Arbetsmiljöuppföljning 2017

Transkript

1 Arbetsmiljöuppföljning 2017 IFO-FH enhet: Försörjningsstödsenhet 2 Vårens arbetsmiljuppföljning är nu genomförd och dokumenterad. Perioden har åter präglats av justeringar gjorda i organisationen. En positiv skillnad är att vi nu har personal på alla tjänster och att de nya som började i början på året har kommit igång i sitt arbete. Det finns en" go" känsla i arbetsgrupperna samtidigt som det finns en oro för arbetsbelastningen. Vi har påbörjat en handlingsplan som vi fortsätter att jobba med. Höstens uppföljning är också genomförd. I mars tillkom en tredje arbetsgrupp till enheten och vi blev fler personal. Tjänsterna har i hög grad varit besatta förutom att Rehabgrupp 3 har haft planerad frånvaro och sjukfrånvaro. Arbetet fortskrider positivt framåt och vi har sett ett aktivt lärande och en nyfikenhet hos de nyanställda. Höstens analys präglas av en oro inför ramanpassningen, ingen vet men bara väntar.

2 Innehållsförteckning 1 Uppföljning vår Analys av nyckeltal Arbetsskador, otillåten påverkan och tillbud Sjukfrånvaro Frisknärvaro Utvärdera föregående handlingsplan Arbetsmiljörond (social och organisatorisk) Arbetsmiljörond (fysisk) Riskanalys och handlingsplan Friskfaktorer och handlingsplan Tillfälliga uppföljningsfrågor Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen Mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön Uppföljning höst Analys av nyckeltal Arbetsskador, otillåten påverkan och tillbud Sjukfrånvaro Uppföljning och revidering av handlingsplan Hot- och våldsplan Brandskydd (SBA) Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen Utvärdering av arbetsmiljöuppföljning vår och höst

3 1 Uppföljning vår Analys av nyckeltal Arbetsskador, otillåten påverkan och tillbud Analys Under 2017 har tillkommit ett par klienter som har ett klart riskbeteende i kontakt med receptionspersonal och handläggare. Ett sådant tillfälle är rapporterat som ett tillbud. Socialsekr och förste har gjort sitt yttersta för att förutse dessa spontanbesök. Det finns en kontakt med vuxenhandläggare och ev besök skall göras där och ansökan skall tas emot per telefon. Mönstret är pengar som tagit slut. Utvald handläggare är erfaren och därmed van vid likande kontakter. Besöken har ett flertal ggre tvingat oss att tillkalla polis.handläggare skall alltså när det är möjligt varsla receptionspersonalen och ge dem förslag/instruktioner på vad dom skall göra och därefter ta kontakt med handläggaren I övrigt har inga arbetsskador eller tillbud rapporterats även om det fler ggr funnits högljudda besökare antingen från vår enhet eller de tre andra enheterna Sjukfrånvaro Analys Verksamheten har genomgått flera omorganisationer med förändring i personec-trädet. Antal personal som redovisas är för hög. Det går inte att dra några som helst slutsatser. antal pers antal sjuka sjuk total 1-14 dagar ,4% 2,4% 7,0% ,8% 3,2% 6,6% Siffrorna såväl 2015 o 2016 präglas i hög grad av en fd medarbetare som inte skall tillhöra vår enhet. Denne person har varit sjukskriven i tre år på heltid och har nyligen börjat arbeta på 25 %. Hen är nu flyttad till annan enhet inom området. En annan person som tidigare varit sjukskriven har nu fått sjukersättning på 75% med omskrivet anställningsavtal motsvarande 25 %, vilket gör att sjukstatistiken borde förbättras. En annan person har varit partiellt sjukskriven kv 4 med fortsättn in på 2017 som nu har återgått i tjänst 100% En tredje person har varit sjukskriven hel/partiellt under sommar o höst Denna person har nu återgått i 100% tjänst. Ingen av dessa tre har varit sjukskriven för omständigheter i arbetsmiljön. Oavsett felaktiga siffror kommer sjukfrånvaron att sjunka 2017 då samtliga omnämnda personer idag arbetar 100 % eller den tjänstgöringsgrad som är i det aktuella fallet Frisknärvaro Analys och prioriterade åtgärder maa frisknärvaron Det är oklart vad redovisad frisknärvaro i Nekksus avser % % Går inte all analysera. 3

