1 Verksamhetsresultat Intäkter och kostnader per verksamhetsdel Bolagsverkets organisation 4

Transkript

1

2

3 Innehållsförteckning 1 Verksamhetsresultat Intäkter och kostnader per verksamhetsdel Bolagsverkets organisation 4 2 Resultatredovisning Bolagsverkets serviceåtagande Verksamhetsdel företagsregistrering Kostnader per prestationstyp Andelen nybildningsärende aktiebolag inom fem arbetsdagar Ärenden registrerade inom sju arbetsdagar Förseningsavgifter Inkomna räkenskapshandlingar Övrig information kring verksamhetsdel företagsregistrering Näringsförbud och personliga konkurser Telefonförfrågningar Samverkan för ett enkelt företagande Samverkan nationellt Samverkan internationellt Kvalitet Kvalitetshöjande arbeten Undersökning av kundnöjdhet Synpunkter och klagomål Verksamhetsdel företagsinteckning Kvalitet Verksamhetsdel kungörelser Kvalitet Verksamhetsdel finansiering av likvidatorer Verksamhetsdel försäljning Kvalitet 24 3 Kompetensförsörjning Mål och återrapporteringskrav Återrapportering Kompetensförsörjning Bolagsverkets målbild Personalläget Sjukfrånvaro Arbetsmiljö Medarbetarundersökning Ledarskap Medarbetarskap Myndighetsnätverket i Sundsvallsregionen Kompetensförsörjningens bidrag till verksamhetens mål 27 4 Resultaträkning Balansräkning Anslagsredovisning Tilläggsupplysningar och noter Sammanställning över väsentliga uppgifter Underskrift... 47

4

5 Generaldirektören har ordet Bolagsverkets vision är: Tillsammans för ett enkelt företagande! Vår roll är att granska, registrera och informera för ett enkelt företagande och ett rättssäkert näringsliv. Dessutom samverkar och utvecklar vi effektiva tjänster för företag och företagande. I linje med att göra det så enkelt som möjligt för företag och företagande fick vi regeringsuppdraget att upphandla en teknisk lösning för systemet för företagens uppgiftslämnande (N2014/3041/ENT) samt regeringsuppdraget att vidareutveckla företagarportalen verksamt.se med ett system för företagens uppgiftslämnande (N2014/3042/ENT). Uppdraget fick vi tillsammans med Tillväxtverket, Skatteverket och Uppgiftslämnarutredningen. Uppdraget skulle bidra till att underlätta för företagare när de ska lämna uppgifter till myndigheter. Uppdraget har slutlevererats genom att etablera en infrastruktur kring uppgiftslämnarservice för företag. Dessutom har bland annat tjänsterna uppgiftskrav.se, som lanserades under 2015, och Mina sidor på verksamt.se förbättrats och vidareutvecklats. I och med dessa leveranser anses Uppgiftslämnarservice för företag ha slutlevererats enligt regeringsuppdraget. Bolagsverket arbetar nu vidare med att ytterligare förbättra servicen både när det gäller information och tillämpning av den sammansatta bastjänsten för grundläggande uppgifter, men också för slutanvändarfunktionaliteten i verksamt.se tillsammans med övriga parter i Myndighetssamarbetet Starta och Driva Företag. Regeringen har gett Statens servicecenter i uppdrag att i samverkan med Riksarkivet utveckla en förvaltningsgemensam tjänst för e-arkiv. Tjänsten ska underlätta så att information kan vidareutnyttjas och att möjligheter till insyn och delaktighet kan öka i de verksamheter som använder tjänsten. Regeringen gav samtidigt Bolagsverket i uppdrag att använda e- arkivtjänsten, för delar av eller hela verksamheten, när den finns tillgänglig. I februari skrev Bolagsverket under en avsiktsförklaring med Statens servicecenter om användningen av den förvaltningsgemensamma tjänsten för e-arkiv. I juni hölls det sista sammanträdet i e-delegationen och det sista betänkandet En förvaltning som håller ihop lämnades till it-ministern. Det är en avrapportering och summering av mer än sex års arbete med att digitalisera den svenska förvaltningen och göra det så enkelt som möjligt för så många som möjligt! Bolagsverkets samverkansarbete har under 2015 i huvudsak fokuserats på stöd i och med att E-delegationens och utvecklingsansvariga myndigheters uppdrag avslutades i och med Vi myndigheter kommer att fortsätta arbeta tillsammans för att göra tjänster som är bra för våra kunder. Det nya frivilliga samverkansarbetet går under namnet esam och esamverkan.se och är precis i uppstartsfasen. Bolagsverket har länge arbetat tillsammans med andra myndigheter med att förenkla och förbättra myndighetsservicen som riktar sig till blivande och befintliga företag. Vi fortsätter även att bidra i flera internationella arbeten för att kunna påverka och bidra till en effektivare e-förvaltning i Sverige och ett förenklat företagande genom gemensamma regelverk och gemensam infrastruktur. Ett annat viktigt område är Bolagsverkets arbete mot ekonomisk brottslighet och identitetstölder. Vi fortsätter och utökar bland annat vår samverkan med

6 Ekobrottsmyndigheten, Polisen, Kronofogden, Tullverket och länsstyrelserna inom detta område. Vi fortsätter också vårt arbete med att effektivisera och modernisera vår verksamhet, bland annat genom det firmagranskningsverktyg vi tagit fram samt arbetet med att byta vårt ärendehanteringssystem. Andra satsningar görs för att skapa ökad kundnytta samt ökad användning av e-tjänsterna såsom utökat utbud i våra e-tjänster. Ett kvalitetshöjande arbete har pågått under året där Bolagsverket undersöker om näringsidkaren fortfarande bedriver verksamhet. Dessa förfrågningar har inneburit cirka avregistreringar av företag ur handels- och föreningsregistren. De undersökningar som genomförts visar att både våra kunder och medarbetare är nöjda med Bolagsverket. Under året har vårt största fokus varit att hålla våra handläggningstider korta. Ett viktigt mål för oss har varit att registrera ett nybildat aktiebolag inom fem arbetsdagar. Det har vi lyckats mycket bra med. Även övriga handläggningstider har vi lyckats hålla på en mycket bra nivå. Annika Bränström Generaldirektör Bolagsverket

