Arbetsmiljöuppföljning IFO-FH enhet: Barn- och familjeenheten 2

Transkript

1 Arbetsmiljöuppföljning 2017 IFO-FH enhet: Barn- och familjeenheten 2

2 Innehållsförteckning 1 Uppföljning vår Analys av nyckeltal Arbetsskador, otillåten påverkan och tillbud Sjukfrånvaro Frisknärvaro Utvärdera föregående handlingsplan Arbetsmiljörond (social och organisatorisk) Arbetsmiljörond (fysisk) Riskanalys och handlingsplan Friskfaktorer och handlingsplan Tillfälliga uppföljningsfrågor Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen Mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön Uppföljning höst Analys av nyckeltal Arbetsskador, otillåten påverkan och tillbud Sjukfrånvaro Uppföljning och revidering av handlingsplan Hot- och våldsplan Brandskydd (SBA) Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen Utvärdering av arbetsmiljöuppföljning vår och höst

3 Du, som chef, ansvarar för att systematiskt undersöka, rapportera, åtgärda och följa upp arbetsmiljön och hälsan inom din verksamhet. I juridisk mening, enligt Arbetsmiljölagen, är även chefer medarbetare. Observera att det på grund av detta finns två separata arbetsmiljöuppföljningar i Rappet. För mer information om arbetsmiljöarbete och ditt ansvar som chef, se Styrande dokument/personal/arbetsmiljö och hälsa. I SDF Östra Göteborgs arbetsmiljöuppföljning ingår att du som chef analyserar nyckeltal, analys av nyckeltal samt genomför arbetsmiljöronder och rapporterar in resultat och analys för dessa, samt åtgärder. Arbetsmiljöronder gör du tillsammans med dina medarbetare. Under rubriken Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen skriver du in de frågor som du och dina medarbetare behöver stöd och hjälp med att hantera, från sektorsledning, lokal samverkansgrupp (LSG), förvaltningsledning eller förvaltningens samverkansgrupp (FSG). Att tänka på i analysarbetet ämlikhetsperspektivet (ämlikhet är alla människors lika värde oavsett kön, könsidentitet eller könsuttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning, ålder, socioekonomi och geografisk hemvist i staden. ämställdhet är jämlikhet mellan könen) Identifiera risk- och friskfaktorer utifrån resultatet* * En riskfaktor är något i arbetsmiljön som kan leda till ohälsa och ska tas bort eller minimeras. En friskfaktor är något i arbetsmiljön som gör att hälsan bevaras eller förbättras hos de anställda på arbetsplatsen. Tänk på att faktorerna kan gälla såväl fysisk, psykisk eller social arbetsmiljö samt finnas på så väl organisations-, gruppsom individnivå. Tidplan 2017 Tidplan för arbetsmiljöuppföljningen våren 2017 Den 28 april ska du som chef vara klar med din uppföljning och ha rapporterat in den i Rappet. Senast vecka 21 ska redovisning och samverkan ske i lokal samverkansgrupp (LSG). För detta ansvarar du som områdeschef. Det innebär att arbetsmiljöuppföljningen - inklusive analys och handlingsplan för enheterna respektive områdena - redovisas och samverkas i den lokala samverkansgruppen. Senast vecka 25 ska redovisning och samverkan ske i förvaltningens samverkansgrupp (FSG). För detta ansvarar du som sektorschef. Det innebär att arbetsmiljöuppföljningen - inklusive analys och handlingsplan för sektorn - redovisas och samverkas i förvaltningens samverkansgrupp. Tidplan för arbetsmiljöuppföljningen hösten 2017 Den 21 oktober ska du som chef vara klar med din uppföljning och ha rapporterat in den i Rappet. Senast vecka 47 ska redovisning och samverkan ske i lokal samverkansgrupp (LSG). För detta ansvarar du som områdeschef. Det innebär att arbetsmiljöuppföljningen - inklusive analys och handlingsplan för enheterna respektive områdena - redovisas och samverkas i den lokala 3

4 samverkansgruppen. Senast vecka 51 ska redovisning och samverkan ske i förvaltningens samverkansgrupp (FSG). För detta ansvarar du som sektorschef. Det innebär att arbetsmiljöuppföljningen - inklusive analys och handlingsplan för sektorn - redovisas och samverkas i förvaltningens samverkansgrupp. Två gånger per år ska förvaltningen rapportera nuläge och handlingsplan avseende arbetsmiljö och hälsa till nämnden. 4

5 1 Uppföljning vår Analys av nyckeltal Arbetsskador, otillåten påverkan och tillbud Statistik finns i IT-systemet LISA. Du kan även be din HR- specialist eller processledaren för arbetsmiljö och hälsa om stöd. Du behöver inte föra in statistiken utan bara analysera den. Analys Vilka är de vanligaste händelserna som förorsakar arbetsskador eller tillbud? Vad beror detta på? Analysera utifrån modellen Människa- Teknik- Organisation. Ta med jämlikhetsperspektiv i analysen. För in risker samt åtgärder/aktiviteter för att förebygga ohälsa i 1.5 Riskanalys och handlingsplan. De vanligaste orsakerna till arbetsskador är hot. Orsaken är att vi arbetar på myndighet och placeringar av barn och möter människor i kris som ibland är både arga och ledsna och som får negativa besked. Hotsituationer uppstår även när brukare försöker att påverka socialsekreterare att ändra beslut. Väglaget har också också gjort att en personal halkat. 5

