Protokoll 2015:4 1.INLEDNING

Transkript

1 Protokoll 2015:4 Styrelsemöte 2015:4, Närvarande Anna Gottfridsson Karolina Natt och Dag Jenny Irwert Micael Andreasson Markus Forsgren David Udén Panagiotis Johan Nikolis Jan Månson Magnus Bernhardson Pernilla Niemi Tobias Stellert Förkortning AGO KN JI MAO MF DU PJN JAN (avviker efter punkt 5.5a) MAG PN TS Innan mötet presenteras distriktets nya intranätstjänst, framtagen för distriktsledningens intern dokumenthantering av representanter från KUT. Dessutom presenterades distriktets nya vykort som kommer skickas ut med information om händelser som kommer under våren och sommaren. Det verkar finnas en tanke med att utvärdera s kommunikations strategi, speciellt med syfte till hur vi använder mail kontra vanlig post. 1.INLEDNING 1.1 Mötets öppnande AGO förklarar mötet öppnat 1.2 Val av mötesordförande Förslag: KN 1.3 Godkännande av föregående mötesprotokoll a) Protokoll 2015:3 Protokoll 2015:3 är inte färdigt, beslutet bordläggs till nästkommande möte 1.4 Föredragningslistans godkännande Förslag till beslut: Att föredragningslistan godkänns med följande tillägg: 2.1b Nyval till RUT 1

2 2.2b ändringar i skeppsrådet 3.5 Ansökan picknickfestivalen 4.4 GBG scout intranät kontaktperson 4.5 Hajk DM 1.5 Rapporter AGO: Distriktet har haft en utbildning i Tryggaledare, som fokuserad på trygga möten för distriktsledningen den 26/2 på Purpursnäckan. AGO: Scout inne har gått av stapeln för sista gången. AGO: Samverkansträff med Västra Klumpen (alla scouter i Västra Götaland och Halland). Mycket information från scouternas centrala instans i Stockholm, vi hoppas kunna dra lärdom av dessa i arbetet på lokal nivå. MAG: En ny medarbetare, utvecklingskonsulenten Jenny Granström, har anställts till Västra kansliet. JAN: Fortsätter följa Kullaviks sjöscout kår. 2. DISTRIKTSLEDNINGEN 2.1a Utskotten a) Rapporter utskotten (PN & KN) I. Händelseutskottet, HUT Inget att rapportera II. Kommunikationsutskottet, KUT Har arbetat med en ny logga för Mandalay. Dessutom har arbete genomförts med GBG scouternas intranät. Man har också fotat på Innebandynatta som arrangerades av RUT. III. Ledarutvecklingsutskottet, LUT Arbetet fortgår som planerat. HLR kurser har arrangerats och genomförts. Samverkan med västra utbildningsgruppen har fortsatt samt att man har fått förfrågan om att hålla i kurser för förarintyg IIII. Publika utskottet, PUT Inget att rapportera V. Rover- och utmanarutskottet, RUT Innebandynatta gick bra. Tyvärr eventet på Kragenäs ställas in på grund av för få anmälda deltagare, distriktsstyrelsen uppmuntrar RUT att utvärdering varför helgen inte blev av. Nästa event blir en spelkväll och efter detta följer en grillkväll. 2.1b Val till RUT Ett behov av extra val till RUTs utskottsledning har uppdagats. Förslagen till denna post är Alexander Mörch från Askims Sjöscoutkår som är varmt rekommenderad av den sittande utskottsledning och tros kunna göra ett gott arbete samt kunna bidra till styrelsen så väll som till verksamheten i stort. Vid ett positivt utfall av styrelsens beslut kommer detta meddelas på distriktets Facebook sida. Förslag till beslut: att Alexander Mörch väljs till RUTs utskottsledning. 2

