#309. Efterlängtad utbildning i RSK-databasen. Ansvariga hos varje leverantör ske ge bättre ordning Avloppskampanj ska spara miljön

Transkript

1 #309 Ansvariga hos varje leverantör ske ge bättre ordning Avloppskampanj ska spara miljön Efterlängtad utbildning i RSK-databasen Aktuellt för fabrikanter, grossister och installatörer i VVS-branschen

2 vvs-ledaren Viktig databas för VVS-branschen, men informationen måste vara korrekt! Kraven på att informationen i databasen skall vara tillförlitlig ökar i takt med att den används mer och mer elektroniskt, utan att ett mänskligt öga granskar informationen. VVS-Information har därför tagit initiativ till en uppstädning av befintlig information, främst vad gäller logistikuppgifterna men även av benämningstexterna. Det kommer under hösten att skickas ut en remiss till ett antal berörda parter som skall få möjlighet att komma med synpunkter. Efter det att tillvägagångssättet och utformningen är klar så återstår ett arbete med att städa i befintlig information. Det kommer att utföras av respektive företag som har produkter med RSK-nummer. Detta arbete kommer att underlättas genom funktioner, särskilt framtagna för detta i administrationsverktyget VVS-in. VVS-in som är vårt egen utvecklade webbaserade verktyg får allt fler funktioner allt eftersom användarnas krav på programmet ökar. Detta är vi mycket glada för! Det är ni som använder programmet som ser brister och möjligheter på tidsbesparande funktioner. Så har ni idéer på underlättande funktioner, hör gärna av er. Databasen blir inte bättre än vad ni som användare kräver att den skall vara. Felrapporter som skickas in på brister i databasen är viktig information för leverantörerna. De har då möjlighet att rätta till de brister som användarna av databasen upptäcker. För att dessa felrapporter och annan information skall komma till rätt person på ert företag så har vi gjort det möjligt att lägga in rätt mottagare för dessa utskick i VVS-in. I nästa nummer av Infokällan Vilka utmaningar och möjligheter står VVS-branschen inför i framtiden? Vad kommer till exempel klimatförändringar och ökande krav på energieffektivisering att innebära? I första numret av Infokällan under 2010 kommer vi bland annat att titta närmare på några av branschens framtida utmaningar men även att berätta mer om RSK-databasen. Vi ses på Nordbygg på Stockholmsmässan den mars 2010! Information om VVS-branschen VVS-information företrädare för fabrikanter, grossister och installatörer i VVS-branschen. (På hemsidan finns RSKdatabasen.) VVs-fabrikanternas råd VVS-industrins bransch organisation för leverantörer av VVS-material Svenska Rörgrossistföreningen VVS branschorgan för svenska vvs-grossister VVS Företagen bransch- och arbets givar organisation för installationsföretag inom vvs vvs-auktorisation ideell förening för auktoriseringen Säker Vatten installation svenskt vatten branschorganisation för Sveriges vattenoch avlopps reningsverk Som avslutning vill jag önska er en skön höst. Foto: anders nilsson, Ulf Jonson Vd VVS-Information VVS-Information Data AB Upplandsgatan 2B, 4 tr, Stockholm Tfn: , E-post: info@vvsinfo.se Ansvarig utgivare: Ulf Jonson Producerad av: Roxx Media Sverige, Projektledare: Micael Lindgren Texter: Håkan Hellström Layout: Örjan Folcke Tryck: Printfabriken, Karlskrona,

3 RSK-ansvariga ska ge säkrare uppgifter I RSK-databasen pågår ett ständigt flöde av information. Varje år tillkommer mellan och nya produkter och till varje produkt hör flera olika dokument. Databasen är en betydelsefull informationskälla för både proffs och privatpersoner. Här sker cirka sökningar i månaden, säger Kajsa Hedberg på VVS-Information. Därför är det mycket viktigt att informationen som finns i databasen är korrekt och uppdaterad. Patrik Frödin, AB Somatherm. Det är leverantörerna själva som ansvarar för införandet av informationen om produkterna. I databasen finns information som