Handbok. Samverkan mellan kommunen och idéburna organisationer. Version Referens: Bengt Eliasson

Transkript

1 Handbok Samverkan mellan kommunen och idéburna organisationer Version Referens: Bengt Eliasson Post Botkyrka kommun, TUMBA Besök Munkhättevägen 45 Tel Org.nr Bankgiro

2 Bakgrund... 4 Några begrepp... 4 Handbokens struktur... 5 Principer för samarbete och överenskommelser mellan idéburna organisationer och Botkyrka kommun... 5 Gemensam deklaration... 5 Sammanfattning... 5 Utgångspunkter och principer... 6 De idéburna organisationernas utgångspunkter för samarbetet med kommunen... 6 Kommunens utgångspunkter för samarbetet med IBO... 7 Gemensamma principer och förhållningssätt... 8 Dialog... 8 Demokrati... 8 Öppenhet och insyn... 9 Självständighet och oberoende... 9 Kvalitet Långsiktighet Mångfald Utveckling Dialog Utvecklingsåtagande Kontaktvägar för dialog mellan IBO och kommunen Samarbete och överenskommelser Vägen fram Olika nivåer i en trappa Syfte Villkor Uppföljning Exempel Ideell verksamhet i idéburna organisationer SE/IBO ersätter offentlig verksamhet Samverkan mellan SE/IBO och kommun utan ersättning Syfte Villkor Uppföljning Exempel Stimulera föreningens egen verksamhet - bidrag Syfte Villkor Uppföljning Exempel Kontinuerligt aktivera utvalda grupper eller för att genomföra enskilda aktiviteter eller för att utveckla ny idéer - bidrag Syfte Villkor Uppföljning [34]

3 Exempel Komplettera/förstärka kommunal verksamhet utifrån egna idéer - bidrag Syfte Villkor Uppföljning Exempel Sköta kommunal verksamhet efter upphandling med eller utan sociala kriterier Syfte Villkor Uppföljning Exempel Volontärer Att genomföra en ansökan och göra en överenskommelse eller upprätta ett avtal Utvecklingsåtagande Andra principer som styr överenskommelser om föreningsstöd 20 Lokaliseringsprincipen Uthyrning av lokal Utvecklingsåtagande Statsstödsreglerna Näringsidkare Referenser och idéstöld Skall-krav, blanketter och utannonsering Ideell förening socialt företag Att tänka på vid upphandling av tjänster Rutiner vid upphandling Sociala kontraktsvillkor Föremålet för upphandlingen Affärsmässighet Registrera och söka Utvecklingsåtagande Finansiering Långsiktighet Likvida medel Partnerskap Kreditgarantier Entreprenörskap inom SE/IBO Att underlätta anbudsgivning Samhällsentreprenörer Kunskaps- och erfarenhetsutbyte Exempel på länkar Beskrivningar av det civila samhället och dess aktörer Civilt samhälle Ideell sektor och social ekonomi Social ekonomi Ideell sektor och idéburen sektor Idéburen organisation Ideella organisationer Röstbärare [34]

4 Serviceproducent Utförare och leverantör av tjänster Folkrörelser Frivilligt arbete och ideellt arbete Frivilligt Socialt Arbete Förening Ideell förening Ekonomisk förening Kooperativ Nykooperation Stiftelser Mångfald Socialt utanförskap Egenmakt Källor Bakgrund Ett gemensamt dokument har upprättats i dialog mellan Plattformen för idéburna organisationer i Botkyrka och kommunen. Det har antagits av kommunfullmäktige och av Plattformen. Det beskriver ett gemensamt förhållningssätt och viktiga principer för samarbetet. Dokumentet är den idémässiga grunden i den överenskommelse som här kompletteras med en handbok. Några begrepp Den kommunala verksamheten styrs genom den representativa demokratin och de politiskt valda ombuden som fastställer kommunens uppdrag. När ideella och frivilliga organisationer i det civila samhället engagerar sig i samhällsutvecklingen utgör de en del av demokratin som brukar kallas deltagardemokrati. Den sociala ekonomin/idéburna organisationer (SE/IBO) är ett samlingsnamn för alla frivilliga och ideella organisationer samt sociala företag. Ett sätt att definiera social ekonomi kan lånas från en statlig rapport om den tredje sektorn från Med social ekonomi avses organiserade verksamheter som primärt har samhälleliga ändamål, bygger på demokratiska värderingar och är organisatoriskt fristående från den offentliga sektorn. Dessa sociala och ekonomiska verksamheter bedrivs huvudsakligen i föreningar, kooperativ, stiftelser och liknande sammanslutningar. Verksamheten inom den sociala ekonomin har allmännytta eller medlemsnytta, inte vinstintresse, som främsta drivkraft. I detta dokument används begreppet idéburna organisationer parallellt med social ekonomi. Idéburna organisationer är t.ex. folkrörelser och ideella organisationer. Syftet med att hålla öppet för att de två begreppen är att de 1 Rapport från en arbetsgrupp på kulturdepartementet Social ekonomi en tredje sektor för välfärd, demokrati och tillväxt. 4 [34]

5 dyker upp parallellt i olika officiella sammanhang. I avsnittet Beskrivningar av det civila samhället och dess aktörer finns en genomgång av alla begrepp som används i detta sammanhang. Handbokens struktur Handboken utgår från principerna och översätter dessa till praktiskt arbete. Till skillnad för principerna så kommer handboken att dateras upp löpande för att avspegla nya beslut och ökad kunskap. För att möjliggöra detta kommer den att ligga på kommunens webbplats. Handboken är därigenom öppen för dialog med SE/IBO. En central del av handboken är den trappa som beskriver de olika nivåer av överenskommelser och samarbete som kan ingås. Efter det avsnittet kommer ett antal ämnesområden. Handboken har byggts upp under arbete med principerna och täcker många olika typer av frågor. Principer för samarbete och överenskommelser mellan idéburna organisationer och Botkyrka kommun Gemensam deklaration Detta dokument är en gemensam utgångspunkt för samarbetet mellan den sociala ekonomin/idéburna organisationer i Botkyrka (SE/IBO) och Botkyrka kommun. Det grundläggande syftet är att ge en stabil bas för organisationernas verksamhet och utveckling. Det innebär samtidigt en utveckling av det lokala civila samhället och den demokratiska basen. Den sociala ekonomins föreningar och organisationer bär inom sig en kraft och en förmåga som vi vill ta vara på. Den politiska viljan är att fånga upp det engagemang och den inneboende drivkraft som är viktig för samhällets utveckling. Den sociala ekonomin har i många fall större kontaktnätverk och bättre kännedom när det gäller vissa verksamhetsområden. Detta innebär inte att kommunen avhänder sig ansvar och finansiering av välfärdstjänster utan ser det som ett tillfälle för att stärka våra föreningar och organisationer. De som verkar inom den sociala ekonomin utför ett viktigt arbete som komplement till den kommunalt drivna verksamheten. Föreningar och organisationer drivs av idéer och inte av vinstintresse, det är detta vi vill fånga upp och uppmuntra. Sammanfattning För att underlätta och utveckla samarbetet mellan IBO och kommunen har principer arbetats fram tillsammans med en grupp föreningar. 2 Föreningarna har bildat Plattformen för idéburna organisationer i Botkyrka. Den är öppen för alla organisationer som vill delta i arbetet. Avsikten är att enas kring principer för samarbetet som håller över tiden. Det ger: 2 ABF Botkyrka-Salem, Assyrien Kulturcenter, Hela Människan Botkyrka-Salem, IFK Tumba Idrottsallians och Verdandi Botkyrka 5 [34]

