Arbetsmiljöuppföljning IFO-FH område: Bistånd och service

Transkript

1 Arbetsmiljöuppföljning 2018 IFO-FH område: Bistånd och service

2 Innehållsförteckning 1 Uppföljning vår Analys av nyckeltal Arbetsskador, otillåten påverkan och tillbud Sjukfrånvaro Frisknärvaro Utvärdera föregående handlingsplan Arbetsmiljörond (social och organisatorisk) Arbetsmiljörond (fysisk) Riskanalys och handlingsplan Friskfaktorer och handlingsplan Tillfälliga uppföljningsfrågor Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen Mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön Arbetsmiljö och hälsa Alla enheter ska ha ett mål och/ eller en aktivitet avseende arbetsmiljö och hälsa Uppföljning höst Analys av nyckeltal Arbetsskador, otillåten påverkan och tillbud Sjukfrånvaro Uppföljning och revidering av handlingsplan Hot- och våldsplan Brandskydd (SBA) Heltidsarbete Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljösarbetet

3 Du, som chef, ansvarar för att systematiskt undersöka, rapportera, åtgärda och följa upp arbetsmiljön och hälsan inom din verksamhet. I juridisk mening, enligt Arbetsmiljölagen, är även chefer medarbetare. Observera att det på grund av detta finns två separata arbetsmiljöuppföljningar i Rappet. För mer information om arbetsmiljöarbete och ditt ansvar som chef, se Styrande dokument/personal/arbetsmiljö och hälsa. I SDF Östra Göteborgs arbetsmiljöuppföljning ingår att du som chef analyserar nyckeltal, analys av nyckeltal samt genomför arbetsmiljöronder och rapporterar in resultat och analys för dessa, samt åtgärder. Arbetsmiljöronder gör du tillsammans med dina medarbetare. Under rubriken Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen skriver du in de frågor som du och dina medarbetare behöver stöd och hjälp med att hantera, från sektorsledning, lokal samverkansgrupp (LSG), förvaltningsledning eller förvaltningens samverkansgrupp (FSG). Att tänka på i analysarbetet ämlikhetsperspektivet (ämlikhet är alla människors lika värde oavsett kön, könsidentitet eller könsuttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning, ålder, socioekonomi och geografisk hemvist i staden. ämställdhet är jämlikhet mellan könen) Identifiera risk- och friskfaktorer utifrån resultatet* * En riskfaktor är något i arbetsmiljön som kan leda till ohälsa och ska tas bort eller minimeras. En friskfaktor är något i arbetsmiljön som gör att hälsan bevaras eller förbättras hos de anställda på arbetsplatsen. Tänk på att faktorerna kan gälla såväl fysisk, psykisk eller social arbetsmiljö samt finnas på så väl organisations-, gruppsom individnivå. Du, som chef, ansvarar för att systematiskt undersöka, rapportera, åtgärda och följa upp arbetsmiljön och hälsan inom din verksamhet. I juridisk mening, enligt Arbetsmiljölagen, är även chefer medarbetare. Observera att det på grund av detta finns två separata arbetsmiljöuppföljningar i Rappet. För mer information om arbetsmiljöarbete och ditt ansvar som chef, se Styrande dokument/personal/arbetsmiljö och hälsa. I SDF Östra Göteborgs arbetsmiljöuppföljning ingår att du som chef analyserar nyckeltal, analys av nyckeltal samt genomför arbetsmiljöronder och rapporterar in resultat och analys för dessa, samt åtgärder. Arbetsmiljöronder gör du tillsammans med dina medarbetare. Under rubriken Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen skriver du in de frågor som du och dina medarbetare behöver stöd och hjälp med att hantera, från sektorsledning, lokal samverkansgrupp (LSG), förvaltningsledning eller förvaltningens samverkansgrupp (FSG). Att tänka på i analysarbetet ämlikhetsperspektivet (ämlikhet är alla människors lika värde oavsett kön, könsidentitet eller könsuttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning, ålder, socioekonomi och geografisk hemvist i staden. ämställdhet är jämlikhet mellan könen) Identifiera risk- och friskfaktorer utifrån resultatet* * En riskfaktor är något i arbetsmiljön som kan leda till ohälsa och ska tas bort eller 3

4 minimeras. En friskfaktor är något i arbetsmiljön som gör att hälsan bevaras eller förbättras hos de anställda på arbetsplatsen. Tänk på att faktorerna kan gälla såväl fysisk, psykisk eller social arbetsmiljö samt finnas på så väl organisations-, gruppsom individnivå. Tidplan 2018 Tidplan för arbetsmiljöuppföljningen våren 2018 Den 21 april ska du som chef vara klar med din uppföljning och ha rapporterat in den i Rappet. Senast vecka 21 ska redovisning och slutsamverkan ha skett i lokal samverkansgrupp (LSG). För detta ansvarar du som områdeschef. Det innebär att arbetsmiljöuppföljningen - inklusive analys och handlingsplan för enheterna respektive områdena - redovisas och samverkas i den lokala samverkansgruppen. Tänk på att det kan behövas två tillfällen. Senast vecka 25 ska redovisning och slutsamverkan ha skett i förvaltningens samverkansgrupp (FSG). För detta ansvarar du som sektorschef. Det innebär att arbetsmiljöuppföljningen - inklusive analys och handlingsplan för sektorn - redovisas och samverkas i förvaltningens samverkansgrupp. Tänk på att det kan behövas två tillfällen. Tidplan för arbetsmiljöuppföljningen hösten 2018 Den 21 oktober ska du som chef vara klar med din uppföljning och ha rapporterat in den i Rappet. Senast vecka 47 ska redovisning och slutsamverkan ha skett i lokal samverkansgrupp (LSG). För detta ansvarar du som områdeschef. Det innebär att arbetsmiljöuppföljningen - inklusive analys och handlingsplan för enheterna respektive områdena - redovisas och samverkas i den lokala samverkansgruppen. Tänk på att det kan behövas två tillfällen. Senast vecka 51 ska redovisning och slutsamverkan ha skett i förvaltningens samverkansgrupp (FSG). För detta ansvarar du som sektorschef. Det innebär att arbetsmiljöuppföljningen - inklusive analys och handlingsplan för sektorn - redovisas och samverkas i förvaltningens samverkansgrupp. Tänk på att det kan behövas två tillfällen. Två gånger per år ska förvaltningen rapportera nuläge och handlingsplan avseende arbetsmiljö och hälsa till nämnden. 4

