Workshop i GRo-projektet

Transkript

1 Dokumentation från Workshop i GRo-projektet på Stenungsbaden konferens 8 9 dec

2 Gemensam start i GRo-projektet Den 8-9 december 2010 hade GRo-projektet en gemensam workshop på Stenungsbaden konferens. Verksamhetschefer, enhetschefer, utvecklingsledare och fackliga representanter från funktionshinderverksamheterna i Ale, Kungälv, Lerum, Partille och Steungsund samt måltidsverksamheten i Härryda deltog. Workshopen arrangerades av GRos projektteam. Totalt medverkade 67 personer. Dagarna syftade till att göra ett gemensamt avstamp i projektets inledande mobiliseringsfas. Deltagarna fick ta del av erfarenheter från tidigare projekt kring lärande och en föreläsning om hur man förändrar beteenden i verksamheten. Givetvis fanns också tillfälle att knyta kontakter och utrymme till samtal kring det fortsatta arbetet i projektet. l Nicholas Singleton, Carina Löfström och Theresa Larsen förbereder sig inför det rollspel som inledde workshopen. Sara Nordenhielm dokumenterar workshopen i ord och bild. Anders Helsing, projektledare: Det här är en startdag för vår gemensamma resa i projektet. 2

3 GRo ska ge hållbara strukturer för lärande Theresa Larsen, projektledare för GRo, berättar att syftet med projektet är att skapa hållbara strukturer för organisatoriskt lärande i kommunala verksamheter genom att ta fram, pröva och utvärdera olika modeller för utvecklingsarbete. En kurs räcker inte för att åstadkomma förändring. Syftet är att skapa en förändringskultur som sitter kvar i verksamheterna även efter att projektet är avslutat, menar Theresa. Theresa betonar vikten av stödjande strukturer i organisationen för att lärande och utveckling ska gynnas. Exempel på sådana stödjande strukturer är engagerade ledare, tolerans för olikheter samt öppenhet och tillit. Medarbetarna måste ha ett faktiskt handlingsutrymme. Det är en sak att bjuda in till diskussion och dialog, en annan att låta medarbetarna få realisera sina idéer. I många verksamheter släpps personalen bara in som tillfälliga turister i utvecklingsarbetet, säger Theresa. GRo-projektet ska även bidra till bättre hälsa, ökad jämställdhet och tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning. Theresa lyfter att kompetensutveckling även kan ha en positiv effekt på medarbetarnas hälsa och välbefinnande. Definitionerna för en persons kompetens och hälsa är snarlika. Det handlar om individens förmåga att handla och agera för att uppnå viktiga mål. Genom att projektet bidrar till kompetensutveckling, bidrar det samtidigt till bättre hälsa och arbetsmiljö, förklarar Theresa. Theresa lyfter fram tänkbara lärkoncept som projektet kan komma att innefatta. Hon nämner bland annat studiecirklar, arbetsskuggning, webbaserade utbildningar och transnationellt erfarenhetsutbyte. En annan metod är att medarbetare för loggbok för att få syn på den tysta kunskap som finns i verksamheterna. Vi planerar för att deltagare ska få besöka verksamheter både i andra kommuner och an- dra länder för att skapa tillfälle för erfarenhetsutbyte. Theresa beskriver två olika typer av kompetens. Utförandekompetens innebär att kunna utföra sitt arbete i enlighet med föreskrifter och rutiner, medan utvecklingskompetens är att kunna ta initiativ till eller medverka i utveckling av ett arbete eller arbetsuppgifter. En grundtanke i projektet är att personer som har en utförandekompetens ska få stöd att utveckla sin utvecklingskompetens. Sedan kan dessa personer stödja andra medarbetare i att utveckla sin utförandekompetens. På så sätt skapas varaktigt lärande. Ett exempel på detta är att medarbetare får ansvar att hålla i studiecirklar, menar Theresa. Just nu är projektet inne i mobiliseringsfasen som fortskrider till mars Då ska en kartläggning av deltagande verksamheters utvecklingsbehov göras. En plan ska också tas fram för vilka lärandeaktiviteter som ska genomföras i projektets genomförandefas under april 2011 till och med november Analysarbetet sker i flera steg där workshopen på Stenungsbaden konferens utgör en komponent. Den mest centrala delen utgörs dock av de analysdagar som ska genomföras i respektive kommun efter årsskiftet med stöd av Meritea AB. Under analysdagarna kommer både verksamhetschefer, enhetschefer, utvecklingsledare, fackliga företrädare och medarbetare delta för att skapa delaktighet från golvet och uppåt, avslutar Theresa. l Theresa Larsen, projekt ledare för GRo, håller pausgympa mellan sin och Carina Löfströms presentation. 3