3 2.2 Råden a) Rapport från rådskontakterna I. Husrådet (MAG) Inget nytt att rapportera, rådets nästa möte blir i april. II. Kanotrådet (PJN) Distriktsstyrelsen har etablerat kontakt. Av denna framkommer att arbetet fortgår som det ska. III. Skeppsrådet (TS) En ny hemsida är under konstruktion. Dessutom arbetas det med att ta fram ett nytt märke. TS kommer att vara den person från distriktsstyrelsen som medverkar i utvecklingen av nya profilkläder för Mandaley. 2.2b Nyval till Skeppsrådet Marie Persson har valt att inte fortsätta som ledamot i skeppsrådet. Föreslagen som ersättare är Carita Persson från Torslanda Sjöscoutkår. Förslag till beslut: att ersätta Marie Persson med Carita Persson som ledamot i Skeppsrådet. 3. EKONOMI 3.1 Aktuellt läge presenteras av JAN JAN har nu sammanställt detalj budgeten för 2015 i linje med stämmans beslut om ett underskott på Godkännande av budgetar a. RUT (se bilaga a) Styrelsen ger en eloge till RUT för en välskriven och snygg budget Förslag till beslut: att godkänna den av RUT inskickade budgeten för 2015 b. LUT (se bilaga b) Styrelsen tycker det är konstigt att det inte finns någon buffert för uppkommande event, och ber LUT att tydliggöra detta. Förslag till beslut: att godkänna den av LUT inskickade budgeten för 2015 c. Äventyret Då PUT just nu inte är aktivt kommer TS i egenskap av ansvarig från styrelsen ombesörja att det budgetramverk för Äventyret som stipuleras i Göteborgsscout distriktens budget för 2015 efterföljs. 3.3 Återkoppling scoutmuseet Återkoppling efter förra mötets diskussioner. Styrelsen anser att vi inte kan dela ut pengar i stöd till Scoutmuseet. Stiftelsen har diskuterat frågan och de är tveksamma om de kan genomföra detta pga. att de inte, i linje med de uppdrag de har, ge pengar till allmänunderhåll och hyra. De kan bara dela ut pengar för evenemang. AGO kommer återkoppla och uppmuntra Scoutmuseet att bli en del av Göteborgsscoutdistrikt och på stämman lägga en motion om framtida finansierings hjälp. AGO kommer att vara i fortsatt kontakt med Scoutmuseet. 3

4 3.4 Utbetalning av lägerbidrag (för kårer i Göteborgs kommun) (Bilaga c) I dag betalas hela lägerbidraget ut i efterhand, när alla ansökningar kommit in och ställts samman". Frågan är om det ska fortsätta så eller om en del av pengarna kan betalas ut direkt efter avslutat arrangemang för att på det sättet enklare och snabbare komma kåren och verksamheten tillgodo. Det finns inte täckning för en allt för stor ökning av äskningar. Dessutom diskuteras om man skall ändra i riktlinjerna för lägerbidraget så att enbart då det är 1 ledare på 3 barn betalas ut bidrag för den ledaren. Detta skiljer sig från dagens riktlinjer då det förhållandet är 1 ledare på 2 barn. Förslag till beslut: att vi betalar ut en del kr per natt i förskott från lägerbidraget. Dessutom föreslås nya riktlinjer så att för att kvalificerar sig för lägerbidrag skall man vara 1 ledare på 3 barn Ansökan om bidrag till picknicfestivalen för Göta Lejon Göta lejon har ansökt om 1500 kr för platshyra samt 500 kr för omkostnader för att kunna medverka på picknicfestivalen. Förslag till beslut: att godkänna äskningen efter uppvisande av kvitto samt att styrelsen påvisar att man under picknicfestivalen skall representera alla scouter i. 4. AKTUELLA PUNKTER 4.1 Uppdatering av distriktets policyer Enligt beslut från 16/1-15 (protokoll 2015:1) har s policys setts över av MF och TS. Focus för översynen har varit att se till att policyerna överensstämmer med till exempel Scouternas policyers samt att om möjligt effektivisera innehållet. Policy för ekonomiska utlägg samt resor- Godkänns med ändringar på punkt 13 (bilaga c) Alkoholpolicy- Godkänns med ändringar i 1 (bilaga d) Miljöpolicy Godkändes i sin helhet (bilaga e) 4.2 Eventuellt samarbete med fryshuset AGO har medverkat på ett möte med representanter från Fryshuset. Mötet visade på en strak vilja att samarbete samt på idéer om hur detta samarbete skulle se ut. Tankarna är främst om att ha scoutverksamhet för barn med ensamstående föräldrar, dessutom diskuterades hur ett sådant projekt skulle kunna vara utformat. Göteborgs scoutdistrikts styrelse konstatera att vi är i starten för ett samarbete som kan bli mycket bra för båda parterna. 4.3 Vykortsutskick Kommer skickas ut snart till medlemmar i. 4.4 s intranät För att underlätta implementeringen av den nya intranätstjänsten bör distriktsstyrelsen utse en kontaktperson som kan koordinera mellan distriktet och KUT. Förslag till beslut: att KN utses till kontaktperson. 4.5 Hajk dm 4