5 1 Uppföljning vår Analys av nyckeltal Arbetsskador, otillåten påverkan och tillbud Statistik finns i IT-systemet LISA. Du kan även be din HR- specialist eller processledaren för arbetsmiljö och hälsa om stöd. Du behöver inte föra in statistiken utan bara analysera den. Analys Vilka är de vanligaste händelserna som förorsakar arbetsskador eller tillbud? Vad beror detta på? Analysera utifrån modellen Människa- Teknik- Organisation. Ta med jämlikhetsperspektiv i analysen. För in risker samt åtgärder/aktiviteter för att förebygga ohälsa i 1.5 Riskanalys och handlingsplan. Myndighetsenheterna Under perioden har vi 22 rapporterade tillfällen av Arbetsskador, otillåten påverkan och tillbud. 10 fall handlar om otillåten påverkan/hot och fyra rapporterade tillbud som rör arbetsbelastning/stress, ett tillbud som rör rädsla för djur under hembesök, samt fem tillfällen där medarbetare som ramlat på väg till arbetet. Den främsta anledningen till olyckorna har varit halt väglag. Den av olyckorna som skett i när anslutning till arbetsplatsen har berott på dåligt saltad väg. Detta har rapporterats in till fastighetsförvaltarna med uppmaning att åtgärda saltning och skottning. 5

6 Två tillbud där vi i det ena efteråt kunde se att vi gjort en felaktig riskbedömning och haft ett möte i hemmet i stället för på socialkontoret då vi skulle förmedla ett beslut om LVU till en ungdom. Det andra tillbudet hade vi inte kunnat förhindra.verksamheten följer rutinen och gör riskbedömning på team varje vecka i ärenden som känns osäkra eller tveksamma utifrån hur situationen kring de unge ser ut/ vilken information vi avser att lämna. Generellt har vi få anmälningar i LISA vilket kan bero på okunskap och osäkerhet samt att man som medarbetare inte känner till systemet. Samtidigt har vi på enheten en målgrupp där det är få situationer som kan föranleda pressade eller konfliktfyllda situationer. Utförarenheter En medarbetare halkade på lunchpromenad och var sjuk och hemma några dagar. En medarbetare som fått en tavla över sig som ej satt uppspikad ordentligt. Detta har åtgärdats. Fem tillbud + XX rapporterade av hot eller hot om våld. En person stod för fem tillbudsanmälningar Sjukfrånvaro Statistik kan tas fram ur IT-systemet Nekksus, se anvisning längst ned i denna textrutan. Du behöver inte föra in statistiken utan bara analysera den. Analysera total sjukfrånvaro samt korttidsfrånvaro (1-14 dagar) för helår 2016 och På områdes- och sektorsnivå ska statistiken även analyseras per kön. På sektorsnivå ska de befattningar som har högst sjukfrånvaro tas fram och analyseras. Analysfrågor: Varför ser sjukfrånvaron ut som den gör? Vilka risk- respektive friskfaktorer påverkar? Vad kan vi som arbetsgivare påverka? Analysera ur ett jämlikhetsperspektiv. För in risker samt åtgärder/aktiviteter för att förebygga ohälsa i 1.5 Riskanalys och handlingsplan. För in friskfaktorer och aktiviteter för att främja hälsan och arbetsmiljön i 1.6 Friskfaktorer och handlingsplan 6

