Stadshuset, Örnsköldsvik, sammanträdesrum Kubbe kl 13:00 15:35

Transkript

1 Nämnden för teknik och service (23) Plats och tid Beslutande Stadshuset, Örnsköldsvik, sammanträdesrum Kubbe kl 13:00 15:35 Ordförande Roger Burland (s) Ledamot Malin Ögren (s) Erik Nordlander (c) Maria Olofsson (s) Ann-Britt Svensson (c) Jan Svensson (s) John Nilsson (m) Åke Hallin (s) Lars Forssén (kd) John Östman (v) Ersättare Gerd Persson (s) tj. Louise Johansson (c) Britt Westman (s) tj. Göran Algotsson (c) Ellenor Nordfjell (s) Bengt Skogetun (kd) Lars Håkan Nilsson (fp) tj. Harald Stribén (v) Forts sid 2 Godkännande av Nämnden för teknik och service godkänner att angivna personer närvaro är närvarande vid sammanträdet samt ger dem rätt att yttra sig. Tid och plats för justering Tekniska kontoret 24 september 2008 Sekreterare Paragrafer = Eva Isaksson Ordförande = Roger Burland Justerare = Lars Håkan Nilsson BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag Instans Nämnden för teknik och service Anslaget sätts upp Anslaget tas ned Förvaringsplats för Tekniska kontoret protokollet. Underskrift Namnförtydligande. Eva Isaksson

2 Nämnden för teknik och service (23) Personalföreträdare Övriga deltagare Eric Forsberg SKTF Förvaltningschef Lena Lindström Avdelningschef Johan Nyberg, administrativa avd. Avdelningschef Hans Nolander, fastighetsavd. Avdelningschef Ove Sedin, anläggningsavd. Avdelningschef Ronny Sjögren, mark- och vattenavd , 90 Avdelningschef Magnus Pehrs, renhållningsavd. Sektionschef Arne Sandström, mark- och vattenavd , 90 Prao Johan Bylin Sekreterare Eva Isaksson

3 Nämnden för teknik och service (23) Innehållsförteckning 77 Informationsärenden Anmälan av delegationsbeslut Arbetsutskottet Anmälan av delegationsbeslut Tjänstemän och förtroendevalda Yttrande över Revisionsrapport, långsiktigt förändringsarbete Motionssvar, redovisning av kostnader och internhyror Motionssvar, kompletterad känslighetsanalys Motionssvar, kampanj "Håll kommunen ren" Internkontroll av ekonomi och administration 2008 Granskning av attestrutiner Nämnden för teknik och service arkivorganisation Tertialuppföljning september Parkeringsförbud på Skomakaregatan, Hörnett Ytterligare investeringsmedel för uppförande av godsterminal i Arnäsvall Motionssvar, larm för döva Exploateringsavtal berörande del av Örnsköldsviks 9:1, Hamnkaptenen Anslutningsavtal samt avtal för drift och underhåll av järnvägsspår vid Arnäsvalls godsbangård...22

4 Nämnden för teknik och service (23) Nts/2008:5 77 Informationsärenden Vid dagens sammanträde tas följande upp för information och underhandsdiskussion; Checklista för egenkontroll av enkelt avhjälpta hinder i publika lokaler med lagar, regler och förordningar, informationsmateriel till fastighetsägare från Plan- och miljökontoret, Ronny Sjögren Enskilda vägar, lägesrapportering, Ronny Sjögren Nämnden för teknik och service förklarar sig tagit del av föreliggande information.

5 Nämnden för teknik och service (23) Nts/2008:6 78 Anmälan av delegationsbeslut Arbetsutskottet Arbetsutskottet anmäler genom överlämnande av protokoll de beslut som utskottet fattat: Upphandling av lastbil med dumperflak 109 Försäljning av Västra Industrikvarteret 3, del av (Kulturfabriken) 110 Protokoll och minnesanteckningar 111 Meddelanden och delgivningar 112 Informationsärenden Nämnden för teknik och service förklarar sig tagit del av föreliggande paragrafer.