6 1.1.2 Sjukfrånvaro Statistik kan tas fram ur IT-systemet Nekksus, se anvisning längst ned i denna textrutan. Du behöver inte föra in statistiken utan bara analysera den. Analysera total sjukfrånvaro samt korttidsfrånvaro (1-14 dagar) för helår 2015 och På områdes- och sektorsnivå ska statistiken även analyseras per kön. På sektorsnivå ska de befattningar som har högst sjukfrånvaro tas fram och analyseras. Analysfrågor: Varför ser sjukfrånvaron ut som den gör? Vilka risk- respektive friskfaktorer påverkar? Vad kan vi som arbetsgivare påverka? Analysera ur ett jämlikhetsperspektiv. För in risker samt åtgärder/aktiviteter för att förebygga ohälsa i 1.5 Riskanalys och handlingsplan. För in friskfaktorer och aktiviteter för att främja hälsan och arbetsmiljön i 1.6 Friskfaktorer och handlingsplan Instruktion för att ta fram statistik i Nekksus Välj enhet. År: 2015 respektive 2016 Period: december Kolumnuppsättning Sjuk% ackumulerad Anställningsform: alla Du kan även be din HR-specialist eller processledaren för arbetsmiljö och hälsa om stöd. Analys 2016 var 5,1 % sjukskrivning över 366 dagar (en person) 2015 var siffran för BoF-enheten 4,5 (två personer) På enheten finns det två personer som har varit långtidssjukskrivna. Sjukfrånvaro % Totalt/1-14dgr tot/1-14dgr 6

7 Hela enheten 13,1/3,2 9,5/2,8 Män 4,1/4,1 4,3/4,3 Kvinnor 14,2/3,1 10,0/2, Frisknärvaro Frisknärvaro mäter hur stor andel av de anställda som har max 4 sjukdagar under ett år. Statistik kan tas fram ut IT-systemet Nekksus, flik "personal". Du behöver inte föra in statistiken utan bara analysera den. Du kan även be din HR-specialist eller processledaren för arbetsmiljö och hälsa om stöd. Analysfrågor: Vad främjar frisknärvaro hos er? Analysera ur ett jämlikhetsperspektiv. På sektorsnivå ska frågan varför frisknärvaron ser ut som den gör besvaras. För in friskfaktorer samt insatser/aktiviteter för att främja hälsa och arbetsmiljö i 1.6 Friskfaktorer och handlingsplan Analys och prioriterade åtgärder maa frisknärvaron Frisknärvaron har förändrats, år 2015 var frisknärvaron okej för Bof-enheten (43%). År 2016 hade båda enheterna låga siffror, Bof 1 20% och Bof 2 har 10%. Det som främjar frisknärvaro på enheten är: Yoga på arbetstid Minskad tygnd på tjänsterna Personal på plats Koll flextid och semester Handledning Friskvård på arbetstid, blodomloppet 1.2 Utvärdera föregående handlingsplan Följ upp föregående arbetsmiljöprotokoll/handlingsplan. Har åtgärderna som beslutats i handlingsplanen genomförts? Om inte, varför? Har genomförda åtgärder lett till önskat resultat? Vad återstår? Hur ska de lösas? Finns det andra lösningar än de tänkta åtgärderna? 7

8 Då enheten var ny fanns det ingen tidigare handlingsplan. En stor fråga under 2016 har varit arbetsbelastningen och behov av chefsstöd. Barn och familjenheten delades under 2016 upp i två enheter som ett led att öka stödet till socialsekreterare i form av arbetsledare och chefer. Arbetsbelastning Arbetsbelastningen har minskat då enheten vid årsskiftet 2016/2017 hade alla tjänster tillsatta. anuari-mars 2017 fanns det även en konsult som stöd till socialsekreterare för att sammanställa utredningar. Behov av chefsstöd Barn och familjenheten 2 har rekryterat och tillsatt tre 1:e socialsekreterare under 2016 som ett led i att öka stödet till socialsekreterare. 1.3 Arbetsmiljörond (social och organisatorisk) Forskning visar på att flera faktorer påverkar den sociala och organisatoriska arbetsmiljön. Exempel på faktorer att undersöka är rimliga krav/arbetsbelastning, påverkansmöjligheter, socialt stöd, balans och återhämtning. Arbetsmiljöronden genomförs exempelvis genom att arbeta med resultatet i medarbetarenkäten i dialog med arbetsgruppen. Nedanstående frågor har plockats ut ur medarbetarenkäten då de har en tydlig koppling till nämnda faktorer ovan. I tabellen nedan ska du skriva i det värde som är aktuellt och sedan göra en analys av det samlade resultatet. Utifrån analysen, för in risker samt åtgärder/aktiviteter för att förebygga ohälsa i 1.5 Riskanalys och handlingsplan respektive friskfaktorer samt insatser/aktiviteter för att främja hälsa och arbetsmiljö i 1.6 Friskfaktorer och handlingsplan. Analysera resultatet ur ett jämlikhetsperspektiv. Observera att ni inte behöver göra en separat handlingsplan utifrån resultatet från medarbetarenkäten! Inför APT den 10 januari 2017 hade enhetschef efter dialog med skyddsombud skickat ut enkät till alla medarbetare angående den psykiska arbetsmiljön för att alla skulle kunna fylla i och fundera på den psykiska arbetsmiljön inför APT. På APT fick personalen prata med varandra i smågrupper och sedan samlades informationen in och skrevs upp på whiteboard. På APT den 21 mars 2017 gick enhetschef igenom medarbetarenkäten för Det konstaterades att det var en låg svarsfrekvens, 7 personer hade svarat och resultaten var dåliga. Det som framkom på APT var att vi behövde arbeta vidare med den organisatoriska tilliten och att det var viktigt att enhetschef återkopplade beslut till socialsekreterare. Bestämde efter förslag från personalen att vi på kommande APT skulle ägna hela APT 8