7 Instruktion för att ta fram statistik i Nekksus Välj enhet. År: 2016 respektive 2017 Period: december Kolumnuppsättning Sjuk% ackumulerad Anställningsform: alla Du kan även be din HR-specialist eller processledaren för arbetsmiljö och hälsa om stöd. Analys Vid jämförelse mot förra året har det enbart skett marginella skillnader. En liten minskning kan vi se på långtidssjukskrivningarna. Sjukfrånvaro har ökat sedan mätt i februari 2018: 1-14 dagar 3,7 % 15 - dagar 5,8% Det finns idag en ökad medvetenhet om att följa upp sjukfrånvaron, göra handlingsplaner vid tillbakagång. På myndighetsenheterna lyfts särskilt att en friskfaktor som verksamheten ser i arbetsmiljöuppföljningen är att flera handläggare uppger att vi har ett gott arbetsklimat, positiv stämning, ställer upp för varandra och tar gemensamt ansvar för arbetet. Flertalet medarbetare nyttjar även möjligheten till friskvård på arbetstid. De har också gott stöd av sina förstar och påtalar vikten av nära arbetsledning. Alla handläggare har extern processhandledning. Det som kan vara en riskfaktor är att handläggarna har belastade tjänster där det finns lite marginaler att vara borta/ sjuk och att handläggarna upplever att dokumentationen tar mycket tid på brukarnas bekostnad. Detta skapar ett missnöje då man vill värna om det sociala arbetet och mötena med brukarna. På området arbetare verksamheten för att motverka sjukfrånvaro så har friskvård på arbetstid lyfts och påmints om på APT. På APT i april har friskvård på arbetstid lyfts för att alla medarbetare ska ha god kännedom om vilka aktiviteter som finns på enheten och inom området. Flertalet medarbetare nyttjar friskvård på arbetstid. De nyttjar kontorsyoga därutöver har ett flertal medarbetare under det innevarande året påbörjat gemensamma promenader, joggingrundor och träningspass på närliggande gym Frisknärvaro Frisknärvaro mäter hur stor andel av de anställda som har max 4 sjukdagar under ett år. Statistik kan tas fram ut IT-systemet Nekksus, flik "personal". Du behöver inte föra in statistiken utan bara analysera den. Du kan även be din HR-specialist eller processledaren för arbetsmiljö och hälsa om stöd. 7

8 Analysfrågor: Vad främjar frisknärvaro hos er? Analysera ur ett jämlikhetsperspektiv. På sektorsnivå ska frågan varför frisknärvaron ser ut som den gör besvaras. För in friskfaktorer samt insatser/aktiviteter för att främja hälsa och arbetsmiljö i 1.6 Friskfaktorer och handlingsplan Instruktion för att ta fram statistik i Nekksus Välj enhet. År: 2017 Kolumnuppsättning Frisknärvaro % jmf Anställningsform: alla Du kan även be din HR-specialist eller processledaren för arbetsmiljö och hälsa om stöd Analys och prioriterade åtgärder maa frisknärvaron Myndighetsenheterna Frisknärvaron har ökat under året. Friskfaktorer som framkommit i medarbetarenkäten och via projektet "en hälsosam arbetsplats" i vilket vi deltar, är att man generellt upplever ett gott arbetsklimat på enheten, man visar respekt för varandras olikheter och att man hjälps åt. Introduktionen av nyanställda har fungerat väl. Många nyttjar friskvård på arbetstid och sina flexmöjligheter samt att ett flertal arbetar deltid vilket ökar känslan av att kunna påverka/känna delaktighet. Enheten har engagerade hälsoinspiratörer och vi har beviljats en hälsopott för andra omgången vilket ytterligare ökat enhetens motivation och trivsel. Vi har genomgång av flextimmar och semester en gång per termin för att se att det ser rimligt ut/ uppmärksamma medarbetare som har högt eller lågt antal flextimmar och samtala med medarbetaren om situationen om det är någon avvikelse.. Barn och familjeenheterna och Familjehemsenheten 2 har gjort ärendetyngdsmätning två gånger per termin. Utförarenheterna Utförarenheterna har en god frisknärvaro. En väl fungerande friskvård i enheten. God sammanhållning. En hanterbar arbetssituation. Nära och väl fungerande metodstöd och arbetsledning. En hög känsla av KASAM 1.2 Utvärdera föregående handlingsplan Följ upp föregående arbetsmiljöprotokoll/handlingsplan. Har åtgärderna som beslutats i handlingsplanen genomförts? Om inte, varför? Har genomförda åtgärder lett till önskat resultat? Vad återstår? Hur ska de lösas? Finns det andra lösningar än de tänkta åtgärderna? 8

9 Föregående handlingsplan har utvärderats och verksamheten ser att vi har åtgärdat det som framkom. Samtidigt kan verksamheten se att det ständigt krävs ett pågående arbete kring arbetsmiljön för att vi tillsamamsn skall få en god arbetsmiljö. 1.3 Arbetsmiljörond (social och organisatorisk) Forskning visar på att flera faktorer påverkar den sociala och organisatoriska arbetsmiljön. Exempel på faktorer att undersöka är rimliga krav/arbetsbelastning, påverkansmöjligheter, socialt stöd, balans och återhämtning. Arbetsmiljöronden genomförs exempelvis genom att arbeta med resultatet i medarbetarenkäten i dialog med arbetsgruppen. Nedanstående frågor har plockats ut ur medarbetarenkäten då de har en tydlig koppling till nämnda faktorer ovan. I tabellen nedan ska du skriva i det värde som är aktuellt och sedan göra en analys av det samlade resultatet. Utifrån analysen, för in risker samt åtgärder/aktiviteter för att förebygga ohälsa i 1.5 Riskanalys och handlingsplan respektive friskfaktorer samt insatser/aktiviteter för att främja hälsa och arbetsmiljö i 1.6 Friskfaktorer och handlingsplan. Analysera resultatet ur ett jämlikhetsperspektiv. Observera att ni inte behöver göra en separat handlingsplan utifrån resultatet från medarbetarenkäten! Observera att olika nivåer ska svara på olika frågor. Orsaken till detta är att vissa frågor kräver närhet till medarbetarna för att kunna göra en korrekt analys medan andra kräver en större grupp för att resultat ska vara säkerställt. Nivå som ska svara Fråga i medarbetarenkäten Värde som ska redovisas Värde Alla Alla Enhet 41. Med stress menas ett tillstånd då man känner sig spänd, rastlös, nervös eller orolig eller inte kan sova på natten eftersom man tänker på problem hela tiden. Känner du av sådan stress för närvarande? 13. ag har möjlighet att återhämta mig efter perioder av hög arbetsbelastning 42. Hur ofta känner du av fysiska besvär (t ex huvudvärk, ont i rygg och nacke, musarm) som du tror beror på din arbetsmiljö? Andel av medarbetarna som har svarat att de upplever väldigt mycket stress för närvarande 18 Medelvärdet för frågan 2,9 Andel av medarbetarna som har svarat att de känner av fysiska besvär varje dag Område och sektor 43. Hur många gånger Andel av medarbetarna

