Arbetsmiljöuppföljning chefer IFO-FH område: Stöd och försörjning

Transkript

1 Arbetsmiljöuppföljning chefer 2017 IFO-FH område: Stöd och försörjning

2 Innehållsförteckning 1 Uppföljning vår Analys av nyckeltal Arbetsskador, otillåten påverkan och tillbud Sjukfrånvaro Frisknärvaro Utvärdera föregående handlingsplan Arbetsmiljörond (social och organisatorisk) Arbetsmiljörond (fysisk) Riskanalys och handlingsplan Friskfaktorer och handlingsplan Tillfälliga uppföljningsfrågor Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen Uppföljning höst Analys av nyckeltal Arbetsskador, otillåten påverkan och tillbud Sjukfrånvaro Uppföljning och revidering av handlingsplan Hot och våld gentemot chefer Kunskaper inom brandskydd (SBA) Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen Utvärdering av arbetsmiljöuppföljning vår och höst

3 1 Uppföljning vår Analys av nyckeltal Arbetsskador, otillåten påverkan och tillbud Analys Då ledningsgruppen är i ny från omorganisationen i oktober 2016 saknas siffror att jämföra med från tidigare år. I NMI fick området inget svar varpå en enskild enkät och diskussion är genomförd i april 2017, både gällande den fysiska och psykosociala arbetsmiljön och det är därifrån som nedan information har hämtats. Detta är genomgående i alla nedan avsnitt som avser vårens uppföljning. Området har haft en anmälan i Lisa och det handlade om en chef som halkade på isen ute på väg till arbete. Bedömningen är därmed att ingen fördjupning behöver ske i dagsläget Sjukfrånvaro Analys Då ledningsgruppen är indelad enligt ny organisation 1/ , så är tidigare års siffror inte aktuella att använda. Denna ledningsgrupp har haft en total sjukfrånvaro om 2,6%, vilket beror på kortare frånvaro så som förkylning och magsjuka. I diskussion med ledningsgruppen framgår inget behov av förändring, utan frånvaron har naturliga orsaker Frisknärvaro Analys och prioriterade åtgärder maa frisknärvaron Ledningsgruppen har i aktuell mätning en frisknärvaro om 85,7%. I den psykosocial arbetsmiljöenkäten svarade gruppen att främjande faktorer är möljigheten till att jobba på annan plats än kontoret vid behov vilket också gör att man kan påverka arbetstakten, flextider, diskussion och stöd från kollegor, en tydlighet kring mål och befogenheter, att de har intressanta och meningsfulla arbetsuppgifter, gruppen upplever ett stöd från chef och att de blir bemötta med respekt. I den fysiska arbetsmiljöenkäten framkom att alla har en god arbetsplats gällande skrivbord och stol etc, men trångboddhet i kontoren och brist på mötesrum är besvärande/mycket besvärande. Här finns mycket att önska men svårigheter att åtgärda. Alla chefer uppmuntras till friskvård på arbetstid, men de uppger en svårighet att hinna med. Alla har ex erbjudits deltagande i Göteborgsklassikern, men ingen har möjlighet. Vi har också diskuterat möjligheten till fysisk aktivitet innan ledningsgrupp på onsdagar, men ingen har haft intresse hittills. 1.2 Utvärdera föregående handlingsplan Sedan föregående uppföljning har området ständigt jobbat med att förbättra den fysiska arbetsmiljön för att ordna bättre möteslokaler och kontorsytor, både för medarbetare och chefer. Dock kvarstår mycket av problematiken på grund av för små lokaler. 3