6 Nämnden för teknik och service (23) Nts/2008:6 79 Anmälan av delegationsbeslut Tjänstemän och förtroendevalda Nämnden för teknik och service delges följande delegationsbeslut Beslut Köp och försäljning av fastighet eller del av fastighet, högst 10 prisbasbelopp Ärendegrupp 3.1 Delegationsbeslut nr 4-7/2008 Delegationsbeslut nr 11-12/2008 Upplåtelse av nyttjanderätt till obebyggd fastighet Ärendegrupp 3.7.c Delegationsbeslut nr 8-9/2008 Avstå från eller besluta att inte utöva kommunens förköpsrätt Ärendegrupp 3.14.c Delegationsbeslut nr /2008 Avstå från prövning enligt lagen om förvärv av hyresfastighet m.m. Ärendegrupp 3.14.d Delegationsbeslut nr 40-42/2008 Beslut på nämndens vägnar i brådskande ärenden Ärendegrupp 5.4 Delegationsbeslut nr 1/2008 Anställning viss tid, månadsavlönade, övriga Ärendegrupp 7.3.b Delegationsbeslut nr 12-14/2008 Delegationsbeslut nr 11-13/2008 Delegationsbeslut nr 8/2008 Fattade av Eva Fredholm Arne Sandström Arne Sandström Folke Lif/Arne Sandström/ Leif Strandberg/Eva Fredholm Folke Lif/Arne Sandström/ Leif Strandberg/Eva Fredholm Roger Burland Ulla Berglund Magnus Pehrs Elisabeth Strand Hübinette

7 Nämnden för teknik och service (23) Nämnden för teknik och service förklarar sig tagit del av föreliggande delegationsbeslut.

8 Nämnden för teknik och service (23) Nts/2008: Yttrande över Revisionsrapport, långsiktigt förändringsarbete Föreligger remiss daterad 18 juni 2008 från Kommunledningskontoret angående revisionsrapport, långsiktigt förändringsarbete. Kommunstyrelsens arbetsutskott har den 10 juni, paragraf 134, remitterat revisionsrapporten "Långsiktigt förändringsarbete" till Nämnden för teknik och service samt kommunens övriga nämnder för yttrande. Kommunledningskontoret ska därefter ta fram ett förslag till yttrande att lämnas till revisorerna. I revisionsrapporten pekar revisorerna på vikten av att kommunens olika verksamheter ges förutsättningar att planera över längre tidsperioder. Kommunstyrelsen föreslås söka modeller för att uppnå en mer långsiktig resursfördelning, och för att säkra resultatmålet krävs en tydlighet från nämnderna hur de avser att hålla sin ram vid hantering av över- och underskott. Tekniska kontoret är överens med revisorernas slutsatser och vill betona vikten av att nämnderna får möjligheter att planera sin ekonomi även på längre sikt, exempelvis över en mandatperiod. Rekommendationen att Kommunstyrelsen utarbetar modeller för att uppnå en mer långsiktig resursfördelning kan därför på sikt innebära att detta blir möjligt. Tekniska kontorets skrivelse daterad 12 augusti Arbetsutskottets 116/2008. Nämnden för teknik och service ställer sig bakom revisorernas slutsatser och rekommendationer.

9 Nämnden för teknik och service (23) Nts/2008: Motionssvar, redovisning av kostnader och internhyror Föreligger motion daterad 31 mars 2008 från Lars Näslund (m) angående redovisning av kostnader och internhyror. I motionen konstateras, för att man i nämnderna ska kunna ta beslut om vilka åtgärder man ska prioritera eller inte, måste man veta vad varje objekt kostar i drift och underhåll. Dessutom måste hyran för varje objekt preciseras. Motionären föreslår därför att driftkostnader, underhållskostnader samt hyreskostnader per enhet redovisas. Dessa kostnader behöver inte redovisas löpande, utan på hyresgästens begäran. Kommunfullmäktige har den 31 mars 2008, paragraf 91, överlämnat motionen till Kommunstyrelsen för beredning. Därefter är motionen remitterad till Nämnden för teknik och service och Kommunledningskontoret, ekonomi, för yttrande. Tekniska kontorets bedömning Respektive objekts samtliga kostnader registreras löpande i kommunens redovisningssystem. Till detta system har fastighetsavdelningen integrerat ett för fastighetsförvaltning skräddarsytt system där ytterligare information om respektive objekt finns registrerat. Möjligheterna att på begäran redovisa ett objekts kostnader finns således. Vad gäller hyreskostnad/objekt följer Tekniska kontoret de riktlinjer som finns i "Regler för lokaler", att internhyran redovisas per förvaltning. Att budgetera kostnader/objekt och redovisa detta skulle kräva ytterligare resurser och därmed fördyra för hyresgästen. Tekniska kontorets skrivelse daterad 21 augusti Arbetsutskottets 117/2008. Nämnden för teknik och service föreslår att Kommunfullmäktige anser motionen besvarad.

