Arbetsmiljöuppföljning IFO-FH enhet: Barn- och familjeenheten 1

Transkript

1 Arbetsmiljöuppföljning 2017 IFO-FH enhet: Barn- och familjeenheten 1

2 Innehållsförteckning 1 Uppföljning vår Analys av nyckeltal Arbetsskador, otillåten påverkan och tillbud Sjukfrånvaro Frisknärvaro Utvärdera föregående handlingsplan Arbetsmiljörond (social och organisatorisk) Arbetsmiljörond (fysisk) Riskanalys och handlingsplan Friskfaktorer och handlingsplan Tillfälliga uppföljningsfrågor Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen Mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön Uppföljning höst Analys av nyckeltal Arbetsskador, otillåten påverkan och tillbud Sjukfrånvaro Uppföljning och revidering av handlingsplan Hot- och våldsplan Brandskydd (SBA) Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen Utvärdering av arbetsmiljöuppföljning vår och höst Bilagor Bilaga 1: APT MALL Dagordning och anteckningar 2

3 Du, som chef, ansvarar för att systematiskt undersöka, rapportera, åtgärda och följa upp arbetsmiljön och hälsan inom din verksamhet. I juridisk mening, enligt Arbetsmiljölagen, är även chefer medarbetare. Observera att det på grund av detta finns två separata arbetsmiljöuppföljningar i Rappet. För mer information om arbetsmiljöarbete och ditt ansvar som chef, se Styrande dokument/personal/arbetsmiljö och hälsa. I SDF Östra Göteborgs arbetsmiljöuppföljning ingår att du som chef analyserar nyckeltal, analys av nyckeltal samt genomför arbetsmiljöronder och rapporterar in resultat och analys för dessa, samt åtgärder. Arbetsmiljöronder gör du tillsammans med dina medarbetare. Under rubriken Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen skriver du in de frågor som du och dina medarbetare behöver stöd och hjälp med att hantera, från sektorsledning, lokal samverkansgrupp (LSG), förvaltningsledning eller förvaltningens samverkansgrupp (FSG). Att tänka på i analysarbetet ämlikhetsperspektivet (ämlikhet är alla människors lika värde oavsett kön, könsidentitet eller könsuttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning, ålder, socioekonomi och geografisk hemvist i staden. ämställdhet är jämlikhet mellan könen) Identifiera risk- och friskfaktorer utifrån resultatet* * En riskfaktor är något i arbetsmiljön som kan leda till ohälsa och ska tas bort eller minimeras. En friskfaktor är något i arbetsmiljön som gör att hälsan bevaras eller förbättras hos de anställda på arbetsplatsen. Tänk på att faktorerna kan gälla såväl fysisk, psykisk eller social arbetsmiljö samt finnas på så väl organisations-, gruppsom individnivå. Tidplan 2017 Tidplan för arbetsmiljöuppföljningen våren 2017 Den 28 april ska du som chef vara klar med din uppföljning och ha rapporterat in den i Rappet. Senast vecka 21 ska redovisning och samverkan ske i lokal samverkansgrupp (LSG). För detta ansvarar du som områdeschef. Det innebär att arbetsmiljöuppföljningen - inklusive analys och handlingsplan för enheterna respektive områdena - redovisas och samverkas i den lokala samverkansgruppen. Senast vecka 25 ska redovisning och samverkan ske i förvaltningens samverkansgrupp (FSG). För detta ansvarar du som sektorschef. Det innebär att arbetsmiljöuppföljningen - inklusive analys och handlingsplan för sektorn - redovisas och samverkas i förvaltningens samverkansgrupp. Tidplan för arbetsmiljöuppföljningen hösten 2017 Den 21 oktober ska du som chef vara klar med din uppföljning och ha rapporterat in den i Rappet. Senast vecka 47 ska redovisning och samverkan ske i lokal samverkansgrupp (LSG). För detta ansvarar du som områdeschef. Det innebär att arbetsmiljöuppföljningen - inklusive analys och handlingsplan för enheterna respektive områdena - redovisas och samverkas i den lokala 3