4 1.2 Utvärdera föregående handlingsplan En uppfattning, med hög grad av samstämighet i personalgruppen.är att ett lägre ärendetal är det som absolut mest påverkerar arbetssituationen såväl arbetsbelastning som kvalitet i arbetet. Färre ärenden ger fler besök, fler proffessionella utredningar mer träffsäkerhet vid genomförande av insatser etc.vid förra handlingsplanen konstaterades att arbetsgrupperna visserligen fått färre ärenden men också att det tillkommit nya arbetsuppgifter..tyvärr har en ärendeminskning inte varit i sikte utan tvärtom har vi fått kännas vid en ärendeökning. Rehab 1 o 2 har haft en tuff period senaste året. 1 april började samtliga arbetsgrupper med nybesök samtidigt som delar av Mottagningsgruppens jouruppdrag, matpengar lades över på arbetsgrupperna Lika för alla kan sägas men trots allt två nya arbetsuppgifter utan mer resurser. Samtidigt vidkändes Rehab 1 o 2 att många slutade med en stor kompetensförlust som följd. Självklart gjordes det omfattande rekryteringar med inte alltid med ett gott resultat. Efter sommaren slutade ytterligare personal och minst tre av dessa tjänster fick vakanssättas. Hösten var rejält ansträngande och kvarvarande personal fick förutom sina egna arbetsuppgifter också ta sig an uppgifter på de vakanta tjänstern. Under hösten fortsatte rekryteringen och i slutet av januari kom fyra nya socialsekreterare Uppdraget med att uppdatera utredningar fick sig en rejäl knäck och stannade av. Den hösten var det många utredningare som blev för gamla för att det antingen var helt ny personal på tjänsterna eller att tjänsterna var vakantsatta. I början på 2017 iscensatte vi ytterligare en justering av organsiationen, vilket vi alla egentligen var förberedda på. Dock inte vilka effekter det skulle få Rehab 1 o 2. Med en tydlig prioritering mot de målgrupper som nyansökte om försörjningsstöd och stod nära arbetsmarknaden, fick det effekten att Rehabgrupperna skulle ha fler ärenden per socialsekreterare. Färre tjänster skulle framledes arbeta med de som stod längre från arbetsmarknaden. I samband med att en socialsekreterare bytte arbetsgrupp, drogs en tjänst in. I samband med denna justering, tillkom Rehab 3, sju socialsekreterare och en förste till enheten 1 april., samtidigt som fyra utredningsassistenter lämnade. Antal tjänster ökade och antal personer ökade ytterligare då man inkluderar, förstar, personal som deltid finns inom uppdrag hos Samordningsförbundet nordost och väster. Myndighetsgemensam rekrytering nämns också som en posiitv påverkansfaktor på arbetsmiljön.det är en balansgång mellan arbetsgivarens behov av personal och den nya personalens önskemål om arbetsområde. Det ledde förra omgången till att Försörjningsstödsenheterna inte fick någon "tilldelning" av ny personal.arbetssättet skulle ju dels tillgodose fler personal men också att arbetsssättet skulle avlasta enhetscheferna vid rekrytering.förbättrade besöksrum var ytterligare ett förbättringsområde. Under hösten genomförde Arbetsmiljöverket inspektion av socialsekreterarnas arbetssituation och lämnade i sin rapport ett flertal anmärkningar på vår arbetsmiljö. Våld o hotplanen har reviderats och kompletterats med ett antal rutiner. Tydliga krav på att samtliga besöksrum skall ha flyttvägar. Arbetet med flyktvägar är nu inne i sitt slutskede samtidigt som det nu och under en period varit särskilt ansträngande med att genomföra besök. Av den anledningen har arbetet med att förbättra besöksrummen inte kunnat fullföljas enligt plan. Det samma gäller hot och våldplanen som reviderats ytterligare egentligen innan den "nya" hade implementerats. Hot o våldplanen har varit uppe på APT och det blev ett starkt fokus på på den nya rutinen för hembesök och vilka konsekvenser den får vid genomförande av hembesök. 4

