AD 190/2014. Årsredovisning 2013

Transkript

1 AD 190/2014 Årsredovisning

2 Innehållsförteckning 1 Verksamhetsresultat Intäkter och kostnader per verksamhetsdel Bolagsverkets organisation 5 2 Resultatredovisning Bolagsverkets serviceåtagande Verksamhetsdel Företagsregistrering Kostnader per prestationstyp Ärenden registrerade inom sju arbetsdagar Förseningsavgifter Övrig information kring verksamhetsdel Företagsregistrering Kötid för registreringsärenden Näringsförbud och personliga konkurser Inkomna räkenskapshandlingar Telefonförfrågningar Kvalitet Undersökning av kundnöjdhet Synpunkter och klagomål Gallring Verksamhetsdel Företagsinteckning Kvalitet Verksamhetsdel Kungörelser Kvalitet Verksamhetsdel Finansiering av likvidatorer Övertagande av ärenden från länsstyrelserna Kvalitet Verksamhetsdel Försäljning Kvalitet Bolagsverket samordnar och utvecklar effektiva tjänster för företag och företagande Utvecklingsmyndighet inom området företag och företagande Minskat och förenklat uppgiftslämnande Myndighetssamarbetet Starta och driva företag 29 3 Kompetensförsörjning Mål och återrapporteringskrav 30 4 Resultaträkning Balansräkning Anslagsredovisning Tilläggsupplysningar och noter Resultat och underskrift... 50

3

4 Generaldirektören har ordet Bolagsverket granskar, registrerar och informerar för ett enkelt företagande och ett rättssäkert näringsliv och vi samverkar och utvecklar effektiva tjänster för företag och företagande. Bolagsverket har också haft förtroendet att vara utvecklingsansvarig myndighet för området företag och företagande. Det har varit jätteroligt och vi har arbetat med uppgiften med stort engagemang och ansvar! Det pågår många arbeten med att skapa ett enklare företagande och det handlar bland annat om att skapa gemensamma ingångar till myndigheterna, aktiviteter och utredningar kring ett minskat och förenklat uppgiftslämnande och att få till en återanvändning av uppgifter mellan myndigheterna. Vi deltar också aktivt i ett antal arbeten som samordnas av E-delegationen kring förvaltningsgemensamma tjänster som utgår ifrån privatpersoners och företags behov såsom Mina meddelanden, Mina fullmakter samt Min ärendeöversikt och även i arbetet med att analysera vad som kan möjliggöra en än mer effektiv IT-drift. Bolagsverket har under 2013 även deltagit i fler olika internationella arbeten. Ett arbete är sammankopplingen av företagsregister (BRIS). Vi har också varit involverade i ett antal projekt som syftar till att skapa ett gränslöst Europa genom att ta fram en gränsöverskridande infrastruktur för elektronisk identifiering och möjliggöra för medborgare att sköta sina kontakter med förvaltningen i ett land samtidigt som han eller hon bor i ett annat. Under året har vi framgångsrikt hållit våra handläggningstider på en bra nivå. Vi upplever att kunderna har förtroende för oss som myndighet och är nöjda med våra tjänster och vår service. Detta visar också de undersökningar som vi genomfört under året. Bolagsverket toppar dessutom Företagarnas myndighetsrankning för femte gången i följd, vilket gör oss stolta! Vi har arbetat med fokus på de interna processerna under året och fokuserat på utveckling och aktiviteter som leder till ökad användning av e-tjänsterna och en effektivare handläggning. Vi gläder oss åt att andelen elektroniskt inlämnade ärenden sakta men säkert ökar. Vi kan tyvärr konstatera att kvaliteten på de inlämnade årsredovisningarna har försämrats och Bolagsverkets oro är att årsredovisningarna kommer att fortsätta ha sämre kvalitet om bolaget inte har en revisor. Den försämrade kvaliteten och den ökade mängden årsredovisningar har dessutom haft inverkan på tidsåtgången för Bolagsverkets registrering av årsredovisningar. Under hösten har vi genomfört en medarbetarundersökning. Resultatet mäts i ett medarbetarindex (NMI) vilket uppgick till 71 och var en ökning med fyra enheter jämfört med 2011 när vi senast gjorde undersökningen. NMI-värdet har förbättrats med hela 19 enheter sedan 2007 och ligger enligt undersökningsföretaget, CMA, högre än för andra myndigheter. 78 procent av medarbetarna upplever Bolagsverket som en attraktiv arbetsgivare. Detta känns väldigt roligt och inspirerande inför framtiden! Jag är jätteglad över att jag har fått förtroendet att få vara kvar och leda arbetet i ytterligare tre år! Annika Bränström Generaldirektör Bolagsverket

5 2 (51) Bolagsverkets årsredovisning Verksamhetsresultat 1.1 Intäkter och kostnader per verksamhetsdel Verksamhetsresultat för varje verksamhetsdel Belopp i tkr Offentligrättslig verksamhet Drift (disp.) Uppbörd Drift Uppbörd Drift (ej disp.) (disp.) (ej disp.) (disp.) Uppbörd (ej disp.) Verksamhetsdel Företagsregistrering Registreringsverksamheten Intäkter Kostnader Förseningsavgifter Intäkter Kostnader Resultat Verksamhetsdel Företagsinteckningar Intäkter Kostnader Resultat Verksamhetsdel Kungörelser Intäkter Kostnader Resultat Uppdragsverksamhet Verksamhetsdel Försäljning Intäkter Kostnader Resultat Resultat avgiftsbelagd verksamhet

6 Bolagsverkets årsredovisning (51) Belopp i tkr Drift (disp.) Uppbörd Drift Uppbörd Drift (ej disp.) (disp.) (ej disp.) (disp.) Uppbörd (ej disp.) Anslag och bidrag Verksamhetsdel finansiering av likvidatorer Intäkter anslag Kostnader Resultat Verksamhetsdel finansiering av övertagande av ärenden från tingsrätten Intäkter anslag Kostnader Resultat Verksamhetsdel gemensamt e-förvaltningsprojekt av strategisk betydelse Intäkter anslag Kostnader Resultat Verksamhetsdel minskat och förenklat uppfgifts - lämnande Intäkter bidrag Kostnader Resultat Bolagsverket totalt 1 Intäkter Kostnader Resultat Ackumulerat resultat I den totala summan ingår intäkter och kostnader för Patentombudsnämnden men inte intäkter och kostnaderna för Bolagsverkets egna kungörelser. 2 Det ackumulerade verksamhetsresultatet har ökats med 505 tkr. Det accumulerade icke disponibla resultatet har minskats med 505 tkr. Orsaken är att vi upptäckt att vi fått fel ingående värden vid delningen med Patentoch Registreringsverket (PRV) Det balanserade resultatet justerades på grund av ändrade redovisningsregler ( tkr). Det redovisade beloppet för förseningsavgifter har rättats och därmed totala intäkter och kostnader med motsvarande.

