vilka arbetsmoment är riskerna särskilt stora? Hur länge är medarbetarna utsatta? Vilket slags ohälsa och olycksfall kan inträffa? Bedöm om risken är acceptabel (grön), medelstor (gul) eller stor (röd). Bestäm vilka risker ni ska fokusera på och För in åtgärder/aktiviteter för att förebygga ohälsa i 1.5 Riskanalys och handlingsplan. Dessa kan du även med fördel omvandla till ett mål/aktivitet och föra in i din verksamhetsplan under uppdraget arbetsmiljö och hälsa Riskkällor/Risker Bedö m- ning Till handli ngspla n? Åtgärd/aktivitet för att minimera risken Ansva rig Klart när? Uppska ttad kostnad 11

12 Riskkällor/Risker Bedö m- ning Till handli ngspla n? Åtgärd/aktivitet för att minimera risken Ansva rig Klart när? Uppska ttad kostnad RESURSENHETEN Utveckling och förnyelse Mina kunskaper tas tillvara på nödvändig kompetensutveckling deltar i utveckling av verksamheten Gul J Skapa tvärgrupper på enheten och arbeta på APT med gemensamma utvecklingsfrågor kring våra mål: Delaktighet. likabehandling, VIN, och barnperspektivet. Samt vara noga med implementering av utbildningar personalen redan och gått genom att göra planer som följs upp av EC och arbetledare. Ec Dec 18 Inflytande påverka min arbetsmängd Gul J behålla uppsatta strukturer runt ärende fördelning EC DEC 18 utförandet av arbetet Återhämtning och stress Gul Forsätta att påminna varandra om att lägga in skrivtid i den elektroniska kalendern samt använda friskvårdstimman - onsdagspromenad. datagympa, yoga osv Upprätta tydliga regler i de olika arbetsrummen för lugn och ro. EC dec 18 Teamarbetet: bör utvecklas så som: Tydliga Mål, klargöra mission, vision. värdegrund samt framgångsfaktorer som struktur och kommunikation. - TRITON stress och återhämtning-. J Arbetet har påbörjats på APT och planeringdagar utifrån modellen "Ankaret" samt stöd av boken "Att skapa effektiva team" av Susan Wehaland. Ec dec 18 Stressigt på kontoret vid skrivtid - Ev köpa in en bärbar dator. Schemat fungerar inte optímalt- se över struktur och arbetsfördelning Hot och vålssituationerna har ökat: 12

13 Riskkällor/Risker Bedö m- ning Till handli ngspla n? Åtgärd/aktivitet för att minimera risken Ansva rig Klart när? Uppska ttad kostnad Kartläggning, Kompetensutveckling Samt träna situationer, Jobba ihop teamet på APT och planeringsdagar. RESURSENHETEN Värme i köket kallt och dragit i hörnrummen ljud från dagliverksamhet Ventilation i vissa rum Torr luft Gul J Kontakta fastighetsägaren Ec dec18 TRITON Varmt och kvavt-dålig ventilation Hög ljudnivå i matrummet. Gul kontakta fastighetsägaren jobba med strategier runt middagsbordet samt textilier. Ec maj Friskfaktorer och handlingsplan Analysera friskfaktorer genom att bedöma hur de bidrar till en god arbetsmiljö och hälsa. Analysera gärna med hjälp av MTO, Människa, Teknik, Organisation. Är det mänskliga, tekniska eller organisatoriska faktorer som spelar roll för att medarbetare ska må bra? Kan dessa utvecklas för att fler ska må bra? Prioritera vad som är viktigast att arbeta med. Skapa insatser/aktiviteter för att främja hälsa. Dessa kan du med fördel omvandla till ett mål/aktivitet och föra in i din verksamhetsplan under uppdraget arbetsmiljö och hälsa Friskfaktorer Till handli ngspla n? Åtgärd/aktivitet för att främja hälsa Ansva rig Klart när? Uppska ttad kostnad Motivation: Mitt arbete känns meningsfullt lär nytt och utvecklas i mitt dagliga arbete ser framemot att gå till arbetet. Enheten fungerar bra utifrån att teamen haft möjlighet att arbeta tillsammans med tydliga mål, sina uppdrag, vision och värdegrund. Vid mätning av teamens effektivitet ligger teamen högt. Enheten arbetar aktivt på APT och andra möten för att utvecklas och sätter, kreativitet imlementering och uppföljning högt. EC Maj 18 13