5 1.3 Arbetsmiljörond (social och organisatorisk) Arbetsmiljön diskuteras regelbundet på APT. Vid två tillfällen i mars o april hade vi det som en särskild diskussionspunkt. Diskussionen hade då föregåtts av enkäten Psykosocial arbetsmiljö. Samtidigt hade 8 nya medarbetare anslutet till enheten vilket gjorde att vi valde att redovisa den i två högar. Enkäten tar upp sex olika områden, Arbetets innehåll, Arbetsorganisation, trivsel,arbetsklimat, arbetskrav, ledning och kompetensutveckling 21 som varade på delar eller hela enkäten.r. Här följer en genomgång av de olika områdena.vi startar med arbetstakten och med frågan "har du möjlighet att påverka arbetstakten? En hög andel anser att de inte kan påverka arbetstakten, 3 inte alls och 7 knappast och 11 anser att de kan påverka i viss mån. Alltså en hälftendelning på enheten. När det kommer till om det är en rimlig arbetsbelastning svarar 10 i viss mån och 2 svarar ja. 5 svarar knappast. Endast två svarar att dom har en rimlig arbetsbelastning. Hälfen svarar att de har det i viss mån.det är endast en person som svarar ja på fråga hinner du med dina arbetsuppgifter och nio i viss mån. 4 knappast och 4 inte alls. Det här området får ses som ett riskområde att jobba vidare med., dels utifrån tydliga prioriteringar och dels att hitta en" good enough" nivå i arbetet. Som en lite extra komihågkommentar är att utredningsassistenterna, har varit med i enkätundersökningen. Det är känt sen tidigare att denna yrkesgrupp i högre usträckning svarar att dom inte kan påverka arbetstaken. b Det är fler som hinner med sina arbetsuppgifter i rehab3 än i de två andra grupperna.inte så många tar med sig jobbet hem, 3 svarar i viss mån och 7 knappast.få personer tar med sig arbetet hem i tankarna.en hel del är trötta när de kommer hem (8/21) och lika många i viss mån. Nästan ingen upplevert ngn våld och hotsituation under det senaste året. Området,arbetets innehåll, ligger nära svaren kring arbetstakt. 12 svarar att de har intressanta o meningsfulla arbetsuppgifter o sju i viss mån och fyra svarar knappast Många känner sig trötta när de kommer hem från arbetet, 8 ja och 8 i viss mån fyra svarar knappast. Får ses som en varningsklocka. 10 anser att arbetet är upplagt så att man får möjligheter till samarbete o god kontakt med arbetskamrater. 8 svarar ja i viss mån. Här är ngt att arbeta med så att fler svarar ja.. Likaså gäller det om du får hjälp o stöd av dina arbetskamrater om du har problem i jobbet 13 svarar ja och 6 i viss mån, De flesta upplever trivsel och gemenskap med sina arbetskamrater. Man kan i högre utsträckning ge varandra beröm för en god arbetsinsats, 10 ja och 10 i viss mån. Här finns att jobba på mot en förbättring.kan du leva upp till förväntningar som ställs på dig? I det stora hela är det inte många som svarar ja på frågan Många svarar i viss mån och det innebär först o främst arbetskamrater och brukare. 14 svarar ja i viss utsträckning när det gäller dom egna kraven.en person känner olust inför att gå till jobbet och flertalet har en ganska positiv känsla Den person som känner olust att gå till jobbet har genomgående svarat med högre grad av missnöje än övriga.14 anser att dom får beröm och kritik från chefen ja eller i viss mån. 3 knappast och 3 inte alls. Det här är ngt att jobba på 11 pers har svarat att chefen knappast eller inte alls diskuterar med arbetsgruppen innan beslut fattas. Endast tre svarar entydigt ja. Det här kan kanske bero på de två justeringar av org som gjorts, den senare föregicks av en ganska lång period av tystnad då "inget hände" (8 upplever att det får hjälp o stöd av chefen och 11 att de får de i viss utsträckning. Tänker att den nära arbetsledningen handhavs av förstarna som i första hand är de som ger hjälp o stöd i vardagen och att chefen ofta kommer till när det är ngt speciellt. Slutligen behöver nöjdheten med APT öka och det är den nya arbetsgruppen 5