7 4 (51) Bolagsverkets årsredovisning 2013 Bolagsverket redovisar ett positivt resultat på tkr för den avgiftsfinansierade verksamheten för Alla verksamhetsdelar förutom Företagsinteckningar redovisar ett postitivt resultat. En orsak till det är att intäkterna fortsatt legat kvar på en hög nivå inom registreringsverksamheten och försäljningen och att vi haft betydligt lägre kostnader. Totalt har Bolagsverkets kostnader minskat med tkr jämfört med 2012, framförallt är det itkostnaderna som minskat. Under 2011 och 2012 gjordes stora investeringar i en ny teknisk plattform. Detta arbete avslutades i slutet av 2012 vilket innebär att it-kostnaderna inte är lika höga för Kommande år kommer att följas av utvecklingsprojekt i syfte att förbättra funktionalitet och effektivisera verkets registreringsprocess och e-tjänster vilket innebär att it-kostnaderna kommer att öka igen. Bolagsverkets största verksamhetsdel till omfattning är Företagsregistrering. Verksamhetsdelen uppvisar ett positivt resultat på tkr. Det beror bland annat på att ärendevolymen legat på en fortsatt hög nivå. Den stora ärendevolymen har lett till fortsatt höga intäkter framförallt vad gäller registreringsavgifter för aktiebolag, intäkterna når dock inte upp till samma nivå som Denna verksamhetsdel står också för den största kostnadsminskningen, tkr. Det är framförallt it-kostnaderna som minskat men även de indirekta kostnaderna 4. De administrativa kostnaderna för förseningsavgifterna har minskat med tkr jämfört med Orsaken är minskade indirekta kostnader. Bolagsverkets verksamhetsdel Företagsinteckningar visar ett negativt resultat. Intäkterna för 2013 ligger något under utfallet 2012 då vi haft färre ärenden. De direkta personalkostnaderna ligger på ungefär på samma nivå som ifjol men it-kostnaderna har minskat. Verksamhetsdelen Kungörelser visar ett fortsatt positivt resultat. Bolagsverket kungör från och med 1 maj 2011 även bygglovsbeslut enligt den nya plan- och bygglagen. Volymökningen innebar ingen ökning av personalkostnader, då de flesta ärenden lämnas in och handläggs elektroniskt. Med anledning av de ökade volymerna samt att vi visat ett positivt resultat under flera år har vi sänkt avgiften för e-ingivna kungörelser. Förändringen trädde i kraft den 1 april Vi har under 2013 lägre intäkter på grund av sänkt avgift men även för att vi har haft färre antal kungörelser jämfört med Det beror på minskade ärendevolymer hos Bolagsverket. Verksamhetsdelen Försäljning visar även den ett fortsatt positivt resultat. Försäljningen av transaktioner i Näringslivsregistret har gått mycket bättre än förväntat. Trots utökade volymer har vi inte haft någon större ökning av personalkostnader då kunderna väljer att använda våra e-tjänster mer och mer. Vi har lägre kostnader för försäljningen jämfört med 2012 och det är framförallt it-kostnaderna som minskats. Verksamhetsdelen Finansiering av likvidatorer har under verksamhetsåret fortsatt höga kostnader. Antal beslut om likvidatorsersättningar har ökat jämfört med För att klara av utbetalningarna av ersättning med anledning av de ökade volymerna för året beslutade regeringen i juni att utöka anslaget med 3,4 mkr. Från och med 1 november övertog Bolagsverket vissa uppgifter från Länsstyrelsen vad gäller handläggning av associationsrättsliga ärenden. Dessa utgifter belastar också likvidatoranslaget. Bolagsverket har i princip utnyttjat hela anslaget gällande gemensamt e-förvaltningsprojekt av strategisk betydelse. Anslaget avser uppdraget som utvecklingsmyndighet samt vidareutvecklingen av myndighetsgemensamma webbplatsen verksamt.se. 4 Avser till stor del minskade kostnader för övergripande verksamhetsprojekt/utvecklingsarbeten.

8 Bolagsverkets årsredovisning (51) Bolagsverket fick inför 2012 ett bidrag på tkr för att arbeta med kartläggning av näringsidkares uppgiftslämnande samt koordinera och leda detta arbete. Bidraget är nu förbrukat och årets utnyttjande del uppgår till tkr. 1.2 Bolagsverkets organisation Under året har inga större förändringar skett i organisationen. Däremot har en hel del förändringar skett i verksledningen. Regeringen fattade under oktober beslut om fortsatt anställning för Annika Bränström som generaldirektör och chef för Bolagsverket. Det nya förordnandet är på tre år och löper fram till april Den 1 augusti tillträdde Inga Otmalm tjänsten som direktör. Direktörstjänsten innefattar även en ställföreträdande roll för generaldirektören enligt Bolagsverkets arbetsordning. Bolagsverkets chefsjurist och avdelningschef för juristavdelningen går den 28 februari 2014 i pension. Han ersätts från den 1 februari 2014 av Peter Källenfors. Den 1 december tillträdde Annika Axelborn tjänsten som avdelningschef för utvecklingsavdelningen.