9 tiden till att arbeta med medarbetarenkäten för Den 11 april :30-12 arbetade socialsekretearna först i grupper kring arbetsmiljön och resultatet i medarbetarenkäten, därefter samlades all information in i storgrupp och skrevs upp på whiteboard. Det var även "bikups diskussioner" mellan socialsekreterarna för att alla skulle komma till tals. Psykiska arbetsmiljön -Medarbetare lyfter fram att arbetet i sig är psykiskt påfrestande. Det är viktigt att en stöttande hållning finns genom alla nivåer. Det är viktigt att i möjligaste mån vara två handläggare i möten, och att efter ett besök kunna tala med varandra om upplevelsen i samtalet. Viktigt att det finns en tillåtelse att få bryta ihop då arbetet är tungt psykiskt. I mottagningsgruppen sitter handläggare och 1:e Socialsekreterare tillsammans i möte varje morgon. Önskemål finns om extra handledning vid behov. -Det lyfts fram att det är viktigt att ha god koll på varandra i samband med hembesök och liknande. Förslag om att tex en kollega väntar in på kontoret för att säkerställa och fånga upp. Säkerheten och arbetsmiljön är en fråga som kommer att uppta ett gemensamt APT , för att följa upp efter Arbetsmiljöinspektionens synpunkter. -Samarbetssvårigheter beskrivs med samarbetspartners utifrån oklarheter runt arbetsuppgifter och roller etc. Exempel på detta är tex SSPF. -Pengar för inköp av stegräknare finns. Förslag på att utlysa någon form av tävling runt detta. -En Socialadministratör har anställts på barn och familjenheten 1 och hon kommer att kunna stötta socialsekreterare på barn och familjenheten 2 i avvaktan på att rekrytering och anställning av egen socialadministratör är klarsocialadministratörens arbetsuppgifter kommer exempelvis innefatta att handha sjukfrånvaro i form av att avboka möten o dyl. Hon kan även vara behjälplig med tex att lämna ut inbegärda dokument. Observera att olika nivåer ska svara på olika frågor. Orsaken till detta är att vissa frågor kräver närhet till medarbetarna för att kunna göra en korrekt analys medan andra kräver en större grupp för att resultat ska vara säkerställt. Nivå som ska svara Fråga i medarbetarenkäten Värde som ska redovisas Värde Alla 41. Med stress menas ett tillstånd då man känner sig spänd, rastlös, nervös eller orolig eller inte kan sova på natten Andel av medarbetarna som har svarat att de upplever väldigt mycket stress för närvarande 14 9

10 Nivå som ska svara Alla Enhet Område och sektor Område och sektor Fråga i medarbetarenkäten eftersom man tänker på problem hela tiden. Känner du av sådan stress för närvarande? 13. ag har möjlighet att återhämta mig efter perioder av hög arbetsbelastning 42. Hur ofta känner du av fysiska besvär (t ex huvudvärk, ont i rygg och nacke, musarm) som du tror beror på din arbetsmiljö? 43. Hur många gånger de senaste 12 månaderna har det hänt att du arbetat, trots att du med tanke på ditt hälsotillstånd borde ha sjukanmält dig? 44. Kryssa för det alternativ som närmast beskriver hur fysiskt aktiv du har varit under de senaste 3 månaderna Värde som ska redovisas Värde Medelvärdet för frågan 1.6 Andel av medarbetarna som har svarat att de känner av fysiska besvär varje dag Andel av medarbetarna som har svarat att de gått till arbetet trots sjukdom 4-5 gånger eller fler det senaste året Frågan om fysisk akvititet: Andel av medarbetarna som har svarat att de är mest stillasittande Arbetsmiljörond (fysisk) Forskning visar på att flera faktorer påverkar den fysiska arbetsmiljön. Exempel på faktorer att undersöka är belastning, buller, luftkvalitet, kemikalier mm. Tänk särskilt på kemikalier i arbetsmiljön som är ett område som följs upp i Miljöledningssystemet Östra Göteborg- för klimat och miljö. Arbetsmiljöronden genomförs i dialog med arbetsgruppen. Under styrande dokument/personal/arbetsmiljö och hälsa hittar du stöddokument och information som underlättar arbetet med den fysiska arbetsmiljön. I chefsbrevet/miljödatabasen finns information om Göteborg -för klimat och miljö. Analysera resultatet ur ett jämlikhetsperspektiv. Identifiera risk- och friskfaktorer utifrån resultatet. För in risker samt åtgärder/aktiviteter för att förebygga ohälsa i 1.5 Riskanalys och handlingsplan respektive friskfaktorer samt insatser/aktiviteter för att främja hälsa och arbetsmiljö i 1.6 Friskfaktorer och handlingsplan. Inför APT den 10 januari 2017 gjorde enhetschef och skyddsombud en fysisk arbetsmiljörond. Vi gick runt på Tellusgatan och utgick från en enkät om fysisk arbetsmiljö. Enhetschef skickade i samband med kallelsen till APT ut den information som framkom i den fysiska arbetsmiljöronden. På APT den 10 januari 2017 fick personalen prata med varandra i smågrupper och sedan samlades informationen in och skrevs upp på whiteboard. 10