7 Bolagsverkets årsredovisning (49) Belopp i tkr 1 Verksamhetsresultat 1.1 Intäkter och kostnader per verksamhetsdel Verksamhetsresultat för varje verksamhetsdel Offentligrättslig verksamhet Drift (disp.) Uppbörd Drift Uppbörd Drift (ej disp.) (disp.) (ej disp.) (disp.) Uppbörd (ej disp.) Verksamhetsdel företagsregistrering Registreringsverksamheten Intäkter Kostnader Förseningsavgifter Intäkter Kostnader Resultat Verksamhetsdel företagsinteckningar Intäkter Kostnader Resultat Verksamhetsdel kungörelser Intäkter Kostnader Resultat Uppdragsverksamhet Verksamhetsdel försäljning Intäkter Kostnader Resultat Resultat avgiftsbelagd verksamhet

8 2 (49) Bolagsverkets årsredovisning 2015 Belopp i tkr Drift (disp.) Uppbörd Drift Uppbörd Drift (ej disp.) (disp.) (ej disp.) (disp.) Uppbörd (ej disp.) Anslag och bidrag Verksamhetsdel finansiering av likvidatorer Intäkter anslag Kostnader Resultat 0 0 Verksamhetsdel gemensamt e-förvaltningsprojekt av strategisk betydelse Intäkter Kostnader Resultat Verksamhetsdel minskat och förenklat uppgifts lämnande Intäkter bidrag Kostnader Resultat Verksamhetsdel näringslivsutveckling Intäkter anslag Kostnader Resultat 0 0 Bolagsverket totalt 1 Intäkter Kostnader Resultat Ackumulerat resultat Bolagsverket redovisar ett positivt resultat på tkr för den avgiftsfinansierade verksamheten för Alla verksamhetsdelar, förutom företagsinteckningar, redovisar ett positivt resultat. En förklaring till det är att intäkterna fortsatt legat kvar på en hög nivå inom registreringsverksamheten och försäljningen. Totalt har Bolagsverkets kostnader ökat med tkr jämfört med Kostnadsökningen beror på ökade it-kostnader och då främst 1 I den totala summan ingår intäkter och kostnader för Patentombudsnämnden men inte intäkter och kostnaderna för Bolagsverkets egna kungörelser.

9 Bolagsverkets årsredovisning (49) utökade personalkostnader inom it-verksamheten. De indirekta kostnaderna 2 har däremot totalt sett minskat. De kommande åren genomförs flera stora utvecklingsprojekt i syfte att förbättra funktionaliteten i Bolagsverkets e-tjänster och effektivisera Bolagsverkets registreringsprocess vilket innebär att it-kostnaderna successivt kommer att öka. Bolagsverkets största verksamhetsdel till omfattning är företagsregistrering. Verksamhetsdelen visar ett positivt resultat på tkr. Det beror bland annat på att ärendevolymen legat på en fortsatt hög nivå. Den stora ärendevolymen har lett till fortsatt höga intäkter, framförallt vad gäller registreringsavgifter för aktiebolag, men även registreringsavgifter för föreningar. De administrativa kostnaderna för förseningsavgifterna har minskat med tkr jämfört med Orsaken är att vi lagt ner mindre tid på dessa ärenden vilket leder till lägre personalkostnader och därmed blir även de indirekta kostnaderna lägre. Vi har under året haft mindre övertid och färre timarbetare för att hantera dessa ärenden. Bolagsverkets verksamhetsdel företagsinteckningar visar ett negativt resultat. Intäkterna för 2015 ligger något under utfallet 2014 då vi haft något färre ärenden. Under 2015 har vi haft lägre kostnader totalt sett för verksamhetsdelen jämfört med ifjol. Vi har även haft lägre personalkostnader. Verksamhetsdelen kungörelser visar ett fortsatt positivt resultat. Vi har betydligt fler ärenden vilket genererat högre intäkter jämfört med Det är Bolagsverkets egna kungörelser som ökat med anledning av arbetet med avregistrering av overksamma företag inom handelsregistret. Värt att notera är att volymökningen inte innebar någon ökning av personalkostnader då de flesta ärenden som lämnas in handläggs elektroniskt. Även verksamhetsdelen försäljning visar ett fortsatt positivt resultat på tkr. Det är framförallt beställningar i Näringslivsregistret som har gått bättre än förväntat. Det ser Bolagsverket som mycket positivt eftersom det visar att vår företagsinformation är intressant för näringslivet. Trots ökade volymer har vi inte haft någon större ökning av personalkostnader då kunderna väljer att använda våra e-tjänster mer och mer. Verksamhetsdelen finansiering av likvidatorer visar utfall av anslag som Bolagsverkets har för utbetald ersättning till likvidatorer och finansiering av associationsrättsliga ärenden (minoritetsärendena) samt finansiering av förvaltning och utveckling av servicetjänsten (bastjänsten). Utfallet för 2015 är högre jämfört med Anledningen är att anslaget utökades med tkr för finansiering, förvaltning och utveckling av servicetjänsten (förenklat uppgiftslämnande). Verksamhetsdelen näringslivsutveckling visar utfallet för arbetet med framtagandet av en teknisk infrastruktur för ett uppgiftslämnarregister och den sammansatta bastjänsten. De totala kostnaderna som belastat anslaget under 2015 för arbetet uppgår till tkr. Mellanskillnaden är kostnader som bokats upp mot balansräkningen då en del av arbetet bokas som en anläggningstillgång som finansieras av anslaget. Bolagsverket har valt att inte kommentera utfallet av intäkter och kostnader per verksamhetsdel mot avgiftsbudgeten i regleringsbrevet enligt 3 kap 2 Förordning om årsredovisning och budgetunderlag, då uppgifterna i regleringsbrevet registrerats felaktigt. 2 Indirekta kostnader är kostnader som inte direkt kan kopplas till Bolagsverkets verksamhetsområden. De indirekta kostnaderna avser dels it-kostnader och centrala kostnader som är gemensamma för hela myndigheten.

