Coca-Cola Enterprises tillämpar Microsofts programvara och tjänster i arbetet med att skapa en mer sammanhållen personalstyrka

Transkript

1 Microsoft Online Services Fallstudie av kundlösning Coca-Cola Enterprises tillämpar Microsofts programvara och tjänster i arbetet med att skapa en mer sammanhållen personalstyrka Översikt Land eller område: Globalt Bransch: Konsumtionsvaror detaljhandel Kundprofil Coca-Cola Enterprises (CCE) är världens största tillverkare, försäljare och distributör av alkoholfria drycker, som distribueras med branschens mest effektiva marknadsstrategier. Företagets situation Den allt hårdare konkurrensen har bidragit till minskande intäkter för CCE. Därför tvingades företagsledningen lansera en ny strategisk riktning, som omfattade en plattform för kommunikation med samtliga anställda inom organisationen. Lösning CCE beslöt att implementera ett värdbaserat globalt intranät från Microsoft med meddelande- och samarbetsverktyg, som alla anställda kan nå från alla typer av enheter. Det ökar personalens produktivitet och gör det möjligt för dem att ägna mer tid med sina kunder. Fördelar Företagsomspännande intranät It-förändringar Effektiva fjärranslutna arbetsgrupper Åtkomst för mobila användare "Företagets VD John Brock gav oss i uppdrag att hitta bättre sätt att kommunicera med hela personalstyrkan. Microsoft hjälpte oss att övergå från en föråldrad infrastruktur till en lösning som ökar affärsvärdet för alla inom företaget." Coca-Cola Enterprises (CCE) har omkring anställda vid 431 anläggningar runt om i världen. Många av de anställda arbetar i fält med företagets fordon och 2,4 miljoner kylar, försäljningsautomater och dryckesautomater. I den allt hårdare konkurrensen på marknaden behövde CCE införa effektivare metoder för kommunikation med de anställda, öka företagets produktivitet, möjliggöra ett bättre informationsflöde och se till att säljarna fick mer tid över för sina kunder. Företagets globala närvaro medförde att såväl anställda som chefer tillbringade många timmar varje vecka på resande fot på väg till interna möten. Tack vare tekniken i Microsoft Online Services har CCE lyckats minska resekostnaderna med hjälp av onlinemötesverktyg och samarbetsplattformar, som minskar klyftorna mellan tidszoner och geografiska områden.

2 "Vår gamla e-postplattform hade över 50 servrar. Det slukade mycket resurser att hantera den typen av lösning. Det handlade om programkorrigeringar, uppgraderingar, support och tjänster för alla dessa 50 olika miljöer." Kevin Flowers, direktör på Enabling Technologies, CCE "På fem månader flyttade vi över cirka användare till en värdbaserad lösning utan att det påverkade deras verksamhet eller störde dem i deras dagliga arbete." Esat Sezer, it-chef på CCE Situation Coca-Cola Enterprises (NYSE: CCE) är världens största tillverkare, försäljare och distributör av Coca-Cola-produkter. Coca-Cola Enterprises växande produktportfölj innehåller världens största varumärken och drycker, som distribueras med branschens mest effektiva marknadsstrategier. Företaget når ut till 419 miljarder kunder i Nordamerika, Amerikanska Jungfruöarna, andra öar i Karibien, Belgien, Frankrike, Storbritannien, Luxemburg, Monaco och Nederländerna. Företaget har omkring anställda vid 431 anläggningar och förvaltar fordon och 2,4 miljoner kylar, försäljningsautomater och dryckesautomater. Konkurrensen från andra dryckestillverkare blir allt hårdare och Coca-Cola Enterprises var tvungna att effektivisera samarbetet med kunder och partner. För detta krävdes innovativa lösningar och nya sätt att kommunicera inom företaget uppmärksammade CCE att företagets befintliga kommunikationsplattformar inte längre främjade den innovation och det samarbete som krävs för att föra företaget framåt och hålla det konkurrenskraftigt i det alltmer krävande ekonomiska klimatet. CCE behövde en centraliserad plattform där de kunde presentera företagets olika initiativ. Information hade tidigare främst spridits via e-post, som inte nådde ut till den stora andelen mobila användare. CCE:s styrelseordförande och vd John