produktblad, bilder, byggvarudeklarationer, monteringsanvisningar, drift- och skötselinstruktioner och logistikuppgifter. För att göra kontakten mellan leverantörerna och VVS-Information så smidig som möjligt när det gäller administrationen av RSK-databasen har varje företag fått utse ett antal referenspersoner med var sitt ansvarsområde. Enklare kontakt Det är först och främst en huvudansvarig för RSK, den person som VVS- Information i första hand ska kontakta vid frågor om RSK-artiklar, felanmälningar och liknande. Varje företag ska också utse en bildansvarig, som ansvarar för att bilder läggs in till varje artikel i databasen. Sedan har en dokumentansvarig ansvaret för att dokument som till exempel monteringsanvisningar och logistikuppgifter läggs in. Dessutom ska uppgifter för vd, marknadsansvarig och ekonomiansvarig läggas in i leverantörsprofilen, säger Kajsa Hedberg. Det finns naturligtvis inget hinder för att en person kan ha flera ansvarsområden. Orsaken till denna uppdelning är att vi enklare ska komma till rätt person för att få så relevant information som möjligt när vi kontaktar en leverantör, säger hon. Information lägger man in genom att logga in på VVS-IN (www. vvsin.vvsinfo.se) och skriva in uppgifterna. Det här är också ett utmärkt tillfälle att gå igenom de personal uppgifter som finns och plocka bort de personer som inte längre arbetar inom företaget. Bättre ordning AB Somatherm i Arvika har i dag cirka 400 artiklar i RSK-databasen, det gäller handdukstorkar, vvs-armaturer och utrustning för expansionskärl. Nu kommer vi snart att utöka vårt sortiment med ytterligare cirka 100 artiklar, säger Patrik Frödin, VVS-säljare på Somatherm. Han har också blivit tilldelad rollen som huvudansvarig för RSK-administrationen på företaget. Eftersom vi är ett litet företag med nio anställda sköttes administrationen av RSK-databasen i princip gemensamt tidigare, säger Patrik. Nu vet jag inte om den nya ansvarsfördelningen kommer att ändra så mycket hos oss rent praktiskt. Men naturligtvis kommer jag att få ett större ansvar än tidigare och vara den som sköter större delen av kontakterna angående databasen. Vi har också en bildansvarig som tar hand om den biten. Jag tycker att upplägget är bra, nu vet man också internt inom företaget vem som man ska vända sig till med frågor om RSK-databasen. Det kan leda till bättre ordning för alla. Rätt info på rätt plats De finns många exempel på när information som är inkorrekt eller saknas helt kan ställa till problem. Ett ganska vanligt misstag som görs när man lägger in data gäller logistikupp - gif terna, säger Kajsa Hed berg. Logi stikupp gifterna ska in nehålla förpackningssort, dimen sioner och vikt för en produkt. Den som beställer en leverans måste till exempel kunna se hur mycket en produkt väger och om den kommer på en pall eller i kartong. En annan viktig information skrivs i den så kallade benämningsraden. Här ska den korrekta beteckningen på en produkt anges och inte en beteckning som man kanske använder internt. Informationen på benämningsraden används till exempel som fakturaunderlag och otydlig information försvårar för kunden. Hos varje leverantör finns ansvariga som ska se till att dokumenten i RSK-databasen är ständigt uppdaterade. 3

4 RSK-databasen finns bara några musklick bort. Uppdaterad och ständigt tillgänglig databas RSK-databasen har fördelen av att göra information om cirka VVS-produkter tillgänglig dygnet runt och gemensam för alla som söker i den. Informationshämtningen är inte bara säker utan sparar både tid och miljö. Redan på 1970-talet förutspåddes att användningen av datorer skulle skapa det papperslösa kontoret. Som de flesta säkert själva upplevt har visionen långt ifrån uppnåtts, i stället sker närmare hälften av all intern kontorskommunikation fortfarande via pappersutskrifter. En stor del av affärskommunikationen mellan företag sker ock så på papper, det är till exempel det här nyhetsbrevet ett exempel på. Men det beror inte på att de