hjälpmedelscentraler Västra Götalandsregionen

Transkript

1 Version 12 websesam-2 för hjälpmedelscentraler Västra Götalandsregionen Amesto Solutions Logistics AB

2 Innehåll Starta websesam... 3 Välkommen till websesam... 4 Hjälpmedel 1(8) Sök mottagare... 5 Hjälpmedel 2(8) Hjälpmedelsinformation... 6 Hjälpmedel 3(8) Byte baskod/betalare... 7 Hjälpmedel 4(8) Komponenter på väg... 8 Hjälpmedel 5(8) Avregistrering... 9 Hjälpmedel 6(8) Hämtorder Hjälpmedel 7(8) Återlämnade hjälpmedel Hjälpmedel 8(8) Kundorderöversikt Individkort 1(2) Sök individ Individkort 2(2) Individkort Varukatalog 1(3) Produktområden Varukatalog 2(3) Artiklar Varukatalog 3(3) Artikelinformation Sök artikel 1(3) Sök artikel 2(3) Varukatalog, matchande artiklar Sök artikel 3(3) Artikelinformation Kundorder 1(8) Kundorderhuvud Kundorder 2(8) Kundorderrader Kundorder 3(8) Artikelsökning Kundorder 4(8) Individ + komponenter Kundorder 5(8) Alternativa artiklar Kundorder 6(8) Komplettera individ Kundorder 7(8) Leveransuppgifter Kundorder 8(8) Kundordernummer Arbetsorder 1(4) Registrera arbetsorder Arbetsorder 2(4) Bifoga dokument Arbetsorder 3(4) Arbetsordernummer Arbetsorder 4(4) Koppla ao till kundorderrad CFR 1(2) Sökning CFR 2(2) Personinformation Meddelanden 1(2) Inkorg Meddelanden 2(2) Läs meddelande Dina uppgifter 1(3) Dina uppgifter 2(3) Öppna kund och arbetsorder Dina uppgifter 3(3) Bekräfta leveranser

3 Starta websesam För att starta websesam måste du ha tillgång till Microsoft Internet Explorer, version 6 eller senare. Starta Explorer och ange adressen till Område Hjälpmedels hemsida: Logga in via länk för din kundtillhörighet. Starta websesam genom att ange ditt användarnamn och hemliga lösenord i inloggningsrutan. Lösenordet visas ej i klartext, se exemplet ovan. Markera ALDRIG i rutan Kom ihåg lösenordet. 3

4 Välkommen till websesam Kundtjänst När du startat websesam möts du av den här bilden. Din användaridentitet vid inloggningen styr vilket namn som visas på skärmen. Detta namn kommer att sättas som avsändare på samtliga transaktioner du gör i websesam, det är därför viktigt att användarnamnet vid inloggningen är personligt. Användarnamnet styr även vilken kund och vilket lager du är kopplad till. På skärmen visas de meddelanden/kundorderbekräftelser du fått med uppgift om avsändarens namn, rubrik samt ankomstdatum. Klicka på ankomstdatumet, t ex , för att läsa meddelandet. Ett kuvert indikerar att du ännu inte har läst meddelandet. När ett meddelande är läst ändras ankomstdatum till röd text och kuvertet försvinner. Tar du bort ett meddelande försvinner det från listan. Du kan ta bort samtliga meddelanden genom att klicka på knappen. Du kan också läsa dina meddelanden via menyvalet Meddelanden. I översta fältet finns logotyp och namn för din organisation samt ditt namn. Där finns också kommandon för hjälp och avsluta. När du klickar på Hjälp öppnas ett fönster med hjälptext om den skärmbild du befinner dig på just då. Kommandot Information visar namnet på den skärmbild du befinner dig på. När du klickar på Skriv ut kan du skriva ut den information som du har på skärmen just då. Till höger i det blåa fältet finns menyn med de funktioner du kan välja på. För att gå till ett fält i websesam klickar du i det. Du kan hoppa mellan fält och kommandon med tab tangenten. I vissa bilder kan du även hoppa till ett fält med hjälp av alt tangenten + understruken bokstav. 4

5 Hjälpmedel 1(8) Sök mottagare I hjälpmedelsfunktionen, menyval Hjälpmedel, söker du via personnummer fram vilka hjälpmedel en viss patient har. Välj om du ska söka efter en patient eller en vårdenhet genom att klicka på pilen till höger om fältet och markera önskat alternativ. Patient är förvalt. Ange person eller kundnummer. Skriv samtliga siffror i en följd utan bindestreck, personnummer måste du inleda med 19 eller 20 för århundratal. websesam kontrollerar att du har behörighet att söka information om patienten. För att begränsa vilka hjälpmedel som ska visas kan du ange en specifik ISO kod, undergrupp eller produktområde. Du kan även klicka i rutan Endast I märkta för att enbart visa individartiklar. Vill du enbart se artiklar av en viss artikeltyp kan du klicka på pilen till höger om artikeltypsfältet och välja Huvudhjälpmedel eller Tillbehör. När du fyllt i samtliga sökbegrepp trycker du på. Patientens aktuella betalningsansvar visas. 5