4 1.3 Arbetsmiljörond (social och organisatorisk) Fråga i ledarenkäten Värde som ska redovisas Värde 41. Med stress menas ett tillstånd då man känner sig spänd, rastlös, nervös eller orolig eller inte kan sova på natten eftersom man tänker på problem hela tiden. Känner du av sådan stress för närvarande? 13. ag har möjlighet att återhämta mig efter perioder av hög arbetsbelastning 43. Hur många gånger de senaste 12 månaderna har det hänt att du arbetat, trots att du med tanke på ditt hälsotillstånd borde ha sjukanmält dig? Andel av chefer som har svarat att de upplever väldigt mycket stress för närvarande Medelvärdet för frågan Andel av chefer som har svarat att de gått till arbetet trots sjukdom 4-5 gånger eller fler det senaste året Saknas Saknas Saknas Under från NMI saknas för området. I diskussion med ledningsgruppen bestående av sju chefer och 1 kvalitetsutvecklare framkom att fyra av dem uppger att de ofta (1 st) eller delvis (3st) tar med sig jobbet hem i tanken så att det påverkar fritiden negativt. Sex st uppger ändå att de klarar av arbetsuppgifterna inom den normala arbetstiden, medan två uppger att de inte hinner. Det framkommer också att de flesta ställer högre kvar på sig själva än vad de upplever kommer från arbetsgivaren, brukare och arbetskamrater. Det som gruppen upplever som mest stessande är de många datasystem som de ska vara inne i med hög regelbundenhet och att det alltid är något som de ligger efter med. Cheferna uppger också att de har många medarbetare att ha utvecklings- och lönesamtal vilket i dessa perioder tar all tid. Gruppen uppger också att de har många sidouppdrag som tar för mycket tid från grunduppdraget. Gruppen önskar att mer resurser läggs till dem i verksamheterna och mindre till stödfunktionerna, då upplevelsen är att de sitter för långt bort och inte bidrar till grunduppdraget i den utsträckning som de önskar. En lösning blir att bjuda in både HR och ekonomi regelbundet till ledningsgruppen. Även chefsworkshopen är ett positiv inslag, där cheferna får stöd i vardagen. 1.4 Arbetsmiljörond (fysisk) En fysisk arbetsmiljörond har gjorts för chefer och kvalitetsutvecklare. Sammantaget framkommer att de upplever att det finns förbättringsönskemål kring den fysiska arbetsmiljö, då de sitter flera i samma rum vlket leder till konsentrationssvårigheter, svårt att utföra sitt chefsuppdrag genom spontana möten med medarbetare o dålig ventilation. Det finns över lag för få tysta rum och besöksrum/mötesrum. Lokalerna i stort upplevs som dåligt underhållna. Den egna arbetsplatsen med bord och stol är för det mesta ok. I ett fall har det höj- och sänkbara bordet gått sönder och ett nytt ska beställas. Några behöver också beställa skrivbordslampor, vilket cheferna själva ombesörjer. 4

5 1.5 Riskanalys och handlingsplan Riskanalys Riskkällor/Risker Bedö m- ning Till handli ngspla n? Åtgärd/aktivitet för att minimera risken Ansva rig Klart när? Uppska ttad kostnad Hög arbetsbeslastning utan tid för återhämtning Gul Håll koll på flex och semester. Sök strukturerat stöd av kringresurser. oc,ec hösten 2017 Högt antal medarbetare per chef Gul Följa antalet medarbetare och diskutera behov av fler chefer inom främt f- stöd och Rehab, hälsa o utveckling. oc, ec 2017 med ständigt pågåen de diskuss ion? Känsla av att krav och prestation inte stämmer överens Gul Erbjuda handledning till cheferna. Samtal med oc krnig förväntningar. oc, ec kr För små lokaler/trångboddhet Gul Diskussion kring hur lokaler nyttjas, olika behov oc,ec Friskfaktorer och handlingsplan Friskfaktorer Till handli ngspla n? Åtgärd/aktivitet för att främja hälsa Ansva rig Klart när? Uppska ttad kostnad Uppmuntra möjligheten att jobba på annan plats än det egna kontoret. Chefsworkshop Fördela arbetsuppgifter när det är möjligt, utse huvudansvarig ec Följa årshjulet på ledningsgrupp för en förutseende arbetsmiljö. Schemalägga när ansvarig ec är på plats för högre förutsägbarhet, för att kunna välja arbetsplats Hjälp att hantera sina chefsuppdrag ec 2017 arbetstid oc 2017 arbetstid Fördela uppdrag jämnlikt oc, ec 2017 arbetstid Schemalägga till ledningsgrupp oc 2017 arbetstid 1.7 Tillfälliga uppföljningsfrågor Har ni regelbundna APT för chefer inom ertområde/sektor? Om ja: - vad är den största vinsten med dessa? Om nej: - av vilken anledning? -- Uppnår ni antalet som är avtalat i samverkansavtalet(10 ggr)? a, två ggr på våren och två ggr på hösten. Fokus på personal-, arbetsmiljö-, budget- och verksamhetsfrågor på varje ledningsgrupp varje vecka. Att chefers situation lyfts coh att vi får en samlad bild hur det ser ut på området. Fler kan dela samma svårigheter och vi kan ta ett gemensamt grepp om problemet. Nej/delvis. APT / år samt ledningsgrupp varje vecka. 5