10 4 (49) Bolagsverkets årsredovisning Bolagsverkets organisation För att nå målbilden har vi sett ett behov av att se över organisationen. Detta har vi gjort under senare delen av Bakgrunden är att vi behöver möta framtidens utmaningar med en organisation som passar våra behov. En ny organisation har tagits fram för den översta nivån med avdelningar och en enhet. Organisationen ska gälla från den 1 mars 2016 och ett arbete kommer att bedrivas under 2016 för att forma den nya organisationen i detalj. Bolagsverkets organisation under 2015 och fram till 1 mars 2016 Bolagsverkets organisation från och med 1 mars 2016

11 Bolagsverkets årsredovisning (49) 2 Resultatredovisning I detta kapitel redovisar och kommenterar Bolagsverket verksamhetens resultat i förhållande till vår instruktion och vad som står i regleringsbrevet för verksamhetsåret Bolagsverkets serviceåtagande Enligt regleringsbrevet ska Bolagsverket, i ett serviceåtagande, lämna tydlig och relevant information om myndighetens tjänster och service. Serviceåtagandet ska publiceras på Bolagsverkets webbplats och redovisa mål, i form av leveranstider, för företagsregistreringar, företagsinteckningar och ärenden om ersättning till likvidatorer. Ett särskilt utpekat krav när det gäller handläggningstid för att registrera ett nybildat aktiebolag framgår i Bolagsverkets regleringsbrev. Kravet innebär att en registrering av ett nybildat aktiebolag ska ske inom fem arbetsdagar i de fall ärendet inte behöver kompletteras. Serviceåtagandet lyder: Oavsett på vilket sätt du väljer att kontakta oss ska du uppleva att det går snabbt, är enkelt, att det blir rätt och att det känns tryggt. Vi lovar dig som kund att vi ska vara vänliga, hjälpsamma och serviceinriktade vara professionella och kompetenta i vår handläggning av alla ärenden ge tydliga och begripliga besked lyssna till och ta vara på synpunkter på våra tjänster och vår myndighetsutövning svara snabbt på synpunkter och klagomål Mål för våra handläggningstider: Våra mål är att registrera ett nybildat aktiebolag inom fem arbetsdagar, om ärendet är komplett registrera övriga företagsformer inom sju arbetsdagar, om ärendet är komplett registrera företagsinteckningar senast nästa arbetsdag handlägga ett ärende om ersättning till likvidatorer inom fjorton arbetsdagar Med ett komplett ärende menas att avgiften är betald alla handlingar i ärendet är bifogade alla handlingar är korrekta handlingarna är undertecknade företagsnamnet kan godkännas utan att vi behöver skicka ett föreläggande. Handläggningen kan gå snabbare än vad målen säger, men ibland behöver vi mer tid för att utreda ditt ärende eller för att få in mer information. Om det finns brister i inskickade ärenden ska Bolagsverket skicka ett meddelande inom fem arbetsdagar när det gäller ett nybildat aktiebolag och inom sju arbetsdagar för övriga ärenden.

12 6 (49) Bolagsverkets årsredovisning Verksamhetsdel företagsregistrering Kostnader per prestationstyp Bolagsverket definierar prestationerna inom verksamhetsdelen företagsregistrering som antalet avslutade ärenden. Prestationerna redovisas utifrån volymer och kostnader för Bolagsverkets tre största register. Beräkningen av kostnaderna för avslutade ärenden inom aktiebolags-, handels- och föreningsregistret utgår från kostnaderna för verksamhetsdelen företagsregistrering. Bolagsverket har grupperat ärendena inom registren per prestationstyp, det vill säga ärenden av likartad karaktär. De prestationstyper som vi har valt är: Nybildning när kunden lämnar in en nyregistrering av ett företag. Ändring när kunden vill ändra sina registrerade uppgifter i ett företag. Årsredovisning Bolagsverkets arbete med att registrera årsredovisningar. Kostnader per prestationstyp 3 Prestationstyp Kostnad/ prestationstyp Aktiebolagsregistret Antal avslutade ärenden Kostnad tkr Kostnad/ prestationstyp Antal avslutade ärenden Kostnad tkr Kostnad/ prestationstyp Antal avslutade ärenden Kostnad tkr Nybildningar Ändringar Årsredovisningar Summa Handelsregistret Nybildningar Ändringar Årsredovisningar Summa Föreningsregistret Nybildningar Ändringar Årsredovisningar Summa Statistiklagret har under 2015 förändrats och hela tabellen är omgjorda sedan Datalagret innehåller nu fler ärenden som tidigare var bortfiltrerade. Dagens lösning är mer korrekt och därför har antalet ärenden förändrats från tidigare år mot tidigare redovisat.

13 Bolagsverkets årsredovisning (49) De totala kostnaderna för verksamhetsdelen företagsregistrering har ökat med tkr jämfört med Det är framförallt it-kostnader men även personalkostnader som ökat. Bolagsverket har de senaste åren fokuserat på utvecklingsprojekt i syfte att förbättra funktionaliteten i Bolagsverkets e-tjänster och effektivisera Bolagsverkets registreringsprocess. Det har medfört högre kostnader och kommer även att innebära större framtida investeringar. Tidredovisning, ledtid 4 och antalet avslutade ärenden är parametrar som styr kostnadsfördelningen enligt Bolagsverkets beräkningsmodell. Variationen i dessa parametrar medför att kostnaden inom prestationstyperna varierar mellan åren. Kostnaden fördelas mellan årsredovisningar och registreringsärenden baserat på hur mycket tid som redovisats på respektive område. Andel tid som redovisats på årsredovisning har ökat från 10 % under 2014 till 13 % under Detta innebär att en större del av kostnaden hamnar på prestationstypen årsredovisningar under 2015 jämfört med Detta påverkar beräkningen av kostnad per prestation för 2015 och kan medföra att vissa prestationstyper får högre alternativt lägre kostnad per prestation jämfört med föregående år. Inom Aktiebolagsregistret har det totala antalet avslutade ärenden och de totala kostnaderna ökat jämfört med Ledtiden har minskat för alla prestationstyper inom registret. Det har lett till att kostnad per prestationstyp nybildning och ändringar har minskat från 2014 till Fler väljer att starta aktiebolag i stället för att starta enskilda firmor och handelsbolag. Nybildningsärenden inom aktiebolagsregistret har också under året prioriterats med anledning av Bolagsverkets krav på att registrera ett nybildat aktiebolag inom fem arbetsdagar. Det har också påverkat ledtiden. Ärendevolymerna inom Handelsregistret har ökat och mer än dubblerats från 2014 till Den stora ökningen består av avregistreringsärenden av objekt inom registret som finns inom prestationstyp ändringar. Det gör att kostnad per prestationstyp ändringar också blivit lägre. Den sammanlagda ledtiden har även inom detta register minskat. Inom Föreningsregistret har den sammanlagda kostnaden per prestationstyp ökat. Ledtiden per ärende har gått upp för prestationstyperna nybildningar och ändringar under 2015, vilket medför att kostnaden för nybildningar och ändringar har ökat. Andel arbetstid som redovisats på årsredovisning har ökat vilket gör att en större del av kostnaden hamnar på prestationstypen årsredovisningar. Det gör också att kostnaden per prestationstyp ökat för 2015 jämfört med Ledtiden är den tid det tar från att ett ärende diarieförs till att det registreras (avslutas). Defekttiden, den tid då handläggaren avvaktar svar från kund, är inte medräknad.