6 förutsägbara villkor för IBO, en tydligare bild för IBO, politikerna och tjänstemännen vilka principer som samarbetet bygger på, en stabilare bas för tjänstemännens arbete och förutsättningar att utveckla nya verksamheter och släppa in nya aktörer. I det här dokumentet uttrycker kommunen respektive Plattformen sin vilja att i dialog utveckla samarbetet mellan IBO och kommunen. Enskilda organisationer väljer att ansluta sig till principerna om man vill. Kommunen fattar beslut om principerna i vanlig ordning och kommer att behandla alla organisationer lika oavsett om man aktivt anslutit sig till principerna, de gäller för alla. Syftet med principerna är att ge struktur åt samarbetet. Med dem som stöd fattas sedan politiska beslut i kommunen om resursfördelning i budget, vilka verksamheter som drivs i egen regi, särskilda satsningar och liknande. De åtaganden för det fortsatta arbetet som kommunen och IBO gör, tillsammans eller var för sig, tas upp i särskild ordning som utvecklingsåtaganden. För kommunens del behandlas åtagandena i den vanliga beslutsprocessen i ettårsplanerna. Det kan också krävas att en fråga utreds ytterligare genom ett politiskt beslutat uppdrag. IBO och kommunen utvecklar sina utgångspunkter för samarbetet i varsitt avsnitt. Det som inte går att slå fast i detta dokument måste vara öppet för fortsatt dialog mellan kommunen och IBO. Ett utrymme för utveckling är också nödvändigt för att möta förändringar i samhället, fånga upp nya frågor, släppa fram nya aktörer och hitta nya lösningar. För det praktiska arbetet kompletteras detta dokument med en handbok som dateras upp vid behov. Handboken beskriver praktiska metoder för samarbetet. Den registrerar också de beslut som fattas om reglementen, riktlinjer och liknande. Även handboken ska arbetas fram i dialog med IBO. Ett kunskaps- och erfarenhetsutbyte har startat i det pågående samarbetet. Det utvecklas vidare i handboken. Detta dokument omfattar inte organisationer vars syfte är att dela ut vinst. Utgångspunkter och principer De idéburna organisationernas utgångspunkter för samarbetet med kommunen De som är aktiva som frivilliga, förtroendevalda och/eller anställda inom de idéburna organisationerna ser att det man gör har ett värde för samhället och människorna. Detta värde kan inte ges av någon annan samhällsaktör. 6 [34]

7 Särarten består i att man utgör en arena för människors behov av att uttrycka sina värderingar i ord och handling. En överenskommelse mellan de idéburna organisationerna och kommunfullmäktige kan tydliggöra dessa organisationers roll i Botkyrka. Överenskommelsen kan ge förutsättningar att stärka samverkan mellan idéburna organisationer och det offentliga. Idéburna organisationer har många gånger gemensamma motiv och visioner med Botkyrka kommun. Vi vill ge människor de bästa förutsättningar att realisera sina livsprojekt. Men vi har också saker som skiljer oss åt och där finns det en risk att kommunens representanter och sektorns organisationer kommer till olika slutsatser. För oss inom idéburna organisationerna är det då centralt att vi vet att dessa skillnader i uppfattning inte ses som ett demokratiskt problem, utan tvärtom som en tillgång. Vore vi enbart fria debattörer så skulle detta förhållande inte utgöra ett problem. Men eftersom vi förutom vår opinionsbildande roll, också utför mycket konkret arbete som ofta har offentlig finansiering, blir förutsättningarna för vår självständighet avgörande. Som idéburna organisationer har vi gått in i dialogen om denna överenskommelse för att åstadkomma en bättre situation för vårt arbete. Via överenskommelsen hoppas vi kunna belysa de centrala förutsättningarna för vårt arbete. Vi vill vara med och skapa en medveten och positiv förändring hos oss själva som sektor och i relation till kommunen. Vi vill se denna överenskommelse som ett uttryck för vår gemensamma vilja till utveckling. Vi idéburna organisationer är mångfacetterade i organisationsform, i arbetssätt och i hur vi uppfattar samhället; Vi är den lilla föreningen som helt utan anställda eller offentlig finansiering arbetar för en sak vi tror på. Vi är de stora organisationerna med både frivilliga och anställda finansierade både genom frivilliga gåvor, egna resurser och offentliga bidrag. Vi är det sociala arbetskooperativet med småskaligt och demokratiskt organiserat arbete. Det som vi har gemensamt och som utgör kärnan är att vi frivilligt valt att gå samman kring idé och värdegrund. Det är det valet som gör att vi alla kan kalla oss idéburna. Att den offentliga sektorn stödjer detta val genom överenskommelsen har samhället mycket att vinna på. Kommunens utgångspunkter för samarbetet med IBO Kommunens grundläggande inställning är att ideella och frivilliga organisationer samt sociala företag spelar en central roll i samhällslivet. Botkyrka är en av Sveriges föreningstätaste kommuner där den sociala ekonomin varit och är viktig. 7 [34]