14 Friskfaktorer Till handli ngspla n? Åtgärd/aktivitet för att främja hälsa Ansva rig Klart när? Uppska ttad kostnad Gott kommunikationsklimat Uppmuntras i delaktig i mål ideer och synpunkter tas tillvara på är bra på att kommunicera på ett begripligt sätt. se ovan Enheten får information genom veckoblad, APT m.m Enheten arbeter i tvärgrupper med aktuella mål och utvecklingsområden. Ec Maj Tillfälliga uppföljningsfrågor För att uppnå en hälsofrämjande arbetsmiljö måste alla medarbetare känna sig välkomna och en del av gemenskapen. En arbetsmiljö fri från trakasserier, sexuella trakasserier, diskriminering och kränkande särbehandling är en grundsten för att våra medarbetare ska må bra. Dessa frågor kommer att ligga till grund för kommande kompetensutvecklingsinsatser inom ramen för En hälsosam arbetsplats. Har du som chef hanterat ärenden på din/dina enheter med koppling till följande under det senaste året: N - diskriminering? N - trakasserier kopplat till diskrimineringsgrunderna? N - sexuella trakasserier? N kränkande särbehandling? Har du i så fall tagit stöd av HR för att hantera dessa ärenden? Har du som chef?genomfört en analys av risker för diskriminering, trakasserier kopplat till diskrimineringsgrunderna, sexuella trakasserier på din enhet/enheter? Har du som chef?analyserat orsakerna bakom eventuella risker? Har du vidtagit några förebyggande och främjande åtgärder med koppling till diskriminering eller trakasserier på din enhet/enheter? N N N N J 14

15 1.8 Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen Beskriv arbetsmiljöfrågor eller åtgärder som det finns anledning att lyfta i organisationen utifrån att du behöver stöd i frågan av sektorsledning, lokal samverkansgrupp (LSG), förvaltningsledning eller förvaltningens samverkansgrupp (FSG). Organisatoriskt tillit är låg enligt medarbetarenkäten, förslag från medarbetarna är att de önskar ökad närvaro från högre chefer i organisationen genom att hälsa på öppethus för att få inblick i verksamheten. Omorganisationströtthet. Resursenheten( utförarenhet) har vid flera tillfällen omorganiserats, personal har flyttats om och tjänster dragits in. Detta skapar otrygghet. 15

16 2 Mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön Enligt AFS 2015:4 om Social och organisatorisk arbetsmiljö ska arbetsgivaren ta fram mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Målen ska syfta till att främja hälsa och arbetsmiljö samt öka organisationens förmåga att motverka ohälsa, exempelvis genom att stärka och förbättra kommunikation, lärande, ledarskap, samarbete, inflytande och delaktighet. Arbetsgivaren ska ge arbetstagarna möjlighet att medverka i arbetet med att ta fram målen och se till att arbetstagarna känner till dem.samtidigt ska målen vara förankrade i högsta ledningen och utgå från arbetsmiljöpolicyn. Det innebär att förvaltningen kommer att sätta mål på alla nivåer. Varje enhet tar fram minst ett mål eller en aktivitet utifrån er arbetsmiljökartläggning. Detta mål/aktivitet lägger du till i justera plan under området Styrning och ledning där det finns ett uppdrag som heter "Alla enheter ska ha ett mål och/eller en aktivitet avseende arbetsmiljö och hälsa." Det blir då synligt i tabellen nedan. Förvaltningsledningen och sektorsledningarna tar därefter fram övergripande mål som gäller för förvaltningen respektive sektorerna. 2.1 Arbetsmiljö och hälsa Alla enheter ska ha ett mål och/ eller en aktivitet avseende arbetsmiljö och hälsa Beskrivning av uppdrag Enligt AFS 2015:4 om Social och organisatorisk arbetsmiljö ska arbetsgivaren ta fram mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Arbetsgivaren ska ge arbetstagarna möjlighet att medverka i arbetet med att ta fram målen och se till att arbetstagarna känner till dem. Målen ska syfta till att främja hälsa och arbetsmiljö samt öka organisationens förmåga att motverka ohälsa, exempelvis genom att stärka och förbättra kommunikation, lärande, ledarskap, samarbete, inflytande och delaktighet. 16