9 6 (51) Bolagsverkets årsredovisning Resultatredovisning I detta kapitel redovisar och kommenterar Bolagsverket verksamhetens resultat i förhållande till vår instruktion och vad som står i regleringsbrevet för verksamhetsåret Bolagsverkets serviceåtagande Enligt regleringsbrevet ska Bolagsverket, i ett serviceåtagande, lämna tydlig och relevant information om myndighetens tjänster och service. Serviceåtagandet ska publiceras på Bolagsverkets webbplats och redovisa de mål, i form av leveranstider, för företagsregistreringar, företagsinteckningar och ärenden om ersättning till likvidatorer. Serviceåtagandet lyder: Oavsett på vilket sätt du väljer att kontakta oss ska du uppleva att det går snabbt, är enkelt, att det blir rätt och att det känns tryggt. Vi lovar dig som kund att vi ska vara vänliga, hjälpsamma och serviceinriktade vara professionella och kompetenta i vår handläggning av alla ärenden ge tydliga och begripliga besked lyssna till och ta vara på synpunkter på våra tjänster och vår myndighetsutövning svara snabbt på synpunkter och klagomål Mål för våra handläggningstider: Våra mål är att registrera ett företag inom sju arbetsdagar registrera företagsinteckningar senast nästa arbetsdag handlägga ett ärende om ersättning till likvidatorer inom fjorton arbetsdagar Det kan gå snabbare än vad målen säger, men ibland behöver vi mer tid för att utreda ditt ärende eller få in mer information. Om det finns brister i inskickade ärenden ska Bolagsverket skicka ett meddelande inom sju arbetsdagar. 2.2 Verksamhetsdel Företagsregistrering Kostnader per prestationstyp Bolagsverket definierar prestationerna inom verksamhetsdelen Företagsregistrering som antal avslutade ärenden. Prestationerna redovisas utifrån volymer och kostnader för Bolagsverkets tre största register. Beräkningen av kostnaderna för avslutade ärenden inom aktiebolags-, handels- och föreningsregistret utgår från kostnaderna för verksamhetsdelen Företagsregistrering. Bolagsverket har grupperat ärendena inom registren per prestationstyp det vill säga ärenden av likartad karaktär. De prestationstyper som vi har valt är: Nybildning när kunden lämnar in en nyregistrering av ett företag. Ändring när kunden vill ändra sina registrerade uppgifter i ett företag. Årsredovisning Bolagsverkets arbete med att registrera årsredovisningar 5. 5 Teminologin har ändrats från att godkänna årsredovisningar till att registrera årsredovisningar för att tydliggöra att det är företagens ansvar att upprätta en korrekt årsredovisning. Bolagsverket kontrollerar vissa formalia i årsredovisningen innan den registreras.

10 Bolagsverkets årsredovisning (51) Kostnader per prestationstyp 6 Prestationstyp Kostnad/ Prestationstyp Aktiebolagsregistret Antal avslutade ärenden Antal Kostnad/ Antal Kostnad/ Kostnad Kostnad Avslutade tkr Kostnad prestationstyp ärenden tionstyp avslutade Presta- tkr tkr ärenden Nybildningar Ändringar Årsredovisningar Summa Handelsregistret Nybildningar Ändringar Årsredovisningar Summa Föreningsregistret Nybildningar Ändringar Årsredovisningar Summa De totala kostnaderna för verksamhetsdelen Företagsregistrering har minskat jämfört med Bolagsverket hade under 2012 utökade kostnader i och med bytet av teknisk plattform för det verksamhetsstöd som fanns i vår stordator. Arbetet pågick under två års tid och slutfördes i november Från och med 2013 fokuserar Bolagsverket på utvecklingsprojekt i syfte att förbättra funktionalitet och effektivisera registreringsprocessen och e- tjänster vilket medför att en del av kostnadsökningen består. Tidredovisning, ledtid 7 och antal avslutade ärenden är parametrar som styr kostnadsfördelningen enligt Bolagsverkets beräkningsmodell. Variation i dessa parametrar medför att kostnaden inom prestationstyperna varierar mellan åren. Variation i parametrarna tillsammans med en minskning av de totala kostnaderna har lett till att vi har lägre totala kostnader för alla redovisade register jämfört med Beräkning av kostnader per prestationstyp har ändrats sedan Vi räknar nu även bort defekttiden (den tid då handläggaren avvaktar svar från kund) för prestationstypen årsredovisningar AB. Detta medför att ledtiden för årsredovisningar blir kortare än vad den tidigare varit. Alla redovisade år i tabellen är omräknade. 7 Ledtiden är den tid det tar från att ett ärende diarieförs till att det registreras (avslutas). Defekttiden är inte medräknad.

11 8 (51) Bolagsverkets årsredovisning 2013 Trots att kostnaderna minskat har inte kostnad per prestationstypen årsredovisningar minskat, förutom inom Handelsregistret. Det beror på att årsredovisningarna tar längre tid att handlägga då vi har större andel med bristande kvalitet än tidigare år. Detta innebär att Bolagsverket måste begära in kompletteringar i betydligt större omfattning än tidigare vilket påverkar tidsåtgången. Vi har under året också fått in fler årsredovisningar framförallt inom Aktiebolagsregistret. Det medför att prestationstypen som dessa ärenden tillhör får bära större del av kostnaderna. Antalet avslutade ärenden har ökat för prestationstypen nybildning och framförallt årsredovisningar inom Aktiebolagsregistret. Vi har under 2013 sett en avmattning av ändringsärendena och då framförallt bolagsordningsändringar. Volymerna påverkades kraftigt 2011 och 2012 av de nya reglerna kring slopande av revisorsplikt. Då antalet ärenden totalt sett har ökat och kostnaderna minskat, kan vi se att alla kostnader per prestationstyp inom registret har minskat jämfört med Inom Handelsregistret har antalet avslutade ärenden minskat. Årsredovisningsärendena har dock ökat något. Minskningen av ärendena inom prestationstypen ändringar beror till största delen på fler avregistreringar inom Handelsregistret. Fler väljer att starta aktiebolag i stället för att starta enskilda firmor och handelsbolag. Det är enbart kostnaden för prestationstyp årsredovisningar som har ökat jämfört med Orsaken är att nedlagd tid per årsredovisning har ökat. Antalet avslutade ärenden för Föreningsregistret har ökat något inom alla prestationstyper och kostnaderna för registret har minskat jämfört med Det leder till att kostnaderna per prestationstyp nybildning och ändring minskat, men årsredovisningar ligger kvar på samma nivå.