11 Fysiska arbetsmiljön Det som framkom av den fysiska arbetsmiljöronden var följande: -Det finns mer att önska finns avseende trivsamheten i lokalerna. - Det finns en risk för hög ljudnivå i de arbetsrum som hyser sex stationer. - Upphängningskrok för ståmattorna har levererats. - Revidering av Brandskyddsplan skall utföras. I det nu uppsatta exemplaret anges fel uppsamlingsplats. - Grovstädning av lokalerna behöver genomföras. - Det finns problem med ventilationen i lokalerna. Dessa kan till viss del justeras manuellt. - Larmtavlan behöver ses över och kontrolleras. - Katastroflådan bör flyttas till annat ställe. - Belysning, trasiga möbler samt solskydd behöver ordnas. Efter en gruppdiskussion om den fysiska arbetsmiljön ger följande önskemål och tankar vid handen; -Att inredning och arbetsredskap etc skall vara lika på alla rum och stationer. -Ökad trivsel i lokalerna; tex blommor, tavlor. Även besöksrummen behöver en upprustning. Även ur säkerhets- och sekretessynpunkt bör besöksrummen ses över. -Kan exempelvis en dimmer installeras i rum Gåselyckan? Medarbetare vill ha olika stark belysning. -Önskemål om Ergonomisk genomgång lyfts fram av medarbetare. E.C. meddelar att detta går att få, genom att man kontaktar sin E.C. -Enheten har inget fikarum, vilket skulle vara önskvärt. Gemensamma fikatider då ej samtal förs om arbetet efterfrågas. -Skåp att låsa in värdesaker samt aktskåp efterfrågas. -Kylskåpen i pentryt är små och räcker ej till för enheten. -Varm choklad önskas till kaffemaskinen, till exempelvis de barn som besöker Socialkontoret. -Önskvärt vore en tidsplan för genomförandet av de förändringar som efterfrågas. -Utemiljön skulle behövas göras trivsamare. -Samtal om Naprapatbehandlingar. -Massagefåtölj har efterfrågats, men E.C. meddelar att detta är lyft i ledningsgrupp redan och det kommer inte att installeras i dagsläget. 11

12 1.5 Riskanalys och handlingsplan Riskanalys Bedöm riskfaktorns allvarlighetsgrad. Prioritera vad som är viktigast att arbeta med. Många gånger kan riskerna bedömas direkt, ta annars hjälp av stödfrågor och riskmatris nedan. Orsakas risken av mänskliga, tekniska och/eller organisatoriska faktorer? Hur troligt är det att något ska hända? Kan en eller flera medarbetare utsättas för risker? Vid vilka arbetsmoment är riskerna särskilt stora? Hur länge är medarbetarna utsatta? Vilket slags ohälsa och olycksfall kan inträffa? Bedöm om risken är acceptabel (grön), medelstor (gul) eller stor (röd). Bestäm vilka risker ni ska fokusera på och För in åtgärder/aktiviteter för att förebygga ohälsa i 1.5 Riskanalys och handlingsplan. Dessa kan du även med fördel omvandla till ett mål/aktivitet och föra in i din 12

13 verksamhetsplan under uppdraget arbetsmiljö och hälsa Riskkällor/Risker Bedö m- ning Till handli ngspla n? Åtgärd/aktivitet för att minimera risken Ansva rig Klart när? Uppska ttad kostnad Organisatorisk ineffektivitet Röd Samverkan mellan BoF och KoFF den 26 april och den 11 oktober Syfte tydliggöra roller och rutiner med mål att minimera risken för att akutverksamheten inte fungerar och att arbetsuppgifter "bollas runt" mellan olika enheter. Syfte är även att ansvarsfördelningen och roller ska tydliggöras. 1. EC 31 decem ber 2017 Organisatorisk ineffektivitet Röd 1:e på barn coh familjeenheten 2 kommer bjuda in till samverkansmöte med 1:e socialsekreterare på LSS. Syfte är att minska risken för att LSS handläggare anmäler oro till mottaget och att ärenden "bollas runt" Det behöver förtydligas och föras generell diskussion kring "vad är omsorgsbrister" "vad kan var och en göra på respektive enhet och vad kan vi göra tillsammans för att det ska bli så bra som möjligt för brukaren" 1:e socials ekreter are 31 dec 2017 För att avlasta arbetsbörda från socialsekreterare behöver EC undersöka och vid behov "Ta bort arbetsuppgifter" från socialsekreterare Utveckling och förnyelse Röd Socialadministratör kommer anställas i syfte att kunna avlasta socialsekreterare med administrativa uppgifter som inte är "ett måste" att socialsekreterare gör ex ordna fika, tolklappar, boka samverkansmöte, fakturor EC 1 augusti 2017 Inflytande, tid för arbetsuppgifter och återhämtning Röd Socialsekreterare önskar utbildning. EC får i uppgift att undersöka hur mycket utbildning/år som som är möjligt. Önskemål finns om kravlösa utbildningsdagar utan krav på motprestation. EC 31 dec

14 Riskkällor/Risker Bedö m- ning Till handli ngspla n? Åtgärd/aktivitet för att minimera risken Ansva rig Klart när? Uppska ttad kostnad Personal kommer under 2017 att få gå MI, Tejping, BBIC, Patriark, Barnperspektivutbildning, FREDA utbildning, delta i föreläsning på Westpride 1.6 Friskfaktorer och handlingsplan Analysera friskfaktorer genom att bedöma hur de bidrar till en god arbetsmiljö och hälsa. Analysera gärna med hjälp av MTO, Människa, Teknik, Organisation. Är det mänskliga, tekniska eller organisatoriska faktorer som spelar roll för att medarbetare ska må bra? Kan dessa utvecklas för att fler ska må bra? Prioritera vad som är viktigast att arbeta med. Skapa insatser/aktiviteter för att främja hälsa. Dessa kan du med fördel omvandla till ett mål/aktivitet och föra in i din verksamhetsplan under uppdraget arbetsmiljö och hälsa Friskfaktorer Till handli ngspla n? Åtgärd/aktivitet för att främja hälsa Ansva rig Klart när? Uppska ttad kostnad Förebygga stress EC ansvarar för att samtala och utreda orsak till korttidssjukfrånvaro. EC Dec 2017 Förebygga stress Gemensamma "spelregler" under fika pratar vi inte arbete Alla Dec 2017 Förebygga stress Kollegialtstöd - att som kollega- uppmärksamma stressreaktioner hos kollegor och prata och signalera till arbetsledning Alla December 2017 Förebygga stress Arbetsledning strävar efter att vara förebilder och ta fika och ge positiv feedback "tack för en bra vecka" EC och 1:e December 2017 Tillräckligt med personal på plats Samtlig personal kan få semester som de önskar Alla EC 1 april 2017 Friskvård Alla ges möjlighet att installera och använda Pausit, EC skickar länk till alla medarbetare i april 2017 EC Dec 2017 Yoga på arbetstid erbjuds Kompetensutveckling Ståendepunkt på APT - vilka utbildningar finns Alla Dec