4 samverkansgruppen. Senast vecka 51 ska redovisning och samverkan ske i förvaltningens samverkansgrupp (FSG). För detta ansvarar du som sektorschef. Det innebär att arbetsmiljöuppföljningen - inklusive analys och handlingsplan för sektorn - redovisas och samverkas i förvaltningens samverkansgrupp. Två gånger per år ska förvaltningen rapportera nuläge och handlingsplan avseende arbetsmiljö och hälsa till nämnden. 4

5 1 Uppföljning vår Analys av nyckeltal Arbetsskador, otillåten påverkan och tillbud Statistik finns i IT-systemet LISA. Du kan även be din HR- specialist eller processledaren för arbetsmiljö och hälsa om stöd. Du behöver inte föra in statistiken utan bara analysera den. Analys Vilka är de vanligaste händelserna som förorsakar arbetsskador eller tillbud? Vad beror detta på? Analysera utifrån modellen Människa- Teknik- Organisation. Ta med jämlikhetsperspektiv i analysen. För in risker samt åtgärder/aktiviteter för att förebygga ohälsa i 1.5 Riskanalys och handlingsplan. Barn- och familjeenheten arbetar med svåra beslut rörande familjer och barn. Här förekommer hot och otillåten påverkan, enheten ska bli bättre på att anmäla dessa tillfällen av otillåten påverkan. Allvarliga hot anmäls i LISA och polisanmälan görs. Hot- och våldsplanen på Tellusgatan 2 har uppdaterats Alla medarbetare har regelbunden handledning. 5

6 1.1.2 Sjukfrånvaro Statistik kan tas fram ur IT-systemet Nekksus, se anvisning längst ned i denna textrutan. Du behöver inte föra in statistiken utan bara analysera den. Analysera total sjukfrånvaro samt korttidsfrånvaro (1-14 dagar) för helår 2015 och På områdes- och sektorsnivå ska statistiken även analyseras per kön. På sektorsnivå ska de befattningar som har högst sjukfrånvaro tas fram och analyseras. Analysfrågor: Varför ser sjukfrånvaron ut som den gör? Vilka risk- respektive friskfaktorer påverkar? Vad kan vi som arbetsgivare påverka? Analysera ur ett jämlikhetsperspektiv. För in risker samt åtgärder/aktiviteter för att förebygga ohälsa i 1.5 Riskanalys och handlingsplan. För in friskfaktorer och aktiviteter för att främja hälsan och arbetsmiljön i 1.6 Friskfaktorer och handlingsplan Instruktion för att ta fram statistik i Nekksus Välj enhet. År: 2015 respektive 2016 Period: december Kolumnuppsättning Sjuk% ackumulerad Anställningsform: alla Du kan även be din HR-specialist eller processledaren för arbetsmiljö och hälsa om stöd. Analys Frisknärvaro Frisknärvaro mäter hur stor andel av de anställda som har max 4 sjukdagar under ett år. Statistik kan tas fram ut IT-systemet Nekksus, flik "personal". Du behöver inte föra in 6

