Protokoll 2015:6 1. INLEDNING. Frånvarande. 1.1 Mötets öppnande. 1.2 Val av mötesordförande. 1.3 Godkännande av föredragningslistan

Transkript

1 Protokoll 2015:6 Styrelsemöte 2015:6, Närvarande Anna Gottfridsson Jenny Irwert Karolina Natt och Dag Panagiotis Johan Nikolis Jan Månson Magnus Bernhardson Frånvarande Markus Forsgren David Udén Micael Andreasson Pernilla Niemi Tobias Stellert Förkortning AGO JI KN PJN JAN MAG MF DU MAO PN TS 1. INLEDNING 1.1 Mötets öppnande AGO förklarar mötet öppnat. 1.2 Val av mötesordförande AGO Väljs som mötesordförande. 1.3 Godkännande av föredragningslistan Styrelsen väljer att godkänna föredragningslistan. 1.4 Godkännande av föregående mötesprotokoll a) Protokoll 2015:5 Styrelsen väljer att godkänna föregående protokoll. 1.5 Rapporter AGO har närvarat vid Porthällas Badkarsrally, ett mycket lyckat event. AGO & PN har besökt Tölö Scoutkår för att dela ut distriktsmärken och informera om distriktet och möjligheterna som finns. En mycket intresserad kårstyrelse lyssnade och kom med många frågor. Distriktet ordnade en inspirationsresa 1-3 maj med fokus på ledarvård, upplevelser och inspiration. En händelserik och lyckad resa där alla deltagare kom hem mer inspirerade att fortsätta sitt scoutuppdrag! 1

2 2. DISTRIKTSLEDNINGEN 2.1 Utskotten a) Rapporter utskotten från PN & KN I. Händelseutskottet, HUT Vilande. II. Kommunikationsutskottet, KUT Förslag om namnskyltar har kommit in. Styrelsen är för att så många som möjligt som representerar distriktet har en namnskylt. I ett första skede beställer vi nu till styrelse, utskott och råd. Viktiga punkter är kvalitet och leveranstid. KN tar fram lista på namn till skyltarna. KN har fått tillgång till intranätet. Hon ber KUT att skapa inloggning till alla i styrelsen och håller en genomgång på nedtakten. III. Ledarutvecklingsutskottet, LUT LUT har hållit en överlevnadskurs med civilförsvarsförbundet, som fick 8 deltagare och var lyckat. Just nu fokuserar de på att förbereda nästa års verksamhetsplan, som kommer att visas upp på Distriktsstämman. IV. Publika utskottet, PUT Vilande. V. Rover- och utmanarutskottet, RUT Har hållit en grillkväll, med låg närvaro på grund av vädret. Överväger att hålla den i Torslanda nästa år. Har påbörjat planeringen av höstens stora scoutbal. b) Valberedning av HUT Bordlagt till nedtakten c) Valberedning av PUT Bordlagt till nedtakten 2.2 Råden a) Rapport från rådskontakterna I. Husrådet (MAG) Inget att rapportera. Näta möte är 2 juni. II. Kanotrådet (PJN) PJN rapporterar att klistermärkena på kanoterna inte är uppdaterade och ombesörjer att de uppdateras. III. Skeppsrådet (TS) Skutan är klar för säsongen och mår bra. På seglingen den 18/5 var man 4 personer, med ganska god vind. Det är ont om befäl. Inget nytt om den nya loggan som tas fram. AGO ska träffa Peter angående hur att gå vidare och kommunicerar med honom om när ett möte är möjligt. 3. EKONOMI 3.1 Aktuellt läge JAN lämnar rapport. MAO och MAG ser över hur kanslikostnaderna har förändrats jämfört med tidigare år och återkopplar detta till nedtakten. Intäkterna från regionsbidragen går nedåt. JAN undersöker vad som är inrapporterat tidigare och vad som nu fattas. MAO pratar med kansliet om att alla gemensamma aktiviteter ska rapporteras in, ex. även RUT-kvällar, händelser, Äventyret, utbildningar i egen regi m.m. Kansliet ansvarar för att regionbidrag söks för alla aktiviteter som görs. Får de inte in tillräckligt underlag ska de höra av sig till ansvariga för händelsen och meddela vad de behöver komplettera. 3.2 Bokslut 2014 JM träffade revisorerna i tisdags. Slutrevision beräknas den 23 juni. Det som har fördröjt revisionen är verksamheten på Kragenäs där det omsatts betydligt mer pengar än budgeterat för. JM tar fram ett förslag tillbokslut och skickar till DS så snart det är färdigt. 2

