Varför Hinfo Syfte. Produktfakta (utvalda, väl definierade, funktionellt skiljande)

Transkript

1 Vad är Hinfo? Hinfo är en nationell produkt-, artikel- och avtalsdatabas, framtagen i samarbete mellan sjukvårdshuvudmännens hjälpmedelsverksamhet i Sverige, leverantörer av hjälpmedel och Hjälpmedelsinstitutet (HI). Målsättningen är att databasen ska täcka in alla artiklar som kan klassificeras via ISO 9999 (rörelsehinder, syn, hörsel, ortopedi och inkontinens). Hinfo erbjuder ett enkelt sätt för hjälpmedelsverksamheten att, oavsett lokalt datasystem, hämta aktuell produkt-, artikel- och avtalsinformation. Leverantörer (och andra informationslämnare) får, via Hinfo, ett enkelt och flexibelt sätt att kommunicera med hela sin marknad.

2 Varför Hinfo Syfte I Sverige finns det ca 30 hjälpmedelscentraler som var och en har ett lokalt artikelregister, som de kontinuerligt håller uppdaterat. Undersökningar har visat att varje lokal central lägger ned ca 50 timmar i veckan på uppdateringar av sitt lokala artikelregister. Trots den omfattande resursinsatsen saknas ofta vital information eller så är information inaktuell (t.ex. utgångna priser). Syftet med Hinfo är att eliminera mycket av det administrativa arbetet med uppdatering av artikeloch avtalsinformation samt höja kvalitén på informationen. Hinfo utgör en marknadsplats för hjälpmedelsinformation. Leverantören tar själv, utan mellanhänder, ansvaret för att materialet är uppdaterat och korrekt. Hinfo ger leverantören möjlighet att nå hela sin marknad via en enda databas, oftast via automatisk uppdatering direkt från leverantörens egna affärssystem. Kunden kan hitta all relevant information från samtliga avtalsleverantörer på en och samma plats. Via koppling till Hinfo kan kundens affärssystem hållas uppdaterat med all produkt-, artikel- och avtalsinformation oavsett hur många leverantörer kunden har avtal med. Textbaserad, strukturerad information om artikeln, kompletteras med valfritt antal bilder, produktdokument och andra mediafiler. Normalt lagras bild / produktdokument i Hinfo endast som en länk, lagring av filen sker på leverantörens egna hemsida. Hinfo har en löpande automatisk kontroll av brustna länkar och meddelar leverantören via e-post om angiven länk inte fungerar. Hinfo ger, genom sitt flexibla och väl strukturerade klassificeringssystem, unika möjligheter att söka efter artiklar. Databasen ger möjlighet att söka artiklar via klassificeringssystem som: Produktfamilj Produktgrupp (i hjälpmedelsvärlden ISO-kod) Sökord (inklusive synonymer) Produktfakta (utvalda, väl definierade, funktionellt skiljande) Sökning av artiklar via produktfakta är mycket eftertraktad. Utöver dessa sökbara klassificeringsstrukturer kan sökning ske på en mängd artikel- och avtalsbegrepp via fritextsökning. Hinfo styrs av en styrgrupp vars sammansättning framgår av Hinfo är utvecklat på Microsofts.NET plattform. Utveckling, drift och support tillhandahålles av Amesto Solutions Logistics AB. Fördelarna för kunden är att alltid ha tillgång till aktuell artikelinformation i samma ögonblick som leverantören gör den tillgänglig i Hinfo. Leverantören kan, genom att ge kunden korrekt information, undvika felaktiga kundorder och returhantering p.g.a. felbeställningar. Hinfo ger möjlighet till skräddarsydd information. Leverantören avgör vilka av hans/hennes artiklar och avtal / priser som skall publiceras för kunden. Kundunika artiklar / priser kan hanteras. 2