6 Hjälpmedel 2(8) - Hjälpmedelsinformation Patientens namn och adressuppgifter samt betalningsansvar visas, därefter listas de hjälpmedel som förskrivits. För varje hjälpmedel visas positionsnummer, artikel, artikelbenämning, ev individnummer, kundorderdatum, kundorderantal, leveransdatum, levererat antal och ev returnerat antal. När det finns en siffra inom parentes efter individnumret betyder det att hjälpmedlet är komponenthanterat och innehåller detta antal komponenter (t.ex 4 st i exemplet ovan). Klickar man på länken med komponentantal, t.ex (4), visas alla komponenter som tillhör individen och om de är beställda eller levererade. När det finns beställda komponenter till någon individ, som redan finns hos mottagaren, kan du se dem via länken Komponenter på väg, se vidare sidan 8. Vill du se vilka hjälpmedel patienten haft tidigare klickar du på Återlämnade hjälpmedel. För att beställa ett nytt hjälpmedel till patienten klickar du på Beställ. För information om vilka aktiviteter/arbetsordrar som finns registrerade för patienten klickar du på Registrerade ao. För att skriva ut en låneförbindelse för ett eller flera hjälpmedel klickar du på länken Utskrift låneförbindelse och markerar sedan valda hjälpmedel i rutan under rubriken Skriv ut, därefter klickar du på knappen. Låneförbindelsen visas då på skärmen och du kan skriva ut den på skrivare. Till låneförbindelsen finns även en bilaga, Bilaga 1, med regler och anvisningar. Bilagan når du via länk på låneförbindelsen, klicka på länken i skärmbilden, bilagan öppnas då i ett nytt fönster där du kan skriva ut den på skrivare för att bifoga låneförbindelsen. Vill du ha mer information om någon av de artiklar som patienten har, klickar du på önskat artikelnummer och väljer Artikelinformation eller Ordinationsöversikt från menyn. Här finns även Beställ, Arbetsorder och Retur av hjälpmedel. Registrera alltid arbetsorder via denna länk när du vet vilken artikel arbetsordern avser. Är artikeln individmärkt finns uthopp till individkortet om du klickar på individnumret, t ex i exemplet ovan. För att avregistrera ett hjälpmedel klickar du på artikelnumret och väljer Retur av hjälpmedel. För att byta betalningsansvar klickar du på länken Byte baskod/betalare, se ytterligare information sidan 7. Via länken Baskodshistorik kan du se vilka baskoder mottagaren haft tidigare. Klicka på Hämtorder för att skapa en hämtorder för ett eller flera av brukarens hjälpmedel, se sidan 10. Klicka på Utskrift låneförbindelse för att skriva ut en låneförbindelse. 6

7 Hjälpmedel 3(8) Byte baskod/betalare Ange avvikande baskod: Är nu gällande betalningsansvar fel, och du har behörighet att ange en avvikande baskod, väljer du korrekt avvikande baskod i fältet. Klicka därefter på. Ta bort avvikande baskod: Har patienten en avvikande baskod som inte längre är giltig, och du har behörighet att ta bort avvikande baskod, markerar du rutan för borttag. Klicka därefter på. 7

8 Hjälpmedel 4(8) - Komponenter på väg När det finns en kundorder med komponentartikel, som ska komplettera en levererad individ, visas länken Komponenter på väg. Länken visas både på hjälpmedelsbilden och individkortet. När man klickar på länken kommer man till en bild som visar vilken kundorder komponentartikeln finns på. Klickar man på kundordernumret visas kundorderdetaljer med komplett information om kundorder och kundorderrader. 8

9 Hjälpmedel 5(8) Avregistrering HMCVGR I bilden Retur av hjälpmedel visas det hjälpmedel du fått i retur från patienten. Välj till vilket förråd hjälpmedlet ska returneras genom att klicka på pilen till höger om fältet och markera önskat alternativ. Klicka på för att returnera hjälpmedlet. 9