17 3 Uppföljning höst 2018 Du, som chef, ansvarar för att systematiskt undersöka, rapportera, åtgärda och följa upp arbetsmiljön och hälsan inom din verksamhet. I juridisk mening, enligt Arbetsmiljölagen, är även chefer medarbetare. Observera att det på grund av detta finns två separata arbetsmiljöuppföljningar i Rappet. För mer information om arbetsmiljöarbete och ditt ansvar som chef, se Styrande dokument/personal/arbetsmiljö och hälsa. I SDF Östra Göteborgs arbetsmiljöuppföljning ingår att du som chef analyserar nyckeltal samt genomför arbetsmiljöronder och rapporterar in resultat och analys för dessa, samt åtgärder. Arbetsmiljöronder gör du tillsammans med dina medarbetare. Under rubriken Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen skriver du in de frågor som du och dina medarbetare behöver stöd och hjälp med att hantera, från sektorsledning, lokal samverkansgrupp (LSG), förvaltningsledning eller förvaltningens samverkansgrupp (FSG). Att tänka på i analysarbetet Jämlikhetsperspektivet (Jämlikhet är alla människors lika värde oavsett kön, könsidentitet eller könsuttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning, ålder, socioekonomi och geografisk hemvist i staden. Jämställdhet är jämlikhet mellan könen) Identifiera risk- och friskfaktorer utifrån resultatet* * En riskfaktor är något i arbetsmiljön som kan leda till ohälsa och ska tas bort eller minimeras. En friskfaktor är något i arbetsmiljön som gör att hälsan bevaras eller förbättras hos de anställda på arbetsplatsen. Tänk på att faktorerna kan gälla såväl fysisk, psykisk eller social arbetsmiljö samt finnas på så väl organisations-, gruppsom individnivå. Tidplan 2018 Tidplan för arbetsmiljöuppföljningen hösten 2018 Den 21 oktober ska du som chef vara klar med din uppföljning och ha rapporterat in den i Rappet. Senast vecka 47 ska redovisning och slutsamverkan ha skett i lokal samverkansgrupp (LSG). För detta ansvarar du som områdeschef. Det innebär att arbetsmiljöuppföljningen - inklusive analys och handlingsplan för enheterna respektive områdena - redovisas och samverkas i den lokala samverkansgruppen. Tänk på att det kan behövas två tillfällen. Senast vecka 51 ska redovisning och slutsamverkan ha skett i förvaltningens samverkansgrupp (FSG). För detta ansvarar du som sektorschef. Det innebär att arbetsmiljöuppföljningen - inklusive analys och handlingsplan för sektorn - redovisas och samverkas i förvaltningens samverkansgrupp. Tänk på att det kan behövas två tillfällen. Två gånger per år ska förvaltningen rapportera nuläge och handlingsplan avseende arbetsmiljö och hälsa till nämnden 17

18 3.1 Analys av nyckeltal Arbetsskador, otillåten påverkan och tillbud Statistik finns i IT-systemet LISA. Du kan även be din HR- specialist eller processledaren för arbetsmiljö och hälsa om stöd. Du behöver inte föra in statistiken utan bara analysera den. Analys Vilka är de vanligaste händelserna som förorsakar arbetsskador eller tillbud? Vad beror detta på? Analysera utifrån modellen Människa- Teknik- Organisation. Ta med jämlikhetsperspektiv i analysen. 2 tillbud, 4 arbetsskador varav en med frånvaro. Hälften av anmälningarna rör hot och våld. Åtgärder: Enskilda samtal har hållit med medarbetarna i samband med händelse. Därefter har en plan gjorts för säkerställande av trygghet i arbetet framöver. Informationen från varje händelse har sedan tagits med in i arbetet med att uppdatera Hot och Vålds planen. På HVB-hemmet Triton arbetar medarbetarna med ytterligare rutiner för hur att hantera hot och våldssituationer mellan personal och barnen samt mellan barnen. I rutinen ingår att analysa hur medarbetarna (människan) kan göra annorlunda (bemötande) samt hur vi (organiserar) och förebygger bättre för kommande situationer. Arbetet sker kontinuerligt. 18