10 Nämnden för teknik och service (23) Nts/2008: Motionssvar, kompletterad känslighetsanalys Föreligger motion daterad 31 mars 2008 från Magnus Aasa (Kd) angående känslighetsanalyser. I motionen föreslås att kommunfullmäktige uppdrar till respektive nämnd att inkomma med relevant material som kan ligga till grund för känslighetsanalyser. Kommunfullmäktige har den 31 mars 2008, paragraf 90, överlämnat motionen till Kommunstyrelsen för beredning. Därefter är motionen remitterad till Barn- och utbildningsnämnden, Humanistiska nämnden, Kultur- och fritidsnämnden, Nämnden för teknik och service, Omsorgsnämnden och Plan- och miljönämnden för yttrande. Kommunledningskontoret skriver fram ett förslag till Kommunstyrelsen. Tekniska kontorets bedömning I de ekonomiska rapporter, budgetunderlag, m.m. som Nämnden för teknik och service beslutar om, tas hänsyn till vid tillfället kända förhållanden och händelser som eventuellt kan påverka det ekonomiska utfallet i endera riktning. Bland annat presenteras olika utfall i GPS med kompletterande konsekvensanalyser. Det finns således en slags känslighetsanalys, om än inte tydligt uttalad. Tekniska kontorets bedömning är att känslighetsanalyser enligt motionärens förslag inryms inom förvaltningarnas arbete med att utveckla sin respektive GPS. Tekniska kontorets skrivelse daterad 18 juli Arbetsutskottets 118/2008. Nämnden för teknik och service föreslår att Kommunfullmäktige anser motionen besvarad.

11 Nämnden för teknik och service (23) Nts/2008: Motionssvar, kampanj "Håll kommunen ren" Föreligger motion daterad den 26 maj 2008 från Lars Näslund (m) angående kampanj "Håll kommunen ren". I motionen konstateras att det runt om i kommunen, i parker, på gator och torg och utmed vägarna ligger mycket skräp. Motionären vill att en kommunomfattande kampanj startas i syfte att städa upp runt om i kommunen. I kampanjen ska alla medverka, skolor, dagis och givetvis alla vuxna. Motionärens förslag är att kommunfullmäktige bifaller och ställer sig bakom motionen och; Uppmanar alla skolor och förvaltningar att hjälpa till. Uppmanar alla kommunens föreningar och företag att ställa upp. Uppmanar allmänheten, via kommunens hemsida, att hålla kommunen ren. Kommunfullmäktige har den 26 maj 2008, paragraf 131, överlämnat motionen till Kommunstyrelsen för beredning. Därefter är motionen remitterad till Nämnden för teknik och service, Barn- och utbildningsnämnden samt Kommunledningskontoret för yttrande. Tekniska kontorets bedömning Tekniska kontoret ansvarar för att det är rent och snyggt kring våra gator, vägar, torg och parker. Tekniska kontorets skötsel underlättas om en kampanj genomförs som medför att mindre skräp slängs på gator, torg och i parker av allmänheten. Tekniska kontoret har deltagit i en kundenkät som Sveriges kommuner och landsting gjort i teknisk förvaltning % tycker att det är rent och snyggt på våra gator och vägar i centrum och 75 % utanför centrum. Medelvärdet för deltagande kommuner var 61 % i centrum och 55 % utanför centrum. Det pekar på att vi ligger bra till i förhållande till andra kommuner. Beträffande parkernas skötsel tycker 65 % att parkerna i centrum sköts bra och 41 % att parkerna i bostadsområdena sköts bra. Här ligger medelvärdet för deltagande kommuner på 57 % i centrum och 45 % i bostadsområdena. Vid frågor om vad som är viktigast att prioritera inom parkverksamheten så framkommer det tydligt att städning av parkerna är viktigast. Det prioriteras före blomsterrabatter, gräsklippning, ogräsrensning, lekplatser, parksoffor m.m.