tekniska möjligheterna saknas. Effektivt och miljövänligt. Statistiken visar att sökningarna i RSKdatabasen har ökat kraftigt de senaste åren. Att använda databasen som informationskälla i stället för tryckta produktkataloger och pärmar med lösblad möjliggör en minskad pappersanvändning, säger Ulf Jonson, vd på VVS-Information. Det sparar på miljön och effektiviserar hanteringen. Från höger Inger Andersson, Ahlsell, Annika Andersson, Arrow Sweden, Jan Gardmo, Duravit Sweden, Kajsa Hed Bengt Julin, Cupori. Utbildningsdagarna Foto: anders nilsson Söker dagligen Johan Andersson är utesäljare på Ahlsell i Borås. Jag går nästan dagligen till RSK-databasen för att söka information, men fort farande spelar kataloger och annan tryckt information Johan Andersson en viss roll. De flesta tycker nog att kataloger och pärmar är rätt okej, även om antalet utskick faktiskt har blivit färre. I stället för stora kataloger har många leverantörer övergått till pocketformat. De flesta har i dag dessutom nästan all information tillgänglig på sin hemsida, säger han. Här på Ahlsell i Borås har vi valt att samla alla pärmar och kataloger i ett bibliotek dit vi kan gå för att hämta information. Söker information gör jag dock mest på nätet. När VVS-Information annonserade ut höstens utbildningsdagar i RSK-kunskap dröjde det inte länge innan samtliga tillfällen var fullbokade. Succén gör att VVS-Information kommer att fortsätta anordna den kostnadsfria utbildningen under våren. Endagsutbildningen äger rum i VVS-Informations lokaler på Upplandsgatan i Stockholm. Vi har valt att begränsa antalet platser till sex stycken per gång, säger Kajsa Hedberg på VVS-Information. Tillsammans med Ulf Jonsson har hon uppgiften att guida deltagarna genom dagsprogrammet. Det känns som om det är en lagom stor grupp för att hinna med alla delar av utbildningen och samtidigt ge alla deltagare tillfälle att ställa de frågor man har. Enklaste sättet att nå ut Vi bestämde oss för att anordna fem utbildningstillfällen i höst, men eftersom det var sådan rusning efter platserna har vi bestämt oss för att anordna fler träffar under våren, säger hon. Mer information om detta kommer att finnas på vår hemsida,. Utbildningen är gratis och pågår cirka sex timmar inklusive lunch. En orsak till den stora efterfrågan är nog att det inte har anordnats någon utbildning i hur man administrerar RSKdatabasen tidigare. Många har inte koll på alla möjligheter som finns och arbetar kanske på onödigt krångliga sätt. Dessutom ger de här träffarna oss en mycket bra möjlighet att lära oss mer om hur databasen egentligen används och hur vi kan förbättra den utifrån användarnas behov. 4

5 Irriterande när viktig information saknas RSK-databasen innehåller mängder av användbar information för installatörerna. För projektledaren Per-Åke Kihlberg är drift- och skötselanvisningarna bland de viktigaste dokumenten: Om de inte går att hitta där får man söka vidare på egen hand, vilket kan vara ganska irriterande. berg, VVS-Information, Ulf Jonson, VVS-Information, Anders Biding, Erico, Barbro Jönsson, IFÖ Sanitär och återkommer till våren Enklaste sättet att nå ut Utbildningen riktar sig bland annat till de som känner att de behöver uppdatera sina kun skaper i att administrera databasen på grund av att man inte går in där så ofta. I dagsprogrammet ingår bland annat en genomgång av nyheterna i administrationen, hur man hanterar felrapporter och åtgärdar fel samt hur man administrerar befintliga RSK-nummer. Ska jag vara ärlig så var jag lyckligt ovet ande innan jag kom hit om hur mycket information som återstod att lägga in om de olika produkterna, säger Anders Biding på Erico, en av kursdeltagarna under premiärtillfället. RSK-databasen är utan tvekan det enklaste och mest effektiva sättet att få ut information om sina produkter på marknaden, så det är något som måste göras, säger han. Här kan kunderna vara säkra på att få den mest upp daterade informationen och gör