6 beredd att jobba med. Analys- riskfaktorer Det finns viss möljighet att hantera arbetsbelastningen men arbetstakten är för hög. Det är ett fåtal som hinner med sin arbetsuppgifter. EC kommer att ge förste i uppdrag att förtydliga uppdrag, prioriteringar i arbetet för att hitta en rimlig arbetsbelastning och minska arbetstakten. Det är också viktigt att öka antal personer till att vara mindre trötta när de kommer hem från jobbet. Till handlingsplanen tar vi också med oss att Rehab1 har sen i januari haft full bemanning på tjänsterna och att Rehab2 nyligen anställt ytterligare en socialsekr från det myndighetsgemensamma spåret. Det finns en person i Rehab3 som är sjukskriven och det finns en person som snart går på föräldraledigthet. Här har det täckts upp med två vikarie, den ena jobbar nu och den andra kommer till 14 juni. Allt för att arbetsgruppen inte skall tappa fart och inte minst tappa fart när det gäller uppdaterade utredningar. Nivå som ska svara Fråga i medarbetarenkäten Värde som ska redovisas Värde Alla Alla Enhet Område och sektor Område och sektor 41. Med stress menas ett tillstånd då man känner sig spänd, rastlös, nervös eller orolig eller inte kan sova på natten eftersom man tänker på problem hela tiden. Känner du av sådan stress för närvarande? 13. ag har möjlighet att återhämta mig efter perioder av hög arbetsbelastning 42. Hur ofta känner du av fysiska besvär (t ex huvudvärk, ont i rygg och nacke, musarm) som du tror beror på din arbetsmiljö? 43. Hur många gånger de senaste 12 månaderna har det hänt att du arbetat, trots att du med tanke på ditt hälsotillstånd borde ha sjukanmält dig? 44. Kryssa för det alternativ som närmast beskriver hur fysiskt aktiv du har varit under de senaste 3 månaderna Andel av medarbetarna som har svarat att de upplever väldigt mycket stress för närvarande Medelvärdet för frågan 2,1 Andel av medarbetarna som har svarat att de känner av fysiska besvär varje dag Andel av medarbetarna som har svarat att de gått till arbetet trots sjukdom 4-5 gånger eller fler det senaste året Frågan om fysisk akvititet: Andel av medarbetarna som har svarat att de är mest stillasittande (9) (23 /45) 1.4 Arbetsmiljörond (fysisk) Sammanfattning fysisk arbetsmiljö Samtliga socialsekreterare delar rum. De tre förste socialsekreterarna har egna rum. Enhetschefen delar rum med ytterligare tre EC. Personalen är samstämmig i att det självklart skulle vara bättre att ha eget rum och att eget rum bidrar till återhämtning i arbetet. Överhörning är ett problem som flertalet tar upp och framför allt problemet med 6