12 Bolagsverkets årsredovisning (51) 2.3 Ärenden registrerade inom sju arbetsdagar Mål enligt serviceåtagandet Registrera ett företag inom sju arbetsdagar eller skicka ett meddelande om komplettering inom sju arbetsdagar. Målet i serviceåtagandet ovan baseras på att kunden skickar in ett komplett ärende och ett företagsnamn som Bolagsverket kan godkänna. Om ärendet inte är komplett måste Bolagsverket be kunden att komplettera ärendet. Idag godkänner vi endast 65 procent av kundernas förstahandsval av företagsnamn och i de övriga fallen ber vi kunden om fler namnförslag. Kunden väljer i många fall att skicka in ett ärende som inte är komplett för att det ska komma in till Bolagsverket så snabbt som möjligt. Anledningen till detta är att förändringen i exempelvis styrelsesammansättningen inte börjar gälla förrän den dag då ärendet kommer in till Bolagsverket. Bolagsverket har inte möjlighet att påverka tiden från det att vi skickar ett meddelande om komplettering av ärendet tills kunden återkommer. Därför redovisar Bolagsverket den andel ärenden som verket registrerat inom sju arbetsdagar eller där verket skickat ett meddelande om komplettering inom samma tid. Ett ärende kan innehålla flera ändringar eftersom ärendet rubriceras utifrån de ändringar som kunden vill göra. Vid redovisningen av antal avslutade ärenden (vilket likställs med myndighetens prestation) har Bolagsverket valt att gruppera efter den ändring som innebär mest arbete att handlägga. I tabellen på nästa sida redovisas antalet avslutade ärenden, vilka i sin tur kan innebära flera ändringar av uppgifterna i registren. Måluppfyllelsen inom varje ärendegruppering redovisas i tabellen på nästa sida. En jämförelse finns också för de två sista åren. Måluppfyllelsen förbättrades 2013 jämfört med Under 2013 registrerades eller skickades föreläggande inom 7 arbetsdagar i 71 procent av fallen, vilket var 4 procentenheter bättre än under Ett stort antal ärenden kom in i slutet av 2012 och i slutet av Det har inneburit längre handläggningstider i inledningen och i slutet av Antalet bolagsordningar har minskat mot tidigare år men i övrigt är volymerna ungefär jämförbara med En prioritering har skett av ärenden som har ansökt om revisorsändring, eftersom dessa ärenden enligt revisorsreformen måste vara registrerade innan räkenskapsårets utgång. Detta har tidvis inneburit en längre handläggningstid för andra ärendetyper.

13 10 (51) Bolagsverkets årsredovisning 2013 Andelen avslutade ärenden eller där meddelande skickats till kund inom sju arbetsdagar jmf 2013 med Ärendegrupp Antal avslut 7 dagar, procent Avslut, procent 7 dagar, procent Antal avslut 7 dagar, procent Antal avslut 7 dagar, procent Aktiebolagsregistret Nybildningsärenden Firmaärenden Bolagsordningsärenden Styrelse- och revisorsärenden Kapitalökningsärenden Fusionsärenden Konkursärenden Likvidationsärenden Tillståndsärenden Övriga ärenden Summa Handelsregistret Nybildningsärenden Firmaärenden Övriga ärenden Summa Föreningsregistret Nybildningsärenden Firmaärenden Övriga ärenden Summa Filialregistret Summa Bank- och försäkringsregistret Summa Registret över försäkringsförmedlare Summa Europabolagsregistret Summa Total summa Tidigare år (före 2012) har målet varit andelen avslutade ärenden inom sju arbetsdagar. Målet är numera förändrat till att även omfatta andelen som har fått meddelande om komplettering inom sju arbetsdagar.

14 Bolagsverkets årsredovisning (51) 2.4 Förseningsavgifter Aktiebolag som inte skickar in sina fullständiga årsredovisningshandlingar till Bolagsverket i tid måste betala en förseningsavgift. Avgiften är olika beroende på om aktiebolaget är privat eller publikt och den blir högre ju längre förseningen varar. Privata aktiebolag som inte har lämnat in årsredovisningen inom sju månader efter räkenskapsårets utgång måste betala en avgift på kronor (beslut 1). Om de inte har lämnat in årsredovisningen efter ytterligare två månader beslutar Bolagsverket om en andra avgift på kronor (beslut 2). Efter ytterligare två månader beslutar verket om en tredje avgift på kronor (beslut 3). För publika aktiebolag är dessa avgifter dubbelt så höga. Tabellen nedan visar antalet beslut för de olika förseningsavgifterna jmf med 2012, procent Beslut Beslut Beslut Summa Antalet beslut om förseningsavgifter ligger i samma nivå som Detta trots de nya reglerna om slopande av revisorsplikt. När reglerna trädde ikraft under 2012 var det fler aktiebolag som skickade in årsredovisningar utan revisionsberättelse jämfört med tidigare år. Men den utvecklingen fortsatte inte under Att lämna en ofullständig årsredovisning leder till förseningsavgift. Antalet förseningsavgifter har stannat på samma nivå som för Däremot är det betydligt fler som överklagar förseningsavgiften jämfört med tidigare år, vilket innebär en stor resursåtgång att hantera för Bolagsverket Övrig information kring verksamhetsdel Företagsregistrering Andelen elektroniskt inlämnade ärenden har ökat i jämförelse med föregående år. Att Bolagsverket fortsätter arbetet med att öka allmänhetens kännedom om e-tjänsterna tror vi har en positiv inverkan på andelen elektroniskt inlämnande ärenden. Att avgiften är lägre om man lämnar in sitt ärende via Bolagsverkets elektroniska tjänster, är en faktor som också spelar roll för den ökande elektroniska ingivningen. I tabellen på nästa sida redovisas totalt inkomna ärenden och den andel som skickades in elektroniskt.