14 8 (49) Bolagsverkets årsredovisning Andelen nybildningsärende aktiebolag inom fem arbetsdagar Mål enligt regleringsbrevet: Registrera ett nybildat aktiebolag inom fem arbetsdagar, om ärendet är komplett. Ett särskilt utpekat krav när det gäller handläggningstid för att registrera ett nybildat aktiebolag framgår i Bolagsverkets regleringsbrev. Kravet innebär att en registrering av ett nybildat aktiebolag ska ske inom fem arbetsdagar i de fall ärendet inte behöver kompletteras. Definitionen av ett komplett ärende är att avgiften kommit in till Bolagsverket och att alla handlingar i ärendet är bifogade, korrekta och undertecknade samt att företagsnamnet kan godkännas utan att vi behöver skicka ett meddelande om komplettering. Det som redovisas här är således inom den tid som vi återkommer till kunden antingen med en registrering av ärendet eller med en begäran om en komplettering inom fem arbetsdagar. Måluppfyllelsen för 2015 var 100 procent. Bolagsverket informerar löpande på webbplatsen om handläggningstiden för ett nybildat aktiebolag.

15 Bolagsverkets årsredovisning (49) 2.4 Ärenden registrerade inom sju arbetsdagar Mål enligt serviceåtagandet: Registrera ett nybildat aktiebolag inom fem arbetsdagar, om ärendet är komplett. Registrera övriga företagsformer inom sju arbetsdagar, om ärendet är komplett. Målen i serviceåtagandet ovan baseras på att kunden skickar in ett komplett ärende och ett företagsnamn som Bolagsverket kan godkänna. Om ärendet inte är komplett måste Bolagsverket be kunden att komplettera ärendet. Idag godkänner vi endast 64 procent av kundernas förstahandsval av företagsnamn och i de övriga fallen ber vi kunden om fler namnförslag. Kunden väljer i många fall att skicka in ett ärende som inte är komplett för att det ska komma in till Bolagsverket så snabbt som möjligt. Anledningen till detta är att förändringar i exempelvis styrelsesammansättningen inte börjar gälla förrän den dag då ärendet kommer in till Bolagsverket. Bolagsverket har inte möjlighet att påverka tiden från det att vi skickar ett meddelande om komplettering av ärendet tills kunden återkommer. Därför redovisar Bolagsverket i tabellen på nästa sida den andel ärenden som vi registrerat inom sju arbetsdagar eller där vi skickat ett meddelande om komplettering inom samma tid. Nybildade aktiebolag som registrerats inom fem arbetsdagar redovisas separat i föregående avsnitt. Ett ärende kan innehålla flera ändringar. Ärendet rubriceras utifrån de ändringar som kunden vill göra. Vid redovisningen av antalet avslutade ärenden (vilket likställs med myndighetens prestation) har Bolagsverket valt att gruppera efter den ändring som innebär mest arbete att handlägga. I tabellen på nästa sida redovisas antalet avslutade ärenden inom sju arbetsdagar vilket i sin tur kan innebära flera ändringar av uppgifterna i registren. Måluppfyllelsen inom varje ärendegruppering redovisas i tabellen på nästa sida. En jämförelse finns också för de två sista åren. Måluppfyllelsen har förbättrats avsevärt för de flesta register under 2015 jämfört med Under 2015 registrerades eller skickades meddelande om komplettering inom sju arbetsdagar i 86 procent av fallen, vilket var 11 procentenheter bättre än under Måluppfyllelsen har dock försämrats inom föreningsregistret med en procentenhet jämfört med När det gäller föreningsregistret så har det kommit in betydligt fler nybildningar och ändringar av stadgar i jämförelse med tidigare år. Ökningen beror till stor del på att bostadsrättsföreningar behöver ändra sina stadgar, i detta fall för att kunna tillämpa lagändringen som innebär möjligheten att kunna ta ut en avgift från medlemmar som hyr ut i andra hand. Detta har påverkat måluppfyllelsen.

16 10 (49) Bolagsverkets årsredovisning 2015 Andelen avslutade ärenden eller där meddelande skickats till kund inom sju arbetsdagar 2015 jmf 2015 med Ärendegrupp Aktiebolagsregistret Antal avslut 7 dagar, procent Avslut, procent 7 dagar, procent Antal avslut 7 dagar, procent Antal avslut 7 dagar, procent Nybildningsärenden Firmaärenden Bolagsordningsärenden Styrelse- och revisorsärenden Kapitalökningsärenden Fusionsärenden Konkursärenden Likvidationsärenden Tillståndsärenden Övriga ärenden Summa Handelsregistret Nybildningsärenden Firmaärenden Övriga ärenden Summa Föreningsregistret Nybildningsärenden Firmaärenden Övriga ärenden Summa Filialregistret Bank- och försäkringsregistret Registret över försäkringsförmedlare Europabolagsregistret Övrigt Total summa Statistiklagret har förändrats och tabellerna är omgjorda sedan Datalagret innehåller nu fler ärenden som tidigare var bortfiltrerade. Dagens rapportering är mer korrekt och därför har antalet ärenden förändrats för tidigare år mot vad vi tidigare redovisat. 6 Lagerbolag ingår i antal nybildningar för aktiebolag. 7 Ökningen av övriga ärenden består till största delen av avregistrering av näringsidkare, där cirka är avregistreringar av näringsidkare som är overksamma (157 avregistreringar 2014). För föreningsregistret är avregistrering av näringsidkare 476 stycken för 2015 (146 avregistreringar 2014).