5 AGO, TS och MF kommer medverka på ett dialogmöte med de som arrangerar Hajk-DM för att diskutera ett djupare och mer strukturerat samarbete. 5. FASTA PUNKTER 5.1 Kansli och anställda a) Anställda, lägesrapport från MAO Rutiner för information till distriktsledningen vid längre sjukskrivningar bör tas fram. Ett exempel på detta är att MAO kommer att undersöka hur man kan ändra telefonsvararen på distans för att kunna sprida information vid sjukdom. b) Rekrytering Ett antal förslag har kommit in på möjliga personer som skulle kunna pass till posten. Första mötet mellan AGO, MAO och de sökande kommer att ske snart. Mer information kommer vid nästa styrelsemöte. Känslan i rekryteringsgruppen är att processen har fungerat bra och att resultatet kommer även det att bli bra för distriktet. AGO och MAO efterfrågar ett max-tak på lön för den nya medarbetaren. Vad som påpekas från vissa i styrelsen är att vad som är viktig är den totala lönekostnaden och inte taket på löneförhandlingen. c) Riktlinjer uthyrning Susanne ber oss ta upp frågan om vilka som får låna/hyra Purpursnäckan och under vilka omständigheter. Både vad gäller medlemmar för annat bruk än direkt distrikts- eller kårverksamhet samt externa organisationer. Styrelsen anser att: Scouter får låna Purpursnäckan till scoutverksamhet, distriktets kårer och medlemmar har förtur vid bokning. Icke scoutrelaterad verksamhet får inte låna Purpursnäckan. Icke scouter får inte låna Purpursnäckan. PN åläggs att återkoppla styrelsens åsikter till Susanne. 5.2 Kragenäs a) Lägesrapport från JI Inget möte sedan senaste distriktsstyrelsemöte. Ett möte kommer dock ske snarast. b) Val till Kragenäsgruppen 2015 (bordlagd från 2015:3) Bordläggs till nästa möte 5.3 Krisplan för distriktet JI har inget nytt att rapportera. Finns ett möjligt stöd att få från bland annat Skaraborgs scoutdistrikt. Finns ett behov av en plan som kan hanterar många olika aspekter och verksamheter. En lösning kan vara att ta fram en extern och en intern krisplan. 5.4 Nytt kansli Fortsatt diskussion med Johan i stiftelsens styrelse kommer ske. Vad som kan konstateras är att det är svårt att få ett svar från kommunen. Johan kommer att ta fram en plan på hur detta ska löses, och mer information kommer. 5.5 Kommande händelser a) Äventyret 24-26/4 (KN) Det finns problem med att hitta funktionärer till spåret och dess kontroller. Dessutom verkar finnas ett bristande intresse rörande att engagera och förankra Äventyret hos kårerna. En lösning kan vara att involvera fler kårer så att 5

