f; aç7?,'-rs-- o Utarbeta ett arbetssätt ftir hur verksamheten ska bedöma om en uthyrning kan

Transkript

1 N - HARRYDA KOl"lÞ4UN Kommunens revisorer Kommunstyrelsen GRANSKNING AV KOMMUNENS LOKALFÖRS ÖRJNINGSPROCES S Kommunens revisorer beslutade den 5 december 2016 att överlämna granskningen avseende kommunens lokalftirsörjningsprocess till kommunstyrelsen. Granskningen visar att roller och ansvar i lokalforsörjningsprocessen är dokumenterade. Därtill framkommer i flera intervjuer att roll- och ansvarsfürdelningen upplevs som tydlig. Lokalftirsörjningsprocessen finns även dokumenterad i form av process- och arbetsbeskrivningar. Mot bakgrund av detta är vår bedömning att kommunstyrelsen har säkerställt en tydlig roll- och ansvarsfordelning inom ramen ftjr lokalñrsö{ ningsprocessen. I granskningsrapporten identifieras ett antal forbättringsområden. Kommunens revisorer vill ur dessa särskilt lyfta fram kommunstyrelsens ansvar med att: o Utarbeta ett arbetssätt ftir hur verksamheten ska bedöma om en uthyrning kan medlora ordningsstörning eller olaglig verksamhet.. Tydliggöra vem som har mandat att fattabeslut om att inte hyra ut en lokal. o I samband med tilldelning av halltider folja upp fordelningen utifrån kön ñr att därigenom beakta jämställdhet, likabehandling och att vissa halltider kan ses som mer attraktiva än andra. o se över riktlinjer och regler lor uth rrning och användning av kommunens lokaler och anläggningar ftir att säkerställa att de är korrekta och gällande I övrigt hänvisas till rapporten. KOMMLTNENS REVISORER f; aç7?,'-rs-- rng6dduwe Ordftirande Vice ordfürande För künnedom till: Kommunstyrelsens presidium, kommunfullmäktiges presidium, kommundirektören, ekonomichefen, sektorschefen für administrativt stöd samt kanslichefen.

2 Revisionsrapport 2016 Genomförd på uppdrag av revisorerna Oktober 2016 Härryda kommun Granskning av lokalförsörjningsprocessen

3 Innehållsförteckning Sammanfattning Inledning Bakgrund Syfte och revisionsfrågor Ansvarig nämnd samt avgränsningar Revisionskriterier Metod och genomförande Lokalförsörjningsprocessen Organisation och ansvarsfördelning Samverkan i lokalförsörjningsprocessen Prognostisering, prioritering och uppföljning av lokaler Vår bedömning Uthyrning och användning av kommunens lokaler och anläggningar Uthyrning och användning av kommunens lokaler och anläggningar Jämställdhet och likabehandling vid uthyrning av lokaler och anläggningar Vår bedömning Samlad bedömning Bedömning utifrån revisionsfrågorna Slutsats...12 Bilaga 1: Bakgrund till granskningen Bilaga 2: Revisionskriterier Bilaga 3: Intervju- och dokumentförteckning 1