Brock och företagets it-chef Esat Sezer var båda överens om att det som krävdes för att ledningen skulle lyckas med att utveckla företagskulturen och förbättra kundrelationerna vid CCE, var en möjlighet att kommunicera med samtliga CCE-anställda, i synnerhet de som hanterade den dagliga verksamheten ute på fältet. En stor del av CCE:s personalstyrka är nämligen decentraliserad. Personal vid tillverkningsanläggningar hade begränsad åtkomst till företagets nätverk. Företagets mobila anställda med kundkontakt, som befinner sig i frontlinjen där de hanterar försäljningen och positionerar CCE:s produkter i butiksmiljö, hade inte heller någon enkel åtkomst till företagets e-post och annat innehåll. Dessutom behövde CCE ett sätt att sprida information till samtliga anställda vid företaget utifrån roll. Den befintliga infrastrukturen klarade inte av detta, vilket gjorde det svårt för de anställda att snabbt hitta rätt innehåll. Utan effektiva samarbetsverktyg riskerade arbetet med att tackla affärsutmaningar inom organisationen att bli osammanhängande och verkningslösa. It-avdelningen, under ledning av Esat Sezer, fick i uppdrag att tillhandahålla ett företagsomspännande intranät samt att skapa autonoma gruppwebbplatser för att främja samarbete och integration mellan affärsenheter. Under många år hade företaget helt förlitat sig på e- postbaserad kommunikation. Coca-Cola Enterprises hade flera plattformar med flera integreringspunkter som it-avdelningen förväntades skapa, kontrollera och underhålla. It-personalen förväntades dessutom vara experter på alla dessa plattformar och hantera infrastrukturen på ett effektivt och problemfritt sätt. De administrativa kostnaderna för hantering av icke strategiska it-komponenter var höga. Eftersom CCE är en väletablerad och oerhört diversifierad organisation upplevde it-personalen att de hanterade lika många leverantörer som lösningar. När företagets nya it-chef bad it-teamet att rationalisera infrastrukturen riktade de in sig på förenkling och konsolidering, och på att tillhandahålla en plattform som var tillräckligt stabil för att även framöver leva upp till verksamhetens hårda krav. John Key, CCE Principal Collaboration Technologies, kommenterar så här:. Det slukade mycket resurser att

3 "Ur it-synpunkt har det här projektet överträffat våra förväntningar. Det visar att en organisation kan skapa en stabil grund att stå på och förändra människors sätt att kommunicera med varandra inom ett stort företag." Kevin Flowers, direktör på Enabling Technologies, CCE hantera den typen av lösning. Det handlade om programkorrigeringar, uppgraderingar, support och tjänster för alla dessa 50 olika miljöer. Det var kostsamt och it-personalen fick ingen möjlighet att ägna sig åt mervärdestjänster". Inom CCE, tillverkningsföretaget bakom världens starkaste varumärke, såg man med spänning fram emot att införa en lösning som tillfredsställde kraven på affärs- och it-processer och därmed bidra till att förbättra resultaten och öka konkurrensen på marknaden. Lösning CCE såg ett tillfälle att optimera kommunikationen och samarbetet med personal ute på fältet genom att utöka samarbetet med Microsoft. Genom att implementera Microsoft Online Services och lokal programvara från Microsoft kunde CCE konsolidera och effektivisera sina it-lösningar och fokusera på att leverera mervärde för företaget. CCE driftsatte Microsoft Online Services och ett intranät samtidigt som man centraliserade företagets inköp med hjälp av ett företagsavtal med Microsoft om en fullständig professionell datorplattform samt en användarprenumerationslicens, som omfattade lokal programvara, tjänster och programvarusupport. Vid bedömningen av om man skulle uppgradera den befintliga plattformen eller gå över till en värdbaserad modell övervägde man ett antal olika alternativ. CCE ville ha ett samarbete där företaget kunde använda sina lokala företagsprogram tillsammans med integrerade programvarutjänster i molnet, och vände sig därför till Microsoft. "Affärsvärdet ligger i den ökade användningen av den teknik för kommunikation och samarbete