AD 121/2019. Årsredovisning Vi registrerar och tillgängliggör företagsinformation som skapar värde för samhället.

Transkript

1 AD 121/2019 Årsredovisning 2018 Vi registrerar och tillgängliggör företagsinformation som skapar värde för samhället.

2 Innehållsförteckning 1 Verksamhet och verksamhetsresultat Organisation Intäkter och kostnader per verksamhetsdel Avgiftsbelagd verksamhet Anslag och bidrag Utfall jämfört med budget i regleringsbrevet för den avgiftsbelagda verksamheten 5 2 Resultatredovisning Service Kvalitet Ekobrottsarbetet Digitala tjänster Samverkan för ett enkelt företagande Verksamhetsdel företagsregistrering Andelen nybildningsärende aktiebolag inom fem arbetsdagar Ärenden registrerade inom sju arbetsdagar Digitalt inlämnade registreringsärenden Kostnader per prestationstyp Övrig information kring verksamhetsdel företagsregistrering Inkomna räkenskapshandlingar Förseningsavgifter Övriga register Prövningar enligt instruktionen Kvalitet Verksamhetsdel företagsinteckning Kvalitet Verksamhetsdel kungörelser Kvalitet Verksamhetsdel försäljning Kvalitet Verksamhetsdel finansiering av likvidatorer Övrig återrapportering 28 3 Kompetensförsörjning Mål och återrapporteringskrav Återrapportering Kompetensförsörjning Bolagsverkets verksamhetsstrategi Personalläget Arbetsmiljö och hälsa Myndighetsnätverket i Sundsvallsregionen Kompetensförsörjningens bidrag till verksamhetens mål 32 4 Resultaträkning Balansräkning Anslagsredovisning Tilläggsupplysningar och noter Sammanställning över väsentliga uppgifter Underskrift... 51

3 Generaldirektören har ordet När vi summerar 2018 kan jag konstatera att året har gått i samma tecken som Vi har haft ett fortsatt fokus på ökad digitalisering. Vi har skapat förutsättningar för ett tryggt företagande. Vi har arbetat aktivt för att minska sjukfrånvaron och har gjort insatser för en långsiktig och hållbar finansiering. Ett år i rätt riktning. Samtidigt har vi arbetat mycket hårt med ansträngda ledtider. Ökad digitalisering För mig var det mycket glädjande när vi i mars lanserade tjänsten digital ingivning av årsredovisningar för de aktiebolag som följer regelverket K2. Under våren 2019 öppnar vi också möjligheten att lämna in digitalt för de företag som redovisar enligt K3-regelverket. Under senvåren lanserades också en app för Sveriges småföretagare. Den förenklar, är lättillgänglig och företagaren kan kostnadsfritt komma åt sin information om sitt företag. På bolagsveket.se öppnade vi under hösten en ny dynamisk kundkanal, Kundforum. Här kan våra kunder ställa frågor och hitta svar på de vanligaste frågorna vi normalt får via telefon och mejl. Nationell och internationell samverkan Vi bidrar till ökad digitalisering inom den offentliga förvaltningen genom att samverka både nationellt och internationellt. Ett exempel på nationell samverkan är verksamt.se. Där ser vi en mycket god besökstrend under 2018 med cirka 3 miljoner användare. Ett annat exempel är programmet Serverat där myndigheter och kommuner förenklar för restaurangföretagare genom digitala tjänster. I det nordiska samarbetsprojekt Nordic SmartGovernment vill vi skapa förenklingar genom att använda data, digitalisering och automatisering mer effektivt och innovativt. Vi verkar mot brottslighet inom företagandet Under 2018 har vi med stor framgång genomfört olika typer av informationsinsatser för att företag och föreningar ska anmäla verklig huvudman. Vid utgången av 2018 hade närmare anmälningar kommit in och det återstår cirka företag och föreningar som ska anmäla till registret. Ett bra resultat om vi gör internationella jämförelser. Under året har vi även förstärkt vår organisation för att våra rutiner ännu bättre ska säkra att vår information inte används för ekonomisk brottslighet eller annan organiserad brottslighet, som utövas genom företagande. Vi utvecklar vår arbetsmiljö och har sänkt sjuktalen Våra ledtider inom ärendehandläggningen har ökat och varit ansträngande för verksamheten. Under året har vi fortsatt våra insatser för att förbättra vår arbetsmiljö, som är grunden för att vi ska orka och prestera bra på jobbet. Mycket glädjande har våra insatser bidragit till att sjukfrånvaron minskat från 6,5 procent 2017 till 5,2 procent. Fortsatt arbete med en hållbar finansiering Olika omständigheter gör att Bolagsverket redovisar ett negativt resultat för 2018 och det ekonomiska läget är ansträngt. Orsakerna är bland annat uteblivna anslag för investeringar, vikande intäkter som beror på att den digitala ingivningen har ökat i snabbare takt än beräknat och där har vi lägre avgifter. Vi har därför under året jobbat hårt för att säkra finansieringen framåt och att nå en ekonomi i balans. Dels har vi på olika sätt minskat våra kostnader, dels har vi skickat en hemställan till departementet om avgiftsjustering. Det vi hittills gjort är bra men det räcker inte. Under 2019 fortsätter våra insatser för att säkra en långsiktig hållbar finansiering för vår myndighet.

4 2018 har varit ett spännande men samtidigt ett krävande år för alla på Bolagsverket. Jag är stolt över vad vi tillsammans har åstadkommit. Det gäller insatserna inom vår ärendehantering, ökad digitalisering, vår samverkan kring företagande samt det vi gör för att motverka ekonomisk brottslighet. Tillsammans tar vi nu oss an ett nytt år och nya utmaningar. Annika Stenberg Generaldirektör Bolagsverket

5

6 1 (51) 1 Verksamhet och verksamhetsresultat Bolagsverket har en myndighetsutövande funktion med att hålla register över samtliga företagsformer som bedriver näringsverksamhet i Sverige. Bolagsverket granskar, registrerar och tillhandahåller företagsinformation för ett enkelt företagande och ett rättssäkert näringsliv. Bolagsverket arbetar för att det ska vara enkelt att starta och driva företag och utvecklar effektiva tjänster för företag och företagande. I regleringsbrevet framgår att Bolagsverket ska tillhandahålla behovsanpassad och lättillgänglig information och service av hög kvalitet för företag och medborgare så att företags och medborgares kontakter med myndigheten blir enklare och effektivare. Digitala tjänster ska utformas, så långt det är möjligt och där det är relevant, så att dessa är förstahandsvalet i medborgares, organisationers och företags kontakter med Bolagsverket. Bolagsverkets verksamhet är uppdelad i fem verksamhetsdelar: företagsregistrering, företagsinteckningar, kungörelser, försäljning samt finansiering av likvidatorer. Dessa beskrivs i avsnitt Organisation Bolagsverket är organiserad enligt nedanstående bild. Den 1 april 2018 gjordes en organisationsjustering. Verksamhetsstödsavdelningen omformades till fyra stabsenheter under direktör Inga Otmalm. Myndighetens generaldirektör är Annika Stenberg. Hennes förordnande gäller från den 21 augusti 2017 till den 20 augusti 2023.