4 Sammanfattning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Härryda kommun har EY genomfört en granskning av lokalförsörjningsprocessen. Syftet med granskningen har varit att bedöma om kommunstyrelsen säkerställt en ändamålsenlig lokalförsörjningsprocess. Därtill har granskningen syftat till att bedöma om kommunstyrelsen säkerställt hur och av vem kommunens lokaler och anläggningar får användas. Granskningen visar att lokalförsörjningsprocessen är dokumenterad i process- och arbetsbeskrivningar. Därtill framkommer att roller och ansvar inom ramen för processen är dokumenterade och uppfattas som tydliga. Det finns en kommunövergripande lokalresursplaneringsgrupp (LRP-gruppen) som ansvarar för att upprätta, revidera och verkställa den av kommunfullmäktige beslutade lokalresursplanen. Samtliga sektorer är representerade i LRP-gruppen. Av granskningen framkommer att samverkan inom ramen för lokalförsörjningsprocessen sker i LRP-gruppen samt internt i sektorerna. Flera intervjuade i granskningen upplever att samverkan inom ramen för lokalförsörjningsprocessen fungerar väl. För att prognosticera och prioritera verksamheternas lokalbehov används underlag som ligger till grund för framtagandet av lokalresursplanen, till exempel befolkningsprognoser, kommunens omvärldsanalys, bostadsförsörjningsprogram samt sektorspecifikt underlag. Därtill visar granskningen att fastighetsfunktionen genomför husmöten med verksamheterna i kommunen. Syftet med husmötena för att följa upp om de lokaler verksamheterna använder är anpassade till den verksamhet som bedrivs samt att hyresgästen är nöjd med fastigheten i stort. Kommunfullmäktige antog 2007 regler för uthyrning av kommunens lokaler. Enligt reglerna för uthyrning får ingen organisation hyra kommunens lokaler om uthyrningen riskerar att medföra ordningsstörning eller olaglig verksamhet. Granskningen visar att det är otydligt hur verksamheten ska bedöma om en uthyrning kan medföra ordningsstörning eller olaglig verksamhet. Det upplevs även som otydligt vem som har mandat att fatta beslut om att inte hyra ut en lokal. Vidare framkommer att det finns prioriteringsregler för fördelning av tider i idrottshallar och gymnastiklokaler från Kommunstyrelsen har antagit ett verksamhetsmål som innebär att tidfördelningen av lokaler och anläggningar ska fördelas proportionellt avseende utövarnas kön. Av sektorn för teknik och förvaltningsstöds verksamhetsplan framkommer att fler pojkar än flickor idrottar vilket innebär att pojkar får tillgång till fler tider. Tidfördelningen följs upp genom att ett antal veckor årligen väljs ut för analys. Det ska påbörjas ett arbete för att kunna ta fram den faktiska tidfördelningen utifrån kön på årsbasis. Under granskningen har vi identifierat vissa förbättringsområden. Vi rekommenderar kommunstyrelsen att: Utarbeta ett arbetssätt för hur verksamheten ska bedöma om en uthyrning kan medföra ordningsstörning eller olaglig verksamhet. Tydliggöra vem som har mandat att fatta beslut om att inte hyra ut en lokal. I samband med tilldelning av halltider följa upp fördelningen utifrån kön för att därigenom beakta jämställdhet, likabehandling och att vissa halltider kan ses som mer attraktiva än andra. Se över riktlinjer och regler för uthyrning och användning av kommunens lokaler och anläggningar för att säkerställa att de är korrekta och gällande. 2

5 1. Inledning 1.1. Bakgrund Revisorerna har utifrån årets risk- och väsentlighetsanalys beslutat att göra en fördjupad granskning av lokalförsörjningsprocessen. Bakgrunden till granskningen beskrivs närmare i bilaga Syfte och revisionsfrågor Granskningen syftar till att bedöma om kommunstyrelsen säkerställt en ändamålsenlig lokalförsörjningsprocess. Därtill syftar granskningen till att bedöma om kommunstyrelsen säkerställt hur och av vem kommunens lokaler och anläggningar får användas. Granskningen inriktas på följande revisionsfrågor: Hur har kommunstyrelsen säkerställt en tydlig roll- och ansvarsfördelning inom ramen för lokalförsörjningsprocessen? Hur har kommunstyrelsen säkerställt en tillfredställande samverkan inom ramen för lokalförsörjningsprocessen? Har kommunstyrelsen utarbetat arbetsformer för hur verksamheternas lokalbehov ska prognosticeras och prioriteras? Hur arbetar kommunstyrelsen med att följa upp om lokaler och anläggningar är ändamålsenliga samt hur och av vem dessa används? Har kommunstyrelsen utarbetat riktlinjer för uthyrning av kommunens lokaler och anläggningar? Har kommunstyrelsen utarbetat riktlinjer avseende vem som får använda kommunens lokaler och anläggningar? Hur beaktar kommunstyrelsen jämställdhet och likabehandling vid uthyrning av kommunens lokaler och anläggningar? 1.3. Ansvarig nämnd samt avgränsningar Granskningen avser kommunstyrelsen. Granskningen har avgränsats i enlighet med ställda revisionsfrågor Revisionskriterier I denna granskning utgörs de huvudsakliga revisionskriterierna av kommunallagen samt reglementet för kommunstyrelsen. Dessa beskrivs närmare i bilaga Metod och genomförande Granskningen har genomförts genom dokument- och intervjustudier. Intervjuade samt dokumentförteckning framgår av bilaga 3. Samtliga intervjuade har beretts tillfälle att sakfelsgranska rapporten. 3