7 att fritt kunna tala i telefon och därmed också slippa lyssna på kamratens samtal.personalen upplever också att det kan vara svårt att komma till tals med undertecknad, dels för att vi sitter fyra och dels för att de själva delar rum. Av ngt skäl ökar verksamheten och de rum som tidigare funnits tillgängliga nu är omdisponerade för andra arbettsuppgifter och till fler personal. Slutligen delar såväl chef o personal problem med att finna rum, tillräckligt stora för APT. Lunchrummet är det som finns till hands med dålig funktionalitet och ofta kvardröjande personal efter lunchen.rumsfrågan får anses vara en viss risk i vårt arbete som inte bara påverkar den fysiska arbetsmiljön utan ger avtryck i den psykosociala arbetsmiljön. Under året har ståmattor köpts in och är en av de ergonomiska hjälpmedel som vi bestämt att samtliga skall ha tillgång till. Flertalet, dvs de som efterfrågas har olika former av stöd vid dataarbetsplatsen. Mousetrapper i olika utförandet används. Samtliga har moderna skrivbord med funktionella förvaringsmöbler och många har nu funktionella stolar. Övriga som inte har nya stolar skall ha stolar som uppfyller kravet. Lunchrummet är en av de områden som många av personalen tar upp. Mycket personal på en gång ger höga ljudnivåer. En del har löst det med att gå antingen tidigt e ller sent på lunch. Några går till sina rum och äter. Det här gäller även vid fika morgon o eftermiddag och personal väljer att samlas på andra ställen i lokalerna, Slutligen har personalen påmints om att inte bara använda larmen vid besök utan att det också är lika viktigt att vi är varandras arbetsmiljö och när det behövs larma för varandra. På enheten finns 20 kvinnor och 7 män. Vid genomgång har vi inte kunnat hitta saker i arbetsmiljön som förefaller skilja sig åt mellan könen. 1.5 Riskanalys och handlingsplan Riskanalys Riskkällor/Risker Bedö m- ning Till handli ngspla n? Åtgärd/aktivitet för att minimera risken Ansva rig Klart när? Uppska ttad kostnad dålig tillgång till rum vid spontana situationer. Gul viss omflyttning på kort sikt på lång sikt avvaka nya lokaler Trött efter arbetsdagen Gul öka friskvårdsaktiviteter ingen rimilig arbetsbelastning Röd Förstarna får i uppdrag att arbeta med prioritering av arbetet EC 0 förbättra APT och andra mötesformer Gul ny grupp behöver träffas i ffera olika former EC Rumsfaktorn är en komplicerad fråga. Spontaka situationer uppkoecmmer när som helst på dagen. Tillgång till rum är större på eftermiddagen, främst efter kl Efter det att flyktvägarna är klara och dessa rum kan börja användas kommer det att finnas tillgång till 2-3 proffessionella rum på våning 2. Dessa kommer att underlätta spontanta möten/samtal. Vi kan inte påverka hur många ärenden som kommer in. Målgruppen har ofta behov av flera olik insatser och många blir heller inte självförsörjande vare sig genom arbete eller på annat sätt. Många nya medarbetare håller på och lär sig rehabuppdraget och det finns fortfarande kvar erfarna medarbetare som tillsammans med förste socialsekr bidrar med 7

8 kunskap o erfarenhet till de nya. Det finns anledning att tro att Arbetsmarknadsgruppen har personer som är lämpliga för flytt till Rehab 1 o 2. Dete finns således en risk att antal ärenden ökar. Än är det inte så utan den ökade arbetsbelastningen beror mer på att tjänsterna är färre. Den nya arbetsgruppen Rehab3 har senaste året gjort en kraftfull insats med att uppdatera utredningar. En stor andel av dessa personer är över 60 år, har sjukersättning, ca 370 och på gruppnivå skall dessa inte prioriteras. Det är ofta personer där olika insatser har prövats under lång tid och där man konstaterat att de tillsammans med sin sociala situation saknar arbetsförmåga.de med sjukersättning kan vara sådana som också är prövade och där det hela slutat i en utredning som konstaterat att det inte finns någon arbetsförmåga. För Rehab 3 kommer det också att vara viktigt och nödvändigt att arbeta med tydliga prioriteringar så att resurserna används på bästa sätt och att socialsekr kan få en rimlig arbetssituation som också kan ge dem utmaningar i arbetet och ytterst få dem att stanna kvar på sitt uppdrag eller antal ett nytt. 1.6 Friskfaktorer och handlingsplan Friskfaktorer Till handli ngspla n? Åtgärd/aktivitet för att främja hälsa Ansva rig Klart när? Uppska ttad kostnad trivsel på arbetsplatsen och att man får god hjälp av sina arbetskamrater möta på flera olika arenor för att lära känna varandra EC pågå hela året att man har ett intressant arbete korta promenader 20 min minska stress, gemensam aktiivtetsdag 7i juni 2017 gemen samt gemen samt lära känna varandra EC pågår hela året pågår hela året genomförs 7 juni Enheten har fått åtta nya medarbetare. Vi får använda mer tid på APT för att färdigställa handlingsplan. 1.7 Tillfälliga uppföljningsfrågor Använder du/ni någon särskild mall för kallelse till APT? - vilken? Bifoga gärna längst ned i rapporten Hur sker kallelse till APT? Använder du/ni någon särskild mall för dagordning förapt? - om ja, vilken? Bifoga gärna längst ned i rapporten. - om nej, vilka punkter brukar ni ta upp på APT? a/nej vi har en struktur, information, diskussion o beslut. via mail nej en struktur med information, diskussion o ev beslut samma person skriver protokoll (frivilligt åtagande) Har ni en uppdaterad dokumentation av era märkningspliktiga kemikalier och tillhörande aktuella säkerhetsdatablad? Förvaras kemikalier på ett säkert sätt som ej aktuellt ej aktuellt 8