15 12 (51) Bolagsverkets årsredovisning 2013 Elektroniskt inlämnade ärenden Ärendegrupp Antal ärenden 2013 E-inl., procent 2013 jmf med Ärenden, E-inl., E-inl., Antal E-inl., Antal proc- procenendeenden proc- ären- proc- ärenentenhet Aktiebolagsregistret Nybildningsärenden Firmaärenden Bolagsordningsärenden Styrelse- och revisorsärenden Kapitalökningsärenden Fusionsärenden Konkursärenden Likvidationsärenden Tillståndsärenden Övriga ärenden Summa Handelsregistret Nybildningsärenden Firmaärenden Övriga ärenden Summa Föreningsregistret Nybildningsärenden Firmaärenden Övriga ärenden Summa Filialregistret Summa Bank- och försäkringsregistret Summa Registret över försäkringsförmedlare Summa Europabolagsregistret Summa Total summa Andelen e-inlämnade ärenden för lagerbolag är 98 procent och för övriga nybildningsärenden 50 procent inom aktiebolagsregistret, i jämförelse med 98 respektive 45 procent 2012.

16 Bolagsverkets årsredovisning (51) Alla ärenden är inte möjliga att lämna in elektroniskt. I tabellen anges andelen ärenden som har lämnats in elektroniskt av vad som är möjligt att lämna in elektroniskt. Den största andelen elektroniskt inlämnade ärenden fanns bland nybildningsärendena, 70 procent för samtliga register. Av totalt antal inkomna ärenden kom 26 procent in via Bolagsverkets e- tjänster under 2013, att jämföra med 21 procent Av de som är möjliga att lämnas in elektroniskt är andelen 34 procent mot 29 procent för Den största ökningen i jämförelse med 2012 står ärendetypen ändring av bolagsordningar i aktiebolagsregistret för. Den ärendetypen ökade markant i antal ärenden under 2011 och 2012 som en effekt av de nya reglerna om slopad revisionsplikt. Under dessa år fanns det en pappersblankett för att ta bort revisorn och ändra bolagsordningen som blev mycket populär. Blanketten togs bort vid årsskiftet 2012/2013, vilket är förklaringen till att den elektroniska ingivningen ökat när det gäller bolagsordningsärenden. Nybildningar för alla företagsformer står också för en stor ökning i andelen elektroniskt inlämnande ärenden. Även förändringar av företagsnamn har ökat mot tidigare år. Orsaken till att dessa ärenden ökat är att fler ombud använder e-tjänsten FFO, Företagsärenden för ombud, vid ombildning av lagerbolag. Bolagsverket fortsätter arbetet med att öka allmänhetens kännedom om e-tjänsterna samt att förenkla våra e-tjänster. E-tjänsternas utveckling utgår från kundens behov och kundnyttan. Ett fokusområde i Bolagsverkets långsiktiga strategier är att öka e-ingivningen, effektivisera handläggningen samt framtidssäkra verkets it-tjänster. Ett arbete pågår för att koordinera och styra utvecklingsinsatserna inom dessa områden för att uppnå den fastslagna målbilden för Bolagsverket. Som en del i arbetet med att öka användningen av våra e-tjänster har Bolagsverket arbetat fram ett nytt kommunikationskoncept: Förenkla ditt företagande. Våra kunder har huvudrollen i kampanjmaterialet. Kunderna berättar om vad de tycker är bra med verkets e-tjänster och hur våra e-tjänster förenklar deras vardag. Fokus ligger framförallt på att kommunicera e-tjänsterna Sök företagsfakta och Företagsärenden för ombud, men även Bolagsverkets e-tjänster generellt. Andelen elektroniskt inlämnade ärenden har ökat stadigt de senaste åren och uppgår till 34 procent av de som kan lämnas in elektroniskt. För att få en effektivare och snabbare process krävs dels att ärendena lämnas in elektroniskt dels att verkets granskning och handläggning sker elektroniskt. En genomgång av handläggningstiderna för olika ärendetyper och företagsformer visar att en kund som lämnar in ärendet via en e-tjänst istället för på papper kan det få det registrerat upp till åtta dagar snabbare. Störst är tidsvinsten för den som vill ändra styrelse i ett aktiebolag eller bolagsmän i ett kommanditbolag eller handelsbolag. Men det finns också mycket tid att tjäna för den som vill bilda lagerbolag. Elektronisk ingivning ger dessutom god kvalitet i registren genom automatiserade kontroller i e-tjänsterna. Dessa kontroller leder också till att Bolagsverket skickar färre meddelanden om kompletteringar i ärenden som är inlämnade via en e-tjänst än på papper. Bolagsverket har gjort en större informationsinsats för att visa för kunderna att handläggningstiderna blir kortare när de använder en e-tjänst. Det blir ett viktigt incitament för att prova e-tjänsterna. Grundprincipen är att Bolagsverket ska styra kunderna till e-mötet, det elektroniska kundmötet, som är vår viktigaste kanal för service och kommunikation med kunderna. Befintliga e-tjänster och nya e-tjänster ska utvecklas i samverkan med andra intressenter och utifrån kundens behov samt krav på användarvänlighet.

17 14 (51) Bolagsverkets årsredovisning 2013 För att vinna tid rekommenderar Bolagsverket kunderna att använda verksamt.se. Vi vill att våra e-tjänster ska vara det självklara valet före till exempel pappersblanketter. De pågående projekten Användbarhet i e-tjänsten Registrera företag hos Bolagsverket och Företagsärenden för ombud är en viktig del av arbetet med att skapa mer fördelaktiga e- tjänster Kötid för registreringsärenden Bolagsverkets övergripande mål är att inte ha några kötider för registreringsärenden. Diagrammet nedan visar hur kötiderna har varierat under året. Kötiden är den tid som kunden får vänta innan vi börjar handlägga. Den tid som krävs för att handlägga registreringsärendet är normalt tämligen kort, men i de fall kunden måste komplettera ärendet kan det ta längre tid. Under 2013 har kötiden varit kortare än under I inledningen och i slutet av året var kötiden längre med anledning av en stor mängd inkomna ärenden. Under året har vissa ärendetyper, främst företrädarärenden, fått stå tillbaka för en prioritering av ärenden där man ansökt om revisorsändring. Den europeiska kommissionen har beslutat om ett direktiv om sammankoppling av de europeiska företagsregistren för att förenkla ett utbyte av elektronisk företagsinformation mellan medlemsstaterna. Direktivet kommer bland annat att innebära ett krav på ett reglerat antal arbetsdagar i handläggningstid för komplett och korrekt inlämnade ärenden, vilket i sin tur kommer att ställa stora krav på att Bolagsverket kan hålla jämna kötider över året.