15 1.7 Tillfälliga uppföljningsfrågor Använder du/ni någon särskild mall för kallelse till APT? A - vilken? Bifoga gärna längst ned i rapporten samverkad med facket Hur sker kallelse till APT? Använder du/ni någon särskild mall för dagordning förapt? - om ja, vilken? Bifoga gärna längst ned i rapporten. - om nej, vilka punkter brukar ni ta upp på APT? en vecka innan APT samverkad med facket Har ni en uppdaterad dokumentation av era märkningspliktiga kemikalier och tillhörande aktuella säkerhetsdatablad? Förvaras kemikalier på ett säkert sätt som förhindrar miljö- och arbetsmiljörisker? ej relevant ej relevant 1.8 Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen Beskriv arbetsmiljöfrågor eller åtgärder som det finns anledning att lyfta i organisationen utifrån att du behöver stöd i frågan av sektorsledning, lokal samverkansgrupp (LSG), förvaltningsledning eller förvaltningens samverkansgrupp (FSG) Det är trångbott i de lokaler som finns på Tellusgatan. Problem med faxar Behov av mer administrativt stöd 15

16 2 Mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön Enligt AFS 2015:4 om Social och organisatorisk arbetsmiljö ska arbetsgivaren ta fram mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Målen ska syfta till att främja hälsa och arbetsmiljö samt öka organisationens förmåga att motverka ohälsa, exempelvis genom att stärka och förbättra kommunikation, lärande, ledarskap, samarbete, inflytande och delaktighet. Arbetsgivaren ska ge arbetstagarna möjlighet att medverka i arbetet med att ta fram målen och se till att arbetstagarna känner till dem.samtidigt ska målen vara förankrade i högsta ledningen och utgå från arbetsmiljöpolicyn. Det innebär att förvaltningen kommer att sätta mål på alla nivåer. Varje enhet tar fram minst ett mål eller en aktivitet utifrån er arbetsmiljökartläggning. Detta mål/aktivitet lägger du till i justera plan under området Styrning och ledning där det finns ett uppdrag som heter "Alla enheter ska ha ett mål och/eller en aktivitet avseende arbetsmiljö och hälsa." Det blir då synligt i tabellen nedan. Förvaltningsledningen och sektorsledningarna tar därefter fram övergripande mål som gäller för förvaltningen respektive sektorerna. Område n Uppdra g Verksa mheten s mål Aktivitet er Ansvari g Beskriv ning / syfte med åtgärde n Startdat um Slutdatu m Komme ntar Arbetsmi ljö och hälsa Alla enheter ska ha ett mål och/ eller en aktivitet avseend e arbetsmi ljö och hälsa All personal deltar på APT Anna Lundqvi st Syftet med att alla närvarar på APT är att skapa ett naturligt och återkom mande forum för diskussi oner i syfte att öka delaktig heten hos personal en. Inför APT ges alla medarbe tare möjlighe t att påverka Syftet med att alla närvarar på APT är att förebygg a ohälsa och skapa ett naturligt och återkom mande forum för diskussi oner i syfte att öka delaktig heten hos personal en. Inför APT ges alla medarbe tare 16

17 Område n Uppdra g Verksa mheten s mål Aktivitet er Ansvari g Beskriv ning / syfte med åtgärde n Startdat um Slutdatu m Komme ntar vad vi ska ta upp på APT, erbjudan de finns från enhetsc hefen att veckan innan APT delta i ett litet möte kring punktern a på APT, för att kunna framföra önskem ål kring punkter som ska tas upp på APT. möjlighe t att påverka vad vi ska ta upp på APT, erbjudan de finns från enhetsc hefen att veckan innan APT delta i ett litet möte kring punktern a på APT, för att kunna framföra önskem ål kring punkter som ska tas upp på APT. April 2017 Uppfattn ingen är att alla deltar om det inte finns synnerli gen särskilda skäl. Maj på APT den 13 juni kommer målarbet ete att följas upp tillsamm ans med medarbe tarna APT juni, bra deltagan 17

18 Område n Uppdra g Verksa mheten s mål Aktivitet er Ansvari g Beskriv ning / syfte med åtgärde n Startdat um Slutdatu m Komme ntar de, lokalpro blem, vill vara i lokaler i huset, fungerar bättre nu än tidigare. juli/augu sti - inga APT har genomfö rts under sommar en men ett schema för augusti 2017 till januari 2018 har skickats ut till samtliga medarbe tare, för att alla i god tid ska kunna avsätta tid för APT och INFO möten med enheten. Första APT kommer ske den 12 septemb er. Septem ber Konstat erar på Planerin gsdagen att målet är uppnått, personal deltar på APT om det inte handlar om 18