7 2 (51) Belopp i tkr 1.2 Intäkter och kostnader per verksamhetsdel Verksamhetsresultat för varje verksamhetsdel Offentligrättslig verksamhet Drift (disp.) Uppbörd Drift Uppbörd Drift (ej disp.) (disp.) (ej disp.) (disp.) Uppbörd (ej disp.) Verksamhetsdel företagsregistrering Registreringsverksamheten Intäkter Kostnader Förseningsavgifter Intäkter Kostnader Resultat Verksamhetsdel företagsinteckningar Intäkter Kostnader Resultat Verksamhetsdel kungörelser Intäkter Kostnader Kostnader som tas av överskott Resultat Uppdragsverksamhet Verksamhetsdel försäljning Intäkter Kostnader Kostnader som tas av överskott Resultat Total offentligrättslig- och uppdragsverksamhet 1 Intäkter Kostnader Resultat avgiftsbelagd verksamhet Ackumulerat resultat För verksamhetsdel kungörelser ingår de interna intäkterna för Bolagsverkets egna kungörelser och för verksamhetsdel företagsregistering ingår kostnaderna för Bolagsverkets egna kungörelser.

8 3 (51) Belopp i tkr Drift (disp.) Uppbörd Drift Uppbörd Drift (ej disp.) (disp.) (ej disp.) (disp.) Uppbörd (ej disp.) Anslag Verksamhetsdel finansiering av likvidatorer Intäkter anslag Kostnader Resultat Verksamhetsdel nationell digital infrastruktur Intäkter Kostnader Resultat Bidrag Verksamhetsdel bidrag enligt regeringsbeslut 2 Intäkter bidrag Kostnader Resultat Bolagsverket totalt 3 Intäkter Kostnader Resultat Avser bidrag för Regeringsuppdrag N2018/05224/FF, N2018/00712/FF, Fi2018/02150/DF samt Fi2018/02149/DF. 3 I den totala summan ingår inte de interna intäkter och kostnader för Bolagsverkets egna kungörelser.

9 4 (51) Avgiftsbelagd verksamhet Bolagsverket redovisar ett negativt resultat på 43 miljoner för den avgiftsbelagda verksamheten för Det är en förbättring av resultatet mot 2017 med 47 miljoner. Kostnaderna har minskat med 23 miljoner mellan 2018 och Minskningen avser till stor del skillnaden i utvecklingskostnader för registret för verkliga huvudmän som var högre 2017 än Utvecklingskostnaderna 2018, avser till stor del fortsatt utvecklande av den digitala tjänsten för ingivande av årsredovisning samt registret över verkliga huvudmän och utveckling av appen Mitt företag i mobilen. Dessa kostnader tas av Bolagsverkets upparbetade överskott i den avgiftsbelagda verksamheten enligt överenskommelse med regeringen Överskott har vi inom verksamhetsdelarna kungörelse och försäljning. Intäkterna inom den avgiftsbelagda verksamheten har ökat med 25 miljoner jämfört med Största anledningen till detta är att vi under 2018 haft intäkter från avgifter för att anmäla till registret för verkliga huvudmän som vi inte hade under Myndighetens största verksamhetsdel företagsregistrering visar ett negativt resultat på 39 miljoner vilket är 5 miljoner sämre än Skillnaden mot 2017 kan till stor del förklaras av registret för verkliga huvudmän som tillkommit under Intäkterna har ökat på grund av detta men kostnaderna har ökat ännu mer. Inom denna verksamhetsdel ingår också att hantera beslut om förseningsavgift. Kostnaderna för detta har ökat mellan 2018 och Främst beror det på nya kostnader för marknadsföring samt ökade volymer som har lett till att nerlagd tid på arbetsuppgifterna har ökat. Verksamhetsdelen företagsinteckningar visar ett positivt resultat på 1 miljon och är en förbättring från Det kan förklaras av att kostnaderna minskat. Det beror till stor del på att denna verksamhetsdel under 2018 fått bära en mindre andel av de gemensamma kostnaderna 4 som fördelas mellan verksamhetsdelarna. Verksamhetsdelen kungörelser visar ett negativt resultat på 8 miljoner kronor. Anledningen till detta är att verksamheten bär en del av utvecklingskostnaderna som, enligt överenskommelse med regringen, ska bäras av de verksamhetsdelar som har ett ackumulerat överskott. Intäkterna för verksamhetsdelen kungörelser har också minskat mellan 2018 och Det beror till stor del på att Bolagsverkets arbete med avregistrering av overksamma företag har varit mindre 2018 än under 2017, vilket innebär att färre ärenden kungörs. Verksamhetsdel försäljning visar ett positivt resultat på 3 miljoner. I jämförelse med 2017 är resultatet 47 miljoner bättre. Intäkterna har ökat något mellan åren men främst har kostnaderna minskat. Verksamhetsdelen bär precis som verksamhetsdel kungörelser en del av utvecklingskostnaderna. Det har påverkat både 2017 och 2018 men kostnaden som belastade verksamhetsdelen 2018 var 19 miljoner lägre än Även andra kostnader för verksamhetsdelen har minskat, som att vissa arbetsmoment som tidigare tillhörde försäljningen nu flyttats till verksamhetsdel företagsregistrering, att driftkostnaderna för it minskat och att det varit lägre kostnad för utvecklingsinsatser för denna verksamhetsdel under Detta leder därmed till att försäljningen får ta en lägre andel av de gemensamma kostnaderna som delas mellan verksamhetsdelarna. 4 De gemensamma kostnaderna avser dels it-kostnader och centrala kostnader som är gemensamma för hela myndigheten.

