Omsorgsnämnden kallas till sammanträde för att behandla ärenden enligt bilagda förteckning, ärende onsdagen den 5 juni 2019 kl.

Transkript

1 KALLELSE Omsorgsnämnden Omsorgsnämnden kallas till sammanträde för att behandla ärenden enligt bilagda förteckning, ärende 1 20 Tid och plats onsdagen den 5 juni 2019 kl. 13:30 i A-salen Henrik Mohlin sekreterare Ledamöter Ulf Hedin (M), Ordförande Anna Zelvin (KD), 1:e vice ordförande Julia Berg (S), 2:e vice ordförande Benny Johansson (M) Suzanne Frank (M) Anna Gustbée (M) Margareta Jonsson (C) Lars Rejdnell (L) Gunnel Jansson (MP) Alije Mikullovci Kera (S) Andreas Liljenberg (S) Erika Lagergren (S) Marianne Paine (S) Carin Högstedt (V) Hannes Jónsson (SD) Ersättare Elaine Sandell Belin (M) Gitten Öholm (KD) Emina Gluhac (S) Budimir Simic (M) Ronnie Kemner (M) Alexander Modell (M) Majja Almkvist (C) Ann-Margreth Willebrand (L) Guje Larsson (MP) Fitim Krasniqi (S) Mohammed Bashir Abdi (S) Per Säbom (S) Åsa Hjort (S) Mikael Vester (V) Pernilla Wikelund (SD) Tjänstepersoner Förvaltningschef Avdelningschef utveckling Omsorgschef särskilda boenden Avdelningschef ekonomi Avdelningschef uppdrag och uppföljning Avdelningschef sjuksköterskor 1 (3)

2 KALLELSE Omsorgsnämnden Förteckning över omsorgsnämndens ärenden 1. Ajournering av sammanträdet för allmänhetens frågestund 2. Information och utbildning - Information ifrån Attendo, gällande företagets verksamhet inom äldreomsorg - Information ifrån kommunens revisorer - Information om kompetensutveckling för medarbetare inom omsorgsförvaltningen - Ekonomisk rapport ifrån omsorgschef för särskilda boenden 3. Anmälan av delegationsbeslut till omsorgsnämnden 4. Meddelanden till omsorgsnämnden 5. Fördjupad prognos för omsorgsnämnden till och med april, Yttrande över medborgarförslag om att införa pensionärernas hus 7. Återrapportering av uppdrag att ta fram ny ersättningsmodell inom särskilt boende äldreomsorg 8. Återrapportering av uppdrag att ta fram en kunskapsjour för sjuksköterskor 9. Återrapportering av uppdrag kring inomhustemperaturer i kommunala boenden 10. Återrapportering av uppdrag att utreda möjligheten att omvandla det särskilda boendet Bågen till ett trygghetsboende 11. Statsbidrag för habiliteringsersättning inom daglig verksamhet Svar på skrivelse ifrån föreningen För barn, unga och vuxna med utvecklingsstörning, angående lämplig storlek på kommunens habiliteringsersättning för daglig verksamhet 13. Förlängning av avtal för "Kultur i daglig verksamhet" 2 (3)

3 KALLELSE Omsorgsnämnden Revidering av omsorgsnämndens dokumenthanteringsplan 15. Revidering av omsorgsnämndens delegationsordning 16. Omsorgsnämndens sammanträdestider Nytt datum för sammanträde i november 17. Information från ledamöter 18. Förvaltningschefen informerar 19. Frågor ifrån ledamöter och ersättare 20. Övrigt 3 (3)

4 ÄRENDE Dnr ON Henrik Mohlin förvaltningssekreterare Tel Omsorgsnämnden Anmälan av delegationsbeslut till omsorgsnämnden Förslag till beslut Omsorgsnämnden godkänner redovisningen av delegationsbeslut. Bakgrund Omsorgsnämnden har i vissa ärenden överlåtit sin beslutanderätt till utskott, nämndens ordförande och tjänstemän enligt en av nämnden tagen delegationsordning. Beslut som fattas med stöd av delegationen ska redovisas till nämnden. Beskrivning Anmälan av ekonomiska delegationsbeslut nr 3-5/2019, tagna av förvaltningschef Anmälan av delegationsbeslut i personalärenden nr 28-41/2019, tagna vid centralförvaltningen av omsorgschefer inom hemvård respektive särskilda boenden, HR-chef, avdelningschef för ekonomi samt förvaltningschef Anmälan av delegationsbeslut i personalärenden nr 7-20/2019, tagna av omsorgschef inom omsorg funktionsnedsättning Anmälan av delegationsbeslut i personalärenden nr 12-22/2019, tagna av omsorgschef för särskilda boenden Delegationsbeslut angående fritidsstudiestöd nr 3/2019, tagna vid centralförvaltningen av avdelningschef för utveckling Omsorgsnämndens arbetsutskotts delegationsbeslut Upphandlingspresentation för bemanningstjänster för sjuksköterskor Omsorgsnämndens arbetsutskotts delegationsbeslut Upphandlingspresentation för diskdesinfektor (tvättkabinett) Omsorgsnämndens arbetsutskotts delegationsbeslut , Upphandlingspresentation för digitala lås Anmälan enligt Lex Maria till Inspektionen för vård och omsorg, gällande särskilt boende Nummer Omsorgsförvaltningen 1 (2) Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Fax Org.nr E-post henrik.mohlin@vaxjo.se

5 ÄRENDE Dnr ON Beskrivning Anmälan av delegationsbeslut i personalärenden nr /2019, tagna av enhetschefer vid Enhet 1, 2, 3, 15, 20, och 23 inom omsorg funktionsnedsättning Anmälan av delegationsbeslut enligt SoL vid myndighetsavdelningen, april 2019 Anmälan av delegationsbeslut enligt SoL vid myndighetsavdelningen, april 2019 Anmälan av delegationsbeslut enligt LSS vid myndighetsavdelningen, april 2019 Anmälan enligt Lex Sarah till Inspektionen för vård och omsorg, gällande hemvård Anmälan av delegationsbeslut i personalärenden nr 2-6/2019, tagna av enhetschef vid Sommarvägen hemvård Anmälan av delegationsbeslut gällande bostadsanpassningsbidrag, april 2019 Anmälan av delegationsbeslut i personalärenden nr /2019, tagna av enhetschefer vid Omsorg Funktionsnedsättning Enhet 4-14, 19, 21, 27, 28 och OMS fritid Anmälan av delegationsbeslut i personalärenden nr 12/2019, taget av enhetschef vid Birkagården Anmälan av delegationsbeslut i personalärenden nr 6-8/2019, tagna av enhetschefer vid bemanningsenheten Anmälan av delegationsbeslut gällande bostadsanpassningsbidrag, januari, februari och mars 2019 Nummer Henrik Mohlin förvaltningssekreterare 2 (2)

6 ÄRENDE Dnr ON Henrik Mohlin förvaltningssekreterare Tel Omsorgsnämnden Meddelanden till omsorgsnämnden Förslag till beslut Omsorgsnämnden noterar informationen. Bakgrund Redovisning av inkomna och upprättade skrivelser, beslut, rapporter, vidtagna åtgärder och protokoll Beskrivning Protokoll ifrån Växjö kommunala pensionärsråds sammanträde den 22 maj, 2019 Kommunstyrelsens organisations- och personalutskotts beslut , 54, Årets arbetsplats 2018 Kommunstyrelsens beslut , 171, Initiativ från SKL om gemensam finansiering av ett mer samlat system för kunskapsstyrning i socialtjänstens verksamheter Kommunstyrelsens beslut , 168, Uppdrag om att ta fram behovsunderlag för att utreda ledsagarinsatser i Växjö centrum Kommunstyrelsens beslut , 167, Revidering av riktlinjer för uppsägning, omplacering, enskilt utvecklingsprogram och tidigare pension i Växjö kommun Skrivelse ifrån SPF Seniorerna Växjö gällande kommunens planerade hantering kring uthyrning av Wilhelmshill Protokoll ifrån Växjö kommunala pensionärsråds sammanträde den 17 april, 2019 Rapportering av gynnande beslut enligt LSS respektive SoL som inte har verkställts i tid, gällande kvartal Kommunfullmäktiges beslut , 97, Överlämnande av beslutanderätten i ärenden väckta genom medborgarförslag 2019 Kommunfullmäktiges beslut , 90, Redovisning av obesvarade motioner och medborgarförslag som har kommit in före den 1 mars 2019 Kommunfullmäktiges beslut , 88, Uppföljning av kommunfullmäktiges uppdrag till nämnder och styrelser under 2018 Kommunfullmäktiges beslut , 80, Revisionsberättelse för 2018 för Växjö kommun Kommunfullmäktiges beslut , 79, Årsredovisning 2018 för Växjö kommun Henrik Mohlin förvaltningssekreterare Omsorgsförvaltningen 1 (1) Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Fax Org.nr E-post henrik.mohlin@vaxjo.se

7 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Omsorgsnämndens arbetsutskott Dnr Fördjupad prognos för omsorgsnämnden till och med april, 2019 Omsorgsnämndens arbetsutskotts förslag Omsorgsnämnden fastställer nämndens fördjupade prognos och översänder den till kommunstyrelsen. Bakgrund Enligt gällande ekonomistyrningsprinciper ska varje nämnd lämna en rapport över utfall samt prognos till kommunledningsförvaltningen. Föreliggande rapport avser redovisat till och med den 30 april samt en prognos för helåret. Rapporten ska ha behandlats av nämnden innan kommunens samlade rapport behandlas av kommunstyrelsen. Beslutsunderlag Förvaltningschefen har i en skrivelse daterad den 15 maj redogjort för ärendet och lämnat förslag till beslut. Fördjupad prognos för 2019 för omsorgsnämnden, med ekonomiskt utfall till och med april Justerandes sign Utdragsbestyrkande 1 (1)

8 ÄRENDE Dnr ON Ulrika Örnström avdelningschef Tel Omsorgsnämnden Fördjupad prognos för omsorgsnämnden till och med april, 2019 Förslag till beslut Omsorgsnämnden fastställer nämndens fördjupade prognos och översänder den till kommunstyrelsen. Bakgrund Enligt gällande ekonomistyrningsprinciper ska varje nämnd lämna en rapport över utfall samt prognos till kommunledningsförvaltningen. Föreliggande rapport avser redovisat till och med den 30 april samt en prognos för helåret. Rapporten ska ha behandlats av nämnden innan kommunens samlade rapport behandlas av kommunstyrelsen. Beslutet skickas till För åtgärd Kommunstyrelsen Ewa Ekman förvaltningschef Ulrika Örnström avdelningschef Omsorgsförvaltningen 1 (1) Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Fax Org.nr E-post henrik.mohlin@vaxjo.se

9 FÖRDJUPAD PROGNOS 2019 med ekonomiskt utfall till och med april Omsorgsnämnden

10 Innehållsförteckning Sammanfattning...3 Ekonomisk redovisning...4 Bilagor Bilaga 1: Bilaga rapport Bilaga 2: Underlag eget kapital Omsorgsnämnden, FÖRDJUPAD PROGNOS 2019 med ekonomiskt utfall till och med april 2(5)

11 Sammanfattning Det ekonomiska läget för omsorgsnämnden är fortsatt ansträngt. Beräknat underskott för hela året uppgår till 52,1 mkr. I underskottet ingår satsningar mot eget kapital på 19,7 mkr, extra hyra för Ingelshov på 4,3 mkr och kostnad för de ärenden där assistansersättningen dragits in på 6 mkr (gäller endast de ärenden där indragningen är slutförd). Ett målmedvetet arbete pågår för att minska insatstimmarna och antalet belagda platser i särskilt boende. Det ekonomisk utfallet avseende första tertialet visar en minskning av insatstimmar. I utfallet för särskilt boende i jämförelse med samma period 2018 och med hänsyn taget till lönehöjningar kan man eventuellt se en uppbromsning i både volymer och kostnader. Omsorgsnämnden, FÖRDJUPAD PROGNOS 2019 med ekonomiskt utfall till och med april 3(5)

12 Ekonomisk redovisning Analys av periodens utfall Omsorgsnämndens nettobudget uppgår till 1 300,0 mkr. Till och med april har 461,0 mkr förbrukats vilket är 35,5 % av budgeten. Nämnden visar ett underskott om 32,6 mkr per jämfört med budget för motsvarande period. I beloppet ingår satsningar mot eget kapital med 4,8 mkr och en extra hyreskostnad för stängning av Ingelshov på 4,3 mkr. Underskottet är framförallt hänförlig till omsorgsnämnden övergripande och äldreomsorg och hemvård. Underskottet i omsorgsnämnden övergripande är förutom kostnaden för Ingelshov hänförligt till högre beviljade volymer än budgeterat. I de ökade volymerna ingår förskjutning av assistansersättning från stat till kommun med 1,8 mkr. Centralförvaltningen gör ett överskott på 2,6 mkr till följd av att en del IT-kostnader inte fallit ut för hela året. Avdelning sjuksköterskor gör ett underskott på 0,7 mkr. Underskottet beror på svårigheter att rekrytera personal vilket leder till ökade kostnader bl a genom hyrpersonal. Äldreomsorg och hemvård gör ett underskott på 8,1 mkr. Underskottet är hänförliga till högre personalkostnader än budgeterat. För särskilda boenden pågår en anpassning till 725 platser vilket börjar ge effekt och timmarna närmar sig nivån för budgeten. Entreprenad Äldreomsorg och hemvård går med 1,7 mkr i underskott. Det är hemtjänstinsatser som utförs av privata utförare som är högre än budget. Omsorg funktionsnedsättning går med 2,0 mkr i underskott till följd av ökade kostnader för personal. Entreprenad funktionsnedsättning går med 1,0 mkr i underskott. Det är en högre nivå av insatser än budgeterat. Driftredovisning Utfall april 2019 Budget april 2019 Avvikels e Prognos 2019 Budget 2019 Avvikels e Verksamhet, tkr netto netto netto netto netto netto Omsorgsnämnden övergripande Centralförvaltning Avdelning sjuksköterskor Avdelning Rehab Äldreomsorg och hemvård, kommunal regi Äldreomsorg och hemvård, entreprenad Omsorg funktionsnedsättning, kommunal regi Omsorg funktionsnedsättning, entreprenad Satsningar Eget kapital Särredovisning beviljade medel digitaliseringsfond Summa Investeringsredovisning Utfall april Budget april Avvikels Prognos Budget Avvikels Omsorgsnämnden, FÖRDJUPAD PROGNOS 2019 med ekonomiskt utfall till och med april 4(5)

13 e e Projekt (större) tkr netto netto netto netto netto netto Summa Inga investeringar har gjorts. Prognos helår Det ekonomiska läget för omsorgsnämnden är fortsatt ansträngt. Beräknat underskott för hela året uppgår till 52,1 mkr. I underskottet ingår satsningar mot eget kapital på 19,7 mkr, extra hyra för Ingelshov på 4,3 mkr och kostnad för de ärenden där assistansersättningen dragits in på 6 mkr (gäller endast de ärenden där indragningen är slutförd). Omsorgsnämnden övergripande beräknas gå med 23,9 mkr i underskott. I beloppet ingår Ingelhov med 4,3 mkr och indragen assistansersättning med 6 mkr. Resterande underskott är högre volymer än budgeterat. Centralförvaltningen bedöms göra ett överskott på 2,0 mkr till följd av lägre IT-kostnader än budgeterat. Avdelning sjuksköterskor beräknas gå med 1,0 mkr i underskott. Underskottet är hänförligt till ökade personalkostnader pga svårigheter att rekrytera personal. Äldreomsorg och hemvård beräknas göra ett underskott på 6,1 mkr. En del av underskottet är hänförligt till bemanning. En annan del av underskottet är kopplat till en överkapacitet av särskilda boendenplatser vilket innebär att boendena får enstaka tomplatser. Det finns en svårighet att dra ner på bemanningen om det bara är någon plats som står tom och detta leder till att enheterna inte lyckas hålla sin budget. Omstrukturering av verksamheten vid Evelid från särskilt boende till korttidsplatser är både en kvalitetshöjande satsning samt en del i att minska antalet särskilda boendeplatser. Entreprenad Äldreomsorg och hemvård beräknas göra ett underskott på 1,7 mkr. Det är främst hemtjänstinsatser som utförs av privata utförare som är högre än budget. Omsorg funktionsnedsättning och Entreprenad funktionsnedsättning bedöms ha mindre underskott, totalt 0,6 mkr. Åtgärder för att nå budget I regeringens vårändringsbudget ligger som förslag att betala ut stimulansbidrag till äldreomsorgen. Föreslaget belopp till omsorgsnämnden är 4,2 mkr. Då beslut fattas i juni är beloppet inte med i helårsprognosen. Dessutom fortsätter det sedan tidigare påbörjade arbetet med att minska nämndens kostnader. Exempel på insatser: Fortsätta arbeta med BEON, bästa effektiva omhändertagandenivån, med ökat fokus på de första stegen i insatstrappan, t ex förebyggande insatser och vardagsrehab. Påverka insatstimmarna genom ökad följsamhet till gällande vägledningar för SOL. Intensifiera arbetet med bemanningsplanering enligt TCP-handboken. Bemanningskravet ska vara synkat med timmar i resursfördelningen. Öka samarbete över professions- och verksamhetsgränser. Förändra resursfördelning efter omsorgstagares dödsfall från 3 veckor till 2. Utreda kostnadsläge i omsorg funktion jämfört med andra större städer. Utreda möjlighet i sommarplaneringen att gå ner i vikariekostnad. Avstå satsningar finansierade med eget kapital. Fortsätta arbeta med att sänka sjukfrånvaron. Fortsätta att utveckla digitala komplement till traditionella arbetssätt i flera verksamheter Omsorgsnämnden, FÖRDJUPAD PROGNOS 2019 med ekonomiskt utfall till och med april 5(5)

14 Budget intäkter Budget kostnader Budget netto/ fvb Utdelat fvb tom April Utfall nettokostna der tom April Differens Differens motsv period föreg år Prognos intäkter Prognos kostnader Prognos netto Prognos fvb Avvikelse Omsorgsnämnden övergripande Centralförvaltningen Avdelning sjuksköterskor Avdelning Rehab Äldreomsorg och hemvård Entreprenad Äldreoms. o hemv Funktionsnedsättning Entreprenad funktionsneds Totalt Satsningar Eget Kapital Totalt Assistansen Hyra Ingelshov i samband med stängning

15 Sammanställning eget kapital Utfall jan-april Budget helår Digital utveckling Meningsfull vardag Komptetensförsörjning Övrigt

16 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Omsorgsnämndens arbetsutskott Dnr Yttrande över medborgarförslag om att införa pensionärernas hus Omsorgsnämndens arbetsutskotts förslag Omsorgsnämnden lämnar följande yttrande över förslaget: Det finns redan idag ett Pensionärernas Hus i Växjö, med lokaler för aktiviteter och gemenskap. Kommunen stödjer denna verksamhet genom att omsorgsnämnden betalar hyran för de lokaler som används. Bakgrund Till kommunfullmäktige har inkommit ett medborgarförslag om att starta ett Pensionärernas hus mitt i staden: ett hus där det finns utrymmen och personal bara för just pensionärer. Förslaget har sänts till omsorgsnämnden för yttrande. Idag finns Pensionärernas hus, som drivs av föreningen Pensionärernas hus, på Skyttegatan i Växjö. Verksamheten är öppen för alla pensionärer. Pensionärernas hus väntas flytta till nya lokaler på Hofs Park från och med år Beslutsunderlag Förvaltningschefen har i en skrivelse daterad den 13 maj redogjort för ärendet och lämnat förslag till beslut. Remiss av medborgarförslaget. Justerandes sign Utdragsbestyrkande 1 (1)

17 ÄRENDE Dnr ON Henrik Mohlin förvaltningssekreterare Tel Omsorgsnämnden Yttrande över medborgarförslag om att införa pensionärernas hus Förslag till beslut Omsorgsnämnden lämnar följande yttrande över förslaget: Det finns redan idag ett Pensionärernas Hus i Växjö, med lokaler för aktiviteter och gemenskap. Kommunen stödjer denna verksamhet genom att omsorgsnämnden betalar hyran för de lokaler som används. Bakgrund Till kommunfullmäktige har inkommit ett medborgarförslag om att starta ett Pensionärernas hus mitt i staden: ett hus där det finns utrymmen och personal bara för just pensionärer. Förslaget har sänts till omsorgsnämnden för yttrande. Idag finns Pensionärernas hus, som drivs av föreningen Pensionärernas hus, på Skyttegatan i Växjö. Verksamheten är öppen för alla pensionärer. Pensionärernas hus väntas flytta till nya lokaler på Hofs Park från och med år Beslutet skickas till För åtgärd Kommunstyrelsen Ewa Ekman förvaltningschef Anders Allard avdelningschef Omsorgsförvaltningen 1 (1) Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Fax Org.nr E-post henrik.mohlin@vaxjo.se

18 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Omsorgsnämndens arbetsutskott Dnr Återrapportering av uppdrag att ta fram ny ersättningsmodell inom särskilt boende äldreomsorg Omsorgsnämndens arbetsutskotts förslag Omsorgsnämnden beslutar att införa en ny ersättningsmodell för särskilt boende med start 1 januari 2021, där ersättningsnivåerna fastställs av nämnden senast i september Bakgrund Grundtanken med den differentierade ersättningen i rådande system är att utförare ska anpassa bemanningen efter brukarens behov. I praktiken har det visat sig vara svårt, särskilt om bemanningen ska minska. Utvecklingen av snittimmar per omsorgstagare har fluktuerat över tid på ett sätt som är kostnadsdrivande och inte kan motiveras utifrån objektiva kriterier. Varierad ersättning skapar osäkerhet i utförarens finansiella förutsättningar, som exempelvis kan leda till fler timanställningar och minskad kontinuitet för brukaren. Förvaltningen har utifrån ovanstående fått ett uppdrag att utreda konsekvenser och möjligheter att införa ett nytt ersättningssystem i särskilt boende. Detta för att, samtidigt som god omsorg säkerställs, uppnå god ekonomisk hushållning och förutsägbarhet samt förenklad administration mellan myndighetsavdelning och verkställighet. Frigjord tid hos handläggarna kan istället läggas på uppföljning och att säkerställa att den enskilde får sina behov tillgodosedda. Beslutsunderlag Förvaltningschefen har i en skrivelse daterad den 16 maj redogjort för ärendet och lämnat förslag till beslut. Av skrivelsen framgår bl.a. följande förslag och bedömningar kring ändringar i ersättningssystemet: Den fasta budgeten för kommunala enheter och det fasta dygnsersättningen till privata utförare kvarstår. Vad gäller den rörliga resursfördelningen ska alla omsorgstagare framöver ges en grundersättning. Förslaget framåt är att insatser tas bort från besluten. Grunden är den nivå som anges i vägledningen. Enda tillägget på omsorgstagarnivå som kan beviljas är om en omsorgstagare har trakeostomi, då detta kräver ständig tillsyn. Avsikten är att de personer som beviljas särskilt boende genomgående har stora vårdoch omsorgsbehov, vilket gör en ersättningsnivå ändamålsenlig. Justerandes sign Utdragsbestyrkande 1 (2)