4 Lärandet behöver byggas in i vardagen Carina Löfström, forskare vid FoU i Väst/GR, har fått i uppdrag att utvärdera GRo-projektet. Hon har även utvärderat Kompetensstegen som var en nationell kompetensutvecklingssatsning för kommunernas långsiktiga kvalitets- och utvecklingsarbete inom äldreomsorgen. Carina menar att det finns många likheter mellan Kompetensstegen och GRo trots att satsningarna berör olika verksamhetsområden. Framförallt har de samma syfte, nämligen att skapa strukturer för varaktigt organisatoriskt lärande och utvecklingsarbete. Kompetensstegen innehöll många aktiviteter och metoder som även GRo förväntas innehålla, till exempel skuggning av kollegor. Dessutom finns föreläsningar långt ner på listan bland möjliga lärmetoder. Att lära tillsammans och vara aktiv i Carina Löfström. lärandet framhävs istället. Det är det som fungerar enligt forskningen, säger Carina. En förutsättning för en god lärandemiljö är enligt Carina att det finns en balans mellan rutin och reflektion. Det handlar inte om att överge rutiner, utan att bygga in lärandet i vardagen och att våga tänka nytt och annorlunda. Det är viktigt att reflektion över etablerade rutiner och arbetssätt inte bara sker på kurser eller föreläsningar utan i verksamhetens vardag, poängterar Carina. Carina berättar att i utvärderingen av Kompetensstegen användes självvärderingar som ett sätt att samla in material. Självvärderingarna ge- nomfördes av deltagande personal och enhetschef/ utbildningsansvarig både direkt efter avslutad lärandeaktivitet och efter något år. Hon ser möjligheter att arbeta på samma sätt i GRo. Metoden gav väldigt mycket positiv feedback och svar kring lärande. Det handlar om att kunna ge verktyg till enheterna att själva reflektera och diskutera kring lärandet. Vad har vi gjort? Vad har vi lärt oss? Vad var lätt respektive svårt? Här fick vi in massa goda exempel på förändringar i verksamheterna, betonar Carina. Resultatet från utvärderingen av Kompetensstegen visade att personalen var mycket nöjd med satsningen. Genombrottsmetoden och studiecirklar var de mest uppskattade lärandemetoderna. Det fanns många förändringar i hur och vad man arbetade med, både på individuell och kollektiv nivå. En del av personalen framförde att det ibland kunde vara svårt att hitta tid att gå ifrån och delta i aktiviteter. Carina drog slutsatsen i utvärderingen att om kunskapen och lärandet ska leva vidare krävs vissa förutsättningar. Det jag kunde se är att det måste finnas regelbundna tider avsatta för reflektion i verksamheterna. Dessutom krävs stödjande chefer eller andra rutiner och stödsystem. Det gäller att skapa ett tillåtande och gott klimat för lärande. Det ska bli en spännande resa att följa GRo och se om jag kommer fram till liknande slutsatser där, avslutar Carina. l 4

