Protokoll Skolnämnd sydväst Datum: Klockan: Plats Närvarande ledamöter Tjänstgörande ersättare Närvarande ersättare Övriga

Transkript

1 Protokoll Ssv 285/2010 Skolnämnd sydväst Datum: Klockan: 14:00-18:00 Plats: Naturens Hus Naturreservatet Vattenparken, Oljevägen15, Örebro Närvarande ledamöter Ewa Andersson (S) Marie Magnusson (KD) Sara Dicksen (M) Mujo Hoso (S) Inger Blückert (S) Conny Andersson (S) Petra Wedén (S) Christian Dywik (KD) Jimmy Andersson (C) Jessica Millertson (M) Azita Iranipour (FP) Thomas Eriksson (MP) Tjänstgörande ersättare Emil Eriksson (S) Ersätter Emma Stenander (V) Amer Habib (S) Ersätter Inger Bluckert (S) Gunilla Muhr (S) Ersätter Fredrik Sundström (M) Linda Makris (KD) Ersätter Christian Dywik (KD) Fredrik Kilenius (M) Ersätter Ewy Eriksson (M) Kajsa Nilsson (M) Ersätter Sara Dicksen (M) Närvarande ersättare Stefan Almgren (C) Övriga Jan Lindblom Annika Malm Marie-Helene Andersson Barbro Johansson Berit Olsson 56

2 Agneta Falke, sekreterare Justerat den 28 december 2011 Eva Andersson, ordförande Christian Dywik, justerare Justeringen tillkännagiven på kommunens anslagstavla den 30 december Övriga frågor Inga övriga frågor anmäls. 55 Måltidsverksamheten Handläggare: Barbro Johansson Information om måltidsverksamheten inom Skolnämnd sydvästs område. - Informationen tas till protokollet. 56 Vikarieförmedling i förskola och skola Ärendenummer: Ssv 345/2011 Handläggare: Berit Olsson Korttidsrekryteringsprojekt som pågår mellan och

3 Projektet bildade ett internt bemanningscentrum (BC) som bemannar korttidsbehov inom delar av vård och omsorg och förvaltningen för funktionshindrade med omvårdnadspersonal samt Barn och utbildnings korttidsbehov. Kommunstyrelsen har beslutat att ansvaret för hanteringen av korttidsförsörjningen återgår till respektive driftsnämnd fr.o.m Detta beslut innebär att Örebro kommun from återupprättar en vikarieförmedling för förskola och skola med placering på förvaltningskontor Förskola och skola. Verksamheten omfattar tre heltidstjänster som finansieras gemensamt av skolförvaltningarna, Gymnasieförvaltningen samt områdesnämnd Östernärke. Förvaltningen redogör för ett nytt beslutsförslag vilket innebär att punkt 2 utgår i förvaltningens förslag till Skolnämnd sydväst. sunderlag Vikarieförmedling i förskola och skola 1. En vikarieförmedling för förskola och skola startas Verksamheten finansieras gemensamt av skolförvaltningarna, Gymnasieförvaltningen samt områdesnämnd Östernärke. 2. Pelmatic anlitas för vikarieanskaffning till förskolan fram t.o.m Merkostnaden belastar respektive enhet. 3. Varje verksamhet får i uppdrag att se över grundbemanningen och vikariesituationen. - Enligt förvaltningens nya förslag till beslut. 1. En vikarieförmedling för förskola och skola startas Verksamheten finansieras gemensamt av skolförvaltningarna, Gymnasieförvaltningen samt områdesnämnd Östernärke. 2. Varje verksamhet får i uppdrag att se över grundbemanningen och vikariesituationen.