som vi har byggt upp i samarbete med Microsoft. Vi har nu enastående möjligheter att sprida information om strategier och förändringar som vi håller på att införa, samtidigt som vi kan öka de anställdas eget engagemang. På fem månader flyttade vi omkring användare till en värdbaserad lösning utan att det påverkade deras verksamhet eller störde dem i deras dagliga arbete", förklarar Esat Sezer. Fördelar Implementering av ett företagsomspännande intranät CCE har nu en stabil intranätsportal som stöder globalt samarbete och spridning av information om företagets strategi. Intranätet utgör en central punkt för exempelvis förbättringar av CCE:s HR-modell och HR-portalen med självbetjäning och tillhandahåller en kommunikationsplattform för CCE:s kontorsbaserade personal. Företagets vd har lanserat aktiva bloggar där de anställda öppet kan kommentera och interagera med företagets ledning. Med hjälp av innehållet på portalen har CCE även lyckats öka de anställdas engagemang och kunskaper om företagsansvar och hållbarhet. Inom en månad efter att användarna fått börja skapa SharePoint-gruppwebbplatser hade man fått in över 800 önskemål om webbplatser med fokus på verksamhetsprioriteringar och affärsteam med kundkontakt. "Vi har en oerhört hängiven och engagerad vd", säger Lauren Sayeski, en av medlemmarna i det kommunikationsråd som drev projektet. "Han är en utmärkt företagsledare och har en naturlig fallenhet för kommunikation. Något av det viktigaste för oss var att hitta bättre och mer betydelsefulla metoder för honom att kommunicera med alla inom organisationen. Möjligheten att utrusta intranätet med videofunktioner och presentera företagets vd för våra anställda, göra honom mer tillgänglig, är en mycket viktig del i det." CCE:s anställda utnyttjar intranätet för att se företagets riktning och följa med i den dialog som förs inom företaget. "Det finns vissa områden där vi har märkt att den här typen av tvåvägskommunikation fungerar väldigt bra. Ett av dem är vårt arbete

4 "Vi har en oerhört hängiven och engagerad vd. Något av det viktigaste för oss var att hitta bättre metoder för honom att kommunicera med alla inom organisationen. Möjligheten att utrusta intranätet med videofunktioner och presentera företagets vd för de anställda är en viktig del i det." Lauren Sayeski, kommunikation, CCE för företagsansvar, där de anställda aktivt delar med sig av förslag och lösningar på hur man lyckats spara energi vid de egna anläggningarna", förklarar Lauren Sayeski. Effektivare fjärranslutna arbetsgrupper CCE är ett globalt företag och det är viktigt att de anställda kan kommunicera med företagsledare vid huvudkontor och andra anläggningar. Tack vare kommunikationsoch arkiveringssystemen Microsoft Office Live Meeting och Microsoft Roundtable kan CCE minska sina resekostnader och öppna för den här typen av kommunikation. Användarvänlighet Microsofts programvara är enkel att implementera och det är inga problem att nå ut till användarna, eftersom de flesta använder Microsoft-program hemma. "Ur ett affärsperspektiv fanns det tre skäl till att vi valde Microsoft: tidigare erfarenheter, funktioner och användningsområden", säger Michael Wright, ansvarig chef, North American IS Deployment. "CCE hade använt Microsoft Office ganska länge, så alla våra anställda på fältet var redan mer eller mindre bekanta med Microsoft. Det var oerhört viktigt för oss att ge dem en miljö där de redan kände sig hemmastadda. Programmets funktioner är väl integrerade mellan Microsoft Exchange och Microsoft Office Communicator för direktmeddelanden. Om jag till exempel går på ett möte som finns noterat i min Outlook-kalender registrerar Communicator att jag inte kan nås." "Företagets vd John Brock gav oss i uppdrag att hitta nya, bättre sätt att kommunicera med hela personalstyrkan. Microsoft hjälpte oss att övergå från en föråldrad infrastruktur till en lösning som ökade affärsvärdet för alla inom företaget", säger Kevin Flowers, direktör för Enabling Technologies, Coca-Cola Enterprises. Framtiden I den andra fasen kommer CCE att utöka Microsoft Online till att