8 Kommunen ser frivilligorganisationerna som en grundläggande del av det civila samhället och demokratin. Organisationernas självständiga ställning har därvid ett eget värde. En förutsättning för samarbetet med kommunen är att organisationerna själva är demokratiskt uppbyggda och transparenta. IBO är i sig en del av basen i det civila samhället och kan också komplettera den kommunala verksamheten på olika områden. I civilsamhället ingår också aktiviteter i mer tillfälliga grupper och nätverk som kan samverka med kommunen. Denna form av samarbete är viktigt bl.a. som ett sätt att utveckla nya former av social ekonomi. När kommunen planerar att utveckla verksamheter som inte självklart ska organiseras inom kommunens förvaltningar ska kommunen överväga om IBO kan vara en alternativ utförare. När ett sådant övervägande är aktuellt ska kommunledningen informeras. Därefter avgörs vilken form av överenskommelse med eller utan upphandling som krävs. Alternativet upphandling kräver att det finns eller tas ett nytt principbeslut om detta i kommunstyrelsen för den aktuella verksamhetsformen. För att underlätta samarbete utvecklas en handbok gemensamt inom förvaltningarna och i dialog med IBO. Viktiga moment som ska ingå i handboken har identifierats under arbetet med principerna. De redovisas i bilagan till principerna. Gemensamma principer och förhållningssätt Dialog Överenskommelsen mellan Botkyrka kommun och IBO har arbetats fram i dialog mellan parterna och har antagits av kommunfullmäktige och Plattformen. Den är utgångspunkt för det fortsatta samarbetet och följs upp årligen i dialog mellan parterna. Relationen mellan kommunen och de idéburna organisationerna ska präglas av ansvar och ömsesidighet och tillvarata bådas perspektiv och kompetens. Samarbetet mellan kommunen och idéburna organisationer ska ske i dialog på alla nivåer i kommunen. Dialog är grunden för samverkan Kommunen och IBO är överens om att ha dialog så snart en part önskar det. Dialogen förutsätter att parterna möts med respekt för varandras olika uppdrag och förutsättningar. Dialogen kan omfatta allt från principerna, över välfärdens och samhällets utveckling, till konkreta frågor om samarbetet. Demokrati Samverkan mellan kommunen och idéburna organisationer ska präglas av balans mellan representativ demokrati och deltagardemokrati. Respekt för demokratiskt fattade beslut inom den representativa demokratin åtföljs av 8 [34]

9 respekt för idéburna organisationers unika roll i utvecklingen av deltagardemokrati inom kommunens utvecklingsarbete, beslutsfattande och demokratiarbete. De idéburna organisationerna har som röstbärare/opinionsbildare en viktig roll. De kan representera utsatta grupper och grupper som saknar inflytande. Organisationerna förstärker demokratin genom att ge de demokratiskt svagaste grupperna röst. Kommunen styrs genom sina förtroendevalda som väljs av invånarna i allmänna val. De förtroendevalda har gått till val på att genomföra olika program för invånarnas behov. Kommunens verksamhet är målstyrd och bygger på värderingar som uttrycks i lagar, konventioner och politiska beslut. IBO är en grundläggande del av det civila samhället och deltagardemokratin. IBO:s verksamhet är ett stöd för den representativa demokratin och bidrar till utvecklingen av demokratin i stort. IBO fostrar nya generationer i demokratiska värden och ger redskap för att ta del i demokratin. Ett grundvillkor är att organisationerna ska vara demokratiskt uppbyggda, följa demokratiska principer och gällande lag samt erkänna varje människas lika värde. Att erkänna varje människas lika värde innefattar att verka för jämställdhet mellan män och kvinnor och för att motverka alla former av diskriminering. Öppenhet och insyn En grundsten i demokratin är tilliten till människans vilja och förmåga att bidra till samhällets utveckling på olika sätt. De idéburna organisationerna erbjuder många vägar till ett sådant engagemang som är av avgörande värde för samhällsutvecklingen. För att så många som möjligt ska kunna engagera sig i befintlig eller nytillkommen verksamhet, och för att förtroendet för denna ska vara så stort som möjligt, krävs tillgänglig information och öppenhet i såväl offentlig som i ideell sektor. Kommunen och IBO är överens om att visa öppenhet och ge insyn. IBO:s öppenhet och insyn får inte skada medlemmarnas, brukarnas eller föreningens intressen. Självständighet och oberoende Samverkan mellan kommunen och idéburna organisationer ska präglas av ömsesidig respekt mellan det offentliga och de idéburna organisationerna utifrån respektive parts uppdrag. De idéburna organisationerna styrs av sina egna medlemmar i en inre demokratiska process. 9 [34]

10 Enligt grundlagen är varje medborgare gentemot det allmänna tillförsäkrad yttrandefrihet, informationsfrihet, mötesfrihet, demonstrationsfrihet, föreningsfrihet och religionsfrihet. IBO är både en förutsättning och ett uttryck för ett öppet och demokratiskt samhälle. IBO formulerar sitt uppdrag i samhället utifrån sin värdegrund. IBO:s primära uppdragsgivare är medlemmarna. IBO har en självständig ställning gentemot den offentliga sektorn. De idéburna organisationerna kan ha en kritiskt granskande roll som röstbärare och opinionsbildare utan att riskera samverkan eller sitt ekonomiska stöd i förhållande till det offentliga. De villkor som sätts upp i överenskommelser ska begränsas till det som är nödvändigt i förhållande till syftet. Kvalitet De idéburna organisationernas verksamheter är i grunden till för medlemmarna och de kvalitetskrav dessa sätter upp. När en idéburen organisation tar på sig ett uppdrag från kommunen utöver sin basverksamhet så tillkommer kvalitetskrav från kommunen. De ska inte inkräkta på basverksamheten. Så långt det är möjligt för syftet med den nya verksamheten ska de också tillåta att organisationens egna värden och mångfald bidrar till genomförandet. Det ligger också ett ansvar på de idéburna organisationerna att inte ta på sig uppdrag som kommer i konflikt med den egna inriktningen. IBO definierar kvalitén i sin egen verksamhet i förhållande till uppdraget från medlemmarna. När IBO utför uppdrag från kommunen ska organisationen följa de krav på kvalitet som ställs av kommunen. Uppdragsverksamhet ska inte urholka eventuellt tidigare givet organisationsstöd som idéburen organisation uppbär för sin inre demokratiska process eller för sin opinionsbildning. IBO kan redovisa den särart och kvalitet som man därutöver bidrar med, bl.a. som ett bidrag till utvecklingen av samhället. Kommunen och IBO söker gemensamt former för uppföljning och utvärdering som fångar IBO:s särskilda mervärde. Ingångna överenskommelser ska följas. Långsiktighet För att säkra de idéburna organisationernas långsiktiga möjligheter att vara en positiv kraft i samhället är resursfrågorna av central betydelse. Principerna för hur resurser fördelas ska var lättbegripliga och stabila över tiden. Principerna är utformade för och ska användas så att de är hållbara över tiden. I överenskommelser ska parterna söka villkor som är förutsägbara och som gör det möjligt att planera långsiktigt. 10 [34]