10 Nivå som ska svara Fråga i medarbetarenkäten Värde som ska redovisas Värde de senaste 12 månaderna har det hänt att du arbetat, trots att du med tanke på ditt hälsotillstånd borde ha sjukanmält dig? som har svarat att de gått till arbetet trots sjukdom 4-5 gånger eller fler det senaste året Område och sektor 44. Kryssa för det alternativ som närmast beskriver hur fysiskt aktiv du har varit under de senaste 3 månaderna Frågan om fysisk akvititet: Andel av medarbetarna som har svarat att de är mest stillasittande Arbetsmiljörond (fysisk) Forskning visar på att flera faktorer påverkar den fysiska arbetsmiljön. Exempel på faktorer att undersöka är belastning, buller, luftkvalitet, kemikalier mm. Tänk särskilt på kemikalier i arbetsmiljön som är ett område som följs upp i Miljöledningssystemet Östra Göteborg- för klimat och miljö. Arbetsmiljöronden genomförs i dialog med arbetsgruppen. Under styrande dokument/personal/arbetsmiljö och hälsa hittar du stöddokument och information som underlättar arbetet med den fysiska arbetsmiljön. I chefsbrevet/miljödatabasen finns information om Göteborg -för klimat och miljö. Analysera resultatet ur ett jämlikhetsperspektiv. Identifiera risk- och friskfaktorer utifrån resultatet. För in risker samt åtgärder/aktiviteter för att förebygga ohälsa i 1.5 Riskanalys och handlingsplan respektive friskfaktorer samt insatser/aktiviteter för att främja hälsa och arbetsmiljö i 1.6 Friskfaktorer och handlingsplan. Den fysiska arbetsmiljön har förbättrats och alla medarbetare har ergonomiska arbetsplatser med bl.a höj- och sänkbara bord, ståmattor. Dock kvarstår upplevelser av dålig ventilation i lokalerna och ojämn temperatur. Man trivs generellt med att dela rum.under föregående år erbjöds en ergonomisk genomgång av arbetsplatsen. Flertalet önskar en ny genomgång för att påminnas om hur man bäst står och sitter vid sin arbetsplats. De bekymmer som lyfts är gemensamma ytor där några mötesrum är för kalla och har för högt ljud från fläktsystem. Detta lyfts på husmöte för vaktmästargruppen att i sin tur lyfta till lokalförvaltningen.på utförarenheterna har frågan lyfts till de olika hyresvärdarna alt LF. Det framkommer också att städningen av både kontor och gemensamma ytor inte är fullgod. Frågan lyfts på husmöte och medarbetarna har därefter fått del av vad som ska ingå i städningen, när den ska ske och vad de ska göra för bästa städning ska kunna utföras. Förhoppning är att detta ska förbättra städningen. Utbildning i HRL kommer att ske. För området kan vi särskilt notera UngÖs som sedan i höstas suttit i en temporär lokal 10

11 bredvid ordinarie lokal på Slakthuset. I den ordinarie lokalen fick flera i personalen besvär med huvudvärk och luftrör. Det framkom att det både var mögelskador och en gammal konstruktion där lukt från tjära och asfalt trängde upp i lokalerna. Lokalen är under totalrenovering och återflytta beräknas till slutet av maj. Personalen har fått anpassa sig mycket under denna tid, de har innan ett mobilt 3G nät installerades fått använda sin mobiler som enda datanät och skriva ut i andra lokaler. 1.5 Riskanalys och handlingsplan Riskanalys Bedöm riskfaktorns allvarlighetsgrad. Prioritera vad som är viktigast att arbeta med. Många gånger kan riskerna bedömas direkt, ta annars hjälp av stödfrågor och riskmatris nedan. Orsakas risken av mänskliga, tekniska och/eller organisatoriska faktorer? Hur troligt är det att något ska hända? Kan en eller flera medarbetare utsättas för risker? Vid vilka arbetsmoment är riskerna särskilt stora? Hur länge är medarbetarna utsatta? Vilket slags ohälsa och olycksfall kan inträffa? Bedöm om risken är acceptabel (grön), medelstor (gul) eller stor (röd). 11

12 Bestäm vilka risker ni ska fokusera på och För in åtgärder/aktiviteter för att förebygga ohälsa i 1.5 Riskanalys och handlingsplan. Dessa kan du även med fördel omvandla till ett mål/aktivitet och föra in i din verksamhetsplan under uppdraget arbetsmiljö och hälsa Riskkällor/Risker Bedö m- ning Till handli ngspla n? Åtgärd/aktivitet för att minimera risken Ansva rig Klart när? Uppska ttad kostnad Hög arbetsbelastning Röd Nära arbetsledning, extern handledning, bemannade tjänster EC Ordinari e budget Återhämtning Röd Friskvård på arbetstid, Nära arbetsledning, extern handledning samtal EC Odinarie budget Samarbete/teampartner Gul att det finns en tydlighet på ömsesidig förväntan från samarbetspartners. Ansvarsfördelning när en teampartner är sjuk EC Ordinari e budget 12