19 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Omsorgsnämndens arbetsutskott Bedömningen är att den nya hanteringen bör ge ändamålsenliga insatser, där mer tonvikt läggs på genomförandeplan och uppföljning från myndighetsavdelningen för att säkerställa god kvalitet i omsorg och vård för den enskilde. Detta kommer att spara mycket tid för myndighetsavdelningen och verksamheten. Med en grundersättning ges även större förutsägbarhet i kostnaderna. För särskilda boenden med under 40 lägenheter ges en extra ersättning om 500 tkr för att säkerställa tillräcklig nattbemanning och kunna uppfylla lagstiftarens krav. Det ska undersökas vidare om det är ändamålsenligt att ge Östregården en fast budget. Detta för att kunna ha ett specialiserat boende riktat till personer med demenssjukdom, stor oro och psykisk funktionsnedsättning. Den nya ersättningsnivån gäller från och med den 1 januari påföljande år. Första året för nya ersättningssystemet är 2021, där ersättningsnivåerna ska fastställas senast i september Anledningen är att verksamheten ska ges rimlig tid att anpassa sig till nya modellen och att nå ökad stabilitet i beläggningen och vårdtyngden hos privata utförare. Implementering och uppföljning kommer ske enligt plan som fastställs hösten Funktionaliteten i nya ersättningssystemet som helhet bör följas upp inför Bilaga till tjänsteskrivelsen: modellskiss över nuvarande och kommande ersättningsmodell särskilt boende Justerandes sign Utdragsbestyrkande 2 (2)

20 ÄRENDE Dnr ON Anders Allard Avdelningschef Tel Omsorgsnämnden Återrapportering av uppdrag att ta fram ny ersättningsmodell inom särskilt boende äldreomsorg Förslag till beslut Omsorgsnämnden beslutar att införa en ny ersättningsmodell för särskilt boende med start 1 januari 2021, där ersättningsnivåerna fastställs av nämnden senast i september Bakgrund Grundtanken med den differentierade ersättningen i rådande system är att utförare ska anpassa bemanningen efter brukarens behov. I praktiken har det visat sig vara svårt, särskilt om bemanningen ska minska. Utvecklingen av snittimmar per omsorgstagare har fluktuerat över tid på ett sätt som är kostnadsdrivande och inte kan motiveras utifrån objektiva kriterier. Varierad ersättning skapar osäkerhet i utförarens finansiella förutsättningar, som exempelvis kan leda till fler timanställningar och minskad kontinuitet för brukaren. Förvaltningen har utifrån ovanstående fått ett uppdrag att utreda konsekvenser och möjligheter att införa ett nytt ersättningssystem i särskilt boende. Detta för att, samtidigt som god omsorg säkerställs, uppnå god ekonomisk hushållning och förutsägbarhet samt förenklad administration mellan myndighetsavdelning och verkställighet. Frigjord tid hos handläggarna kan istället läggas på uppföljning och att säkerställa att den enskilde får sina behov tillgodosedda. Bedömning En arbetsgrupp har under våren 2019 tagit fram ett förslag till nytt ersättningssystem för särskilt boende som kan börja gälla från Förslaget utgår ifrån läget och erfarenheter i Växjö samt en utblick på tre kommuner med enklare ersättningsmodell och relativt låg nettokostnad. Modellens utformning Se en övergripande processbild av nya modellen jämfört med den nuvarande i bilaga 1. Myndighetsavdelningen utreder rätten till särskilt boende utifrån IBIC. Om individen beviljas särskilt boende anges i beslutet att särskilt boende är Omsorgsförvaltningen 1 (5) Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Fax Org.nr E-post anders.allard@vaxjo.se

21 ÄRENDE Dnr ON beviljat. I samband med erbjudande om boende delas broschyren Bra att veta när du flyttar till särskilt boende ut, där anges: serviceinsatser, omsorg och vård ges med utgångspunkt från Socialtjänstlagen och behov, vilket ska sammanfattas i en genomförandeplan. Vidare ska det framgå att den enskilde kan begära hemtjänstbeslut i särskilt boende. Den fasta budgeten för kommunala enheter och det fasta dygnsersättningen till privata utförare kvarstår. Vad gäller den rörliga resursfördelningen ska alla omsorgstagare framöver ges en grundersättning. Mätningar i andra kommuner visar att vårdbehoven för personer som är somatiskt sjuka och demenssjuka i stort sätt är likvärdiga. Enda tillägget på omsorgstagarnivå som kan beviljas är om en omsorgstagare har trakeostomi. För särskilda boenden med under 40 lägenheter ges en extra ersättning om 500 tkr för att säkerställa tillräcklig nattbemanning och kunna uppfylla lagstiftarens krav. Omsorgsnämnden beslutar årligen om ersättningsnivåer för särskilt boende. Detta sker i samband med beslut om verksamhetsplan och budget för kommande år. Den nya ersättningsnivån gäller från och med den 1 januari påföljande år. Första året för nya ersättningssystemet är 2021, där ersättningsnivåerna ska fastställas senast i september Anledningen är att verksamheten ska ges rimlig tid att anpassa sig till nya modellen och att nå ökad stabilitet i beläggningen och vårdtyngden hos privata utförare. Inom 3 veckor ska genomförandeplan upprättas av utföraren tillsammans med omsorgstagaren. Genomförandeplan har ett relevant innehåll och uppdateras vid behov eller som minst årligen. Enheterna gör egenkontroll för att säkerställa god kvalitet i genomförandeplanerna. Myndighetsavdelningen ska över tre års tid följa upp samtliga särskilda boenden med utgångspunkt i att säkerställa att omsorgstagarna har det bra. Därtill granskas årligen att genomförandeplan är upprättad för alla omsorgstagare per boende. Uppföljningarna summeras upp till en rapport årligen. Uppdagas allvarliga missförhållanden/avvikelser hanteras dessa enligt gängse rutiner. Konsekvensanalys Ekonomiska konsekvenser Total kostnad (tkr) Finansiering inom ram (ja/nej), ange det som saknar finansiering Ingen kostnad Inom ram 2 (5)

22 ÄRENDE Dnr ON Påverkar nämnder/bolags kostnader Nej Konsekvenser för ett hållbart samhälle Påverkan på miljön (ja/nej) Nej Påverkan på mångfald (ja/nej) Nej Påverkan på folkhälsa (ja/nej) Nej Påverkan på tillgänglighet (ja/nej) Nej Omsorgstagaren får ändamålsenliga insatser I Om förenklat beslutsfattande och särskilda boendeformer för äldre, DS 2017:12, framgår att den enskilde ofta har ganska diffus uppfattning om vad hen har sökt för insatser och där handläggarna har svårt att ange precisa insatser utifrån behov. Vidare att verkställighetens följsamhet till besluten är varierande. Slutsatsen är att nuvarande system delvis inte säkerställer att ändamålsenliga insatser beslutas om och efterlevs. Bilden bekräftas av erfarenheterna från myndighetsavdelningen i Växjö och som beskriver att uppföljning inte hunnits med fullt ut. Likväl är omsorgstagarna i hög grad nöjda med sitt stöd, ca 85% i snitt i brukarundersökningar. Förslaget framåt är att insatser tas bort från besluten. Grunden är den nivå som anges i vägledningen. I broschyr som omsorgstagaren får i samband med inflytt på särskilt boende anges att serviceinsatser, omsorg och vård ges med utgångspunkt från socialtjänstlagen och behov, vilket ska sammanfattas i en genomförandeplan. Vidare ska det framgå att den enskilde kan begära hemtjänstbeslut i särskilt boende. Genomförandeplanen blir på så vis än mer central framöver och ska vara uppdaterad, av god kvalitet och avstämd med omsorgstagaren. Uppföljning av de särskilda boendena ska göras av myndighetsavdelningen enligt särskilt framarbetad modell. När det gäller tjänsten särskilt boende ska utföraren, oavsett driftform och inriktning på boendet, leverera vård och omsorg av god kvalitet. Utföraren ska följa gällande lagstiftning, föreskrifter, allmänna råd, kvalitetsregister samt kommunens givna direktiv. I uppdraget ställs också krav på såväl ledningens som personalens kompetens. Utföraren ska bemanna boendet dygnet runt med sådan kompetens och i den omfattning som behövs för att säkerställa en god vård och omsorg samt tillsyn och säkerhet. Enligt gällande villkor för uppdraget, förbinder sig utförare att ta emot den brukare som valt utföraren. Någon möjlighet att neka att ta emot en omsorgstagare på grund av till exempel omfattningen av omsorgsbehov finns inte. 3 (5)

23 ÄRENDE Dnr ON Bedömningen är att den nya hanteringen bör ge ändamålsenliga insatser, där mer tonvikt läggs på genomförandeplan och uppföljning från myndighetsavdelningen för att säkerställa god kvalitet i omsorg och vård för den enskilde. Förenklad administration Mycket tid läggs idag av handläggarna på att fastställa vilken ersättningsnivå som ca 700 omsorgstagare ska placeras i. Eftersom enheternas ekonomi gynnas av höga beslut sker ofta påstötningar om att behov ökat och att därmed ersättningsnivån bör justeras uppåt. Myndighetsavdelningen behöver då utreda detta, dokumentera och eventuellt ändra i beslut och olika administrativa system. Relativt ofta blir det fel i registreringen, vilket leder till efterarbete. För verksamheten innebär en signal om ökat behov ofta ett motkrav om dokumentation och åtgärdsplaner. Förslaget framåt innebär att en grundersättning per omsorgstagare. Avsikten är att de personer som beviljas särskilt boende genomgående har stora vårdoch omsorgsbehov, vilket gör en ersättningsnivå ändamålsenlig. Detta kommer att spara mycket tid för myndighetsavdelningen och verksamheten. Ekonomi och förutsägbarhet för förvaltningen Utan synliga skäl har tilldelade timmar i särskilt boende varierat över tid. Under 2018 ökade snittet med motsvarande en timma per omsorgstagare och vecka, vilket per vecka är en extrakostnad om ca 200 tkr. Systemet tycks alltså vara kostnadsdrivande och ger en osäkerhetsfaktor som kan leda till fler timanställningar och minskad kontinuitet för omsorgstagaren. Med en grundersättning ges större förutsägbarhet i kostnaderna. Likaså ska det nya förslaget läggas på en ersättningsnivå som är i paritet med läget vid 2018 års inledning. En utblick på andra kommuner visar att exempelvis Karlstads kostnad för särskilt boende är ungefär i nivå med det nu föreslagna. Nivån på ersättningen bedöms som helhet vara tillräcklig, men en utmaning för verksamheten i allmänhet och enskilda enheter i synnerhet. Detta föranleder att systemet inte bör träda i kraft förrän 2021, vilket ger verksamheten rimlig tid för succesiv omställning, se bilaga 2. Med en grundnivå/ersättning minskar möjligheten att syna de individuella behoven i verksamheten. Ekonomi och förutsägbarhet för verksamheten/enheterna Risk finns för enheter som av slumpen får många omsorgstagare med stora behov. Den mest kritiska punkten är övergången till den nya modellen. Det ska dock noteras att även med nuvarande modell kan ersättningen sänkas när nya brukare i lägre vårdnivåer flyttar in. Den nya modellen innebär att dessa svängningar i ersättning uteblir, vilket på sikt bidrar till mer förutsägbara villkor. Större ansvar läggs på enheterna att spara undan resurser när så är möjligt. För medarbetarna kan förändringen upplevas som stressande, 4 (5)

24 ÄRENDE Dnr ON samtidigt som förutsägbarhet i ersättningar och vad omsorgstagarna kan förvänta sig bör ha en avstressande verkan. En översyn i den kommunala verkställigheten har initierats kring vad som skulle kunna vara en grundbemanning per belagd plats. För att kunna möta att vissa omsorgstagare har större behov föreslås att omsorgschefen för särskilt boende varje månad håller inne en liten del av ersättningen till de kommunala boendena. Denna buffert fördelas sedan, utifrån framtagna kriterier, till enheter som behöver bemanna upp. Vidare balanseras systemet upp med ersättningstillägg för trakeostomi (här ges ersättning motsvarande dygnet runt bemanning) och nattbemanning på små särskilda boenden. Motiven till tilläggen är att den medicinska säkerheten för omsorgstagare med trakeostomi kräver ständig tillsyn. Vad gäller nattbemanning/småhus finns tydliga regleringar av hur uppsikt över omsorgstagarna ska säkerställas dygnet runt. Det ska undersökas vidare om det är ändamålsenligt att ge Östregården en fast budget. Detta för att kunna ha ett specialiserat boende riktat till personer med demenssjukdom, stor oro och psykisk funktionsnedsättning. Funktionaliteten i nya ersättningssystemet som helhet bör följas upp inför Implementering och uppföljning Implementering och uppföljning kommer ske enligt plan som fastställs hösten Beslutet skickas till För kännedom Privata utförare inom särskilt boende i Växjö kommun Ewa Ekman Förvaltningschef Anders Allard Avdelningschef 5 (5)

25 Bilaga 1: Modellskiss över nuvarande och kommande ersättningsmodell särskilt boende Bilaga 2: Handlingsplan för inför nytt ersättningssystem Från och med september 2019 tas ersättning för stora ärenden bort, frånsett trakeostomiärenden, där ersättningsnivå 5 istället blir grunden. En översyn av grundbemanning pågår på kommunala enheter som succesivt införs i samband med nya schemaperioder för att nå budget i balans På kommunala enheter ska nya gemensamma effektiva arbetssätt framarbetas, bl.a. vad gäller utevistelse och aktivitetssamordning, med systematisk användning av civilsamhället. Vidare hur teknik kan användas, exempelvis för uppsikt nattetid. Från andra halvåret 2019 tas en skuggbudget fram för de kommunala boendena som utgår ifrån det nya ersättningssystem som ska börja gälla Det kommer innebära att kommunala enheter förväntas göra ett överskott Antalet vilande platser ska beaktas i förväntad målbild. Myndighetsavdelningen ska fortsatt ha en restriktiv bedömningsgrund för vilka som beviljas särskilt boende. Detta kommer medföra att antalet belagda platser begränsas och att personer som beviljas särskilt boende har större behov på sikt. Myndighetsavdelningen ska från andra halvåret 2019 vara restriktiva med att bevilja ersättning i nivå 5 utifrån oro. En förutsättning för en nivå 5 ska vara en BPSD-registrering och handlingsplan. Kriterierna för nivå 1-4 ska där så är möjligt förtydligas bl.a. BPSDregistrering och handlingsplan vid orostillägget. Omprövningar av ersättningsnivå gör endast när så är väl utrett och motiverat. Vägledningen SoL ska följas och avsteg från denna undvikas bl.a. genom farfarsprincipen. Det gäller framför allt social samvaro, utevistelse, dusch, tvätt, tillsyn och städ. Istället hanteras frågorna i verkställigheten som en del i omvårdnaden eller exempelvis i handlingsplan för BPSD.

26 När ovanstående är fastställt ska myndighetsavdelningen följa upp ärenden som schablonmässigt lagts i nivå 3, succesivt under Användningen av IBIC ska ses över för att gå i takt med det nya ersättningssystemet från Myndighetsavdelningen ska i övrigt inventera vad av de förenklingar som det nya ersättningssystemet innebär i handläggningen som kan införas redan under Att förslagen ovan efterlevs är avgörande för att ett nytt ersättningssystem ska kunna införas från Uppföljningstillfällen bokas in terminsvis kring ovanstående förändringsarbete.

27 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Omsorgsnämndens arbetsutskott Dnr Återrapportering av uppdrag att ta fram en kunskapsjour för sjuksköterskor Omsorgsnämndens arbetsutskotts förslag Omsorgsnämnden godkänner redovisningen av uppdraget. Bakgrund Omsorgsnämnden har i sitt beslut 90/2017 gett förvaltningschefen följande uppdrag i nämndens verksamhetsplan för I en stor organisation med en hel del ensamarbete kan det ibland saknas någon att diskutera med. Vi vill därför att förvaltningen utreder om det är möjligt att organisera sjuksköterskeorganisationen så att en erfaren sjuksköterska alltid finnas tillgänglig för rådgivning och stöd för resten av sjuksköterskorna. Beslutsunderlag Förvaltningschefen har i en skrivelse daterad den 15 maj redogjort för ärendet och lämnat förslag till beslut. Justerandes sign Utdragsbestyrkande 1 (1)

28 ÄRENDE Dnr ON Henrik Mohlin förvaltningssekreterare Tel Omsorgsnämnden Återrapportering av uppdrag att ta fram en kunskapsjour för sjuksköterskor Förslag till beslut Omsorgsnämnden godkänner redovisningen av uppdraget. Bakgrund Omsorgsnämnden har i sitt beslut 90/2017 gett förvaltningschefen följande uppdrag i nämndens verksamhetsplan för I en stor organisation med en hel del ensamarbete kan det ibland saknas någon att diskutera med. Vi vill därför att förvaltningen utreder om det är möjligt att organisera sjuksköterskeorganisationen så att en erfaren sjuksköterska alltid finnas tillgänglig för rådgivning och stöd för resten av sjuksköterskorna. Vid nämndens sammanträde kommer omsorgsförvaltningens avdelningschef för sjuksköterskor att redovisa hur detta har gjorts. Ewa Ekman förvaltningschef Omsorgsförvaltningen 1 (1) Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Fax Org.nr E-post henrik.mohlin@vaxjo.se

29 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Omsorgsnämndens arbetsutskott Dnr Återrapportering av uppdrag kring inomhustemperaturer i kommunala boenden Omsorgsnämndens arbetsutskotts förslag Omsorgsnämnden uppdrar följande till förvaltningschef: att temperatursänkande åtgärder på särskilda boenden vidtas enligt vad som framgår i ärendet. att läget vad gäller höga temperaturer och insatta åtgärder följs. att omsorgstagare informeras om sitt egenansvar i enlighet med bilaga 1. Bakgrund Sommaren 2018 var förhållandevis varm. Risk finns för att kommande somrar når samma temperaturer. För att motverka allvarlig ohälsa i samband med värmen gjorde verksamheten löpande insatser för att svalka utrymmen och omsorgstagare. Ett konstaterat fall där vätskebrist ledde till sjukhusvistelse finns för sommaren 2018 i hela verksamheten. Många, både omsorgstagare och medarbetare, kände sig påverkade av värmen. Omsorgsnämnden har uppdragit till förvaltningschefen att i dialog med berörda fastighetsägare utreda vilka krav på temperatur i innemiljö som bör ställas vid ny- och ombyggnad av särskilda boenden och bostäder med särskild service. I uppdraget ingår att även undersöka vilka åtgärder som behövs för att möta dagens riktvärden i befintliga kommunala boenden och att informera om vad den enskilde boende bör ansvara för. Beslutsunderlag Förvaltningschefen har i en skrivelse daterad den 16 maj redogjort för ärendet och lämnat förslag till beslut. Av skrivelsen framgår följande: Möjligheten till svala miljöer i samband med värmebölja har granskats hos alla kommunala särskilda boenden och bostäder med särskild service. Särskilda bostäder som bedrivs i fastigheter med kommunen som ägare eller där kommunen står som hyresgäst bör få tillgång till en portabel klimatanläggning. Åtgärden bedöms ge god effekt och innebära en rimlig kostnad. Totalt sett handlar det om ca 30 anläggningar. Två särskilda boenden har identifierats med behov av extra åtgärder utifrån uppmätta Justerandes sign Utdragsbestyrkande 1 (2)

30 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Omsorgsnämndens arbetsutskott temperaturer och inspektion från miljö och hälsa. Det handlar om Birka och Borgmästaren där mer kraftfulla och stationära klimatanläggningar bör installeras. På Borgmästaren monteras även markiser upp i söder/västerläge i gemensamhetsutrymmena. Ytterligare åtgärder har undersökts som att överlag satsa på kraftfullare och stationära klimatanläggningar, markiser och att plantera träd i söder/västerläge. Beaktat begränsad tydliggjord ytterligare effekt och omfattande kostnader prioriteras dessa åtgärder i nuläget bort. Investeringarna föreslås belasta omsorgsnämnden med en tio- respektive femtonårig avskrivningstakt som motsvarar ca 50 kr per år. Därtill kommer el- och underhållskostnader. Vidtagna åtgärder och hur de faller ut ska följas under de närmsta åren. Upptäcks efterhand lokala behov av större insatser kommer dessa hanteras löpande. Bilaga 1: råd till enskilda vid höga temperaturer. Justerandes sign Utdragsbestyrkande 2 (2)