19 Område n Uppdra g Verksa mheten s mål Aktivitet er Ansvari g Beskriv ning / syfte med åtgärde n Startdat um Slutdatu m Komme ntar sjukdom eller akuta saker som LVU. Ärendet yngdsm ätningar Anna Lundqvi st 1:e socialse kreterar e ska regelbun det genomfö ra ärendety gndsmät ningar för att kunna se hur identifier a både hur arbetsbe lastning en är på tjänstern a och samtala om vilken känsla socialse kreterar na har av sin arbetsbe lastning. Målet är att socialse kreterar na ska trivas och känna sig nöjda med sin arbetsin sats. Syftet är att skapa och behålla "rimliga tjänster" och att socialse kreterar Syftet med ärendety ngdsmät ningar är att främja hälsan. 1:e socialse kreterar e genomfö r regelbun det ärendety gndsmät ningar för att kunna se och identifier a både hur arbetsbe lastning en är på tjänstern a och samtala om vilken känsla socialse kreterar na har av sin arbetsbe lastning. Målet är att socialse kreterar na ska trivas och känna sig nöjda med sin arbetsin sats. Syftet är att 19

20 Område n Uppdra g Verksa mheten s mål Aktivitet er Ansvari g Beskriv ning / syfte med åtgärde n Startdat um Slutdatu m Komme ntar na genom regelbun dna ärendety gndsmät ningar ska kunna få ledning och hjälp i att kunna prioritera vilka arbetsup pgifter som de ska genomfö ra på sin arbetstid samt att 1:e socialse kreterar e ska kunna ha en överblick både över socialse kreterar nas faktiska arbetsty ngd och känsla av arbetsty ngd. skapa och behålla "rimliga tjänster" och att socialse kreterar na genom regelbun dna ärendety gndsmät ningar ska kunna få ledning och hjälp i att kunna prioritera vilka arbetsup pgifter som de ska genomfö ra på arbetstid en samt att 1:e socialse kreterar e ska kunna ha en överblick både över socialse kreterar nas faktiska arbetsty ngd och känsla av arbetsty ngd. April 2017 Ärendet ygndsm äting är gjord i mars för alla fastanst ällda socialse kreterar 20

21 Område n Uppdra g Verksa mheten s mål Aktivitet er Ansvari g Beskriv ning / syfte med åtgärde n Startdat um Slutdatu m Komme ntar e och kommer att genomfö ras regelbun det var tredje månad. Maj på APT den 13 juni kommer målarbet ete att följas upp tillsamm ans med medarbe tarna. APT juni, viktigt med regelbun denhet och tätt, senaste gjordes i mars, kommer görs i juni ) anstälda i mars, tre hamnad e högt - rött vilket innebär hög arbetsbe lastning varav två upplevd e att de hade hög ärende belastni ng, två på brun, varav en upplevd e att det var för högt, 21

22 Område n Uppdra g Verksa mheten s mål Aktivitet er Ansvari g Beskriv ning / syfte med åtgärde n Startdat um Slutdatu m Komme ntar fyra på ljusblått vilket innebär att man har låg arbetsbe lastning och två uppfatta de att de hade för lite att göra, att par av de på ljusblått var nyanstäl da. uni-juli arbetet med ärendety ngdsmät ningar har genomfö rts enligt plan, nästa ärendety ngdsmät ning kommer ske i septemb er. Septem ber Ärendet yngdsm ätning pågår enligt plan 22

23 3 Uppföljning höst 2017 Du, som chef, ansvarar för att systematiskt undersöka, rapportera, åtgärda och följa upp arbetsmiljön och hälsan inom din verksamhet. I juridisk mening, enligt Arbetsmiljölagen, är även chefer medarbetare. Observera att det på grund av detta finns två separata arbetsmiljöuppföljningar i Rappet. För mer information om arbetsmiljöarbete och ditt ansvar som chef, se Styrande dokument/personal/arbetsmiljö och hälsa. I SDF Östra Göteborgs arbetsmiljöuppföljning ingår att du som chef analyserar nyckeltal samt genomför arbetsmiljöronder och rapporterar in resultat och analys för dessa, samt åtgärder. Arbetsmiljöronder gör du tillsammans med dina medarbetare. Under rubriken Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen skriver du in de frågor som du och dina medarbetare behöver stöd och hjälp med att hantera, från sektorsledning, lokal samverkansgrupp (LSG), förvaltningsledning eller förvaltningens samverkansgrupp (FSG). Att tänka på i analysarbetet ämlikhetsperspektivet (ämlikhet är alla människors lika värde oavsett kön, könsidentitet eller könsuttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning, ålder, socioekonomi och geografisk hemvist i staden. ämställdhet är jämlikhet mellan könen) Identifiera risk- och friskfaktorer utifrån resultatet* * En riskfaktor är något i arbetsmiljön som kan leda till ohälsa och ska tas bort eller minimeras. En friskfaktor är något i arbetsmiljön som gör att hälsan bevaras eller förbättras hos de anställda på arbetsplatsen. Tänk på att faktorerna kan gälla såväl fysisk, psykisk eller social arbetsmiljö samt finnas på så väl organisations-, gruppsom individnivå. Tidplan 2017 Tidplan för arbetsmiljöuppföljningen hösten 2017 Den 21 oktober ska du som chef vara klar med din uppföljning och ha rapporterat in den i Rappet. Senast vecka 47 ska redovisning och samverkan ske i lokal samverkansgrupp (LSG). För detta ansvarar du som områdeschef. Det innebär att arbetsmiljöuppföljningen - inklusive analys och handlingsplan för enheterna respektive områdena - redovisas och samverkas i den lokala samverkansgruppen. Senast vecka 51 ska redovisning och samverkan ske i förvaltningens samverkansgrupp (FSG). För detta ansvarar du som sektorschef. Det innebär att arbetsmiljöuppföljningen - inklusive analys och handlingsplan för sektorn - redovisas och samverkas i förvaltningens samverkansgrupp. Två gånger per år ska förvaltningen rapportera nuläge och handlingsplan avseende arbetsmiljö och hälsa till nämnden. 23