19 3.1.2 Sjukfrånvaro Statistik kan tas fram ur IT-systemet Nekksus, se anvisning längst ned i denna textrutan. Du behöver inte föra in statistiken utan bara analysera den. Analysera total sjukfrånvaro samt korttidsfrånvaro (1-14 dagar) för halvår 2016 och På områdes- och sektorsnivå ska statistiken även analyseras per kön. På sektorsnivå ska de befattningar som har högst sjukfrånvaro tas fram och analyseras. Analysfrågor: Varför ser sjukfrånvaron ut som den gör? Vilka risk- respektive friskfaktorer påverkar? Vad kan vi som arbetsgivare påverka? Analysera ur ett jämlikhetsperspektiv. För in risker samt åtgärder/aktiviteter för att förebygga ohälsa i 1.5 Riskanalys och handlingsplan. För in friskfaktorer och aktiviteter för att främja hälsan och arbetsmiljön i 1.6 Friskfaktorer och handlingsplan Instruktion för att ta fram statistik i Nekksus Välj enhet. År: 2016 respektive 2017 Period: juni Kolumnuppsättning Sjuk% ackumulerad Anställningsform: alla Du kan även be din HR-specialist eller processledaren för arbetsmiljö och hälsa om stöd totalt 3,1 korttid 1, totalt 11,7 korttid 1,7 Låg sjukfrånvaro HVB hemmet Triton blev del av Resursenheten i januari Några långttidssjuka drar upp frånvaron 2018 men korttid i stort sett oförändrad. Långtidsjuka är överlag inte arbetsrelaterade. En av de långtidssjuka är delvis arbetsrelaterad. 3.2 Uppföljning och revidering av handlingsplan Följ upp 1.5 Riskanalys och handlingsplan samt 1.6 Friskfaktorer och handlingsplan 19

20 och revidera vid behov. Fundera kring: Har åtgärderna som beslutats i handlingsplanen genomförts? Om inte, varför? Har genomförda åtgärder lett till önskat resultat? Vad återstår? Hur ska de lösas? Finns det andra lösningar än de tänkta åtgärderna? RISKFAKTORER RESURSENHETEN har arbetat med (utifrån mdarbetar enkäten): Utveckling och förnyelse Mina kunskaper tas tillvara på nödvändig kompetensutveckling deltar i utveckling av verksamheten genom att : Skapa tvärgrupper på enheten och arbeta på APT med gemensamma utvecklingsfrågor kring våra mål: Delaktighet. likabehandling, VIN, och barnperspektivet. Samt vara noga med implementering av utbildningar personalen redan och gått genom att göra planer som följs upp av EC och arbetledare. Har genomförda åtgärder lett till önskat resultat?ja arbetet fortsätter enligt plan.( Eftersom vi har utgått från medarbetarenkäten kommer vi veta mer om resultat när nästa medarbetarenkät genomförts). RESURSENHETEN har arbetat med: Inflytande, påverka min arbetsmängd, utförandet av arbetet genom att: behålla uppsatta strukturer runt ärendefördelning Har genomförda åtgärder lett till önskat resultat? JA arbetet fortsätter enligt plan.(eftersom vi har utgått från medarbetarenkäten kommer vi veta mer om resultat när nästa medarbetarenkät genomförts). RESURSENHETEN har arbetat med: återhämtning och stress genom att : Forsätta att påminna varandra om att lägga in skrivtid i den elektroniska kalendern samt använda friskvårdstimman -onsdagspromenad. datagympa, yoga osv. Upprätta tydliga regler i de olika arbetsrummen för lugn och ro. Har genomförda åtgärder lett till önskat resultat? JA arbetet fortsätter enligt plan.(eftersom vi har utgått från medarbetarenkäten kommer vi veta mer om resultat när nästa medarbetarenkät genomförts). 20