31 ÄRENDE Dnr ON Anders Allard Avdelningschef Tel Omsorgsnämnden Återrapportering av uppdrag kring inomhustemperaturer i kommunala boenden Förslag till beslut Omsorgsnämnden uppdrar följande till förvaltningschef: att temperatursänkande åtgärder på särskilda boenden vidtas enligt vad som framgår i ärendet. att läget vad gäller höga temperaturer och insatta åtgärder följs. att omsorgstagare informeras om sitt egenansvar i enlighet med bilaga 1. Bakgrund Sommaren 2018 var förhållandevis varm. Risk finns för att kommande somrar når samma temperaturer. För att motverka allvarlig ohälsa i samband med värmen gjorde verksamheten löpande insatser för att svalka utrymmen och omsorgstagare. Ett konstaterat fall där vätskebrist ledde till sjukhusvistelse finns för sommaren 2018 i hela verksamheten. Många, både omsorgstagare och medarbetare, kände sig påverkade av värmen. Omsorgsnämnden har uppdragit till förvaltningschefen att i dialog med berörda fastighetsägare utreda vilka krav på temperatur i innemiljö som bör ställas vid ny- och ombyggnad av särskilda boenden och bostäder med särskild service. I uppdraget ingår att även undersöka vilka åtgärder som behövs för att möta dagens riktvärden i befintliga kommunala boenden och att informera om vad den enskilde boende bör ansvara för. Bedömning Krav på temperaturer i innemiljön vid ny- och ombyggnation i särskilda boenden och bostäder med särskild service utgår från de lagar som redan finns och som fastighetsägaren tillsammans med omsorgsnämnden arbetar efter. Riktvärdet från Folkhälsomyndigheten är en inomhustemperatur under sommartid som varaktigt inte överstiger 26 grader, kortvarigt ska temperaturen inte överstiga 28 grader. Folkhälsomyndighetens allmänna råd om temperatur (FoHMFS 2014:17) gäller inte vid extrema Omsorgsförvaltningen 1 (3) Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Fax Org.nr E-post anders.allard@vaxjo.se

32 ÄRENDE Dnr ON väderförhållanden 1. Samtidigt gäller miljöbalkens hänsynsregler och med stöd av dem ska den som är fastighetsägare göra vad som är rimligt utifrån situationen för att undvika hälsoproblem. Miljöbalken fastslår också att en fastighetsägare fortlöpande ska planera och kontrollera verksamheten för att förebygga olägenhet för människors hälsa. I underlagen för LOV och LOU framgår inga specifika krav avseende inomhusmiljön förutom vad som anges i gällande lagstiftning De privata utförarna har samverkan med respektive fastighetsägare utifrån de speciella förhållande som gäller varje fastighet. Dessutom finns rutiner för att främja en sval miljö i såväl den enskildes lägenhet som i gemensamhetsutrymmen. Dialog sker med anhöriga/företrädare runt till exempel inköp av fläktar till omsorgstagarnas lägenheter där det bedöms lämpligt. För att undersöka möjligheten till svala miljöer i samband med värmebölja har alla kommunala särskilda boenden och bostäder med särskild service granskats. Persienner finns i alla fönster i gemensamhetsutrymmena. Särskilda bostäder som bedrivs i fastigheter med kommunen som ägare eller där kommunen står som hyresgäst bör få tillgång till en portabel klimatanläggning. Åtgärden bedöms ge god effekt och innebära en rimlig kostnad. Totalt sett handlar det om ca 30 anläggningar. Klimatanläggningen ska placeras i ett gemensamt utrymme där det kan skapas en lägre temperatur. Två särskilda boenden har identifierats med behov av extra åtgärder utifrån uppmätta temperaturer och inspektion från miljö och hälsa. Det handlar om Birka och Borgmästaren där mer kraftfulla och stationära klimatanläggningar bör installeras. På Borgmästaren monteras även markiser upp i söder/västerläge i gemensamhetsutrymmena. Investeringarna föreslås belasta omsorgsnämnden med en tio- respektive femtonårig avskrivningstakt som motsvarar ca 50 kr per år. Därtill kommer el- och underhållskostnader. Verksamheten har tydliga rutiner för hur medarbetare på olika nivåer ska agera vid värmebölja. Följsamheten till rutinerna bedöms vara hög, vilket stärks av hanteringen föregående sommar. Den enskilde har ett eget ansvar för sin lägenhet och hälsa. Nationella rekommendationer från Folkhälsomyndigheten är framtagna kring hur den enskilde kan skydda sig vid värme. Ett lokalt informationsmaterial är utarbetat utifrån detta, se bilaga 1, som ska spridas till omsorgstagare och anhöriga. 1 SMHI definierar värmebölja enligt: sammanhängande period om minst 5 dagar där högsta temp överstiger 25 C någon gång under dygnet. 2 (3)

33 ÄRENDE Dnr ON Ytterligare åtgärder har undersökts som att överlag satsa på kraftfullare och stationära klimatanläggningar, markiser och att plantera träd i söder/västerläge. Beaktat begränsad tydliggjord ytterligare effekt och omfattande kostnader prioriteras dessa åtgärder i nuläget bort. Vidtagna åtgärder och hur de faller ut ska följas under de närmsta åren. Upptäcks efterhand lokala behov av större insatser kommer dessa hanteras löpande. Konsekvensanalys Ekonomiska konsekvenser Total kostnad (tkr) Finansiering inom ram (ja/nej), ange det som saknar finansiering Påverkar Växjöbostäder och Vidingehems kostnader 50 per år Ja Nej, belastar omsorgsnämnden via hyran Konsekvenser för ett hållbart samhälle Påverkan på miljön (ja/nej) Ja Påverkan på mångfald (ja/nej) Nej Påverkan på folkhälsa (ja/nej) Ja Påverkan på tillgänglighet (ja/nej) Nej Beslutet skickas till För åtgärd Växjöbostäder Vidingehem Ewa Ekman Förvaltningschef Anders Allard Avdelningschef 3 (3)

34 Bilaga 1 Förbered dig inför en varm sommar Se till att ha tunga gardiner eller persienner, båda ger bra skydd från sol och värme. En bordsfläkt kan också vara ett bra alternativ då den ger tillfällig avkylning. Köp vätskeersättning som hjälper kroppen att hålla sig i balans. Gör så här vid en värmebölja DRICK MER Vänta inte på att du blir törstig. Ät vätskerik mat som t.ex. grönsaker och frukt. Undvik stora mängder söta drycker och alkohol. ORDNA SVAL MILJÖ Försök att vara på den svalaste platsen i bostaden. Håll dörrar och fönster stängda på dagen om det är varmt. Vädra på natten när det är svalt. ORDNA SVALKA En blöt handduk runt nacken är ett bra alternativ. Använd löst sittande kläder i naturmaterial, de är svalare än åtsittande syntetkläder. TA DET LUGNT Undvik fysisk ansträngning under dygnets varmaste timmar. FÖRVARA LÄKEMEDEL RÄTT Förvara mediciner svalare än 25 C grader eller i kylskåp. Läs om förvaring på förpackningen.

35 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Omsorgsnämndens arbetsutskott Dnr Återrapportering av uppdrag att utreda möjligheten att omvandla det särskilda boendet Bågen till ett trygghetsboende Omsorgsnämndens arbetsutskotts förslag Omsorgsnämnden beslutar: att inte genomföra en omvandling av Bågen från särskilt boende till trygghetsboende att ge förvaltningschefen i uppdrag att lämna förslag på andra alternativ för minskad ekonomisk risk inom särskilt boende, eller alternativ för att reducera antalet platser i särskilt boende Bakgrund Omsorgsnämnden har de senaste åren haft för stort antal platser i särskilt boende. Inom budget finns utrymme att driva 725 platser vilket gör att överantalet behöver hanteras för att få till en kostnadseffektiv och hållbar ekonomi samt kvalitetssäkrad vård och omsorg. Därför beslutade Omsorgsnämnden att avveckla Ingelshov, att göra Evelid till ett samlat center för tillfälliga placeringar samt ge förvaltningschefen i uppdrag att utreda möjligheten att omvandla Bågen till trygghetsboende (enligt förvaltningens utredning i ärendet med hemtjänstlokaler i bottenplanet). Utredningen har utgått från att tillskapandet av hemtjänstlokaler på Bågens bottenplan för hemtjänstgrupperna Teleborg och Vikaholm endast blir aktuellt om Bågen omvandlas till trygghetsboende. Om en sådan omvandling inte blir aktuell måste andra lokalalternativ sökas för hemtjänstgrupperna. Beslutsunderlag Förvaltningschefen har i en skrivelse daterad den 16 maj redogjort för ärendet och lämnat förslag till beslut. Av skrivelsen framgår att en sammanvägning av faktorer som talar för och emot en omvandling av Bågen till trygghetsboende leder till att faktorerna som talar emot en omvandling överväger. Att hyran för lägenheterna ökar med ca 1.600:-/mån eller ca 30%, att hyran för hemtjänstlokaler ökar med ca kr/år samt konsekvenserna för omsorgstagarna, både permanent och under ombyggnadstiden, är några av de mest framträdande faktorerna. Därtill kommer att ca 150 trygghetsbostäder planeras i Växjö under de närmaste Justerandes sign Utdragsbestyrkande 1 (2)

36 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Omsorgsnämndens arbetsutskott åren samtidigt som efterfrågan är oviss. Speciellt oviss är kanske efterfrågan på trygghetsbostäder på 46,9 kvm, med relativt små sovrum. Utredning av förutsättningarna att omvandla Bågen till ett trygghetsboende. Yrkanden Julia Berg (S): Bifall till förvaltningschefens förslag med följande ändring: Den andra att-satsen kortas till: att ge förvaltningschefen i uppdrag att lämna förslag på andra alternativ för minskad ekonomisk risk inom särskilt boende. Ulf Hedin (M): Bifall till förvaltningschefens förslag Beslutsordning Ordförande frågar vilket av yrkandena som ska antas och konstaterar att arbetsutskottet lägger förslag i enlighet med eget yrkande. Justerandes sign Utdragsbestyrkande 2 (2)

37 ÄRENDE Dnr ON Kjell Magnusson Utredare Tel Omsorgsnämnden Utredning gällande möjligheten att förändra särskilda boendet Bågen till trygghetsboende Förslag till beslut Omsorgsnämnden beslutar: att inte genomföra en omvandling av Bågen från särskilt boende till trygghetsboende att ge förvaltningschefen i uppdrag att lämna förslag på andra alternativ för minskad ekonomisk risk inom särskilt boende, eller alternativ för att reducera antalet platser i särskilt boende Bakgrund Omsorgsnämnden har de senaste åren haft för stort antal platser i särskilt boende. Inom budget finns utrymme att driva 725 platser vilket gör att överantalet behöver hanteras för att få till en kostnadseffektiv och hållbar ekonomi samt kvalitetssäkrad vård och omsorg. Därför beslutade Omsorgsnämnden att avveckla Ingelshov, att göra Evelid till ett samlat center för tillfälliga placeringar samt ge förvaltningschefen i uppdrag att utreda möjligheten att omvandla Bågen till trygghetsboende (enligt förvaltningens utredning i ärendet med hemtjänstlokaler i bottenplanet). Utredningen har utgått från att tillskapandet av hemtjänstlokaler på Bågens bottenplan för hemtjänstgrupperna Teleborg och Vikaholm endast blir aktuellt om Bågen omvandlas till trygghetsboende. Om en sådan omvandling inte blir aktuell måste andra lokalalternativ sökas för hemtjänstgrupperna. Bedömning Ekonomiska konsekvenser Total kostnad (tkr) Finansiering inom ram (ja/nej), ange det som saknar finansiering Påverkar nämnder/bolags kostnader Ingen Nej Nej Omsorgsförvaltningen 1 (2) Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Fax Org.nr E-post anders.allard@vaxjo.se

38 ÄRENDE Dnr ON Av utredningen framgår att en omvandling av Bågen till trygghetsboende förutsätter vissa fastighetsmässiga förändringar. Växjöbostäder har tagit fram ett förslag på förändring av köksdelen i lägenheterna så att det blir en fullvärdig köksutrustning. Växjöbostäder har också gjort ett förslag till ombyggnad av det nuvarande gruppboendet på plan 1 till hemtjänstlokaler. Dessa båda förslag samt tillskapande av ytterligare lägenhetsförråd, ändring av nuvarande planvisa gemensamhetsutrymmen till lägenheter samt närvaro av en trygghetsvärd 3 tim/dag ligger till grund för en beräkning av hyresnivåerna för hyresgästerna och omsorgsförvaltningen. Den beräknade hyran för lägenheterna blir ca 7.100:-/mån vilket är en höjning med ca 1.600:-/mån i förhållande till dagens hyra. Omsorgsnämndens hyra för hemtjänstlokalerna beräknas till ca :-/år vilket är en höjning med ca :-/år i förhållande till den hyra nämnden betalar för hemtjänstgruppernas nuvarande lokaler. Av utredningen framgår faktorer som talar för en förändring av Bågen till trygghetsbostäder och faktorer och konsekvenser som talar mot en sådan förändring. En sammanvägning av faktorer som talar för och emot en omvandling av Bågen till trygghetsboende leder till att faktorerna som talar emot en omvandling överväger. Att hyran för lägenheterna ökar med ca 1.600:-/mån eller ca 30%, att hyran för hemtjänstlokaler ökar med ca kr/år samt konsekvenserna för omsorgstagarna, både permanent och under ombyggnadstiden, är några av de mest framträdande faktorerna. Därtill kommer att ca 150 trygghetsbostäder planeras i Växjö under de närmaste åren samtidigt som efterfrågan är oviss. Speciellt oviss är kanske efterfrågan på trygghetsbostäder på 46,9 kvm, med relativt små sovrum. Beslutet skickas till För kännedom KPR Ewa Ekman Förvaltningschef Anders Allard Avdelningschef 2 (2)

39 BILAGA, UTREDNING GÄLLANDE MÖJLIGHETEN ATT FÖRÄNDRA BÅGEN TILL TRYGGHETSBOENDE BAKGRUND Omsorgen har senaste åren haft för stort antal platser i särskilt boende. Inom budget finns utrymme att driva 725 platser vilket gör att överantalet behöver hanteras för att få till en kostnadseffektiv och hållbar ekonomi samt kvalitetssäkrad vård och omsorg. Därför beslutade Omsorgsnämnden att avveckla Ingelshov, att göra Evelid till ett samlat center för tillfälliga placeringar samt ge förvaltningschefen i uppdrag att utreda möjligheten att omvandla Bågen till trygghetsboende (enligt förvaltningens utredning i ärendet med hemtjänstlokaler i bottenplanet). Utredningen utgår från att tillskapandet av hemtjänstlokaler på Bågens bottenplan för hemtjänstgrupperna Teleborg och Vikaholm endast blir aktuellt om Bågen omvandlas till trygghetsboende. Om en sådan omvandling inte blir aktuell måste andra lokalalternativ sökas för hemtjänstgrupperna. Beskrivning av Trygghetsboende - Trygghetsboende är lägenheter för äldre personer som vill ha mer trygghet och aktiviteter än vad de kan få i sitt nuvarande hem. Trygghetsboende är en form av mellanboende för äldre personer som inte är i behov av vård och omsorg dygnet runt men som uppnått en viss ålder och upplever otrygghet och ensamhet i sin nuvarande bostad. - Boendet ska vara funktionellt utformat och ha en hög tillgänglighet så att man kan bo där även om behov av fysiska hjälpmedel föreligger. - Eventuella behov av insatser enligt SoL och HSL tillgodoses på samma sätt som i ordinärt boende dvs genom hemtjänst och hemsjukvård. - Boendet ska vara bemannat med en trygghetsvärd/bovärd vissa timmar per dag. - I boendet ska finnas gemensamhetslokaler för gemensamma måltider och aktiviteter. Det finns dock inget krav på tillagningskök. - Boendet ska ha en central placering med närhet till olika typer av service t ex kommunikationer, vårdcentral, apotek, dagligvaruhandel etc. I vissa kommuner står omsorgsnämnden eller motsvarande för personalkostnaderna för trygghetsvärd/bovärd samt för hela eller delar av hyreskostnaden för gemensamhetslokalerna. Trygghetsboende är hittills ingen biståndsbedömd insats utan ansöks om och tilldelas via bostadskö hos resp fastighetsägare. Det krävs alltså inget biståndsbeslut för att bo i trygghetsboende utan den boende hyr eller köper bostaden på eget initiativ. Fr o m 2 april 2019 blir en ny särskild boendeform möjlig för kommunerna att inrätta i form av biståndsbedömt trygghetsboende. Biståndsbedömt trygghetsboende blir en särskild boendeform, enligt SoL 5 kap 5, för äldre människor som främst behöver stöd och hjälp i boendet och annan lättåtkomlig service samt tillgång till trygghet och social gemenskap.

40 Det innebär att fr o m kan trygghetsboenden förekomma i landets kommuner både som biståndsbedömd insats enligt SoL och som icke biståndsbedömd insats. Nuläge i Växjö kommun I dagsläget finns inga trygghetsboenden i Växjö kommun. Två trygghetsboenden planeras under de närmaste åren. Ett i det nyproducerade Hofs Park med 40 lägenheter och ett i nyproduktion på Hovshaga med 116 lägenheter. Inflyttning beräknas till 2020/2021. Båda dessa projekt byggs och förvaltas av privata fastighetsbolag. Lägenheterna i trygghetsboendet i Hofs Park blir tvåor (48-52 kvm) och treor (71-80 kvm). Lägenheterna i trygghetsboendet på Hovshaga blir flest tvåor men också enstaka ettor, några treor och enstaka fyror. Tvåorna blir på ca 55 kvm. BESKRIVNING AV VÅRDBOSTADEN BÅGEN Bågen, som är byggd 1994, är ett särskilt boende/vårdbostad med totalt 51 lägenheter fördelade på fyra plan. 7 av lägenheterna på bottenplanet utgör ett demensboende. 44 av lägenheterna består av 2 rum & kokvrå med en yta på 46,9 kvm. Växjöbostäder är fastighetsägare och Omsorgsnämnden blockförhyr hela fastigheten. Kontraktet löper till De omsorgstagare som bor på Bågen har egna kontrakt på sina lägenheter och lägenhetshyran är 2019; 5.467:-/mån (46,9 kvm), 4.756:-/mån (32,1 kvm), 4.458:-/mån (29,1 kvm). Plan 1 består av 6 lägenheter om 2 rum & kokvrå (46,9 kvm) 1 aktivitetslokal med tillhörande kök, totalt ca 120 kvm Administrationslokaler (6 kontorsrum) Personalrum till administration, enhetschefer, sjuksköterskor Gruppboende för dementa med 4 lägenheter om 32,1 kvm och 3 lägenheter om 29,1 kvm. 1 gemensamhetslokal/matsal, ca 30 kvm Plan 2 består av 13 lägenheter om 2 rum & kokvrå (46,9 kvm) 1 gemensamhetslokal/matsal, ca 45 kvm Plan 3 består av 12 lägenheter om 2 rum & kokvrå (46,9 kvm) 1 gemensamhetslokal/matsal, ca 45 kvm 1 personalrum, 46,9 kvm Plan 4 består av 13 lägenheter om 2 rum & kokvrå (46,9 kvm) 1 gemensamhetslokal/matsal, ca 45 kvm Flertalet lägenheter är 46,9 kvm och består av 2 rum med kokvrå. Kokvrån är begränsad i sin utformning och utrustning. Toalettutrymmena är stora och välanpassade. I lägenheterna finns en liten klädkammare. I övrigt saknas förråd till lägenheterna.

41 I anslutning till varje våningsplans gemensamhetslokal/matsal finns ett serveringskök/mottagningskök. Det finns begränsat med personalrum och omklädningsrum. För plan 2,3 och 4 finns ett personalrum på plan 3 på 46,9 kvm. Plan 1 har sitt personalrum i en hörna av aktivitetslokalens kök. Ett omklädningsrum för personalen på plan 1 och 2, gemensamt för damer och herrar, finns på plan 1. För personalen på plan 3 och 4 finns ett omklädningsrum på plan 3. Antalet tvättstugor beskrivs inte vara tillräckligt och de befintliga tvättstugorna är till ytan för små. Befintliga tvättmaskiner är igång hela dagarna (på några plan hela dygnet). Ventilationen beskrivs vara dålig, både i de gemensamma utrymmena och i lägenheterna. Direktlarmen till räddningstjänsten aktiveras i stor utsträckning om spisen i lägenheterna används. Bågen ligger på Smedsvängen 9 och har närhet till Teleborgs centrum där olika former av service finns som t ex vårdcentral, apotek, bibliotek, kommunikationer mm. Bågen har också relativ närhet till dagligvaruaffärer. Bågen är bemannat hela dygnet. Varje plan är dagtid bemannat med 2-3 personal. Demensboendet på plan 1 är något tätare bemannat. Nattetid är Bågen bemannat med 4 undersköterskor/vårdbiträden. Sammanlagt arbetar ca 40 undersköterskor/vårdbiträden dagtid och 12 undersköterskor/vårdbiträden nattetid på Bågen. Totalt motsvarar detta ca 44 årsarbetare. Bemanningen består också av 1 aktivitetsledare. Bågen är också bemannat med 2 sjuksköterskor som arbetar dagtid. Nattetid svarar nattpatrullen för förekommande sjuksköterskeuppgifter. Verksamheten leds av två enhetschefer som till sin hjälp har 1 samordnare. Bågen beskrivs av enhetscheferna som ett boende där omsorgstagarna är trygga, trivs och har det bra. Nöjsamheten hos omsorgstagarna är hög. Det beskrivs vara en god stämning både bland personal och omsorgstagare på Bågen. Beskrivningen stämmer väl överens med Bågens resultat i den senaste brukarundersökningen. Nuläge (mars 2019) gällande omsorgstagarna på Bågen Vård-och omsorgsbehovet på Bågen ser för tillfället ut enligt följande: Plan 1 (7 lägenheter i demensboendet samt 6 vanliga vårdbostäder) Demensboendet: Genomsnitt: 48,09 tim/v, varav 0 omsorgstagare i lägre nivåer Vanliga vårdbostäder : Genomsnitt: 31,13 tim/v, varav 0 omsorgstagare i lägre nivåer Plan 2 (13 lägenheter men 14 omsorgstagare) Genomsnitt: 22,97 tim/v, varav 7 omsorgstagare i lägre nivåer