11 Mångfald Begreppet mångfald betyder i detta sammanhang att samhället välkomnar idéburna organisationer med olika värdemässiga eller metodologiska utgångspunkter. Människor har olika behov och därför behövs den mångfald och valfrihet som kan erbjudas genom att verksamhet bedrivs både av den offentliga sektorn och av de idéburna organisationerna. Där många idéburna verksamheter får växa, skapas utrymme för nya lösningar. Ett av kommunens övergripande mål är att främja mångfald. Samfällt representerar IBO många människor med en mångfald av bakgrunder, kunskaper och åsikter. IBO:s mångfald ger möjlighet att hitta och utveckla nya idéer. IBO kan bidra till en fortsatt utveckling av välfärdstjänster. IBO kan inkludera människor i samhället där den offentliga verksamheten har svårt att nå fram. Kommunen och IBO ska särskilt arbeta för att nå människor som är underrepresenterade i beslutsfattandet. Utveckling Dialogen mellan kommunen och de idéburna organisationerna syftar också till att driva ett kontinuerligt utvecklingsarbete. Det konkretiseras vid lämpliga tillfällen i olika åtaganden. Kommunen och IBO ska: utbyta erfarenheter och kunskap kring IBO:s roll och söka nya utvecklingsområden. i samarbete utveckla nya verksamheter och metoder. i samarbete söka beprövade metoder som visat sig ge önskad effekt. beskriva mervärdet i verksamheter drivna av IBO söka externa medel för utveckling av verksamhet verka för en hållbar utveckling av Botkyrka. Därutöver ska kommunen stimulera nya aktörer att utveckla sina idéer. stimulera tillväxt av nya sociala företag inom den sociala ekonomin. Dessa principer för samarbete och överenskommelser mellan idéburna organisationer och Botkyrka kommun har antagits av kommunfullmäktige i Botkyrka och av Plattformen för Idéburna Organisationer i Botkyrka. Botkyrka kommun Katarina Berggren Kommunstyrelsens ordförande Plattformen för Idéburna Organisationer i Botkyrka Mats Wåhleman Ordförande Raoul Hansson Vice ordförande 11 [34]

12 Dialog Samarbetet mellan kommunen och SE/IBO ska ske i dialog. Botkyrka kommuns handbok för dialog kan användas för att planera dialoger mellan kommunen och SE/IBO. Utvecklingsåtagande Kultur- och fritidsförvaltningen planerar att skapa en ingång på kommunens webbplats där man ska kunna kommunicera med föreningslivet, både det traditionella men också med yngre människor med nya upplägg. Den kan också vara öppen för kontakt förening till förening och för att förmedla volontärer. Flera förvaltningar är intresserade av att finnas med för att nå föreningar och volontärer. Kontaktvägar för dialog mellan IBO och kommunen IBO har flera ingångar till kommunens förvaltningar. Utgångspunkten är att nämnderna/förvaltningarna har egen kompetens att sköta alla kontakter med IBO som man åtagit sig inom sitt ansvarsområde. Det kompletteras med att kommunledningsförvaltningen ansvarar för kontakterna med IBO kring hur principerna fungerar. Genom kommunens kontaktcenter på tfn kan organisationerna få enklare information och hänvisning till rätt handläggare. Medborgarkontoren fungerar som första ingång för organisationer som är osäkra på vem man ska kontakta och vill ha personlig kontakt. För att få personlig service kan man vända sig till medborgarkontoren i Alby, Fittja, Hallunda, Tullinge och Tumba. På medborgarkontoren finns också områdesutvecklarna som är kanal till områdesgrupperna som har ett uppdrag att ge IBO plats i områdesarbetet och i olika partnerskap. På medborgarkontoren finns en ingång till nystartstjänsten som ger råd till dem som överväger att starta företag, även sociala företag. Arbetsgruppen med förvaltningsrepresentanter arbetar vidare med handboken. Under 2010 kommer kultur och fritidsförvaltningen att initiera en föreningsbyrå. Tanken är att erbjuda en väg in till kommunens förvaltningar och göra det enklare för föreningar och tjänstemän att nå varandra. Varje förening erbjuds att delta i en utbildning och certifiering av sin verksamhet kallad Utmärkt förening. Föreningskonsulten på kultur och fritidsförvaltningen är kontaktperson och utbildningarna sker i lokala studieförbund. Vid lämpliga tillfällen ska en avstämning ske mellan kommunen och IBO av hur principerna fungerar i det dagliga arbetet. När samarbete etableras så sker det i direkt kontakt med den förvaltning/nämnd som passar bäst för varje organisations behov. Där finns särskilda tjänstemän som ansvarar för samarbetet och de stödformer som finns. En organisation kan vid behov ha kontakt med flera förvaltningar. 12 [34]

13 Ett antal organisationer i kommunen har samlats i Plattformen för idéburna organisationer i Botkyrka. Den fungerar som samtalspart till kommunen i principiella diskussioner och för erfarenhetsutbyte. Den kan också ge råd till en organisation som vill utveckla sin verksamhet. Samarbete och överenskommelser Vägen fram Om man vill sammanfatta principerna i en mening så kan man säga att IBO och kommunen ser varandra som partners i byggandet av ett gott lokalt samhälle. Det kan t.ex. ske i olika former av partnerskap. Inom ramen för ett partnerskap så kan olika konkreta lösningar skapas som kräver formella överenskommelser. Men det viktiga är att hela tiden hålla fast bilden av partnerskapet och inte i onödan låsa samarbetet i formalia. IBO:s styrka ligger inte i att kopiera kommunala verksamheter utan att bidra med sina unika resurser och kunskaper. Olika nivåer i en trappa När det väl blir dags för överenskommelser så kan de olika nivåer som samarbetet organiseras på illustreras med en trappa där varje steg definierar hur detaljerade överenskommelserna är mellan kommunen och organisationerna. Grunden för allt är det ideella och frivilliga arbete som utförs av de SE/IBO. Man kan säga att trappan börjar från ett läge där SE/IBO driver verksamhet som kommunen inte stöder ekonomiskt och slutar där man skriver avtal om att utföra kommunal verksamhet efter en upphandling där SE/IBO konkurrerar på en marknad. Vilka typer av överenskommelser som är möjliga för olika verksamheter utgår från politiska beslut som kommunstyrelsen och nämnderna fattar. Kopplat till överenskommelserna finns korresponderande nivåer för uppföljning och utvärdering. 13 [34]