18 Bolagsverkets årsredovisning (51) Näringsförbud och personliga konkurser Bolagsverket har ett register över personer med näringsförbud och ett register med personer i personlig konkurs. Vid utgången av 2013 var personer med näringsförbud registrerade och personer i personlig konkurs. Det är en minskning mot året innan. I tabellen nedan visas antalet avslutade ärenden. Ett ärende genereras både vid inledda och avslutade näringsförbud och personliga konkurser. Avslutade ärenden jmf med 2012, procent Näringsförbud Personliga konkurser Inkomna räkenskapshandlingar Alla aktiebolag ska skicka in sin årsredovisning och revisionsberättelse till Bolagsverket. Vi tar även emot delårsrapporter och räkenskapshandlingar för andra företagsformer. I tabellen nedan visas antalet räkenskapshandlingar som skickats in. I e-tjänsten Lämna årsredovisning har det tidigare funnits möjlighet att lämna in årsredovisningar till Bolagsverket i XBRL-format (en internationell XML-standard för lagring, överföring och presentation av ekonomisk information). Nya regler om frivillig revision, en förändrad taxonomi och några andra justeringar har lett till att vi tagit beslut om att stänga tjänsten. Ett arbete för att starta upp ett projekt som ska ta fram en ny e-tjänst där kunderna kan skicka in årsredovisningen och delårsrapporter som pdf är påbörjat. Inkomna räkenskapshandlingar 12 Inkomna handlingar Via Lämna årsredovisning Register Aktiebolagsregistret Handelsregistret Föreningsregistret Filialregistret Bank- och försäkringsregistret Europabolagsregistret Summa I jämförelse med 2012 då det fanns personer med näringsförbud. 11 I jämförelse med 2012 då det fanns personer i personlig konkurs. 12 Begreppet räkenskapshandlingar omfattar både årsredovisningar och delårsrapporter.

19 16 (51) Bolagsverkets årsredovisning 2013 Årsredovisningarna innehåller viktig information till näringslivet och skannas för att enkelt kunna hämtas elektroniskt. Bolagsverket registrerade årsredovisningar under Alla inkomna årsredovisningar kontrolleras av Bolagsverket, som har som internt mål att registrera 13 dem inom två arbetsdagar 14. Under 2013 handlade vi 50 procent av alla inlämnade årsredovisningar inom målet. Detta kan jämföras med 86 procent för Bolagsverket har under 2013 fått in fler årsredovisningar än tidigare år. Större andelen av dem har bristande kvalitet. Detta innebär att Bolagsverket måste begära in kompletteringar i betydligt större omfattning än tidigare år. Sedan de nya reglerna gjorde det möjligt att välja bort revisorn i aktiebolag har Bolagsverket fått in ett stort antal ärenden där de äldre bolagen tar bort sina revisorer. Bland nyregistrerade aktiebolag väljer 67 procent att inte ha en kvalificerad revisor. Bolagsverkets oro är att årsredovisningarna kommer att ha sämre kvalitet om bolaget inte har en revisor. Särskilt om bolagen inte anlitar redovisningskonsult eller kunnig bokföringsbyrå. Den försämrade kvaliteten och den ökade mängden årsredovisningar har haft inverkan på tidsåtgången för Bolagsverkets kontroll av årsredovisningar och har bidragit till den försämrade måluppfyllelsen. Detta är den största förklaringen till att måluppfyllelsen är så låg jämfört med tidigare år. En processanalys pågår för att se över och förbättra arbetsprocessen för granskning, skanning och tolkning av inlämnade årsredovisningar. Det är ett nödvändigt arbete för att kunna hantera den ökade mängden årsredovisningar samt den befarade kvalitetsförsämring som är en följd av slopad revisionsplikt. Genomförande kommer i övrigt att resultera i kortare ledtider för kunderna och minskad resursåtgång för Bolagsverket. Under året har en arbetsgrupp även tittat närmare på Bolagsverkets granskning av vissa formalia i årsredovisningshandlingarna innan registrering. Bolagsverket har identifierat ett behov av att tydliggöra företagens ansvar för att upprätta och offentliggöra handlingarna. Bolagsverkets roll är att kontrollera, registrera och kungöra årsredovisningen. Detta arbete har gjort att vi ändrat terminologi från att godkänna en årsredovisning till att registrera en årsredovisning. Detta ska tydliggöra att det är företagens ansvar att upprätta en korrekt årsredovisning Telefonförfrågningar Telefonförfrågningar Antal besvarade samtal Servicegrad, procent Terminologin har ändrats från att godkänna årsredovisningar till att registrera årsredovisningar för att tydliggöra att det är företagens ansvar att upprätta en korrekt årsredovisning. Bolagsverket kontrollerar vissa formalia i årsredovisningen innan den registreras. 14 Bolagsverket ska enligt det internt uppsatta målet handlägga 80 procent av inkomna årsredovisningshandlingar inom två arbetsdagar, med undantag för perioden en vecka före och efter sista inlämningsdag för de fyra räkenskapsperioderna, då de ska handläggas inom fyra arbetsdagar.