3 4. AKTUELLA PUNKTER 4.1 Äskande från Göteborgsscouternas Stiftelse för 2016 Äskandet är inskickat för Ett möte med stiftelsen hålls 27 maj. 4.2 Sommarrutiner Kansliet är sommarstängt vecka och obemannat vecka Under tiden ansvarar AGO, KN och PN för posthantering och attestering av fakturor. JAN står till förfogande hela sommaren och kan lägga fakturor för betalning om de skannas in och skickas som PDF via mail. MAO meddelar kansliet att en post- och fakturarutin liknande tidigare år ska tas fram. Sandra har semester vecka 29-31, och Susanne vecka Angeredsutmaningen AGO har närvarat vid Angeredsutmaningen. Scouterna är inbjudna att via vara en del i utmaningen och därmed bidra till kontaktnät, kompetens, erfarenhet, ambitioner och utveckling för många unga. I förlängningen finns också en förhoppning att kunna starta scoutverksamhet i Angered, där vi i dagsläget inte finns alls. AGO tar upp kontakter med Västra kansliet och närliggande kårer om hur att fortsätta. 4.4 Äventyret 2015 Teamet höll ett utvärderingsmöte 12/5. Under de rådande omständigheterna är man nöjd med genomförandet. 74 lag och strax över 300 deltagare. Brist på personer i arr-teamet. Fler funktionärer behövs för att avlasta arr-teamet på plats. I deltagar/funk-utvärderingen svarar 100 % / 75 % att man vill vara med igen. På en skala från 1-5 bäst blev svaret 3,75 respektive 3,17. Teamet anser att Distriktet bör synas mer ute på arr. I höst ligger fokus på att få ihop ett team inför Distriktsmärken Mikael har inte delat ut märken till A-dalens. Frodekåren vill ha besök till hösten, skall dock hämta ut sina märken under våren. Härryda inget nytt, Mölndals KM har fått, Mölndal inget nytt, JAN skall träffa Partille i veckan. Sisjö ingen kontakt än. Tölö har haft besök och fått märken, Åsa ingen kontakt än. 4.6 Hjärtstartare på arrangemang Bordläggs till nedtakten. 4.7 Trygga möten-policy När vi beslutade om policyn satte vi en deadline till 1/ Innan dess måste alla engagerade i distriktets verksamhet ha gått åtminstone webb-versionen av Trygga Möten. PN följer upp hur det går, har inte hunnit börja än. 5. FASTA PUNKTER 5.1 Kansli och anställda a) Anställda Sandra började jobba hos oss 4/5. Det har fungerat bra med uppstarten. Sandra börjar komma in i kansliuppgifterna och upplever att det fungerar bra. b) Anställningsavtalet Styrelsen bekräftar anställningsprocessen och anställningsavtalet för Sandra Johansson, underskrivet av Micael Andreason. c) Mobiltelefonen Styrelsen beslutar att säga upp avtalet för mobiltelefonen och uppdrar åt MAO att utföra detta snarast möjligt. 5.2 Kragenäs a) Lägesrapport från JI 3

4 Lägerfaktureringen upplevdes förra året som undermålig. Förberedelserna inför sommaren pågår nu och det är viktigt att bättra oss på den punkten. På nedtakten kommer styrelsen att diskutera huruvida Kragenäs kommer att få möjlighet att köpa utrustning som använts på b) Val till Kragenäsgruppen 2015 (bordlagd från 2015:3) Inget val kommer hållas innan sommaren. 5.3 Krisplan för distriktet Arbetet fortgår med att ta fram en plan. 5.4 Nytt kansli Inget nytt 5.5 Kommande händelser a) DSL-fest 21/5 (PN, KN) Ca 24 anmälda, någon från DS kommer att behöva välkomna. KN och PN diskuterar vem i styrelsen som kan närvara och hälsa välkomna. b) Nedtakt 13-14/6 (TS, MF) Sjötorp i Floda är bokad. Maria Wedin från Leo lagar mat. c) Kulturkalaset 11-16/8 (KN) KN fortsätter som kontaktperson. 1 juni skall förslag på aktiviteter vara inne. Styrelsen väljer Johanna Brenner och Jesper Önesand som projektledare. d) Upptakt 15-16/8 (MAG, MAO) e) Paddelhajk 12-13/9 (MAG, MAO) f) Buss till Scoutforum 18-20/9 (TS) g) Distriktsstämma 26/9 (?) JAN mailar oss om förslag på lokal före nedtakten. h) DSL-träff 11/10 (KN) i) Kalendersynk och glöggmys 2/12 (PN) 5.6 Regionalt och nationellt a) Liv@2015 Senaste informationen anger att 3700 scouter är anmälda. Funktionärsbristen är påtaglig och vi ska hjälpa till att sprida att det fortfarande går att anmäla sig som funktionär. Styrgruppen kommer att utse två revisorer som reviderar projektet Liv@ Föreslagna personer har kontakt med s revisorer. Styrelsen vill att ett bokslut för Liv@ 2015 är färdig absolut senast 31 november. Styrelsen vill att AGO tar med sig till styrgruppen att Liv@ skall ha ett färdigt preliminärt bokslut mitten på september. b) Västra Utbildningsgruppen Utbildningsmöte med alla organisationer i väst, utbildningsgruppen och Gustav Öhrn, rektor för Scouternas Folkhögskola, 25/5. Främst ska det diskuteras gemensamt arbete och kommunikation. KN deltar för. c) Västra Kansliet Samverkansträff hålls 20/5. AGO deltar för. 6. AVSLUTNING 6.1 Övriga frågor Idrotts- och föreningsnämnden har bestämt att alla föreningar i Göteborgs stad med fler medlemmar än 300 eller administrativt anställd personal ska ha en jämställdhetsplan utifrån ett verksamhetsperspektiv. Vi lyfter frågan endast för info denna gång och tar upp den igen vid ett senare tillfälle. 6.2 Nästa möte och kommande aktiviteter, för information a) DSL-fest 21/5 4

5 b) Samverkansträff 20/5 c) Utbildningsmöte i väst 25/5 d) Äskandemöte 27/5 e) Nedtakt juni 6.3 Reflektion 6.4 Mötet avslutas AGO förklarar mötet avslutat. 5