4 57 Justering av budgetram 4 Ärendenummer: Ssv 352/2011 Handläggare: Annika Malm Justering av budgetram innehåller tilldelning efter antal elever mottagna från Perrongen, kommungemensamma undervisningsgrupper för elever med diagnos inom autismspektrat samt volymjustering för skolan. Den totala budgetramen för Skolnämnd sydväst uppgår för närvarande till tkr. Skolnämnd Sydväst får efter månadsavstämning av eleverna i grundskolan och antalet barn i skolbarnsomsorg för höstterminen 2011 en minskad ram med 189 tkr. Skolnämnd sydväst får efter avstämning av antal barn placerade från perrongen migrationsmedel motsvarande ett tillskott på 155 tkr. Skolnämnd sydväst får som finansiering av autismverksamheten på Rosta och Gumaeliusskolan en ökad ram med 490 tkr efter beslutad finansieringsprincip. Skolnämnd sydväst får enligt ansökan till barn- och utbildningsnämnden tilläggsanslag med 235 tkr för helgverksamheten på Väster Park. Justeringen innebär att skolnämndens budget efter dessa justeringar blir tkr. Enheternas budgetramar Respektive skola får justering utifrån elevantalet och antalet barn i skolbarnsomsorgen under året. I budgeten finns medel utifrån antalet barn/elever per 15 oktober och avstämning har gjorts månadsvis för våren och hösten. Driftsnämndens planeringsreserv Skolnämndens planeringsreserv uppgår innan justeringen till tkr. Skolnämnd sydväst har via planeringsreserven finansierat kommungemensamma undervisnings- grupper för elever inom autistspektrat med totalt 297 tkr. Planeringsreserven efter justering uppgår till 767 tkr. sunderlag Justering av budgetram 4,

5 - Justering av enheternas budgetramar görs enligt förslag. 58 Ekonomisk månadsuppföljning november Ärendenummer: Ssv 341/2011 Handläggare: Annika Malm Månadsuppföljningen visar förvaltningens ekonomiska utfall t o m november Bakgrund Skolnämndens budgetram 2011 uppgår till tkr och baseras på antalet inskrivna barn/elever , och med månatliga justeringar under året. Budgetramen bygger på resursfördelningsmodellerna för förskola, grundskola och särskola. Budgetramen inkluderar utrymme för 2011 års löneökningar. Till och med november har tkr, eller med andra ord, 91 % av budgeterad ram förbrukats, riktvärdet är 92 %. All vikarieanskaffning för förskolan sker i dag via Pelmatic, och faktureringen för dessa vikarier är kraftigt fördröjd så i utfallet saknas kostnader för drygt en månad, vilket innebär att utfallet ser betydligt bättre ut än vad det faktiskt är. Uppföljning Personalkostnaden står för 83,8 % av den totala kostnaden. Lokalhyrorna uppgår till 0,2 % och övriga kostnader uppgår till 16,0 %. Lokalhyrorna betalas av programkansliet, förutom för natt- och helgsomsorgen Västerpark och psykologorganisationen. Planeringsreserven Skolnämndens planeringsreserv uppgår till 767 tkr. I planeringsreserven återfinns medel för oförutsedda händelser. Resultat Skolförvaltning sydväst prognostiserar vid delår 2 ett underskott på 1,7 mnkr till årsskiftet. sunderlag Ekonomisk månadsuppföljning t o m november 2011, Skolnämnd sydväst

6 - Informationen tas till protokollet. 59 Budget 2012 Ärendenummer: Ssv 291/2011 Handläggare: Annika Malm Beredning av Budget 2012 för Skolnämnd sydväst. Skolnämnd sydväst informeras om oklarheterna i budgetberedningen och varför utlovad handling uteblir. - Ärendet tas till vidare beredning och till beslut den 16 januari Ärendet tas till vidare beredning. 60 Attestförteckning 2012 Ärendenummer: Ssv 338/2011 Handläggare: Annika Malm I redovisningslagen (KRL) förutsätts att den ekonomiska redovisningen sker enligt god redovisningssed och att en tillräcklig ekonomisk kontroll upprätthålls i kommunen. I kommunens attestreglemente Riktlinje nr 11, reviderad 1998, regleras ansvar och rutiner för den interna kontrollen av ekonomiska transaktioner. Nämnden ges ett helhetsansvar för den interna kontrollen inom sin förvaltning. Riktlinjen är kompletterad med tillägg avseende leverantörsfaktura-, anskaffnings-, bokföringsorder-, kundfaktura- och internfakturaportalen.