12 Nämnden för teknik och service (23) Tekniska kontorets skrivelse daterad 7 augusti Arbetsutskottets 119/2008. Nämnden för teknik och service föreslår Kommunfullmäktige bifalla motionen.

13 Nämnden för teknik och service (23) Nts/2007: Internkontroll av ekonomi och administration 2008 Granskning av attestrutiner Tekniska kontoret har inom internkontrollarbetet granskat hanteringen av attestförfarandet på fakturor. Granskningen har genomförts på fakturor där fakturamottagaren inte har utfört mottagningsattest, utan istället en beslutsattest. Granskningen visar att brister kan uppstå vid förändringar. Vid förändringar, till exempel om rätten att vara beställare eller beslutsattestant ska avslutas, bör blanketten för upphörande fyllas i omgående för att uppnå ett säkert fakturaflöde. Även leverantören ska informeras om förändringar som påverkar denne. Tekniska kontoret kommer att tydliggöra detta i rutinen för beslutsattestanter. Tekniska kontorets skrivelse daterad 23 juli Arbetsutskottets 123/2008. Nämnden för teknik och service godkänner Tekniska kontorets redovisning avseende granskning av attestrutiner. Nämnden för teknik och service godkänner Tekniska kontorets åtgärder som gäller hantering av attester.

14 Nämnden för teknik och service (23) Nts/2008: Nämnden för teknik och service arkivorganisation Kommunfullmäktige antog den 31 mars 2008 under paragraf 72 nytt arkivreglemente för Örnsköldsviks kommun. Myndigheternas arkivansvar Varje myndighet ansvarar för att dess arkiv, samt av myndigheten övertagna arkiv, vårdas enligt arkivlagen och på det sätt som framgår i 4-10 av detta reglemente. Hos myndigheten skall finnas arkivansvarig och en eller flera arkivredogörare för fullgörande av arkivuppgifter hos myndigheten. Arkivansvarig och arkivredogörare för varje förvaltning ska utses av respektive nämnd. Ansvaret gäller oberoende av media och inkluderar exempelvis information som finns i databaser, mikrofilm, bilder och ljudupptagningar. Arkivansvaret bör ligga högt upp i förvaltningsorganisationen. Arkivansvariges uppgift är att bevaka arkivbildningen och att myndigheten uppfyller de bestämmelser som finns i arkivlagen och kommunens eget arkivreglemente, och arkivredogöraren svarar för de praktiska arkivvårdande insatserna. Nämnden för teknik och service/tekniska kontorets arkivorganisation bör utformas enligt följande: Arkivansvarig Administrativa avd. Anita Lundström Arkivredogörare " Camilla Brodin Fasthighetsavd. Christina Nybergh Mark och expl. Bubinska Bogumila Mark och vatten avd. Annika Lind " Monica Westberg " Ann-Christine Persson " Kerstin Gimbergsson Serviceavd. Ulla Berglund Renhållningsavd. Carina Byström Anläggningsavd. Martha Lindmark

15 Nämnden för teknik och service (23) Tekniska kontorets skrivelse daterad 3 september Arbetsutskottets 124/2008. Nämnden för teknik och service godkänner förslag till arkivorganisation.

16 Nämnden för teknik och service (23) Nts/2008: Tertialuppföljning september 2008 Nämnden för teknik och service resultat efter åtta månader och helårsprognos för 2008 framgår av bifogad sammanställning till tekniska kontorets skrivelse. Verksamhet m.m. är beskriven enligt GPS-modellen (Gemensam process för styrning). GPS, attraktiv arbetsgivare beskriver ledarskap, jämställdhet och frisktal. Nämndens resultat efter åtta månader visar ett underskott med -8,2 Mkr netto. Avfallshanteringen svarar för en större del av underskottet till följd av många nya projekt. Helårsprognosen för 2008 innebär ett nollresultat. Detta kräver stor återhållsamhet inom samtliga verksamheter. Många underhållsarbeten måste återigen skjutas på framtiden. Nämndens återstående medel för oförutsett måste reserveras för prioriterad verksamhet så länge som möjligt. Investeringsprognosen visar att flertalet projekt kommer att klaras inom budgeterade medel. Tekniska kontorets skrivelse daterad 11 september med tertialuppföljning september Arbetsutskottets 125/2008. Nämnden för teknik och service godkänner GPS och prognos 2 för Nämnden för teknik och service överlämnar tertialuppföljning september 2008 till Kommunstyrelsen för beredning.