20 Bolagsverkets årsredovisning (51) Även i år har antalet telefonförfrågningar minskat jämfört med tidigare år. En trolig orsak till detta är att kötiderna under större andel av 2013 varit kortare än tidigare år, vilket resulterat i färre samtal. Dessutom går utvecklingen mot en ökad elektronisk kommunikation. Bolagsverket skickar fler meddelanden via e-post än vanlig post, vilket har gjort att följdfrågor eller svar till meddelanden kommer via e-post istället för som tidigare, via telefon. De kunder som använder våra e-tjänster med inbyggda kontroller gör också mer rätt än de kunder som lämnar in på papper och behöver därför inte kontakta oss i lika hög utsträckning. Ytterligare en trolig orsak till att telefonförfrågningarna har minskat, kan vara att informationen på bolagsverket.se kontinuerligt har förbättras och att möjligheten för kunden själv att söka information har ökat. Bolagsverkets interna mål för 2012 är att 80 procent av alla telefonförfrågningar ska besvaras inom 60 sekunder. Detta mål har Bolagsverket nått. Kundtjänsten för verksamt.se besvarar cirka telefonsamtal varje månad. Kundtjänsten är en gemensam tjänst för Bolagsverket, Skatteverket och Tillväxtverket. Kundtjänsten har en servicegrad på 98 procent, det vill säga att 98 procent av samtalen besvaras inom 60 sekunder. Endast 24 procent av samtalen kopplas vidare till de andra myndigheterna Skatteverket och Tillväxtverket Kvalitet Mål enligt serviceåtagandet: Vara vänliga, hjälpsamma och serviceinriktade. Vara professionella och kompetenta i vår handläggning av alla ärenden. Ge tydliga och begripliga besked. Bolagsverkets ambition är att erbjuda tjänster och produkter med så hög kvalitet som möjligt. Begreppet kvalitet kan mätas på olika sätt. Bolagsverkets erfarenhet säger att det viktigaste för kunderna är snabb service och ett positivt bemötande. Bolagsverkets tjänster ska vara tillgängliga. Under 2013 uppgick vår tillgänglighet till 99,9 procent, vilket är en mycket bra tillgänglighet. Bolagsverkets tjänster ska även vara korrekta, rättsäkra och skapa trygghet hos kunden. Andelen rättelser av registreringsfel är därför också en del i kvalitetsbedömningen. Fel i registren som Bolagsverket är källa till måste hållas på ett minimum. Ett kontinuerligt arbete pågår inom registreringsverksamheten för att få ner antalet rättelser av registreringsfel till myndighetens interna mål - en procent av alla avslutade ärenden. Bolagsverkets korrigeringar ligger på 1,6 procent 15, vilket är ungefär samma nivå som Ett analysarbete pågår kring hur Bolagsverket ska kunna automatisera firmagranskningen. Det projekt som pågår ska ta fram ett verktyg som ska ersätta delar av den manuella granskningen av företagsnamn. Verktyget kommer att vara bas för den kommande automatiseringen. En av de viktigaste faktorerna för ett lyckat resultat är att det nya 15 Bolagsverket har under året förändrat sättet att mäta andelen korrigeringar. Idag räknas det som endast en korrigering även om felet orsakar förändringar i flera ärenden som registrerats efter att felregistreringen skett så kallade följdrättningar.

21 18 (51) Bolagsverkets årsredovisning 2013 granskningsverktyget möter användarnas krav. Detta är ett av registeravdelningens viktigaste projekt och kommer att utgöra den största bidragande aktiviteten till att ta hem effekter. Verktyget kommer också att göra det enklare och snabbare för kunden att på egen hand söka företagsnamn. Utredningen om att ha aktuella uppgifter om postadresser för företrädare och företag i registren fortsätter. Det skulle vara en stor förbättring om Bolagsverket kunde hämta aktuella postadresser för företag, organisationer samt företrädare från Skatteverket. Ett sådant samarbete skulle vara till nytta för båda myndigheterna och därmed också för företagarna. Om Bolagsverkets handläggningsprocess ska bli effektivare och snabbare krävs att ärendena skickas in elektroniskt och också granskas och handläggs elektroniskt. Andelen elektroniskt inlämnade ärenden har ökat de senaste åren. En stor andel ofullständiga ärenden skickas in, vilket leder till att kunden måste komplettera sitt ärende. Bolagsverket har skapat ett program för att särskilt fokusera på utveckling och aktiviteter som leder till ökad användning av e-tjänsterna och en effektivare handläggning. Programmet består av tre delar. En del som avser att skapa fördelaktiga e-tjänster, en del som syftar till en automatiserad handläggning samt en del som syftar till att framtidssäkra våra it-tjänster. E-tjänsten verksamt.se har nytt utseende från den 31 maj. Den nya webbplatsen är byggd med anpassningsbar design. Det betyder att oavsett om du surfar in på verksamt.se via dator, läsplatta eller mobil så anpassas innehållet efter skärmstorleken. Även strukturen och innehållet är förändrat. Syftet är att det ska bli enklare att hitta på webbplatsen och till e- tjänsterna. Webbplatsen ska också vara tillgänglig för så många som möjligt. Tillsammans med 12 andra webbplatser blev verksamt.se nominerad till Web Service Award. En tävling där Sveriges bästa webbplatser koras. Vinnaren utsågs den 28 januari Verksamt.se vann inte, men blev en av fyra webbplatser med de bästa resultaten från besökarna. Även webbplatsen minameddelanden.se har fått nytt utseende. Samtidigt har Mina meddelanden delats i två delar - tjänsten Mina meddelanden och e-brevlådan Min myndighetspost. Mina meddelanden består numera dels av tjänsten Mina meddelanden som innebär att företag och privatpersoner får meddelanden från myndigheterna digitalt, dels av den statliga e-brevlådan, som bara förmedlar post knuten till Mina meddelanden. E- brevlådan har fått namnet Min myndighetspost och en egen webbplats, minmyndighetspost.se. I och med delningen kan andra brevlådeoperatörer också ansluta sig till tjänsten Mina meddelanden. Då blir det möjligt för kunden att välja en e-brevlåda som samlar post även från andra organisationer och företag. Från och med september 2013 kan flera av Bolagsverkets meddelanden skickas elektroniskt, via e-post eller minameddelanden.se. Det är ett önskemål från våra kunder för att de snabbare ska få våra meddelanden. Registreringsbevis och avskrivningsbeslut är de meddelanden som numera kan fås elektroniskt. Även underrättelsebrev för om du blivit ineller avregistrerad i ett företag finns elektroniskt. Det är ett bra sätt för att snabbt bevaka om det skett ändringar i företaget och förhindra att någon obehörig tar kontroll över det.