6 2. Lokalförsörjningsprocessen 2.1. Organisation och ansvarsfördelning Kommunfullmäktige antar årligen i samband med kommunbudgeten en lokalresursplan. Lokalresursplanen redovisar sektorernas lokalbehov över en femårsperiod. Planen är en del i kommunens långtidsplanering och utarbetas av lokalresursplaneringsgruppen (LRP-gruppen). LRP-gruppen består av representanter från samtliga sektorer. I gruppen ingår stadsarkitekt, mark- och bostadschef, plan- och bygglovschef, fastighetschef samt kanslichef. Kanslichefen är samordnare för gruppens arbete. Därtill består LRP-gruppen av lokalsamordnare från sektorerna teknik och förvaltningsstöd, utbildning och kultur samt socialtjänst. LRP-gruppen ansvarar för att verkställa den av kommunfullmäktige beslutade lokalresursplanen samt att upprätta och revidera lokalresursplanen inför beslut i kommunfullmäktige. Gruppen sammanträder en gång i månaden. Alla medlemmar i LRP-gruppen ska ha ett kommunövergripande lokalperspektiv. Lokalsamordnarna i gruppen ansvarar även för att bevaka respektive sektors lokalbehov. Lokalfrågor i sektorerna ska förankras hos lokalsamordnaren som ansvarar för att lyfta frågan i LRPgruppen samt att därefter återkoppla beslutet till sektorn. Lokalförsörjningsprocessen finns dokumenterad i lokalresursplanen. Därtill finns ett dokument som beskriver arbetssätt, uppdrag och roller vid lokalresursplanering. Nedan beskrivs de olika stegen i lokalförsörjningsprocessen: 1. Behov och prioritering av lokalbehov 2. Förslag till lösningar utifrån lokalbehov 3. Beräkning av investeringsoch lokalkostnader 4. Återkoppling, avstämning och förslag till lokalresursplan 5. Förslag till lokalresursplan 6. Ekonomiutskottet bereder planen 7. KS föreslår lokalresursplan till KF 8. KF fastställer lokalresursplanen 9. Lokalresursplan en verkställs 10. Planering av enskilda projekt Under mars-april arbetar sektorerna med att kartlägga och bedöma respektive sektors lokalbehov. Granskningen visar att detta arbete sker genom lokalsamordnarna och i respektive sektorledning (1). Parallellt arbetar LRP-gruppen med att identifiera lösningar utifrån sektorernas lokalbehov, till exempel ny- eller ombyggnation (2). Därefter beräknas investerings- och lokalkostnader utifrån de förslag som LRP-gruppen identifierat (3). I maj återkopplar LRP-gruppen förslag på lokallösningar till sektorerna och stämmer av förslaget (4). Därefter finns ett förslag till lokalresursplan (5) som presenteras för ekonomiutskottet som hanterar planen i samband med budgetberedningen (6). Vid intervju med kommunstyrelsens presidium framkommer att lokalresursplanen diskuteras i samband med de ekonomidagar som arrangeras i samband med budgetberedningen. Enligt presidiet diskuteras sällan lokalresursplanen enskilt utan mer i ett större sammanhang kopplat till bland annat bostadsförsörjningen. Kommunstyrelsen presenterar därefter ett förslag på lokalresursplanen till kommunfullmäktige (7). Kommunfullmäktige antar lokalresursplanen i samband med kommunbudgeten (8). Objekten i lokalresursplanen ingår i fastställd drift- och investeringsbudget. 4

7 Detta innebär att de objekt som framkommer i lokalresursplanen är finansierade. När lokalresursplanen är antagen ansvarar LRP-gruppen för att verkställa planen vilket sker löpande under året (9). Gruppen arbetar även med att planera lokalprojekten som utförs av Fastighetsfunktionen (10). I granskningen framkommer att roller och ansvar kopplat till lokalförsörjningsprocessen uppfattas som tydliga. Det anses vara en styrka att LRP-gruppen har ett tydligt mandat som är känt i förvaltningen. Det framkommer också att LRP-gruppens sammansättning av kompetenser bidrar att gruppen kan verkställa lokalresursplanen på ett effektivt sätt. Flera intervjuade påtalar att kanslichefen har en central betydelse för LRP-gruppens arbete genom sin roll som samordnare. Kanslichefens kunskap avseende arbetssättet i lokalförsörjningsprocessen uppfattas vara av stor betydelse. Det pågår ett arbete med kunskapsöverföring till en erfaren ekonom som ska kunna fungera som ställföreträdare för kanslichefen Samverkan i lokalförsörjningsprocessen Samverkan inom ramen för lokalförsörjningsprocessen beskrivs på ett översiktligt sätt i den processbeskrivning som framkommer i lokalresursplanen. En beskrivning finns också avseende arbetssätt som redogör för hur samverkan ska ske i lokalförsörjningsprocessen. Samverkan sker på en kommunövergripande nivå genom arbetet i LRP-gruppen (se avsnitt 2.1) men även internt i sektorerna. Vid intervju med sektorn för teknik och förvaltningsstöd framkommer att sektorns lokalbehov diskuteras i sektorledningen löpande under året. Vid framtagandet av sektorns lokalbehov under mars-april arbetar funktionschefen för mark och anläggning med att stämma av lokalbehovet med enhetschefer, personalgrupper samt föreningar i kommunen. Enligt funktionschefen för mark och anläggning pågår ett arbete med att inrätta referensgrupper där specifika lokalfrågor ska kunna diskuteras med en viss grupp. Inom ramen för kommunens chefsutbildning ingår ett utbildningsmoment avseende lokalresursplanering. Under utbildningsmomentet beskrivs lokalresursplaneringen samt LRP-gruppens roll, ansvar och uppdrag. Granskningen visar att utbildningsmomentet ska bidra till att skapa en förståelse för lokalresursplaneringen samt samverkan i processen. Vid intervju med fastighetschefen framkommer att det vid sektorn för teknik och förvaltningsstöd finns en arbetsgrupp som består av representanter från sektorns enheter. I denna arbetsgrupp förs samtal kopplat till verksamheternas lokalbehov. Syftet med gruppen är att få en gemensam bild av lokalbehovet i sektorn. Flera intervjuade påtalar att samverkan i lokalförsörjningsprocessen fungerar väl. Detta då det finns en förståelse i förvaltningen av att lokalfrågor ska hanteras via lokalsamordnarna som hanterar frågan i LRP-gruppen Prognostisering, prioritering och uppföljning av lokaler För att prognosticera och prioritera verksamheternas lokalbehov används underlag som ligger till grund för framtagandet av lokalresursplanen, till exempel befolkningsprognoser, kommunens omvärldsanalys, bostadsförsörjningsprogram samt sektorspecifikt underlag. Av lokalresursplanen framkommer att det årligen upprättas befolkningsprognoser som innehåller statistik avseende folkmängd, fruktsamhet, in- och utflyttning och dödsrisker. Samtliga 5