7 statistiken utan bara analysera den. Du kan även be din HR-specialist eller processledaren för arbetsmiljö och hälsa om stöd. Analysfrågor: Vad främjar frisknärvaro hos er? Analysera ur ett jämlikhetsperspektiv. På sektorsnivå ska frågan varför frisknärvaron ser ut som den gör besvaras. För in friskfaktorer samt insatser/aktiviteter för att främja hälsa och arbetsmiljö i 1.6 Friskfaktorer och handlingsplan Analys och prioriterade åtgärder maa frisknärvaron 1.2 Utvärdera föregående handlingsplan Följ upp föregående arbetsmiljöprotokoll/handlingsplan. Har åtgärderna som beslutats i handlingsplanen genomförts? Om inte, varför? Har genomförda åtgärder lett till önskat resultat? Vad återstår? Hur ska de lösas? Finns det andra lösningar än de tänkta åtgärderna? 2016 års handlingsplan: Enheten har delats och en utökning har gjorts på chefs och arbetsledarnivån. anuari 2017: 1 EC och 2 förstar Barn- och familjeenheten 1 är i rekrytering och from 1 juli kommer enheten ha endast 2,5 vakanta tjänster. anuari 2017: Full bemaning på enheten Målarbetet under 2016 är att handläggarna ska ha 23 ärenden och max 7 pågående utredningsprocesser samtidigt. anuari 2017: Handlaggare har 18 ärenden och 9 utredningsprocesser Alla ungdomsärenden ska from 1 juni ligga på rätt enhet, vilket minskar antal ärende per handläggare i barngrupperna. anuari 2017: Alla ärenden är inte överlämnade ca 5 st kvar. Nya bord/stolar samt telefoner har köpts in under året och idag har alla ett höj och sänkbart skrivbord. anuari 2017: Genomfört 1.3 Arbetsmiljörond (social och organisatorisk) Forskning visar på att flera faktorer påverkar den sociala och organisatoriska arbetsmiljön. Exempel på faktorer att undersöka är rimliga krav/arbetsbelastning, påverkansmöjligheter, socialt stöd, balans och återhämtning. Arbetsmiljöronden genomförs exempelvis genom att arbeta med resultatet i medarbetarenkäten i dialog med arbetsgruppen. Nedanstående frågor har plockats ut 7

8 ur medarbetarenkäten då de har en tydlig koppling till nämnda faktorer ovan. I tabellen nedan ska du skriva i det värde som är aktuellt och sedan göra en analys av det samlade resultatet. Utifrån analysen, för in risker samt åtgärder/aktiviteter för att förebygga ohälsa i 1.5 Riskanalys och handlingsplan respektive friskfaktorer samt insatser/aktiviteter för att främja hälsa och arbetsmiljö i 1.6 Friskfaktorer och handlingsplan. Analysera resultatet ur ett jämlikhetsperspektiv. Observera att ni inte behöver göra en separat handlingsplan utifrån resultatet från medarbetarenkäten! Arbetsmiljön är en stående punkt på varje APT. Ärendtyngsmätning är genomförd i mars och ny mätning kommer göras i maj. Resultatet visar att ärendetyngden har gått ner. Av 15 handläggare som var med i mätningen visar 6 på rött, av dessa har 5 sjunkit i poäng från föregående mätning i december. En handläggare har fått högre poäng sedan senaste mätningen. Av dessa 6 handläggare är det två som har upplevelsen av hög arbetsbelastningen. Tidigare prioriterad fråga för enheten är arbetsklimatet, här har enheten diskuterat fram förhållningsätt gentemot varandra och det arbetet fortsätter. Vid genomgång/enkät av trivsel/arbetsklimat på APT så framkom: Hög stress och stor arbetsbelastning, detta har då ändrats något enligt ärendetyngdsmätningen. I januari var enheten under press utifrån att vi skulle hålla utredningstiderna, då eventuellt vite kan utdömas till förvaltningen om vi har sena utredningar. I marsmånad hade vi uppnått målet att inte ha några utredningar som översteg 4 månadersregeln. Mer vägledning / en arbetsledare till: Enheten har 18 socialsekreterare varav 14 stycken har mindre än 2 års erfarenhet av att arbeta som socialsekreterare.den som har längs erfarenhet har arbetat i 5 år. Det innebär att två förstar med ansvar för 9 socialsekreterare var, har svårighet att ge dem tillräckligt med stöd. Det upplever handläggarna som ett stort problem att inte metodstödet räcker till. Att det förekommer riskfyllt, psykiskt påfrestande arbete och ensamarbete. Framförallt är det den psykiska påfrestning som påverkar handläggaren. Det sociala arbetet i Östra Göteborg ställer höga krav på handläggaren och handläggningen. Vi möter samhällets mest utsatta barn och har små möjlighet att påverka den strukturella ojämlikheten som finns i samhället. Observera att olika nivåer ska svara på olika frågor. Orsaken till detta är att vissa frågor kräver närhet till medarbetarna för att kunna göra en korrekt analys medan andra kräver en större grupp för att resultat ska vara säkerställt. Nivå som ska svara Fråga i medarbetarenkäten Värde som ska redovisas Värde Alla 41. Med stress menas ett tillstånd då man känner sig spänd, Andel av medarbetarna som har svarat att de upplever väldigt mycket 25 8