10 5 (51) Anslag och bidrag Bolagsverket har ett anslag. Anslaget har Bolagsverket fått för att finansiera ersättning till likvidatorer, associationsrättsliga ärenden (minoritetsärendena), förvaltning och utveckling av servicetjänsten (bastjänsten), kostnadsfritt tillhandahållande av registerinformation samt insolvensregistret. Bolagsverket har för 2018 fått bidrag för att utföra några regeringsuppdrag. Det avser bidrag för att finansiera uppdragen: genomföra överenskommelse om ett enklare företagande med digital förvaltning, öka innovationstakten i utvecklingen av verksamt.se, säkert och effektivt elektroniskt informationsutbyte inom den offentliga sektorn samt säker och effektiv tillgång till grunddata. 1.3 Utfall jämfört med budget i regleringsbrevet för den avgiftsbelagda verksamheten Bolagsverkets utfall, på både på intäkts- och kostnadssidan, är lägre i jämförelse med avgiftsbudgeten i regleringsbrevet, se tabellen Beräknad budget i regleringsbrevet för den avgiftsbelagda verksamheten för 2018 samt Utfall avgiftsbelagda verksamheten för Intäkterna blev 20 miljoner kronor lägre jämfört med budget för företagsregistreringar, företagsinteckningar, kungörelser samt uppdragsverksamhet. Det är framförallt registreringsintäkterna inom aktiebolagsregistret och intäkterna inom registret över verkliga huvudmän som är lägre än förväntat. Kostnaderna mot budget i regleringsbrevet blev dryga 12 miljon kronor lägre. Största avvikelserna är lägre personal- och personalrelaterade kostnader samt lägre kostnader för inventarier då vissa planerade inköp inte genomförts. Utfallet för de administrativa kostnaderna för förseningsavgifterna blev högre i jämförelse med budget, 2,5 miljoner kronor. Anledningen är att vi haft högre personalkostnader då vi lagt ner mer arbete på dessa arbetsuppgifter. Beräknad budget i regleringsbrevet för den avgiftsbelagda verksamheten för 2018 Verksamhet Belopp angivna i tkr `+/- t.o.m Offentligrättslig verksamhet samt uppdragsverksamhet Företagsregistreringar, företagsinteckningar, kungörelser samt uppdragsverksamhet Administrativa kostnader för förseningsavgifter årsredovisningar `+/ Int Kost `+/ Ack. +/- utgå Summa Utfall avgiftsbelagda verksamheten för 2018 Verksamhet Belopp angivna i tkr `+/- t.o.m `+/ Int Kost `+/ Ack. +/- utgå Offentligrättslig verksamhet samt uppdragsverksamhet Företagsregistreringar, företagsinteckningar, kungörelser samt uppdragsverksamhet Administrativa kostnader för förseningsavgifter årsredovisningar Summa

11 6 (51) 2 Resultatredovisning I detta kapitel redovisar och kommenterar Bolagsverket verksamhetens resultat i förhållande till vår instruktion och vad som står i regleringsbrevet för verksamhetsåret Service Bolagsverket ska tillhandahålla behovsanpassad och lättillgänglig information och service av hög kvalitet för företag och medborgare. Bolagsverket lämnar, i ett serviceåtagande, information om myndighetens tjänster och service. Serviceåtagandet publiceras på Bolagsverkets webbplats och redovisar mål i form av leveranstider för företagsregistreringar. Serviceåtagandet lyder: Oavsett på vilket sätt du väljer att kontakta oss ska du uppleva att det går snabbt, är enkelt, att det blir rätt och att det känns tryggt. Vi lovar dig som kund att vi ska vara vänliga, hjälpsamma och serviceinriktade vara professionella och kompetenta i vår handläggning av alla ärenden ge tydliga och begripliga besked lyssna till och ta vara på synpunkter på våra tjänster och vår myndighetsutövning svara snabbt på synpunkter och klagomål. Mål för våra handläggningstider: Våra mål är att registrera ett nybildat aktiebolag inom fem arbetsdagar, om ärendet är komplett registrera övriga företagsformer inom sju arbetsdagar, om ärendet är komplett. Med ett komplett ärende menas att avgiften är betald alla handlingar i ärendet är bifogade alla handlingar är korrekta handlingarna är undertecknade företagsnamnet kan godkännas utan att vi behöver skicka ett föreläggande. Handläggningen kan gå snabbare än vad målen säger, men ibland behöver vi mer tid för att utreda ditt ärende eller för att få in mer information. Om det finns brister i inskickade ärenden ska Bolagsverket skicka ett meddelande inom fem arbetsdagar när det gäller ett nybildat aktiebolag och inom sju arbetsdagar för övriga ärenden. Kommentarer till måluppfyllesle av serviceåtagandet finns i avsnitt 2.2.2, samt