9 förhindrar miljö- och arbetsmiljörisker? Vid två tillfällen på APT i samband med att den nya gruppen tillkom har vi diskuterat och fokuserat på våra APT och hur vi vill ha dem. Eftersom arbetsgruppen nu blivit större har fokus på dessa APT varit att komma samman på olika sätt. Det gäller också den heldagen som nyligen genomfördes. En konkret förändring, mycket enkel, är att vi startar med att ta diskussionspunkterna, vilket innefattar bla vår arbetsmiljö. för att ta informationspunkterna i slutet. Personalen hade flera synpunkter kring infopunkten och att den ofta blir för omfattande. Det är säkert en alldeles korrekt iakttagelse. Många ggr har chefen fått till sig frågor som antingen skall informeras eller diskuteras från områdeschefen/iisektorschefen eller frågor från annat håll i organisationen. 1.8 Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen Ev de problem vi har med lokaler och avsaknad av rum/utrymme för spontanbesök 9

10 2 Mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön Område n Uppdra g Verksa mheten s mål Aktivitet er Ansvari g Beskriv ning / syfte med åtgärde n Startdat um Slutdatu m Komme ntar Arbetsmi ljö och hälsa Alla enheter ska ha ett mål och/ eller en aktivitet avseend e arbetsmi ljö och hälsa 10

11 3 Uppföljning höst Analys av nyckeltal Arbetsskador, otillåten påverkan och tillbud Analys Egen reflektion Det finns ingen incident som har ägt rum i ett besöksrum. Alla incidenter är kopplade till det som äger rum i receptionsutrymmet Eftersom det finns en vakt som arbetar 100% knuten till receptionen kan denne ofta agera för att få den "hotfulle" att lämna lokalen eller när så är nödvändigt tillkalla polis. En situation, kopplat till vår enhet, bidrog till att polisanmälan gjordes. På enheten finns en person aktuell som ofta vållar oro när hen kommer till socialkontoret. Det kommer nästan alltid överraskande och skapar oro i den arbetsgrupp som ansvarar för honom men också bland övrig personal. Receptionspersonal har en lista med vilka personer i ramgordning som de skall kontakta när hen kommer. Det finns en plan för hur vi skall ta emot honom Sjukfrånvaro Samma omständigheter som vid vårens uppföljning, dvs att trädet stämmer inte och ger därför felaktigt resultat som leder till felaktiga slutsatser fanns ett stort antal personer med som antingen har tillhört enheten tidigare eller aldrig har gjort det var det ngt fler personer som tillhörde enheten.väljer därför att gå igenom sjukfrånvaron jan-sept Sammanlagt 18 personer har haft sjukfrånvaro vid sammanlagt 51 dagars korttidsfrånvaro. 20 av dessa dagar är män (sju män på enheten) och resterande är kvinnor (20). Frånvaron har varit mellan 1-7 dagar per person. Två personer har haft korttidsfrånvaro som utretts.ca 6 personer har inte haft ngn frånvaro under En person är långtidssjukskriven och nu i arbetsträning. En annan person hade ett sjukfall, mestadels på deltid från 2016 som avslutades i februari. De långa sjukskrivningarna är inte arbetsrelaterat. Det finns en perrson som ligger i trädet som har varit långtidssjukskriven sen 2014 och som idag arbetar i den Administrativa enheten. Denna person skall ha lyfts bort 2014, till annan ansvarig. Hen påverkar sjukstatistiken på ett avgörande sätt. Så den statistik som redovisas i Nekksus är felkatig och speglar inte verksamheten utan sjukfrånvaron skall vara betydligt lägre. Även annan frånvaro påverkar närvaron och verksamheten. Uppskattningsvis redovisar enheten 90 /vab/föräldrapenningdagar, vilket motsvarar mer än 4 månaders frånvaro. Frisknärvaro Uppskattar att 9 personer inte har någon sjukfrånvaro Uppföljning och revidering av handlingsplan Riskfaktorer från handlingsplan våren 2017 Dålig tillgång till rum. 11