21 RESURSENHETEN har arbetat med: Värme i köket, kallt och dragit i hörnrummen, ljud från dagverksamhet,ventilation i vissa rum, Torr luft. genom att: Kontakta fastighetsägaren Har genomförda åtgärder lett till önskat resultat? Fastighetsägaren har inte lyckat åtgärda. Medarbetarna fötrhåller sig efter situation. HVB hemmet TRITON har arbetat med att : utveckla teamarbetet genom att ha: Tydliga Mål, klargöra mission, vision. värdegrund samt framgångsfaktorer som struktur och kommunikation. - Arbetet har påbörjats på APT och planeringdagar utifrån modellen "Ankaret" samt stöd av boken "Att skapa effektiva team" av Susan Wehaland. Stressigt på kontoret vid skrivtid- Ev köpa in en bärbar dator.schemat fungerar inte optímalt- se över struktur och arbetsfördelning. Hot och vålssituationerna har ökat:kartläggning, Kompetensutveckling Samt träna situationer, Jobba ihop teamet på APT och planeringsdagar. Har genomförda åtgärder lett till önskat resultat? Teamet på Tritons Hvb har arbetat aktivt med ovan uppgifter. Idag finns tydliga mål, värdegrund och visionen är processad och förankrad i teamet. Ex har vi nu visionen att "alla ska känna sig trygga på Triton" både barn och medarbetare. Gällande struktur och kommunikation har teamet arbetat utifrån modellen "balanserad kommunikation" där teamet är uppmärksamma på att utforska och att kommunicera och signalera behovtillk varandra. Alla tjänster är nu tillsatta vilket också ger lugn och trygghet Utifrån "stressigt på kontoret vid skrivtid" har ett extra skrivutrymme på övervåningen skapats och en bärbar dator har köpts in. Medarbetarna har gått Treservautbildning och BBIC utbildning och hanterar själva dokumentationen bättre. När medarbetarna behöver skrivtid ska de tydligt signalera till föreståndaren så att hen kan stötta i prioritering av uppgifter. Schematfungerar inte optímalt- se över struktur och arbetsfördelning Föreståndaren har samarbete med andra medarbetare inom stadsdelen som har kompetens i timecare och schema för att lägga schemat när personalen har det som tyngst. Inom kort är det nya schemat på plats för sjösättning och för att senare utvärderas. Hot och våld situationerna har ökat: Som mål har vi att skapa en modell för att förebygga hot och våld på Triton. Detta är ett prioriterat mål. Idag är bedömningen att medarbetarna i högre grad stödjer varandra och kan göra bättre analyser/sekvenser till upprinnelsen av våldet och därmed hantera situationerna bättre. HVB hemmet TRITON har arbetat med att : Varmt och kvavt-dålig ventilation.hög ljudnivå i matrummet. 21

22 genom att: kontakta fastighetsägaren Har genomförda åtgärder lett till önskat resultat? Nej återkommande problem. FRISKFAKTORER RESURSENHETEN har arbetat med att bevara: Motivation:Mitt arbete känns meningsfullt, lär nytt och utvecklas i mitt dagliga arbete,ser framemot att gå till arbetet Genom att: Enheten fungerar bra utifrån att teamen haft möjlighet att arbeta tillsammans med tydliga mål, sina uppdrag, vision och värdegrund. Vid mätning av teamens effektivitet ligger teamen högt. Enheten arbetar aktivt på APT och andra möten för att utvecklas och sätter, kreativitet imlementering och uppföljning högt. Har genomförda åtgärder lett till önskat resultat? ständigt pågående arbete. RESURSENHETEN har arbetat med att bevara: Gott kommunikationsklimat, Uppmuntras i delaktig i mål ideer och synpunkter tas tillvara på, är bra på att kommunicera på ett begripligt sätt. genom att se ovan samt enheten får information genom veckoblad, APT m.m. Enheten arbeter i tvärgrupper med aktuella mål och utvecklingsområden Har genomförda åtgärder lett till önskat resultat? ja ständigt pågående arbete. 3.3 Hot- och våldsplan Hot och våld Har enheten en rutin för hot- och våldssituationer som följer stadsdelens mall? Är den känd för alla medarbetare? Har ni reviderat den minst en gång den senaste 12-månadersperioden? Välj mellan /Nej/Ej tillämplig J J J 3.4 Brandskydd (SBA) SBA Har enheten SBA- föreskrifter? Är de kända för alla medarbetare? Har ni haft brandskyddsrond på alla arbetsplatser inom enheten under den senaste 12- månadersperioden? Har ni haft utrymningsövning under den senaste 12- månadersperioden? Har ni haft brandskyddsutbildning under de senaste 3 åren? Välj mellan /Nej/Ej tillämplig J J J J J 22