13 1.6 Friskfaktorer och handlingsplan Analysera friskfaktorer genom att bedöma hur de bidrar till en god arbetsmiljö och hälsa. Analysera gärna med hjälp av MTO, Människa, Teknik, Organisation. Är det mänskliga, tekniska eller organisatoriska faktorer som spelar roll för att medarbetare ska må bra? Kan dessa utvecklas för att fler ska må bra? Prioritera vad som är viktigast att arbeta med. Skapa insatser/aktiviteter för att främja hälsa. Dessa kan du med fördel omvandla till ett mål/aktivitet och föra in i din verksamhetsplan under uppdraget arbetsmiljö och hälsa Friskfaktorer Till handli ngspla n? Åtgärd/aktivitet för att främja hälsa Ansva rig Klart när? Uppska ttad kostnad Tillsatta tjänster Tillsatta tjänster med en viss överbemanning - för att klara vakanser EC Inom Budget Vi är varandras arbetsmiljö alla tar ansvar för arbetsmiljön Friskvård på arbetstid gemensamma aktiviteter alla alla Handledning Extern processhandledning EC pågår Inom Budget Inom Budget Inom budger 1.7 Tillfälliga uppföljningsfrågor För att uppnå en hälsofrämjande arbetsmiljö måste alla medarbetare känna sig välkomna och en del av gemenskapen. En arbetsmiljö fri från trakasserier, sexuella trakasserier, diskriminering och kränkande särbehandling är en grundsten för att våra medarbetare ska må bra. Dessa frågor kommer att ligga till grund för kommande kompetensutvecklingsinsatser inom ramen för En hälsosam arbetsplats. Har du som chef hanterat ärenden på din/dina enheter med koppling till följande under det senaste året: N - diskriminering? - trakasserier kopplat till diskrimineringsgrunderna? N - sexuella trakasserier? N kränkande särbehandling? Har du i så fall tagit stöd av HR för att hantera dessa ärenden? 13

14 Har du som chef?genomfört en analys av risker för diskriminering, trakasserier kopplat till diskrimineringsgrunderna, sexuella trakasserier på din enhet/enheter? Har du som chef?analyserat orsakerna bakom eventuella risker? Har du vidtagit några förebyggande och främjande åtgärder med koppling till diskriminering eller trakasserier på din enhet/enheter? 1.8 Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen Beskriv arbetsmiljöfrågor eller åtgärder som det finns anledning att lyfta i organisationen utifrån att du behöver stöd i frågan av sektorsledning, lokal samverkansgrupp (LSG), förvaltningsledning eller förvaltningens samverkansgrupp (FSG). Flera av personalen upplever det otryggt att på eftermiddagarna gå till personalparkeringen på Tellusgatan. En tung arbetsbelastning och flera nya medarbetare gör att Barn och familjenheterna ser att de har behov med att utöka sin personal då bla arbetstyngdsmätningen visar på en allt för hög arbetsbelastning Flera andra verksamheter bokar lokaler Tellusgatan - trots att de inte skall det- det medför att personalen som arbetar i huset inte kan ha de möten de behöver ha. Driftstopp i Treserva har skapat flera arbetsmiljöbekymmer för personalen 14

15 2 Mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön Enligt AFS 2015:4 om Social och organisatorisk arbetsmiljö ska arbetsgivaren ta fram mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Målen ska syfta till att främja hälsa och arbetsmiljö samt öka organisationens förmåga att motverka ohälsa, exempelvis genom att stärka och förbättra kommunikation, lärande, ledarskap, samarbete, inflytande och delaktighet. Arbetsgivaren ska ge arbetstagarna möjlighet att medverka i arbetet med att ta fram målen och se till att arbetstagarna känner till dem.samtidigt ska målen vara förankrade i högsta ledningen och utgå från arbetsmiljöpolicyn. Det innebär att förvaltningen kommer att sätta mål på alla nivåer. Varje enhet tar fram minst ett mål eller en aktivitet utifrån er arbetsmiljökartläggning. Detta mål/aktivitet lägger du till i justera plan under området Styrning och ledning där det finns ett uppdrag som heter "Alla enheter ska ha ett mål och/eller en aktivitet avseende arbetsmiljö och hälsa." Det blir då synligt i tabellen nedan. Förvaltningsledningen och sektorsledningarna tar därefter fram övergripande mål som gäller för förvaltningen respektive sektorerna. 2.1 Arbetsmiljö och hälsa Alla enheter ska ha ett mål och/ eller en aktivitet avseende arbetsmiljö och hälsa Beskrivning av uppdrag Enligt AFS 2015:4 om Social och organisatorisk arbetsmiljö ska arbetsgivaren ta fram mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Arbetsgivaren ska ge arbetstagarna möjlighet att medverka i arbetet med att ta fram målen och se till att arbetstagarna känner till dem. Målen ska syfta till att främja hälsa och arbetsmiljö samt öka organisationens förmåga att motverka ohälsa, exempelvis genom att stärka och förbättra kommunikation, lärande, ledarskap, samarbete, inflytande och delaktighet. 15