12 ust för dagen har det inte varit oro/klagomål kring rumsfrågan sam. Besöksrummen, som alla nu finns på vån ett är i bruk och samtliga har flyktvägar. Dock är det fortfarande så att det vissa tider på dagen är svårare att boka ett besöksrum och kl 13 är de mest frekventa tiderna. Personalen påminns på APT och andra sammanhang att använda andra tider, längre fram på dagen. Det finns också ett antal medarbetare som har förkortad arbetsdag och därför inte kan lägga besöken på senare tider. Regelbundna påminnelser kan påverka situationen positivt. Omrimlig arbetsbelastning. Den här punkten gäller först och främst Rehab3. Rehab3 (fd socialsekreterarna i Försörjningsstödsgruppen)Efter en justering av organisationen som verkställdes den 1 mars2017, tillkom Rehab 3 som en tredje arbetsgrupp på Enheten. Ganska snart initierade arbetsgruppen en dialog kring sin arbetssituation. I takt med att antal ärenden hade sjunkit hade det gjorts anpassning av antal socialsekreterare till en lägre nivå. Det som skiljer denna arbetsgrupp från andra är att varje socialsekreterare har fler ärenden. I snitt har man 85 ek ärenden. Därtill finns ett antal förmedlingsärenden som arbetsgruppen ansvarar för. Tanken är att man skall arbeta med ett färre antal och kunna låta andra lägre prioriterade arbetas med på en lägre nivå. Här finns ett större antal ärenden, tex de med för låg sjukersättning, de som är 60 år eller mer, de personer där man kommit fram till att alla insatser är prövade och inte leder till självförsörjning samt de som har ett övrigt biståndsärende hos Vuxenenheten. Kännetecknande är att merparten av klienterna är äldre än de som finns aktuella i de andra arbetsgrupperna. Under sommaren arbetade arbetsgivaren fram ett förslag där tre utredningsassistenter skulle få ett särskilt uppdrag kring ärenden som bedömdes kunna proriteras på en lägre nivå, uppskattningsvis 350 ärenden. Sociaslekreterarna i sin tur skulle då kunna få ca 50 ärenden var. Självklart är det så att samtliga på enheten får vidkännas förändringar utifrån förändringen i Rehab3. I juni månad kom så de första signalerna kring ramanpassning och dialog med facken inleddes efter sommaren för att förslaget skulle tas upp på LSG i september. Diskussion kring kommande ramapanpassning inför 2018 påbörjades och det finns en risk att detta förslag inte kan genomföras som planerat. Utan att gå händelserna i förväg kvarstår då hög risk kring Rehab3 arbetssituation som svårligen kan lösas inom enheten.socialsekreterarna har ställts sitt hopp till föreslagna förändring och har visat stort tålamod kring frågan. Dom har tidigare gjort uttryct för att de, om ingen förbättring uppstår, söker sig andra arbeten. Även om inget konkret förslag finns kring ramanpassningen ännu, är det flera personer som på egen hand räknat ut att "något kommer att hända" som inte är gynnsamt för deras arbetssituation. Hög risk kvarstår i denna fråga. Förbättra APT Förbättra APT finns mer eller mindre som en stående fråga på APT. Förbättringar som lyfts upp är att vi nu börjar vårt APT med diskussionspunkterna och lägger information i slutet. I de diskussioner vi haft kan man se att "den nya enheten" inte har formerat sig till ett vi. Enheten hade en gemensam heldag- trivseldag i juni som föll väl ut. Men det behövs fler aktiviteter som kan bidra till en större vikänsla. Placeringen i huset underlättare inte goda vardagskontakter. Risken är stor och överhängande att situtationen kan försämras snarare än förbättras om ramanpassningen bidrar till att förslaget om förändring av arbetssitautionen i Rehab3 inte kan genomföras helt eller delvis. 12