6 man minskar den enskilda kårens arbetsbörda. b) Inspirationsresa 1-3/5 (AGO, MAG) Mer information kommer från AGO. c) DSL-fest 21/5 (PN, KN) Inget att rapportera. d) Eskadersegling 12-14/6 (AGO) Projektplan finns och mer information kommer. e) Nedtakt 13-14/6 (TS, MF) Förslag kommer att presenteras inför nästa möte. f) Kulturkalaset 11-16/8 (MF) Gruppen som skall hålla projektet är framtagen och har börjat jobba. g) Upptakt 15-16/8 (MAG, MAO) h) Paddelhajk 12-13/9 (MAG, MAO) i) Buss till Scoutforum 18-20/9 (TS) j) Distriktsstämma 26/9 (JI, DU) JI har inte längre ansvar, en ny ansvarig från styrelsen kommer utses på nästa möte k) DSL-träff 11/10 (KN) l) Kalendersynk och glöggmys 2/12 (PN) 5.6 Regionalt och nationellt a) Arbetet går framåt. Anmälningar till lägret och engagemanget har varit över förväntan. b) DO-träff vill se en mer inkluderande DO träff där fler samverkansorganisationer välkomnas. 6. AVSLUTNING 6.1 Övriga frågor Inga övriga frågor 6.2 Nästa möte och kommande aktiviteter, för information a) 19/3 HLR-kurs b) 20-22/3 Roverforum c) 21/3 klubbträff med västar klumpen d) 28-29/3 DO-träff e) 30/3 Spelkväll för rover och ledare f) 6/4 Presidiemöte g) 16/4 Nästa DS-möte 6.3 Reflektion 6.4 Mötet avslutas KN förklarar mötet avslutat 6

7 Bilaga a Budget RUT 7

8 Bilaga b Budget LUT 8

9 Bilaga c s policy för att få ersättning för utlägg och resor Denna policy reglerar vad som gäller för att få ersättning för utlägg och resor gällande av distriktet beslutad verksamhet och uppdrag kopplade till detta. För att få ersättning för utlägg ska nedanstående vara uppfyllt och en tydligt ifylld ersättningsblankett vara inlämnad. Kvitton och fakturor ska alltid vara i original och inlämnade innan ersättningen kan utbetalas. 1 Om möjligt ska alla inköp göras med faktura direkt till Göteborgs Scoutdistrikt där den påskrivna följesedeln ska lämnas in till kansliet. 2 Ekonomisk ersättning kan erhållas för utlägg som gjorts för verksamheter och uppdrag kopplade till förutsatt att utlägget är en del av den budgeterade verksamheten eller av distriktsstyrelsen specifikt beslutade aktiviteter och uppdrag. 3 Alla utlägg ska verifieras med kvitton i original från den som har levererat varan eller tjänsten. 4 Det ska tydligt framgå av kvittot vad som köpts, från vem, på vilket datum och med ett tydligt angivet totalpris, inklusive moms, eller med momsen tydligt specificerad. 5 Om möjligt ska varje kvitto eller faktura enbart innehålla varor eller tjänster relaterade till det man söker ersättning för. 6 Om en vara är köpt på privat faktura ska den enskilde säkerställa att fakturan är betald, oberoende av för att sedan lämna in för ersättning. 7 Ett utlägg bör vara godkänt av attestberättigad innan inköpet sker för att säkerställa att ersättningen kommer att utbetalas. 8 Distriktets utlägg blankett ska användas som underlag för ersättningen med samtliga Kvitton bilagda i original. 9 Attest för utbetalning ska göras av attestberättigade enligt gällande attestlista eller av distriktets firmatecknare 10 Attestberättigad får aldrig godkänna ersättningar för utlägg där attestberättigad eller nära anhörig till attestberättigad har sålt eller förmedlat varan till den som ska få ersättning. 9

10 11 Begäran om ersättning för utlägg ska skickas in skyndsamt eller inom en månad efter avslutat arrangemang. 12 Ersättningar för utlägg relaterade till visst verksamhetsår måste lämnas in innan bokslutet har fastställts. 13 Vid körningar med egen bil så utbetalas skatteverkets skattefria milersättning enligt gällande belopp samt eventuell trängselskatt, verifierad med kvitto på betald skatt. Ersättning utbetalas dock bara för resor som i förväg godkänts av styrelsen. 14 Vid resa med kollektiva transportmedel så som tåg, buss och flyg utbetalas verklig kostnad för resan redovisad med kvitto i original eller kvitto på kontoladdning för motsvarande belopp. Denna policy är antagen av s styrelse och gäller tills vidare. Reviderad av distriktsstyrelsen 10