16 3 Uppföljning höst 2018 Du, som chef, ansvarar för att systematiskt undersöka, rapportera, åtgärda och följa upp arbetsmiljön och hälsan inom din verksamhet. I juridisk mening, enligt Arbetsmiljölagen, är även chefer medarbetare. Observera att det på grund av detta finns två separata arbetsmiljöuppföljningar i Rappet. För mer information om arbetsmiljöarbete och ditt ansvar som chef, se Styrande dokument/personal/arbetsmiljö och hälsa. I SDF Östra Göteborgs arbetsmiljöuppföljning ingår att du som chef analyserar nyckeltal samt genomför arbetsmiljöronder och rapporterar in resultat och analys för dessa, samt åtgärder. Arbetsmiljöronder gör du tillsammans med dina medarbetare. Under rubriken Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen skriver du in de frågor som du och dina medarbetare behöver stöd och hjälp med att hantera, från sektorsledning, lokal samverkansgrupp (LSG), förvaltningsledning eller förvaltningens samverkansgrupp (FSG). Att tänka på i analysarbetet ämlikhetsperspektivet (ämlikhet är alla människors lika värde oavsett kön, könsidentitet eller könsuttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning, ålder, socioekonomi och geografisk hemvist i staden. ämställdhet är jämlikhet mellan könen) Identifiera risk- och friskfaktorer utifrån resultatet* * En riskfaktor är något i arbetsmiljön som kan leda till ohälsa och ska tas bort eller minimeras. En friskfaktor är något i arbetsmiljön som gör att hälsan bevaras eller förbättras hos de anställda på arbetsplatsen. Tänk på att faktorerna kan gälla såväl fysisk, psykisk eller social arbetsmiljö samt finnas på så väl organisations-, gruppsom individnivå. Tidplan 2018 Tidplan för arbetsmiljöuppföljningen hösten 2018 Den 21 oktober ska du som chef vara klar med din uppföljning och ha rapporterat in den i Rappet. Senast vecka 47 ska redovisning och slutsamverkan ha skett i lokal samverkansgrupp (LSG). För detta ansvarar du som områdeschef. Det innebär att arbetsmiljöuppföljningen - inklusive analys och handlingsplan för enheterna respektive områdena - redovisas och samverkas i den lokala samverkansgruppen. Tänk på att det kan behövas två tillfällen. Senast vecka 51 ska redovisning och slutsamverkan ha skett i förvaltningens samverkansgrupp (FSG). För detta ansvarar du som sektorschef. Det innebär att arbetsmiljöuppföljningen - inklusive analys och handlingsplan för sektorn - redovisas och samverkas i förvaltningens samverkansgrupp. Tänk på att det kan behövas två tillfällen. Två gånger per år ska förvaltningen rapportera nuläge och handlingsplan avseende arbetsmiljö och hälsa till nämnden 16

17 3.1 Analys av nyckeltal Arbetsskador, otillåten påverkan och tillbud Statistik finns i IT-systemet LISA. Du kan även be din HR- specialist eller processledaren för arbetsmiljö och hälsa om stöd. Du behöver inte föra in statistiken utan bara analysera den. Analys Vilka är de vanligaste händelserna som förorsakar arbetsskador eller tillbud? Vad beror detta på? Analysera utifrån modellen Människa- Teknik- Organisation. Ta med jämlikhetsperspektiv i analysen. Myndighetsenheter Tellusgatan 2 drabbades av vattenskada på våningsplan 0 under sommaren Detta har påverkat hissarnas funktioner, fyra tillbud har inkommit om att personal fastnat i hiss kombinerat med bullerpåverkan i samband med pågående renoveringar. Under 2018 har åtta anmälningar inkommit i LISA om otillåten påverkan/hot varav en med sexuell karaktär. Ett tillbud handlar om fall i vintras som ledde till att personal bröt armen - brist på skottning av snö Ett tillbud handlar om kränkandesärbehandling/mobbing på arbetsplatsen - upplevde mobbing/utfrysning på arbetsplatsen Ett tillbud handlar om stress/arbetsbelastning. 17

18 Två tillbud en som ramlat på väg till arbetet och ett tillbud då medarbetare felaktigt användande av hjälpmedel vid dataarbete som nu åtgärdats. Utförarenheter Fyra tillbud, anmälningarna rör hot och våld. Fyra arbetsskador har rapporterats varav en med frånvaro. Hot- och vålds planen kommer revideras under hösten Analys: Området visar en förbättring kring att göra anmälningar kring tillbud och arbetsskador. Vi ser detta som ett direkt resultat av avvikelser och arbetsskador är en återkommande punkt på våra APT och våra ledningsgrupper. Enhetscheferna driver ett aktivit och systematiskt arbete med frågorna. Majoriteten av tillbuden påverkar våra medarbetare genom mötet med dem vi är till för och skapar hot och våld situationer. Verksamheterna möter upp med tät arbetsledning, handledning och metodmöten Sjukfrånvaro Statistik kan tas fram ur IT-systemet Nekksus, se anvisning längst ned i denna textrutan. Du behöver inte föra in statistiken utan bara analysera den. Analysera total sjukfrånvaro samt korttidsfrånvaro (1-14 dagar) för halvår 2016 och På områdes- och sektorsnivå ska statistiken även analyseras per kön. På sektorsnivå ska de befattningar som har högst sjukfrånvaro tas fram och analyseras. Analysfrågor: Varför ser sjukfrånvaron ut som den gör? Vilka risk- respektive friskfaktorer påverkar? Vad kan vi som arbetsgivare påverka? Analysera ur ett jämlikhetsperspektiv. För in risker samt åtgärder/aktiviteter för att förebygga ohälsa i 1.5 Riskanalys och handlingsplan. För in friskfaktorer och aktiviteter för att främja hälsan och arbetsmiljön i 1.6 Friskfaktorer och handlingsplan Instruktion för att ta fram statistik i Nekksus Välj enhet. År: 2016 respektive 2017 Period: juni Kolumnuppsättning Sjuk% ackumulerad 18