5 Vilka är dina förväntningar på workshopen och GRo-projektet? Pernilla Backebrant, enhetschef inom funktionshinder i Kungälvs kommun: Jag var med när Kompetensstegen genomfördes i Göteborg. Utifrån mina erfarenheter där tänker jag att det är viktigt att hitta metoder som funkar på golvet. Det är då man får resultat. Och att personalen är delaktiga och får vara med i processen. Bengt Maunula, facklig representant för SKTF, Stenungsunds kommun: Workshopen är ett sätt att dryfta och ventilera med andra deltagare i projektet. Jag hoppas att GRo ska leda till ett större nätverkande mellan kommunerna. Ibland kan det vara svårt att hitta kompetens i den egna kommunen, därför känns det viktigt att hitta strukturer för nätverkande över gränser så att man inte behöver uppfinna hjulet själv. Lennart Sandberg, måltidschef i Härryda kommun: Det är viktigt att skapa en kultur där misstag och fel blir en källa till lärande. Ju öppnare man kan vara mot varandra, desto färre misstag behöver man göra. Kersti Jacobsen, verksamhetsutvecklare inom funktionshinderverksamheten i Kungälvs kommun: En förhoppning är att man under workshopen ska kunna få idéer från varandra och utbyta erfarenheter över kommungränserna. Men också få reda på vad som är möjligt att göra i projektet. Vad är genomförbart? Vad kan vi göra tillsammans? Jag tänker på exempelvis brukarundersökningar. Jag jobbar med brukarenkäter som jag tycker är ganska dåliga. Det tror jag är ett gemensamt problem för många av kommunerna här idag. 5

6 Grupparbete: vad kan vi göra tillsammans? I tvärgrupper över professions-, verksamhets- och kommungränser diskuterar deltagarna hur verksamheter, enheter och deltagare i GRo-projektet skulle kunna samarbeta kring lärandeaktiviteter, både på medarbetar-, chefs- och verksamhetsnivå. Vilka möjligheter finns? Vilka hinder? Grupperna är tämligen eniga om vad de hoppas att GRo ska leda till: vidgade perspektiv, hållbar resursanvändning, hållbar kompetens, engagemang och en kreativ och lärande organisation. Det är viktigt att lärandet blir bestående! Flera grupper ser ett utvecklingsbehov kring värdegrundsfrågor så som bemötande och trygghet. Personalen behöver verktyg och kunskap att bemöta anhöriga, brukare och andra kulturer. Här nämns även att arbeta med individen och ta vara på varandras olikheter. Flera grupper efterfrågar metoder för att fånga upp brukarnas subjektiva åsikter. Idag finns det ingen helt tillfredsställande metod. Det är viktigt att personalens kunskaper synliggörs och att de känner stolthet i sin yrkesroll. Personalen ska få möjlighet att reflektera över verksamheten i vardagen. Dessutom ställs frågan hur befintlig kunskap i verksamheterna ska synliggöras. Det finns många som har specialistkunskaper och det behöver uppmärksammas. Kanske finns det sätt att utnyttja den kunskapen över kommungränser? Hinder för GRo-projektet som lyfts fram är ekonomin och att tid och ork inte alltid finns. Det är därför viktigt att projektet förankras på alla nivåer och att personalen blir delaktig. Förslag på former för lärande: studiebesök nätverk (på olika hierarkiska nivåer) som blir bestående efter GRo skuggning handledning studiecirklar skapa kompetensbank temadagar över kommungränser webb-baserade nätverk, exempelvis chattar där personal kan diskutera svåra fall och utbyta idéer arbetsskuggning reflektionsträffar i vardagen webbaserade utbildningar validering av befintlig kunskap hos personalen erfarenhetsutbyte med andra länder video-dokumentation (reflektera över eget arbetssätt i grupp) mötesplatser, exempelvis genom seminariecaféer där värdskapet cirkulerar mellan kommuner genombrottsmetoden l 6