7 Samtliga ekonomiska transaktioner ska attesteras t ex leverantörsfakturor och andra externa utbetalningar, interna fakturor, bokföringsorder och även rekvisitioner räknas hit. En beslutsattest eller attest 2 får aldrig själv vara betalningsmottagare och inte heller den som själv ska betala till kommunen och där ta emot transaktionen. En beslutattestants personliga kostnader t ex kursavgifter måste attesteras av annan person. Attestförteckningen innehåller fem delar: 1. Attestering manuellt med besluts- och behörighetssattester, vilken används till handkassor, utanordningar och ett fåtal brådskande fakturor 2. Attestering i leverantörsfakturaportalen 3. Attestering i anskaffningsportalen 4. Attestering i bokföringsorderportalen 5. Attestering i kund och internfakturaportalen sunderlag Missiv Attestförteckning 2012 Attestförteckning Attestförteckning för Skolnämnd sydväst 2012 antas enlig förvaltningens förslag. 61 Granskningsplan 2012 Ärendenummer: Ssv 319/2011 Handläggare: Annika Malm Riktlinjen för intern kontroll syftar till att säkerställa att nämnderna upprätthåller en tillfredsställande intern kontroll och att följande mål uppnås: En ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet. Tillförlitlig rapportering och information om verksamheten. Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer med mera. Skolnämnden ska i december varje år besluta om förslag till nästkommande års granskningsområden. Förslag på nämndspecifika granskningsområden under 2012:

8 Verktyg för uppföljning av elevers kunskapsutveckling. Trygg arbetsmiljö för alla barn och elever. Rutiner för studie- och konferensresor. sunderlag Granskningsplan Missiv Granskningsplan Plan för uppföljning av intern kontroll, Skolnämnd sydväst Risk och väsentlighets analys Ssv 339/ Förvaltningens förslag avseende granskningsplan 2012 godkänns. Yrkande Thomas Eriksson (MP) yrkar på att Skolnämnd sydväst skall få en delrapportering på granskningsområdet som avser PODB - verktyg för uppföljning av elevers kunskapsutveckling. Proposition Ordförande ställer yrkandet under proposition och finner att Skolnämnd sydväst antar yrkandet. - Nämndspecifika granskningsområden under 2012 skall vara: 1. Verktyg för uppföljning av elevers kunskapsutveckling. 2. Trygg arbetsmiljö för alla barn och elever. 3. Rutiner för studie- och konferensresor. Dessutom får förvaltningen i uppdrag att till Skolnämnd sydväst avge delrapport i samtliga tre granskningsområden under våren Investeringsbegäran sovterass Latorps förskola Ärendenummer: Ssv 334/2011 Handläggare: Marie-Helene Andersson Latorps förskolas tidigare volymökning skapar utrymmesproblem och medför en arbetsbelastning för personalen. Förvaltningens förslag innebär att en sovterass byggs i anslutning till altandörren på baksidan av huset. En sovterass skulle skapa en god miljö för barn och personal och dessutom kunna nyttjas som uterum m.m. sunderlag

9 Investeringsbegäran sovterass 1. Skolnämnd sydväst bifaller förslaget om en investeringsbegäran hos programnämnd Barn och utbildning, på 245 tkr till en sovterass. 2. Skolnämnd sydväst överlämnar ärendet för vidare hantering i programnämnd Barn och utbildning. 63 Förvaltningschefens information Handläggare: Jan Lindblom Information om personalförändringar inom Skolnämnd sydvästs ansvarsområde. Information om förvaltningschefens studiebesök som ingick som en del i Nationella skolchefsprogrammet. - Informationen tas till protokollet. 64 Ordförandes information Handläggare: Ewa Andersson Ordförande tackar nämnden och förvalningen för åtet som gått och önskar alla en god jul och ett gott nytt år. 65 Anmälan av delegationsbeslut Ärendenummer: Ssv 331/2011 Förvaltningen anmäler beslut som fattats med stöd av delegation från Skolnämnd sydväst.

10 - Anmälan tas till protokollet. 66 Anmälan av inkomna skrivelser, minnesanteckningar, protokoll m.m. sunderlag Utdrag ur diariet , ärendenummer Ssv 298/ Ssv 344/2011 Förvaltningens förslag till beslut - Anmälan tas till protokollet. 67 Anmälan av mobbning och kränkande behandling - sekretess Ärendenummer: Ssv 67/2011 Handläggare: Jan Lindblom - Anmälan tas till protokollet.