10 Hjälpmedel 6(8) Hämtorder Hämtorder kan du skapa via länken Hämtorder i hjälpmedelsbilden eller individkort. Skapa hämtorder för de hjälpmedel som ska hämtas hos brukaren. Välj på vilken adress hjälpmedlen ska hämtas, patientens adress är förvald. Hämtning sker med ordinarie turbil. Hämtdatum ska du aldrig fylla i. Har du någon information till Område Hjälpmedel angående hämtningen, kan du skriva detta i den stora textrutan. Välj Behovet upphört som hämtorderorsak. Markera därefter i rutorna längst till höger vilket/vilka hjälpmedel som ska hämtas. Markerar du att en individartikel ska hämtas, kommer samtliga komponenter som tillhör individen också att markeras för hämtning. Är det ett enstaka tillbehör som ska hämtas, markerar du endast den komponentartikeln. Klicka på. 10

11 Hjälpmedel 7(8) Återlämnade hjälpmedel HMCVGR I bilden Återlämnade hjälpmedel visas de hjälpmedel patienten haft tidigare. För varje hjälpmedel visas positionsnummer, artikel, artikelbenämning, ev individnummer, leveransdatum, levererat antal, returdatum och returnerat antal. Även här kan du klicka på ett artikelnummer för att gå till någon av funktionerna Artikelinformation eller Ordinationsöversikt. Är artikeln individmärkt finns uthopp till individkortet om du klickar på individnumret, t ex i exemplet ovan. 11

12 Hjälpmedel 8(8) Kundorderöversikt HMCVGR Ordinationsöversikten visar aktuell information om valt hjälpmedel. Du får uppgifter om vem som är förskrivare, kund och betalare. Du kan klicka på förskrivarens id för att få uppgifter om dennes telefonnummer mm, detta fungerar dock endast på förskrivningar utförda i websesam 2. Kundordernummer, orderdatum samt om debiteringsformen är Hyra, Försäljning eller Återköp. För att se kundordern klickar du på kundordernumret. Artikelnummer och benämning, individnummer och artikelenhet visas. Finns en beställning kopplad till kundordern visas beställningsnumret. Leveransstatus kan vara: Under registrering Orderhuvud är registrerat, men inga orderrader. Registrerad Kundordern är registrerad och innehåller orderrader. För plockning Kundordern finns på plocklista. Plockad Plocklista är återrapporterad. Utlevererad Utleverans är skapad. Datum avseende leveransstatus visas samt från vilket lager leverans gjorts. 12

13 Individkort 1(2) Sök individ HMCVGR I funktionen Individkort söker du fram information om ett visst hjälpmedel via individnumret. Ange individnummer och tryck på. Känner du inte hela individnumret kan du söka individen utifrån inledande eller avslutande tecken i individnumret. Genom att ange en asterisk före eller efter kan man söka fram individer som börjar respektive slutar på vissa tecken. T.ex kommer sökning med 123* att leta fram alla individer som börjar med siffrorna 123, medan sökning med *123 presenterar alla individnummer som avslutas med

14 Individkort 2(2) Individkort Information om individen och aktuell mottagare visas på skärmen. Artikelnummer och benämning visas samt serienummer, lager, leverantörsnummer och namn samt datum för senaste förebyggande underhåll och var individen är placerad. Är individen specialanpassad visas anpassningsid. Senaste besiktningsdatum visas om sådant finns. Du kan ändra individens placering genom att skriva den nya placeringen i fältet och klicka på. Genom att radera innehållet i placeringsfältet och klicka på flytt knappen, kommer befintlig placering att raderas. Klicka på artikelnumret för att gå till artikelbilden med information om artikeln. För information om vilka arbetsorder som finns registrerade för individen klickar du på Registrerade ao och för att läsa individkortstext klickar du på Textinformation. För att skapa en hämtorder för ett eller flera av mottagarens hjälpmedel klickar du på Hämtorder och ska du returnera individen klickar du på Retur av hjälpmedel. När man klickar på brukarens namn visas en liten meny med bilder man kan hoppa till; Ordinationsöversikt, Återlämnade hjälpmedel, Hjälpmedel per mottagare och Arbetsorder. Klicka på önskat alternativ för att gå till den bilden. När det finns komponenter på individen kan du klicka på Komponenter för att se vilka komponentartiklar det är: 14

15 Varukatalog 1(3) Produktområden HMCVGR För att leta i hela artikelsortimentet klickar du på menyvalet Varukatalog. Då visas alla produktområden på skärmen. Finns det ett dokument med information från HMC kopplat till en produkt visas en *, klicka på stjärnan för att läsa dokumentet. Klicka på beskrivningen för önskat produktområde, t ex Hjälpmedel vid förflyttning. 15