42 Plan 3 (12 lägenheter men 11 omsorgstagare, fn 1 tom lgh) Genomsnitt: 37,33 tim/v, varav 3 omsorgstagare i lägre nivåer Plan 4 (13 lägenheter men 12 omsorgstagare, fn 1 tom lgh) Genomsnitt: 20,64 tim/v, varav 5 omsorgstagare i lägre nivåer Det totala genomsnittet är i dagsläget 30 tim/v inkl demensboendet. Genomsnittet exklusive demensboendet är 27 tim/v. 15 omsorgstagare på Bågen har i dagsläget insatser motsvarande 0-17 tim/v. VERKSAMHETSMÄSSIGA FÖRUTSÄTTNINGAR FÖR EN OMVANDLING AV BÅGEN TILL TRYGGHETSBOENDE Utredningen utgår från att hemtjänstlokaler för hemtjänstgrupperna Teleborg och Vikaholm inrättas på Bågens bottenplan om Bågen omvandlas till trygghetsboende. Det innebär att det nuvarande antalet lägenheter reduceras med 7. Avgörande för möjligheten att omvandla Bågen till trygghetsbostäder är lägenheternas utformning, utrustning och storlek. Ett realistiskt förslag har tagits fram och kostnadsberäknats av Växjöbostäder. Omsorgsförvaltningen har deltagit med sina synpunkter när förslaget tagits fram. I ett trygghetsboende ska det finnas gemensamhetslokaler för måltider och aktiviteter. En diskussion har förts om dessa lokaler endast ska finnas på bottenplanet eller om det ska finnas gemensamhetslokal på varje våningsplan. En placering av gemensamhetslokaler på bottenplanet är att föredra. Det skulle bl a underlätta trygghetsvärdens arbete och medföra att den resursen används så effektivt som möjligt. Det skulle också frigöra de ytor på varje våningsplan som idag utgör gemensamhetsutrymme/matsal för att, om möjligt, användas till andra ändamål t ex utökade lägenhetsytor, ytterligare tvättstugor, etc. I det framtagna förslaget ändras dessa gemensamhetsytor till lägenheter vilket gör att antalet lägenheter utökas med 4. Det medför att det totalt skulle finnas 48 lägenheter i trygghetsboendet. Om ovanstående visar sig omöjligt eller olämpligt att genomföra behålls nuvarande gemensamhetsutrymme/matsalar på varje våningsplan för att ge hyresgästerna möjlighet att ha gemensamma måltider. Aktiveringslokalen blir på bottenplanet. En trygghetsvärd/bovärd ska finnas på Bågen 3-4 timmar/dag. Värdens uppgifter blir främst att planera gemensamma aktiviteter och underhållning mm, vara behjälplig med vissa allmänna uppgifter i samband med gemensamma måltider (omsorgstagarnas individuella behov av hjälp i samband med måltider är uppgifter för hemtjänstpersonalen), vissa praktiska sysslor, mm. Hyresberäkningen utgår från att trygghetsvärden är på Bågen 3 tim/dag, 7 dagar/vecka. De boendes eventuella behov av insatser enligt SoL och HSL ska i ett trygghetsboende tillgodoses på samma sätt som i ordinärt boende dvs genom hemtjänst och hemsjukvård. Det innebär att hemtjänsten och hemsjukvården på Teleborg blir verkställare av sådana insatser. Det är i nuläget svårt att bedöma vilket behov de boende på Bågens trygghetsboende kommer att ha. Möjligen kommer de nuvarande

43 hemtjänstgrupperna på Teleborgsområdet, genom att utökas personalmässigt, att klara behovet inledningsvis. Det bedöms dock svårt under någon längre tid eftersom grupperna redan idag har ett ansträngt läge. Antagandet att behovet inledningsvis skulle kunna lösas med befintliga hemtjänstgrupper underlättas om de får sina nya lokaler på Bågen och utgår därifrån. Det är i detta sammanhang viktigt att framhålla att det lokalmässigt behöver förberedas för en ytterligare hemtjänstgrupp. I dagsläget har 15 omsorgstagare på Bågen insatser motsvarande 0-17 tim/v. Om vi gör antagandet att dessa personer bor kvar på Bågen vid en förändring till trygghetsboende (med totalt 48 lägenheter) samt att övriga hyresgäster i genomsnitt har ett behov motsvarande 5 tim/v skulle det totala antalet timmar bli 336 tim/v. Det skulle innebära ett bemanningsbehov med ca 8-9 åa. Om de ovannämnda 15 omsorgstagarna bor kvar och samtliga övriga hyresgäster inte har några insatser alls blir det totala antalet timmar 171 tim/v. Det skulle innebära ett bemanningsbehov med ca 4-5 åa. Om de ovannämnda 15 omsorgstagarna bor kvar och samtliga övriga hyresgäster i genomsnitt har ett behov motsvarande 17 tim/v blir det totala antalet timmar 732 tim/v. Det skulle innebära ett bemanningsbehov med ca åa. Om alla nuvarande omsorgstagare/hyresgäster bor kvar blir bemanningsbehovet ca åa. I samtliga fall utökas uppdraget för nattpatrullen eftersom ett trygghetsboende inte har dygnet-runt-bemanning. Som jämförelse kan nämnas att hemtjänstgruppen som ger stöd och hjälp i seniorbostäderna på Sommarvägen 1-3 totalt har ca 50 omsorgstagare med ett genomsnittligt stödbehov om 17 tim/vecka. Dagtid är bemanningen där ca 19 åa. Ett annat jämförelseobjekt är Birkas seniorbostäder med ca 28 omsorgstagare med ett genomsnittligt stödbehov om 17 tim/vecka vilket verkställs av en hemtjänstgrupp bestående av ca 13 åa. FASTIGHETSMÄSSIGA FÖRUTSÄTTNINGAR FÖR EN OMVANDLING AV BÅGEN TILL TRYGGHETSBOENDE Växjöbostäder tar fram en ritning med förslag på hur lägenheternas utformning blir med fullvärdig köksinredning. De gör samtidigt en kostnadskalkyl och en beräkning av lägenhetshyrorna. En alltför stor förändring av lägenheternas utformning är troligen inte möjlig då det bedöms medföra att hyresnivån blir för hög. Växjöbostäder tar fram en ritning över hela plan 1 utifrån den kravspecifikation som omsorgsförvaltningen tagit fram gällande hemtjänstlokalernas utformning. Ritningen ska omfatta hela plan 1, dvs även aktivitetslokalen med kök, lägenheter, administrationslokaler mm. De gör samtidigt en kostnadskalkyl och en beräkning av hyreskostnaden. Ett förslag är att gemensamhetslokal/matsal på Bågens trygghetsboende skulle kunna vara enbart på plan 1. Växjöbostäder tar fram ett förslag på hur de nuvarande matsalarna på resp våningsplan, i ett sådant fall, bäst skulle kunna användas. Även kring denna punkt görs en kostnadskalkyl och hyresberäkning.

44 Växjöbostäder tar fram ett förslag gällande lägenhetsförråd med en kostnadskalkyl och hyresberäkning. Ett trygghetsboende ska vara bemannat med en trygghetsvärd/bovärd vissa timmar per dag. Växjöbostäder kommer att stå för denna befattning men vill köpa den av omsorgsförvaltningen. Växjöbostäder räknar in kostnaden för en trygghetsvärd 3 tim/dag (7 dagar per vecka) vid beräkningen av lägenhetshyrorna. Möjligheterna till investeringsbidrag för ombyggnaden är osäkra och knappast troliga men ska undersökas. Ett utkast i ovanstående punkter ska Växjöbostäder ha tagit fram senast 15 april. Slutförslag ska vara klart senast 15 maj. Växjöbostäder och omsorgsförvaltningen kommer att ha flera träffar under utredningens gång. Växjöbostäder utgår från att omsorgsnämnden håller fast vid blockförhyrningskontraktet om Bågen skulle ändras till trygghetsboende innebärande bl a att omsorgsnämnden svarar för eventuella tomhyror. De fastighetsmässiga förändringar som en omvandling av Bågen till trygghetsboende skulle medföra i form av ombyggnad av demensenheten till hemtjänstlokaler, förändringar av köksdelen i lägenheterna, utökade parkeringsbehov mm kräver bygglov. Förändringarna kommer att medföra att lägenhetshyrorna behöver höjas. En sådan förändring av hyrorna måste Växjöbostäder förhandla med hyresgästföreningen. ÄR DET MÖJLIGT ATT AVVARA BÅGEN SOM VÅRDBOSTAD UTIFRÅN NUVARANDE OCH FRAMTIDA BEHOV Av utredningen, som ligger till grund för omsorgsnämndens beslut den , framgår att det i december 2018 fanns 810 platser i särskilt boende i kommunal och privat regi. Av dessa nyttjades 750 platser vid årsskiftet. I budgeten för 2019 finns utrymme för att nyttja 725 platser. De platser som är vilande är spridda över enheterna, både i privat och kommunal regi. Kostnaderna för de vilande platserna är hög i kommunal regi p.g.a. svårigheter att minska bemanningen vid enstaka lediga lägenheter. På kort sikt finns alltså ett kostsamt överutbud av platser i särskilt boende, både i kommunal och privat regi. Av ovan nämnda utredning framgår också att det, med en myndighetsutövning som följer vägledningen, kan antas att balans mellan nuvarande utbud och behov nås runt Till år 2025 behöver på grund av befolkningsutvecklingen ytterligare ett antal platser tillskapas. En osäkerhetsfaktor är om ytterligare privata särskilda boenden kommer att byggas inom ramen för LOV (exempelvis på Dalbo och Arenastaden). En eventuell tidpunkt för byggnation och hur många platser som inrättas påverkar om och var vilande platser uppstår och i slutändan verksamhetens resurser.

45 Slutsatsen i ovan nämnda utredning blir att 725 platser bör vara tillräckligt många för de närmaste åren. Men det kräver att det finns förebyggande insatser, en trygg hemtjänst och att insatsbesluten fattas utifrån fastställda tillämpningsanvisningar. Genom det beslut omsorgsnämnden tagit gällande Evelid minskar antalet platser till 777 stycken. En förändring av Bågen skulle innebära att antalet platser i särskilt boende minskar med ytterligare 51. Därigenom skulle det totala antalet platser i särskilt boende bli 726 stycken. En förändring av Bågen skulle innebära tillkomst av 48 trygghetsbostäder vilket bedöms medföra en viss minskning av behovet av särskilt boende. Sammantaget görs bedömningen att antalet platser i de särskilda boendena och i ett trygghetsboende på Bågen skulle motsvara behovet under de närmaste åren. Därtill kommer de planerade ytterligare trygghetsbostäderna på Hofs park och Hovshaga under 2020/2021. KONSEKVENSER AV EN FÖRÄNDRING AV BÅGEN TILL TRYGGHETSBOENDE En förändring av Bågen till trygghetsboende innebär också att hemtjänstlokaler för hemtjänstgrupperna Teleborg och Vikaholm ska inrymmas på bottenplanet. Dessutom bör där förberedas plats för ytterligare en hemtjänstgrupp. Ytmässigt, byggnadsmässigt och kostnadsmässigt är det mest fördelaktigt att dessa lokaler inryms där det nuvarande demensboendet finns. Konsekvensen blir att omsorgstagarna i demensboendet (fn 4 personer) måste erbjudas andra boenden. Om det sätts en övre gräns vad gäller hemtjänst-/hemsjukvårdsinsatser för att kunna bo i ett trygghetsboende måste ett antal av de nuvarande omsorgstagarna flytta och erbjudas andra särskilda boenden. Sätts gränsen vid t ex max 17 timmar/vecka måste 28 omsorgstagare flytta utöver de 7 omsorgstagare som idag bor på demensenheten. Sätts gränsen vid max 27,2 timmar/vecka måste 9 omsorgstagare flytta utöver de 7 omsorgstagare som idag bor på demensenheten. Om det inte sätts någon övre gräns vad gäller hemtjänst-/hemsjukvårdsinsatser för att kunna bo i ett trygghetsboende och om alla nuvarande omsorgstagare därför erbjuds att bo kvar och flertalet tackar ja till det måste troligen en ny hemtjänstgrupp skapas för att kunna verkställa insatserna i trygghetsboendet. Konsekvensen för omsorgstagarna blir då att insatserna dagtid ges av denna hemtjänstgrupp och eventuella insatser nattetid ges av nattpatrullen eftersom trygghetsboende inte är bemannade dygnet runt. För att nå tanken med att trygghetsboende främst är en boendeform för relativt pigga pensionärer som främst har behov av hjälp med bostaden, känna trygghet och för att lindra ofrivillig ensamhet skulle alla nuvarande omsorgstagare på Bågen flytta och erbjudas andra särskilda boenden så att nya pensionärer, som motsvarar kriterierna för trygghetsboende, kunde flytta in. Det skulle innebära att ca 50 omsorgstagare skulle flytta och erbjudas andra särskilda boenden samtidigt som efterfrågan av trygghetsbostäder med lägenheter på ca 46 kvm är oviss.

46 En förändring av Bågen till trygghetsboende skulle inte medföra att någon personal blir utan arbete. Alla skulle bli erbjudna fortsatt anställning inom förvaltningen. De nuvarande enhetscheferna på Bågen gör bedömningen att flertalet av personalen vill jobba inom särskilt boende och inte i hemtjänst. Därför skulle troligen ett ganska stort antal av personalen söka sig till andra särskilda boenden, både kommunala och privata. EKONOMISKA KONSEKVENSER AV EN FÖRÄNDRING AV BÅGEN TILL TRYGGHETSBOENDE Ekonomiska konsekvenser för omsorgsnämnden och för omsorgstagarna Växjöbostäder gör bedömningen att kostnaden för ombyggnaden av det nuvarande demensboendet till hemtjänstlokaler medför en årlig hyra för omsorgsnämnden på ca 960 tkr/år vilket innebär att omsorgsnämndens hyra för hemtjänstlokalerna ökar med ca 500 tkr/år i förhållande till den hyra nämnden betalar för deras lokaler i dagsläget. Omsorgsnämndens hyra för Bågen minskar eftersom hyran för korridorer, gemensamhetsutrymmen mm fördelas ut på lägenheterna. Återbetalning av den sk Ludvikamomsen uteblir eftersom Bågen inte längre är något särskilt boende vilket innebär ett intäktsbortfall för omsorgsnämnden på ca 600 tkr/år. Enligt Växjöbostäders beräkning skulle hyran för lägenheterna bli ca 7.100:-/mån dvs en ökning med ca 1.600:- per månad. Det beror på den standardförbättring som görs i lägenheternas köksdel men också på att städkostnaderna för korridorer och andra gemensamma utrymmen, som idag betalas av omsorgsförvaltningen, fördelas ut på lägenheterna, att hyran för de gemensamma utrymmena, som idag betalas av omsorgsförvaltningen, fördelas ut på lägenheterna samt att lönekostnaden för trygghetsvärden fördelas på lägenheterna. Det bedöms kunna bli svårt för omsorgstagarna att se vad de fått för den högre hyran. Det mest märkbara är en viss förändring av kokvrån i lägenheten. Vilka omsorgsnämndens förändrade kostnader för vård-och omsorgsinsatserna skulle bli om Bågen ändras från ett dygnet-runt-bemannat särskilt boende till ett trygghetsboende där insatserna ges i form av hemtjänst och hemsjukvård är svåra att bedöma. Det beror i stor utsträckning på hur många och vilka omsorgstagare som väljer att bo kvar. BEDÖMNING Trygghetsboende är ingen biståndsbedömd insats. Den boende hyr eller köper bostaden på eget initiativ. Boendeformen är därför att betrakta som ett ordinärt boende med utökad service och riktat till äldre personer. Att sätta en övre gräns vad gäller hemtjänst- /hemsjukvårdsinsatser för att kunna bo i ett trygghetsboende bedöms inte möjligt bl a av den anledningen att någon sådan gräns inte finns för vanligt ordinärt boende. Utredningen består i att undersöka möjligheterna att omvandla Bågen till trygghetsboende och samtidigt skapa hemtjänstlokaler för hemtjänsten Teleborg/Vikaholm på bottenvåningen.

47 Det är flera faktorer som gör att Bågen skulle lämpa sig väl som trygghetsboende. De mest framträdande är: Bågens läge med närhet till vårdcentral, apotek, service, kommunikationer och affärer. Teleborg är ett område med växande antal äldre personer där tillgång till ett trygghetsboende hade varit önskvärt. Lämplig gemensamhetslokal finns på bottenplanet. Dessutom finns ett par mötesplatser utomhus i form av trädäck och paviljong som under delar av året kan användas för gemensamma aktiviteter. Det totala antalet lägenheter blir 48 vilket bedöms som en lämplig storlek på ett trygghetsboende. Verkställandet av hemtjänst-/hemsjukvårdsinsatser till de boende underlättas av att hemtjänstgrupperna får sina lokaler i huset. Konsekvenser för nuvarande omsorgstagare och några faktorer som gör Bågen mindre lämpad som trygghetsboende. De mest framträdande är: Ombyggnaden av gruppboendet för dementa till hemtjänstlokaler medför att omsorgstagarna måste flytta och erbjudas andra särskilda boenden. En omvandling av Bågen till trygghetsboende skulle sannolikt medföra att ytterligare ett antal omsorgstagare måste flytta till andra särskilda boenden. De fastighetsmässiga förändringarna ställer stora krav på logistiken kring omflyttningar och var omsorgstagarna ska bo under ombyggnadstiden. Konsekvenserna för de omsorgstagare som kan bo kvar blir att insatserna verkställs i form av hemtjänst/hemsjukvård och insatser av nattpatrullen istället för av en fast dygnet-runt-bemanning. Lägenheternas yta är 46,9 kvm. Även efter en förstärkning av köksutrustningen är köksdelen begränsad. Vidare är sovrummet litet och trångt för parboende, särskilt om någon eller båda makarna behöver hjälpinsatser. Höjd hyra för lägenheterna med ca 1.600:-/mån. Det bedöms kunna bli svårt för omsorgstagarna att se vad de får för den högre hyran. Det mest märkbara är en viss förändring av kokvrån i lägenheten. Ca 150 trygghetsbostäder planeras i Växjö de närmaste åren (på Hofs Park och Hovshaga). Efterfrågan av trygghetsbostäder på 46,9 kvm är oviss. En samlad bedömning blir: En omvandling av Bågen till trygghetsboende bedöms möjlig då tillgången på platser i särskilt boende/vårdbostad även efter en sådan förändring bedöms vara tillräcklig de närmaste åren. Men, en sammanvägning av de faktorer som talar för och emot en omvandling till trygghetsboende leder till att faktorerna som talar emot överväger.

48 Underlag Bågen omvandling till trygghetsbostäder samt iordningställande av lokaler för två hemvårdsgrupper Bakgrund Ett politiskt uppdrag har getts att dels utreda möjligheten till att bygga om lokaler till två hemtjänst grupper i Bågen. Den andra delen avser omvandling av särskilt boende till trygghetsboende. Fakta Lägenheter 48 lägenheter á 46,9 m2 Gemensamma utrymmen för aktiviteter och måltider Värd 3 timmar per dag Hyresnivå ca 7 100:-/ månad exkl hushållsel inkl gemensamma ytor och värd P-platser 20 st Nya lägenhetsförråd byggs på markplan Investeringsbidrag ej klarlagt, dialog pågår med Länsstyrelsen om förutsättningar

49 Lokaler 2 hemvårdsgrupper Ca 560 m2 Hyresnivå ca 1 700:-/m2 P-platser 18 st á :-/månad. Platserna hänvisas i närområdet. Behov av laddstolpar är något verksamheten svarar för själva (direkt leasing via VEAB) Komplettering med cykelförvaring Angiven hyresnivå är utifrån hittills framtagna skisser, mindre justeringar pågår o ev förändring av yta för ombyggnad och kostnad får vi kika på då. Övrigt För alternativet att lokal ombyggs till hemtjänst och särskilt boende bedrivs har i dagsläget ingen hyresnivå framtagits för de kommunala lokalerna som då kvarstår. Priser är beräknade utifrån ett rationellt genomförande, skulle etappindelningar eller utförande vid omsättning av lägenhet ske förändras prisbilden. Genomförandetid utifrån ett rationellt perspektiv är ca 1 år från beslut (handlingar, bygglov, upphandling, genomförande) Ombyggnad i lägenheter förutsätter tom lägenhet. Vid ombyggnad av lokaler kan störningarna komma att bli stora på angränsande lägenheter i planen ovanför Hyror under ombyggnadstiden täcks av verksamheten enligt gängse riktlinjer Förvaltningen står eventuella hyresbortfall för lägenheter efter omvandlingen fram till hyrestidens nuvarande sluttid Fastigheten har förhandlingsordning, nya hyror ska förhandlas med hyresgästföreningen. Ovan hyresnivåer är preliminära, först vid anbudsgivning kan nivåer fastställas på ett bättre sätt Växjöbostäder

50 Ritning över lägenheterna med förstärkt köksdel Ritning över plan 1 med hemtjänstlokaler i det nuvarande gruppboendet

51 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Omsorgsnämndens arbetsutskott Dnr Statsbidrag för habiliteringsersättning inom daglig verksamhet 2019 Omsorgsnämndens arbetsutskotts förslag Omsorgsnämnden fördelning av statsbidrag för habiliteringsersättning enligt förvaltningschefens förslag. Bakgrund Regeringen har gett Socialstyrelsen i uppdrag att under 2019 fördela medel till kommunerna i stimulansbidrag för habiliteringsersättning. Socialstyrelsen betalar ut medlen under 2019 och de kan användas till och med den 31 december Statsbidraget syftar till att införa, bibehålla eller höja en låg dagpenning till dem som deltar i daglig verksamhet enligt LSS (habiliteringsersättning). Beslutsunderlag Förvaltningschefen har i en skrivelse daterad den 15 maj redogjort för ärendet och lämnat förslag till beslut. Av skrivelsen framgår att inom ramen för 2019 års statsbidrag för habiliteringsersättning föreslås en generell utdelning vid två tillfällen under året (juni och december). Utdelningen sker till personer som deltar i daglig verksamhet enligt LSS. Syftet med de generella utdelningarna är att genom det tillfälliga statsbidraget höja habiliteringsersättningen under år 2019 Justerandes sign Utdragsbestyrkande 1 (1)

52 ÄRENDE Dnr ON Helene Kratz verksamhetscontroller Tel Omsorgsnämnden Statsbidrag för habiliteringsersättning inom daglig verksamhet 2019 Förslag till beslut Omsorgsnämnden fördelning av statsbidrag för habiliteringsersättning enligt förvaltningschefens förslag. Bakgrund Regeringen har gett Socialstyrelsen i uppdrag att under 2019 fördela medel till kommunerna i stimulansbidrag för habiliteringsersättning. Socialstyrelsen betalar ut medlen under 2019 och de kan användas till och med den 31 december Syfte Statsbidraget syftar till att införa, bibehålla eller höja en låg dagpenning till dem som deltar i daglig verksamhet enligt LSS (habiliteringsersättning). Villkor Statsbidraget får rekvireras för: att införa dagpenning till dem som deltar i daglig verksamhet enlig LSS (habiliteringsersättning). Detta förutsätter att någon dagpenning inte betalas ut i dagsläget. att höja en låg dagpenning till dem som deltar i daglig verksamhet enligt LSS (habiliteringsersättning). Här avses själva höjningen och som statsbidraget är tänkt att finansiera. att bibehålla en nivå på dagpenningen (habiliteringsersättning) som tidigare höjts med hjälp av statsbidraget. Här avses den dagpenning, samt nivån på denna, som till och med året innan det aktuella bidragsåret har finansierats av statsbidraget Rekvisition Förvaltningschefen har under våren rekvirerat stimulansmedel för habiliteringsersättning enligt anvisningar från Socialstyrelsen. Växjö kommuns del av statsbidraget uppgår till Återrapportering Under våren 2020 sker återrapportering till Socialstyrelsen av hur medlen använts. Information om återrapporteringen skickas ut till de berörda kommunerna i slutet av Frågorna gäller i huvudsak de kostnader som är Omsorgsförvaltningen 1 (2) Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Fax Org.nr E-post henrik.mohlin@vaxjo.se

53 ÄRENDE Dnr ON kopplade till statsbidragets syfte. Medel som inte har förbrukats före den 31 december 2019 ska återbetalas. Förslag till användning av 2019 års medel Inom ramen för 2019 års statsbidrag för habiliteringsersättning föreslås en generell utdelning vid två tillfällen under året (juni och december). Utdelningen sker till personer som deltar i daglig verksamhet enligt LSS. Syftet med de generella utdelningarna är att genom det tillfälliga statsbidraget höja habiliteringsersättningen under år Ewa Ekman förvaltningschef Anders Allard avdelningschef 2 (2)

54 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Omsorgsnämndens arbetsutskott Dnr Svar på skrivelse ifrån föreningen För barn, unga och vuxna med utvecklingsstörning, angående lämplig storlek på kommunens habiliteringsersättning för daglig verksamhet Omsorgsnämndens arbetsutskotts förslag 1. Omsorgsnämnden besvarar skrivelsen från FUB Växjö enligt förvaltningschefens förslag. 2. Omsorgsnämnden noterar att den, under förutsättning att ekonomiska förutsättningar finns, ställer sig positiv till att höja ersättningsnivån. Bakgrund FUB Växjö För barn, unga och vuxna med utvecklingsstörning har genom en skrivelse till omsorgsnämnden föreslagit en höjning av habiliteringsersättningen från och med 2019 (se bilaga 1). FUB hemställer till omsorgsnämnden att acceptera förslaget. Beslutsunderlag Förvaltningschefen har i en skrivelse daterad den 15 maj redogjort för ärendet och lämnat förslag till beslut. Av skrivelsen framgår att inom ramen för 2019 års statsbidrag för habiliteringsersättning föreslås, likt föregående år, en generell utdelning vid två tillfällen under året (juni och december). Utdelningen sker till personer som deltar i daglig verksamhet enligt LSS. Syftet med de generella utdelningarna är att genom det tillfälliga statsbidraget höja habiliteringsersättningen under år Modellen innebär att ersättningen höjs under året utan att permanent höja ersättningsnivån. Anledningen till detta är att stimulansmedlen är tillfälliga och att omsorgsnämnden inte har någon information om eventuellt fortsatta medel för 2020 och framåt. En permanent höjning som föreslås av FUB skulle innebära utökade kostnader från och med året statsbidraget försvinner. I nuläget finns inte beslut om några sådana utökningar i nämndens budget. Skrivelse ifrån föreningen För barn, unga och vuxna med utvecklingsstörning. Justerandes sign Utdragsbestyrkande 1 (2)

55 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Omsorgsnämndens arbetsutskott Yrkanden Ulf Hedin (M): Bifall till förvaltningschefens förslag, med en andra beslutspunkt som tillägg: 2. Omsorgsnämnden noterar att den, under förutsättning att ekonomiska förutsättningar finns, ställer sig positiv till att höja ersättningsnivån. Beslutsordning Ordförande fråga om yrkandet kan antas och konstaterar att arbetsutskottet lägger förslag i enlighet med eget yrkande. Justerandes sign Utdragsbestyrkande 2 (2)

56 ÄRENDE Dnr ON Helene Kratz verksamhetscontroller Tel Omsorgsnämnden Svar på skrivelse ifrån föreningen För barn, unga och vuxna med utvecklingsstörning, angående lämplig storlek på kommunens habiliteringsersättning för daglig verksamhet Förslag till beslut Omsorgsnämnden besvarar skrivelsen från FUB Växjö enligt förvaltningschefens förslag. Bakgrund FUB Växjö För barn, unga och vuxna med utvecklingsstörning har genom en skrivelse till omsorgsnämnden föreslagit en höjning av habiliteringsersättningen från och med 2019 (se bilaga 1). FUB hemställer till omsorgsnämnden att acceptera förslaget. Bedömning Inom ramen för 2019 års statsbidrag för habiliteringsersättning föreslås, likt föregående år, en generell utdelning vid två tillfällen under året (juni och december). Utdelningen sker till personer som deltar i daglig verksamhet enligt LSS. Syftet med de generella utdelningarna är att genom det tillfälliga statsbidraget höja habiliteringsersättningen under år Modellen innebär att ersättningen höjs under året utan att permanent höja ersättningsnivån. Anledningen till detta är att stimulansmedlen är tillfälliga och att omsorgsnämnden inte har någon information om eventuellt fortsatta medel för 2020 och framåt. En permanent höjning som föreslås av FUB skulle innebära utökade kostnader från och med året statsbidraget försvinner. I nuläget finns inte beslut om några sådana utökningar i nämndens budget. Beslutet skickas till För kännedom FUB Växjö Ewa Ekman förvaltningschef Anders Allard avdelningschef Omsorgsförvaltningen 1 (1) Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Fax Org.nr E-post henrik.mohlin@vaxjo.se

57 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Omsorgsnämndens arbetsutskott Dnr Förlängning av avtal gällande "Kultur i daglig verksamhet" Omsorgsnämndens arbetsutskotts förslag Omsorgsnämnden beslutar att förlänga avtal med Studiefrämjandets avdelning i Småland-Gotland avseende Kultur i daglig verksamhet under perioden Bakgrund Under 2011 bedrevs projektet Scenen är din av Studiefrämjandet på uppdrag av omsorgsförvaltningen och inom ramen för daglig verksamhet. Omfattningen var 1 dag i veckan för 25 personer. Från och med 2012 är driften av verksamheten upphandlad för två år i taget och avtal är tecknat med Studiefrämjandet. Det nu gällande avtalet gäller för perioden och omfattar verksamhet en dag i veckan för personer. Avtalet går att förlänga med två år vid ett tillfälle. Om avtalet förlängs ska utföraren meddelas senast sex månader innan den tidigare avtalsperiodens slut, det vill säga senast Totalkostnaden för ett år för verksamheten är kronor exklusive moms. Vid förlängning justeras ersättningen för den kommande tvåårsperioden med definitivt omsorgsprisindex (OPI) för Beslutsunderlag Förvaltningschefen har i en skrivelse daterad den 15 maj redogjort för ärendet och lämnat förslag till beslut. Av skrivelsen framgår bl.a. att verksamheten är uppskattad av de omsorgstagare som deltar i den och de årliga föreställningarna lockar stor publik både inom och utom omsorgsförvaltningen. Justerandes sign Utdragsbestyrkande 1 (1)

58 ÄRENDE Dnr ON Lena Tibblin utredare Tel Omsorgsnämnden Förlängnig av avtal "Kultur i daglig verksamhet" Förslag till beslut Omsorgsnämnden beslutar att förlänga avtal med Studiefrämjandets avdelning i Småland-Gotland avseende Kultur i daglig verksamhet under perioden Bakgrund Under 2011 bedrevs projektet Scenen är din av Studiefrämjandet på uppdrag av omsorgsförvaltningen och inom ramen för daglig verksamhet. Omfattningen var 1 dag i veckan för 25 personer. Från och med 2012 är driften av verksamheten upphandlad för två år i taget och avtal är tecknat med Studiefrämjandet. Det nu gällande avtalet gäller för perioden och omfattar verksamhet en dag i veckan för personer. Avtalet går att förlänga med två år vid ett tillfälle. Om avtalet förlängs ska utföraren meddelas senast sex månader innan den tidigare avtalsperiodens slut, det vill säga senast Totalkostnaden för ett år för verksamheten är kronor exklusive moms. Vid förlängning justeras ersättningen för den kommande tvåårsperioden med definitivt omsorgsprisindex (OPI) för Bedömning Verksamheten i Kultur i daglig verksamhet är en dag per vecka för personer. Målgruppen är personer med lindrig och måttlig utvecklingsstörning som har beslut om insatsen daglig verksamhet enligt LSS. Verksamheten ska erbjuda olika kulturella inslag som t ex musik, teater, dans, skrivarverkstad och bild. Verksamheten ska genomföra två föreställningar per år för omsorgsförvaltningen. Verksamheten är uppskattad av de omsorgstagare som deltar i den och de årliga föreställningarna lockar stor publik både inom och utom omsorgsförvaltningen. Omsorgsförvaltningen 1 (2) Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Fax Org.nr E-post lena.tibblin@vaxjo.se

59 ÄRENDE Dnr ON Beslutet skickas till För kännedom Studiefrämjandets avdelning i Småland-Gotland Ewa Ekman förvaltningschef Anders Allard avdelningschef 2 (2)

60 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Omsorgsnämndens arbetsutskott Dnr Revidering av omsorgsnämndens dokumenthanteringsplan Omsorgsnämndens arbetsutskotts förslag Omsorgsnämnden ändrar nämndens dokumenthanteringsplan avseende följande delar: Minnesanteckningar ifrån arbetsplatsträffar ska bevaras och levereras till kommunarkiv efter 5 år. Samtliga patientjournaler ska bevaras. Ingen uppdelning görs mellan hantering före och efter införande av system för elektronisk förvaring. Förtydligande i det avsnittet Allmänt om arkivering inom omsorgen, gällande att ordet bevaras används i planen för de handlingar som ska levereras till kommunarkivet. Bakgrund Omsorgsnämndens dokumenthanteringsplan fastställdes senast i nämndens beslut 12/2019. I denna version gjordes bl.a. ändringen att hanteringen av minnesanteckningar ifrån arbetsplatsträffar ändrades från leverans till gallring. I nämndens beslut 11/2018 ändrades hanteringen av patientjournaler på så sätt, att endast de journaler som avser patienter födda dag 5, 15 eller 25 i en månad bevaras: övriga gallras efter att de har sparats så länge som Patientdatalagen föreskriver. Kommunarkivet har sedermera inkommit med en skrivelse i vilken nämnden uppmanas att ändra hanteringen av dessa två handlingsslag till fullständigt bevarande. Beslutsunderlag Förvaltningschefen har i en skrivelse daterad den 16 maj redogjort för ärendet och lämnat förslag till beslut. Förslag till ny dokumenthanteringsplan. Justerandes sign Utdragsbestyrkande 1 (1)

61 ÄRENDE Dnr ON Henrik Mohlin förvaltningssekreterare Tel Omsorgsnämnden Revidering av omsorgsnämndens dokumenthanteringsplan Förslag till beslut Omsorgsnämnden ändrar nämndens dokumenthanteringsplan avseende följande delar: 1. Minnesanteckningar ifrån arbetsplatsträffar ska bevaras och levereras till kommunarkiv efter 5 år. 2. Samtliga patientjournaler ska bevaras. Ingen uppdelning görs mellan hantering före och efter införande av system för elektronisk förvaring. 3. Förtydligande i det avsnittet Allmänt om arkivering inom omsorgen, gällande att ordet bevaras används i planen för de handlingar som ska levereras till kommunarkivet. Bakgrund Omsorgsnämndens dokumenthanteringsplan fastställdes senast i nämndens beslut 12/2019. I denna version gjordes bl.a. ändringen att hanteringen av minnesanteckningar ifrån arbetsplatsträffar ändrades från leverans till gallring. I nämndens beslut 11/2018 ändrades hanteringen av patientjournaler på så sätt, att endast de journaler som avser patienter födda dag 5, 15 eller 25 i en månad bevaras: övriga gallras efter att de har sparats så länge som Patientdatalagen föreskriver. Kommunarkivet har sedermera inkommit med en skrivelse i vilken nämnden uppmanas att ändra hanteringen av dessa två handlingsslag till fullständigt bevarande. Ewa Ekman förvaltningschef Maria Eidehall avdelningschef, arkivansvarig Omsorgsförvaltningen 1 (1) Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Fax Org.nr E-post henrik.mohlin@vaxjo.se

62 Allmänt om arkivering inom omsorgen Digital förvaring av handlingar i första hand: För ärenden som upprättas fr.o.m gäller att handlingar som inkommit eller upprättats på papper läggs i pappersakt, medan digitalt inkomna eller upprättade handlingar sparas digitalt tills vidare i verksamhetssystem. För ärenden som avslutats t.o.m gäller arkivering på papper. Om det uppstår ett behov att överlämna handlingarna till kommunarkivet (på grund av leveranstider i denna dokumenthanteringsplan, eller andra omständigheter) innan dess att elektronisk arkivering är möjlig, skrivs handlingarna ut. Handlingar skrivs även ut på papper om det finns krav i lag eller motsvarande att göra så. Vad betyder "gallring" och "leverans"? : Om det står i dokumenthanteringsplanen att ett dokument ska gallras, innebär detta att det ska förstöras en viss tid (normalt 2 år) efter att det slutat användas i verksamheten. Om det står att dokumentet "gallras vid inaktualitet" betyder det att handlingen ska förstöras så fort det inte längre behövs. Om dokumentet innehåller sekretess ska det skickas till kommunarkivet för förstöring. Leverans betyder att dokumentet ska skickas till kommunens arkiv en viss tid efter att det slutat användas i verksamheten. Om det står att en handling ska "bevaras", och att leverans till kommunarkivet sker efter 5 år, betyder det att 5 hela år ska gå (under denna tid sparas dokumenten på lämplig sätt hos omsorgsförvaltningen), och sedan skickas dokumentet nästa gång det blir aktuellt att leverera dokument till kommunarkivet. Rensning av arkivmaterial: "rensning" innebär att man tar bort sådant som inte ska följa med till arkivet, det gäller dels sådant som gem, häftklamrar, plastfickor, post IT-lappar m.m. (tas bort för att de förstör pappret över tid om de är kvar). Om det finns flera kopior av ett dokument, ska bara originalet sparas. Om det finns flera utkast av samma dokument, ska normalt allt utom den slutversionen förstöras (utkast som innehåller information som inte finns i slutversionen bör dock sparas). Utskriftsformat och papperskvalitet: Om dokument behöver arkiveras i pappersform, bör de vara utskrivna på endast en sida (om sidor med trycksvärta/skrivarbläck ligger mot varandra, klibbar de till slut ihop). Modernt skrivarpapper är slitstarkt, och fungerar därför bra för arkivering av de flesta dokument. Bara sammanträdesprotokoll från politiska sammanträden, samt viktiga avtal, behöver skrivas ut på s.k. arkivbeständigt papper (Arkiv 80).

63 Nämndadministration och ärendehantering Process Registrering av allmänna handlingar Förvaring och sortering Format Bevaras? Leverans Kommentar Diarium/ärendehanteringssystem Databas, Pärm, efter Ciceron Digitalt - Arkivlistor över registrerade ärenden ordnade i diarieplansbeteckning, diareplan- Bevaras respektive diarienummerordning beteckning Papper Register (diarier/postlistor) över inkomna och upprättade handlingar som inte diarieförts i nämndens diarium. Pärm Papper Bevaras Ärendehandläggning 5 år 5 år Skrivs ut en gång om året ifrån Ciceron, en kopia av aktuell diarieplan för kommunen bifogas Bevaras i den mån de har upprättats. Handlingar av vikt bevaras som bilagor till delegationsbeslut. Delegationsbeslut med underlag (Inkluderar t.ex. tilldelningsbeslut för att få bli utförare enligt LOV eller avslag på begäran om allmänna handlingar med information om hur beslutet kan överklagas) Akt i arkivskåp (om det finns pappershandling ar), annars digitalt i Ciceron eller mappstruktur, Sorteras efter diarienummer (ärenden i Ciceron) eller kronologiskt Bevaras 5 år Underlag till beslut som fattats av omsorgsnämndens arbetsutskott levereras tillsammans med det protokoll där beslutet finns upptaget. Protokollsutdrag av beslutet från Ciceron gallras efter leverans. Följande kan normalt gallras: Dubbletter av handlingar Mindre viktiga handlingar från andra myndigheter (t.ex. meddelanden som bekräftar att de har tagit emot handlingar som skickats till dem) Utkast, förutsatt de inte innehåller information som varit betydelsefull för ärendet (och som inte finns i andra handlingar)

64 Delegeringslistor/liggare Projekt och EU-projekt Egenproducerat informationsmaterial Akt/Ciceron, kronologiskt och efter diarienummer Ciceron, diarienummer Närarkiv eller mapp på nätverk (G:), Kronologiskt Papper, digital Papper, digital Bevaras 10 år Bevaras 5 år 5 år Olika typer av delegationsbeslut (personal, ekonomi, biståndsbeslut enligt SoL eller LSS, bostadsanpassningsbidrag) samlas årsvis i var sitt diariefört samlingsärende i Ciceron Projekthandlingar ska gallras av handläggare. EU-projekt gallras efter 15 år. Material som skapats av omsorgsförvaltningens kommunikatör förvaras hos denne, medan material som tagits fram av andra avdelningar förvaras hos ansvarig tjänsteperson hos den avdelningen, fram till leverans slutarkiv. Gäller inte t.ex. meddelanden eller brev som skickas ut till omsorgstagare som information vid verksamhetsförändringar och liknande: dessa gallras vid inaktualitet.

65 Omsorgsförvaltningens egna blanketter och andra mallar för dokument som tas fram av förvaltningen Ifylld blankett för anmälan enligt Lex Sarah till Inspektion för vård och omsorg Mapp på nätverket (G:), ordnat efter den avdelning som skapat mallen Ciceron, diarienummer Digitalt Papper, digital Gallras vid inaktualitet Bevaras 5 år Originalfilen (word, excel eller liknande) sparas alltid på nätverket. Det är den som senast ändrat i dokumentet som ansvarar för att den nya versionen av filen sparas där Dokument som publiceras på webbplatser är alltid en kopia (ska alltid publiceras som pdf). Originalfilen ska finnas på nätverket. Registreras i diariet. Kopia i personakt verkställighet. Omsorgsförvaltningens egen utredning och åtgärdsförslag läggs i ProCapita i personakt verkställighet Ifylld blanket för anmälan enligt Lex Maria till Inspektionen för vård och omsorg Ciceron, diarienummer Papper, digital Bevaras 5 år Registreras i diariet. Kopia i personakt verkställighet. Omsorgsförvaltningens egen utredning och åtgärdsförslag läggs i ProCapita i personakt verkställighet Undersökningar Enkäter Sammanställningar av resultat vid enkätundersökningar Statistik Pärm/digitalt Mapp på intranätet eller utskrivet Papper, digital Papper, digital Vid inaktualitet Bevaras 5 år Gallras när sammanställningen är klar

66 Statistiska rapporter Statistiska uppgifter till myndighet Utlämnande av allmän handling Skrivelse med begäran om utlämnande av allmän handling Mapp på intranätet Mapp på intranätet Digtal Digital Pärm / Papper, Omsorgsnämnde digital ns e-postlåda Bevaras, se anmärkning 2 år 2 år 5 år Upprättade rapporter av vikt, för att visa verksamheten bevaras, övriga gallras vid inaktualitet. Underlaget förvaras där det upprättats. Inkomna skrivelser (t.ex. e-post), som inte innehåller annan information (utöver hälsningsfraser och dylikt) än fråga om att ta del av ett dokument eller uppgifter om nämndens verksamhet, samt de svar som lämnas på dessa, hanteras som handlingar av tillfällig och ringa betydelse. Sammanträden Kallelser och föredragningslista Tjänsteskrivelser och övrigt underlag till beslut av omsorgsnämnden Ciceron, per sammanträde Ciceron, diarienummer Digital 2 år Digital Bevaras 5 år Protokoll, omsorgsnämnd Arkivskåp Arkiv 80 Bevaras 5 år Om en begäran resulterar i att frågan om att lämna ut handlingar avgörs med ett delegationsbeslut (normalt att Levereras tillsammans med det protokoll som beslutet finns upptaget i. Protokollsutdrag av beslutet från Ciceron gallras vid leverans. Binds in inför slutförvaring Protokoll skrivs ut ifrån Ciceron

67 Protokoll, arbetsutskott Arkivskåp Arkiv 80 Bevaras 5 år Protokoll, Växjö Kommuns pensionärsråd, KPR Protokoll, gemensamt samverkansråd för omsorgsnämnden, nämnden för Arbete och Välfärd och överförmyndarnämnden (samt omsorgsnämndens handikappråd som ersatts av samverkansrådet) Pärm Arkiv 80 Bevaras 5 år Pärm Arkiv 80 Bevaras 5 år Protokoll samverkansgrupp/skyddsrond, MBL Pärm Papper Bevaras 5 år Binds in inför slutförvaring Protokoll skrivs ut ifrån Ciceron Protokoll skrivs ut ifrån underlag i mapp på intranät Protokoll skrivs ut ifrån underlag i mapp på intranät Original förvaras där de upprättats fram till överlämnandet för slutförvaring. Minnesanteckningar ledningsgrupp Mapp på nätverket (G:) Digital Bevaras 5 år Original förvaras där de upprättats fram till överlämnandet för slutförvaring. Minnesanteckningar projektgrupper/referensgrupper/ arbetsgrupper Mapp på nätverket (G:) Digital Bevaras 5 år Original förvaras där de upprättats. Protokoll och handlingar som innehåller beslut eller information av vikt för verksamheten ska bevaras. Minnesanteckningar arbetsplatsträffar enligt samverkansavtal Mapp på nätverket (G:) Digital Bevaras 5 år Original förvaras där de upprättats.