12 7 (51) Kvalitet Bolagsverkets målsättning är att vara professionella, serviceinriktade samt kompetenta i vår handläggning av alla ärenden. De tjänster som Bolagsverket levererar ska ha hög kvalitet, vara korrekta, rättssäkra och skapa trygghet hos kunden. Vår ambition är att våra tjänster och verksamhet utvecklas så att vi ännu bättre kan möta kundernas behov. En viktig källa för information om kundernas behov är att arbeta strukturerat med att samla in och registrera synpunkter från kunder i den dagliga verksamheten. Vi samlar även synpunkter på andra sätt, till exempel genom kundundersökningar, ombuds- och kunddagar, arbete med fokusgrupper, involvering av kunder i utvecklingsprojekt samt nyhetsseminarium, mässor och andra evenemang. Vi ska se till att våra kunder också i fortsättningen är nöjda och har högt förtroende för oss. Den kundundersökning som genomfördes under våren 2018 visar att våra kunder fortsatt är mycket nöjda med oss och har ett högt förtroende för oss. NKI (Nöjd kund index-undersökning) är 80 och index för förtroende 87, vilket är oförändrat jämfört med förra undersökningen De områden som vi får störst uppskattning för är bemötande, kvalitet och kompetens Ekobrottsarbetet Bolagsverket verkar för ett tryggt företagande och arbetar för att motverka och försvåra möjligheten att utnyttja Bolagsverkets system för ekonomisk brottslighet. Vi jobbar kontinuerligt med att utveckla rutiner samt att genomföra aktiviteter och kontrollinsatser inom området. Detta arbete bidrar till att kvaliteten i våra register förbättras. Skärpta rutiner och kontroller Bolagsverket arbetar löpande med att minimera riskerna för att våra rutiner utnyttjas för ekonomisk brottslighet. Vi har under året skärpt rutinerna vilket lett till att vi oftare låter bli att registrera uppgifter som inte är säkerställda och vi avregistrerar oriktiga eller falska uppgifter. Vi har även i flera fall anmält misstankar till polisen. Att tidigt sätta in åtgärder som förhindrar att företag används som brottsverktyg är effektivt. Åtgärder som sätts in tidigt förhindrar, istället för att i senare skede upptäcka, och motverkar därigenom att skada uppkommer samt minskar merkostnaderna för samhället. Falska eller obefintliga identiteter Ett identifierat problemområde är användandet av falska identiteter. Vi har därför ökat kontrollerna av id-handlingar. Sedan kontrollerna infördes i mars 2018 har vi stoppat cirka 250 ärenden från att registreras. Från och med den 13 oktober 2018 underrättas Bolagsverket automatiskt av Skatteverkets folkbokföringstjänst om falska eller obefintliga identiteter. Vår rutin är att avregistrera personerna från företagen efter att företagen har fått ta del av uppgifterna. Syftet är att säkerställa att våra register inte innehåller uppgifter om företrädare som inte existerar. Ökat skydd mot företagskapning En företagskapning sker genom att någon på falska grunder skaffar sig rätt att företräda ett företag. Syftet är att med företaget som verktyg begå brott. En kapning kan få stora konsekvenser för den som drabbas. För att försvåra eller förhindra företagskapning

13 8 (51) skickar vi i nuläget meddelanden till företagen när anmälningar om postadress- och företrädarändringar kommer in. Företagen kan därmed reagera på en oriktig anmälan innan uppgiften registreras. Vi har konstaterat att denna rutin har motverkat att falska anmälningar registrerats och därigenom att företag kapats. Tillsammans med Ekobrottsmyndigheten har vi gjort en gemensam kommunikationsinsats för att informera företagarna om hur de kan skydda sig mot företagskapning, bland annat genom att ansluta sig till digital brevlåda Digitala tjänster Bolagsverket arbetar för att öka digitaliseringen i registreringsprocessen. En ökad digital ingivning leder till en högre kvalité i våra register och en effektivare verksamhet som ger kunden snabbare ärendehantering och återkoppling. Bolagsverket har ett antal digitala tjänster för att möta våra kunders olika behov. De är: Verksamt.se - här finns samlad information, verktyg och digitala tjänster från myndigheter för den som driver eller vill starta företag eller förening. Bolagsverkets digitala tjänst i verksamt.se är Registrera ditt företag hos Bolagsverket. Företagsärenden för ombud - här kan den som hjälper andra företag, starta lagerbolag och ombilda dem, starta och göra ändringar i privata aktiebolag, samt hantera depositionskonton hos oss. Registrera verklig huvudman här anmäls den eller de personer som är företagets eller föreningens verkliga huvudman. Söka ett ärende eller se om en årsredovisning kommit in - här finns information om pågående ärenden och det finns möjlighet att betala ärenden hos Bolagsverket. För aktiebolag kan du se när senaste årsredovisningen eller delårsrapporten kommit in till Bolagsverket och om den är registrerad. Min myndighetspost de som har ett konto kan få besked direkt via e-post och sms när en ändring eller årsredovisning för sitt företag kommer in till Bolagsverket. Digital brevlåda är det bästa sättet att skydda sig mot kapning. Med digital brevlåda kan man nås av tidiga signaler om att något inte står rätt till och agera på dessa. Statistik om företag och föreningar - här finns statistik om företag och föreningar i Sverige, utifrån geografiska områden och tidsperioder. Post- och Inrikes Tidningar - här kan man söka, läsa och registrera kungörelser. Företagsinteckning - här kan banker och andra kreditinstitut begära, konvertera och flytta företagsinteckningsbrev. Digital ingivning av årsredovisning här kan de aktiebolag som följer regelverket K2 lämna in sin årsredovisning digitalt till Bolagsverket. Appen Bolagsverket - här kan man ändra adress till sitt företag och dess företrädare, se grundinformation om det egna företaget, ladda ner aktuellt registreringsbevis, årsredovisning och bolagsordning och följa sina ärenden hos Bolagsverket. När kunden använder våra digitala tjänster ger det många positiva effekter såsom snabbare ärendehantering och återkoppling till våra kunder, högre kvalité i våra register, tryggare företagande och minskad administrativ börda för företagaren.