16 Varukatalog 2(3) - Artiklar HMCVGR Via produktområde, undergrupper och ISO koder visas de artiklar som ingår i vald ISO kod. Klicka på önskat artikelnummer för att gå till artikelbilden. Har du kommit till varukatalogen via kundorderrad, finns en kolumn med beställningsrutor. Klicka i rutan för de artiklar du vill beställa och därefter på, för att ta med artiklarna tillbaks till kundorderraden. Finns det ett dokument med information från HMC kopplat till en produkt visas en *, klicka på stjärnan för att läsa dokumentet. Artikelns status kan vara: A sortiment = Lagerhållna artiklar, leverans inom 5 dagar. B sortiment = Leverans inom 15 dagar (kan finnas på lager vid retur och rekond). Övrigt = Ej klassat som A eller B. Utgången = Utgått leverantör. Utgått = Utgått ur sortimentet. 16

17 Varukatalog 3(3) Artikelinformation Artikelbilden innehåller information om vald artikel. Artikelinformationen kan innehålla en grafisk bild, t ex ett foto. Samtliga leverantörer och deras respektive artikelnummer visas. Cirkapris vid hyra och försäljning samt giltighetsdatum visas enligt den prislista du är knuten till. I bilden kan du se hur många enheter av artikeln som finns tillgängliga i det lager leverans görs ifrån. Är det en individartikel du sökt fram kan du klicka på siffran under tillgängligt saldo för att se vilka individer som finns tillgängliga på ditt beställarförråd och buffert /kundförråd. Dessutom visas beräknat leveransdatum om artikeln beställs idag. Detta leveransdatum beräknas utifrån artikelns tillgänglighet, lager, ledtider från leverantör och möjlig leveransdag via turbilsstyrning. Klicka på Beställ för att beställa artikeln i kundorderfunktionen. 17

18 Sök artikel 1(3) Det är enkelt att söka efter artiklar. Du kan söka utifrån ett eller flera sökbegrepp och ange antingen hela sökbegreppet eller bara några tecken. Du kan även ange t.ex ett antal kända siffror i början av leverantörens artikelnummer, då listas alla artiklar som börjar på denna sifferkombination. Du kan söka utifrån artikelbenämningen genom att ange hela eller del av den artikelbenämning du söker. Söker du en rollator som heter Delta kan du t ex skriva delta för att få fram de olika rollatorer som innehåller delta i benämningen. Genom att ange ett produktnamn i sökfältet, t ex Cross, Elite, Mobil, kan du söka fram artiklar som tillhör denna produkt. Tryck på pilen till höger om leverantörsfältet för att se vilka leverantörer som finns. Du kan t ex söka fram artiklar hos en viss leverantör genom att markera leverantören i listan. Använd fältet Artikeltyp för att söka fram artiklar som är huvudhjälpmedel eller tillbehör. Du kan ange sökbegrepp i mer än ett fält. Sökresultatet kommer då att visa de artiklar som uppfyller samtliga sökbegrepp. 18

19 Sök artikel 2(3) - Varukatalog, matchande artiklar De artiklar som matchar din sökning listas på skärmen och därefter kan du klicka på den artikel du vill ha information om. Har du kommit till varukatalogen via kundorderrad, finns en kolumn med beställningsrutor. Klicka i rutan för de artiklar du vill beställa och därefter på, för att ta med artiklarna tillbaks till kundorderraden. Finns det ett dokument med information från HMC kopplat till en produkt visas en *, klicka på stjärnan för att läsa dokumentet. Artikelns status kan vara: A sortiment = Lagerhållna artiklar, leverans inom 5 dagar. B sortiment = Leverans inom 15 dagar (kan finnas på lager vid retur och rekond). Övrigt = Ej klassat som A eller B. Utgången = Utgått leverantör. Utgått = Utgått ur sortimentet. 19

20 Sök artikel 3(3) - Artikelinformation Artikelbilden innehåller information om vald artikel. Artikelinformationen kan innehålla en grafisk bild, t ex ett foto. Samtliga leverantörer och deras respektive artikelnummer visas. Cirkapris vid hyra och försäljning samt giltighetsdatum visas enligt den prislista du är knuten till. I bilden kan du se hur många enheter av artikeln som finns tillgängliga i det lager leverans görs ifrån. Är det en individartikel du sökt fram kan du klicka på siffran under tillgängligt saldo för att se vilka individer som finns tillgängliga på lagret. Dessutom visas beräknat leveransdatum om artikeln beställs idag. Detta leveransdatum beräknas utifrån artikelns tillgänglighet, lager, ledtider från leverantör och möjlig leveransdag via turbilsstyrning. Klicka på Beställ för att beställa artikeln i kundorderfunktionen. 20