14 1. Samverkan mellan IBO och kommun utan ersättning 5. Sköta kommunal verksamhet efter upphandling med eller utan sociala kriterier 4. Komplettera kommunal verksamhet utifrån egna idéer - bidrag 3. Kontinuerligt aktivera utvalda grupper eller för att genomföra enskilda aktiviteter - bidrag 2. Stimulera föreningens egen verksamhet - bidrag Ideellt, frivilligt arbete i idéburna organisationer en grundsten i det civila samhället Här beskriver vi trappan nerifrån och kopplar de frågor som behöver besvaras på respektive nivå till varje steg. Beskrivningen är strukturerad under rubrikerna: Syfte Villkor Uppföljning. Exempel Syfte Kommunen måste alltid ha ett definierat syfte när man beslutar om olika former av stöd. Det ska beskrivas tydligt i överenskommelserna så att SE/IBO vet vad man åtar sig. På samma sätt har SE/IBO:s organisationer ett syfte med sin verksamhet som också behöver vara tydligt. Meningen är att parterna ska mötas på ett sådant sätt att bådas syften kan uppnås och även ett mervärde kan uppstå för dem som tar del av verksamheten. Syftet kan både vara konkret verksamhetsinriktat och inriktade på att främja grundläggande värden. Villkor Villkoren är en direkt följd av syftet och ska begränsas till det som är nödvändigt i förhållande till syftet. Även SE/IBO:s organisationer har på samma sätt villkor för att gå in i en överenskommelse. 14 [34]

15 Uppföljning Båda parter behöver följa upp verksamheten för att se om syftet uppnås. Detaljeringsgraden i uppföljningen är proportionell mot villkoren. Exempel Exempel används för att visa vilka verksamheter som finns i verkligheten för att fungera som konkret förebild för nya verksamheter. Ideell verksamhet i idéburna organisationer Basen i den sociala ekonomin är det ideella och frivilliga arbetet. Många människor lägger ner många timmar på ideellt arbete i olika organisationer och ser ett eget värde i detta. Det mesta av detta kräver inget särskilt stöd utifrån. Denna bas ligger ständigt under de andra stegen i trappan och ger den idémässiga grunden. Det är här man hittar det mervärde som SE kan tillföra när man går in i samarbete med kommunen. Ett mervärde som består av: idéburen verksamhet ge sin bild av verkligheten skapa opinion och bidra till det demokratiska livet ideella arbetsinsatser lokal förankring i och bidrag till civilsamhället SE/IBO ersätter offentlig verksamhet Det förekommer att den offentliga verksamheten prioriterar bort verksamheter som organisationer i SE/IBO uppfattar som viktiga. Det händer då att organisationerna ersätter dessa med egna insatser. De kan också driva opinion för att det offentliga åter ska sätta av resurser. Situationen innebär att inga överenskommelser finns. Det kan dock finnas en dialog om verksamheten. 1. Samverkan mellan SE/IBO och kommun utan ersättning Syfte Volontärer kan fylla en funktion både i kommunens olika verksamheter och i föreningar som extra kraft. För kommunens samverkan med volontärer och deras föreningar finns riktlinjer under avsnitt Volontärer. Villkor Kommunen kan göra överenskommelser om rent ideella insatser t.ex. volontärinsatser inom olika enheter. Kommunens grundinställning är att volontären ska ha sin bas i någon förening. Överenskommelserna är av praktisk natur för att klargöra roller, fördela arbetsuppgifter, etiska frågor m.m. Kommunen kan ha avtal med externa organisationer som förmedlar och utbildar volontärer. I princip utgår ingen betalning för arbetet. Ersättning för särskilda omkostnader, tillgång till lokaler eller liknande som krävs för insatsen får prövas i det enskilda fallet. 15 [34]

16 Uppföljning Den enhet som anlitar volontärer följer löpande upp hur det fungerar i dialog med brukarna, volontären och den förening som volontären är organiserad i. Uppföljningen utgår från överenskommelsen. Exempel Volontärer, enskilda personer som gör en arbetsinsats t.ex. kopplat till hemtjänsten genom förmedling av Väntjänsten. Väntjänsten är självorganiserade volontärer som samarbetar med vof. Bostadsrättsföreningar, hyresgästföreningar och samfälligheter som kan ha en formell roll gentemot kommunen i planfrågor men också samverka t.ex. kring trygghetsfrågor. Dessa föreningar får inga bidrag från kommunen. 2. Stimulera föreningens egen verksamhet - bidrag Syfte Kommunens motiv för att ge bidrag på den här nivån är att man vill stödja föreningens egen verksamhet och att det är en del i det civila samhället och bra för sammanhållningen och demokratin i lokalsamhället. Villkor Dessa bidrag förmedlas av kultur- och fritidsförvaltningen inom de ramar som fastställts av kommunfullmäktige och kultur- och fritidsnämnden. Regler och ansökningsblanketter finns på kultur och fritids webbsida. Uppföljning Uppföljning sker genom att föreningen sänder in sin verksamhetsberättelse till kultur- och fritidsförvaltningen. Revision av föreningen genom kommunens revisorer kan förekomma. Exempel Kommunens bidrag till studieförbunden som baseras på antal studietimmar. 3. Kontinuerligt aktivera utvalda grupper eller för att genomföra enskilda aktiviteter eller för att utveckla ny idéer - bidrag Syfte I detta steg är kommunen tydligare med att peka ut en målgrupp eller en särskild aktivitet som kan få bidrag. Men organisationerna har stor frihet att själva utforma verksamheten. Villkor En överenskommelse upprättas som definierar målgruppen och vilka krav som ställs på den verksamhet som ska få bidrag. Samtidigt efterfrågas den särskilda kompetens som SE/IBO har i förhållande till målgruppen. Kraven utformas av ansvarig förvaltning och används i uppföljningen. 16 [34]