egentligen kataloger överflödiga. Förbättringsmöjligheter Under den här utbildningsdagen har man nog fått bättre förståelse för varför viss information måste läggas in till varje produkt, säger Annika Andersson på Arrow Sweden. Även om man redan har bra rutiner så är det bra att få bekräftat att man faktiskt gör rätt eller inte gör en massa onödigt arbete. Jag tycker främst att man har fått bättre överblick över administrationen, det var nyttigt. Sedan har vi också kunnat ta upp saker som kan bli enklare, säger Annika. Hon pekar bland annat på möjligheten att kunna lägga in fler än en bild till produkterna, till exempel för att visa en detalj. Under den här dagen har vi fått upp ögonen för några saker som kan förbättras i RSK-data basen, säger Ulf Jonsson på VVS-Information. Per-Åke Kihlberg är projektledare på VVS- Teknik Rör i Mölndal. I hans arbete ingår bland annat att ta fram de dokument som behövs inför och efter installationsarbetena. Det gäller till exempel monteringsanvisningar som lämnas till montören eller drift- och skötselanvisningar som lämnas till de som sedan sköter de system och produkter som företaget installerar. Jag utgår i princip alltid från fakturorna som underlag när jag går in i RSKdata basen och söker med hjälp av den sjusiffriga koden, säger Per-Åke. Han är mycket nöjd med RSK-databasen och dess uppbyggnad, men han tycker däremot att vissa fabrikanter kunde bli bättre på att lägga in information om sina produkter. Fabrikanterna slarvar När jag går in i RSK-databasen vill man ju kunna hitta drift- och skötselanvisningar utan problem, säger Per-Åke Kihlberg. Idén med databasen är ju att all information ska finnas på ett och samma ställe. Tyvärr är det inte alltid så, vissa fabrikanter slarvar med att lägga in dokument. I så fall får jag gå in på fabrikantens egen hemsida för att komma åt informationen, men ibland så hänvisas jag vidare till deras katalog. Då undrar man hur de tänker, det är nästan så man funderar på att köpa grejerna någon annanstans. Jag vet att man på VVS-Information jobbar med att informationen i RSK-databasen ska vara så fullständig som möjligt, säger han. Men det är upp till leverantörerna att se till att den läggs in. Finns inte rätt information så blir det krångligt för både installatören och projektledaren. 5

6 2. Förfrågan utifrån produktens RSK-nummer Webbutik Webbservice 1. Kunden söker produkt i webbutiken 6. Filtrerad info skickas till kunden 5. Info om RSK-nummer skickas som XML-fil 4. Info om RSKnummer skickas 3. Info om RSKnummer hämtas Kund RSK-databasen Webbtjänsten hämtar RSK-information i realtid VVS-Information erbjuder en webbtjänst som gör det möjligt att hämta information om en produkt i RSK-databasen i realtid. Kunden väljer själv hur mycket av informationen som ska presenteras. VVS-Informations webb tjänst är till exem pel mycket användbar för grossister och installatörer med en egen webbutik. Tjänsten passar även för företag som använder informationen internt på olika sätt. På så sätt slipper man ha en egen databas som måste uppdateras och skötas, något som sparar både arbets tid och utrymme. I stället får man direkt tillgång till RSK-databasen som innehåller den senaste informationen om VVS-produkter. Informationen som kan hämtas är den som leverantören lagt in i RSK-databasen om varje produkt; bilder, produktblad, monterings anvisningar, byggvarudeklarationer och drift- och skötsel anvisningar. På så sätt kan mottagaren vara säker på att det alltid är den senast uppdaterade informationen som ges ut. Informationssökningen går på någon millisekund och kunden märker aldrig att informationen har hämtats externt i RSK-databasen. Tjänsten är ett abonnemang som i princip vem som helst kan köpa. För mer information om VVS-Informations webbtjänster, kontakta Jonas Ahlberg, telefon , e-post jonas.ahlberg@vvsinfo.se. Automatisk uppdatering sparar tid Med hjälp av en webbspindel kan alla produktdokument i RSK-databasen