21 Kundorder 1(8) Kundorderhuvud Detta är den första bilden för att registrera kundorder. Kommer du till bilden via t.ex CFR eller hjälpmedelsbilden är aktuellt personnummer redan ifyllt. Välj först om kundordern avser en patient (eller en vårdenhet genom att klicka på pilen till höger om fältet och markera önskat alternativ). Patient är förvalt. Initialt kommer beställning till vårdenheter att göras manuellt och inte via websesam 2. Ange personnummer, alternativt vårdenhetsnummer. Skriv samtliga siffror i en följd utan bindestreck, inled personnummer med 19 eller 20 för århundratal. Välj kund genom att klicka på pilen till höger om fältet och markera önskad kund. Klicka i avsedd ring för att ange om kundordern avser beställning av hjälpmedel till patient, uttag från eget förråd (efterbokning) eller lagerpåfyllnad. Vid lagerpåfyllnad och uttag från eget förråd klickar du på pilen och markerar aktuellt förråd. Uttag ur. eget förråd För att hitta vilka individer som finns i ditt lokala förråd går du till bilden Artikelinformation (via artikelnummerlänk eller sökning). När du funnit ett individnummer gör du uttag enligt ordinarie rutin. De individnummer som börjar med F är fiktiva nummer (dvs det finns ingen lapp på artikeln) på artiklar som tidigare inte varit individmärkta. Leverera ut de fiktiva numren i första hand, därefter levererar du ut de artiklar som har en individnummerlapp. Obs! För att det ska finnas några individer på ditt förråd, måste förrådet vara inventerat. Vid uttag ur eget förråd får du en varning om det inte finns tillräckligt antal i lager så att beställningen orsakar negativt lagersaldo. Klicka på för att komma till kundorderraderna eller för att registrera ett annat personnummer. 21

22 Kundorder 2(8) Kundorderrader Överst i bilden visas patientens namn eller, vid lagerpåfyllnad, den betalare du är knuten till. Betalningsansvar visas. Nästa steg i beställningen är att registrera vilka artiklar som ska beställas. Ange artikelnummer för den artikel du vill beställa och vilket antal enheter du vill beställa. Är antalet = 1 behöver du inte ange något i antalsfältet utan kan spara direkt när du angivit artikelnumret. Är du osäker på artikelnumret kan du välja Sök artikel i menyn, se nästa sida. För vissa artiklar kan du ange annan betalare än normal betalare. Vill du skriva någon specifik informationstext som ska följa med artikelraden kan du göra det i fältet Tilläggstext. Klicka på eller ENTER för att uppdatera och visa kundorderraden. Öppet betalarfält För hjälpmedel som har öppet betalarfält finns en ifyllningsbar ruta (öppet betalarfältruta) under orderraden: I det öppna betalarfältet står en förvald betalare. Kontrollera att det är rätt betalare eller ändra till den betalare som ska betala det aktuella hjälpmedlet. Det är viktigt att du tar reda på vilken betalare som ska betala hjälpmedlet så att fakturan ställs till rätt betalare. Det öppna betalarfältet är öppet endast vid registrering av kundorder, därefter är betalaren låst och kan endast ändras via Hjälpmedelscentralens kundtjänst. Öppet betalarfält finns för följande hjälpmedel: TENS apparater och dess tillbehör Nutritionspump och dess tillbehör (inklusive droppställning på hjul) Vissa tillbehör till epilepsilarm och påkallningslarm Leveransdatumet på kundorderraden är preliminärt och beräknas med hänsyn till disponibelt saldo, ledtider mm. Det är först när du verkställt kundordern som du får ett säkrare leveransdatum med 22

23 hänsyn till turbilar mm. Skulle leveransdatumet förändras efter det att ordern blivit verkställd får du ett meddelande om detta. När du gör en beställning till vårdenhet (mottagare på första kundorderbilden = vårdenhet) kan du markera om debiteringsformen för kundordern ska ändras till Köp. Ändra debiteringsformen till Köp genom att markera rutan innan du börjar registrera artiklar på kundorderraderna. Efter första raden kommer även knappen att visas på skärmen. Registrera därefter artikelnummer + antal + tilläggstext och klicka på eller ENTER för samtliga artiklar du vill beställa. Du kan lägga till textrader i efterhand genom att skriva texten i tilläggsfältet, markera textrutan på den kundorderrad du vill ha texten och därefter. Genom att klicka i rutan i kolumnen Ta bort markeras kundorderraden för borttagning, verkställ därefter borttagningen med knappen. När ändringarna sparas i exemplet ovan kommer första raden att tas bort och tilläggstexten att kopplas till artikel När du registrerat samtliga artiklar i kundorderradsbilden klickar du på för att skapa din order. Klickar du på makuleras samtliga orderrader och du kommer tillbaka till första kundorderbilden. 23