17 I fallet med enskilda aktiviteter omfattar överenskommelsen en tidsbegränsad insats. Att utveckla nya former är ett spår som blivit mer framträdande i yngre generationer som inte väljer traditionella föreningsmodeller. Drömdeg är ett exempel på ett sätt att möta detta. Samhällsentreprenörer är en form som vuxit fram på senare år för att förbättra samhällsbygget. De rör sig ofta i gränslandet mellan privat, offentligt och ideellt arbete. Att skapa villkor för detta är ett utvecklingsområde mellan kommunen, SE/IBO och även individuella aktörer. Uppföljning I uppföljningen redovisas hur verksamheten nått målgruppen och hur kraven i överenskommelsen uppnåtts. Uppföljning görs årligen. Områdesgruppernas arbete med lokala partnerskap dokumenteras och följs upp på ett strukturerat sätt. Gäller det en tidsbegränsad aktivitet så lämnas en enklare slutrapport som beskriver genomförandet av de insatser organisationen åtagit sig. Revision av föreningen genom kommunens revisorer kan förekomma. Exempel Föreningsdriven barn- och ungdomsverksamhet. Nya former kan t.ex. vara de partnerskap som områdesgrupperna använder. Dessa tillstyrks av områdesgrupperna och dokumenteras i en projektbeskrivning. Drömdeg. 4. Komplettera/förstärka kommunal verksamhet utifrån egna idéer - bidrag Syfte På den här nivån blir det ytterligare lite tydligare både vilken målgrupp som avses och vilken form av verksamhet som ska erbjudas. Fortfarande har organisationerna stor frihet att påverka innehållet i verksamheten. Villkor Överenskommelsen definierar både målgrupp och verksamhetsform. Uppföljning I uppföljningen redovisas hur verksamheten nått målgruppen och hur kraven i överenskommelsen har uppnåtts. Uppföljning görs årligen. Uppföljning kan också ske genom möten med flera parallella organisationer för metoddiskussioner, utbildningar och liknande. 17 [34]

18 Revision av föreningen genom kommunens revisorer kan förekomma. Exempel Ett exempel är kommunens regler för bidragsgivningen till föreningar som driver fritidsgårdar. Dessa regler har nyligen prövats i en länsrättsdom och bedömts var lagenliga. 5. Sköta kommunal verksamhet efter upphandling med eller utan sociala kriterier Syfte Här blir avgränsningen av uppdraget ännu tydligare genom att en upphandling sker enligt lagen om offentlig upphandling. Utgångspunkten är att det finns en marknad för den typ av verksamhet som är aktuell. Upphandlingen kan ske med eller utan sociala villkor. När kommunen har ett intresse av att få med det mervärde som IBO kan ge till verksamheten så ska detta definieras i särskilda kontraktsvillkor. Där det bedöms ge fördelar är det också lämpligt att dela upp stora upphandlingar i mindre bitar som gör det möjligt för mindre och lokala IBO:s att åta sig verksamheten. Att dela upp i mindre bitar kan påverka kostnaden vilket den upphandlande organisationen måste ta ställning till. Även om det rör sig om en upphandling utan sociala villkor så kan IBO lämna anbud. Observera att det kan vara bra att i grunden överväga vad som ska vara föremål för upphandlingen innan förfrågningsunderlaget görs klart. Är det t.ex. parkskötsel som kan ge ungdomar arbete eller är det utbildning och arbete till ungdomar i form av parkskötsel. (se vidare avsnittet: Att tänka på vid upphandling av tjänster) Villkor Villkoren kan baseras på den verksamhet som kommunen alternativt bedriver plus de sociala mervärden som önskas uppnås. I kommunens regler för upphandling har lagts till särskilda kontraktsvillkor som kan användas för att bereda unga personer trainee-anställningar. Villkoret ska även tillämpas i motsvarande egenregiverksamhet. På samma sätt kan särskilda kontraktsvillkor sättas upp som definierar andra sociala mervärden som ska uppnås i en upphandling. Dessa får utformas individuellt för varje typ av verksamhet i samråd med upphandlingsenheten. När upphandling blir aktuellt så kan följande frågeställningar användas för att hantera vilka besluts som måste tas. 1. Är det fråga om en tjänst där praxis redan är att upphandla eller en tjänst som kommunstyrelsen behöver besluta om att lägga ut på anbud? 2. Om den ska upphandlas, ska det ske i vanlig upphandling eller med särskilda kriterier eller särskilda kontraktsvillkor som ökar möjligheten för SE/IBO att lägga anbud? 18 [34]

19 Uppföljning Reglerna för offentlig upphandling ställer krav på den upphandlande organisationen att övervaka de krav man ställt i upphandlingen. Ju fler krav som ställts desto mer frågor finns att övervaka. Revision av verksamheten genom kommunens revisorer kan förekomma. Exempel Föreningsdriven idrottsanläggning Platser på ett vårdkollektiv. Gruppboende i personalkooperativ form. Vård och omsorgsförvaltningen handlar upp externa placeringar genom ramavtal hos olika vårdföretag. Volontärer Inom kommunala verksamheter är volontärer ett komplement, de ersätter aldrig den reguljära verksamheten och dess anställda. De tillför ett mervärde till mottagaren. Insatserna är oavlönade men kan ge volontären nytta i form av erfarenhet och kontakter. En volontär kan göra insatser för en individ, en IBO eller för brukare på en kommunal enhet. Insatsen kan göras på uppdrag av en IBO eller en förvaltning. Volontären kan organiseras av en IBO eller en förvaltning. Kommunens grundinställning är att volontären ska ha sin bas i en IBO. Motivet för der är att volontären kan få stöd från en organisation i sin roll. Det förekommer att volontärer inte vill engagera sig i en förening då måste den aktuella enheten ta hela ansvaret. Kommunen ska inte bygga upp en egen frivilligsamordning som konkurrerar med befintliga frivilligorganisationer, endast fylla ut där sådana saknas. Enheter som anlitar volontärer måste ge dem rätt förutsättningar för att genomföra uppdraget. En gemensam överenskommelse ska göras. En kontaktperson ska utses som kan avgränsa uppdraget och ge vägledning. Uppdraget får inte ges en omfattning som liknar en anställning. En volontär har alltid rätt att avbryta sitt uppdrag. Att genomföra en ansökan och göra en överenskommelse eller upprätta ett avtal. Kommunfullmäktige i Botkyrka har antagit regler och riktlinjer för fördelning av stöd till föreningar. För att förtydliga ytterligare har tillämpningsbestämmelser utfärdats av kultur- och fritidsförvaltningen. För att underlätta handläggningen och göra den tydlig för SE/IBO ska likartade principer för att söka bidrag i kommunens olika verksamheter utformas. Detaljerade villkor och ansökningsformulär finns på förvaltningarnas webbsidor. De ligger sedan till grund för själva överenskommelsen. Här beskrivs också hur uppföljning och rapportering ska gå till. 19 [34]