9 Nivå som ska svara Alla Enhet Område och sektor Område och sektor Fråga i medarbetarenkäten rastlös, nervös eller orolig eller inte kan sova på natten eftersom man tänker på problem hela tiden. Känner du av sådan stress för närvarande? 13. ag har möjlighet att återhämta mig efter perioder av hög arbetsbelastning 42. Hur ofta känner du av fysiska besvär (t ex huvudvärk, ont i rygg och nacke, musarm) som du tror beror på din arbetsmiljö? 43. Hur många gånger de senaste 12 månaderna har det hänt att du arbetat, trots att du med tanke på ditt hälsotillstånd borde ha sjukanmält dig? 44. Kryssa för det alternativ som närmast beskriver hur fysiskt aktiv du har varit under de senaste 3 månaderna Värde som ska redovisas stress för närvarande Värde Medelvärdet för frågan 1,8 Andel av medarbetarna som har svarat att de känner av fysiska besvär varje dag Andel av medarbetarna som har svarat att de gått till arbetet trots sjukdom 4-5 gånger eller fler det senaste året Frågan om fysisk akvititet: Andel av medarbetarna som har svarat att de är mest stillasittande Arbetsmiljörond (fysisk) Forskning visar på att flera faktorer påverkar den fysiska arbetsmiljön. Exempel på faktorer att undersöka är belastning, buller, luftkvalitet, kemikalier mm. Tänk särskilt på kemikalier i arbetsmiljön som är ett område som följs upp i Miljöledningssystemet Östra Göteborg- för klimat och miljö. Arbetsmiljöronden genomförs i dialog med arbetsgruppen. Under styrande dokument/personal/arbetsmiljö och hälsa hittar du stöddokument och information som underlättar arbetet med den fysiska arbetsmiljön. I chefsbrevet/miljödatabasen finns information om Göteborg -för klimat och miljö. Analysera resultatet ur ett jämlikhetsperspektiv. Identifiera risk- och friskfaktorer utifrån resultatet. För in risker samt åtgärder/aktiviteter för att förebygga ohälsa i 1.5 Riskanalys och handlingsplan respektive friskfaktorer samt insatser/aktiviteter för att främja hälsa och arbetsmiljö i 1.6 Friskfaktorer och handlingsplan. Genomgång av den fysiska arbetsmiljön gjordes tillsammans med skyddsombud Åsa- Lena Björk, Vision Checklista för skyddsrond användes. Klagomål framfördes på ventilationen, snabbt dålig luft i besöksrummen. 9

10 Genomgång av ergonom genomfördes i december Enheten har köpt in rullmus, armstöd, ståmattor till alla medarbetar, dessutom några ergonomisk kuddar, samt några dokumenthållare efter behov. Enhetens kök är överbelastat, för många på för liten yta. Halva enheten äter numer nere i matsalen. Växter önskas dels utifrån det estetiska men även utifrån att luften förbättras av gröna växter. EC tar frågan vidare till ledningsgrupp. Utifrån att alla besök ska tas på våning 1 ställs frågan om de besök som idag tas i Gåselyckan, där handlägaren kan känna sig trygg då personal finns utanför med insyn. kommer det finnas liknande rum på v. 1. EC tar frågan vidare till ledningsgrupp. 1.5 Riskanalys och handlingsplan Riskanalys Bedöm riskfaktorns allvarlighetsgrad. Prioritera vad som är viktigast att arbeta med. Många gånger kan riskerna bedömas direkt, ta annars hjälp av stödfrågor och riskmatris nedan. Orsakas risken av mänskliga, tekniska och/eller organisatoriska faktorer? Hur troligt är det att något ska hända? Kan en eller flera medarbetare utsättas för risker? Vid vilka arbetsmoment är riskerna särskilt stora? Hur länge är medarbetarna utsatta? Vilket slags ohälsa och olycksfall kan inträffa? Bedöm om risken är acceptabel (grön), medelstor (gul) eller stor (röd). 10