17 Bolagsverkets årsredovisning (49) 2.5 Förseningsavgifter Aktiebolag som inte skickar in sina fullständiga årsredovisningshandlingar till Bolagsverket i tid måste betala en förseningsavgift. Avgiften är olika beroende på om aktiebolaget är privat eller publikt och den blir högre ju längre förseningen varar. Privata aktiebolag som inte har lämnat in årsredovisningen inom sju månader efter räkenskapsårets utgång måste betala en avgift på kronor (beslut 1). Om de inte har lämnat in årsredovisningen efter ytterligare två månader beslutar Bolagsverket om en andra avgift på kronor (beslut 2). Efter ytterligare två månader beslutar vi om en tredje avgift på kronor (beslut 3). För publika aktiebolag är dessa avgifter dubbelt så höga. Tabellen nedan visar antalet beslut för de olika förseningsavgifterna jmf med 2014, procent Beslut Beslut Beslut Summa Antalet beslut om förseningsavgifter har ökat under 2015 jämfört med Att lämna en ofullständig årsredovisning leder till en förseningsavgift. En större andel av årsredovisningarna har bristande kvalitet sedan det blev möjligt att välja bort revisorn i aktiebolag. Tabellen ovan visar att det är fler som får beslut om den första förseningsavgiften, och som får komplettera årsredovisningen, än tidigare år. Det faktum att vi haft längre handläggningstider för årsredovisningar under juli och augusti fick till följd att vi avvaktade med utskicket av förseningsavgifterna till slutet av augusti, vilket i sin tur innebar att beslut nummer 3 skickades i januari 2016 istället för december 2015 (2 304 stycken). Vi hade samma situation under sommaren 2014 vilket även då innebar en förskjutning i tidpunkten för beslutet om förseningsavgift. Det är också förklaringen till att det är så många fler beslut om förseningsavgift nummer 3 under 2015 i jämförelse med Inkomna räkenskapshandlingar Alla aktiebolag ska skicka in sin årsredovisning och revisionsberättelse till Bolagsverket. Vi tar även emot delårsrapporter och räkenskapshandlingar för andra företagsformer. I tabellen på nästa sida visas antalet räkenskapshandlingar som skickats in.

18 12 (49) Bolagsverkets årsredovisning 2015 Inkomna räkenskapshandlingar 8 Register Inkomna handlingar Aktiebolagsregistret Handelsregistret Föreningsregistret Filialregistret Bank- och försäkringsregistret Europabolagsregistret Summa Räkenskapshandlingarna innehåller viktig information till näringslivet och skannas för att enkelt kunna hämtas elektroniskt. Bolagsverket registrerade räkenskapshandlingar under 2015, vilket är betydligt fler än tidigare år. En stor andel av dem har bristande kvalitet. Detta innebär att Bolagsverket måste begära in kompletteringar i betydligt större omfattning än tidigare år. Sedan de nya reglerna gjorde det möjligt att välja bort revisorn i aktiebolag har Bolagsverket fått in ett stort antal ärenden där äldre aktiebolag tar bort sina revisorer. Bland nyregistrerade aktiebolag väljer 76 procent att inte ha en revisor. I dagsläget går det inte att lämna in årsredovisningen digitalt till Bolagsverket. Det pågår ett arbete tillsammans med andra myndigheter där vi tittar på möjligheten att ta fram en digital tjänst där kunden kan lämna sina uppgifter till Bolagsverket och som bygger på XBRL standard. Under nästa år kan Bolagsverket, tillsammans med Bokföringsnämnden, Skatteverket och Statistiska centralbyrån, komma att få ett uppdrag av regering som handlar om att ta fram en elektronisk tjänst för ingivning av årsredovisningar Övrig information kring verksamhetsdel företagsregistrering Andelen elektroniskt inlämnade ärenden har ökat i jämförelse med föregående år. Att Bolagsverket fortsätter arbetet med att förbättra och öka allmänhetens kännedom om e- tjänsterna tror vi har en positiv inverkan på andelen elektroniskt inlämnande ärenden. Att avgiften är lägre om man lämnar in sitt ärende via Bolagsverkets e-tjänster, är också en faktor som spelar roll för den ökade elektroniska inlämningen. I nedanstående tabellen redovisas totalt inkomna ärenden och den andel som skickades in elektroniskt (av de som är möjliga att lämna in elektroniskt). 8 Begreppet räkenskapshandlingar omfattar både årsredovisningar och delårsrapporter. 9 Statistiken över inkomna räkenskapshandlingar tas fram på ett annat sätt. Tidigare utgick man från registrerade årsredovisningar och sorterade bort inkomna som inte registrerats. Nu är alla inkomna årsredovisningar med i redovisningen. Därför är antalet förändrat mot vad som tidigare redovisats för tidigare år.

19 Bolagsverkets årsredovisning (49) Elektroniskt inlämnade ärenden Ärendegrupp 10 Antal ärenden 2015 E-inl., procent 2015 jmf med 2014 Ärenden, procent E-inl., procent Antal ärenden E-inl., procent Antal ärenden E-inl., procentenhet Aktiebolagsregistret Nybildningsärenden Firmaärenden Bolagsordningsärenden Styrelse- och revisorsärenden Kapitalökningsärenden Fusionsärenden Konkursärenden Likvidationsärenden Tillståndsärenden Övriga ärenden Summa Handelsregistret Nybildningsärenden Firmaärenden Övriga ärenden Summa Föreningsregistret Nybildningsärenden Firmaärenden Övriga ärenden Summa Filialregistret Bank- och försäkringsregistret Registret över försäkringsförmedlare Europabolagsregistret Övriga Total summa Ärendegrupperna har förändrats mot tidigare år så antalet ärenden i varje grupp är förändrat mot tidigare redovisat 11 Statistiklagret har förändrats och tabellerna är omgjorda sedan Datalagret innehåller nu fler ärenden som tidigare var bortfiltrerade. Dagens rapportering är mer korrekt och därför har antalet ärenden förändrats för tidigare år mot tidigare redovisat. 12 Andelen e-inlämnade ärenden för lagerbolag är 98 procent och för övriga nybildningsärenden 54 procent inom aktiebolagsregistret (jämför 2014: 98 procent och 50 procent, samt 2013: 98 procent och 45 procent ). 13 Ökningen av övriga ärenden består till största delen av avregistrering av näringsidkare, där cirka är avregistreringar av näringsidkare som är overksamma (157 avregistreringar 2014). För föreningsregistret är avregistrering av näringsidkare 476 stycken för 2015 (146 avregistreringar 2014). Dessa ärenden hanteras elektroniskt och ökningen av dessa ärenden påverkar därför andelen som lämnats in elektroniskt.