24 Kundorder 3(8) Artikelsökning Väljer du Varukatalog eller Sök artikel i menyn när du står i orderradsbilden fyller du i dina sökbegrepp som vi visat tidigare. När matchande artiklar visas på skärmen har du möjlighet att markera direkt i listan vilka artiklar du vill beställa. Finns det ett dokument med information från HMC kopplat till en produkt visas en *, klicka på stjärnan för att läsa dokumentet. Klicka i beställningsrutan till höger på varje rad för de artiklar du vill beställa. Klicka på knappen för att ta med dig artiklarna till orderradsbilden. När du registrerat samtliga artiklar i kundorderradsbilden klickar du på för att skapa din order. Klickar du på makuleras samtliga orderrader och du kommer tillbaka till första kundorderbilden. 24

25 Kundorder 4(8) - Individ + komponenter När du lägger till en artikel, som är en individmärkt artikel med komponenter, visas en siffra inom parentes efter artikelnumret. Artikelnumret är en klickbar länk, klicka på länken för att se vilka komponentartiklar som tillhör artikeln. Komponenterna visas i bilden och du kan ändra antal, ta bort komponent och lägga till textrad. För att se och beställa ytterligare tillbehör till individartikeln klickar du på länken Vanligaste tillbehören till: xxx. 25

26 I bilden med vanliga tillbehör, kan du beställa till ytterligare komponentartiklar. Klickar du på visas ytterligare komponentartiklar som tillhör produkten Markera i beställningskolumnen de tillbehör du vill beställa och klicka på. Du kommer då tillbaks till komponentbilden. Kontrollera konfigurationen och spara ändringarna. Klicka på komponenterna med till kundorderraden., då följer 26

27 Individartikeln i exemplet innehåller nu fyra komponentartiklar. Fortsätt kundorderregistreringen på vanligt sätt. 27

28 Kundorder 5(8) Alternativa artiklar I bilden visas den/de alternativa artiklar du kan beställa i stället för den du angivit på orderraden. Den ursprungliga artikeln är makerad för borttagning och den alternativa artikeln är markerad för beställning. För att välja föreslagen artikel klickar du på. Vill du ändra något i förslaget kan du klicka i rutorna för att ändra beställningsmarkeringarna. När du markerat vilken artikel du vill beställa, klickar du på knappen för att ta med dig artikeln tillbaka till kundorderraderna. 28

29 Kundorder 6(8) - Komplettera individ Vill man komplettera en komponenthanterad individ, som är levererad till mottagare, med ytterligare tillbehör registrerar man en kundorder på vanligt vis och lägger tillbehörsartikeln på en kundorderrad. När man lagt till en komponentartikel visas länken Komplettera individ. I en ny skärmbild visas de individartiklar som finns hos mottagaren. Markera rutan för den individ du ska komplettera och klicka på. Då kommer du tillbaks till kundorderraden och kan fortsätta registreringen och verkställa kundordern. Beställda komponenter kan du se via länken Komponenter på väg, se vidare sidan 8. 29

30 Kundorder 7(8) Leveransuppgifter Leverans skall kvitteras I denna bild visas samtliga uppgifter från din kundorder och kundorderns totalpris. Finns fler rader än vad som ryms på skärmen visas rullningspilar. Använd dessa för att se samtliga uppgifter. Patient och kunduppgifter visas. Du kan uppdatera patientens telefonnummer, om du vet att det har ändrats. Ange om leveransadressen ska hämtas från kund eller patient. Du kan också skriva eller ändra leveransadressen i fälten. Obs! Uppge alltid patientens / kontaktpersonens telefonnummer vid leverans hem till patient. Du kan skriva in fri text i fältet Övrig information genom att klicka i fältet. Texten kommer att infogas som inledande textrader på kundordern. När du på en kundorder beställer flera typer av hjälpmedel (t.ex rollator, man.rullstol och lyft) kan hjälpmedlen komma att plockas från olika HMC lager i VGR. Har du fler än en kundorderrad kan du begära samleverans av artiklarna genom att klicka i rutan Samleverans önskas. Samleverans innebär att samtliga rader på kundordern kommer att levereras på samma gång, när samtliga artiklar finns tillgängliga. För att se korrekt leveransdatum vid samleverans kan du öppna orderbekräftelsen och kontrollera datumet. I fältet Leveransvillkor väljer du om din kundorder ska kvitteras eller ej. Det är endast om du tillåter chauffören att lämna godset utan kvittens, t.ex om ingen kan kvittera leveransen, som du väljer alternativet Leverans behöver ej kvitteras. Blankt fält innebär ska kvitteras. Klicka på för att sända iväg kundordern. 30