8 variabler förutom folkmängd avser ett genomsnittsvärde för de senaste tre åren. Vid sektorn för samhällsbyggnad finns en tjänsteman som månadsvis följer upp statistiken. Tjänstemannen arbetar med att tolka statistiken och dess konsekvenser för respektive sektors verksamhet. Sektorerna använder statistiken som underlag vid framtagandet av de sektorspecifika lokalplanerna. Kommunfullmäktige tar årligen del av förvaltningens omvärldsanalys i samband med den allmän politiska debatten. Analysen innehåller utvecklingstendenser inom områdena barn och familj, ungdom, vuxna, äldre samt personer med funktionsnedsättning. Omvärldsanalysen beaktas vid framtagandet av lokalresursplanen. Av analysen framkommer till exempel ett ökat behov av boenden för äldre med god tillgänglighet vilket ställer krav på lokalplaneringsprocessen. Bostadsförsörjningsprogrammet redovisar det planerade bostadsbyggandet i kommunen. Byggnationen av bostäder i ett område ställer krav på att det finns samhällsservice i form av lokaler som till exempel för- och grundskolor. Enligt kanslichefen beaktas de planer som framkommer i bostadsförsörjningsprogrammet i samband med lokalresursplaneringen. Detta genom att till exempel lokaler planeras i nya bostadsområden. Vid planering av lokalbehovet använder sektorerna specifikt underlag för att planera och prognosticera lokalbehovet. Sektorn för socialtjänst använder till exempel prognoser som avser funktionsnedsättningar som ligger till grund för framtagandet av sektorns lokalplan. Av lokalresursplanen framkommer att kommunen äger cirka 90 procent av lokalbeståndet. Resterande 10 procent är inhyrda lokaler. Enligt fastighetschefen är det positivt att kommunen äger en så stor andel av lokalerna. Detta innebär till exempel att kommunen själva kan besluta om förändringar i fastigheterna. Vid intervju med fastighetschefen framkommer att fastighetsfunktionen genomför husmöten med verksamheterna i kommunen. Vid husmötena deltar bland annat enheterna Städservice, IT och Måltidsservice från fastighetsfunktionen. Syftet med husmötena är att följa upp om de lokaler verksamheterna använder är anpassade till den verksamhet som bedrivs samt att de är nöjda med fastigheten i stort. Under mötena kan parterna besluta om mindre förändringar i aktuell fastighet vilket upplevs som positivt. En större förändring i fastigheten ska hanteras genom LRP-gruppen. Fastighetsfunktionen genomför därtill möten med skolenheterna i sektorn för utbildning och kultur. Syftet med dessa möten är likt husmötena att följa upp hur enheterna upplever lokalerna. Enligt fastighetschefen bidrar husmötena samt mötena med skolenheterna till att fastighetsfunktionen får en överblick dels avseende hur verksamheterna upplever lokalerna men även en bild av lokalernas skick Vår bedömning Granskningen visar att roller och ansvar i lokalförsörjningsprocessen är dokumenterade. Därtill framkommer i flera intervjuer att roll- och ansvarsfördelningen upplevs som tydlig. Lokalförsörjningsprocessen finns även dokumenterad i form av process- och arbetsbeskrivningar. Mot bakgrund av detta är vår bedömning att kommunstyrelsen har säkerställt en tydlig roll- och ansvarsfördelning inom ramen för lokalförsörjningsprocessen. Vi noterar att kanslichefen i sin roll som samordnare för LRP-gruppen är en central resurs inom ramen för 6