68 Minnesanteckningar avdelnings-/personal-/informationsmöten Protokoll med handlingar Omsorgsnämnden, förvaltare för stiftelser/fonder: - Stiftelsen Gunnel Lindbergs fond - Stiftelsen Samfonden för Maria- och Nannyhemmen - Stiftelsen Växjö kommuns Samfond för sociala ändamål - Stiftelsen Anna Bondes fond - Stiftelsen Johan och Maria Bergs sjukfond - Stiftelsen Johan och Marie Bergs pensionsfond för kvinnliga tjänare - Stiftelsen Rådman Leo och fru Clara Bergs fond - Emil Waldens Stiftelse för åldringsvården Befrämjande - Stiftelsen samfond för sociala ändamål och gravskötsel Mapp på nätverket (G:) Digital Bevaras 5 år Original förvaras där de upprättats fram till gallring och bevaras endast om handlingen innehåller beslut eller information av vikt för verksamheten ska bevaras. Pärm Arkiv 80 Bevaras 5 år Protokoll skrivs ut ifrån Ciceron Ansökningar till Växjö kommuns stiftelser och fonder, underlag för utdelning Varje fond och stiftelse i egen pärm Papper Bevaras 5år Kopior av protokoll Pärm Papper Vid inaktualitet

69 Arvodesansökan ifrån kommunal förtroendevald PS Självservice, kronologiskt Digitalt, papper Se kommentar, ansökan på papper gallras efter 10 år Ansökningar om arvoden från förtroendevalda i omsorgsnämnden registreras i Självservice och hanteras enligt rutiner för information i detta system, arvodesansökningar ifrån ledamöter i det kommunala pensionärsrådet gallras efter 10 år Sammanställning av rapportering till IVO av gynnande beslut som inte verkställts i tid Digital Bevaras 5 år Sammanställningen görs hos myndighetsavdelningen, och översänds till omsorgsnämnden, kommunfullmäktige och kommunens revisorer. Exemplaret som skickas till omsorgsnämnden sparas i Ciceron som en upprättad handling i samlingsärende för nämndens inkommande och utgående handlingar

70 egen akt i de fall då diariefört ärende finns, eventuella kopior i diariet gallras): Handlingar som inkommit till omsorgsnämndens diarium, samt i förekommande fall upprättade svar Ciceron Digital Vissa handlingar bevaras (se kommentar), övriga gallras efter 5 år. 5 år Handlingar som gäller tillsynsärenden (förutom handlingar som inkommer endast för att bekräfta att tillsynsmyndigheten mottagit handlingar från omsorgsnämnden) Handlingar som påbörjar ett nytt ärende Skrivelser ifrån allmänheten och eventuellt (inklusive upprättade svar från nämnd eller förvaltning) Handlingar som innehåller synpunkter på nämndens verksamhet (inklusive upprättade svar från nämnd eller förvaltning) Handlingar som endast inkommer för kännedom gallras

71 Ekonomi Process Förvaring och sortering Format/ Arkivformat Bevaras eller gallringsfrist Verifikationer i pappersformat Leverantörsfakturor Pärm/Kronologisk Papper Gallras 7 år Underlag/bilagor till leverantörsfakturor Pärm/Kronologisk Papper Gallras 7 år Följesedlar/fraktsedlar om uppgift ej finns på fakturan Pärm/Kronologisk Papper Gallras 7 år Övriga utbetalningsverifikationer Pärm/Kronologisk Papper Gallras 7 år Underlag till övriga utbetalningsverifikationer Pärm/Kronologisk Papper Gallras 7 år Kundfakturor Pärm/Kronologisk Papper Gallras 7 år Underlag till kundfakturor Pärm/Kronologisk Papper Gallras 7 år Bokföringsorder, inkl redovisning av försäljningskassor, bankkort, kontantkassor Pärm/Kronologisk Papper Gallras 7 år Leverans till kommunarkivet Kommentar Verifikationer i digitalt format Leverantörsfakturor IT System/Kronologisk Digitalt Gallras 7 år Underlag/bilagor i digitalt format till leverantörsfakturor Underlag/bilagor i pappersformat till digitala fakturor Följesedlar/fraktsedlar i pappersformat om uppgift ej finns på fakturan IT System/Kronologisk Digitalt Gallras 7 år Pärm/Kronologisk Papper Gallras 7 år Pärm/Kronologisk Papper Gallras 7 år Kundfakturor IT System/Kronologisk Digitalt Gallras 7 år Underlag i pappersformat till kundfakturor Pärm/Kronologisk Papper Gallras 7 år Digitalt i Raindance, pappersoriginal hos skanningföretaget Digitalt i Raindance, pappersoriginal hos skanningföretaget

72 Avtal Namnteckningsprov Bankkort, beslut om innehavare Dokumentskåp/Kronol ogisk Pärm/Alfabetisk Pärm/Kronologisk Papper Bevaras Slutförvaring Papper Papper Gallras vid inaktualitet Gallras 2 år efter inaktivitet

73 Personal Process Förvaring och sortering Format/ Arkivformat Bevaras eller gallringsfrist Leverans till kommunarkivet Kommentar Personalakter Se nedan Papper Bevaras anställning levereras personalakt till personalkontoret. Personalakterna förvaras på olika sätt inom de olika områdena: Äldreomsorg och hemvård - på respektive enhet, Resuresenheten - på Sandviksvägen, Omsorg funktionsnedsättning - Vallgatan och Ljungadalsgatan, Centralförvaltningen - myndighetsavdelningen på Ljungadalsgatan och övriga på centralförvaltningen. PERSONALAKT Anmälan om bisyssla Papper Bevaras Anmälan till Arbetsmiljöverket Papper Bevaras Anställningsavtal/beslut och kompletterande blad till anställningsavtal Papper Bevaras Ansvarsförbindelse vid användning av Växjö kommuns datorer och nätverk Papper Gallras vid avslut Ansökningshandlingar, meritförteckning, betyg, erhållen tjänst Papper Bevaras Gäller ej dokumentet Information till korttidsanställd Arbetsskador, handlingar gällande Papper Bevaras Avslut av anställning Papper Bevaras Beslut och beslutsunderlag från Arbetsförmedlingen avseende bidrag, nytt eller omprövning, inkl handlingsplan Papper Bevaras Beslut om brandskyddsuppgifter Papper Bevaras Avser även beslut om avgångsvederlag

74 Beslut om månadsbelopp från AFA Papper Bevaras Byte av semesterdagstillägg Papper 10 år Checklista introduktion Papper Gallras då anställningen upphör Disciplinära åtgärder Papper Bevaras Fritidsstudiestöd, beslut Papper Bevaras Fördelning av arbetsmiljöuppgifter/ansvar Papper Bevaras Beslut avseende sjukersättning från Försäkringskassan Papper Bevaras Hälsodeklaration/nyanställningsun dersökning Papper Gallras vid avslut Information till korttidsanställd och tidrapport timavlönade Papper 10 år Körkortsförsäkran Papper Gallras vid avslut LAS-varsel, handlingar som ej resulterat i avslut Papper 2 år LAS-varsel, handlingar som resulterar i avslut Papper Bevaras Ledighetsansökan under 30 dagar och semesteransökan Papper 10 år Ledighetsansökan över 30 dagar (ej semesteransökan) Papper Bevaras MBL-protokoll som rör enskild person Papper Bevaras Mobiltelefonavtal Papper 10 år Avser även partiell ledighet årsarbetstid

75 Omplacering, handlingar angående Papper Bevaras Blankett Utredning/handlings plan Pension, beslut om månadsbelopp från AFA Papper Gallras vid pensionsavgång Rehabiliteringsärenden, utredning Papper Bevaras Sekretess Returnering av arbetsmiljöuppgifter Papper Bevaras utbyte mot avstående av Papper Bevaras Till dig som vikarierar i omsorgsförvaltningen Papper Gallras vid avslut Tjänstgöringsbetyg Papper Bevaras Tystnadsplikt/ sekretessförbindelse Papper Bevaras Underlag för löneutbetalning Papper Original gallras efter 10 år. Kopior gallras vid inaktualitet Verkställighetsbeslut om ny lön eller lönetillägg Papper Bevaras Yrkeslegitimation och av Socialstyrelsen indragen/återgiven/prövning av legitimation Papper Bevaras REKRYTERING OCH Förvaring och Format/ Bevaras eller Leverans till INTRODUKTION sortering Arkivformat gallringsfrist kommunarkivet Gallras vid Annonser Offentliga jobb Datamedia inaktualitet - Ses som behörighetsgivande intyg Kommentar

76 Ansökningshandlingar, ej erhållen tjänst Offentliga jobb Datamedia 2 år - Gallras vid Kravprofiler Pärm/G-mapp Papper/datamedia inaktualitet - ARBETSMILJÖ OCH REHABILITERING Förvaring och sortering Format/ Arkivformat Bevaras eller gallringsfrist Arbetsanpassning, dokumentation av behov ev. åtgärder Adato Papper/datamedia Bevaras Arbetsförmågebedömning, underlag för (lista över samtliga arbetsuppgifter som ingår i ordinarie arbete) Adato Papper/datamedia Bevaras Arbetsmiljöutredningar Hos respektive chef Papper/datamedia Bevaras 5 år Arbetsträning, dokumentation Adato Papper/datamedia Bevaras Hos respektive Gallras vid Checklistor vid skyddsrond chef Papper/datamedia inaktualitet - Leverans till kommunarkivet På grund av möjligheten att överklaga enligt 23 i lag om förbud mot diskriminering Kommentar Sekretess, bör endast finnas i Adato. Sekretess, bör endast finnas i Adato. Ofta utförda av extern konsult; avser till exempel teamutveckling, kartläggning av psykosociala förhållanden, utredning av inomhusmiljö som ventilation Sekretess, bör endast finnas i Adato.

77 Företagshälsovårdens bedömning av arbetsförmågan Adato Papper/datamedia Bevaras Försäkringskassans anteckningar från avstämnings- /uppföljningsmöten Adato Papper/datamedia Bevaras Handlingsplan (rehabplan) Adato Papper/datamedia Bevaras Läkarintyg Missbruk av alkohol eller andra droger, handlingsprogram för hantering av Adato Låst dokumentskåp /Adato Papper alternativt datamedia Papper/datamedia Bevaras Original gallras efter 2 år. Kopior gallras vid inaktualitet - Sekretess, bör endast finnas i Adato. Sekretess, bör endast finnas i Adato. Sekretess, bör endast finnas i Adato. Ska finnas hos löneenheten (sidan 2) och bör i övrigt bara finnas i Adato. Sekretess. Misskötsamhet - i akt, Rehab - i Adato Psykosocial enkät Hos respektive chef Papper/datamedia Bevaras 5 år Sammanställningar bevaras, övrigt gallras vid inaktualitet. Rehabiliteringsmöten (samtal), övriga anteckningar Adato Papper/datamedia Bevaras Sekretess. Även anteckning om rehabiliteringsbehov inte finns och rehabavslut. Bör endast finnas i Adato. Skyddsrondsprotokoll Hos respektive chef Papper Gallras efter 10 år - Bevaras i personalakt om protokollet tillför sakuppgift i personärende.

78 Systematiskt arbetsmiljöarbete organisation för arbetsmiljöarbetet, handlingsplaner, tidsplaner, riskbedömning med handlingsplan, riskbedöming vid förändring Hos respektive chef Papper eller datamedia Bevaras 5 år Tillbud LISA Datamedia Gallras 5 år - Pärm/G:katalog på centralförfaltning en Papper eller datamedia Bevaras 5 år Format/ Bevaras eller Arkivformat gallringsfrist Årlig uppföljning av SAM FACKLIG SAMVERKAN, Förvaring och FÖRHANDLING sortering Facklig tid, rapporter och sammanställningar Pärm Papper Gallras efter 2 år - Protokoll från förhandlingar enligt medbestämmandelagen (MBL) Pärm Papper Bevaras 5 år Leverans till kommunarkivet Myndighetsspecifik dokumentation av vikt bevaras, sådant som beskriver förvaltningens arbete. Vi sparar de sammanställningar som redovisas i samverkan tillsammans med samverkansprotokolle t, Våra övrigt dokument, gallras. kommungemensam rutin, vi sparar de sammanställningar som redovisas i samverkan tillsammans med samverkansprotokolle t, övriga gallras vid inaktualitet. Kommentar Gäller inte individärenden, de ska finnas i personalakt

79 Protokoll/anteckningar, arbetsplatsträffar eller motsvarande Hos respektive samverkan på arbetsplatsnivå chef Papper/datamedia Bevaras 5 år Samverkansprotokoll ÖVRIGA HANDLINGAR Pärm arkivskåp centralförv Papper/datamedia Bevaras 5 år Förvaring och Format/ Bevaras eller Leverans till sortering Arkivformat gallringsfrist kommunarkivet Om det hör ihop med ett diariefört ärende ska det läggas i ärendeakt hos kommunstyrelse Kommentar Individuella utvecklingsplaner, utvecklingssamtal och dokumenterade överenskommelser Hos respektive chef Papper/datamedia Gallas av ansvarig chef då anställning upphör - Utdrag ur belastningsregister Papper Gallras direkt - Ledsagarservice - överenskommelse uppdragstagare Ledsagningsuppdrag Kontaktpersoner - förordnande uppdragstagare Pärm hos LSSsamordnare Papper Gallras vid inaktualitet - Pärm hos LSSsamordnare Papper 2 år - Pärm hos kontaktpersonsko nsulent Papper 2 år - Utbetalningsunderlag uppdragstagare, även tidrapporter Papper Gallras vid inaktualitet - Överenskommelse med avlösare (PAN-avtal) Personalakt Papper Bevaras Jmfr personalakter Underlag för registrering av uppdraget, skickas till lönekontoret Underlaget skickas till lönekontoret för utbetalning

80 Socialtjänstlagen, SoL Process Förvaring och sortering Format Bevaras eller gallringsfrist Lever ans Kommentar Efter rensning bevaras akter för personer födda dag 5, 15, 25, skrivs ut löpande Personakter, myndighetsutövning Handlingar som uppstår i samband med handläggning av ärenden - finns upprättade både som fysiska- och digitala personakter. Gallringen för båda dessa samordnas. I IT-system, 5 år efter att sista anteckningen gjordes, sorteras efter personnummer Papper/digitalt Gallras efter beslut av nämnd Handlingar i ärenden om personer födda övriga datum gallras enligt upprättad gallringsplan. Gallringen ska vara avslutad senast kalenderåret efter det att gallringsskyldigheten inträdde. 5 år Anmälan som ej leder till utredning Kronologisk Papper/Digitalt Bevaras eller gallras efter 5 år (se ovan) 5 år Ansökan med ev bilagor Papper/Digitalt Bevaras eller gallras efter 5 år (se ovan) 5 år Intresseanmälan för byte av bostad Papper/Digitalt Bevaras eller gallras efter 5 år (se ovan) 5 år Ärendeblad, beslut Papper/Digitalt Bevaras eller gallras efter 5 år (se ovan) 5 år Läkarutlåtande Papper/Digitalt Bevaras eller gallras efter 5 år (se ovan) 5 år Övrig korrespondens Papper/Digitalt Bevaras eller gallras efter 5 år (se ovan) 5 år Handlingar ang. god man/förvaltare/förmyndare Papper/Digitalt Bevaras eller gallras efter 5 år (se ovan) 5 år Intyg Papper/Digitalt Bevaras eller gallras efter 5 år (se ovan) 5 år Mottagningsbevis Papper/Digitalt Bevaras eller gallras efter 5 år (se ovan) 5 år Även dessa dokument förvaras vid myndighetsavdel ningen

81 Handlingar angående överklaganden Papper/Digitalt Bevaras eller gallras efter 5 år (se ovan) 5 år Fullmakter Papper Bevaras eller gallras efter 5 år (se ovan) 5 år Underlag trygghetslarm med beslut Papper/digitalt Bevaras eller gallras efter 5 år (se ovan) 5 år Upphört 2015 Övrigt, biståndshandläggning SoL Kopia på individrapporter ej verkställda beslut till IVO Papper 1 år lämnas digitalt till Socialstyrelsen, kopia sparas som arbetsmaterial inför kommande redovisning av ej verkställda beslut. Se avsnittet 'Nämnd och ärenden' i denna plan för Kopia på genomförandeplan ifrån privata utförare Papper Gallras vid inaktualitet Origianal förvaras hos utföraren, kopia lämnas in till myndighetsavdel ningen inför uppföljning av beslut

82 Personakt SoL, verkställighet - handlingar som uppstår under genomförandet av insatser - finns upprättade både som fysiska och digitala personakter. Gallringen för båda dessa samordnas. Enhetens arkiv under aktualitet: se kommentar Sorteras efter personnummer De flesta akter gallras. Personakter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras. Ankomstsamtal Bevaras eller gallras efter 5 år (se ovan) 5 år Levnadsberättelser Papper Bevaras eller gallras efter 5 år (se ovan) 5 år Slutför varing efter 5 år för perso nakter för perso ner födda dag 5, 15, 25 Vid överförande till annan verkställande enhet inom förvaltningen: Akten rensas och överlämnas till verkställande enhet. Överförandet dokumenteras i akten. Vid avställande (utflyttad från kommunen, avliden): Akten rensas Genomförandeplan (OF 601, OF610) Papper Bevaras eller gallras efter 5 år (se ovan) 5 år Upphört 2012, ersatta av digitala genomgörandepl aner i Procapita Genomförandeplan Digitalt Bevaras eller gallras efter 5 år (se ovan) 5 år

83 Daganteckningar (OF 606) Papper Gallras om det finns en sammanfattning som godkänts av enhetschef Upphört 2012 Sammanfattning daganteckning(of 604) Papper/digitalt Bevaras eller gallras efter 5 år (se ovan) 5 år Gallras om sammanfattning en införts i digital akt alternativt bifogas personakt. Upphört Social dokumentation/anteckningar Digitalt Bevaras eller gallras efter 5 år (se ovan) 5 år Uppdrag Digitalt Bevaras eller gallras efter 5 år (se ovan) 5 år Upphört 2012 Korrespondens av betydelse Papper/digi talt Bevaras eller gallras efter 5 år (se ovan) 5 år Faxblanketter för rapportering till handläggare Papper Gallras efter 2 år Faxblanketter från handläggare - tillfälliga underlag - matdistribution Vid inaktualitet Övrig verkställighet Anmälningar enligt 14 kap 2 SoL, Lex Sara Pärm, kronologisk Papper Bevaras eller gallras efter 5 år (se ovan) 5 år Kvittenser nycklar Papper Gallras efter 2 år Underlag trygghetslarm utan beslut Papper Bevaras eller gallras efter 5 år (se ovan) 5 år Dagverksamhet Intresseanmälan dagverksamhet Papper Bevaras eller gallras efter 5 år (se ovan) 5 år Daganteckning Papper Bevaras eller gallras efter 5 år (se ovan) 5 år

84 Lagen om stöd och service till vissa till vissa funktionshindrade, LSS Förvaring och sortering Arkivfor mat Bevaras eller gallringsfrist s till kommu Kommentar Personakter, myndighetsutövning Handlingar som uppstår i samband med handläggning av ärenden - finns upprättad både som fysisk- och digital akt. Myndighetsavdelningen/ verksamhetssystem Procapita/Lifecare (se systemdokumentation), soreteras efter personnummer Papper och digitalt Bevaras/Gallras (se kommentar) 5 år efter det att sista anteck ningen gjordes. Bevaras Akter för personer födda dag 5, 15, 25 samt handlingar som kommit in eller upprättats i samband med insats enligt 9 8,boende i familjehem eller bostad med särskild service för barn och ungdomar. Gallringen för båda dessa samordnas. Gallras Akter avslutade efter för personer födda övriga datum. Gallringen ska vara avslutad senast kalenderåret efter det att gallringsskyldigheten inträdde. Handlingar som ingår i personakten: Begäran om insatser med ev bilagor Papper Beveras / Gallring efter 5 år Ärendeblad/utredning Digitalt Beveras / Gallring efter 5 år Skrivs ut för personer födda dag 5, 15 och 25.

85 Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet. Upprättade handlingar av betydelse i ärendet Social journal handläggare Beslut om insats /Förhandsbesked Överklaganden med bilagor Beslut/domar i förvaltningsdomstol Kallelser till möte Papper Digitalt Digitalt Digitalt Papper Papper Beveras / Gallring efter 5 år Beveras / Gallring efter 5 år Beveras / Gallring efter 5 år Beveras / Gallring efter 5 år Beveras / Gallring efter 5 år Beveras / Gallring efter 5 år Beveras / Gallring efter 5 år T.ex läkarintyg, utlåtanden mm Skrivs ut för personer födda dag 5, 15 och 25. Dom scannas in I ärendet. Dokumentation av planering som rör den enskilde Digitalt Anmälan och beslut om ställföreträdare. Fullmakter Papper Papper Beveras / Gallring efter 5 år Beveras / Gallring efter 5 år Beveras / Gallring efter 5 år T.ex individuell plan enligt LSS, Sip (samordnad individuell plan) och samordnad vårdplan. Inkomna och utgående handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Papper Vid inaktualitet Bevaras som övrigt aktmaterial om de tillför information i ärendet

86 Upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär. Vid inaktualitet Assistansbeslut och övriga beslutsmeddelanden från Försäkringskassan. Papper Vid inaktualitet Senaste beslutet förvaras i personakt. Övrigt biståndshandläggning LSS Boenderegister Digitalt Vid inaktualitet Hanteras i Lifecare Boende Hyreskontrakt (andrahand) Papper 2 år Efter det att kontraktet upphört att gälla, under förutsättning att hyresskuld eller besiktningsanmärkning inte kvarstår.