omfatta ytterligare mobila användare på fältet samt vid försäljnings- och distributionsanläggningar. De här användarna har inga egna datorer men kommer i fas två att kunna nå intranätet via Microsoft Office SharePoint Server från arbetsstationer på respektive arbetsplats. Utöver detta arbetar Microsoft med att utveckla ett system för säljstyrkeautomatisering, som ska bygga vidare på Office SharePoint Server och göra det enklare för lokala marknadsförare att på ett effektivt sätt få ut allt de behöver till butiker och andra försäljningsställen. CCE kommer att utnyttja röst- och videofunktionerna i Office Communications Server för program för flera användare, och lägga till över mobila användare. "Det finns en stor grupp på upp emot personer som idag arbetar som marknadsförare i butiker med begränsat mobilt stöd. Vi kommer att förse dem med mobila enheter, så att de kan kommunicera med sina chefer och få tillgång till video och annan information i butikerna via vårt system för säljstyrkeautomatisering. Så Microsoft Online kommer att hantera omkring mobila enheter åt oss med e-post och kalendrar med mera. Det här är en utmärkt tjänst för oss", förklarar John Key. "Vi var alla väldigt förväntansfulla och laddade inför samarbetet med Microsoft. Det här är ett av de bästa it-partnerprojekten som vi på CCE någonsin har deltagit i, och en av fördelarna är att vi har mer långsiktiga itplaner tillsammans med Microsoft än om vi hade byggt lösningen på plats. Ur it-synpunkt har det här projektet överträffat våra förväntningar. Det visar att en organisation kan skapa en stabil grund att stå på och förändra människors sätt att kommunicera med varandra inom ett stort företag", avslutar Kevin Flowers.

5 Mer information Om du vill veta mer om Microsofts produkter och tjänster kan du kontakta Microsofts informationscenter på (800) I Kanada kontaktar du Microsofts kanadensiska informationscenter på (877) Kunder som är döva eller har nedsatt hörsel kan kontakta Microsoft på texttelefon (TTY/TDD) på (800) i USA eller (905) i Kanada. Utanför USA och Kanada kontaktar du ditt lokala Microsoft-kontor. Om du vill få information via internet kan du gå till: Om du vill veta mer om Slalom Consultings produkter och tjänster kan du ringa (678) eller besöka webbplatsen på Om du vill veta mer om Sapients produkter och tjänster kan du ringa (617) eller besöka webbplatsen på Om du vill veta mer om Binary Trees produkter och tjänster i USA kan du ringa (alt. 1) eller internationellt +1 (212) (alt. 1) eller besöka webbplatsen på: Microsoft Online Services Microsoft Online Services är en kommunikations- och samarbetsprogramvara för företag som levereras i en prenumerationstjänst från Microsoft och säljs tillsammans med partner. Tjänsterna ger våra kunder snabb och kostnadseffektiv tillgång till den senaste tekniken, med snabb driftsättning för effektiv kommunikation, enklare administration samt säkerhet och tillförlitlighet i affärsklass. Microsoft Online Services minskar it-personalens arbete med rutinmässiga it-uppgifter, som installation, etablering, löpande underhåll, programrättningar, uppdateringar och uppgraderingar, vilket gör att de kan ägna mer tid åt den verksamhet som tar företaget framåt. Tjänsterna kompletteras av serviceavtal och är utformade för att uppfylla företagskundernas krav på regelefterlevnad och tillförlitlighet. Tekniskt sätt håller tjänsterna den höga nivå som kunderna förväntar sig av Microsoft, som fortsätter att investera i datacenter som stöder de här tjänsterna. Om du vill ha mer information kan du besöka: Om du vill veta mer om Coca-Cola Enterprises produkter och tjänster kan du ringa (770) eller besöka webbplatsen på Programvara och tjänster Microsoft Exchange Online Microsoft SharePoint Online Microsoft Office Communications Online Microsoft Office Live Meeting Partner Slalom Consulting Sapient Binary Tree Den här fallstudien är endast avsedd som information. MICROSOFT LÄMNAR INGA GARANTIER, VARE SIG UTTRYCKLIGA ELLER UNDERFÖRSTÅDDA, I DET HÄR DOKUMENTET. Tjänster Microsoft Services Dokumentet publicerades i juni 2009