11 Bestäm vilka risker ni ska fokusera på och För in åtgärder/aktiviteter för att förebygga ohälsa i 1.5 Riskanalys och handlingsplan. Dessa kan du även med fördel omvandla till ett mål/aktivitet och föra in i din verksamhetsplan under uppdraget arbetsmiljö och hälsa Riskkällor/Risker Bedö m- ning Till handli ngspla n? Åtgärd/aktivitet för att minimera risken Ansva rig Klart när? Uppska ttad kostnad Fölr lite arbetsledning Många utredningsprocesser Psykiskt påfrestande arbete Hög stress vid egen sjukfrånvaro. Viktiga processer som avstannar. Röd Gul Gul Gul Utöka med ytterligare 1 arbetsledare.. EC Närmare arbetsledning EC Regelbunden handledning och nära arbetsledning EC Medhandläggarskap EC 1.6 Friskfaktorer och handlingsplan 11

12 Analysera friskfaktorer genom att bedöma hur de bidrar till en god arbetsmiljö och hälsa. Analysera gärna med hjälp av MTO, Människa, Teknik, Organisation. Är det mänskliga, tekniska eller organisatoriska faktorer som spelar roll för att medarbetare ska må bra? Kan dessa utvecklas för att fler ska må bra? Prioritera vad som är viktigast att arbeta med. Skapa insatser/aktiviteter för att främja hälsa. Dessa kan du med fördel omvandla till ett mål/aktivitet och föra in i din verksamhetsplan under uppdraget arbetsmiljö och hälsa Friskfaktorer Till handli ngspla n? Åtgärd/aktivitet för att främja hälsa Ansva rig Klart när? Uppska ttad kostnad Hög omtanke och respekt om klienter och kollegor Fortsatt värdegrundsarbete på APT. EC Arbetet känns meningsfullt Upprätthålla en hög tillit till medarbetarnas förmåga. EC 1.7 Tillfälliga uppföljningsfrågor Använder du/ni någon särskild mall för kallelse till APT? a - vilken? Bifoga gärna längst ned i rapporten Se bilaga, Fackligt förhandlad. Hur sker kallelse till APT? Använder du/ni någon särskild mall för dagordning förapt? - om ja, vilken? Bifoga gärna längst ned i rapporten. - om nej, vilka punkter brukar ni ta upp på APT? 1 vecka för APT a Samma som kallelsen, se bilaga Har ni en uppdaterad dokumentation av era märkningspliktiga kemikalier och tillhörande aktuella säkerhetsdatablad? Förvaras kemikalier på ett säkert sätt som förhindrar miljö- och arbetsmiljörisker? Ej relevant ej relevant 1.8 Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen Beskriv arbetsmiljöfrågor eller åtgärder som det finns anledning att lyfta i organisationen utifrån att du behöver stöd i frågan av sektorsledning, lokal samverkansgrupp (LSG), förvaltningsledning eller förvaltningens samverkansgrupp 12

13 (FSG). Psykiskt belastande arbete där den enskilde socialsekreteraren blir bärare av hela ärendeprocessen med allt vad det innebär av förväntningar från brukare samt de vi samarbetar med, att hålla tider, rättssäker dokumentation mm. Här är det ytterst viktigt att ha ett nära arbetsledarskap, samt att inte ligga för högt i antal ärenden/utredningsprocesser. Stressig situation för arbetsledarna då de inte känner att de räcker till för handläggarna. Enheten har allt för många oerfarna som inte ensamma kan bära det ansvar som ligger i rollen som socialsekreterare. För ett kvalitativt bra och rättsäkert arbete behöver enheten utökas med ytterligare 1 förste. 13