13 Friskfaktorer Trots identifierade risker för att enheten inte kommit så långt i att känna en gruppkänsla finns en fin gruppkänsla i de samtliga tre enheterna var för sig. Rehab 1 o 2 har funnits under en längre tid.även om flera/månag medarbetare har bytts ut finns det fortfarande en stabil grund att stå på. Det finns såväl medarbetare som arbetat läng blandat me nya eller halvnya medarbetare. Man är mycket mån om att ta hand om de som kommer nya och skapa plats för dem. Rehab 3, denna arbetsgrupp har funnits en kortare tid. Sammanhållningen är god och man hjälper varandra när det är ansträngt. Gruppen har delvis bytts ut, en långtidssjukskriven på väg tillbaka och en foräldraledig. Samtliga socialsekreterare ger uttryck för att att dom trivs och har ett spännande och svårt arbete. Gemensam aktivitetsdag Heldag genomfördes den 7 juni. Alla deltog aktivt och grupperna hade också förberett egna aktiviteter. 3.3 Hot- och våldsplan Hot och våld Har enheten en rutin för hot- och våldssituationer som följer stadsdelens mall? Är den känd för alla medarbetare? Har ni reviderat den minst en gång den senaste 12-månadersperioden? Välj mellan a/nej/ej tillämplig Hot och våldplanen har reviderats nyligt med anledning av Arbetsmiljöverkets påpekande. Den har bla kompletterats med rutiner för hembesök. 3.4 Brandskydd (SBA) SBA Har enheten SBA- föreskrifter? Är de kända för alla medarbetare? Har ni haft brandskyddsrond på alla arbetsplatser inom enheten under den senaste 12- månadersperioden? Har ni haft utrymningsövning under den senaste 12- månadersperioden? Välj mellan a/nej/ej tillämplig N N Under 2017 har de fyra enheterna arbetat med SBA-planen. ag har svarat nej på frågan att den är känd hos medarbetarna istället för att svara ja för jag tror att vi behöver fortsätta arbeta med frågan mer aktivit. 3.5 Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen I den sista ramanpassningen fastställdes riktmärke för antal ärenden per socialsekr/arbetsgrupp. För Rehab1 o 2 fastställdes riktmärket till 50 per socialsekreterare. Eftersom det var ett högre riktmärke än tidigare har antal ärenden ökat framför allt för de som arbetat lite längre. I beskrivningen att arbetssättet var långsamma processer bedömdes de kunna öka sitt ärendetal. Att beskriva arbetet med personer med långa bidragstider och ofta eller nästan alltid ha komplexa behov i termer om långsamma processer förefaller vara ett mycket förenklat sätt att beskriva verkligheten på. Arbetet kräver helt och fullt att socialsekr är aktiv, pådrivare och inte tappar farten. 13

14 Det kräver relationsbaserat arbetssätt med mycket arbete kring motivation och motstånd. Det kräver alltid en socialsekreterare som bygger upp ett nätvärk av samverkansparter, något som ofta tar tid. Med mycket stöttning och god hjälp från kolleger kan en ny medarbetare ta sin an arbetet. Men sammantaget kräver arbetet kompetens och erfarenhet. Vill man att arbetet med långtidsberoende skall generera betydelse och resultat måste det lyftas fram vad som krävs i arbetssätt jk som tålamod och uthållighet. Den omständigheten att vårdcentralssamverkan och den satsning som varit kopplad till det upphör är en faktor till oro. 14

15 4 Utvärdering av arbetsmiljöuppföljning vår och höst Upplever du som chef att du har tillräcklig kunskap och information gällande: arbetsmiljö (lagar, avtal samt praktiskt arbete) uppgiftsfördelning av arbetsmiljöuppgifter lokala rutiner och tidplaner stöd för kartläggning, riskbedömning och handlingsplaner riskbedömning vid verksamhetsförändring hur man förebygger och hanterar ohälsosam arbetsbelastning hur man förebygger och hanterar kränkande särbehandling hälsofrämjande ledarskap och hälsofrämjande arbetsplatser Välj mellan a/nej/ej tillämplig Kommentarer och förbättringsförslag ett betydelsefullt ämne som jag gärna förbättrar med mer kunskap 15