9 lokalförsörjningsprocessen. Vi ser därför positivt på det arbete som pågår med kunskapsöverföring till en erfaren ekonom. Enligt vår bedömning bidrar detta till att minska sårbarheten kopplat till lokalförsörjningsprocessen. Av granskningen framkommer att den kommunövergripande samverkan inom ramen för lokalförsörjningsprocessen sker genom LRP-gruppen. Samtliga sektorer är representerade i gruppen vilket vi bedömer som positivt. Respektive sektor arbetar med att identifiera lokalbehovet som sedan hanteras av LRP-gruppen. Granskningen visar att flera intervjuade upplever att samverkan fungerar väl. Enligt vår bedömning har kommunstyrelsen säkerställt en tillfredställande samverkan inom ramen för lokalförsörjningsprocessen. Fastighetsfunktionen genomför möten med representanter för verksamheterna som använder lokalerna. Detta arbetssätt ska bidra till att följa upp om lokaler och anläggningar är ändamålsenliga och anpassade till verksamheterna. Mot bakgrund av detta är vår bedömning att kommunstyrelsen har tillsett att det finns arbetsformer som bidrar till att följa upp om lokaler och anläggningar är ändamålsenliga och anpassade till hyresgästernas verksamhet. 7

10 3. Uthyrning och användning av kommunens lokaler och anläggningar 3.1. Uthyrning och användning av kommunens lokaler och anläggningar Under 2007 antog kommunfullmäktige regler för uthyrning av kommunens lokaler. Av reglerna framkommer att kommunens lokaler i form av samlingssalar, fritidslokaler, kulturlokaler, matsalar, klassrum samt facksalar i skolor kan hyras ut vid de tillfällen då den ordinarie verksamheten inte har behov av lokalerna. Lokalerna kan enligt gällande regler hyras ut genom korttids-, säsongs-, tillsvidare- och specialuthyrning. Med korttidsuthyrning avses uthyrning vid enstaka tillfällen. Säsongsuthyrning innebär uthyrning under som längst ett kalenderår samt avser en bestämd tid och dag. Vid en tillsvidareuthyrning hyrs lokalen ut tillsvidare utifrån ett upprättat hyresavtal. Specialuthyrning innebär uthyrning vid kommersiella arrangemang eller uthyrning till privatperson. Enligt reglerna för uthyrning ska lokaler i första hand hyras ut till föreningar och organisationer som har direkt och nära anknytning till den kommunala verksamheten samt till de grupper som kommunfullmäktige prioriterat i det kulturpolitiska programmet. I andra hand ska lokalerna hyras ut till kommersiella aktörer och privatpersoner. I reglerna beskrivs vidare vilken hyra som ska gälla vid uthyrning. Ett antal föreningar såsom föräldraföreningar, anhörigföreningar och politiska organisationer får enligt reglerna använda lokalerna kostnadsfritt. Enligt reglerna för uthyrning får ingen organisation hyra kommunens lokaler om uthyrningen riskerar att medföra ordningsstörning eller olaglig verksamhet. I reglerna framkommer inte hur bedömningen om det kan uppstå ordningsstörning eller olaglig verksamhet ska göras. Enligt funktionschef för mark- och anläggning är det otydligt hur verksamheten ska bedöma om en uthyrning kan medföra ordningsstörning eller olaglig verksamhet. Därtill upplevs det som otydligt vem som har mandat att fatta beslut om att inte hyra ut en lokal. Av kommunens verksamhetsplan framkommer inriktningsmålet att kommunens lokaler ska nyttjas optimalt över tid. Kommunstyrelsen har konkretiserat målet till att Fastighetsfunktionen ska ta hänsyn till faktorer såsom ändamålsenlighet, ekonomi, nyttjandegrad och flexibilitet vid ny-, till- och ombyggnad. Målet följs upp genom NKI-undersökningar (nöjd-kund-index) som genomförs vartannat år. Enligt kommunstyrelsens presidium innebär målet att kommunala lokaler ska kunna användas till fler aktiviteter än huvudverksamheten. Till exempel ska hemkunskapssalar kunna användas av föreningar utanför skolans ordinarie verksamhetstid. Enligt presidiet är det ett utvecklingsområde att i större omfattning använda kommunens lokaler till andra aktiviteter än huvudverksamheten Jämställdhet och likabehandling vid uthyrning av lokaler och anläggningar Kommunfullmäktige har antagit inriktningsmålet om att stödja fritids- och föreningsverksamhet med mångfalds- och hälsoprofil. Till målet finns två verksamhetsmål varav det ena innebär att tidfördelningen av lokaler och anläggningar ska fördelas proportionellt avseende utövarnas kön. Av sektorn för teknik och förvaltningsstöds verksamhetsplan framkommer att fler pojkar än flickor idrottar vilket innebär att pojkar får tillgång till fler tider. Utifrån att pojkarna är fler konstateras i verksamhetsplanen att fördelningen av tider är jämställd. Under intervjuer framkommer är det en utmaning att skapa en jämn könsfördelning av tider i och med att pojkar 8