7 Värderingar, mål och beteende hänger ihop Oskar Henrikson. Oskar Henrikson, organisationspsykolog vid Psykologifabriken, håller en tänkvärd föreläsning om hur värderingar, mål och beteende hänger ihop. Oskar inleder med att ge deltagarna i uppgift att kommunvis diskutera och reflektera kring ett tillfälle då de kände stolthet över i sin verksamhet. Det här visar sig vara en lätt uppgift. Deltagarna på workshopen räknar upp en mängd exempel: Partille: Vi har svårt att sluta hitta saker vi är stolta över. Vi tänker på allt från förbättringar för brukaren som vi åstadkommit till att vi har en bra ekonomi. Härryda: Vi får mycket positiv feedback från föräldrar och barn. Det ger en enorm kick att vi vet att skolmaten fungerar i vår kommun. Lerum: Vi är stolta över att vi ha en engagerad personal som exempelvis reflekterar över sin egen bemanning. De påtalar själva när det behövs mer eller mindre personal. Och vi är stolta över att vi kan bemöta deras krav. Ale: Vi är stolta över det engagemang som finns hos oss själva och våra medarbetare. Vi hade precis ett stormöte med våra personliga assistenter. Nu vill vi ha det jämnt! De är så engagerade och vill vara med att utveckla verksamheten. Kungälv: Vi är stolta över att när det uppstår svåra situationer och krislägen i verksamheterna så har vi bra medarbetare som ställer upp och tar ansvar. Vi har ett gott samarbete med IFO, och vi har fått höra därifrån att vi agerar professionellt. Vi är även stolta över att vara här på workshopen! Vi är glada över att vi var snabba på att besluta att vi skulle vara en del av GRo-projektet. Stenungsund: Vi är stolta över medarbetarnas arbete ute i verksamheterna. De har nyss varit på en utbildning och tillgodogjort sig kunskapen på ett bra sätt, till exempel har de hanterat en svår situation i arbetet på ett annorlunda sätt efter det. projektteamet: Vi kände stolthet när vi kom hit igår och såg alla samlade. Från att vi skrev en ansökan till att vi nu är på banan och driver projektet tillsammans med kommunerna. forts. 7

8 Oskar menar att det är viktigt att komma ihåg dessa stunder av stolthet. På det sättet kommer man i kontakt med organisationens värdegrund. Det ska finnas en röd linje mellan organisationens värdegrund, uppsatta mål och beteenden. SAS är ett belysande exempel på detta. De har som värdegrund att alltid eftersträva punktlighet. Så när en flygvärdinna fick meddelandet att Norges premiärminister skulle vara 10 minuter sen till flyget, bestämde hon sig för att låta flyget gå enligt tidtabell ändå. Värderingar fungerar som en beslutskompass, berättar Oskar. Oskar menar att risken med mål är att de ligger alltför långt framåt i tiden. Att GRo-projektet ska avslutas 2012 innebär att det är lätt att tappa bort sig på vägen och minska i styrfart. Det gäller att alltid ha i åtanke vad som görs under tiden och hur det är förknippat med det slutliga målet. Om målet ligger långt fram i tiden kan det kännas väldigt fjärran. Men om vi får stöd och uppmuntran längs vägen känns det lättare. Vad gör vi varje dag som leder till våra mål? Men hur ska man få tillstånd en beteendeförändring som faktiskt leder till att målet uppnås? Oskar betonar att enligt kognitiv beteendeteori styrs vårt beteende av positiva konsekvenser. För att skapa beteendeförändringar krävs därför uppmuntran och stöd, inte uppmaningar och instruktioner. Tillslut blir beteendet en belöning i sig. Det optimala är när vi inte längre behöver använda belöningssystem, uppmuntran och stöd. Det ska räcka med att när jag som personal gör så här, så vet jag att brukaren blir nöjd. Eller att jag blir glad av att laga god mat, menar Oskar. Ett sätt att faktiskt få resultat är att använda sig av mål enligt SMART-modellen. Det innebär att målet ska vara Specifikt, Mätbart, Accepterat, Realistiskt och Tidsatt. Oskar ger grupperna i uppgift att formulera ett SMART mål som ska vara uppfyllt till de analysdagar som ska genomföras i GRo-projektet i början av nästa år. l För att illustrera betydelsen av uppmuntran bad Oskar en deltagare att lämna rummet. Magnus Marberg från Härryda anmälde sig som frivillig. Därefter kom Oskar tillsammans med övriga deltagare överens om att klappa i händerna när Magnus kom tillbaka in i rummet i syfte att få honom att vifta på den EU-flagga som fanns i lokalen. Ju närmare Magnus var att klara uppgiften, desto högra skulle gruppen klappa. Hur det gick? Magnus klarade uppgiften med bravur! 8

9 Kommunernas smarta mål Nå ett SMART mål! under april november I slutet av januari eller början av februari kommer din verksamhet att genomföra en analysdag inom GRoprojektet. Syftet med analysdagen är att identifiera och prioritera angelägna utvecklingsområden. Resultaten från analysdagen kommer att ligga till grund för de aktiviteter som sedan genomförs i projektet Fundera på hur du själv - ensam eller tillsammans med dina kollegor, chefer eller medarbetare - skulle kunna förbereda dig/er inför analysdagen så att den blir så bra och givande som möjligt. Tre tänkbara mål att nå före analysdagen: Härryda: Vårt mål är att all personal ska känna till projektet innan analysdagarna. Alla ska få ett personligt adresserat informationsblad innan jul. Dessutom ska varje arbetsgrupp diskutera på APTmöten vad medarbetarna behöver och vill ha för kompetensutveckling. Vi ska också ha infoträffar med olika verksamheter innan analysdagarna. SMARTarbetsbladet Checka av! Mål 1 Mål 2 Mål 3 Specifikt? Mätbart? Accepterat? Realistiskt? Tidssatt? Jag väljer att arbeta med följande: Partille: I Partille har GRo-representanter i verksamheterna redan utsetts. Det finns en GRorepresentant i varje arbetsgrupp och arbetsgrupperna ska träffas före jul. Varje arbetsgrupp ska gemensamt ta fram minst tre idéer kring kompetensutveckling inför analysdagen. Lerum: Det övergripande målet är att projektet ska vara implementerat i varje arbetsgrupp innan den 4 januari. Samtliga enheter ska genomföra GRo-möten. Ledningsgruppen ska formulera fyra inriktningar utifrån organisatoriska värdegrunder till analysdagen samt kika på vilka behov som finns på ledningsnivå och vad för innehåll som önskas i projektets chefspaket. Ale: Målet är att fram till analysdagen ha utsett en representativ grupp som ska delta då. Vi vill nå ut till arbetsgrupperna och förankra GRo. Vi ska dela ut infobladet och visa att det är deras projekt så att medarbetarna blir engagerade. Arbetsgrupperna ska få utse personer som de tycker ska var med. Den 25 januari ska vi ha alla namn som ska vara med i den representativa gruppen, sammanlagt 33 personer. Lycka till & läs gärna mer på Kungälv: Vi ska fördela platserna för de som ska vara med på analysdagen. Vi ska göra ett arbetsrum på intranätet som alla ska ha tillgång till. Sedan ska samtliga enhetschefer på nästa APT dela ut informationsbladet och tillsammans med medarbetarna diskutera vilka utvecklingsbehov man ser i verksamheterna. Enhetscheferna ska även skapa en förteckning över vilka behov som uppmärksammats i andra sammanhang. Idéerna ska tas med till analysdagen. Stenungsund: Vi vill ha väl förberedda medarbetare till analysdagen. De ska inventera behov i verksamheterna kopplat till mål och uppdrag. Två GRo-representanter från varje enhet ska utses. Under APT ska enheterna diskutera vilka behov som finns i verksamheterna och komma med förslag till kompetensutveckling. Enhetscheferna ska se till att APT genomförs och att de har ett möte med GRo-representanterna. Den 20 januari ska detta vara färdigt. 9