17 Nämnden för teknik och service (23) Nts/2008: Parkeringsförbud på Skomakaregatan, Hörnett För de boende på sydöstra sidan av Skomakaregatan uppstår problem då boende/- besökare till Övikshems bostäder parkerar på båda sidor av vägen vilket medför att infarten till fastigheterna på sydöstra sidan blockeras av parkerade fordon. Tekniska kontoret föreslår att på sydöstra sidan av Skomakaregatan mellan Älvgatan och Kempevägen får fordon inte parkeras. Tekniska kontorets skrivelse daterad 26 augusti 2008 med karta. Arbetsutskottets 126/2008. Nämnden för teknik och service beslutar i egenskap av trafiknämnd och med stöd av 10 kap 1 punkt 16 samt 3 punkt 1 trafikförordningen (SFS 1998:1276) att följande lokala trafikföreskrift skall träda ikraft 1 november 2008: På sydöstra sidan av Skomakaregatan mellan Älvgatan och Kempevägen får fordon inte parkeras.

18 Nämnden för teknik och service (23) Nts/2007: Ytterligare investeringsmedel för uppförande av godsterminal i Arnäsvall Föreligger skrivelse från Kommunledningskontoret i vilken det föreslås att Nämnden för teknik och service tillskjuts ytterligare investeringsmedel om kkr för byggande av en s.k. kombiterminal vid godsbangården i Arnäsvall. Vidare föreslås att Nämnden för teknik och service får, för ändamålet, ianspråkta tidigare budgeterade kkr (3 100 kkr för 2008 samt kkr för 2009). Godsbangården kommer, då den är färdigställd, att ägas av Örnsköldsviks kommun, Tekniska kontoret, och hyras ut i sin helhet till Örnsköldsviks hamn och logistik AB (ÖHL). Samtliga kostnader kommer att belasta ÖHL via hyresavtal som kommer att upprättas efter färdigställande. Tekniska kontorets skrivelse daterad 8 september Arbetsutskottets 127/2008. Nämnden för teknik och service begär hos Kommunfullmäktige ytterligare kkr i investeringsmedel samt att tidigare beslutade och budgeterade medel om kkr får ianspråktas för uppförande av en kombiterminal i Arnäsvall.

19 Nämnden för teknik och service (23) Nts/2007: Motionssvar, larm för döva Föreligger motion daterad den 22 november 2006 från Kristdemokratiska kommunfullmäktigegruppen genom Göran Sydhage (kd) angående larm för döva. I motionen föreslås att Kommunfullmäktige uppdrar till kommunstyrelsen att göra en genomgång som belyser om kommunen behöver förbättra larmfunktionen i kommunens offentliga lokaler även med taktila och optiska larm. Kommunfullmäktige har den 27 november 2006, paragraf 169, överlämnat motionen till Kommunstyrelsen för beredning. Därefter är motionen remitterad till Nämnden för teknik och service för yttrande. Vid Arbetsutskottets behandling av motionen den 29 januari 2008 under paragraf 16 återremitterades den till Tekniska kontoret. Tekniska kontorets bedömning Larm för döva ingår i aktiviteten Enkelt avhjälpta hinder. Enkelt avhjälpta hinder ska vara åtgärdade till 2010 och inleds med en inventering. Denna inventering har Tekniska kontoret påbörjat i en prioriteringsordning där de mest publika lokalerna har inventerats först. Under denna inventering försöker Tekniska kontoret att åtgärda de problem som kontoret finner så omgående som möjligt och vid renoveringar och ombyggnationer åtgärdas resterande brister som har uppkommit vid inventeringen. När denna inventering gjordes i Stadshuset uppmärksammades denna brist och ska åtgärdas enligt de bestämmelser som finns. Inventeringsformuläret som berör Stadshusets toaletter, bifogas kontorets skrivelse. Det konstateras att Tekniska kontoret varit i kontakt med Erik Nordlander och han har tagit kontakt med motionären. Motionären anser att svar är lämnat till belåtenhet. I övrigt hänvisar kontoret till motionssvar daterat 18 januari Tekniska kontorets skrivelser daterade 18 januari 2008 respektive 25 augusti Arbetsutskottets 128/2008.