14 9 (51) Under 2018 har den digitala ingivningen av registreringsärenden ökat med 5 procentenheter och är nu 49 procent av alla registreringsärenden. För registret över verkliga huvudmän är digital ingivning obligatorisk. De digitala tjänster som Bolagsverket tillhandahåller är fortsatt stabila och har under 2018 varit tillgängliga till 99,9 procent (100 procent för 2017). För myndighetsgemensamma it-tjänster har tillgängligheten varit 99,8 procent (oförändrat jmf 2017). Den 26 mars lanserades tjänsten digital inlämning av årsredovisning för de aktiebolag som följer regelverket K2. I mars fick vi även i uppdrag av regeringen att utveckla tjänsten så att den omfattar digital ingivning av årsredovisningar för alla företagsformer (N2018/02033/FF). Uppdraget syftar till att minska företagens börda att lämna uppgifter och effektivisera myndigheters och näringslivets informationshantering. Uppdraget genomförs i samarbete med Skatteverket, Statistiska centralbyrå och Bokföringsnämnden m.fl., och ska slutredovisas senast den 31 mars Den 3 maj lanserades en app för Sveriges småföretagare. Den förenklar för företagare med lättillgänglig och kostnadsfri information om det egna företaget, direkt i mobilen. I appen erbjuds digitala tjänster som företagaren enkelt kan använda i mobilen. Appen har under 2018 hämtats av cirka företagare och den har fått mycket positiv respons från kunder och rådgivare. Bolagsverket jobbar kontinuerligt för att öka andelen utskick till digital brevlåda. Under året har Bolagsverket levererat drygt försändelser till digital brevlåda ( försändelser 2017), vilket motsvarar en andel på 16 procent av myndighetens samtliga försändelser till kund (14 procent av samtliga försändelser 2017). I regleringsbrevet för 2018 anges att Bolagsverket ska redogöra för de insatser som har genomförts eller planeras att genomföras fram till 2021 i syfte att utveckla myndighetens digitala tjänster samt göra information och service behovsanpassad och lättillgänglig. Detta har Bolagsverket redogjort för i budgetunderlaget Samverkan för ett enkelt företagande Bolagsverket samverkar både nationellt och internationellt. Vi arbetar tillsammans med andra myndigheter med att förenkla och förbättra myndighetsservicen som riktar sig till blivande och befintliga företag. Detta går i linje med regeringens mål om att öka digitaliseringen av den offentliga förvaltningen. I myndighetssamarbetet Starta och driva företag ingår idag elva myndigheter och elva regioner 5. I samarbetet har det sedan tidigare tagits fram flera bra produkter och e- tjänster, till exempel företagarsajten verksamt.se. Den är intressant ur flera närings- och samhällspolitiska perspektiv. Det pågår flera utvecklingsinsatser för att tillgodose aktuella behov och trenden visar att det blir fler och fler besökare. Under 2018 besöktes verksamt.se av drygt 3 miljoner användare, vilket är en ökning med cirka jämfört med föregående år. 5 Statliga myndigheter: Arbetsförmedlingen, Bolagsverket, Försäkringskassan, Jordbruksverket, Lantmäteriet, Patent- och registreringsverket (PRV), Pensionsmyndigheten, Skatteverket, Statistiska centralbyrån (SCB), Tullverket och Tillväxtverket. Regioner: Region Blekinge, Region Dalarna, Region Gävleborg, Region Jämtland Härjedalen, Region Stockholm, Region Sörmland, Region Uppsala, Region Värmland, Region Västernorrland, Region Örebro län och Västra Götalandsregionen.

15 10 (51) Bolagsverket fortsätter arbetet med drift, förvaltning och vidareutveckling av verksamt.se. Under året har bland annat en större designförändring med fokus på att förenkla navigeringen och användbarheten genomförts. Utöver de insatser som genomförts för att förenkla för företag här och nu har också ett omfattande arbete genomförts för att ta fram en målbild för ett ekosystem för enklare myndighetskontakter för företag. Målbilden är beskriven i form av en värdemodell och tillsammans med resultaten från regeringsuppdraget att öka innovationstakten i utvecklingen av verksamt.se finns nu en god grund för den fortsatta utvecklingen, under förutsättning att finansieringen säkras. Myndigheten är även en av 22 medlemmar i esam (e-samverkansprogrammet), där myndigheter och Sveriges kommuner och landsting (SKL) samverkar om digitaliseringen av det offentliga Sverige. Målet är enklare, öppnare och effektivare myndigheter med medborgaren i centrum. Syftet är att bidra till digitala lösningar som utgår från vad privatpersoner och företag behöver och samtidigt skapa förutsättningar för en effektiv och säker informationsförsörjning. Ett enklare företagande med digital förvaltning Under 2018 har vi samverkat med SKL och Tillväxtverket inom programmet Serverat som syftar till att förenkla för restaurangföretagare genom att erbjuda digitala tjänster. Genom att ansluta sig till guide- och checklistan för restaurangföretagare på verksamt.se, använda någon av de fyra nationella e-tjänsterna som är framtagna samt ansluta till den sammansatta bastjänsten för grundläggande uppgifter om företag. Detta för att underlätta processen för restaurangföretagare avsevärt. Under året har 13 kommuner anslutit till Serverats tjänster, totalt är nu 20 kommuner anslutna. Från och med halvårsskiftet 2018 har en omorganisation gjorts inom programmet Serverat och Tillväxtverket har tagit ett ökat ansvar med att leda och driva genomförandet av regeringsuppdraget. Under 2019 går programmet in i en ny fas som innebär en breddning till att täcka fler företag och branscher. Bolagsverket deltar som tidigare med anslutning av leverantörer och kommuner till den sammansatta bastjänsten för grundläggande uppgifter om företag samt stöd i grunddatafrågor. Den sammansatta bastjänsten för grundläggande uppgifter om företag Under 2018 har vi tillsammans med Skatteverket och Statistiska centralbyrån fortsatt att driva, utveckla och ansluta konsumenter till den sammansatta bastjänsten för grundläggande uppgifter om företag. Intresset för att hämta företagsinformation från den sammansatta bastjänsten har varit fortsatt stort och det totala antalet konsumenter har mer än fördubblats under året. Under 2019 är ambitionen att göra det möjligt för konsumenterna att hämta information direkt från den sammansatta bastjänsten till sina verksamhetssystem, något som både skulle öka återanvändningen av vår information och underlätta för företagare samt anslutna kommuner/myndigheter. Öka återanvändningen av företagsinformation nationellt och internationellt Bolagsverket arbetar ständigt för att öka användningen av företagsinformation som finns i våra register. Under 2017 och 2018 har vi arbetat med att erbjuda grunddata avgiftsfritt till statliga myndigheter. Cirka 25 myndigheter är nu anslutna och vi kommer fortsätta med arbetet under 2019.