20 I handboken används konsekvent begreppet överenskommelse för nivå 1-4 och avtal för nivå 5. Om ett civilrättsligt avtal upprätta så kan det i sig innebära att man reglerar verksamheten så strikt att man passerar gränsen för vad som ska upphandlas enligt lagen om offentlig upphandling. Om en upphandling sker så görs särskilda underlag för denna och genomförandet regleras i ett civilrättsligt avtal. Utvecklingsåtagande Kultur- och fritidsförvaltningen ser över bidragssystemet inklusive lokaler. Ett nytt kan träda ikraft Förvaltningarna ser behov av att lätt kunna stämma av med andra förvaltningar om samma förening får stöd från flera håll. Föreningsbyrån som ska byggas upp under 2010 kan lösa det. Den ger också möjlighet att utbyta erfarenheter mellan förvaltningarna hur stödet till föreningarna bäst utformas. Andra principer som styr överenskommelser om föreningsstöd Lokaliseringsprincipen Lokaliseringsprincipen innebär i korthet att allt vad kommunen gör ska vara knutet till den egna kommunen eller de egna invånarna. Om en förening inte har sitt säte och inte någon verksamhet i Botkyrka eller för Botkyrkabor så kan kommunen inte ge bidrag till verksamheten. Om en upphandling sker så kan organisationer/företag lägga anbud oavsett var de har sitt säte. Uthyrning av lokal Kultur- och fritidsförvaltningen har en förteckning på kommunens webbplats över lokaler som kan hyras per säsong eller per gång. Viss styrning av verksamhet kan också ske när kommunen hyr ut lokaler genom villkor inom ramen för hyreslagstiftningen. Till vad och hur lokalen får användas. Men det finns gränser för vad som kan läggas in i ett hyresavtal. Rättsfall: Upplands Väsby simhall. Simhallen hyrdes ut till ett simsällskap och kommunen lämnade ett driftsbidrag. Ett avtal skrevs där simsällskapet åtog sig omfattande tjänster till kommuninvånarna och till skolan och förskolan. Länsrätten beslutade att en upphandling skulle ha skett enligt Lagen om offentlig upphandling (LOU). Utvecklingsåtagande Kultur- och fritidsförvaltningen:s lokalinventering är klar och beslut ska fattas under våren. Samhällsbyggnadsförvaltningen ska genomföra en inventering av hur tillgängliga kommunens lokaler är för olika funktionshinder. Kultur- och fritidsförvaltningen ser att det behövs en modell för hur finansieringen ska lösas när föreningarna själva hyr lokaler. Hyran tas från 20 [34]

21 bidragsdelen och kan i värsta fall påverka verksamheten. Ibland är dessutom kommunen genom samhällsbyggnadsförvaltningen hyresvärd och då uppstår diskussion om att pengarna går runt. Statsstödsreglerna Romfördragets artikel 87 innebär i princip förbud mot offentligt stöd i olika former till företag om det påverkar konkurrensen enligt ett antal kriterier. Det finns ett antal undantag som gör det möjligt med det mesta av det kommunala stöd som används idag. Bl.a. finns en beloppsgräns, stödet till ett enskilt företag får inte överstiga euro under en treårsperiod. Det finns dock skäl att se upp eftersom det kan krävas en förhandling med Kommissionen före beslut om det uppstår osäkerhet. Näringsdepartementet kan ge råd. Överlåtelsen av ett gymnasium i Täby till skolledningen anses vara i strid med statsstödsreglerna när inga andra fick lägga anbud. Näringsidkare Begreppet näringsidkare är centralt vid bedömning av om en verksamhet ska upphandlas eller om den kan ske med bidrag och kommunal borgen. Rättsfall: Kommunal borgen till Friskis & Svettis IF i Haninge för bygge av egen lokal. Kammarrätten bedömde att F&S IF var näringsidkare trots att den kan betraktas som en ideell förening. Motiveringen var att F&S IF bedriver verksamhet som även bedrivs av andra näringsidkare. Därmed var det inte rätt att ge kommunal borgen. Referenser och idéstöld Ett fenomen som komplicerar samarbetet är när en IBO drivit en verksamhet med kommunalt bidrag och kommunen kommer fram till att den i fortsättningen ska upphandlas. Eftersom verksamheten drivits öppet, offentlighetsprincipen, så kan den kopieras av andra aktörer som lägger anbud. Man kan anta att den som skapat och drivit verksamheten ursprungligen har ett försteg erfarenhetsmässigt och kvalitativt. Vid upphandling av verksamheter som bedrivits av IBO är det av särskild vikt att kravspecifikation och utvärderingskriterier utformas så att rätt krav ställs på anbudsgivarna vad avser teknisk- och yrkesmässig kapacitet. Skall-krav, blanketter och utannonsering För att underlätta för små organisationer så ska onödiga skall-krav, krångliga blanketter och mycket kopior undvikas. Kommunen har ett digitalt verktyg för upphandling som ska underlätta processen. Det kan nås via kommunens webbplats. Här annonseras också alla aktuella upphandlingar. Ideell förening socialt företag Samarbetet mellan kommunen och SE/IBO har utgått från den breda definitionen av SE/IBO. Det innebär att hela skalan av organisationer från ideella föreningar med mycket liten ekonomi till sociala företag omfattas. En idéburen organisation kan omfatta både en vanlig förening och ett socialt företag som driver en avgränsad verksamhet byggd på föreningens idéer. 21 [34]

22 Sociala Företag har som ändamål att integrera människor som står långt från arbetsmarknaden i samhälle och arbetsliv skapar delaktighet för medarbetarna genom ägande, avtal eller på annat väl dokumenterat sätt återinvesterar sina vinster i den egna eller liknande verksamheter är fristående från offentlig verksamhet binder samman entreprenörskap med individens behov av arbete och samhällets behov av tjänster driver affärsverksamhet där medarbetarna och deras förutsättningar står i centrum Någonstans på vägen finns en gräns där man passerar in i en mer företagsliknande logik. Det som förenar de olika organisationerna över hela skalan är att de är idéburna och arbetar på non-profit bas. Det innebär i sin tur en förväntan på sociala företag att de ska bidra med ett mervärde även vid en upphandling i konkurrens. Det motiverar särskilda sociala hänsyn i upphandlingsunderlaget. När en upphandling görs så används ett tydligt regelsystem. Om sociala hänsyn ska tas så krävs att dessa definieras i förväg. Att tänka på vid upphandling av tjänster Rutiner vid upphandling Vid upphandling måste målgrupp, syfte och budget definieras. Utannonseringen måste vara tydlig. Förfrågningsunderlaget är helt avgörande för upphandlingens genomförande. En bra början är att fråga kommunens expertis på upphandling på serviceförvaltningen. Om SE/IBO ska ges chansen att lämna anbud behöver vi systematiskt gå igenom vad som underlättar för små och nya aktörer att delta. Det finns två vägar att gå endera att utforma sociala kontraktsvillkor eller definiera föremålet för upphandlingen på ett sådant sätt att önskat syfte kan uppnås vad gäller social utveckling. Sociala kontraktsvillkor EU-direktiven tar upp möjligheten att använda t.ex. social hänsyn för B- tjänster (utbildning, social, kultur). Sverige har inte utformat nationell lagstiftning kring B-tjänster. Den lagstiftning som styr delar av kommunens obligatoriska verksamheter, t.ex. Socialtjänstlagen (SOL) och Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) är starkare än LOU och bör vägas in i vissa typer av upphandlingar. LOU innehåller inga särskilda bestämmelser om sociala hänsyn som urvalskriterium. Därför är det svårt att säga hur långt en upphandlande enhet kan gå i detta avseende. Däremot finns en generell bestämmelse om särskilda kontraktsvillkor (1 kap. 18 b LOU) som utgår ifrån direktiven och i huvudsak innebär följande vad gäller sociala hänsyn. Social hänsyn kan användas som ett så kallat tillkommande kriterium, dvs. ett kriterium som används för att skilja två eller flera likvärdiga anbud. Sådana 22 [34]