14 2 Mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön Enligt AFS 2015:4 om Social och organisatorisk arbetsmiljö ska arbetsgivaren ta fram mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Målen ska syfta till att främja hälsa och arbetsmiljö samt öka organisationens förmåga att motverka ohälsa, exempelvis genom att stärka och förbättra kommunikation, lärande, ledarskap, samarbete, inflytande och delaktighet. Arbetsgivaren ska ge arbetstagarna möjlighet att medverka i arbetet med att ta fram målen och se till att arbetstagarna känner till dem.samtidigt ska målen vara förankrade i högsta ledningen och utgå från arbetsmiljöpolicyn. Det innebär att förvaltningen kommer att sätta mål på alla nivåer. Varje enhet tar fram minst ett mål eller en aktivitet utifrån er arbetsmiljökartläggning. Detta mål/aktivitet lägger du till i justera plan under området Styrning och ledning där det finns ett uppdrag som heter "Alla enheter ska ha ett mål och/eller en aktivitet avseende arbetsmiljö och hälsa." Det blir då synligt i tabellen nedan. Förvaltningsledningen och sektorsledningarna tar därefter fram övergripande mål som gäller för förvaltningen respektive sektorerna. Område n Uppdra g Verksa mheten s mål Aktivitet er Ansvari g Beskriv ning / syfte med åtgärde n Startdat um Slutdatu m Komme ntar Arbetsmi ljö och hälsa Alla enheter ska ha ett mål och/ eller en aktivitet avseend e arbetsmi ljö och hälsa Alla enheter ska ha ett mål och/ eller en aktivitet avseend e arbetsmi ljö och hälsa Kristina Olsson Hålla utrednin gsproce ss nivån nere, här krävs full bemanni ng. Mål för 2017 att ej ha fler än 7 utrednin gsproce sser pågåend e per handläg gare. Enheten ska möjliggö ra att det finns medhan dläggare i alla ärenden när de inleds 14

15 Område n Uppdra g Verksa mheten s mål Aktivitet er Ansvari g Beskriv ning / syfte med åtgärde n Startdat um Slutdatu m Komme ntar samt i överväg ande delen av ärenden efter utrednin gstiden. Detta för att minska stress vid sjukskriv ning. Alla medarbe tare ska ha minst en friskvård saktivitet i veckan. Septem ber: Ligger fortsatt högt i antal utrednin gsproce sser, 9 st per handläg gare detta beror delvis på att vi nu är underbe mannad e. Ytterliga re två kommer gå på föräldral edighet i nov-dec. Det kommer ske ytterligar e en ökning av antal utrednin gsproce sser innan vikarier är på 15

16 Område n Uppdra g Verksa mheten s mål Aktivitet er Ansvari g Beskriv ning / syfte med åtgärde n Startdat um Slutdatu m Komme ntar plats. I en tredjedel av enheten s 333 st ärenden finns det medhan dläggare. Vid svårare ärenden finns alltid en medhan dläggare med i ett initialt skede. Flera medarbe tare har en friskvård saktivitet (Friskis och svettis) tillsamm ans varje fredag. 16