23 3.5 Heltidsarbete ar Kommunal och Sveriges Kommuner och landsting har kommit överens om att heltid ska vara norm och att fler ska arbeta heltid. Alla arbetsgivare ska planera för hur andelen medarbetare som arbetar heltid ska ökad, vilket framgår av det centrala kollektivavtalet med Kommunal, HÖK 16. I Östra Göteborg ska en plan för detta tas fram på områdesnivå. Planen ska utgå ifrån verksamhetens behov och resurser. Planen ska stämmas av årligen fram till maj I början av hösten 2018 genomfördes en enkät till de medarbetare som var tjänstlediga enligt Heltidsavtalet mellan Göteborgs Stad och Kommunal. Syftet med enkäten är att identifiera om arbetsmiljön är orsaken till att medarbetare valt att gå ner i tid. Följ länk för sammanställning av enkätresultat på områdesnivå. Analysera ert område och ta fram åtgärder för att öka andelen som arbetar heltid. Fokusera på de orsaker som vi som arbetsgivare kan påverka. Skriv in åtgärderna i områdets 1.5 Riskanalys och handlingsplan. 3.6 Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen Beskriv arbetsmiljöfrågor eller åtgärder som det finns anledning att lyfta i organisationen utifrån att du behöver stöd i frågan av sektorsledning, lokal samverkansgrupp (LSG), förvaltningsledning eller förvaltningens samverkansgrupp (FSG). En effekt av att två Service tjänster drogs in 2017 är att behovet av våra insatser är större än kapaciteten att ta emot. 23

24 4 Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljösarbetet Den årliga uppföljningen av vårt systematiska arbetsmiljöarbete (SAM) är en lagstadgad återblick av hur vi under det gångna året arbetat med arbetsmiljöfrågorna. Syftet är att se hur vi i praktiken arbetar med dessa frågor. Uppföljningen ska säkerställa att vi lever upp till föreskrifterna om SAM, AFS 2001:1. Om det vid uppföljningen framkommer brister ska dessa åtgärdas. Den årliga uppföljningen är ett underlag för att förbättra arbetsmiljöarbetet nästkommande år på såväl enhets- som förvaltningsnivå. Enhetschef och skyddsombud går gemensamt igenom frågorna nedan i samband med höstens arbetsmiljöuppföljning. Detta för att stämma av hur SAM fungerar på enheten och vilka frågor enheten behöver fokusera på under nästkommande året. Frågorna besvaras i Stratsys, skrivs ut, undertecknas av chef och skyddsombud och skannas sedan in som en bilaga. Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet Område Väl mellan, Nej eller Delvis Vilka åtgärder ska genomföras för att förebygga riskerna? Ansvarig för att åtgärderna genomför?s När ska åtgärderna vara genomförda? Datum för uppföljning I VERKSAMHETEN: Finns arbetsmiljöjfaktorerna med när beslut ska fattas? När arbetsmiljöfrågorna hanteras i verksamheten, gäller det såväl fysiska som psykologiska och sociala arbetmiljöförhållanden? Finns det mål för den sociala och organisatoriska arbetsmiljlön i er verksamhetsplan? Sker arbetsmiljöarbetet i samverkan mellan arbetsgivaren, skyddsombud och övriga medarbetare? Genomförs APT regelbundet (minst 10 ggr/år) då medarbetarna ges möjlighet att påverka arbetsmiljön och verksamheten? RUTINER OCH INSTRUKTIONER: Är arbetsmiljöpolicyn känd hos alla medarbetare? Finns det skriftliga instruktioner för 24

25 arbetsuppgifter som kan innebära allvarlig risk för ohälsa eller olycksfall? Har alla på arbetsplatsen tillräckliga kunskaper om riskerna och hur man aförebygger olhälsa eller olyckor? Används personlig skyddsutrustning/hjälpmedel som är bestämt? UNDERSÖKA, RISKBEDÖMA, ÅTGÄRDA OCH KONTROLLERA: Undersöks arbetsmiljön regelbundet enligt våra rutiner genom att ex. gå skyddsronder och genomföra medarbetarsamtal? Undersöks även chefers arbetsmiljö enligt våra rutiner? Görs en ABCD risk- och konsekvensbedömning inför planerade ändringar i verksamheten, ex omorganisation eller ombyggnation? Åtgärdas de risker som upptäcks i arbetet så snart som möjligt? Dokumenteras resultatet av undersökningen i en handlingsplan? Utvärderas resultatet av genomförda åtgärder? RAPPORTERING OCH UTREDNING Rapporteras tillbud och arbetsskador i verksamheten? Utreds orsakerna till varför ohälsa, tillbud och olycksfall har intrräffat? Anmäls allvarliga olycksfall och tillbud till Arbetsmiljöverket? UTVÄRDERING AV UPPFÖLJNING Var ovan frågor lätta att svara på? Saknar ni något i materialet? Delvis Nej 25

26 26