31 Kundorder 8(8) Kundordernummer När kundordern sänts iväg visas ditt kundordernummer på skärmen. Kundordernumret består år + vecka då ordern registrerades, + löpnummer. Du kan klicka på numret för att se kundordern. I bilden Dina uppgifter kan du se samtliga ej slutlevererade kundordrar som ligger öppna på centralen för din räkning. Där visas både nya och restnoterade kundordrar. Leveransdatum är preliminärt och beräknas med hänsyn till disponibelt saldo, turbil mm. Skulle leveransdatumet förändras får du ett meddelande om detta under menyval Meddelanden. 31

32 Arbetsorder 1(4) Registrera arbetsorder HHMCVGR websesam När ett hjälpmedel finns registrerat på patient, ska du alltid skapa arbetsordern via länk i hjälpmedelsbilden eller individkortet för att få med dig uppgifter till arbetsordern, se avsnitten Hjälpmedel 2(7) eller Individkort 2(2). Välj först om arbetsordern avser hjälpmedel för en patient eller en vårdenhet genom att klicka på pilen till höger om fältet och markera önskat alternativ. Patient är förvalt. Ange därefter personresp vårdenhetsnummer. (Skriv samtliga siffror i en följd, inled med 19 eller 20 för århundratal.) Ange kund/leveransadress genom att klicka på pilen till höger om fältet och välja aktuell kund. Fyll i artikelnummer eller individnummer. Välj lämpligt alternativ i fältet Typ av åtgärd. Ange därefter en felbeskrivning i det stora felbeskrivningsfältet, fältet är rullningsbart varför mer text kan skrivas än vad som syns i rutan. Uppdatera uppgifterna i fälten genom att klicka på. Du kan då se samtliga uppgifter på arbetsordern innan du skickar iväg den. Klicka på Hämtas eller utföres för att öppna fält för adressuppgifter. Här ska man ange om hjälpmedlet ska hämtas eller om service ska utföras på plats. Markera därefter om hämt/utföresadressen ska hämtas från kund eller mottagare. Klicka på för att sända iväg arbetsordern. 32

33 Arbetsorder 2(4) Bifoga dokument Till arbetsorder för konsultation eller specialanpassning kan du bifoga dokument med konsultationsunderlag och specialanpassningsanvisningar. Klicka på bredvid fältet Bifoga fil och sök fram den dokumentfil du vill bifoga, markera filen och klicka på Öppna. Filnamnet visas i fältet Bifoga fil. Klicka på. I fältet Felbeskrivning/Information beskriver du kort den åtgärd du vill att HMC ska utföra. Komplettera alltid texten i fältet med en hänvisning till det bifogade dokumentet genom att skriva Se bifogat dokument eller något liknande. Du kan också skriva en kommentar eller annan information i fältet Kommentar till bifogad fil. Dokumentet visas som en länk under bifogningsfältet. Du kan bifoga flera dokument. annars verkställer du arbetsordern på vanligt vis. 33

34 Arbetsorder 3(4) - Arbetsordernummer När arbetsordern sänts iväg visas ditt arbetsordernummer på skärmen. Du kan klicka på numret för att se samtliga uppgifter på arbetsordern. 34

35 Arbetsorder 4(4) Koppla ao till kundorderrad För att koppla en arbetsorder till en artikel/kundorderrad, registrerar du kundordern på vanligt sätt. Verkställ kundordern. Sök fram mottagaren i hjälpmedelsbilden. Leta upp den nyligen registrerade kundorderartikeln och klicka på artikelnumret. Välj Arbetsorder i den lilla menyrutan. 35

36 Du kommer då direkt till arbetsorderregistrering, där samtliga uppgifter om mottagare och artikel redan är ifyllda. Skriv önskad åtgärd i felbeskrivningsfältet och välj adress för hämtas/utföres. När du verkställt arbetsordern är den sammankopplad med kundordern. Kundordern kommer då inte att levereras ut förrän arbetsordern är avslutad. 36

37 CFR 1(2) Sökning HMCVGR Vill du se vilka hjälpmedel en viss person har, men saknar uppgift om personnummer, kan du gå via sökning i Centrala folkbokföringsregistret, CFR. I CFR kan du söka utifrån ett eller flera sökbegrepp och ange antingen hela sökbegrepp (t ex BERGLUND i namnfältet) eller bara några tecken (t ex BERG ). Välj om du vill söka bland både män och kvinnor, enbart bland män eller enbart bland kvinnor. Ju mer du preciserar sökbegreppen desto fortare går sökningen och desto färre personer kommer att visas (har du angivit BERG kommer alla personer med efternamn Berglund, Bergkvist, Bergström, Edberg, Strömberg etc att visas). Är personen avliden visas detta med röd text efter namnet. Klicka på namnet för den person du vill ha mer information om. 37