11 i större omfattning än flickor utövar aktiviteter som genomförs i kommunala lokaler och anläggningar. Därtill framkommer att flickor i större omfattning än pojkar utövar fritidsaktiviteter som helt eller delvis arrangeras av privata aktörer, till exempel ridning. Mot bakgrund av detta framkommer att det är svårare för kommunen att stödja flickornas arrangörer eftersom det är privata aktörer. Tidfördelningen av lokaler och anläggningar mellan pojkar och flickor följs upp genom att ett antal veckor väljs ut för analys. Enligt funktionschef för mark och anläggning ska det påbörjas ett arbete för att kunna ta fram den faktiska tidfördelningen utifrån kön på årsbasis. Under 1988 utarbetade dåvarande fritidskontoret prioriteringsregler för fördelning av tider i idrottshallar och gymnastiklokaler. Enligt kanslichefen är prioriteringsreglerna fortfarande gällande. I prioriteringsreglerna beskrivs vilken typ av verksamhet som ska prioriteras vid fördelning av halltider. Av prioriteringsreglerna framkommer inga krav avseende jämställdhet och likabehandling. Vid intervjuer framkommer att det är ett utvecklingsområde att mer återkommande se över regler kopplat till uthyrning och användning av kommunens lokaler. Detta mot bakgrund av att nuvarande regler inte setts över sedan respektive Detta för att säkerställa att reglerna är korrekta och gällande Vår bedömning Granskningen visar att det finns riktlinjer för uthyrning och användning av kommunens lokaler och anläggningar vilket enligt vår bedömning är positivt. Av riktlinjerna framkommer att ingen organisation får hyra kommunens lokaler om uthyrningen riskerar att medföra ordningsstörning eller olaglig verksamhet. Granskningen visar dock att det är otydligt hur denna bedömning ska genomföras samt att det inte är tydligt vem som har mandat att fatta beslut om att inte hyra ut en lokal. Mot bakgrund av detta bör kommunstyrelsen utarbeta ett arbetssätt för hur verksamheten ska bedöma om en uthyrning kan medföra ordningsstörning eller olaglig verksamhet. Därtill bör kommunstyrelsen tydliggöra vem som har mandat att fatta beslut att inte hyra ut en lokal. Det finns riktlinjer för uthyrning av lokaler samt prioriteringsregler för fördelning av halltider. Vi noterar dock att riktlinjerna är från 2007 respektive För att säkerställa att reglerna är aktuella bör kommunstyrelsen enligt vår bedömning mer återkommande se över riktlinjerna. Kommunstyrelsen har antagit verksamhetsmålet att tidfördelningen av lokaler och anläggningar till föreningslivet ska fördelas proportionellt avseende utövarnas kön. Uppföljningen av verksamhetsmålet sker genom att ett antal veckor väljs ut för analys avseende tidfördelning utifrån kön. Granskningen visar att det pågår ett arbete med att följa den faktiska tidfördelningen på årsbasis. Enligt vår bedömning bidrar ett sådant arbetssätt till att skapa en mer korrekt bild av tidfördelningen utifrån kön. I samband med införandet av arbetssättet bör kommunstyrelsen även följa upp fördelningen av halltider utifrån kön. Detta för att beakta jämställdhet och likabehandling samt att vissa halltider kan ses som mer attraktiva än andra. 1 Kommunfullmäktige antog i september 2016 en policy för alkoholservering. I samband med detta anpassades reglerna för uthyrning av kommunens lokaler till alkoholpolicyn. Det genomfördes ingen översyn av reglerna för uthyrning i sin helhet. 9