11 Bilaga d s alkohol- och tobakspolicy s policy vad gäller alkohol- och droger avviker inte från den som Scouterna har beslutat. Syftet med denna policy är att förtydliga hur vi ser på alkohol, tobak och droger på våra i vår verksamhet, arrangemang samt på våra anläggningar och tillgångar som vi använder och lånar ut i vårt namn. 1 Alkohol 1.1 Samtliga arrangemang i s regi, ska vara fria från alkohol. Med arrangemang i s regi menas såväl nationella som internationella arrangemang och läger och arrangemang. Det gäller även fall då man representerar Göteborgs scoutdistrikt i andra sammanhang, exempelvis vid läger i utlandet eller på konferenser. 1.2 Vid alla tillfällen då man representerar scouting genom, får man inte uppträda berusad, vare sig av alkohol eller av andra berusningsmedel. 2 Tobak och narkotika 2.1 All verksamhet inom ska vara helt fri från narkotika. 2.2 ska erbjuda en verksamhet helt fri från droger. Droger definierar vi som medel som är berusande, beroendeframkallande och giftiga. 2.3 förbjuder ingen vuxen att använda tobak, men ingen ska heller i samband med s verksamhet påverkas att börja använda tobak. Den som måste använda tobak ska göra det utom synhåll och utanför området där verksamhet pågår. 3 Anläggningar 3.1 Med anläggningar menas Purpursnäckan, Kragenäs och Mandalay samt alla de platser och fastigheter som på ett eller annat sätt används i s verksamhet, central eller lokalt. 3.2 Inom de anläggningar som förvaltar eller utnyttjar för egen del eller med inbjudna råder förbud för att använda alla former av alkohol och narkotika. Tobak skall hanteras så som stipuleras i paragraf 2.3 i denna policy. Detsamma gäller för alla s arrangemang eller uppdrag som är en del av s verksamhet. 4 Om något händer 4.1 Som scouter ska vi vara tydliga med vad som gäller kring scouting och denna policy och att det inte är accepterat att bryta mot policyn. 4.2 Den som bryter mot policyn skall informeras om detta och meddelas att åtgärder kan komma att vidtas. Om någon vid upprepade tillfällen, eller på att alvarligt sätt, bryter mot policyn skall Scouternas kansli kontaktas för rådgivning kring hanteringen, som ett led i att frågan ges prioritet. Scouternas kansli kan bistå med hjälp och vägledning för svåra samtal. 11

12 Denna alkohol policy är antagen an Göteborgs Scoutdistrikts styrelse och gäller tills vidare. Reviderad av distriktsstyrelsen 12

13 Bilaga d Miljöpolicy för ämnar att i all sin verksamhet minska sin miljöpåverkan samt öka kunskapen kring hur vår verksamhet påverkar miljön. Detta gör vi i vår verksamhet genom att: 1 I samband med våra möten och arrangemang bör vi eftersträva att all mat är ekologisk, då detta är ekonomiskt genomförbart. 2 All mat som används i vår verksamhet bör vara Fairtrade- märkt. Speciellt syftar detta till inlöp av kaffe, te och bananer 3 På våra anläggningar, arrangemang och generellt i vår verksamhet källsortera matavfall, plast, kartong och metall. Vi är särskilt uppmärksamma på att miljöfarligt avfall t.ex. batterier och kemikalier inte hamnar i naturen. 4 Vid resor eftersträvar vi att använda det minst miljömässigt skadliga alternativet. Vi åker därför kollektivtoch samåker i största möjligt mån.. 5 Vi tänker efter innan vi skriver ut något i pappersformat. Alla utskick görs i första hand digitalt men kan om så specifikt önskas ske i pappersformat. Denna miljöpolicy är antagen av s styrelse och gäller tills vidare. Reviderad av distriktsstyrelsen 13