10 Fortsättning i GRo-projektet Theresa och Anders avslutar workshopen med att meddela att de precis haft kontakt med ESF-rådet. Rådet har godkänt att verksamheter vars medarbetare engagerar sig i att utveckla ett särskilt lärkoncept, exempelvis tar fram ett studiematerial, utvecklar webbutbildningar eller förbereder studiebesök och arbetsplatsskuggningar, ska kunna få ersättning för den lönekostnad detta innebär. Slutligen lyfter Anders och Theresa upp några kommungemensamma utvecklingsområden och lärandeaktiviteter som framkommit under workshopen och som projektteamet planerar att arbeta vidare med: Brukarperspektiv: I samarbete med kommunerna utveckla metoder/modeller för att mäta brukarnas upplevelser. Implementeringsstöd: Chefer ska få stöd i att omsätta medarbetarnas kunskaper, exempelvis från en kurs, till konkret handling i verksamheten. Bemötandefrågor: Ett forum på GRo-projektets kommande webbaserade lär- och kommunikationsplattform planeras för att diskutera exempelvis bemötandefrågor. Om en medarbetare står inför en svår arbetssituation, kan medarbetare i andra kommuner ge förslag på lösningar och lämpligt förhållningssätt. Kompetenskartläggning: Vad finns det för specialistkunskaper i kommunerna? Kan personer med sådan kompetens komma ut och stötta i andra verksamheter? Kanske kan nätverk med personer som har specialistkunskaper skapas. Temamöten i kommunerna: Utifrån gemensamma, angelägna frågor, exempelvis bemötande, arrangeras temadagar i kommunerna. Temadagarna kan vara ett startskott för nätverk som sedan kan leva vidare på webben. Skuggning och studiebesök: Här kan det i projektet tas fram stöd och verktyg för att göra skuggningar eller studiebesök så givande som möjligt. Marknadsföra arbetet: För att locka nya medarbetare att jobba med måltidsservice eller inom funktionshinder behöver arbetet marknadsföras. Ett sätt är att skapa en blogg där medarbetare får gästblogga under en vecka genom att beskriva sin arbetsvardag. Nätverk: på webben och i fysisk form. Viktigt att det finns möjlighet att skapa nätverk på samtliga hierarkiska nivåer. Transnationellt utbyte: erfarenhetsutbyte med verksamheter i andra länder. Det finns möjligheter för två personer att under mobiliseringsfasen åka iväg på en förberedande resa. Intresserade personer anmäler sig till Anders eller Theresa. Webbaserad lär- och kommunikationsplattform: En sådan plattform gör det möjligt att delge alla deltagare material från föreläsningar, studiecirkelmaterial, litteraturtips, anmälningsblanketter m m på ett ställe. Här finns även möjligheter att skapa olika diskussions- och chattforum för både medarbetare och chefer. Nyhetsbrev: Workshopdeltagarna poängterar att det är viktigt att samma information förmedlas till alla i projektet. I ett nyhetsbrev kan kommunerna visa upp vad som är på gång just nu i deras verksamhet. Nyhetsbrevet kommer att distribueras i både tryckt och digital form. 10

11 Reflektioner från deltagare Jag tycker att Oskars föreläsning var väldigt inspirerande. Jag har fått många tankar kring hur man kan förändra beteenden i arbetsgruppen. Det handlar om att bygga på det positiva. Jag kände också att det var värdefullt att fundera på vad vi är stolta över i verksamheten. Jag tror också på vinsten av att sätta upp korta realistiska steg för att nå det långa målet. Det är viktigt att fundera på när vi lägger upp projektet för personalen. Johanna Wallin, enhetschef i Lerum. Caroline Ericsson, enhetschef Kungälv: Man sätter ofta in punktinsatser när kriser uppstår. Men i GRo-projektet byggs strukturer som ska bära på lång sikt. Caroline Ericsson, Kristina Borg och Cecilia Malm från Kungälvs kommun är eniga om att det är viktigt att medarbetarna verkligen får ett lyft av GRo-projektet. 11

12 För dig som vill veta mer Projektledningsgruppen kommun verksamhet kontaktperson e-post telefon Ale Funktionshinder Sirpa Niemi Helena Gidgård Härryda Måltidsenheten Lennart Sandberg Rosa Falck Kungälv Funktionshinder Kersti Jacobsen Lerum Funktionshinder Michael Mårtensson Katarina Palm Partille Funktionshinder AnnBrith Davidsson Elisabeth Orrö Stenungsund Funktionshinder Camilla Blomqvist Ann Ekdahl GR Projektledning Theresa Larsen Anders Helsing Projektteamet namn funktion e-post telefon Anders Helsing projektledare Theresa Larsen projektledare Carina Löfström utvärdering Nicholas Singleton projektstöd Staffan Nyqvist projektstöd Charlotta Hermansson ekonomiredovisning För mer information, se Layout: Tony Dahl, Infogruppen GR. Text och bild: Sara Nordenhielm och Theresa Larsen