12 4. Samlad bedömning 4.1. Bedömning utifrån revisionsfrågorna Revisionsfrågor Hur har kommunstyrelsen säkerställt en tydlig roll- och ansvarsfördelning inom ramen för lokalförsörjningsprocessen? Hur har kommunstyrelsen säkerställt en tillfredställande samverkan inom ramen för lokalförsörjningsprocessen? Har kommunstyrelsen utarbetat arbetsformer för hur verksamheternas lokalbehov ska prognosticeras och prioriteras? Hur arbetar kommunstyrelsen med att följa upp om lokaler och anläggningar är ändamålsenliga samt hur och av vem dessa används? Svar på revisionsfrågorna Granskningen visar att LRP-gruppen ansvarar för att upprätta, revidera och verkställa den av kommunfullmäktige beslutade lokalresursplanen. LRP-gruppen består av representanter från samtliga sektorer. Gruppens ansvar, roller och arbetssätt är dokumenterat. Flera intervjuade i granskningen upplever att roll- och ansvarsfördelningen i lokalförsörjningsprocessen är tydlig. Vår bedömning är att kommunstyrelsen har säkerställt en tydlig roll- och ansvarsfördelning i lokalförsörjningsprocessen. Samverkan inom ramen för lokalförsörjningsprocessen sker dels i den kommunövergripande LRP-gruppen samt i sektorerna vid framtagandet av de sektorspecifika lokalplanerna. Den kommunövergripande samverkan är översiktligt dokumenterad i bland annat lokalresursplanen. Enligt vår bedömning har kommunstyrelsen säkerställt en tillfredställande samverkan i lokalförsörjningsprocessen. För att prognosticera och prioritera verksamheternas lokalbehov utarbetar förvaltningen underlag i form av befolkningsprognoser, omvärldsanalys, bostadsförsörjningsprogram samt sektorspecifikt underlag. Underlaget ligger till grund för de sektorspecifika lokalplanerna samt den kommunövergripande lokaresursplanen. Vår bedömning är att kommunstyrelsen har utarbetat arbetsformer för hur verksamheternas lokalbehov ska prognosticeras och prioriteras. Fastighetsfunktionen genomför möten med verksamheterna samt skolenheterna. Mötena ska bidra till att följa upp om lokalerna är ändamålsenliga och anpassade till hyresgästens verksamhet. Därtill bidrar mötena till att Fastighetsfunktionen får en bild av hur och av vem lokalerna används. Enligt vår bedömning finns det ett arbetssätt för att följa upp om lokaler och anläggningar är ändamålsenliga. Därtill bidrar arbetssättet till att Fastighetsfunktionen får en bild av hur och av vem lokalerna används. 10

13 Har kommunstyrelsen utarbetat riktlinjer för uthyrning av kommunens lokaler och anläggningar? Har kommunstyrelsen utarbetat riktlinjer avseende vem som får använda kommunens lokaler och anläggningar? Hur beaktar kommunstyrelsen jämställdhet och likabehandling vid uthyrning av kommunens lokaler och anläggningar? Kommunfullmäktige antog under 2007 regler för uthyrning av lokaler. Därtill finns prioriteringsregler för fördelning av halltider från Det är enligt vår bedömning positivt att det finns dokumenterade riktlinjer för uthyrning. Vår bedömning är dock att riktlinjerna bör ses över mer återkommande för att säkerställa att de är korrekta och gällande. Av reglerna för uthyrning framkommer vem som får använda kommunens lokaler och anläggningar. Ingen organisation får hyra kommunens lokaler om uthyrningen riskerar att medföra ordningsstörning eller olaglig verksamhet. Vid intervjuer framkommer att det är otydligt hur denna bedömning ska genomföras. Därtill är det inte tydligt vem som har mandat att fatta beslut om att inte hyra ut en lokal. Mot bakgrund av detta är vår bedömning att kommunstyrelsen bör utarbeta ett arbetssätt för hur verksamheten ska bedöma om en uthyrning kan medföra ordningsstörning eller olaglig verksamhet. Därtill bör kommunstyrelsen enligt vår bedömning tydliggöra vem som har mandat att fatta beslut att inte hyra ut en lokal. Kommunstyrelsen har antagit verksamhetsmålet att tidfördelningen av lokaler och anläggningar till föreningslivet ska fördelas proportionellt avseende utövarnas kön. Uppföljning av målet sker genom att vissa veckor väljs ut för analys. Det ska påbörjas ett arbete med att ta fram den faktiska tidfördelningen utifrån kön på årsbasis. Enligt vår bedömning bidrar ett sådant arbetssätt till att skapa en mer korrekt bild av tidfördelningen utifrån kön. Därtill bör kommunstyrelsen i samband med införandet av arbetssättet även följa upp fördelningen av halltider utifrån kön. Detta för att beakta jämställdhet och likabehandling samt att vissa halltider kan ses som mer attraktiva än andra. 11

14 4.2. Slutsats Granskningens syfte har varit att bedöma om kommunstyrelsen säkerställt en ändamålsenlig lokalförsörjningsprocess. Därtill har granskningen syftat till att bedöma om kommunstyrelsen säkerställt hur och av vem kommunens lokaler och anläggningar får användas. Vår sammanfattande bedömning utifrån granskningens syfte och grunderna för ansvarsprövning är att kommunstyrelsen har säkerställt en ändamålsenlig lokalförsörjningsprocess. Därtill är vår bedömning att kommunstyrelsen i stort säkerställt hur och av vem kommunens lokaler och anläggningar får användas. Under granskningen har vi identifierat vissa förbättringsområden. Vi rekommenderar kommunstyrelsen att: Utarbeta ett arbetssätt för hur verksamheten ska bedöma om en uthyrning kan medföra ordningsstörning eller olaglig verksamhet. Tydliggöra vem som har mandat att fatta beslut om att inte hyra ut en lokal. I samband med tilldelning av halltider följa upp fördelningen utifrån kön för att därigenom beakta jämställdhet, likabehandling och att vissa halltider kan ses som mer attraktiva än andra. Se över riktlinjer och regler för uthyrning och användning av kommunens lokaler och anläggningar för att säkerställa att de är korrekta och gällande. Göteborg den 24 oktober 2016 Ludwig Reismer Verksamhetsrevisor Liselott Daun Certifierad kommunal yrkesrevisor Hans Gavin Certifierad kommunal yrkesrevisor Auktoriserad revisor 12