16 11 (51) Under året har vi deltagit i flera internationella samverkansuppdrag i syfte att förenkla för företagare och öka återanvändningen av företagsinformation inom EU. Ett av dessa samverkansuppdrag är BRIS (Business Registers Interconnection System) som är en sammankoppling av företagsregister inom EU. Syftet är att öka tillgången till företagsinformation över landsgränserna och möjliggöra elektronisk kommunikation mellan olika länders företagsregister. Bolagsverket levererar sedan juni 2017 information till EU-kommissionens webbplats European e-justice portal. Tillsammans med EUkommissionen och övriga medlemsstater i EU fortsätter vi att vidareutveckla sammankopplingen med ny och förbättrad funktionalitet. Myndigheten medverkar även i projektet TOOP (The Once Only Principle). Projektets syfte är att visa att det på internationell nivå går att genomföra The Once Only Principle genom att ta fram ett förslag till en federerad europeisk infrastruktur för digitalt informationsutbyte. Bolagsverket har under året utvecklat en pilot enligt projektets plan och har även deltagit i arbetet med hur TOOP:s infrastruktur ska kunna användas vid införandet av förordningen Single Digital Gateway Regulation (SDGR). Pilotutvecklingen görs i samverkan med Stockholms universitet och Skatteverket. Bolagsverket deltar även i Nordic Smart Government som är ett nordiskt samarbetsprojekt som syftar till att skapa förenklingar genom att använda data, digitalisering och automatisering mer effektivt och innovativt. I maj fick projektet beslut om delfinansiering från Nordic Innovation och arbetet har under året intensifierats och gått in i en ny fas för att utreda, verifiera, involvera berörda aktörer och på så sätt skapa förutsättningar för att kunna genomföra förändringen. Samverkan för att motverka ekonomisk brottslighet Den kedja av aktiviteter som utgör ekonomisk brottslighet faller inom flera olika myndigheters ansvarsområden. Samverkan mellan dessa myndigheter är därför av stor vikt och en framgångsfaktor för effektiv brottsbekämpning. Bolagsverket deltar för närvarande i olika samrådsgrupper och arbetsgrupper med samverkande myndigheter på nationell och regional nivå samt med företrädare för näringslivet. Bolagsverket är en av de myndigheter som ingår i samordningsfunktionen för åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism. Vi finns representerade i styrgruppen och deltar i två av de tre arbetsgrupperna. Den ena av arbetsgrupperna arbetar med en nationell riskbedömning ur ett penningtvätts- och terrorfinansieringsperspektiv. Den andra arbetsgruppen arbetar med informationsutbyte och kunskapsöverföring. Från och med 2018 ingår Bolagsverket som en av nio myndigheter i nätverket för utökad myndighetssamverkan mot organiserad brottslighet. Vi har även ingått en överenskommelse om samverkan med Ekobrottsmyndigheten. Bolagsverket har även inlett ett internationellt samarbete för utbyte av erfarenheter från förebyggande åtgärder mot ekonomisk brottslighet. Vi kan konstatera att de brottsliga tillvägagångssätten ser påfallande lika ut som i Sverige. Under 2019 avser vi att inkludera ytterligare länder i denna samverkan.

17 12 (51) 2.2 Verksamhetsdel företagsregistrering Myndighetens största verksamhetsdel till omfattning är företagsregistrering. Bolagsverket ansvarar för registreringsärenden som gäller aktiebolag, filialer, handelsoch föreningsregisterärenden, bank- och försäkringsregisterärenden, europeiska ekonomiska intressegrupperingar, europeiska grupperingar för territoriellt samarbete, europabolag och europakooperativ. Nedan framgår handläggningstiden för registreringsärenden inom dessa register. Bolagsverket för också register över näringsförbud och tillfälliga näringsförbud samt fysiska personers och dödsbons konkurser, förbud att lämna juridiskt eller ekonomiskt biträde, anmälda verksamhetsutövare och verkliga huvudmän. Dessa ärenden framgår i avsnitt Andelen nybildningsärende aktiebolag inom fem arbetsdagar Av Bolagsverkets serviceåtagande framgår att ett nybildat aktiebolag ska registreras inom fem arbetsdagar om ärendet är komplett. Definitionen av ett komplett ärende är att avgiften kommit in till Bolagsverket och att alla handlingar i ärendet är bifogade, korrekta och undertecknade samt att företagsnamnet kan godkännas utan att vi behöver skicka ett meddelande om komplettering. För aktiebolag registrerar vi nybildningen inom fem arbetsdagar i 97 procent av fallen. Bolagsverket informerar löpande på webbplatsen om handläggningstiden för ett nybildat aktiebolag Ärenden registrerade inom sju arbetsdagar Målen i serviceåtagandet att handlägga ett registreringsärende inom sju arbetsdagar baseras på att kunden skickar in ett komplett ärende och ett företagsnamn som Bolagsverket kan godkänna. Om ärendet inte är komplett måste Bolagsverket be kunden att komplettera ärendet. I och med att Bolagsverket inte påverkar tiden från det att vi skickar ut en komplettering av ärendet tills kunden återkommer, mäts serviceåtagandets måluppfyllnad som den andel ärenden vi registrerat inom sju arbetsdagar eller där vi skickat ett meddelande om komplettering inom samma tid. Tabellen Andelen avslutade ärenden eller där meddelande skickats till kund inom sju arbetsdagar, på sidan 14, visar utfallet av serviceåtagandet. En jämförelse finns också för de två sista åren. Ett ärende kan innehålla flera ändringar. Ärendet rubriceras utifrån de ändringar som kunden vill göra. Vid redovisningen av antalet avslutade ärenden har Bolagsverket valt att gruppera efter den ändring som innebär mest arbete att handlägga. Måluppfyllelsen är lägre 2018 jämfört med Under året registrerades eller skickades meddelande om komplettering inom sju arbetsdagar i 74 procent av fallen, vilket var 8 procentenheter lägre än föregående år. Anledningen till den lägre måluppfyllelsen är dels att avdelningen under året genomfört en del besparingsåtgärder och inte haft konsulter i verksamheten i samma utsträckning som tidigare samt att vi inte har ersättningsrekryterat då handläggare slutat. Dels inkom under våren och sommaren en stor mängd anmälningar om ändringar av stadgar för ekonomiska föreningar och bostadsrättsföreningar. Dessa ärenden kunde inte hanteras

18 13 (51) inom en rimlig tid och som längst var handläggningstiden tre månader. Detta trots att vi utbildade flera nya handläggare på denna ärendetyp. Den långa handläggningstiden på dessa ärenden har påverkat måluppfyllelsen negativt. Det är viktigt för oss att leva upp till vårt serviceåtagande. Vi har därför under året haft stort fokus på effektivisering av handläggning och telefoni, och vi kommer att ha fortsatt fokus på detta arbete under Vi har även under 2018 haft begränsade telefontider under perioder med hög ärendetillströmning. Av tabellen Andelen avslutade ärenden eller där meddelande skickats till kund inom sju arbetsdagar, på sidan 14, framgår att antalet ärenden minskat i jämförelse med Minskningen består främst av att avregistrering av näringsidkare som är overksamma har minskat med drygt ärenden.