19 Anställningsform: alla Du kan även be din HR-specialist eller processledaren för arbetsmiljö och hälsa om stöd. Området har återigen sänkt sin korttidsfrånvaro från 2017 totalt 2,8% varav 2,4% män, 2,8 % kvinnor och ligger i dag på totalt 2,6% varav män 2,3% och kvinnor 2,7%. Detta är ett lågt sjuktal för korttidsfrånvaro låg den totala långtidsfrånvaro 6,9% varav 3,0% män, 7,6% kvinnor ligger den totala långtidsfrånvaron på 9% 6,5,7% och kvinnor 9,5%. Vi ser att vi har flera medarbetare som är långtidssjukskrivna med t ex fem nyanställda medarbetare som blev sjukskrivna på grund av utbrändhet inom tre första månaderna som anställd i stadsdelen. Vi ser att kvinnor har en högre sjukfrånvaro än männen. Detta ser vi även i den samhälleiga kontexten. Under 2017 har samtliga enhetschefer haft genomgång med HR-specialist för en uppdaterad process kring rehab planer samt att göra medarbetarna delaktiga i dem. Detta arbete har fortsatt under våren Området arbetar med ett öppet kommunikationsklimat för att främja att medarbetarna känner sig lyssnade till. Hög tillgänglig till arbetsledning. Likabehandling utifrån att låta alla komma till tals, uppmärksamma alla och ha regelbundna ärendegenomgångar och metodtid. Samtliga medarbetare har handledning. Under hösten 2018 kommer ett arbete med Helena Post Mårtensson för att hjälpa socialsekreterarna att hitta nya sätt för att planera sina arbetsuppgifter. För att främja frisknärvaron erbjuds samtliga medarbetare friskvård på arbetstid. Detta utförs i grupp om minst tre personer. Arbetsgrivaren sponsrar även deltagande i Blodomloppet där flera grupper deltagit. Hälsoinspiratörer finns på de flesta enheterna som bistår friskvårdsarbetet. 3.2 Uppföljning och revidering av handlingsplan Följ upp 1.5 Riskanalys och handlingsplan samt 1.6 Friskfaktorer och handlingsplan och revidera vid behov. Fundera kring: Har åtgärderna som beslutats i handlingsplanen genomförts? Om inte, varför? Har genomförda åtgärder lett till önskat resultat? Vad återstår? Hur ska de lösas? Finns det andra lösningar än de tänkta åtgärderna? Området följer uppsatta mål i handlingsplanen för såväl riskanalys som friskfaktorer. Dessutom kommer socialsekreterarna få stöd genom Helena Post Mårtensson i metodik kring prioritering och upplägg av arbetet med intention att minska känslan av stress och för hög arbetsbelastning. 19

20 Barn och Ungdomsenheterna arbetar aktivt med ärendetyngdsmätning. Mätningarna visar att arbetsbelastingen är hög men i perioder har nedgång i ärendetyngden visats. Samtliga enheter arbetar aktivt med sina riskanalyser och handlingsplaner. 3.3 Hot- och våldsplan Hot och våld Har enheten en rutin för hot- och våldssituationer som följer stadsdelens mall? Är den känd för alla medarbetare? Har ni reviderat den minst en gång den senaste 12-månadersperioden? Välj mellan a/nej/ej tillämplig N Hot- och våldsplanen kommer att revideras under hösten Brandskydd (SBA) SBA Har enheten SBA- föreskrifter? Är de kända för alla medarbetare? Har ni haft brandskyddsrond på alla arbetsplatser inom enheten under den senaste 12- månadersperioden? Har ni haft utrymningsövning under den senaste 12- månadersperioden? Har ni haft brandskyddsutbildning under de senaste 3 åren? Välj mellan a/nej/ej tillämplig ET Fotnot: Generell genomgång i introduktionen för nyanställda avseende brandföreskrifter sker alltid av ansvarig enhetschef. Brandsamordnare på Tellusgatan Anna Lundqvist har genomgått branskýddsutbildning tillsammans med brandombud våren För att göra SBA-föreskrifterna kända har samtliga enhetschefer på tellusgatan 2 uppmanats att på APT informera att SBAföreskrifterna finns i röda pärmen i receptionen. Brandombud och husintendent genomför brandskyddsrond en gång i månaden enligt SBA. Information kommuniceras därefter ut till all personal på Tellusgatan 2. Utförarverksamheterna är små enheter utspridda på flera adresser i stadsdelen. Enhetscheferna arbetar enligt SBA-föreskrifter för att hålla personalen insatt och uppdaterad. Brandskyddsutbildning sker på enhetsnivå utifrån behov. 3.5 Heltidsarbete ar Kommunal och Sveriges Kommuner och landsting har kommit överens om att heltid ska vara norm och att fler ska arbeta heltid. Alla arbetsgivare ska planera för hur andelen medarbetare som arbetar heltid ska ökad, vilket framgår av det centrala kollektivavtalet med Kommunal, HÖK 16. I Östra Göteborg ska en plan för detta tas fram på områdesnivå. Planen ska utgå ifrån verksamhetens behov och resurser. Planen ska stämmas av årligen fram till maj I början av hösten 2018 genomfördes en enkät till de medarbetare som var 20