20 14 (49) Bolagsverkets årsredovisning 2015 Alla ärenden är inte möjliga att lämna in elektroniskt. I tabellen ovan anges andelen ärenden som har lämnats in elektroniskt av vad som är möjligt att lämna in elektroniskt. Den största andelen elektroniskt inlämnade ärenden fanns bland nybildningsärenden, totalt 74 procent för samtliga register. Av det totala antalet inkomna ärenden kom 29 procent in via Bolagsverkets e-tjänster under 2015, att jämföra med 28 procent Av de som är möjliga att lämna in elektroniskt är andelen 45 procent, mot 38 procent för För att undersöka orsaken till att andelen elektroniskt inlämnade ärenden inte ökar i snabbare takt har ett antal kundundersökningar och intervjuer genomförts. Vi har också en löpande dialog med kundgruppen ombud för att få en djupare förståelse för deras behov. Orsakerna till att kunder inte väljer att använda e-tjänsterna i högre grad kan sammanfattas med att de gör som de alltid har gjort, det är snabbt och lätt med papper, de inte är insatta i hur det fungerar och i processen med att behöriga firmatecknare ska skriva under. Det incitament som finns i dag med en lägre registreringsavgift är i sig inte tillräckligt för att välja e-vägen. För att få papperskunderna att ändra sina invanda rutiner och arbetssätt genomför vi nu ett antal förbättringsåtgärder, bland annat utökad vägledning, online-support och förenklad navigering. Vi fortsätter även att marknadsföra våra e-tjänster. När det gäller kravet på att ärenden ska skivas under av behörig firmatecknare har vi utvecklat en förbättrad lösning i e-tjänsten Registrera Företag hos Bolagsverket (RFB). Nu är det möjligt att låta en person förbereda ett ärende, för att sedan på ett enkelt sätt bjuda in behörig firmatecknare för underskrift med e-legitimation. Bolagsverket bedriver kontinuerliga kommunikationsinsatser för att öka kännedomen om våra e-tjänster och därmed öka den elektroniska ingivningen. Exempel på insatser är annonsering, nyhetsbrev, information på bolagsverket.se, reklam- och informationsfilmer med demos av våra e-tjänster samt deltagande på olika evenemang. Den kvalitetsåtgärd vi gör för att undersöka om overksamma företag fortfarande bedriver näring har inneburit en ökad andel e-ingivna ärenden. Denna typ av ärenden görs elektroniskt och bidrar till den ökning vi kan se gällande elektronisk ingivning. Läs mer om kvalitetsarbetet när det gäller avregistrering av overksamma företag under avsnittet Att arbeta för en ökad e-ingivning är ett fokusområde på Bolagsverket. Om kunden hanterar sina ärenden elektroniskt ger det oss en effektivare verksamhet, det blir enklare för kunden att göra rätt och ger en ökad spårbarhet. Genom att kunden använder någon av Bolagsverkets e-tjänster tar ärendet en kortare väg genom registreringsprocessen. Vissa moment förkortas, andra moment automatiseras och det gör att handläggningen av ärendet startar tidigare och går snabbare. Elektronisk inlämning ger god kvalitet i registren genom automatiserade kontroller i e-tjänsterna. Dessa kontroller leder också till att Bolagsverket skickar färre meddelanden i ärenden som är inlämnade via en e-tjänst än på papper.

21 Bolagsverkets årsredovisning (49) Näringsförbud och personliga konkurser Bolagsverket har ett register över personer som har näringsförbud och ett register över personer som gått i personlig konkurs. Vid utgången av 2015 var personer med näringsförbud registrerade och personer i personlig konkurs. Det är en minskning mot året innan. I tabellen nedan visas antalet avslutade ärenden. Ett ärende genereras både vid inledda och avslutade näringsförbud och personliga konkurser. Avslutade ärenden jmf med 2014, procent Näringsförbud Personliga konkurser Telefonförfrågningar Telefonförfrågningar Antal besvarade samtal Servicegrad, procent Även i år har antalet telefonförfrågningar minskat något jämfört med tidigare år. Utvecklingen går mot en ökad andel elektronisk kommunikation. Bolagsverket skickar fler meddelanden via e-post än vanlig post, vilket har gjort att följdfrågor eller svar på meddelandet kommer via e-post eller andra kanaler istället för som tidigare, via telefon. Dessutom leder användandet av våra e-tjänster, med inbyggda kontroller, till att kunden gör mer rätt än de kunder som lämnar in på papper. Informationen på bolagsverket.se har kontinuerligt förbättras och möjligheten för kunden att själv söka information har ökat. Under året har vi dessutom haft korta kötider för handläggning vilket gör att kunden i många fall inte behöver kontakta oss. Bolagsverkets interna mål för 2015 är att 80 procent av alla telefonförfrågningar ska besvaras inom 60 sekunder. Detta mål har Bolagsverket nått. Kundtjänsten för verksamt.se besvarar drygt telefonsamtal varje månad. Kundtjänsten är en gemensam tjänst för Bolagsverket, Skatteverket och Tillväxtverket. Kundtjänsten har 14 I jämförelse med 2014 då det fanns 974 personer med näringsförbud. (statistikuttaget har förändrats från 2014 och numera redovisar vi pågående näringsförbud under december månad, medan vi tidigare tog ett genomsnitt under året). 15 I jämförelse med 2014 då det fanns personer i personlig konkurs (statistikuttaget har förändrats från 2014 och numera redovisar vi pågående konkurser under december månad, medan vi tidigare tog ett genomsnitt under året). 16 Statistiklagret har förändrats och tabellerna är omgjorda sedan Detta innebär att vi även uppdaterat tidigare redovisad statistik för tidigare år.