87 Kopia på individrapporter ej verkställda beslut till IVO Papper 1 år Rapporterna lämnas digitalt till Socialstyrelsen, kopia sparas som arbetsmaterial inför kommande redovisning av ej verkställda beslut. Se avsnittet 'Nämnd och ärenden' i denna plan för hanteringen av sammanställningen av ej verkställda beslut. Kopia på genomförandeplan ifrån privata utförare Papper Gallras vid inaktualitet Origianal förvaras hos utföraren, kopia lämnas in till myndighetsavdelningen inför uppföljning av beslut

88 Personakt LSS, verkställighet - handlingar som uppstår under genomförandet av insatser - finns upprättad både som fysisk- och digital akt. Se avsnitt systemdokumentation. Enhetens arkiv under aktualitet (se kommentar) /verksamhetssystem Procapita/Life care (se systemdokumentation), sorteras efter personnummer Papper och digitalt Bevaras/Gallras -se anmärkning ovan under personakt, myndighetsutövning Gallringen för båda dessa samordnas. Vid överförande till annan verkställande enhet inom förvaltningen: Fysisk akt rensas och överlämnas till ny verkställande enhet inom omsorg funktionsnedsättning. Vid avställande (utflyttad från kommunen, avliden eller privat utförare etc): Fysisk akt rensas och överlämnas till arkivombud LSS på myndighetsavdelningen. Handlingar som ingår i akten: Beställning/utredning från handläggare Genomförandeplan Digitalt Digitalt Bevaras / Gallras efter 5 år Bevaras / Gallras efter 5 år

89 Social journal verkställighet Korrespondens av betydelse Korrespondens av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Utredning SFB från Försäkringskassan Beslut om assistansersättning och övriga meddelanden från Försäkringskassan. Digitalt Papper Papper Papper Digitalt Bevaras / Gallras efter 5 år Bevaras / Gallras efter 5 år Vid inaktualitet Bevaras / Gallras efter 5 år Gallras efter 2 år eller när nytt beslut erhållits Fullmakt Papper Bevaras Meddelanden om utskrivning från sjukhus eller liknande LINK?? Vid inaktualitet Aktivitetsschema/Veckoschem Papper a Vid inaktualitet Erbjudande personlig assistent, bilaga till avtal Avtal om personlig assistent Förordnande kontaktperson, sekretessförbindelse (se personal) Avtal kontaktperson Rapportering från kontaktperson Anmälningar enligt 24 a LSS (Lex Sarah) kopia Tidsredovisning assistansersättning till försäkringskassan Papper Papper Papper Bevaras / Gallras efter 5 år Bevaras / Gallras efter 5 år Bevaras / Gallras efter 5 år Gallras efter 2 år Bevaras / Gallras efter 5 år Gallras efter 2 år Se personal och lön Förvaras på enheten

90 Anmälan till FK om ny personlig assistent Papper? Räkning för assistansersättning Nyckelkvittenser, boendes nycklar Papper Papper Gallras efter 2 år Gallras 2 år efter återlämnandet Förvaras på enheten Förvaras på enheten Dagböcker, meddelandeböcker Papper Vid inaktualitet Får inte innehålla uppgifter om enskilda

91 Hälso- och sjukvårdslagen, HSL Process Sjuksköterska/Arbetsterapeut/Fysioterapeut Förvaring och sortering Format/ Arkivformat Bevaras? Leverans Kommentar Förvaras på enheten (handlingar på papper) samt i verksamhetssystem tills vården är avslutad. När patienten avlider kommer följande gälla för arkivering: Patientjournal Slutförvaring Personakter Papper / Digitalt Bevaras 10 år Handlingar som funnits på papper medan patienten vårdats ska skickas till arkivombud. Handlingar som bara funnits i verksamhetssystemet sparas i verksamhetssystemet i tio år. Efter detta ska journalerna skrivas ut och skickas till arkivombud om inget system för elektronisk arkivering finns. Bilder/fotografier Digitalt Bevaras Checklistor, frågeformulär, självskattningsinstrument,funktionsmätningar, tester med resultat till grund för behandling, bedömningar, beslut och diagnoser och/eller som behövs gör uppföljning av vårdprocessen ex. DFRI, Nortonbedömning, MNA, ADLtaxonomi, TUG Diabeteslistor OF Slutförvaring Personakter Papper/Digitalt Bervaras Slutförvaring personakter Papper Bevaras Förvaras på enheten tills vården är avslutad. När patienten avlider ska hela journalen skrivas ut och skickas till arkivombud. Förvaras på enheten tills vården är avslutad.

92 Ordinationshandling/läkemedelslista Egenremisser Fullmakt apotek Förbrukningsjournal narkotika OF 416 Anvisning specialanpassning, Förskrivningsblankett Region kronoberg där ssk/ft i Växjö kommun är förskrivare, Förskrivningsblankett Växjö kommun, Specialanpassad produkt Anvisning, Specialanpassad produkt Teknisk dokumentation, Specialanpassad produkt Bruksanvisning, bruksinformation Individuelal rehabplaner Intyg Journalkopior från annan vårdgivare ex.kopia av medicinsk journal, Kopia av omvårdnadsjournal/omvårdnadsepikris, medicinsk slutanteckning från LINK, då ssk i Växjö kommun varot involverad. Vårdplan i LINK/Samordnad individuell plan Korrespondens Planeringsunderlag VILS OF Underlag VILS när inga tidigare hemtjänstinsatser finns OF 438 Slutförvaring personakter Papper Bevaras Slutförvaring Personakter Papper/Digitalt Bevaras Slutförvaring Personakter papper Bevaras Slutförvaring Personakter papper Bevaras Slutförvaring Personakter Papper Bevaras Slutförvaring Personakter Digitalt Bevaras Slutförvaring Personakter Digitalt Bevaras Slutförvaring Personakter Papper Bevaras Slutförvaring Personakter Papper Bevaras Slutförvaring Personakter Papper/Digitalt Bevaras Slutförvaring Personakter Papper Bevaras Förvaras på enheten tills vården är avslutad. Förvaras på enheten tills vården är avslutad. Förvaras på enheten tills vården är avslutad. Förvaras på enheten tills vården är avslutad. Förvaras på enheten tills vården är avslutad. Förvaras på enheten tills vården är avslutad. Förvaras på enheten tills vården är avslutad.

93 Remisser med svar Slutförvaring Personakter Papper/Digitalt Bevaras Slutförvaring Signeringslista/läkemedel vid behov OF 415 Personakter Papper Bevaras Slutförvaring Sårvårdsjournal Personakter Papper/Digitalt Bevaras Telefonrådgivning, om behandling anses Slutförvaring påbörjad OF 415 Personakter Papper Bevaras Anamnes OF 401 (ersatt av Slutförvaring verksamhetssystem) Personakter Papper Befintliga bevaras Status/Åtgärd OF 402 (ersatt av Slutförvaring verksamhetssystem) Personakter Papper Befintliga bevaras Omvårdnadsjournal/Översiktsblad OF 403 Slutförvaring (ersatt av verksamhetssystem) Personakter Pappet Befintliga bevaras Omvårdnadsjournal/Plan OF 404 (ersatt av Slutförvaring verksamhetssystem) Personakter Papper Befintliga bevaras Gallras direkt efter inskrivning i digital Tillfällig dokumentation OF 419 Efter inskrivning journal Dokumentation Hälso- och sjukvård/skyddad Slutförvaring identitet OF 639 Personakter Papper Bevaras Checklistor och frågeformulär av kortvarig betydelse ex. checklista som underlättar vid hembesöket, checklista inför patientens hemgång Papper Gallras Telefonrådgivning OF 415 Papper Gallras Förvaras på enheten tills vården är avslutad. Förvaras på enheten tills vården är avslutad. Förvaras på enheten tills vården är avslutad. Förvaras på enheten tills vården är avslutad. Förvaras på enheten tills vården är avslutad. Förvaras på enheten tills vården är avslutad. Förvaras på enheten tills vården är avslutad. Förvaras på enheten tills vården är avslutad. Ska vara infört i digital journal inom 3 månader. Förvaras på enheten tills vården är avslutad. Avvikelse- och riskrapport OF 430 Papper/Digitalt Gallras efter 3 år Förvaras på enheten fram till gallring Signeringslistor hälso- och sjukvårdsinsats Papper/Digitalt Gallras efter 10 år Förvaras på enheten fram till gallring. Samlas i omslag separerad frånb andra journalhandlingar Förbrukningsjournal narkotika gemensamma förråd Kronologisk Papper Gallras efter 10 år Förvaras på enheten fram till gallring

94 Delegeringsblankett (sjukvårdsuppgifter och läkemedelshantering) OF 102, utskrift Original sparas i 10 år Papper/Digitalt Gallras efter 10 år Förvaras på enheten under giltighetstiden, skickas till OF Nyckelkvittenser medicinskåp Papper Gallras efter 3 år Förvaras på enheten enligt lokal läkemedelsrutin Signaturförtydligandelista läkemedelsförråd Papper Bevaras Förvaras på enheten Signaturförtydligandelista journal Slutförvaring Personakter Papper Bevaras Förvaras i omvårdnadspärmen tills arkivering i journal Ärendebok/Tidbok/Tidbokning/Kalender Papper Gallras efter 3 år Förvaras på enheten HSL-insats ordinerad av AT/FT Slutförvaring Personakter Pappper/Digitalt Bevaras Förvaras på enheten tills vården är avslutad. Bostadsanpassningsintyg, arbetsterapijournal OF 609b 9901, träningsprogram, korrespondens Slutförvaring (ersatt av verksamhetssystem) Personakter Papper/Digitalt Befintliga bevaras Förvaras på enheten tills vården är avslutad.

95 Bostadsanpassning Process Lag (SFS 1992:1574) om bostadsanpassningsbidrag. Underlag för beslut Förvaring och sortering BAB för Webben , BAB for Windows Format/ Arkivformat Papper/digitalt Bevaras? Leverans Kommentar Bevaras Handläggare för bostadsanpassningsbidrag: Beslut fattas på delegation från omsorgsnämnden. 2 år (som pappersakt) Arkivera handlingar årsvis BAB pappersakt - Beslut - Ansökan - ev fullmakt - intyg om bostadsanpassning - ev åtgärdsförslag - offerter, produktinformation, - faktura/utanordning Papper/digitalt Bevaras Slutarkivering utifrån fastighetsbeteckning Underlag för beslut finns i BAB for Windows/BAB för Webben. BAB digital akt - Endast beslutet Utredning Digitalt Bevaras Register över åtgärdade lägenheter Bevaras Statistiska sammanställningar Bevaras Akten sorteras som register efter fastighetsbeteckning ej lägenhet. Vi lämnar månatlig statistik till chef, ekonom och omsorgsnämnden.

96 Medicintekniska produkter (hjälpmedel) Process Register över medicintekniska produkter Inventarium för registrering av uppgifter om inventariemärkta medicintekniska produkter, benämning, placering, åtgärder över tid, etc. Dossier över medicinteknisk utrustning Innehåller t.ex. bruksanvisning, besiktningar, dokumentation om egentillverkning m fl handlingar som tillkommer under utveckling och drift Kvalitetskontroller, medicintekniska produkter t.ex. besiktningsprotokoll Anmälan till Läkemedelsverket och tillverkare Anmälan om negativa händelser och tillbud med medicintekniska produkter Förvaring och sortering Klassificeringskod / produkttyp Klassificeringskod / produkttyp Sorteras efter personnummer Procapita, sorteras efter personnummer Format/ Arkivformat Bevaras? Leverans Kommentar Digital Bevaras Gallras 3 år efter att produkten avyttrats Gallras 3 år efter att produkten avyttrats Gallras efter 10 år Gallras efter 10 år Vid inaktualitet Registreras i verksamhetssystem Förvaras i hjälpmedelverksamheten Förvaras i hjälpmedelverksamheten Förvaras i hjälpmedelverksamheten Förvaras i hjälpmedelverksamheten Specialanpassade produkter Specialanpassad produkt Anvisning Specialanpassad produkt Teknisk dokumentation Specialanpassad produkt Bruksanvisning, bruksinformation Sorteras efter personnummer Tillsamman s med HSLjournal Original bevaras i patientjournal. Kopia sparas i hjälpmedelverksamheten och gallras 10 år efter att produkten utrangerats.

97 Omvårdnadspärm Process Förvaring och sortering Format/ Arkivformat Bevaras? Levera ns Kommentar Personlig plan (OF 601, 602, 603) Ersatt av Genomförandeplan (OF 610) En pärm per omsorgstagare Papper Gallras vid inaktualitet Digitala genomförandeplaner infördes under Digitala kopior sparas i Procapita och hanteras som övriga dokument i SoL-akt för verkställighet. Papperskopior gallras när ny plan upprättas. Uppdrag/Beställning från verksamhetssystem Munhälsokort En pärm per omsorgstagare En pärm per omsorgstagare Papper/digitalt Papper Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Daganteckningar OF 606 En pärm per omsorgstagare Papper/digitalt Bevaras om omsorgstagaren är född dag 5, 15, 25 5 år Bevaras fr o m hösten 2011, när sammanfattningar upphörde. Sammanfattning av daganteckningar OF 604 SOL, OF 605 LSS Dokumentet upphört hösten * ADL-bedömning/förflyttningsinstruktion * träningsprogram och signeringslista * hjälpmedel och information * sårjournal * signeringslista omvårdnadsåtgärd * dosrecept/läkemedelslista * signeringslistor / läkemedel * Uppdrag Hälso- och sjukvård/ordination från legitimerad personal till baspersonal En pärm per omsorgstagare. Tillhör patientjournal Papper/digitalt Papper Bevaras om omsorgstagaren är född dag 5, 15, 25 5 år Digitala daganteckningar infördes under Till patientjournal när vården är avslutad. Till HSL-arkivet

98 Systemdokumentation Process Förvaring och sortering Format/ Arkivformat Bevaras? Leverans Kommentar Procapita Vård och Omsorg IT system för hantering av ärenden som handläggs och verkställs med stöd av Socialtjänstlagen (SoL), Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS), Hälsooch Sjukvårdslagen (HSL), och beslut om Matdistribution och Trygghetslarm för personer över 75 år. Digitalt Systemet är uppbyggt med funktioner för ärendehantering, journalhantering, social dokumentation, boenderegistrering, avvikelsehantering, avgiftshantering och verkställighetsregistrering. Dessutom finns rapportfunktioner för statistikuttag. Systemets målgrupp är handläggare, sjuksköterskor, arbetsterapeuter, sjukgymnaster, enhetschefer, administratörer och baspersonal. Via systemet hämtas uppgifter från Befolkningsregister (KIR) och försäkringskassan. Hur information och handlingar hanteras redovisas under resp del i dokumenthanteringsplanen. Sesam 2 Webbapplikation för orderhantering och registrering av hjälpmedel. Digitalt

99 Omsorg HO (LSS) Program för hantering av ärenden som handläggs och verkställs med stöd av LSS, Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade och LASS, Lagen om Assistansersättning. Upphört from (handläggning) (verkställighet). Vård och Omsorg (VO) Program för hantering av ärenden som handläggs och verkställs med stöd av SoL Socialtjänstlagen, HSL Hälso- och Sjukvårdslagen, Färdtjänstlagen, Riksfärdtjänstlagen. Upphör from Digitalt Digitalt

100 Systemhandböcker Systemhandböcker för teknik och hantering av systemet, som riktar sig dels till systemansvariga och dels till användare. Aktuell version tillhandahålls av systemleverantör (tillverkas hemsida) Digitalt Bevaras i åtminstone de delar som behövs för att det ska vara möjligt att förstå den information ur systemet som bevaras. Övriga delar kan gallras, men möjlighet finns att bevara. I samband med att systemet tas ur drift. När ett system tas ur drift ska delar av systemdokumentationen bevaras för att det ska vara möjligt att förstå den information ur systemet som bevaras. Anmälan/avanmälan om databehörighet. Ifylld beställningsblankett sparas under användandet Digitalt Gallras vid inaktualitet Respektive chef beställer/avbeställer behörighet till verksamhetssystem för tid användaren är anställd. Systemansvariga registrerar behörighet från beställningsblanketten. Behörighetsprofil Under användandet Digitalt Gallras vid inaktualitet Användare i systemet tilldelas behörighet till olika funktioner inom ett eller flera ärendeområden.

101 Förbindelse, mottagen information gällande rutiner för hantering av verksamhetsstödet Procapita Vård och Omsorg Åtkomst till verksamhetssystem (loggar) Under användandet Under användandet Digitalt Digitalt För hantering vid arkivering, se handlingsty pen 'Tystnadspli kt/ sekretessför Gallras vid inaktualitet Systemansvariggruppen utbildar löpande i hantering av systemet. Användaren förbinder sig att följa de regler och rutiner som gäller för databearbetningen. Systemansvariga gör slumpmässiga urval ur verksamhetssystemet (loggar) för kontroll att användare endast bearbetat eller tagit del av uppgifter inom sitt ansvarsområde. Chef söker upp loggar i systemet och återkopplar resultatet till systemansvariga.

102 Handlingar av ringa eller tillfällig betydelse För att hantera t.ex. e-post med enklare faktafrågor om verksamheten, eller inlägg på kommunens sociala medier, har kommunen antagit en gemensam gallringsplan. Denna heter "Gemensam gallringsplan för allmänna handlingar i Växjö kommun" och kan hittas på:

103 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Omsorgsnämndens arbetsutskott Dnr Revidering av omsorgsnämndens delegationsordning Omsorgsnämndens arbetsutskotts förslag Omsorgsnämnden fastställer reviderad delegationsordning. Bakgrund Föreslagna ändringar gäller en samling till delegationsordningens sista avsnitt ( Övergripande ärenden ) av de delar som gäller följande inom ett eller flera av de lagrum där nämnden ansvarar för myndighetsutövning: Hantering av överklaganden (yttranden, att utse ombud, och att överklaga dom som upphäver beslut fattat av tjänsteperson) Anmälan enligt Lex Sarah Anmälan av ej verkställda insatser Ändringen görs för att förenkla dokumentets struktur och förtydliga att delegationen gäller oavsett om ärendet rör ett beslut enligt socialtjänstlagen, lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade, eller lagen om bostadsanpassningsbidrag. De paragrafhänvisningar som funnits sedan tidigare bibehålls i de nya punkterna. Språkligt används termerna tjänsteperson (istället för handläggare ), domstol (istället för Förvaltnings- och Kammarrätt ), samt dom eller beslut från domstol (istället för dom ) i berörda punkter, för att undvika formella luckor i delegationsordningen avseende t.ex. vem beslutsrätten delegerats till eller i vilken instans som ett mål behandlats. Tidigare delegater bibehålls, förutom att avdelningschef föreslås kunna ansvara för alla yttranden över överklaganden som gäller beslut som fattats av tjänsteperson (i nuläget är yttranden som gäller beslut fattade av avdelningschef delegerade till förvaltningschefen). Beslutsunderlag Förvaltningschefen har i en skrivelse daterad den 16 maj redogjort för ärendet och lämnat förslag till beslut. Förslag till ny delegationsordning. Justerandes sign Utdragsbestyrkande 1 (1)

104 ÄRENDE Dnr ON Henrik Mohlin förvaltningssekreterare Tel Omsorgsnämnden Revidering av omsorgsnämndens delegationsordning Förslag till beslut Omsorgsnämnden fastställer reviderad delegationsordning. Bakgrund Föreslagna ändringar gäller en samling till delegationsordningens sista avsnitt ( Övergripande ärenden ) av de delar som gäller följande inom ett eller flera av de lagrum där nämnden ansvarar för myndighetsutövning: Hantering av överklaganden (yttranden, att utse ombud, och att överklaga dom som upphäver beslut fattat av tjänsteperson) Anmälan enligt Lex Sarah Anmälan av ej verkställda insatser Ändringen görs för att förenkla dokumentets struktur och förtydliga att delegationen gäller oavsett om ärendet rör ett beslut enligt socialtjänstlagen, lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade, eller lagen om bostadsanpassningsbidrag. De paragrafhänvisningar som funnits sedan tidigare bibehålls i de nya punkterna. Språkligt används termerna tjänsteperson (istället för handläggare ), domstol (istället för Förvaltnings- och Kammarrätt ), samt dom eller beslut från domstol (istället för dom ) i berörda punkter, för att undvika formella luckor i delegationsordningen avseende t.ex. vem beslutsrätten delegerats till eller i vilken instans som ett mål behandlats. Tidigare delegater bibehålls, förutom att avdelningschef föreslås kunna ansvara för alla yttranden över överklaganden som gäller beslut som fattats av tjänsteperson (i nuläget är yttranden som gäller beslut fattade av avdelningschef delegerade till förvaltningschefen). Ewa Ekman förvaltningschef Omsorgsförvaltningen 1 (1) Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Fax Org.nr E-post henrik.mohlin@vaxjo.se

105 DELEGATIONSORDNING Omsorgsnämnden Växjö kommun Dokumenttyp Styrande dokument Dokumentansvarig Omsorgsförvaltningen Dokumentnamn Delegationsordning för omsorgsnämnden Fastställd/Upprättad omsorgsnämnden, , 62 Tidigare ändringar 53, 84, 191/ / / / , 169/ , 50, 95/ , 108, 141, 159/ , 49, 79, 100, 124/ , 108, 145, 182/2011 4/ , 65/ , 88/ , 71/ , 56, 106/ , 47, 77, 89, 104/ , 43/2019 Senast ändrad XX Dnr ON/ Giltighetstid Tillsvidare 1

106 INNEHÅLLSFÖRTECKNING INLEDNING EKONOMI- OCH UPPHANDLINGSÄRENDEN PERSONAL- OCH ORGANISATIONSÄRENDEN MYNDIGHETSUTÖVNING- BESLUT ENLIGT SOCIALTJÄNSTLAGEN (2001:453) MYNDIGHETSUTÖVNING- BESLUT ENLIGT LAG (1993:387) OM STÖD OCH SERVICE TILL VISSA FUNKTIONSHINDRADE BESLUT GÄLLLANDE HÄLSO- OCH SJUKVÅRD MYNDIGHETSUTÖVNING- BESLUT ENLIGT LAGEN (1992:1574) OM BOSTADSANPASSNINGSBIDRAG M.M ÖVERGRIPANDE ÄRENDEN