19 14 (51) Andelen avslutade ärenden eller där meddelande skickats till kund inom sju arbetsdagar jmf 2018 med Ärendegrupp Antal avslut 7 dagar, procent Avslut, procent 7 dagar, procentenhet Antal avslut 7 dagar, procent Antal avslut 7 dagar, procent Aktiebolagsregistret Nybildningsärenden Firmaärenden Bolagsordningsärenden Styrelse- och revisorsärenden Kapitalökningsärenden Fusionsärenden Konkursärenden Likvidationsärenden Tillståndsärenden Övriga ärenden Summa Handelsregistret Nybildningsärenden Firmaärenden Övriga ärenden Summa Föreningsregistret Nybildningsärenden Firmaärenden Övriga ärenden Summa Filialregistret Bank- och försäkringsregistret Registret över försäkringsförmedlare Europabolagsregistret Övrigt Total summa Det är förändring i statistiken jämfört med tidigare år, förutom i Aktiebolagsregistret, Registret över försäkringsförmedlare samt posten Övriga. Från 2018 tillkommer ärenden kopplade till årsredovisningsregistrering. Jämförelsesiffror för 2017 och 2016 är omräknade. 7 Lagerbolag ingår i antal nybildningar för aktiebolag. 8 I posten ingår anmälda verksamhetsutövare enligt 6 kap. 3 lagen (2009:62) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism. Förordning (2009:98) för alla register. Totalt är det st ärenden uppdelat på de olika registren (jmf st, st). 9 Minskningen består främst av att avregistrering av näringsidkare som är overksamma har minskat mot 2017 med ärenden.

20 15 (51) Digitalt inlämnade registreringsärenden I tabellen Digitalt inlämnade ärenden redovisas totalt inkomna ärenden och den andel som skickades in digitalt. Alla ärenden är inte möjliga att lämna in digitalt. I tabellen anges andelen ärenden som har lämnats in digitalt av vad som är möjligt att lämna in digitalt. Digitalt inlämnade ärenden 10 Ärendegrupp Antal ärenden 2018 Digitalt, procent 2018 jmf med 2017 Ärenden, procent Digitalt, procentenhet Antal ärenden Digitalt, procent Antal ärenden Digitalt, procent Aktiebolagsregistret Nybildningsärenden Firmaärenden Bolagsordningsärenden Styrelse- och revisorsärenden Kapitalökningsärenden Fusionsärenden Konkursärenden Likvidationsärenden Tillståndsärenden Övriga ärenden Summa Handelsregistret Nybildningsärenden Firmaärenden Övriga ärenden Summa Föreningsregistret Nybildningsärenden Firmaärenden Övriga ärenden Summa Filialregistret Bank- och försäkringsregistret Registret över försäkringsförmedlare Europabolagsregistret Övriga Total summa Det är förändring i statistiken jämfört med tidigare år, förutom i Aktiebolagsregistret, Registret över försäkringsförmedlare samt posten Övriga. Från 2018 tillkommer ärenden kopplade till årsredovisningsregistrering. Jämförelsesiffror för 2017 och 2016 är omräknade. 11 Andelen digitalt inlämnade ärenden för lagerbolag är 98 procent och för övriga nybildningsärenden 80 procent (jmf procent respektive 75 procent).

21 16 (51) Bolagsverket arbetar för att öka digitaliseringen i registreringsprocessen. En ökad digital ingivning leder till en högre kvalitet i våra register och en effektivare verksamhet som ger kunden snabbare ärendehantering och återkoppling. För 2018 har den digitala ingivningen varit 49 procent av alla registreringsärenden och 66 procent av de som är möjliga att lämna in digitalt. Detta är en ökning jämfört med 2017 då den digitala ingivningen var 44 procent av alla ärenden och 61 procent av de som är möjliga att lämna in digitalt. Nybildningsärenden står för den största andelen digitalt inlämnade ärenden. Vi arbetar även för att handläggningen av ärenden ska ske maskinellt i så stor omfattning som möjligt. Andelen registreringsärenden som handläggs maskinellt fullt ut och därmed kan avslutas automatiskt uppgår 2018 till cirka 28 procent, vilket är något lägre än föregående år. Ett ärende kan behöva kompletteras med information innan det kan handläggas. Under 2018 var drygt 24 procent av de inlämnade registreringsärendena inte kompletta. Av dessa ärenden kompletterades drygt 21 procent digitalt, vilket är fler än 2017 (18 procent) Kostnader per prestationstyp Det finns bestämmelser om att myndigheter ska redovisa hur myndighetens prestationer har utvecklats med avseende på volym och kostnader. Bolagsverket definierar prestationerna inom verksamhetsdelen företagsregistrering som antalet avslutade ärenden, se definition i avsnitt Prestationerna redovisas utifrån volymer och kostnader för Bolagsverkets tre största register samt för registret över verkliga huvudmän se avsnitt Beräkningen av kostnaderna för avslutade ärenden inom aktiebolags-, handels- och föreningsregistret utgår från kostnaderna för verksamhetsdelen företagsregistrering exklusive kostnaderna för registret över verkliga huvudmän. Bolagsverket har grupperat ärendena inom registren per prestationstyp, det vill säga ärenden av likartad karaktär. Vi har valt tre prestationstyper: nybildning när kunden lämnar in en nyregistrering av ett företag ändring när kunden vill ändra sina registrerade uppgifter i ett företag årsredovisning Bolagsverkets arbete med att registrera årsredovisningar. I beräkningen av kostnad per prestation fördelas de totala kostnaderna för företagsregistreringen mellan de olika prestationstyperna baserad på tidredovisning och de avslutade ärendenas ledtid 12. Kostnaden för respektive prestationstyp divideras sedan med antal avslutade ärenden för att få fram en kostnad per prestation. Resultatet av kostnad per prestation är alltså beroende av: total kostnad tidredovisning ledtid antal avslutade ärenden. 12 Ledtiden är den tid det tar från att ett ärende diarieförs till att det registreras (avslutas). Defekttiden, den tid då handläggaren avvaktar svar från kund, är inte medräknad.