17 3 Uppföljning höst 2017 Du, som chef, ansvarar för att systematiskt undersöka, rapportera, åtgärda och följa upp arbetsmiljön och hälsan inom din verksamhet. I juridisk mening, enligt Arbetsmiljölagen, är även chefer medarbetare. Observera att det på grund av detta finns två separata arbetsmiljöuppföljningar i Rappet. För mer information om arbetsmiljöarbete och ditt ansvar som chef, se Styrande dokument/personal/arbetsmiljö och hälsa. I SDF Östra Göteborgs arbetsmiljöuppföljning ingår att du som chef analyserar nyckeltal samt genomför arbetsmiljöronder och rapporterar in resultat och analys för dessa, samt åtgärder. Arbetsmiljöronder gör du tillsammans med dina medarbetare. Under rubriken Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen skriver du in de frågor som du och dina medarbetare behöver stöd och hjälp med att hantera, från sektorsledning, lokal samverkansgrupp (LSG), förvaltningsledning eller förvaltningens samverkansgrupp (FSG). Att tänka på i analysarbetet ämlikhetsperspektivet (ämlikhet är alla människors lika värde oavsett kön, könsidentitet eller könsuttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning, ålder, socioekonomi och geografisk hemvist i staden. ämställdhet är jämlikhet mellan könen) Identifiera risk- och friskfaktorer utifrån resultatet* * En riskfaktor är något i arbetsmiljön som kan leda till ohälsa och ska tas bort eller minimeras. En friskfaktor är något i arbetsmiljön som gör att hälsan bevaras eller förbättras hos de anställda på arbetsplatsen. Tänk på att faktorerna kan gälla såväl fysisk, psykisk eller social arbetsmiljö samt finnas på så väl organisations-, gruppsom individnivå. Tidplan 2017 Tidplan för arbetsmiljöuppföljningen hösten 2017 Den 21 oktober ska du som chef vara klar med din uppföljning och ha rapporterat in den i Rappet. Senast vecka 47 ska redovisning och samverkan ske i lokal samverkansgrupp (LSG). För detta ansvarar du som områdeschef. Det innebär att arbetsmiljöuppföljningen - inklusive analys och handlingsplan för enheterna respektive områdena - redovisas och samverkas i den lokala samverkansgruppen. Senast vecka 51 ska redovisning och samverkan ske i förvaltningens samverkansgrupp (FSG). För detta ansvarar du som sektorschef. Det innebär att arbetsmiljöuppföljningen - inklusive analys och handlingsplan för sektorn - redovisas och samverkas i förvaltningens samverkansgrupp. Två gånger per år ska förvaltningen rapportera nuläge och handlingsplan avseende arbetsmiljö och hälsa till nämnden. 17

18 3.1 Analys av nyckeltal Arbetsskador, otillåten påverkan och tillbud Statistik finns i IT-systemet LISA. Du kan även be din HR- specialist eller processledaren för arbetsmiljö och hälsa om stöd. Du behöver inte föra in statistiken utan bara analysera den. Analys Vilka är de vanligaste händelserna som förorsakar arbetsskador eller tillbud? Vad beror detta på? Analysera utifrån modellen Människa- Teknik- Organisation. Ta med jämlikhetsperspektiv i analysen. Sedan julimånad 2017 har ett tillbud och 6 skada/hot anmälningar inkommit. Skada/hotanmälan är från samma socialsekreterare och gäller hot från klientpappa. Hotet är polisanmält och andra åtgärder har vidtagits för att skydda handläggaren. Hot- och våldsplanen reviderades i mars och checklista för säkerhetsrutiner har upprättats i september Sjukfrånvaro Statistik kan tas fram ur IT-systemet Nekksus, se anvisning längst ned i denna textrutan. 18

19 Du behöver inte föra in statistiken utan bara analysera den. Analysera total sjukfrånvaro samt korttidsfrånvaro (1-14 dagar) för halvår 2016 och På områdes- och sektorsnivå ska statistiken även analyseras per kön. På sektorsnivå ska de befattningar som har högst sjukfrånvaro tas fram och analyseras. Analysfrågor: Varför ser sjukfrånvaron ut som den gör? Vilka risk- respektive friskfaktorer påverkar? Vad kan vi som arbetsgivare påverka? Analysera ur ett jämlikhetsperspektiv. För in risker samt åtgärder/aktiviteter för att förebygga ohälsa i 1.5 Riskanalys och handlingsplan. För in friskfaktorer och aktiviteter för att främja hälsan och arbetsmiljön i 1.6 Friskfaktorer och handlingsplan Instruktion för att ta fram statistik i Nekksus Välj enhet. År: 2016 respektive 2017 Period: juni Kolumnuppsättning Sjuk% ackumulerad Anställningsform: alla Du kan även be din HR-specialist eller processledaren för arbetsmiljö och hälsa om stöd. Kortidsfrånvaron har ökat sedan våren 2017, ligger idag på 3,0. Handläggarna har under året arbetat hård med att hålla utredningestider och haft hopp om att arbetsbelastningen skulle minska men då enheten haft svårighet att rekrytera finns en stor oro att arbetsbelastningen ytterligare ska öka. Korttidsfrånvaron kan hänga ihop med detta. 3.2 Uppföljning och revidering av handlingsplan Följ upp 1.5 Riskanalys och handlingsplan samt 1.6 Friskfaktorer och handlingsplan och revidera vid behov. Fundera kring: Har åtgärderna som beslutats i handlingsplanen genomförts? Om inte, varför? Har genomförda åtgärder lett till önskat resultat? Vad återstår? Hur ska de lösas? Finns det andra lösningar än de tänkta åtgärderna? 19