24 3.1 Analys av nyckeltal Arbetsskador, otillåten påverkan och tillbud Statistik finns i IT-systemet LISA. Du kan även be din HR- specialist eller processledaren för arbetsmiljö och hälsa om stöd. Du behöver inte föra in statistiken utan bara analysera den. Analys Vilka är de vanligaste händelserna som förorsakar arbetsskador eller tillbud? Vad beror detta på? Analysera utifrån modellen Människa- Teknik- Organisation. Ta med jämlikhetsperspektiv i analysen Enheten har haft tre rapporterade tillbud varav en händelse rapporterats två gånger. Det har handlat om hot/våld/kränkningar. Tillbud handlar om att vi ofta möter människor i kris pågrund av de förlorat något eller riskerar att förlora något. I samband med att barn och familjer får besked om att barn ska placeras både utifrån brister i omsorgen eller utifrån eget beteende i form av missbruk eller kriminalitet ökar risken för tillbud i form av hot och våld. Tillbud handlar även om att socialsekreterare i sin myndighetsutövning exponeras/utsätts av brukare som har olika svårigheter i form av psykisk ohälsa, missbruk, funktionsnedsättningar, våldsproblematik. 24

25 3.1.2 Sjukfrånvaro Statistik kan tas fram ur IT-systemet Nekksus, se anvisning längst ned i denna textrutan. Du behöver inte föra in statistiken utan bara analysera den. Analysera total sjukfrånvaro samt korttidsfrånvaro (1-14 dagar) för halvår 2016 och På områdes- och sektorsnivå ska statistiken även analyseras per kön. På sektorsnivå ska de befattningar som har högst sjukfrånvaro tas fram och analyseras. Analysfrågor: Varför ser sjukfrånvaron ut som den gör? Vilka risk- respektive friskfaktorer påverkar? Vad kan vi som arbetsgivare påverka? Analysera ur ett jämlikhetsperspektiv. För in risker samt åtgärder/aktiviteter för att förebygga ohälsa i 1.5 Riskanalys och handlingsplan. För in friskfaktorer och aktiviteter för att främja hälsan och arbetsmiljön i 1.6 Friskfaktorer och handlingsplan Instruktion för att ta fram statistik i Nekksus Välj enhet. År: 2016 respektive 2017 Period: juni Kolumnuppsättning Sjuk% ackumulerad Anställningsform: alla Du kan även be din HR-specialist eller processledaren för arbetsmiljö och hälsa om stöd. Arbetsgivaren har under 2017 försökt att påverka sjukfrånvaron genom att bli noggrann på att följa upp upp korttidsfrånvaron och utreda de bakomliggande orsakerna till den. Rehabsamtal har genomförts med berörd personal utifrån den höga korttidssjukfrånvaro, det har inte framkommit uppgifter från personalen om att det är arbetsrelaterat, Att låta ansvaret för arbetsuppgifter ligga kvar hos ordinarie socialsekreterare vid korttidssjukdom är ett sätt att öka ansvarskänslan hos socialsekreterare och att inte skapa en känsla av att diskvalificera socialsekreterare genom att låta andra "ta över arbetsuppgifter" - ur ett brukar perspektiv är det också en fördel att skapa en sammanhållen brukarprocess med så få handläggare som möjligt för att minska risken att brukare "bollas runt" och får olika svar Alla 27 personer anstälda i juni, Antal sjuka 14, Sjuk % 8.0, 1-14 dgr 2,9 15-dgr 5,1 2016: 25

26 Alla 21 personer anstälda i juni, Antal sjuka personer 13, Sjuk % 10.0, 1-14 dgr 3,3 15- dgr 6,8 3.2 Uppföljning och revidering av handlingsplan Följ upp 1.5 Riskanalys och handlingsplan samt 1.6 Friskfaktorer och handlingsplan och revidera vid behov. Fundera kring: Har åtgärderna som beslutats i handlingsplanen genomförts? Om inte, varför? Har genomförda åtgärder lett till önskat resultat? Vad återstår? Hur ska de lösas? Finns det andra lösningar än de tänkta åtgärderna? 2017 I uppföljning på APT den 10 oktober framkommer positiv information. Överlag är aktiviteterna i handlingsplanen pågående.önskemål om att sätta kortare tidsgränser på aktiviteterna i handlingsplanen framkom. Önskemål om att göra önskemålen från den fysiska och sociala arbetsmiljön till en handlingsplan och att få besked kring vad som kommer att förändras och om det finns saker som inte kommer att förändras. En ide är att framöver lyfta in önskemålen efter den fysiska och sociala arbetsmiljön i handlingsplanen. Personal som önskat har fått ståmattor, headset, nya tangentbord, pennställ, krokar till ståmattor, bokstöd för att underlätta vid dokumentation samt armstöd. LSS; 1:e socialsekreterare på enheten träffat 1:e socialsekreterarer på FH på "1:e nätverket". Chef för FH har sedan augusti 2017 fått tiderna för samverkansmöte angående "hemmaplansarbetet" på måndagar och är beredd att delta vid behov. Enhetschef på barn och familjeenheten 2 och enhetschef på funktionshinderverksamheten har den 11 oktober samtalat och kommit överens om att samtal sak ske!.e till!.e innan anmälan görs från funktionshinders sida samt att FH kommer kalla till samverkansmöten. Vid behov kommer även enhetscheferna att delta. Kvar finns att 1:e socialsekreterare i Barn och familjeenheten ska bjuda in 1:e socialsekreterare på FH för dialog kring "Vilka förväntningar har vi på varandra, när och hur anmäler FH" Samverkansmöten Samverkansmöten på måndagar är pågång. Utbildningar Flera socialsekreterare är anmälda till introduktionsutbildningen Yrkesresan, 4 personer går BBIC, 4-6 personer kommer att bli utbildade i november i PATRIARK, 4-6 personer kommer att få gå utbildning i FREDA i december. Önskemål om ytterligare utbildningar finns kvar. Enhetschef har inventerat vilka utbildningar som personalen gått och vilka utbildningar som personalen könskar att gå. Flera ur personalen hade fått uppfattningen att en annan enhetschef under sommaren 2017 anmält den till FREDA 26