6 Har ni APT som ett separat möte eller som en del av ett annat möte (t ex verksamhets/planeringsmöte)? - om del av annat möte, i samband med vilken typ av möte har ni APT för chefer? Hur dokumenteras APT för chefer och var sparasdokumentationen? Del av annat möte. Det är en avgränsad del av våra ledningsgruppsmöten. Dokumenteras och sparas i databas. Chefer och kvalitetsutvecklare ser det. 1.8 Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen Chefers komplexa uppdrag med många medarbetare och många datassystem som krockar med ambitionen att vara en närvarande chef. Krockar också med amitionen att vara en attraktiv arbetsgivare. Vi är en hårt granskad myndighet av externa parter så som stadsrevisionen, Arbetsmiljöverket, IVO, förvaltningsdomstol etc och vi behöver fundera över hur mycket intern granskning som behövs, i relation till att vi också vill värna om tiden till att cheferna ska ägna tid åt grunduppdraget. Arbetsmiljön utifrån att det saknas lämpliga möteslokaler i Kortedala för de stora enheterna vid ex APT. 6

7 2 Uppföljning höst Analys av nyckeltal Arbetsskador, otillåten påverkan och tillbud Analys Sedan senaste arbetsmiljöuppföljningen har inga tillbud, eller arbetsskador rapporterats in i datasystemet Lisa. Inga rapporter finns om otillåten påverkan Sjukfrånvaro Denna ledningsgrupp har haft en total sjukfrånvaro om 1,9 %, vilket beror på kortare frånvaro som inte är arbetsrelaterad utan har naturliga orsaker. 2.2 Uppföljning och revidering av handlingsplan Cheferna uppger att man under en period upplevt att det saknas transparens högre upp i organisationen samt att man upplevt att det saknas tillit till chefernas förmåga att leda och styra sina verksmheter. Cheferna uppger att "snabba" beslut påverklar arbetsmiljön negativt. Cheferna uppklever att mänden olika "datasystem" som man ska hantera utgör ett bekymmer ur arbetsmiljöperspektiv. Ett APT kommer att inplaneras med cheferna under hösten Hot och våld gentemot chefer Hot och våld gentemot chefer Har det, det senaste året, förekommit någon hoteller våldssituation gentemot någon chef inom ert område/sektor? Svara och skriv förklarande text vid behov Ingen av cheferna uppger att det utsatts för hoteller våldssituation sedan förra uppföljningen. Om ja: - visste ni hur ni skulle hantera situationen? Om ja: - varifrån kom hotet/våldet (brukare, medarbetare,anhörig osv)? Har området/sektorn en rutin för hot- och våldssituationer som följer stadsdelens mall? a 2.4 Kunskaper inom brandskydd (SBA) Kunskaper inom brandskydd Upplever cheferna inom området/sektorn att de har tillräckliga kunskaper och information angående brandskydd? Svara samt skriv förklarande text vid behov Cheferna uppger att de har tillräckliga kunskaper inom området. Om nej, vad saknas? 2.5 Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen är desamma som under våren, nämligen: Chefers komplexa uppdrag med många medarbetare och många datassystem som krockar med ambitionen att vara en närvarande chef. Krockar också med amitionen att vara en attraktiv arbetsgivare. Vi är en hårt granskad myndighet av externa parter så som stadsrevisionen, 7

8 Arbetsmiljöverket, IVO, förvaltningsdomstol etc och vi behöver fundera över hur mycket intern granskning som behövs, i relation till att vi också vill värna om tiden till att cheferna ska ägna tid åt grunduppdraget. Arbetsmiljön utifrån att det saknas lämpliga möteslokaler i Kortedala för de stora enheterna vid ex APT. 8

9 3 Utvärdering av arbetsmiljöuppföljning vår och höst Upplever ni som chefer att ni har tillräcklig kunskap och information gällande: Välj mellan a/nej/ej tillämplig Kommentarer och förbättringsförslag arbetsmiljö (lagar, avtal samt praktiskt arbete) uppgiftsfördelning av arbetsmiljöuppgifter lokala rutiner och tidplaner Årshjul stöd för kartläggning, riskbedömning och handlingsplaner riskbedömning vid verksamhetsförändring hur man förebygger och hanterar ohälsosam arbetsbelastning hur man förebygger och hanterar kränkande särbehandling hälsofrämjande ledarskap och hälsofrämjande arbetsplatser chefers arbetsmiljö och förutsättningar att vara hälsofrämjande ledare Flertalet EC har genomgått arbetsmiljöutbildning 2016 Skriftlig arbetsmiljödelegering 9