22 16 (49) Bolagsverkets årsredovisning 2015 en servicegrad på 99 procent, det vill säga att 99 procent av samtalen besvaras inom 60 sekunder. Endast 30 procent av samtalen kopplas vidare till de andra myndigheterna Skatteverket och Tillväxtverket Samverkan för ett enkelt företagande Bolagsverket samverkar både nationellt och internationellt. Vår vision lyder: Tillsammans för ett enkelt företagande! Samverkan nationellt Bolagsverket har länge arbetat tillsammans med andra myndigheter med att förenkla och förbättra myndighetsservicen som riktar sig till blivande och befintliga företag. I myndighetssamarbetet Starta och driva företag ingår idag elva 17 myndigheter. Med alltfler aktörer i samarbetet kan vi ge bättre samlad information och service till företagaren. I samarbetet har det sedan tidigare tagits fram flera bra produkter och e-tjänster. Exempel på det är företagarsajten verksamt.se, starta företag-dagen och starta företag-broschyren. Bolagsverket deltar i flera andra arbeten och initiativ såsom E-arkiv, Mina fullmakter, Mina meddelanden, Mina kontaktuppgifter, svensk e-legitimation etc Samverkan internationellt Att delta i internationella sammanhang och använda gemensamma infrastrukturer och komponenter bidrar till en effektivare e-förvaltning i Sverige. Genom att öppna upp för ett företagande över landsgränserna bidrar vi till en hållbar tillväxt både inom Sverige och EU. En viktig grund i det arbetet är att i ett tidigt skede påverka styrning, regelverk och infrastruktur som kan komma att införas i Sverige. Därför deltar Bolagsverket aktivt i ett antal aktiviteter som syftar till att bland annat förbättra gränsöverskridande tillgång till företagsinformation, utveckla gränsöverskridande lösningar för elektroniskt informationsutbyte, stödja utbyte och samarbete mellan medborgare, företag och offentliga förvaltningar. Exempel på detta är esens (Electronic Simple European Networked Services) och e-idas (Electronic Identification and Signature), som handlar om utländska e- legitimationer, samt BRIS (Business Registers Interconnection System), som handlar om sammankoppling av företagsregister Kvalitet Mål enligt serviceåtagandet: Vara vänliga, hjälpsamma och serviceinriktade. Vara professionella och kompetenta i vår handläggning av alla ärenden. Ge tydliga och begripliga besked. Bolagsverkets målsättning är att vara vänliga, hjälpsamma och serviceinriktade samt vara professionella och kompetenta i vår handläggning av alla ärenden. Det är också viktigt för oss att ge tydliga och begripliga besked. Vi vill erbjuda tjänster och produkter med så hög 17 Arbetsförmedlingen, Bolagsverket, Försäkringskassan, Jordbruksverket, Lantmäteriet, Patent- och registreringsverket (PRV), Pensionsmyndigheten, Skatteverket, Statistiska centralbyrån (SCB), Tullen och Tillväxtverket.

23 Bolagsverkets årsredovisning (49) kvalitet som möjligt. Begreppet kvalitet kan belysas och mätas på olika sätt. Det viktigaste för kunderna är snabb service och ett positivt bemötande men också det utbud av produkter och tjänster som vi erbjuder. Bolagsverkets tjänster ska vara tillgängliga. Under 2015 uppgick vår tillgänglighet till 99,9 procent, vilket är en mycket bra tillgänglighet. Bolagsverkets tjänster ska även vara korrekta, rättssäkra och skapa trygghet hos kunden. Andelen rättelser av registreringsfel är därför också en del i kvalitetsbedömningen. Fel i registren som Bolagsverket är källa till måste hållas på ett minimum. Bolagsverkets korrigeringar ligger på 1,1 procent, vilket är en lägre andel än för Kvalitetshöjande arbeten Flera arbeten pågår med syfte att leda kunden till det digitala mötet samt att förbättra och effektivisera ärendehandläggningen. Fokus läggs på att genomföra aktiviteter som leder till ökad kundnytta samt ökad användning av e-tjänsterna och en effektivare handläggning Arbeten pågår för att utöka tjänsteutbudet i våra e-tjänster Registrera företag hos Bolagsverket samt Företagsärenden för ombud i syfte att öka e-ingivningen. Vi genomför också förbättringar och förenklingar i e-tjänsterna för att få kunderna att välja den kanalen istället för papper. Bolagsverkets granskning av företagsnamn är en mycket tidskrävande process eftersom vi gör manuella sökningar i flera olika register. Därför har ett firmagranskningsverktyg, Luppen, tagits fram. Verktyget ersätter delar av den manuella granskningen. Arbetet är etappindelat och ska leverera i flera steg. Vårt fokus är att samla alla datakällor i verktyget, utveckla sökningsmöjligheterna och skapa ett användarvänligt och funktionellt gränssnitt. Här har vi redan haft en delleverans. Mer information visas allteftersom nya versioner levererats såsom till exempel företagens verksamhet, en automatisk sökning på geografiska begrepp och personnamn samt en granskning mot ne.se inklusive svenskt och engelskt lexikon. Planerade förbättringar för nästa version, som är planerad till första tertialet 2016, är tillgång till registret över företagsnamn i verkets stordatorsystem samt justeringar av utseendet för att anpassa det till att vi bland annat har fler datakällor och ökad automatisering. Tiden att granska ett företagsnamn kommer med dessa förbättringar att minska ytterligare, vilket ger kortare ledtid. Verktyget hjälper oss också att få jämnare kvalitet i vår firmagranskning. I utredningen om ett nytt generellt ärendehanteringssystem tittar vi på ett framtida system för att hantera våra ärenden. Målet är att införa ett ärendehanteringssystem som bättre stödjer våra processer och som på ett enkelt sätt möjliggör införande av nya ärendetyper och register. I detta arbete vill vi även ersätta vissa manuella kontroller med maskinell granskning. Generellt ärendehanteringssystem är ett stort projekt. Lanseringen kommer att ske i flera steg och det kommer ta tid innan allt är ändrat och infört. Som ett första steg bygger vi ett systemstöd för att registrera årsredovisningar för andra företagsformer än aktiebolag. Sedan ska vi utvärdera hur väl produkten lämpar sig för Bolagsverket. Projektet Ökad maskinell handläggning ska öka automatiseringsgraden i ärendehandläggningen och syftar till att frigöra tid för andra arbetsuppgifter, i första hand, för handläggare vid registeravdelningen. Satsningen syftar också till att öka Bolagsverkets förutsägbarhet och främja rättssäkerhet och likabehandling, vilket är viktigt för kunder och uppdragsgivare. Under året har projektet levererat systemstöd för automatavslut av företrädarärenden, automatiska förelägganden och automatiska avskrivningar.