15 Bilaga 1: Bakgrund till granskningen I Härryda kommun antar kommunfullmäktige årligen en lokalresursplan (LRP). Den nuvarande LRP antogs av kommunfullmäktige i december 2015 och avser perioden LRP är en del i långtidsplaneringen och syftar till att redovisa behovet av lokaler inom respektive sektor. LRP innehåller bland annat respektive sektors lokalplan där mål, inriktningar och befolkningsprognoser beskrivs och som ligger till grund för sektorernas lokalbehov. Av kommunstyrelsens reglemente framgår att kommunstyrelsen ansvarar för att erbjuda ändamålsenliga fritidsanläggningar och lokaler. Fastighetsenheten samt mark och anläggningsenheten vid sektorn för teknik och förvaltningsstöd ansvarar för att tillgodose verksamheterna med ändamålsenliga lokaler och att förvalta samt underhålla befintliga lokaler. Därtill finns det i kommunen en lokalplaneringsgrupp som utarbetar förslag till lokallösningar utifrån verksamheternas behov. Gruppen arbetar även med att stämma av lokalbehoven mot budget och återkoppla besluten till verksamheterna. För att säkerställa en ändamålsenlig lokalförsörjningsprocess är det av vikt att det finns fungerande arbetsformer samt samverkan inom ramen för lokalförsörjningsprocessen. Detta i syfte att kunna tillgodose verksamheternas behov av lokaler. I verksamhetsplan framkommer inriktningsmålen att kommunens lokaler ska nyttjas optimalt över tid samt att kommunen ska erbjuda ändamålsenliga lokaler och anläggningar. För att säkerställa att lokalerna nyttjas optimalt samt är ändamålsenliga är det av vikt att kommunstyrelsen återkommande följer upp hur lokaler och anläggningar används i kommunen. Därtill bör det finnas riktlinjer och rutiner som beskriver hur uthyrning ska ske samt vem som har möjlighet att hyra lokaler och anläggningar. Detta för att undvika att lokaler och anläggningar hyrs och används på ett otillbörligt sätt. Kommunrevisionen har mot bakgrund av ovanstående bedömt att det är väsentligt att granska om kommunstyrelsen säkerställt en ändamålsenlig lokalförsörjningsprocess. De förtroendevalda revisorerna har även bedömt det som angeläget att granska om kommunstyrelsen säkerställt att det finns rutiner och riktlinjer som beskriver hur uthyrning av lokaler och anläggningar ska ske samt vem som har rätt att hyra lokalerna. I God revisionssed framkommer de grunder som revisorerna använder när de bedömer ansvarstagande i styrelser och nämnder. Ansvarsgrunder som är aktuella i denna granskning är bland annat risker för bristande ledning, styrning, uppföljning och kontroll. 13

16 Bilaga 2: Revisionskriterier Kommunallagen (1991:900) Enligt 6 kap 7 kommunallagen har nämnderna ansvar för att var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Likaså skall nämnderna se till att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett övrigt tillfredställande sätt. Reglemente för kommunstyrelsen Av kommunstyrelsens reglemente framkommer att kommunstyrelsen ansvarar för att erbjuda ändamålsenliga fritidsanläggningar och lokaler. 14

17 Bilaga 3: Intervju- och dokumentförteckning Intervjuer Gruppintervju med kanslichef samt sektorchef för teknik och förvaltningsstöd (tillförordnad kommundirektör), Intervju med funktionschef för mark och anläggningar, Intervju med funktionschef för fastighet, Gruppintervju med kommunstyrelsens presidium, Dokumentförteckning Anteckningar från LRP-gruppen. Arbetssätt och dokument vid långtidsplanering under perioden Arbetssätt och uppdrag vid lokalresursplanering. Delårsbokslut Lokalresursplan Lokalresursplanering som en del av styrning, ledning och långtidsplanering. Omvärldsanalys Politiska inriktningsmål för Fastighet. Politiska verksamhetsmål för Fastighetsfunktionen. Prioriteringsregler vid fördelning av tider i idrottshallar och gymnastiklokaler. Regler för uthyrning av kommunens lokaler. Reviderad utredning avseende befolkningsutveckling. Sektorn för teknik och förvaltningsstöds verksamhetsplan Årsredovisning