20 Den riskfaktor som var rödmarkerad är idag åtgärdad, en 1:e socialsekreterare har tillkommit till enheten. Detta har gjorts inom den befintliga budgetramen. Fortsatt arbete med de riskfaktorer som tidigare uppmärksammats. Arbetsbelastningen upplevs fortfarande vara hög, oro finns då flera medarbetare lämnar enheten pga graviditet och byte av arbete. Rekryteringen har gått trögt och det är svårt att rekrytera erfarna socialsekreterare. Arbetsbelastningen upplevs fortsatt vara hög, korttidsfrånvaron har ökat, och oro för att inte hinna med arbetet tynger socialsekreterarna. 3.3 Hot- och våldsplan Hot och våld Har enheten en rutin för hot- och våldssituationer som följer stadsdelens mall? Är den känd för alla medarbetare? Har ni reviderat den minst en gång den senaste 12-månadersperioden? Välj mellan a/nej/ej tillämplig 3.4 Brandskydd (SBA) SBA Har enheten SBA- föreskrifter? Är de kända för alla medarbetare? Har ni haft brandskyddsrond på alla arbetsplatser inom enheten under den senaste 12- månadersperioden? Har ni haft utrymningsövning under den senaste 12- månadersperioden? Välj mellan a/nej/ej tillämplig 3.5 Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen Beskriv arbetsmiljöfrågor eller åtgärder som det finns anledning att lyfta i organisationen utifrån att du behöver stöd i frågan av sektorsledning, lokal samverkansgrupp (LSG), förvaltningsledning eller förvaltningens samverkansgrupp (FSG). Fortsatta klagomål på ventilation och kyla. Arbetsbelastningen upplevs fortfarande vara hög. Detta kan till stor del bero på att många handläggare är relativt nya i sin roll och de är ett stort inflöde av anmälningar, framförallt våld i familjeärenden. Handläggarna ligger fortfarande högt på utredningsprocesser. Ärendena är ytterst komplexa och det krävs mycket samarbete med andra aktörer. Det krävs även att handläggarna kan härbärgera andra aktörers tyckande om vad som ska göras och inte göras. Barnavårdsärenden väcker ofta många parallellprocesser som relativt nya och ofta unga socialsekreterare ska hantera. Utifrån detta är det viktigt med nära arbetsledning och full bemanning. 20

21 4 Utvärdering av arbetsmiljöuppföljning vår och höst Följande avsnitt är en utvärdering av hur arbetsmiljöarbetet inom SDF Östra Göteborg fungerar. Underlaget kommer att användas för att förbättra t ex information, rutiner och utbildning inom arbetsmiljöområdet. Svara kortfattat på nedanstående frågor. Upplever du som chef att du har tillräcklig kunskap och information gällande: arbetsmiljö (lagar, avtal samt praktiskt arbete) uppgiftsfördelning av arbetsmiljöuppgifter lokala rutiner och tidplaner stöd för kartläggning, riskbedömning och handlingsplaner riskbedömning vid verksamhetsförändring hur man förebygger och hanterar ohälsosam arbetsbelastning hur man förebygger och hanterar kränkande särbehandling hälsofrämjande ledarskap och hälsofrämjande arbetsplatser Välj mellan a/nej/ej tillämplig Kommentarer och förbättringsförslag 21