22 17 (51) De totala kostnaderna under 2018 för verksamhetsdelen företagsregistrering exklusive registret över verkliga huvudmän var 386 miljoner kronor, en minskning med 0,6 procent jämfört med Kostnader per prestationstyp 13 Prestationstyp Antal avslutade ärenden Kostnad tkr Kostnad/ prestationstyp Antal avslutade ärenden Kostnad tkr Kostnad/ prestationstyp Antal avslutade ärenden Kostnad tkr Nybildningar Ändringar Årsredovisningar Summa Nybildningar Ändringar Årsredovisningar Summa Kostnad/ prestationstyp Aktiebolagsregistret Handelsregistret Föreningsregistret Nybildningar Ändringar Årsredovisningar Summa Det har redovisats mer tid på årsredovisningar i år jämfört med föregående år och därför har årsredovisningar tilldelats mer kostnad. Antal avslutade ärenden har gått ner med 1 procent sedan 2017, ärendenivåerna ligger därmed totalt sett på ungefär samma nivåer som för Nybildningar och ändringar har minskat med 5-6 procent samtidigt som årsredovisningar har ökat med drygt 4 procent under 2018 jämfört med Den totala ledtiden har ökat markant från 2017 till Ledtiden per ärende (för alla prestationstyper) har ökat från 8,5 dagar per ärende under 2017 till 16,9 dagar per ärende under Orsaken är att vi periodvis haft stora ärendevolymer och inte tillräckligt med resurser för att hantera dessa. Kostnad per prestationstyp nybildningar inom handelsregistret har minskat med 22 procentoch nybildningar inom aktiebolagsregistret minskat med 16 procent. Andelen

23 18 (51) ledtid som nybildningar utgör av totala ledtiden för nybildningar och ändringar har minskat. Även antalet avslutade ärenden har minskat jämfört med Eftersom kostnaden för nybildningar inom handelsregistret och aktiebolagsregistret har minskat mer än vad antal avslutade ärenden har minskat så minskar även kostnad per prestationstyp. Kostnad per prestationstyp ändringar inom föreningsregistret har ökat med 57 procent. Antalet avslutade ärenden har ökat med 10 % jämfört med Den största orsaken till att kostnad per prestation har ökat beror på den stora ökningen i kostnaden för ändringar i föreningsregistret vilket beror på att ledtiderna ökat. Kostnad per prestationstyp årsredovisningar har ökat rejält, 140 procent inom handelsregistret och 127 procent inom föreningsregistret jämfört med Den största anledningen till den stora skillnaden i kostnad per prestationstyp jämfört med föregående år är att antalet avslutade ärenden har minskat. Detta leder till att kostnad per prestationstyp ökar markant. Inom aktiebolagsregistret har kostnad per prestationstyp årsredovisningar ökat något jämfört med Antalet avslutade ärenden ökade men kostnaderna för årsredovisningar inom aktiebolagsregistret ökade något mer än vad antal avslutade ärenden ökade, vilket leder till en ökning med i kostnad per prestationstyp jämfört med Övrig information kring verksamhetsdel företagsregistrering Inkomna räkenskapshandlingar Alla aktiebolag ska skicka in sin årsredovisning och revisionsberättelse till Bolagsverket. Vi tar även emot delårsrapporter och räkenskapshandlingar för andra företagsformer. I tabellen Inkomna räkenskapshandlingar visas antalet räkenskapshandlingar som skickats in. Inkomna räkenskapshandlingar 14 Register Inkomna handlingar Aktiebolagsregistret Handelsregistret Föreningsregistret Filialregistret Bank- och försäkringsregistret Europabolagsregistret Summa Antalet inkomna årsredovisningar till Bolagsverket har ökat de senaste åren togs drygt årsredovisningar emot för granskning och registrering. 14 Begreppet räkenskapshandlingar omfattar både årsredovisningar och delårsrapporter.

24 19 (51) Bolagsverket lanserade i mars 2018 en tjänst som möjliggör digital inlämning av årsredovisningar för aktiebolag som redovisar enligt K2-regelverket. För att kunna lämna in digitalt krävs en programvara som stödjer digital inlämning. Då hittills endast några få mindre programvaruleverantörer har utvecklat mjukvara för ändamålet, har volymen tyvärr inte motsvarat våra förhoppningar om att minska pappershanteringen och den manuella handläggningen. Om en årsredovisning lämnas in digitalt och är komplett registreras den automatiskt. Cirka årsredovisningar av möjliga har lämnats in digitalt sedan lanseringen i mars fram till årsskiftet med en automatiseringsgrad som i december låg på drygt 70 %. Ledtiderna för årsredovisningar har ökat markant under Bolagsverkets ansträngda ekonomi har medfört besparingar genom uteblivna ersättningsrekryteringar samt mindre omfattning av konsulter och tillfälligt anställda. Tillsammans med lägre effekter än förväntat av genomförda utvecklingsinsatser har detta medfört att vi inte lyckats i måluppfyllelsen under året. Det ansträngda resursläget har medfört långa handläggningstider och att vi haft svårt att möta den variation i ärendeinflöde som finns i verksamheten tror vi på en ökning av digitalt ingivna årsredovisningar som ska förbättra handläggningstiden. Flera programvaruleverantörer, varav ett par av de större på marknaden, har anslutit sig vid årsskiftet och i februari öppnas även möjligheten för de företag som redovisar enligt K3-regleverket att lämna in digitalt. Dialog förs kontinuerligt med programvaruleverantörer, kunder och andra intressenter om förbättringspotential i tjänsten för att den ska bli än mer attraktiv att använda och flera åtgärder kommer att vidtas under 2019 i syfte att öka den digitala ingivningen. För att förbättra handläggningstiderna jobbar vi även intensivt med effektiviseringsinsatser i handläggningen, till exempel att minska onödig efterfrågan Förseningsavgifter Aktiebolag som inte skickar in sina fullständiga årsredovisningshandlingar till Bolagsverket i tid måste betala en förseningsavgift. Avgiften är olika beroende på om aktiebolaget är privat eller publikt och den blir högre ju längre förseningen varar. Privata aktiebolag som inte har lämnat in årsredovisningen inom sju månader efter räkenskapsårets utgång måste betala en avgift på kronor (beslut 1). Om de inte har lämnat in årsredovisningen efter ytterligare två månader beslutar Bolagsverket om en andra avgift på kronor (beslut 2). Efter ytterligare två månader beslutar vi om en tredje avgift på kronor (beslut 3). För publika aktiebolag är dessa avgifter dubbelt så höga. Tabellen Beslut om förseningsavgift visar antalet beslut för de olika förseningsavgifterna. Beslut om förseningsavgift jmf med 2017, procent Beslut Beslut Beslut Summa