24 18 (49) Bolagsverkets årsredovisning 2015 Från februari har Bolagsverket ett nytt gränssnitt för att skicka in registreringsärenden. Det är en maskin-till-maskin lösning för inlämning av företrädarärenden för bostadsrättsföreningar. Bostadsrättsföreningarna ska kunna skicka in ärenden till Bolagsverket direkt från sina portallösningar. Vi väntar nu på att ovan nämnda organisationer ska sjösätta sina egna lösningar och börja skicka in ärenden. Bolagsverket arbetar konstant med att motverka och försvåra möjligheten att utnyttja Bolagsverkets system för ekonomisk brottslighet. Bolagsverket har i detta arbete ett nära samarbete med bland annat Ekobrottsmyndigheten såväl lokalt som regionalt där information och andra erfarenhetsutbyten äger rum. Bolagsverket är också engagerad i olika seminariegrupperingar som anordnas av Skatteverket, Polisen och Ekobrottsmyndigheten och inte sällan i regi av Nationellt Underrättelse Center (NUC) och Samordningen mot Grov Organiserad Brottslighet (GOB). Chefsjuristen har även varit expert i utredningen mot Fakturabedrägerier Avregistrering av overksamma företag Bolagsverket har genomfört avregistrering av objekt i handelsregistret enligt bestämmelserna i handelsregisterlagen. Reglerna innebär att Bolagsverket ska undersöka om en näringsidkare som är registrerad i handelsregistret fortfarande utövar någon verksamhet. Detta gäller då näringsidkaren under de senaste tio åren inte har skickat in någon anmälan till registret, och det kan antas att företaget har upphört med sin verksamhet näringsidkaren är ett handelsbolag och antalet registrerade bolagsmän, sedan minst ett år, är mindre än två och det inte har registrerats någon uppgift om likvidation. Om en näringsidkare i handelsregistret inte har varit i kontakt med Bolagsverket på tio år ska Bolagsverket undersöka om näringsidkaren fortfarande driver verksamhet. Detta gör vi genom att skicka en förfrågan, till näringsidkaren och genom en kungörelse i Post- och Inrikes Tidningar. Om det två månader efter kungörandet i Post- och Inrikes Tidningar inte har kommit fram att näringsidkaren fortfarande bedriver verksamhet eller att näringsidkaren avser att återuppta verksamheten, ska Bolagsverket genast avföra näringsidkaren från registret. Vi har legat efter med detta kvalitetsarbete några år. Anledningen till detta är dels att vi haft höga volymer registreringsärenden vilket gjort att vi prioriterat ärendehanteringen framför förfrågningarna för att kunna hålla kortare handläggningstider, dels att vi genomfört ett arbete för att förbättra kvaliteten på företagsadresserna. Nu har vi dessutom tagit fram en automatiserad tjänst för att hantera denna typ av förfrågningar mer effektivt. Därför är antalet ärenden av denna typ betydligt högre under 2015 än tidigare år. Vi har under 2015 påbörjat drygt undersökningar genom en kontroll mot Skatteverket och gått vidare med drygt förfrågningar till näringsidkaren (jmf mot 531 förfrågningar under 2014). Av dessa har drygt företag avregistrerats på grund av att de är overksamma.

25 Bolagsverkets årsredovisning (49) Avregistrering av overksamma företag Påbörjade undersökningar (kontroll mot Skatteverket) Antal förfrågningar till näringsidkaren om de fortfarande bedriver verksamhet Antal näringsidkare som svarat att de driver verksamhet Antal näringsidkare som avregistrerats p.g.a. overksamhet Antal objekt som återförts i registret efter avregistrering Undersökning av kundnöjdhet Bolagsverket samlar information om kundernas behov och synpunkter på flera sätt: Kundundersökningar Insynsråd Ombuds- och kunddagar Arbete med fokusgrupper Synpunktshantering Involvering av kunder i utvecklingsprojekt Nyhetsseminarium, mässor och andra evenemang Under 2014 mätte vi hur nöjda våra kunder är med vår service och verksamhet (Nöjd kund index-undersökning). Resultatet är mycket bra. Vårt Nöjd kund index (NKI) är 81, att jämföras med 64 som är genomsnittet för myndigheter. Undersökningen visar att kunderna också har ett väldigt högt förtroende för oss. Vi planerar för en ny Nöjd kund indexundersökning under våren Under året har en kundundersökning genomförts. Undersökningens syfte var att undersöka om e-tjänsterna Registrera företag hos Bolagsverket och Företagsärenden för ombud har blivit lättare att använda efter utförda utvecklingsinsatser. Projektet arbetade bland annat med att göra det lättare för kunderna att göra rätt i e-tjänsterna på verksamt.se och införde nya betalmöjligheter i Företagsärenden för ombud. Målet var att kunderna skulle bli mer nöjda och att andelen e-ärenden skulle öka. Resultatet visar inte att kunderna upplever det lättare. Under hösten har vi tagit del av resultatet från en undersökning bland 500 småföretagare gjord av konsultmäklaren Assistera. Undersökningen visar att 86,4 % av småföretagarna har stort eller mycket stort förtroende för Bolagsverket. Bolagsverket och Skatteverket får bäst betyg när småföretagare får säga sitt. 18 Statistiken för 2015 är framtagen på ett helt annat sätt med andra parametrar. Därför är statistiken för 2014 inte jämförbar med statistik som tidigare redovisats för 2014.