uppdateras automatiskt varje natt. Produkt informa tionen hämtas i leverantörens webbdatabas. Spindeln är ett litet program som automatiskt hämtar produktinformation på en bestämd plats på leverantörens server varje natt. Sedan uppdateras all ny information för denna produkt i RSK-databasen. Därmed kan både leverantör och användare vara säker på att den senaste informa tionen alltid finns tillgänglig i databasen. Leverantören slipper gå in i RSK-databasen för att uppdatera produktinformationen manuellt, i stället läggs all ny information på företagets egen webbserver där webbspindeln sedan hämtar den. Produktinformationen sorteras enligt de namnstandarder som används i RSK-databasen, till exempel DOS (drift och skötsel), BVD (byggvarudeklarationer) och Prod (produktblad). 6

7 Databas för hela branschen I RSK-databasen går det att hitta information om allt utom priset. Den är unik genom att vara gratis och tillgänglig för alla, både proffs och privatkunder. Att stå utanför RSK-databasen är i princip är som att bli osynlig. Många leverantörer som tidigare gått ur RSK-systemet har på senaste tiden valt att komma tillbaka eftersom deras produkter inte längre är sökbara i databasen. RSK-databasen är det bästa sättet för leverantörer att nå ut med produktinformation till hela VVS-branschen. Här finns i dag drygt 80 procent av samtliga VVSprodukter i Sverige. Av de drygt produkterna är cirka så kallade aktiva artiklar som förekommer i den dagsaktuella handeln. Att en produkt utgår från leverantörens sortiment, innebär inte att den försvinner ur databasen. I databasen går det att söka även på äldre produkter, ända tillbaka till 1960-talet. Det gör det enkelt att hitta en ersättning till utgångna produkter. RSK-databasen hittar du på. Varje produkt har ett unikt nummer Ett RSK-nummer är unikt för varje enskild produkt. Därför går det inte att bara flytta över ett nummer när leverantören ersätter en gammal produkt med en ny. En orsak är att det går att söka även på ut gångna produkter i databasen, för att göra det enkelt att hitta en ersättning. Inte ens om man byter färg på en produkt går att behålla det sjusiffriga RSKnumret. Ett annat skäl är att RSK-nummer ofta är mycket starkt förknippade med en viss produkt och används i marknadsföreningen. RSK-numren är VVS-Informations egendom och får inte kopieras, överlåtas eller missbrukas på annat sätt. Den information, de bilder och dokument som finns i databasen ägs av upphovsrättsinnehavarna, alltså leverantörer och agenturer. Informationen får inte kopieras och användas av andra parter, om inte detta överenskommits med den aktuella upphovs rättsinnehavaren. Sju smidiga söksätt Det finns inte mindre än sju olika sätt att söka i RSK-databasen. Först och främst går det att söka på det sjusiffriga RSK-numret, vilket enligt stati stiken är den vanligaste söktypen. Det är betydligt vanligare med sökningar på samtliga sju siffror i RSK-numret än på fem eller sex siffror. Dessutom kan man söka på EAN-koden, på leverantörens artikelnummer, på artikeltext/benämning, på leverantör och på någon av de 25 produktgrupperna. Det går också att söka bland de specifika företag som ingår i Säker Vatteninstallation och deras produkter. På så sätt går det att få att få sökresultat med enbart produkter som klarar branschreglerna. Så länge du håller webbläsarfönstret öppet så kan du enkelt gå till en lista som visar de sökningar du gjort vid detta tillfälle. I RSK-databasen hittar du också en länk som visar samtliga nya RSK-nummer som tillkommit under den senaste månaden. Mina Sidor skapar nya möjligheter Alla användare av RSK-databasen har möjlighet att skapa ett eget kostnadsfritt konto, Mina Sidor. Här kan du skapa olika projekt, där man samlar artiklar i RSK-databasen. Det kan till exempel vara artiklar som ofta köps av en särskild leverantör eller artiklar som används i en viss typ av bygg projekt. RSKnum mer som ofta söks gå att spara i olika projektlistor. Utifrån