107 INLEDNING Delegation av beslutanderätt I 6 kap kommunallagen finns bestämmelser om delegering av ärenden inom en kommunal nämnd. Enligt 6 kap. 37 kommunallagen kan en nämnd delegera till utskott, en ledamot eller ersättare i nämnden samt en anställd i kommunen att fatta beslut på nämndens vägnar. Delegering kan avse en hel ärendegrupp eller ett enskilt ärende. Omsorgsnämnden ger rätten att fatta beslut inom nämndens ansvarsområde på så sätt som framgår av denna delegationsordning. Omsorgsnämnden kan när som helst återkalla en delegering. Återkallelsen kan vara generell eller avse ett särskilt ärende. Delegeringsbeslut Delegering innebär överlåtelse av beslutsfunktion. När beslut fattas av delegat ska det framgå att beslutet är ett delegeringsbeslut, förslagsvis genom formuleringen På omsorgsnämndens vägnar. Beslutet ska undertecknas av delegaten och registreras. Ett delegeringsbeslut har samma rättsverkan som ett nämndbeslut. Överordnad eller nämnd kan inte ändra beslut som fattats av en delegat. Delegeringsbeslut kan däremot överklagas på samma sätt och enligt samma regler som ett nämndbeslut. Förbud mot att delegera Följande slag av ärenden får enligt 6 kap. 38 kommunallagen inte delegeras: 1. Ärenden som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet, 2. Framställningar eller yttranden till fullmäktige liksom yttranden med anledning av att beslut av nämnden i dess helhet eller av fullmäktige har överklagats, 3. Ärenden som rör myndighetsutövning mot enskilda, om de är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt, 4. Ärenden som väckts genom medborgarförslag och som lämnats över till nämnden, eller 5. Ärenden som enligt lag eller annan författning inte får delegeras. Delegering vid brådskande ärenden Enligt 6 kap. 39 kommunallagen får en nämnd uppdra åt ordförande eller annan ledamot som nämnden har utsett att besluta i brådskande ärenden. Förutsättningen är att beslutet inte kan vänta till omsorgsnämndens nästa sammanträde. Sådana beslut ska anmälas vid nämndens nästa sammanträde. Ersättare före delegat Ärenden delegerade till omsorgsnämndens ordförande handläggs vid dennes förhinder av nämndens vice ordförande. Ärenden delegerade till förvaltningschefen handläggs vid dennes förhinder av ställföreträdande förvaltningschef. Vid förhinder för övriga delegater övertas beslutanderätten av den som förordnats som vikarie på delegatens tjänst. Om vikarie inte har förordnats övertas beslutanderätten av den befattningshavare som angetts som ersättare i delegationspunkten, om en sådan angetts. Om ersättare har förhinder eller ej angetts övertas beslutanderätten av den som enligt arbetsbeskrivningen är delegatens närmaste chef. Som allmän princip gäller att ersättare inte bör besluta i viktiga ärenden om beslutet utan större nackdel kan vänta till delegaten återkommer. 3

108 Att avstå från delegeringsbeslut En delegat är skyldig att överlämna ett enskilt ärende till omsorgsnämnden för avgörande om han eller hon finner att ärendet är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt. En delegat har alltid rätt att överlämna ett ärende till omsorgsnämnden för beslut om han eller hon annars finner att ärendets beskaffenhet gör detta lämpligt. Något krav på delegaten att särskilt motivera ett sådant överlämnande finns inte. Anmälan av delegeringsbeslut Samtliga delegeringsbeslut ska anmälas till omsorgsnämnden för kännedom. Beslutet ska delges nämnden vid närmast påföljande nämndsammanträde. Beslutet anmäls genom att en förteckning över fattade delegeringsbeslut redovisas för nämnden. Gränsdragning mellan beslut och verkställighet Delegering innebär att självständig beslutanderätt överförs från omsorgsnämnden till delegaten. I ärenden där nämnden delegerat beslutanderätten kan det dock vara samma tjänsteman som även verkställer beslutet. Gränsdragningen mellan beslut och verkställighet är svår att göra och det går inte att dra någon exakt gräns. Kännetecknande för beslut är att beslutsfattaren måste göra vissa överväganden och bedömningar inför beslutsalternativ. En enskild kan ha ett intresse av att överklaga beslutet till högre instans. Rent verkställande åtgärder rör sig om åtgärder av vardaglig karaktär som behövs för att verksamheten ska kunna bedrivas. Vid verkställighet saknas utrymme för självständiga bedömningar och innebär endast tillämpning eller genomförande av tidigare fattade beslut. Ofta är frågorna reglerade i lag eller avtal. Rätten att agera vid verkställande åtgärder följer med den tjänst man har. Exempel på verkställighet är: Personalärenden såsom ledighet vid sjukdom och för vård av sjukt barn. Avgiftsdebitering enligt taxa. Avrop av varor/tjänster enligt ramavtal. Direktupphandling av varor/tjänster för mindre belopp. Förkortningar Lagar och förordningar AB: Allmänna bestämmelser (Kollektivavtal kommun och landsting) BAB: Lag om bostadsanpassningsbidrag (2018:222) FL: Förvaltningslag (1986:223) HSL: Hälso- och sjukvårdslagen KL: Kommunallag (2017:725) LAS: Lag (1982:80) om anställningsskydd LOV: Lag (2008:962) om valfrihetssystem LOU: Lag (2007:1091) om offentlig upphandling LSS: Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade OSL: Offentlighets- och sekretesslag (2009:400) SoL: Socialtjänstlagen TF: Tryckfrihetsförordningen Tjänstemän och beslutsinstanser MAS: medicinskt ansvarig sjuksköterska ON: omsorgsnämnden ON ordf.: ordförande i omsorgsnämnden ON 1:e v ordf.: första vice ordförande i omsorgsnämnden ONAU: omsorgsnämndens arbetsutskott 4

109 1. EKONOMI- OCH UPPHANDLINGSÄRENDEN Nr Ärende Anvisning Delegat Kommentar 1.1 Utse beslutsattestanter och ersättare till beslutsattestanter inom omsorgsnämndens verksamhetsområde. Reglemente för Kontroll av ekonomiska transaktioner. Förvaltningschef 1.2 Beslut om upphandling och köp av varor och tjänster samt teckna avtal, inom ramen för beslutad budget: a) Då anbudssumman uppgår till högst 2 basbelopp. b) Då anbudssumman uppgår till högst 25 basbelopp, dock 5 basbelopp per år c) Då anbudssumman uppgår till högst 50 basbelopp, dock 10 basbelopp per år d) Då anbudssumman överstiger 50 basbelopp. Undantag för delegationen är upphandling av driften av särskilda boenden och bostäder med särskild service. LOU och kommunens riktlinjer. a) Enhetschef b) Omsorgschef/ Avdelningschef c) Förvaltningschef d) ONAU Upphandling och anskaffning upp till ett prisbasbelopp räknas som ren verkställighet. Avrop på ramavtal och förlängning inom ramen avtalet räknas som verkställighet. 1.3 Beslut om tilldelningsbeslut och teckna avtal enligt punkt 1.2 utom i de fall likvärdiga anbud avgetts. 1.4 Godkännande av förfrågningsunderlag beträffande upphandling enligt LOV inom hemtjänst och hemvård samt särskilt boende. 1.5 Beslut om att inte godkänna sökande enligt LOV inom hemtjänst och hemvård samt särskilt boende. 1.6 Beslut om att godkänna sökande samt teckna avtal enligt LOV inom hemtjänst och hemvård samt särskilt boende. Beslut om att säga upp tecknat avtal enligt ovanstående. LOV och beslut fattat av omsorgsnämnden att införa LOV. Förvaltningschef ONAU Efter beslut fattat av ON att införa LOV. Kap 7-8 LOV Förvaltningschef ONAU fattar beslut om godkännande av förfrågningsunderlag enligt punkt 1.4. Kap 7-8 LOV Förvaltningschef Förvaltningschef ONAU fattar beslut om godkännande av förfrågningsunderlag enligt punkt

110 1.7 Beslut om att underteckna, förlänga och säga upp avtal om hyra av lokaler och bostäder avseende: a) Då hyran uppgår till högst 50 basbelopp för hela avtalsperioden, dock högst 10 basbelopp per år. b) Då hyran uppgår till högst 25 basbelopp för hela avtalsperioden, dock högst 5 basbelopp per år. c) Tillfälliga avtal för lägenhet i särskild boendeform. d) Andrahandskontrakt för lägenhet i ordinärt boende och särskild boendeform. e) Avtal tecknade enligt dokumentet Arbetssätt & samverkan mellan förvaltningar och bolag i Växjö kommun a) Förvaltningschef b) Omsorgschef c) Omsorgschef d) Omsorgschef e) Förvaltningschef 1.8 Beslut om köp och försäljning av insatser enligt SoL, LSS och HSL gällande: a) Avtal om tjänsteköp från annan huvudman avseende stöd, service, omvårdnad eller vård då hyran uppgår till högst 50 basbelopp för hela avtalsperioden, dock högst 10 basbelopp per år. b) Avtal om tjänsteköp från annan huvudman avseende stöd, service, omvårdnad eller vård för äldre eller personer med funktionsnedsättning funktionshindrade då avtalad kostnad uppgår till högst 2 basbelopp och avtal löper på högst 1 år. c) Avtal om tjänsteköp från annan huvudman avseende stöd, service, omvårdnad eller vård upp till 14 dagar. d) Avtal om tjänsteköp vid skolgång på annan ort. e) Avtal om försäljning till annan huvudman av tjänster avseende stöd, service, omvårdnad eller vård. 1.9 Beslut om övrig försäljning av varor och tjänster: a) Då försäljningssumman uppgår till högst 1 basbelopp. b) Då försäljningssumman uppgår till högst 10 basbelopp. a) Förvaltningschef b) Omsorgschef/ avdelningschef c) Avdelningschef myndighetsavdelningen d) Förvaltningschef e) Förvaltningschef a) Omsorgschef/ Avdelningschef b) Förvaltningschef 6

111 1.10 Beslut att bevilja kreditkort med belopp uppgående till högst kr Omsorgschef/ Avdelningschef 1.11 Beslut att för egendomsskada, förorsakad av förvaltningens personal och där omsorgsnämndens ansvar föreligger, ersätta enskild person med ett belopp motsvarande självrisken i gällande ansvarsförsäkring för: a) Omsorgschef, avdelningschef samt övrig personal direkt underställd förvaltningschef. b) Personal direkt underställd omsorgschef eller avdelningschef. c) Personal direkt underställd enhetschef eller motsvarande Beslut om att bevilja och avslå ansökan om kommunalt bostadstillägg till funktionsnedsatta utifrån omsorgsnämndens regler Beslut om utdelning ur: a) Stiftelsen Växjö kommuns samfond för sociala ändamål b) Stiftelsen Johan och Maria Bergs sjukfond c) Emil Waldéns Stiftelse för åldringsvårdens befrämjande d) Stiftelsen samfond för sociala ändamål och gravskötsel e) Stiftelsen Anna Bondes fond f) Stiftelsen donationsfonden för hjälp åt långvårdssjuka g) Stiftelsen dr Georg Helmers fond h) Stiftelsen Eugen Mandels fond Omsorgsnämndens (förvaltare för stiftelser och fonder) beslut a) Förvaltningschef b) Omsorgschef / avdelningschef c) Enhetschef eller motsvarande Avdelningschef ekonomi Avdelningschef ekonomi 7

112 2. PERSONAL- OCH ORGANISATIONSÄRENDEN Förvaltningschefer i Växjö kommun tillhör organisatoriskt kommunstyrelsen. Beslut gällande förvaltningschefen motsvarande beslut i denna avdelning fattas därför av kommunchefen. Nr Ärende Anvisning Delegat Kommentar 2.1 Beslut om att godkänna resor i tjänsten mer än 5 dagar för: a) Personal b) Förtroendevalda c) ON ordf. 2.2 Beslut om anställning inklusive löne- och anställningsvillkor vid nyanställning av personal inom omsorgsförvaltningen för: a) Omsorgschef, avdelningschef samt övrig personal direkt underställd förvaltningschef. b) Personal direkt underställd omsorgschef eller avdelningschef c) Personal direkt underställd enhetschef eller motsvarande d) Kortvariga anställningar för uppdrag inom OMS-Fritids verksamhetsområde a) Närmsta chef b) ON ordf. c) ON 1:e v ordf. a) Förvaltningschef b) Omsorgschef / avdelningschef c) Enhetschef eller motsvarande d) Fritidskonsulent Tidsbegränsad anställning av personal under sammanlagd tid av högst sex månader räknas som ren verkställighet och beslutas av närmsta chef. 2.3 Beslut om tjänstledighet utan lön, som inte följer av lag eller avtal för: a) Omsorgschef, avdelningschef samt övrig personal direkt underställd förvaltningschef. b) Personal direkt underställd omsorgschef eller avdelningschef c) Personal direkt underställd enhetschef eller motsvarande 2.4 Beslut om ledighet med bibehållen lön för enskild angelägenhet av vikt, högst 10 arbetsdagar per kalenderår. 2.5 Beslut om avstängning, inklusive avstängning vid smittsam sjukdom med beslut om karensdag, och disciplinär åtgärd för: a) Omsorgschef, avdelningschef samt övrig personal direkt underställd förvaltningschef. b) Övrig personal 2.6 Beslut om uppsägning av arbetstagare på grund av arbetsbrist. Kommunens riktlinjer Kommunens riktlinjer 3 kap. 10 (mom.2-6), 11 AB KSOP:s riktlinjer a) Förvaltningschef b) Omsorgschef / avdelningschef c) Enhetschef eller motsvarande Närmsta chef a) Förvaltningschef b) Respektive omsorgschef / avdelningschef Förvaltningschef 8

113 2.7 Beslut om uppsägning eller avskedande av personliga skäl 2.8 Beslut om åtalsanmälan avseende anställd för: a) Omsorgschef, avdelningschef samt övrig personal direkt underställd förvaltningschef. b) Övrig personal 7 och 18 LAS Förvaltningschef a) Förvaltningschef b) Respektive omsorgschef / avdelningschef 2.9 Beslut om att behålla lön eller del därav vid utbildning enligt gällande AB för: a) Omsorgschef, avdelningschef samt övrig personal direkt underställd förvaltningschef. b) Övrig personal 2.10 Beslut om beviljande av fritidsstudiestöd Växjö kommuns riktlinjer för fritidsstudiestöd för anställda 2.11 Beslut om förbud mot bisyssla. 1 kap. 12 eller 3 kap. 3 8 stycket AB 2.12 Medgivande om förkortad uppsägningstid vid sökt entledigande Beslut om avtal med personal om användande av eget fordon i tjänsten för: a) Omsorgschef, avdelningschef samt övrig personal direkt underställd förvaltningschef. b) Personal direkt underställd omsorgschef eller avdelningschef c) Personal direkt underställd enhetschef eller motsvarande a) Förvaltningschef b) Närmsta chef Avdelningschef utvecklingsavdelning Förvaltningschef Närmsta chef a)förvaltningschef b) Omsorgschef / avdelningschef c) Enhetschef eller motsvarande 2.14 Beslut om arbetstidförläggning efter lokal förhandling som avses i anmärkning till AB mom. 5. a) Omsorgschef, avdelningschef samt övrig personal direkt underställd förvaltningschef. b) Övrig personal AB mom. 5 a)förvaltningschef b) Omsorgschef / avdelningschef 2.15 Beslut om förordnande och entledigande av uppdrag inom omsorg funktionsnedsättning som: a) kontaktperson enligt LSS 9.4 b) ledsagare c) stödfamilj d) avlösare 2.16 Beslut att förordna och entlediga uppdrag som kontaktperson enligt SoL 4.1 a) Kontaktpersonskonsulent b) Enhetschef c) Enhetschef d) Enhetschef Enhetschef 9

114 2.17 Beslut om mindre organisationsförändringar och därmed överflyttning av personal samt rutiner och arbetsmetoder inom ramen för nämndens beslut om principorganisation avseende: a) Förvaltningsorganisationen b) Respektive verksamhetsområde a) Förvaltningschef b) Omsorgschef 2.18 I mindre omfattning förändra antalet platser inom ett eller flera särskilda boenden inklusive tillfälliga platser. Dock får förändringarna totalt sett uppgå till högst 20 platser per år. Omsorgsnämndens beslut Förvaltningschef 3. MYNDIGHETSUTÖVNING- BESLUT ENLIGT SOCIALTJÄNSTLAGEN (2001:453) Nr Ärende Anvisning Delegat Kommentar 3.1 Avvisningsbeslut Beslut att ej inleda utredning Avskrivningsbeslut SOSFS 2014:5 5 2 Avdelningschef Förstehandläggare Handläggare 3.2 Beslut om bistånd i form av hjälp i hemmet inklusive matdistribution och trygghetslarm. 3.3 Beslut om trygghetslarm efter förenklad biståndsbedömning 3.4 Beslut om matdistribution efter förenklad biståndsbedömning 3.5 Beslut om bistånd i form av särskilt boende. 3.6 Beslut om bistånd i form av tillfällig placering/växelvård. 3.7 Beslut om bistånd i form av ledsagarservice. 4 kap 1 SoL Handläggare 4 kap. 2 a SoL Handläggare 4 kap. 2 a SoL Handläggare 4 kap 1 SoL Handläggare Verksamhetsutvecklare Förstehandläggare 4 kap 1 SoL Boendesamordnare 4 kap 1 SoL Handläggare Förstehandläggare är ersätttare 3.8 Beslut om bistånd i form av kontaktperson 3.9 Beslut om avgiftsfri avlösning för anhöriga. 4 kap 1 SoL Handläggare 4 kap 1 SoL Handläggare 3.10 Beslut om avgift. 8 kap. 2 SoL Avgiftshandläggare 3.11 Beslut om jämkning av avgift för hemtjänst, service och omvårdnad samt boende. 8 kap. 2 SoL Avgiftshandläggare 10

115 3.10 Beslut om nedsättning av eller befrielse från avgift enligt nämndens riktlinjer med belopp uppgående till högst 1.0 basbelopp per ärende och år Beslut om nedsättning av avgift (SoL och HSL) när den enskilde saknar insikt i de allvarliga negativa konsekvenser av social och/eller medicinsk karaktär som utebliven hjälp skulle medföra Beslut om anmälan till överförmyndare om behov av god man/förvaltare Beslut om anmälan till överförmyndare om att behov av god man/förvaltare inte längre föreligger. 42 2st 1 p SoF SOSFS 2001:937 5 kap st 1 p SoF SOSFS 2001:937 5 kap. 3 Avdelningschef ekonomi Avdelningschef myndighetsavdelningen Handläggare Handläggare 4. MYNDIGHETSUTÖVNING- BESLUT ENLIGT LAG (1993:387) OM 11

116 STÖD OCH SERVICE TILL VISSA FUNKTIONSHINDRADE Nr Ärende Anvisning Delegat Kommentar 4.1 Avvisningsbeslut Avdelningschef Avskrivningsbeslut Handläggare 4.2 Biträde av personlig assistent. LSS 9 2 Handläggare 4.3 Ekonomiskt stöd för att bekosta personlig assistans vid tillfälligt utökade behov. 4.4 Ekonomiskt stöd till skäliga kostnader för personlig assistans, till den del behovet av stöd inte täcks av beviljade assistanstimmar enligt 52 kap socialförsäkringsbalken. LSS 9 2 LSS 9 2 Handläggare Handläggare 4.5 Ledsagarservice. LSS 9 3 Handläggare 4.6 Biträde av kontaktperson. LSS 9 4 Handläggare 4.7 Avlösareservice i hemmet. LSS 9 5 Handläggare 4.8 Korttidsvistelse utanför det egna hemmet. LSS 9 6 Handläggare 4.9 Korttidstillsyn för skolungdom över 12 år utanför det egna hemmet i anslutning till skoldagen samt under lov Boende i bostad med särskild service för barn och ungdomar som behöver bo utanför föräldrahemmet Bostad med särskild service för vuxna eller annan särskilt anpassad bostad Daglig verksamhet för personer i yrkesverksam ålder som saknar förvärvsarbete och inte utbildar sig Beslut om utbetalning av assistansersättning till annan än den assistansberättigade. LSS 9 7 LSS 9 8 LSS 9 9 LSS 9 10 LSS 11 Handläggare Avdelningschef myndighetsavdelningen Handläggare Handläggare Handläggare 4.14 Beslut om återbetalningsskyldighet. LSS 12 Avdelningschef myndighetsavdelningen 12

117 4.15 Förhandsbesked om rätt till insatserna LSS 9 2 till 9 7 och 9 9 till 9 10 för personer som inte är bosatta i kommunen Förhandsbesked om rätt till insatsen LSS 9 8 för personer som inte är bosatta i kommunen Beslut om att anmäla behov av assistansersättning till Försäkringskassan Beslut om anmälan till överförmyndare att person som omfattas av LSS är i behov av förvaltare eller god man Beslut om anmälan till överförmyndare att förvaltare eller god man inte längre behövs Beslut om anmälan till Inspektionen för vård och omsorg av personskada i verksamhet enligt LSS. LSS 16 2, 2 st LSS 15 6 LSS 15 6 LSSförordningen 11 (1993:1090) Handläggare Avdelningschef Myndighetsavdelningen Handläggare Handläggare Handläggare ONAU 13

118 5. BESLUT GÄLLANDE HÄLSO- OCH SJUKVÅRD Nr Ärende Anvisning Delegat Kommentar 5.1 Beslut om anmälan till Inspektionen för vård och omsorg om händelser som medfört eller som hade kunnat medföra en allvarlig vårdskada inom hälso- och sjukvården (Lex Maria), samt anmälan om att medarbetare med legitimation för ett vårdyrke kan anses utgöra en fara för patientsäkerheten. 5.2 Användning av medicintekniska produkter. Uppdrag att ansvara för de områden och uppgifter som anges i 3 kap. 6-7 samt 4 kap Patientsäkerhetsl agen 2010:659 3 kap 5,6,7 SOSFS: 2008:1 5.3 Beslut om avgift. HSL 2017:30 17 kap 1 MAS Verksamhetschef Avgiftshandläggare 5.4 Avtal mellan Region Kronoberg och omsorgsnämnden om läkarmedverkan för a) Förvaltningsövergripende nivå b) Enhetsnivå a) Förvaltningschef/ Verksamhetschef b) MAS 6. MYNDIGHETSUTÖVNING- BESLUT ENLIGT LAGEN (1992:1574) OM BOSTADSANPASSNINGSBIDRAG M.M Nr Ärende Anvisning Delegat Kommentar 6.1 Beslut i ärenden om bostadsanpassningsbidrag (avser såväl bifall som avslag) a) högst 3 basbelopp b) högst 5 basbelopp 3-20 lagen om bostadsanpassningsbidrag a) Handläggare för bostadsanpassning b) Avdelningschef för kommunrehab. 14