23 villkor får användas inom det sociala området (B-tjänster) men måste anges i annonsen om upphandling. Sociala hänsyn får också användas av den upphandlande myndigheten genom att ställa villkor på hur kontraktet ska uppfyllas. Det förutsätter att dessa villkor är kända för anbudssökande respektive anbudsgivare. Krav kan ställas på anbudsgivaren att denne t.ex. ska: anställer långtidsarbetslösa eller anordnar utbildning för arbetslösa. gör något för att främja jämlikhet eller mångfald anställer större antal personer med funktionshinder än vad lagen kräver. Det är inte tillåtet att ange att utövaren inte får ha vinstintresse. En ny policy för social hänsyn vid upphandling har beslutats av KS för att skapa trainee-tjänster för ungdomar. Den kan tjäna som förebild för att utveckla en policy som ger SE/IBO ökad möjlighet att konkurrera om uppdrag som redan idag upphandlas. Den kan också utvecklas stegvis genom att nya lämpliga verksamheter väljs ut av kommunledningen. Sociala kontraktsvillkor behöver utformas som gör det möjligt för SE/IBO:s att konkurrera om uppdrag. Avgörande för urvalet är att SE/IBO bedöms kunna ge ett mervärde till verksamheten som inte uppnås i egen regi eller vid vanlig upphandling. Detta mervärde definieras i kontraktsvillkoren. En grupp med tjänstemän från förvaltningarna behöver sättas samman som kan ge råd när sociala kontraktsvillkor ska användas. Det bör kombineras med en löpande kontakt med företrädare för det lokala näringslivet för att undvika konflikter kring konkurrensfrågor och upphandlingar. Föremålet för upphandlingen Ett alternativ till att arbeta med tillkommande kriterier är att helt enkelt inrymma de sociala effekter man önskar uppnå i definitionen av vad som är föremålet för upphandlingen. Målet kan t.ex. vara att öka den sociala tryggheten i ett område, vilket då är föremålet för upphandlingen. Detta kan t.ex. ske genom bra skötsel av den offentliga miljön uppnå ett tryggt område och samtidigt ge arbetslösa ungdomar från samma område arbete i en form som också ökar tryggheten. Det innebär alltså att krav ställs på hur utförandet av uppdraget ska ske, men även på hur befintliga kommunala aktiviteter ska kunna kopplas samman med åtagandet. Utformningen av dessa krav är juridiskt komplicerat bl. a. vad gäller proportionalitet och relevans till föremålet för upphandling. Denna fråga bör därför endast hanteras i samarbete med kommunens professionella upphandlingsverksamhet. En sådan vidgad målformulering liknar mycket de upplägg som kommunen under många år praktiserat i olika projekt, för personer som ligger långt från arbetsmarknaden. Det är alltså ingen oprövad metod, men att få in nya fristående aktörer kan öka möjligheterna att hitta nya vägar in på arbetsmarknaden. Den vidgade formuleringen förbättrar också förutsättningarna för SE/IBO att ingå i lokala partnerskap för områdesutveckling. 23 [34]

24 Affärsmässighet Begreppet affärsmässighet i LOU saknas i EG:s gemenskapsrätt. Därmed kan begreppet inte prövas av EG-domstolen. Just affärsmässigheten i upphandlingarna ställs mot sociala villkor och miljöhänsyn. Ett sätt att se det är att sådana villkor är affärsmässiga om LOU tolkas i ljuset av gemenskapsrätten. Det skulle då vara möjligt att uppnå samhällspolitiska mål inom ramen för affärsmässighet. Det borde också ligga i linje med den allmänna tendensen som går från regelstyrning till marknadsstyrning vid uppfyllandet av samhällspolitiska mål. Kommunens affärsidé inskränker sig inte till att leverera olika former av service till lägsta pris. Kommunen har samhällsekonomiska mål, t.ex. att underlätta ungas etablering på arbetsmarknaden, inte bara företagsekonomiska. Den upphandlande myndigheten måste från början göra klart för sig hur olika omständigheter ska värderas ekonomiskt. Dessa omständigheter ska anges i underlaget. Miljökriterier kan ställas om de är kopplade till den vara eller tjänst som ska upphandlas. Miljökriteriet kan då användas för att bestämma det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Det innebär att lägsta pris inte måste styra valet. Föremålet för upphandlingen ska uppfylla enhetens miljökrav. Den bedömningen görs inom ramen för begreppet affärsmässighet. Däremot kan inte mer allmänna långsiktiga samhällspolitiska mål användas. Arbetsmarknadsmässiga eller sociala hänsyn kan inte tas inom själva upphandlingen. De kan tas upp i särskilda kontraktsvillkor. Slutsatsen är att enheterna vid upphandling kan tänka över vilka samhällspolitiska mål som de förväntas uppnå utöver målet att få bästa värde/operativa tjänst för pengarna. När det är klargjort så fråga upphandlingsenheten om hur anbudsförfrågan ska formuleras. Registrera och söka Alla beslut om avtal och överenskommelser som avser SE/IBO registreras i kommunens ärendesystem. Utvecklingsåtagande Det finns behov av en överblick över alla överenskommelser och avtal för bättre samordning mellan förvaltningarna. För det krävs en särskild föreningsdatabas som kultur och fritid bygger upp. Kultur- och fritidsförvaltningen planerar att digitalisera bidragshanteringen vilket ger en möjlighet att registrera alla beslut på ett sökbart sätt. Övriga förvaltningar måste kunna ansluta sig till detta. Finansiering Långsiktighet SE/IBO har ett generellt behov av att kunna planera sin verksamhet i längre tidsperioder än ett budgetår. Ett ofta redovisat problem är att personal får 24 [34]