dessa går det att skapa beställningsunderlag som kan överföras till grossisters webbutiker. Tjänsten erbjuder även möjlighet att söka efter dokument för en samling RSKnummer på en och samma gång, till exempel drift- och skötselanvisningar eller bilder. På så sätt slipper man söka varje drift- och skötselanvisning för ett stort antal produkter separat varje gång ett arbete ska utföras. Eftersom RSK-databasen är tillgänglig dygnet runt finns alltid den senast uppdaterade informationen nära till hands. På finns RSK-databasen där all information du behöver, utom priset, är tillgänglig. 7

8 Returadress: VVS-Information Data AB Upplandsgatan 2B, 4 tr, Stockholm Cirka enskilda avlopp saknar i dag en godkänd rening, motsvarande 40 procent av landets totala enskilda avlopp. Små avlopp ger stora utsläpp Under hösten startar en kampanj som ska sätta uppmärksamhetens ljus på den påverkan som landets enskilda avlopp har på miljön. Av de cirka enskilda avlopp som finns i Sverige saknar 40 procent en godkänd rening. Sammantaget släpper de enskilda avloppen ut lika mycket föroreningar som samtliga kommunala reningsverk. Foto: Daniel P Sandin Raivo Viask, Svenska Rörgrossistföreningen VVS. Aktionsgrupp Små Avlopp är ett branschinitiativ som ska uppmärksamma att en stor del av Sveriges enskilda avlopp saknar godkända reningsanläggningar. Bakom initiativet står Svenska Rörgrossistföreningen VVS (RGF), Maskinentreprenörerna (ME) och VVS-Fabrikanternas Råd. Raivo Viask leder arbetet tillsammans med Hampe Mobärg (ME) och Hans Ewander (VVS-Fabrikanterna). Tyck till om VVS-Information! Ta chansen att säga vad du tycker om våra tjänster på webben. Gå in på VVS-Informations hemsida och fyll i formuläret där du kan välja mellan att kommentera hemsidan, RSK-databasen eller VVS-IN. Frågeformuläret hittar du under rubriken Om VVS-Info på. Låg utbytestakt Trots att lagkraven på rening har funnits sedan 1970-talet har mycket lite hänt, enligt aktionsgruppen. Förutom de enskilda avlopp som saknar god känd rening i dag kommer ytterligare enskilda avlopp att behöva åtgärdas inom de kommande tio åren enligt rapporter från Naturvårdsverket och Institutet för jordbruks- och miljöteknik. I dag åtgärdas enskilda avlopp om året, vilket är en alldeles för låg takt, säger Raivo Viask, vd på RGF. Enskilda avlopp är till exempel Sveriges näst största källa till fosfor utsläpp i havet. Det är ett miljöproblem som måste uppmärksammas. Tekniken för att åtgärda problemet existerar, men ett helt nytt avlopp är kostsamt för en enskild fastighetsägare. Kunskapen om fastighetsägarens skyldigheter är låg och kraven från myndigheterna är alldeles för otydliga trots att lagstiftningen redan finns. Riksomfattande kampanj I kampanjen kommer vi att arbeta för att höja fastighetsägarnas kunskap om deras ansvar för de enskilda avloppen, säger Raivo Viask. Kommunen är tillstånds- och tillsynsmyndighet, men behöver bli bättre på att inventera och ålägga fastighetsägarna på att åtgärda bristerna. Här tycker vi även att man borde införa stimulanspaket som riktar sig såväl till kommuner som genomfört inventeringar och tagit fram åtgärdsplaner, som mot fastighetsägare. Vi föreslår också att man upprättar ett institut eller liknande som driver sakfrågan om enskilda avlopp tydligare. Det finns redan nu goda exempel enligt Raivo Viask. Under 2010 kommer Gotlands kommun att inventera samtliga enskilda avloppsanläggningar på ön, det motsvarar cirka 40 procent av fastigheterna i kommunen. Kanske måste entreprenörer och tillverkare på området också bli bättre på att marknadsföra sig. Branschnyheter på vår hemsida På vår hemsida kan du läsa olika sorters nyheter med anknytning till branschen. Du har också den unika möjligheten att själv registrera nyheter eller information som relevant för VVS-branschen. VVS- Information förbehåller sig dock rätten att fritt redigera erhållet material, samt vi förbehåller oss även rätten att ej publicera nyheter. 8