22 Bolagsverkets årsredovisning (51) Undersökning av kundnöjdhet Förutom att ha en effektiv synpunktshantering genomför Bolagsverket undersökningar av kundtillfredställelsen och kundnyttan i utvalda, särskilt avgränsade kundundersökningar. Bolagsverket anordnar även nyhetsseminarier, deltar i mässor och andra evenemang runt om i landet. På detta sätt får vi direktkontakt med våra kunder och delar med oss av information om verksamheten, våra produkter och tjänster, nyheter och aktuella projekt. Andra sätt att fånga kundernas önskemål är att arrangera ombudsdagar och arbeta vidare med fokusgrupper för att ännu bättre ta tillvara olika gruppers behov av service. Syftet med fokusgrupperna är att uppnå en mer användardriven utveckling av våra e-tjänster. Under året har ett antal kundundersökningar genomförts. En webbenkätundersökning för Bolagsverkets e-tjänster 16 gjordes under hösten. Syftet var att mäta hur nöjda befintliga användare är med våra e-tjänster och att skapa en nollmätning som underlag för framtida undersökningar. Resultatet visar på höga betyg kring frågor om tjänsternas stabilitet och snabbhet, lättheten att hitta i tjänsterna samt strukturen och designen. Vi får även höga betyg på frågor om informationen i tjänsterna, att den är tydlig, enkel och lätt att förstå. När användarna får sammanfatta och ge ett helhetsbetyg får vi även här ett mycket bra resultat på 83 procent. Däremot tycker 25 procent av användarna att det saknas vissa funktioner eller funktionalitet, och siffran är relativt jämnt fördelad mellan tjänsterna. Resultatet från undersökningen kommer också att användas som underlag till utvecklingsinsatser för våra e- tjänster. Under hösten genomfördes dessutom en Web Service Index-undersökning på bolagsverket.se. Syftet var att följa upp de förändringar som genomförts på bolagsverket.se under det senaste året. Bolagsverket.se får bra betyg för kontaktmöjligheterna. De flesta svarande tycker att de helt eller delvis hittar den information de letar efter. De tycker också att informationen är anpassad, uppdaterad och tydlig. Däremot visar resultatet att de svarande tycker att designen, användarvänligheten och startsidan bör förbättras. Bland annat tycker man att det är svårt att förstå strukturen, det vill säga hur webbplatsen är uppbyggd. De tycker inte att startsidan uppfyller deras behov. För att följa upp de förändringar som genomförts på verksamt.se under det senaste året, gjordes det under hösten en Web Service Index-undersökning. Resultaten har förbättrats inom nästan alla områden sedan senaste undersökningen Exempelvis får verksamt.se höga värden på att informationen är uppdaterad och tydlig. Också resultatet för designen har förbättrats sedan förra undersökningen. Så många som 73 procent anser också att de hittar den information som de söker. Navigering och sökverktyg är dock områden som kan förbättras. 69 procent anser att webbplatsen innehåller det de behöver för att det ska vara enkelt att starta och driva företag och sköta myndighetskontakterna. Web Service Index är 68, en ökning med två enheter sedan Registreringsverksamheten mäter löpande efterfrågan i telefon. Syftet är att identifiera onödiga frågor från kunderna som kan ge input till förbättringsåtgärder i kundmötet. Mätningen 2013 visar sammantaget att av de samtal som ingick i mätningen bedömde handläggarna att cirka 39 procent av samtalen kunde klassas som onödiga. 16 Registrera företag, Sök företagsfakta, European Business Register, Näringslivsregistret, Söka ett ärende eller se om en årsredovisning kommit in, Statistik om företag och föreningar, Post- och Inrikes tidningar, Företagsärenden för ombud och Företagsinteckning.

23 20 (51) Bolagsverkets årsredovisning 2013 Inom utredningarna Smarta blanketter och Ökad användning av våra blanketter genomförde vi en enkätundersökning via e-post. Vi skickade enkäten till alla ombud med ombudsnummer. Syftet var att undersöka om ombuden använder våra blanketter och om de inte gör det, skälet till det. I en liten e-postenkät som skickades till några utvalda ombud undersökte vi om ombuden bistår med skatteanmälan i samband med övergången från lagerbolag till vanligt företag. Resultatet visar att cirka hälften av ombuden hjälper kunderna att göra en skatte- och avgiftsanmälan. Det kom också in några förslag på hur Bolagsverket och Skatteverket kan samarbeta mer. En medieanalys genomfördes under början av året för att undersöka hur Bolagsverket omnämns i redaktionella och sociala medier. Analysen visar att den totala publiciteten i sociala medier har ökat med 20 procent sedan Samtidigt har den totala publiciteten i redaktionell media minskat med 31 procent. Den största delen av omnämnanden av Bolagsverket är neutrala. Andelen positiva och negativa omnämndanden är högre i sociala medier än i redaktionella medier. Resultatet från medieanalysen används som uppföljning av vårt arbete med redaktionella och sociala medier. Dessutom används det som underlag för strategiska beslut om vår närvaro i sociala medier. Bolagsverket hamnar i topp när Sveriges småföretagare betygsätter svenska myndigheter. För femte gången i följd toppar Bolagsverket Företagarnas 17 myndighetsrankning. Undersökningen har gjorts av Sifo och handlar om hur små företag upplever olika myndigheters service och bemötande Synpunkter och klagomål Mål enligt serviceåtagandet: Lyssna till och ta vara på synpunkter på våra tjänster och vår myndighetsutövning. Svara snabbt på synpunkter och klagomål. Bolagsverket har de senaste tio åren arbetat aktivt och strukturerat med att samla in och registrera synpunkter från kunder. Det är en viktig källa för information om kundernas behov, och idag är arbetet med att hantera kundsynpunkter en självklarhet på Bolagsverket. Bolagsverkets kunder kan idag lämna synpunkter på många olika sätt, exempelvis via formulär på bolagsverket.se, verksamt.se, via telefon eller via e-post. Via ett formulär på intranätet kan alla medarbetare som tar emot en synpunkt registrera den för vidare fördelning och användning inom myndigheten. Under 2013 har Bolagsverket fått in synpunkter, vilket är 10 procent färre jämfört med Synpunkterna är uppdelande i klagomål, beröm och förslag, där den övervägande 17 Företagarna är Sveriges största företagarorganisation och företräder närmare företagare. Undersökningen har genomförts av Sifo Research International och baseras på drygt telefonintervjuer med småföretagare som svarat på frågor om hur de uppfattar service och bemötande från olika myndigheter.