21 tjänstlediga enligt Heltidsavtalet mellan Göteborgs Stad och Kommunal. Syftet med enkäten är att identifiera om arbetsmiljön är orsaken till att medarbetare valt att gå ner i tid. Följ länk för sammanställning av enkätresultat på områdesnivå. Analysera ert område och ta fram åtgärder för att öka andelen som arbetar heltid. Fokusera på de orsaker som vi som arbetsgivare kan påverka. Skriv in åtgärderna i områdets 1.5 Riskanalys och handlingsplan. 3.6 Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen Beskriv arbetsmiljöfrågor eller åtgärder som det finns anledning att lyfta i organisationen utifrån att du behöver stöd i frågan av sektorsledning, lokal samverkansgrupp (LSG), förvaltningsledning eller förvaltningens samverkansgrupp (FSG). Omorganisering på utförarsidan kommer avlasta enhetschef som haft för hög arbetsbelastning. Parkeringen på Tellusgatan, mörk och upplevs som otrygg under vinterhalvåret. Flera medarbetare har ramlat och slagits sig när de gått från och till parkering till/från arbetet på grund av brister i snöröjning och sandning. Det saknas besöksrum på Tellusgatan och där det även finns ett behov av rumsdelar för barn bland annat i receptionen. 21

22 4 Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljösarbetet Den årliga uppföljningen av vårt systematiska arbetsmiljöarbete (SAM) är en lagstadgad återblick av hur vi under det gångna året arbetat med arbetsmiljöfrågorna. Syftet är att se hur vi i praktiken arbetar med dessa frågor. Uppföljningen ska säkerställa att vi lever upp till föreskrifterna om SAM, AFS 2001:1. Om det vid uppföljningen framkommer brister ska dessa åtgärdas. Den årliga uppföljningen är ett underlag för att förbättra arbetsmiljöarbetet nästkommande år på såväl enhets- som förvaltningsnivå. Enhetschef och skyddsombud går gemensamt igenom frågorna nedan i samband med höstens arbetsmiljöuppföljning. Detta för att stämma av hur SAM fungerar på enheten och vilka frågor enheten behöver fokusera på under nästkommande året. Frågorna besvaras i Stratsys, skrivs ut, undertecknas av chef och skyddsombud och skannas sedan in som en bilaga. Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet Område Väl mella n a, Nej eller Delvis Vilka åtgärder ska genomföras för att förebygga riskerna? Ansvarig för att åtgärderna genomför? s När ska åtgärderna vara genomförda? Datum för uppföljnin g I VERKSAMHETEN: Finns arbetsmiljöjfaktorerna med när beslut ska fattas? a När arbetsmiljöfrågorna hanteras i verksamheten, gäller det såväl fysiska som psykologiska och sociala arbetmiljöförhållanden? a Finns det mål för den sociala och organisatoriska arbetsmiljlön i er verksamhetsplan? a Sker arbetsmiljöarbetet i samverkan mellan arbetsgivaren, skyddsombud och övriga medarbetare? a Genomförs APT regelbundet (minst 10 ggr/år) då medarbetarna ges möjlighet att påverka arbetsmiljön och verksamheten? a RUTINER OCH INSTRUKTIONER: Är arbetsmiljöpolicyn känd hos alla medarbetare? Delvis Policyn ska bli känd genom att den tas upp på APT december 2018 OC & EC Dec

23 Finns det skriftliga instruktioner för arbetsuppgifter som kan innebära allvarlig risk för ohälsa eller olycksfall? a Har alla på arbetsplatsen tillräckliga kunskaper om riskerna och hur man aförebygger olhälsa eller olyckor? Delvis Ny personal får introduktion och Hot- och våldsplanen gås igenominför uppdatering under hösten 2018 EC Dec Används personlig skyddsutrustning/hjälpmede l som är bestämt? Delvis Det har på Tellusgatan uppmärksammat s att socialsekreterare inte tar med sig larm på hembesök. Frågan lyfts på APT igen. EC Dec UNDERSÖKA, RISKBEDÖMA, ÅTGÄRDA OCH KONTROLLERA: Undersöks arbetsmiljön regelbundet enligt våra rutiner genom att ex. gå skyddsronder och genomföra medarbetarsamtal? a Undersöks även chefers arbetsmiljö enligt våra rutiner? a Görs en ABCD risk- och konsekvensbedömning inför planerade ändringar i verksamheten, ex omorganisation eller ombyggnation? a Åtgärdas de risker som upptäcks i arbetet så snart som möjligt? a Dokumenteras resultatet av undersökningen i en handlingsplan? Delvis Ibland görs åtgärd som inte dokumenteras i planen Utvärderas resultatet av genomförda åtgärder? a RAPPORTERING OCH UTREDNING Rapporteras tillbud och arbetsskador i verksamheten? a Utreds orsakerna till varför ohälsa, tillbud och olycksfall har intrräffat? a 23

24 Anmäls allvarliga olycksfall och tillbud till Arbetsmiljöverket? a UTVÄRDERING AV UPPFÖLNING Var ovan frågor lätta att svara på? Saknar ni något i materialet? Nej Nej Omständlig struktur 24