20 Nämnden för teknik och service (23) Nämnden för teknik och service föreslår Kommunfullmäktige besluta att med hänvisning till pågående inventering anse motionen bifallen.

21 Nämnden för teknik och service (23) Nts/2007: Exploateringsavtal berörande del av Örnsköldsviks 9:1, Hamnkaptenen Detaljplan för del av Örnsköldsvik 9:1 har upprättats, vilken möjliggör byggandet av nya bostäder på östra delen av Hamnplanen. För fullföljd av projektet "Hamnkaptenen" och därmed byggandet av två flerbostadshus har Tekniska kontoret upprättat förslag till exploateringsavtal mellan kommunen och Peab Sverige AB. Avtalet innebär bland annat att kommunen överlåter tomtmark till bolaget mot en ersättning av kronor. Enligt avtalsförslaget skall kommunen svara för iordningställande av allmän plats, det vill säga anlägga lokalgata (Tullgatan), gångbana, trädplanering m.m. till en kostnad av kronor. Kommunens administrativa kostnader för projektet uppgår till kronor. Vidare förbinder sig kommunen att lösa exploateringsområdets behov av parkeringsplatser enligt detaljplanens anvisningar, vilket förutsätts ske inom Örnsköldsvik 9:2 (Däckservice). Villkoren för detta skall regleras i separat avtal mellan parterna. Anläggningskostnaderna, kronor, och kostnaden för att förvärva Örnsköldsvik 9:2 finansieras inom ramen för Tekniska kontoret exploateringsbudget. Tekniska kontorets skrivelse daterad 10 september 2008 med förslag till exploateringsavtal. Arbetsutskottets 129/2008. Nämnden för teknik och service godkänner förslag till exploateringsavtal med Peab Sverige AB berörande del av Örnsköldsviks 9:1, Hamnkaptenen. Nämnden för teknik och service uppdrar till nämndens ordförande att underteckna avtalet.

22 Nämnden för teknik och service (23) Nts/2008: Anslutningsavtal samt avtal för drift och underhåll av järnvägsspår vid Arnäsvalls godsbangård Örnsköldsviks Kommun har i Arnäsvall byggt en godsbangård med två anslutningsspår mot Botniabanan. Godsbangården ska ersätta befintlig godsbangård vid spårområdet intill gamla järnvägsstationen i Örnsköldsvik som tas ur drift av Banverket den 15 oktober 2008 och innehåller förutom två spår även en sidolastkaj samt en ändlastkaj. Botniabanans del mellan Örnsköldsvik och Husum ska erhålla trafikeringstillstånd från och med den 16 oktober För att också kunna nyttja godsbangården i Arnäsvall från samma datum krävs att tillstånd erhålls från järnvägsstyrelsen på följande punkter 1. Ett avtal för anslutning mot Botniabanan tecknas med Banverket. Banverkets krav är att detta avtal ska tecknas med Örnsköldsviks Kommun. 2. Avtal beträffande infrastrukturförvaltning. Eftersom Örnsköldsviks kommun inte har egen kompetens för drift och underhåll av järnvägsspår och att det för att erhålla trafikeringstillstånd även krävs tillgång till behörig driftpersonal så föreslår Tekniska kontoret att avtal tecknas med Banverket för detta uppdrag. 3. Tekniskt godkännande. Ansökan om detta har insänts, godkännandebeslut väntas i slutet av september. Kommunfullmäktige har gett uppdrag till Örnsköldsviks Hamn och Logistik AB att sköta godsterminalen i Arnäsvall. Detta innebär att kostnader som uppkommer på grund av dessa avtal kommer Tekniska kontoret att debiteras driftoperatören. Tekniska kontorets skrivelse daterad 11 september 2008 med förslag till anslutningsavtal och avtal för drift och underhåll av järnvägsspår vid Arnäsvalls godsbangård. Arbetsutskottets 130/2008.

23 Nämnden för teknik och service (23) Nämnden för teknik och service godkänner förslag till anslutningsavtal samt avtal för drift och underhåll av järnvägsspår vid Arnäsvalls godsbangård. Nämnden för teknik och service uppdrar till förvaltningschefen att underteckna avtalen.