38 CFR 2(2) Personinformation HMCVGR Denna personinformation visas för vald person. Har personen hjälpmedel visas Hjälpmedel efter personuppgifterna. Klicka där för att gå till hjälpmedelsbilden. För att beställa hjälpmedel till personen klickar du på Beställ. 38

39 Meddelanden 1(2) Inkorg I bilden visas de meddelanden/kundorderbekräftelser som kommit till din inkorg. Du ser avsändarens namn, meddelandets rubrik samt ankomstdatum. Ett kuvert indikerar att du ännu inte har läst meddelandet. När ett meddelande är läst ändras ankomstdatum till rött och kuvertet försvinner. Tar du bort ett meddelande försvinner det från listan. Ett meddelande från avsändaren Kundtjänst HMC innehåller en bekräftelse på kundorder eller arbetsorder från hjälpmedelscentralen. Klicka på ankomstdatumet, t.ex , för att läsa meddelandet. Klicka på för att radera samtliga inkomna meddelanden. 39

40 Meddelanden 2(2) Läs meddelande Kundtjänst HMC Här kan du läsa ditt meddelande och se från vem det kommit och när. Vill du inte spara meddelandet klickar du i rutan Ta bort meddelande och trycker på. 40

41 Dina uppgifter 1(3) Öppna kundorder Öppna arbetsorder Sök kundorder Sök arbetsorder Sök hämtorder Sök levererade kundorder Kvittens direktleveranser Bekräfta leveranser Mallar efaktura I bilden finns uppgifter om din användaridentitet i SESAM 2, dvs din förskrivarkod, vilken kund och betalare du tillhör samt vilket lager du får leverans ifrån samt vilket/vilka egna förråd du har tillgång till. Texten Fullständiga accessrättigheter innebär att du kan se uppgifter om samtliga personer inom ditt kundområde. Har du inte fullständig accessrätt visas i stället länken Accessrättigheter, som du kan klicka på för att se vilka accesskoder du har behörighet till. Till höger i bilden kan du klicka på länkar till Öppna kundorder, Öppna arbetsorder, Sök kundorder, Sök arbetsorder, Sök hämtorder, Sök levererade kundorder, Kvittens direktleveranser, Bekräfta leveranser samt Mallar efaktura, se vidare följande sidor. Klicka på ditt namn för att se dina förskrivaruppgifter. I rutan som öppnas kan du uppdatera ditt telefon, mobil och faxnummer samt din e postadress. 41

42 Dina uppgifter 2(3) Öppna kund- och arbetsorder I bilderna Öppna kundorder och Öppna arbetsorder kan du se vilka nyregistrerade kundorder respektive arbetsorder som finns samt vilka som är öppna, dvs ej slutlevererade/ej färdigrapporterade. I Öppna kundorder kan du även se ev kundorder för lagerpåfyllnad som ännu ej är slutlevererade. Nyregistrerade kundorder/arbetsorder syns direkt, utan att du behöver ange ett värde för att söka. Du behöver inte ange hela nummer i fälten utan kan ange så många siffror du känner till, varpå alla order som börjar med denna/dessa siffror kommer att visas. Du kan t.ex skriva 10 i fältet för att söka fram alla ordinationer för år Klicka på kundordernumret för att se kundorderdetaljer. Vill du leta efter andra kundorder/arbetsorder (för förskrivare som tillhör samma kund som du) än dina egna, kan du söka genom att ange förskrivare eller kundordernummer och därefter klicka på. Du kan också söka med blankt i fältet Förskrivare/Beställare och år vecka i fältet Kundorder. Då visas alla kundordrar av alla förskrivare som tillhör samma kund som du, skriv t.ex 1044 för att söka ordrar från år 2010, vecka 44. I samtliga sökbilder (Öppna kundorder, Öppna arbetsorder, Sök kundorder, Sök arbetsorder och Sök hämtorder) kan du söka fram kund, hämt och arbetsordrar som tillhör andra kunder genom att fylla i ett komplett följesedels eller ordernummer i respektive fält, utan att ange någon förskrivare/beställare. 42

43 Dina uppgifter 3(3) Bekräfta leveranser När du öppnar funktionen visas en lista på skärmen med de levererade kundordrar som finns att bekräfta. Klicka på ett följesedelsnummer för att komma till kvitteringsbilden, se bild ovan. Där visas information om följesedeln med kundorderrader, leveransdatum mm. I fältet Kvitterad anger du det datum du kvitterar leveransen, dagens datum föreslås i fältet. När du kontrollerat att uppgifterna är korrekta klickar du på för att bekräfta leveransen. 43