27 utbildning i oktober, vilket inte stämde, Utbildning ska finnas som en stående punkt på APT. Socialadministratör han anställts och det fungerar bra. - Socialadministratör mailade den 11 oktober ut information om sina arbetsuppgifter Fika Fortsatt behov av att arbetsledningen ska vara förebilder ta fika och ge positiv feedback. Stress och arbetsbelastning Det går att konstatera att situationen 2017 skiljer sig markant från situationen Största risken har varit arbetsbelastningen och stressen hos socialsekreterare.personal är på plats, Nu finns det även 3 stycken 1:e socialsekreterare vilet innebär kraftigt förstärkt stöd från ledningen, socialsekreterarei dag stöd och vägledning både gällande ärendegenomgångar, handläggning och dokumentation. Vi har inga sena utredningar. I takt med att arbetsbelastningen minskat har socialsekreterarna fått ökade möjligheter att göra klienter delaktiga och rättssäkerheten ökar vilket minskar stessen hos personalen. Det finns ett gott arbetsklimat i gruppen och personalen har på planeringsdag arbetat med bland annat tidstjuvar och hur man kan fokusera och göra en planering av sin arbetsdag för att kunna minska stress och skapa möjlighet till återhämtning. 3.3 Hot- och våldsplan Hot och våld Har enheten en rutin för hot- och våldssituationer som följer stadsdelens mall? Är den känd för alla medarbetare? Har ni reviderat den minst en gång den senaste 12-månadersperioden? Välj mellan a/nej/ej tillämplig På APT i maj genomfördes en övning av överfallslarm, Gick igenom de olika ollerna på APT och läste igenom Hot och våldplanen så den är känd för all personal. 8 medarbetare tilldelades roller för att kunna pröva rollerna 1-8Målet var att testa enhetens rutiner vid överfallslarm och ge trygghet i hur rutinen fungerar skarpt. 3.4 Brandskydd (SBA) SBA Har enheten SBA- föreskrifter? Är de kända för alla medarbetare? Har ni haft brandskyddsrond på alla arbetsplatser inom enheten under den senaste 12- månadersperioden? Har ni haft utrymningsövning under den senaste 12- månadersperioden? Välj mellan a/nej/ej tillämplig 27

28 SBA-föreskrifter finns i SBA-pärm finns i receptionen plan 1 och är kända av all personal. APT den 13 juni genomfördes en utrymningsövning. Personal har gått igenom all brandutrustning på plan 3 Tellusgatan, Informerat att hissen ej används och visat hur personalen ska utrymma beroende på var man befinner sig på kontoret. Det finns ett förslag på utrymningsplan för de stora möteslokalerna. Husgruppsmöte den 15 juni framkom att utrymningsplaner på varje våning kommer att revideras, Åtgärder är gjorda räddningstjänsten har samtliga nycklar och lampan för utrymning fungerar. 3.5 Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen Beskriv arbetsmiljöfrågor eller åtgärder som det finns anledning att lyfta i organisationen utifrån att du behöver stöd i frågan av sektorsledning, lokal samverkansgrupp (LSG), förvaltningsledning eller förvaltningens samverkansgrupp (FSG). Rummet där socialadministratören sitter - just nu sitter det en heltid och en person på 25%, hur många personer kan man sitta där? Önskemål om tidsplaner - besked om jag nej eller aldrig Krokar till besöksrummen, för att hänga jackor Gåselyckan och Franskadammen, möbler, väggar, hål som behöver slipas, konstiga svarta fläckar mm - kommer det att åtgärdas och när? Barnhörna i receptionen Fortsatt kallt i rummen - personalen är informerad om att de ska felanmäla men upplever att det fortsatt är ett problem. 28

29 4 Utvärdering av arbetsmiljöuppföljning vår och höst Följande avsnitt är en utvärdering av hur arbetsmiljöarbetet inom SDF Östra Göteborg fungerar. Underlaget kommer att användas för att förbättra t ex information, rutiner och utbildning inom arbetsmiljöområdet. Svara kortfattat på nedanstående frågor. Upplever du som chef att du har tillräcklig kunskap och information gällande: arbetsmiljö (lagar, avtal samt praktiskt arbete) uppgiftsfördelning av arbetsmiljöuppgifter lokala rutiner och tidplaner stöd för kartläggning, riskbedömning och handlingsplaner riskbedömning vid verksamhetsförändring hur man förebygger och hanterar ohälsosam arbetsbelastning hur man förebygger och hanterar kränkande särbehandling hälsofrämjande ledarskap och hälsofrämjande arbetsplatser Välj mellan a/nej/ej tillämplig Kommentarer och förbättringsförslag Vet var jag kan hitta information och stöd via ex HR 29