3 Varför ska vi leverantörer vara med? En informationskanal till marknaden. Via en databas, som ska innehålla alla dina artiklar, hämtar alla dina kunder den information de behöver. Leverantör Hinfo.se Brukare Kund 1 Kund 2 Kund 3 Inga mellanhänder. Dina nuvarande och presumtiva kunder kommer att få tillgång till din aktuella artikelinformation i samma ögonblick som du gör den tillgänglig i Hinfo. Information om nya artiklar når ut i samma ögonblick du vill lansera den på marknaden. Högre kvalité på artikelinformationen. Dina kunder slipper att manuellt lägga in eller korrigera information i sina affärssystem. De beställningar dina kunder sänder ditt orderkontor innehåller aktuell information, som minimerar felbeställningar. Är mina kunder med? Idag är över 99 % av Sveriges hjälpmedelscentraler anslutna till Hinfo. Vårt mål är att nå 100 %. Den aktuella listan över anslutna hjälpmedelscentraler, finner du på Skräddarsydd information. Du kan skräddarsy artikelinformation till en eller flera specifika kunder. Det är du som bestämmer vem som ska se vad. Kundunika avtal. Hinfo kan hantera alla dina avtal, som du sluter med dina kunder. När du slutit ett avtal, lägger du in avtalet i Hinfo och anger vilken kund, som ska ha tillgång till det. Publika Hinfo Sedan hösten 2008 finns även möjlighet för leverantörer att visa sitt sortiment för brukarna. 3

4 Hur lägger jag in artikelinformation Vi tror på att det som är enkelt att hantera också kommer att användas. Med enkelhet som ledstjärna, har vi utvecklat två sätt att lägga in artikleinformation. Antingen lägger du in din information via ett webbgränssnitt eller kan du använda dig av ett fördefinierat excelark. Vilket sätt som passar dig bäst, beror på hur många artiklar du ska lägga in. Vi kommer nedan att visa de steg som krävs av dig som leverantör, för att enkelt lägga in en artikel i Hinfo (via webbgränssnittet). Steg 1 Skapa en produktfamilj. I Hinfo måste alla artiklar vara kopplade till en produktfamilj. Vi skiljer på produkt och artikel. Artikel, är det som dina kunder beställer. En produkt kan inte beställas utan är samlingsnamnet för en eller flera artiklar. 4

5 Steg 2 Skapa en artikel. För att lägga in en artikel krävs först och främst artikelnummer på varje artikel. Alla fält är antingen skall- eller börkrav. Steg 3 Koppla bilder till produkten/artikeln. En bild säger mer än 1000 ord, sägs det... Till varje produkt/artikel ska du koppla de bilder, som du vill att dina kunder ska ta del av. Du kan låta en produktbild visas för tillhörande artiklar, eller lägga specifika artikelbilder. 5

6 Steg 4 Koppla dokument till produkten. Lika viktigt som bilder är dokument. Till produkten kan du koppla t ex förskrivar- eller brukarinformation, bruksanvisningar, produktinformation mm. Välj därefter om dokumenten ska kopieras till produktens huvudartiklar. Steg 5 Koppla artikeln till prislista. Artiklar kan kopplas till en generella eller kundspecifika prislistor. Priset är antingen ett s.k listpris eller ett avtalspris. I samband med att du anger ett pris, anger du också vilka kunder som ska få tillgång till detta pris. 6

7 Hur använder mina kunder informationen? Dina kunder kommer att använda din information för att kontinuerligt uppdatera sitt eget lokala artikelregister. Vidare kommer hjälpmedelscentralerna att kunna använda olika sökbegrepp för att göra sökningar på olika fakta, t ex brukarvikt, sittbredd mm. Nedan visas ett exempel på hur dina kunder, kan använda Hinfo för att göra sökningar baserat på fakta. 7

8 Framtid Det sker kontinuerligt en vidareutveckling av Hinfo. Nya behov och önskemål framförs av både leverantörer och hjälpmedelscentraler. En framtida utveckling är att Hinfo ska stödja individuella upphandlingar, vilket merparten av hjälpmedelscentralerna gör idag. Den här utvecklingen kommer också att underlätta för dig som leverantör. Du kommer betydligt enklare att kunna svara på anbudsförfrågningar genom att använda dig av den information du redan lagt in i Hinfo. Hur ansluter jag mig till Hinfo? Varje företag som vill ansluta sig till Hinfo, måste teckna avtal med Amesto Solutions Logistics AB. För mer information. Klicka på fliken Om Hinfo och därefter Anslut dig och öppna dokumentet Avtal för undertecknande. Utbildning i Hinfo För att tillgodogöra sig alla funktioner och utnyttja Hinfo maximalt, måste du gå på en dags utbildning. Alla leverantörer som går grundkursen erhåller kostnadsfri support. Information angående vilka utbildningstillfällen som anordnas finner du på under fliken Om Hinfo samt Utbildningar. Om jag har frågor? Har du några frågor ang Hinfo, kontakta Amesto Solutions Logistics AB Hans-Jörgen Zibner E-post: h-j.zibner@amesto.se Tel: Mobil: